Kalkulacja imprezy 

turystycznej 

 

 

 

mgr Iryna Manczak 

Dynamika potrzeb turysty zorganizowanego a program imprezy 
turystycznej*: 
 
1. początek imprezy 
2. druga połowa imprezy 
3.końcowa część imprezy 
 

*uwzględnienie zmienności potrzeb turystów w programie imprezy pozwala na jego 
optymalizację i zwiększenie satysfakcji turystów 

 

 

 

Źródło: Obsługa ruchu turystycznego, (red.) B. Meyer, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2006, s.76 

 

1. Początek imprezy 
 
Potrzeby i zachowania turystów: 
- 

emocje związane z wyjazdem 

- 

potrzeby społeczne 

- 

nasilenie zainteresowania pozostałymi uczestnikami podróży 

- 

większa koncentracja turystów na potrzebach społecznych niż 

na elementach programu (większa tolerancja na błędy obsługi) 

 

 

 

1. Początek imprezy 
 
Zalecenia: 
- 

w początkowym etapie w programie należy uwzględnić 

elementy sprzyjające zaspokojeniu potrzeb społecznych 
turystów (np. wspólne gry i zabawy, czas wolny, wieczorki 
integracyjne) 

 

 

 

2. Druga połowa imprezy 
 
 

Potrzeby i zachowania turystów:  

- 

emocje związane z perspektywą przemijania imprezy  

- 

nasilenie się potrzeb związanych z celami pierwotnymi wyjazdu 

- 

mogą pojawić się (nie zawsze uzasadnione) zastrzeżenia 

odnośnie programu imprezy 
- 

uczestnicy imprezy zwracają większą uwagę na elementy 

merytoryczne i organizacyjne 

 

 

 

2. Druga połowa imprezy 
 
Zalecenia: 
- 

na tym etapie należy umieszczać w programie kluczowe 

atrakcje turystyczne, proponować imprezy fakultatywne oraz 
realizować najmniej zawodne elementy programu 

 

 

 

3. Końcowa część imprezy 
 
 

Potrzeby i zachowania turystów:  

- 

kalkulacja nakładów i zysków 

- 

potrzeba potwierdzenia słuszności podjęcia decyzji o udziale  

w wybranej imprezie turystycznej 
- 

potrzeba podniesienia swojej atrakcyjności i samooceny 

- zwracanie uwagi na materialne potwierdzenie odbytej imprezy 

 

 

 

3. Końcowa część imprezy 
 
Zalecenia: 
- 

zapewnienie czasu wolnego na kupno pamiątek, zrobienie 

zdjęć, wysłanie widokówek 

 

 

 

Elementy tworzące kalkulację imprezy turystycznej: 
 
- 

koszt świadczeń 

- 

marża biura 

- stawka akwizycyjna dla agenta (prowizja od 
sprzedaży) 
- podatek VAT 

 

 

 

Koszt świadczeń: kwota netto, jaką należy uiścić 
dostawcy (dostawcom) usługi (usług). 

 

Impreza krajowa 

– koszty świadczeń i cena imprezy są podawane  

w złotówkach. 
 
Impreza zagraniczna wyjazdowa 

– koszty świadczeń określane są we właściwej 

walucie dla danego kraju walucie obcej, cenę imprezy należy przygotować  
w złotówkach  (ew. w dewizach). 
 
Impreza zagraniczna przyjazdowa 

– koszty świadczeń wyraża się w walutach obcych 

bądź w złotówkach, a cenę imprezy ze względu na zagranicznego odbiorcę podaje się 
w dewizach. 

 

Źródło: Obsługa ruchu turystycznego, (red.) Z. Kruczek, Proksenia, Kraków 2009, s.261 – 264; Obsługa ruchu turystycznego, (red.) B. Meyer, Wydawnictwo 
Naukowe PWN, Warszawa 2006, s.75 

– 83. 

