1_wytyczne_MRR_sprawozdawczosc

Spis tre

1. Wst

p .................................................................................................................. 3

2. Zało

enia systemu sprawozdawczo

ci i monitorowania w latach 2007-13.......... 3

3. Sprawozdawczo

ść

............................................................................................... 4

4. Zasady ogólne sprawozdawczo

ci ...................................................................... 4

5. Zasady szczegółowe sprawozdawczo

ci instytucji zarz

dzaj

cej ....................... 5

5.1.

Zakres podmiotowy sprawozdawczo

ci ....................................................... 5

5.2.

Zakres przedmiotowy ................................................................................... 5

5.3.

Formy ........................................................................................................... 6

5.4.

Tryb .............................................................................................................. 6

5.5.

Terminy ........................................................................................................ 6

6. Zasady dotycz

ce sprawozdawczo

ci beneficjenta ............................................ 7

7. System informatyczny ......................................................................................... 7

7.1.

Sprawozdawczo

ść

na poziomie krajowym ................................................... 8

7.2.

Sprawozdawczo

ść

wobec Komisji Europejskiej ........................................... 8

8. Modelowy przebieg procesu................................................................................ 9
9. Zał

czniki .......................................................................................................... 10

1. Wst

Niniejsze Wytyczne w zakresie sprawozdawczo

ci zostały wydane na podstawie

art.35 ust. 3 pkt 6 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju
(Dz. U. Nr 227, poz. 1658).

Niniejszy dokument zawiera wytyczne dotycz

ce sprawozdawczo

ci prowadzonej w ramach

Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia, w tym w odniesieniu do programów
współfinansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójno

ci w latach 2007-2013.

Wytyczne okre

laj

podstawowe zasady, formy, tryb i terminy sprawozdawczo

ci wraz ze

wzorami sprawozda

: okresowego, rocznego i ko

cowego z realizacji programu

operacyjnego, wzorem informacji miesi

cznej oraz wzorem wniosku beneficjenta o płatno

ść

z rozszerzonym komponentem dotycz

cym rzeczowego post

pu realizacji projektu.

Adresatem niniejszego dokumentu s

instytucje zarz

dzaj

ce programami operacyjnymi

oraz instytucja koordynuj

ca regionalne programy operacyjne. Celem dokumentu jest

ustanowienie wspólnych dla wszystkich programów operacyjnych zasad obowi

zuj

cych

instytucje zarz

dzaj

ce w zakresie sprawozdawczo

ci. Wytyczne s

stosowane bez

uszczerbku dla uregulowa

prawnych odnosz

cych si

do sprawozdawczo

ci okre

lonych

w szczególno

ci w:

1) rozporz

dzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiaj

cym

przepisy

ogólne

dotycz

Europejskiego

Funduszu

Rozwoju

Regionalnego,

Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójno

ci i uchylaj

cym

rozporz

dzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006r.), zwanego dalej

„rozporz

dzeniem nr 1083/2006”.

2) rozporz

dzeniu Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiaj

szczegółowe

zasady

wykonania

rozporz

dzenia

Rady

(WE)

1083/2006

ustanawiaj

cego przepisy ogólne dotycz

ce Europejskiego Funduszu Rozwoju

Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójno

ci oraz

rozporz

dzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie

Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. Urz. UE L 371 z 27 grudnia 2006),
zwanego dalej „rozporz

dzeniem nr 1828/2006”.

3) ustawie z dnia 6 grudnia 2006 roku o zasadach prowadzenia polityki rozwoju
(Dz. U. Nr 227, poz. 1658).

Wytyczne s

uwzgl

dniane przy okre

laniu przez instytucje zarz

dzaj

ce programami

własnych szczegółowych wytycznych dotycz

cych sprawozdawczo

ci danego programu

operacyjnego, a tak

e na etapie delegowania zada

w tym obszarze poszczególnym

instytucjom,

opracowywania

wzorów

umów

dofinansowanie

podpisywania

z beneficjentami umów o dofinansowanie.

