Projektowanie tabel w MS ACCESS 2007. Wprowadzenie

Tworzenie nowej bazy danych w MS Access 200 7

1. Otwórz MS Access 2007.

2. Pojawi się następująca strona, na której wybierzesz Pusta baza danych, jeżeli projektujesz nową

bazę (czerwona strzałka) lub otwórz już istniejącą bazę danych (zielona strzałka)

3. Po wybraniu Pusta baza danych pojawi się możliwość wprowadzenia nazwy bazy. Wpisz

nazwę pliku (np. Hurtowania) i kliknij Utwórz. Access Przechowuje informacje w pojedynczym

pliku z rozszerzeniem accdb (np. Hurtownia.accdb).

Tworzenie tabeli w istniejącej bazie danych

Tabelę można utworzyć przez utworzenie nowej bazy danych, wstawienie tabeli d o

istniejącej bazy danych lub zaimportowanie albo połączenie tabeli z innego źródła danych —

skoroszytu programu Microsoft Office Excel 2007, dokumentu programu Microsoft Office Word
2007, pliku tekstowego lub innej bazy danych. Do utworzonej nowej, pustej bazy danych jes t

Tworzenie nowej tabeli

Na karcie Tworzenie w grupie Tabele kliknij przycisk Tabela.

Prosta baza danych, na przykład lista kontaktów, może korzystać z jednej tabeli, jednak

5. Widok okna otwartej bazy danych Hurtownia w MS Access 2007 pokazano na poniższym

rysunku.

Tworzenie tabel w MS Access

często w bazach danych jest używanych wiele tabel. Podczas tworzenia bazy danych na komputerze
jest tworzony nowy plik, który działa jako kontener na obiekty bazy danych, takie jak tabele.

automatycznie wstawiana nowa, pusta tabela. Następnie można wprowadzić dane, aby rozpocząć
definiowanie pól.

Do bazy danych zostanie wstawiona nowa tabela i otwarta w widoku arkusza danych.

Wybierz odpowiedni sposób tworzenia nowo powstałej tabeli (Widok arkusza danych, Wido k

projektu, Widok tabeli przestawnej, Widok wykresu przestawnego).

3/11

Symbol
>

<
!

[kolor]

Tytuł

Wybrane symbole wykorzystywane przy definiowaniu formatów niestandardowych

Opis symbolu

Wprowadzony tekst wypisywany jest dużymi literami.
Wprowadzony tekst wypisywany jest małymi literami.

Właściwość

Wybrane właściwości pól – krótka charakterystyka

Opis

Wymuszanie wyrównania do lewej (domyślnie jest wyrównanie do prawej).

Ogranicza wartość danych typu tekstowego i liczbowego. Istotne jest, aby ustalić rozmiar pola na
możliwie najmniejszą wartość.

Rozmiar pola

Format

2 .

Dodaj pola:

a )

ustaw się kursorem w pierwszym od góry wolnym wierszu w kolumnie Nazwa pola,

b )

wprowadź nazwę pola,

w kolumnie typ danych wybierz odpowiedni typa danych (krótka charakterystyka dostępnych typów

danych podana została w poniższej tabeli).

Typy danych pól w MS Access – krótka charakterystyka

d )

dla danego pola określ właściwości (każdy typ danych ma określone parametry).

Definiuje sposób wyświetlania danych. Przy stosowaniu formatów dla danych typu: liczba, tekst,
data/godzina, walutowy oraz tak/nie, można skorzystać z istniejących już formatów (np.: liczba
całkowita krótka, data długa, euro, wł/wył itp.) lub zdefiniować własny niestandardowy format
wyświetlania. Przykłady symboli wykorzystywanych przy definiowaniu własnych formatów

zestawiono w tabeli 3.

Wartość
domyślna

Pozwala określić automatycznie wprowadzaną wartość przy dodawaniu nowego rekordu, na przykła d
funkcja Date() wyświetla bieżącą datę.

Wyświetlanie danych w kolorze określonym w nawiasie. Dostępne kolory: czarny, niebieski, zielony,

błękitny, czerwony, amarantowy, żółty, biały.