 

 

 

 

Koszty świadczeń: 

 
- 

koszty stałe: ponoszone bez względu na liczbę uczestników, 

 

*wynagrodzenie pilota, koszt świadczeń z których korzysta pilot (wyżywienie, 
nocleg, wstęp do obiektów turystycznych), usługi przewodnickie, usługi 
kupione w czarterze (transport, nocleg), opłaty rezerwacyjne 
 

-

 

koszty zmienne:

 

zależne od liczby uczestników. 

 

*koszty świadczeń niewykupionych w czarterze (nocleg, wyżywienie), bilety 
wstępu do atrakcji turystycznych (muzea, parki rozrywki, koncerty), bilety 
komunikacyjne (kolejowe, autobusowe, promowe), koszty ubezpieczenia 

 

 

 

Czarter

: specyficzna forma zamawiania świadczeń (przede wszystkim usług 

transportowych i noclegowych) w określonym terminie, w określonej jakości, 
ilości i cenie.  
Umowa czarteru powinna być zawarta w formie pisemnej, w jej ramach 
zamawiający nie ma możliwości rezygnacji z części lub całości zamówionych 
usług. 
 
 
Allotment (kontyngent) 

– polega na pozostawieniu przez przedsiębiorstwo 

turystyczne (np. hotelarskie, przewoźnika lotniczego) określonej liczby miejsc 
(np. noclegowych, na pokładzie samolotu) w ściśle określonym czasie (np.  
w sezonie turystycznym) do dyspozycji organizatora turystyki, bez względu na 
stopień obłożenia tychże miejsc. 

 

 

 

Źródło: Obsługa ruchu turystycznego, (red.) B. Meyer, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2006, s.237 

 

Koszt miejsca bezpłatnego: 
 
- 

miejsce bezpłatne może mieć różne przeznaczenie 

- 

imprezy krajowe: miejsce bezpłatne jest przeznaczone dla 

zlecającego imprezę 
- wolna akwizycja: jest przeznaczone na cele promocyjne 
- 

turystyka zagraniczna: może być przeznaczone dla partnera 

zagranicznego (w praktyce przyjmuje się, że jest to co 21. lub 
25. miejsce) 
- 

za miejsce bezpłatne uważa się koszty związane z podróżą 

kierowcy (nocleg, wyżywienie) 

 

 

 

Opodatkowanie usług turystycznych w procedurze „VAT marża” 
 
- podstawa prawna Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku 
od towarów i usług, tekst jednolity, Dz. U. 2011Nr 177, poz. 1054 
 
- rozdz. 3 

Szczególne procedury przy świadczeniu usług 

turystyki 
 
- 

podstawą opodatkowania przy wykonywaniu usług turystyki jest 

kwota marży pomniejszona o kwotę należnego podatku (art. 
119) 

 

 

 

Marża - różnica między kwotą należności, którą ma zapłacić 

nabywca usługi, a ceną nabycia przez podatnika towarów i usług 

od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty; przez 

usługi dla bezpośredniej korzyści turysty rozumie się usługi 

stanowiące składnik świadczonej usługi turystyki, a w 

szczególności transport, zakwaterowanie, wyżywienie, 

ubezpieczenie. 

 

Źródło:

 

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jednolity, Dz. U. 2011Nr 177, poz. 1054 

 

 

 

Marża biura:  
- 

narzut do kosztów świadczeń występujących w imprezie 

doliczany przez biuro podróży (marża na imprezie) 
 
Marża = przychód biura: 
- 

powinna pokryć koszty związane z organizacją imprezy: 

przygotowanie, promocja, reklama, sprzedaż, realizacja, część 
kosztów związanych z prowadzeniem biura, zapewnić zysk. 
 
 
Wysokość marży waha się w przedziale 5 – 20%. 

 

 

 

Zastosowanie właściwego kursu przy ustalaniu marży: 
 
- 

niniejszy problem nie został uregulowany w przepisach ustawy 

 
- 

praktyka gospodarcza: marża jest przeliczana na PLN wg 

średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego 
poprzedzającego dzień poniesienia wydatku. 
 