2. Zało

enia systemu sprawozdawczo

ci i monitorowania w latach

2007-2013

System sprawozdawczo

ci został oparty na nast

puj

cych zało

eniach:

1) wytyczne okre

laj

tryb, formy, zakres i terminy sprawozdawczo

ci z poziomu instytucji

zarz

dzaj

cej do Instytucji Koordynuj

cej Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia (IK

NSRO). Okre

lenie w/w aspektów sprawozdawczo

ci w ramach programu, z zastrze

eniem

pkt 2, le

y w gestii instytucji zarz

dzaj

cej programem, przy zało

eniu zapewnienia przez ni

zdolno

ci do generowania sprawozda

w trybie, formie, zakresie i terminach wynikaj

cych

z niniejszych wytycznych;

2) powi

zanie wniosku o płatno

ść

ze sprawozdawczo

w ramach projektu skutkuj

wyeliminowaniem z systemu sprawozda

z realizacji projektów. Wzór wniosku beneficjenta

o płatno

ść

zawiera cz

ęść

dotycz

post

pu rzeczowo-finansowego projektu. Rozwi

zanie

to ma na celu:

a) ograniczenie obowi

zków sprawozdawczych na poziomie beneficjenta,

b) oparcie procesu przekazywania publicznych

rodków wspólnotowych i krajowych

o analiz

post

pu rzeczowego projektu (w ramach okresu programowania 2004-2006

proces wnioskowania przez beneficjentów o płatno

ść

oraz proces sprawozdawczo

z projektu przebiegały w niezale

nych trybach i terminach);

3) ustanowienie dwutorowego trybu sprawozdawczo

ci:

cyklicznego (sprawozdania okresowe, roczne i ko

cowe) obszerniejszego i bardziej

szczegółowego

bie

Ŝą

cego (informacje miesi

czne)

4) tryb i zasady sprawozdawczo

ci dotycz

ce Programów Europejskiej Współpracy

Transgranicznej i Europejskiego Instrumentu S

siedztwa i Partnerstwa okre

lone zostały

w zał

czniku V do niniejszych wytycznych.

3. Sprawozdawczo

ść

i monitoring

Sprawozdawczo

ść

obejmuje zbieranie informacji dotycz

cych wdra

ania poszczególnych

programów z uwzgl

dnieniem działa

/grup operacji, osi priorytetowych, w postaci danych

liczbowych, finansowych, wska

ników i innego rodzaju informacji oraz przekazywanie ich

odpowiednim instytucjom w okre

lonej formie i terminach dla potrzeb monitorowania

realizacji programu operacyjnego na ka

dym poziomie jego wdra

ania.

Monitoring programu słu

y zagwarantowaniu realizacji celów strategicznych i cz

stkowych

okre

lonych w programie (monitoring rzeczowy) oraz pełnej absorpcji alokowanych

rodków

(monitoring finansowy). Prawidłowy przebieg procesu monitorowania pozwala m.in. na
bie

Ŝą

ledzi

post

p finansowy programu, odpowiednio wcze

nie reagowa

wyst

puj

ce trudno

ci i nieprawidłowo

ci, przyczyniaj

c si

w konsekwencji do zapewnienia

odpowiedniej jako

ci wdra

ania.

Instytucje zarz

dzaj

ce programami operacyjnymi wraz z komitetami monitoruj

cymi

prowadz

monitoring w oparciu o ilo

ciowe i jako

ciowe informacje z realizacji działa

/grup

operacji, osi priorytetowych i programów. Mierzeniu post

pu realizacji oraz ocenie

efektywno

ci wdra

ania w uj

ciu rzeczowym i finansowym słu

Ŝą

wska

niki fizyczne

i finansowe, które zostały okre

lone w poszczególnych programach operacyjnych.

Monitoring realizacji programów współfinansowanych z funduszy strukturalnych i Funduszu
Spójno

ci wykonywany jest przez instytucje zarz

dzaj

ce oraz ustanawiane dla wszystkich

programów komitety monitoruj

ce. Dla monitorowania poszczególnych osi priorytetowych

komitet monitoruj

cy mo

e powoła

podkomitet monitoruj

cy, któremu w tym celu deleguje

ęść

swoich kompetencji.