Pokazuje symbol dolara w danej pozycji

Definiuje jakie i w jakim formacie dane będą wprowadzane do pola tabeli. Najczęściej stosuje się maski

Maska
wprowadzania przy polach typu: telefon, kod pocztowy. Przy definiowaniu maski można skorzystać z kreatora lub

zdefiniować niestandardową maskę wprowadzania. Przykłady symboli wykorzystywanych w definiowaniu
masek przedstawia tabela 4.

$
0

Określa nazwę pola tabeli wyświetlaną w widoku arkusza danych.

Oznacza dowolną cyfrę, jeżeli na tej pozycji nie występuje cyfra, to pokazuje wartość zero. Symbol może być

wykorzystywany przy wyświetlaniu zer wiodących lub zer po przecinku w ułamku dziesiętnym.

Oznacza dowolną cyfrę bez znaku, jeżeli na tej pozycji nie występuje cyfra, to wyświetla puste miejsce.

Określa sposób wyświetlania nazwy miesiąca: m oznacza 1, mm oznacza 01, mmm oznacza Sty, mmm m
oznacza Styczeń.

#
M

Wymagane

Jeżeli wartość ustawiona jest na tak, wówczas przy dodawaniu nowego rekordu wymusza na użytko-
wniku wprowadzenie wartości w polu, jeżeli na nie - pole to może zostać puste.

Określa sposób wyświetlania nazwy dnia: d oznacza 1, dd: 01, ddd: Pon, dddd: Poniedziałek.

Określa sposób wyświetlania roku: yy oznacza 08, yyyy oznacza 2008.

h symbolizuje godziny, n minuty, s sekundy.

D
Y

h, n, s

Typ dan ych
Tekst

Nota

Typ przechowywanych danych

Znaki alfanumeryczne (tekst lub kombinacja tekstu i liczb). Prze-chowuje do 255 znaków.

Znaki alfanumeryczne. Stosuje się w przypadku długich tekstów lub opisów. Przechowuje do 65536
znaków.

Li cz ba
Data/Godzina
Walutowy
Autonumerowanie

Dane liczbowe, z wyjątkiem danych walutowych.
Data oraz czas.

Wartości walutowe. Zapobiega zaokrąglaniu wartości podczas obliczeń .

Unikatowe sekwencje (o przyroście 1) lub liczby losowe wsta -wiane automatycznie przy

dodawaniu nowego rekordu. Najczę-ściej stosowany dla pola klucza podstawowego.

Tak/Nie
Obiekt OLE

Wartości logiczne. Przechowuje tylko jedną z wartości Tak/Nie, Wł/Wył lub Prawda/Fałsz.

Typ stosowany do obiektów OLE (zdjęcia, rysunki, dźwięki, pliki filmowe, dokumenty MS
Word, arkusze kalkulacyjne lub inne pliki binarne).

Hiperłacze
Kreator

Łącze do zasobu internetowego. Hiperłącze może być ścieżką UNC lub ścieżką URL.

Tworzy pole, w którym wyświetlane są dane np. z innej tabeli lub z listy wartości przy użyciu

odnośników

pola kombi.

5/11

Symbol
#
0
9
L
?
A
a
&
C
\

Dowolny znak lub spacja, musi być wpisany

Dowolna cyfra bez znaku, nie musi być wprowadzona

Opis symbolu

Dowolny znak lub spacja, nie musi być wpisany

Dowolna litera, która musi być wpisana

Oznacza, że następny znak w masce należy traktować dosłownie i ma zostać wyświetlony

Wybrane symbole używane przy definiowaniu niestandardowych masek wprowadzania

Dowolna cyfra bez znaku, puste miejsce zmienione zostaje na spację
Dowolna cyfra, która musi być wpisana

Dowolna litera, która nie musi być wpisana
Znak alfanumeryczny, który musi być wpisany
Znak alfanumeryczny, który nie musi być wpisany

Zdefiniuj klucz podstawowy

Zaznacz pole zawierające wartości unikatowe. Aby zaznaczyć pole kl iknij na pierwszą kolumnę przy

nazwie pola.

Wybierz z karty Projekt polecenie Klucz podstawowy

4 .