 

 

 

Ograniczenie wpływające na wielkość marży: 
- 

o jej wysokości w dużej mierze decyduje popyt, 

- konkurencja na rynku, 
- 

stabilność cen 

 

 

 

 

Przykład 
 
Biuro podróży XZY sprzedało klientowi dwutygodniowy pobyt dla 1 osoby  
w hotelu na Cyprze. W celu realizacji zamówienia biuro nabyło następujące 
usługi: 
- 

nocleg z pełnym wyżywieniem dla 1 osoby: 2000zł (cena uwzględnia lokalny 

podatek VAT) 
- 

udział w imprezie folklorystycznej: 100zł brutto/os 

- 

usługa transportowa: transfer autokarem w celu zwiedzenia lokalnych atrakcji 

turystycznych 250zł/os 
 
Wynagrodzenie dla biura należne od klienta zostało ustalone w kwocie 4000zł. 
 
Marża biura: 4000 – 2000 – 100 – 250 = 1650zł 
 
Podatek VAT należny z tytułu usługi turystycznej zrealizowanej przez biuro 
podróży 380zł 

 

 

 

Stawka akwizycyjna dla agenta: 
 
- 

kwota doliczana do ceny, jaką płaci klient, a przeznaczona jest 

dla agenta prowadzącego sprzedaż w imieniu touroperatora, 
 
- 

jej wysokość jest zależna od atrakcyjności imprezy, 

 
- 

jest dochodem agenta, dlatego powinna pokrywać koszty 

związane z prowadzeniem sprzedaży oraz przynosić zysk, 
 
- jest kosztem organizatora, ponoszonym przez klienta, nalicza 
się ją w przypadku sprzedaży imprez poprzez sieć agentów. 

 

 

 

Podstawą prawidłowego sporządzenia kalkulacji jest: 
 
- program imprezy, 
- 

umowy z dostawcami usług bądź potwierdzenia cen, 

- 

w przypadku imprez zagranicznych tabela kursów walut  

i założenia określające trendy w zmianie kursów walut w okresie, 
kiedy będzie dokonywane rozliczenie. 

 

 

 

Imprezy zlecone: 
- 

kalkulacja kosztów dla jednego uczestnika lub jako koszt całej 

grupy, 
- 

można podać koszt poszczególnych świadczeń, wtedy 

zamawiający w zależności od liczby osób biorących udział  
w imprezie sam dokona kalkulacji kosztów imprezy. 
 
Imprezy przeznaczone do wolnej akwizycji: 
- 

są oferowane w katalogach, dlatego ceny muszą być 

skalkulowane w przeliczeniu na jednego uczestnika 

 

 

 

Zasada generalna kalkulacji imprez turystycznych: 
 
- 

turystyka krajowa: koszty świadczeń są podawane  

w złotówkach i cena imprezy podawana jest w złotówkach, 
 
- 

turystyka zagraniczna wyjazdowa: koszty świadczeń są 

podawane w dewizach i w złotówkach, a cena imprezy –  
w złotówkach lub dewizach, często też występuje cena 
mieszana, 
 
- 

turystyka zagraniczna przyjazdowa: koszty świadczeń są 

podawane w dewizach i złotych, a cena imprezy – w dewizach. 

 

 

 

Teczka imprezy: 
 
- nazwa zleceniodawcy 
- termin imprezy 
- numer imprezy (numer nadawany na podstawie rejestru imprez 
organizatora, często wpisuje się również numer imprezy 
zleceniodawcy) 
- trasa lub miejsce docelowe w przypadku imprezy pobytowej 
- 

liczba osób uwzględnionych w zleceniu 

- 

specyfikacja zamówionych dla danej imprezy świadczeń 

- 

dane referenta i pilota prowadzącego imprezę

  

 

 

 

 

 

Zadanie 
Przygotuj program trzydniowej imprezy turystycznej 
uwzględniając poniższe punkty: 
-miejsce docelowe lub trasy 

-cel imprezy 

-segment docelowy 

-termin 

-

rodzaj, ilość oraz standard usług noclegowych, żywieniowych 

-

rodzaj wykorzystywanego środka transportu 

-program pobytu i zwiedzania 

-

cenę imprezy 

 

Zadanie należy przygotować w grupach czteroosobowych oraz zaprezentować na 
zajęciach (max 5min).