Pracownia rachunkowości   

23.09.2012 rok 

Temat: Przechowywanie dowodów księgowych , archiwizowanie  i kontrola dokumentów. 

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne powinny być przechowywane w siedzibie zarządu 
jednostki lub siedzibach jej zakładów ( oddziałów). 

Dokumenty wykorzystane dla celów księgowych polegają przechowywaniu w oryginalnej postaci w 
ustalonym porządku oraz w podziale na okresy sprawozdawcze. 

W toku opracowanie dokumentacji księgowej za jej przechowanie odpowiedzialni są pracownicy 
otrzymujący kolejne dokumentację zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów. 

Po dokonaniu wszystkich księgowań za każdy okres sprawozdawczy wszystkie dowody księgowe 
powinny być ułożone w porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg i przechowywania 
tak , aby odszukanie następujących dowodów nie nastąpiło trudności.  

Archiwowane zbiory dokumentacji  księgowej powinny być  skontrolowane pod prawidłowością : 

- nazwą jednostki  
- symbolem lub nazwą zbioru i numerów w zbiorze  
- symbolem kategorii i liczbą przechowywania 
- wskazaniu roku obrotowego i okresu sprawozdawczego , którego dotyczą. 
 
Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych z wyłączeniem list płac 
dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych znaczących umów i innych ważnych 
dokumentów może być przeniesione na nośniki danych. 
 
Archiwowane zbiory dowodów mogą być udostępnione i wydane po za siedzibą jednostki na 
podstawie pisemnej zgody kierownika jednostki. 
 
Dowody księgowe i księgi rachunkowe powinny być przechowywane przez co najmniej okres 5 lat 
licząc od roku następującego po rok obrotowy, którego dotyczą.  
 
Od tej generalnej zasady są następujące wyjątki : 

 

Karty wynagrodzeń pracowników bądź  ich odpowiedniki przechowuje się przez okres 
wymaganego dostępu do tych informacji wynikający z przepisów emerytalnych , rentowych 
oraz podatkowych ( nie krócej niż 5 lat); 

 

Dowody księgowe dotyczące wpływu ze sprzedaży detalicznej przechowuje się do dnia 
zatwierdzenia sprawozdania  obrotowego nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób , 
którym powierzono składniki aktywów; 

 

Dokumenty dotyczące rękojmi lub reklamacji przechowywane są 1 rok po terminie odpisu 
rękojmi lub rozliczenia reklamacji; 

 

Dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych (pożyczek , kredytów , 
umów handlowych , roszczeń dochodowych) w postępowaniu cywilnym przechowywane są 

przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym , którym operacji , transakcje 
i postępowanie zostały ostatecznie spłacone , rozliczone lub przedawnione.  

 

 

 Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia polityki rachunkowości przechowuje się 
przez okres nie krótszy od 5 lat od wpływu należności; 
 

 

Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.  

Kontrola dokumentów 
Każdy dowód księgowy przed zaksięgowaniem powinien być podany szczegółowej kontroli , która ma 
na celu ustaleniu prawidłowości stałych dokumentów praz prawidłowości operacji gospodarczych 
przedstawionych w tych dokumentach. 
 
Nazwa kontroli  

Opis – cel sprawdzenia  

Kontrola formalna  

Pozwala na sprawdzenie czy dokument został sporządzony zgodnie z 
przepisami to znaczy: 
- czy jest kompletny? 
- czy zawiera wszystkie dane ( nazwę , adres , NIP , podpisy)? 
- czy właściwie charakteryzuje ujęte w nim operacje gospodarcze? 
- czy został wystawiony na właściwym formularzu? 

Kontrola 
merytoryczna 

Celem tej kontroli jest sprawdzenie czy wszystkie podane w dokumencie 
dane jakościowe , ilościowe i wartościowe są zgodnie w rzeczywistości . 
Powinna ona się odbywać w strukturach wykonujących dokonanie transakcji. 
Szczególnie warto zwrócić uwagę na : 
- prawidłowość danej operacji; 
- pomiar ilościowy i jakościowy ; 
- celowość transakcji ; 
- informację o płatności. 
Kontrola ma na celu stwierdzenie czy określone w dowodzie operacje 
gospodarcze była celowa z punktu widzenia gospodarczego oraz zgodna z 
obowiązującymi przepisami. Do przeprowadzenia kontroli merytorycznej 
zobowiązany jest zazwyczaj kierownik właściwej komórki organizacyjnej.  

Kontrola 
rachunkowa 

Kontrola polega na sprawdzeniu czy:  
- dokument nie zawiera błędów arytmetycznych w obliczeniu; 
- zawarte na dowodach dane liczbowe są prawidłowo wyliczone. 

  
Wykonanie kontroli merytorycznej dokumentów i formalno-rachunkowej powinno być stwierdzone i 
uwidocznione na dokumencie w postaci podpisu osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli 
oraz daty jej dokonania.  
 
W przypadku stwierdzenia braku lub nie prawidłowości w dowodzie księgowym , główny księgow2y 
lub osoba przez niego upoważniona zwraca dokument własnej komórce w celu dokonania 
odpowiednich zmian lub poprawek o ile obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej. 
 
Tak sprawdzany dokument księgowy zawierający podpis dyrektora ( właściciela ) i głównego 
księgowego stanowi podstawę księgowania w odpowiednim urządzeniu księgowym.