Zapisz tabelę i określ nazwę. Tabelę można zapisać w momencie zamykania lub poleceniem Zapis z

wybierając

przycisk Microsoft Office

6/11

Tworzenie tabeli w Widoku arkusza danych

Tworzenie tabeli w Widoku arkusza danych przełącza do widoku tabeli w postaci arkusza danych .

Utwórz tabelę wybierając w karcie Tworzenie opcję Tabela.

Określ nazwy kolumn (pól). Aby zmienić nazwę należy dwukrotnie kliknąć myszką na nazwę kolumny i

wprowadzić nową nazwę.

Określ właściwości poszczególnych pól w oknie Widok projektu (zobacz tworzenie tabeli w Widoku

projektu).

Tworzenie tabeli za pomocą Szablonu tabel

Podczas tworzenia tabeli Kontakty, Zadania, Problemy, Wydarzenia lub Majątek może być

przydatne skorzystanie z szablonów tabel przygotowanych dla tych tematów i dołączonych do

programu Office Access 2007. Szablony tabel są zgodne z listami programu Microsoft Windows
SharePoint Services 3.0 o tych samych nazwach.

Na karcie Tworzenie w grupie Tabele kliknij przycisk Szablony tabel, a następnie wybierz z

listy jeden z dostępnych szablonów.

Zostanie wstawiona nowa tabela oparta na wybranym szablonie.

7/11



, a następnie kliknij polecenie Otwórz.

Kliknij przycisk Microsoft Office

Za pomocą odpowiedniego polecenia na karcie Tworzenie można także zaimportować lu b
połączyć listę programu SharePoint.

Tworzenie tabeli na podstawie listy programu SharePoint

Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi w oknach dialogowych.

Tworzenie nowej tabeli przez zaimportowanie lub połączenie danych zewnętrznych

1 .

Aby skorzystać z istniejącej bazy danych, kliknij polecenie Otwórz w menu Plik.

Tabelę można utworzyć przez zaimportowanie lub połączenie informacji przechowywanych

W oknie dialogowym Otwieranie wybierz i otwórz bazę danych.

W bazie danych można utworzyć tabelę importującą dane z listy programu SharePoint lub

połączoną z taką listą. Lista może istnieć wcześniej (wtedy można z niej zaimportować dane lu b

dodać łącze do niej), ale można też utworzyć nową listę niestandardową bądź opartą na wstępnie

W oknie dialogowym Otwieranie wybierz i otwórz bazę danych.

Aby utworzyć nową bazę danych, w menu Plik kliknij polecenie Nowy.

w innym miejscu. Można na przykład zaimportować lub połączyć informacje z arkusza programu

W polu Nazwa pliku wprowadź nazwę pliku. Aby zmienić lokalizację, kliknij ikonę

fo lderu.



Kliknij przycisk Utwórz.

Excel, listy programu SharePoint, pliku XML, innej bazy danych programu Access, folder u
programu Microsoft Office Outlook 2007 i wielu innych źródeł. Podczas importowania informacji

jest tworzona ich kopia w nowej tabeli w bieżącej bazie danych. W przypadku łączenia z informa-

Importowanie lub łączenie w celu utworzenia tabeli

cjami w bieżącej bazie danych jest tworzona tabela połączona reprezentująca działające połączenie

z informacjami przechowywanymi w innym miejscu. Zmiana danych w tabeli połączonej powoduje

również zmianę w źródle (z kilkoma wyjątkami opisanymi poniżej). Zmiana informacji w źródle
wykonana za pomocą

innego programu

jest widoczna w tabeli połączonej. W

niektórych

przypadkach nie można zmieniać źródła danych przy użyciu tabeli połączonej. Dotyczy to przede
wszystkim sytuacji, w których źródłem danych jest arkusz programu Excel.

Zostanie otwarta nowa baza danych (zostanie utworzona nowa tabela o nazwie

Tabela1 i otwarta w widoku arkusza danych).

Na karcie Dane zewnętrzne w grupie Importowanie kliknij jedno z dostępnych źróde ł

danych.

6 .

Program Access utworzy nową tabelę i wyświetli ją w okienku nawigacji.

zdefiniowanym szablonie. Wstępnie zdefiniowane szablony dostępne w programie Office Access
2007 to między innymi Kontakty, Zadania, Problemy i Wydarzenia.