4. Zasady ogólne sprawozdawczo

1. Sprawozdawczo

ść

odbywa si

cyklicznie i terminowo przez cały okres programowania.

2. Sprawozdawczo

ść

realizowana jest na wszystkich poziomach instytucjonalnych wdra

ania

programu oraz przez wszystkich beneficjentów programu operacyjnego.

3. Sprawozdawczo

ść

odbywa si

na zasadach przewidzianych w programie operacyjnym

oraz zgodnie z regulacjami prawa krajowego i prawa Unii Europejskiej.

4. Instytucja zarz

dzaj

ca jest odpowiedzialna za prawidłowy przebieg procesu

sprawozdawczo

ci.

5. Instytucja zarz

dzaj

ca zapewni wła

ciwe pod wzgl

dem formy delegowanie obowi

zków

w zakresie sprawozdawczo

ci.

6. Sprawozdania podlegaj

weryfikacji przez jednostk

nadzoruj

w systemie wdra

ania

pod wzgl

dem formalnym i merytorycznym.

5. Zasady szczegółowe sprawozdawczo

ci instytucji zarz

dzaj

cej

5.1. Zakres podmiotowy sprawozdawczo

1. Instytucja zarz

dzaj

ca gwarantuje,

e sprawozdawczo

ść

w ramach programu

operacyjnego opiera si

na informacjach uzyskiwanych od wszystkich podmiotów

zaanga

owanych w realizacj

zarz

dzanego przez ni

programu.

Instytucja

zarz

dzaj

zapewnia

delegowanie

obowi

zków

zakresie

sprawozdawczo

ci na wszystkie podmioty wdra

ce dany program operacyjny.

5.2. Zakres przedmiotowy sprawozdawczo

Forma sprawozdania

Rodzaj informacji

Informacja

miesi

czna

Sprawozdanie

okresowe

Sprawozdanie

roczne/ko

cowe

Post

p rzeczowy

Post

p finansowy

Problemy

wdra

aniu

rodki

zaradcze

Działalno

ść

kontrolna

Zmiany uwarunkowa

wdra

ania

Komplementarno

ść

pomocy

System monitoringu

Rezerwa wykonania pomocy

Spójno

ść

i koncentracja wsparcia (EFS)

e projekty (EFRR/FS)

Promocja i informacja

Pomoc techniczna

Realizacji celów Strategii Lizbo

skiej

Zgodno

ść

z prawem wspólnotowym

Ewaluacja

Prognoza realizacji

Porozumienia i umowy

Instrukcje

Schematy pomocy publicznej

Nabór projektów

Pola szare okre

laj

zakres przedmiotowy wła

ciwego sprawozdania

1. Minimalny zakres informacji wymagany w sprawozdaniach i informacjach miesi

cznych

opracowywanych przez instytucje zarz

dzaj

ce zawieraj

zał

czniki I-IV do wytycznych.

2. Instytucje zarz

dzaj

ce maj

prawo rozszerzy

zakres danych przedstawianych

w sprawozdaniach i informacjach miesi

cznych przez podległe im instytucje lub

beneficjentów o inne rodzaje informacji.

3. Zakres sprawozda

rocznego i ko

cowego odpowiada wymogom przedstawionym

w zał

czniku XVIII do rozporz

dzenia nr 1828/2006.

4. Instytucja zarz

dzaj

ca gwarantuje sporz

dzanie kompletnych

sprawozda

i informacji.

5.3. Formy sprawozdawczo

1. Instytucja zarz

dzaj

ca przygotowuje sprawozdania okresowe, roczne i ko

cowe

z realizacji programu, według wzorów okre

lonych w zał

cznikach nr II-III wytycznych,

z zastrze

eniem ust. 2.

2. Instytucja zarz

dzaj

ca sporz

dza cyklicznie informacj

miesi

czn

, według wzoru

okre

lonego w zał

czniku nr IV do wytycznych.