Najpierw otwórz bazę danych, w której chcesz utworzyć tabelę.

Na karcie Tworzenie w grupie Tabele kliknij przycisk Listy programu SharePoint .

8/11

2 .
3.

1 .
2 .

3 .
4 .

Łączenie z istniejącą listą

Następnie wykonaj jedną z poniższych czynności:

Tworzenie listy na podstawie szablonu

Kliknij polecenie Kontakty, Zadania, Problemy lub Wydarzenia.

W oknie dialogowym Tworzenie nowej listy wprowadź adres URL witryny program u

SharePoint, na której ma się znajdować lista. Wprowadź też nazwę i opis nowej listy programu

SharePoint.

Aby tabela połączona została otwarta po utworzeniu, zaznacz pole wyboru Otwórz listę po

zakończeniu (jest ono zaznaczone domyślnie). Jeśli ma być inaczej, wyczyść to pole wyboru.

Kliknij przycisk OK.

Tworzenie nowej listy niestandardowej

Kliknij kartę Niestandardowy.

W oknie dialogowym Tworzenie nowej listy wprowadź adres URL witryny program u

SharePoint, na której ma się znajdować lista. Wprowadź też nazwę i opis nowej listy programu

SharePoint.

Aby tabela połączona została otwarta po utworzeniu, zaznacz pole wyboru Otwórz listę po

zakończeniu (jest ono zaznaczone domyślnie). Jeśli ma być inaczej, wyczyść to pole wyboru.

Kliknij przycisk OK.

Kliknij polecenie Istniejąca lista programu SharePoint.

W oknie dialogowym Pobieranie danych zewnętrznych wprowadź adres URL witryny

programu SharePoint zawierającej listę.

Tworzenie połączeń (relacji) między tabelami.

W relacyjnych bazach danych tabele połączone są ze sobą za pomocą relacji. Wyróżniamy trzy rodzaje

relacji: jeden do jednego, jeden do wielu, wiele do wielu.

Importowanie danych z istniejącej listy

1 .

Kliknij polecenie Istniejąca lista programu SharePoint.

W oknie dialogowym Pobieranie danych zewnętrznych wprowadź adres URL witryny

programu SharePoint zawierającej listę.

Kliknij opcję Importuj dane źródłowe do nowej tabeli w bieżącej bazie danych.

Kliknij opcję Połącz ze źródłem danych, tworząc tabelę połączoną.
Kliknij przycisk Dalej.

4 .

Kliknij przycisk Dalej.

Zaznacz pola wyboru obok list programu SharePoint, z którymi chcesz ustanowić połączenie.

Zaznacz pole wyboru obok list programu SharePoint, które chcesz zaimportować.
Kliknij przycisk OK.

6 .

Kliknij przycisk OK.

9/11

1 .
2.

5 .
6.

1 .
2.

Etapy tworzenia relacji:

1 .

Wybierz kartę Arkusz danych a na niej opcję Relację. Pojawi się wówczas następujące okno, które

będzie zawierało wykaz wszystkich utworzonych tabel.

Zaznacz tabelę i dodaj do okna Relacji za pomocą przycisku Dodaj.

Powtarzaj punkt 2, aby dodać wszystkie tabele, które chcemy połączyć. Wynikiem będzie zbiór tabel w
oknie Relacje jak widać na poniższym rysunku.

Utwórz relację między poszczególnymi tabelami:

a )

przeciągnij pole z tabeli głównej i upuścić je na odpowiednim polu tabeli powiązanej. Pamiętaj, że

odpowiadające sobie pola muszą być tego samego typu, niekoniecznie tej samej nazwy (wyjątkiem jes t

pole typu Autonumerowanie – musi mu odpowiadać pole typu liczbowego, gdzie atrybut Rozmiar

pola jest określony jako liczba całkowita długa).

b )

W oknie Edytowanie Relacji zaznacz opcję Wymuszaj więzy integralności (rysunek poniżej). Jeżeli

opcja jest włączona, program będzie wymuszał zgodność danych w powiązanych tabelach. Ni e
będzie np. możliwe wystawianie faktur dla odbiorcy, którego danych nie ma w bazie. Włączenie opcji :

10/11

2 .
3.