3. Instytucja zarz

dzaj

ca nie jest zwi

zana form

wymienionych dokumentów, co do

stosowania ich przez podległe jej instytucje albo beneficjentów i mo

e ustanowi

własne

wzory tych dokumentów w formie wytycznych, uwzgl

dniaj

c minimalne wymogi okre

lone

przez IK NSRO i zachowuj

c zdolno

ść

do agregowania danych w zakresie i układzie

okre

lonym w zał

cznikach.

4. Instytucja zarz

dzaj

ca zapewnia przedkładanie sprawozda

i informacji do IK NSRO

w formie papierowej i elektronicznej w odpowiednich formatach.

5.4. Tryb sprawozdawczo

1. Instytucje zarz

dzaj

ce przekazuj

informacje miesi

czne do IK NSRO.

2. Instytucja zarz

dzaj

ca przedkłada sprawozdania okresowe, roczne i ko

cowe

do akceptacji IK NSRO, z zastrze

eniem ust. 4.

3. Akceptacja sprawozdania okresowego, rocznego i ko

cowego przez IK NSRO jest

warunkiem przedstawienia go do zatwierdzenia przez Komitet Monitoruj

cy dany program

operacyjny.

4. W przypadku regionalnych programów operacyjnych rol

IK NSRO okre

lon

w ust. 1-3

spełnia IK RPO.

5. Instytucja zarz

dzaj

ca przekazuje do KE wersje sprawozda

rocznych i ko

cowych

zatwierdzone przez Komitet Monitoruj

cy program operacyjny.

6. Instytucja zarz

dzaj

ca przekazuje Komisji Europejskiej sprawozdania roczne i ko

cowe

za po

rednictwem komputerowego systemu wymiany danych, stworzonego przez KE.

5.5. Terminy sprawozdawczo

1. Instytucja zarz

dzaj

ca odpowiada za terminowe sporz

dzanie sprawozda

i informacji.

2. Sprawozdania okresowe i roczne składa si

odpowiednio za półrocze i rok kalendarzowy.

3. Instytucja zarz

dzaj

ca przedkłada do IK NSRO sprawozdania:

1) okresowe - nie pó

niej ni

po upływie 60 dni kalendarzowych po upływie okresu

sprawozdawczego;

2) roczne - nie pó

niej ni

po upływie 140 dni kalendarzowych po upływie okresu

sprawozdawczego;

3) ko

cowe - nie pó

niej ni

do dnia 31 stycznia 2017 roku;

4. Instytucja zarz

dzaj

ca przedkłada informacje miesi

czne do IK NSRO w terminie

do 15 dnia miesi

ca nast

puj

cego po miesi

cu, którego dotyczy informacja.

5. IZ RPO przekazuje sprawozdania, o których mowa w ust. 3 do IK RPO, a w przypadku
informacji miesi

cznej IZ RPO przekazuje informacj

miesi

czn

do IK RPO oraz do

wiadomo

ci IK NSRO.

6. IK RPO przekazuje do IK NSRO zbiorcze sprawozdania i informacje dotycz

ce wszystkich

regionalnych programów operacyjnych w terminach:

1) informacja miesi

czna do 20 dnia ka

dego miesi

ca nast

puj

cego po miesi

którego dotyczy informacja;

2) sprawozdanie okresowe – nie pó

niej ni

po upływie 75 dni kalendarzowych

po upływie okresu sprawozdawczego;

3) sprawozdanie roczne nie pó

niej ni

po upływie 165 dni kalendarzowych po upływie

okresu sprawozdawczego;

4) sprawozdanie ko

cowe do dnia 5 marca 2017 r.

6. Zasady dotycz

ce sprawozdawczo

ci beneficjenta

1. Obowi

zki beneficjenta w zakresie sprawozdawczo

ci okre

la umowa albo decyzja

o dofinansowanie.

2. Funkcj

sprawozdania na poziomie beneficjenta spełnia cz

ęść

wniosku beneficjenta

o płatno

ść

, dotycz

ca przebiegu realizacji projektu, którego minimalny zakres został

okre

lony w zał

czniku nr 1 do wytycznych.

3. Brak wydatków po stronie beneficjenta nie zwalnia go z obowi

zku przedkładania

wniosków o płatno

ść

z wypełnion

ęś

dotycz

przebiegu realizacji projektu.

4. Pozytywnie i w cało

ci zweryfikowana cz

ęść

wniosku beneficjenta o płatno

ść

dotycz

przebiegu realizacji projektu, wskazuj

ca na wła

ciw

realizacj

projektu jest koniecznym

warunkiem zrefundowania wydatków / zrealizowania płatno

ci na rzecz beneficjenta.

5. Instytucja zarz

dzaj

ca okre

la cz

stotliwo

ść

składania wniosku o płatno

ść

, przy czym

zalecane jest przedkładanie wniosku o płatno

ść

co najmniej raz na 3 miesi

ce bior

c pod

uwag

dat

podpisania umowy o dofinansowanie.

7. System informatyczny

Zgodnie z regulacjami wspólnotowymi na lata 2007-2013, wszelka wymiana informacji
pomi

dzy Komisj

Europejsk

a Pa

stwem Członkowskim b

dzie odbywa

drog

elektroniczn

, poprzez komputerowy system wymiany danych zbudowany przez Komisj

współpracy z Pa

stwami Członkowskimi.

Wymiana danych mo

e odbywa

na dwa sposoby:

1) poprzez wprowadzenie danych do aplikacji internetowej przez uprawnionych
i posiadaj

cych prawa dost

pu pracowników instytucji zarz

dzaj

cej;

2) poprzez eksport danych z systemu krajowego za pomoc

utworzonego w tym celu

cza.

W zwi

zku z faktem, i

KE rekomenduje drugi z wymienionych sposobów przekazywania

danych, powinny one znale

źć

w formacie okre

lonym przez KE tak

e w krajowym

systemie informatycznym.

7.1. Sprawozdawczo

ść

na poziomie krajowym

1. Zadaniem krajowego systemu informatycznego ds. monitorowania wykorzystania
funduszy strukturalnych i Funduszu Spójno

ci jest:

1) zapewnienie zdolno

ci agregacji danych w zakresie i formacie wymaganym przez

Komisj

Europejsk

na mocy regulacji wspólnotowych na lata 2007-2013;

2) wsparcie bie

Ŝą

cego procesu zarz

dzania i monitorowania na poziomie krajowym

w zakresie programów współfinansowanych z funduszy strukturalnych.

2. Zało

enia krajowego systemu informatycznego s

nast

puj

ce:

1) koordynatorem prac nad systemem informatycznym jest Ministerstwo Rozwoju
Regionalnego, natomiast za przygotowanie i wdro

enie systemu odpowiada Ministerstwo

Finansów;

2) system elektroniczny funkcjonuje równolegle do systemu informacji gromadzonego
i przetwarzanego w formie papierowej, gromadz

c dane w formie ustrukturalizowanej;

3) system gromadzi minimalny zakres danych niezb

dnych z punktu widzenia regulacji

unijnych oraz potrzeb w zakresie monitorowania wykorzystania

rodków na poziomie

krajowym;

4) system składa si

ze wspólnej dla wszystkich programów operacyjnych cz

ęś

ci minimalnej,

okre

lonej przez IK NSRO we współpracy z instytucjami zarz

dzaj

cymi oraz cz

ęś

dedykowanych poszczególnym programom, w których instytucje zarz

dzaj

ce mog

gromadzi

szerszy zakres danych;

5) za wprowadzanie danych do systemu w ramach programu operacyjnego odpowiedzialne
s

instytucje po

rednicz

ce, instytucje wdra

ce i instytucja zarz

dzaj

ca, w zale

ci od

nadanych uprawnie

;

6) system zawiera w cz

ęś

ci wspólnej sprawozdania okresowe z realizacji programu

operacyjnego, w formatach odpowiadaj

cych wersjom papierowym okre

lonym w niniejszych

wytycznych;

7) system zawiera w cz

ęś

ci wspólnej wnioski o płatno

ść

składane przez beneficjentów,

natomiast informacje gromadzone w cz

ęś

ci sprawozdawczej w/w wniosków, oprócz

informacji o realizacji agregowalnych wska

ników rzeczowych mog

gromadzone w

ęś

ciach dedykowanych programom operacyjnym na zasadach okre

lonych przez

instytucje zarz

dzaj

ce, przy zało

eniu zachowania zdolno

ci agregowania danych w

formatach wymaganych w cz

ęś

ci wspólnej systemu.

7.2. Sprawozdawczo

ść

wobec Komisji Europejskiej

Sprawozdania roczne oraz sprawozdanie ko

cowe z programu operacyjnego, sporz

dzone

w układzie okre

lonym przez Komisj

Europejsk

, przekazywane s

za po

rednictwem

komputerowego systemu wymiany danych, stworzonego przez KE, bezpo

rednio przez

uprawnionych do tego pracowników instytucji zarz

dzaj

cych. Przekazywane wersje maj

charakter wersji zatwierdzonych przez komitet monitoruj

cy program operacyjny, zgodnie

z podrozdziałem 5.4 wytycznych

W sytuacji, gdy KE zwróci si

do instytucji zarz

dzaj

cej

z pro

o korekt

sprawozdania, skorygowane sprawozdanie nie wymaga powtórnego

zatwierdzenia przez komitet monitoruj

cy.

Modelowy przebieg procesu

* W sytuacji gdy w programie nie ma instytucji wdra

cej beneficjent składa wnioski o płatno

ść

, w tym cz

ęść

pełni

funkcj

sprawozdania,

bezpo

rednio do instytucji po

rednicz

cej

** Zgodnie z Narodowymi Strategicznymi Ramami Odniesienia (dokument przyj

ty przez Rad

Ministrów w dniu 29 listopada 2006 r. pkt. 9.2.2.

Komitet Monitoruj

cy na poziomie PO) komitet monitoruj

cy program operacyjny mo

e podj

ąć

decyzj

o powołaniu podkomitetu monitoruj

cego

dla poszczególnych osi priorytetowych, któremu deleguje cz

ęść

swoich zada

zwi

zanych z prowadzeniem monitoringu w ramach danej osi

priorytetowej.
*** W przypadku, gdy instytucja pełni rol

instytucji po

rednicz

cej dla wi

cej ni

jednej osi priorytetowej, sporz

dza i przedkłada do instytucji

zarz

dzaj

cej programem operacyjnym jedno sprawozdanie, zawieraj

ce dane o wszystkich wdra

anych osiach priorytetowych.

**** W przypadku instytucji zarz

dzaj

cej regionalnym programem operacyjnym, sprawozdania i informacje miesi

czne przekazywane s

do IK

RPO, która przekazuje zagregowane dane IK NSRO.

BENEFICJENT*

INSTYTUCJA

REDNICZ

CA II

STOPNIA/NSTYTUCJA

WDRA

INSTYTUCJA

KOORDYNUJ

CA NSRO

PODKOMITET MONITORUJ

CY**

KOMITET MONITORUJ

Wniosek o płatno

ść

z cz

ęś

dotycz

sprawozdawczo

opisuj

realizacj

projektu

Sprawozdania
okresowe, roczne i
ko

cowe z realizacji

działa

/grup operacji

Sprawozdania
okresowe, roczne i
ko

cowe z realizacji

osi priorytetowych***

Sprawozdania
okresowe, roczne i
ko

cowe z realizacji

programu

Sprawozdania okresowe,
roczne i ko

cowe z realizacji osi

priorytetowych

Sprawozdania okresowe,
roczne i ko

cowe

z realizacji programu

Informacja

miesi

czna

Informacja

miesi

czna

Informacja

miesi

czna

Sprawozdania roczne i
ko

cowe z realizacji programu

po zaakceptowaniu przez IK
NSRO i zatwierdzeniu przez
komitet monitoruj

cy.

INSTYTUCJA

REDNICZ

INSTYTUCJA

ZARZ

DZAJ

CA****

KOMISJA EUROPEJSKA

Sprawozdania okresowe,
roczne i ko

cowe oraz

informacje miesi

czne

z realizacji NSRO