Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Copyrights © 2011 CTPartners S.A. - wszelkie prawa zastrzeżone

PRINCE2® jest zarejestrowanym znakiem handlowym Office of Government Commerce w United Kingdom i pozostałych krajach
The Swirl logo™ jest znakiem handlowym Office of Government Commerce
Reprodukcja jakiejkolwiek części tego materiału bez pisemnej zgody właściciela praw autorskich jest zabroniona

Praca przed szkoleniem

z metodyki PRINCE2®

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Proces szkoleniowy PRINCE2

Proces uczenia się w przypadku metodyki PRINCE2 powinien się składad z następujących kroków:

1. Zapoznanie się z materiałami do samokształcenia i ewentualnie podręcznikiem

2. Uczestnictwo w zajęciach szkolenia

3. Przygotowanie do egzaminów z metodyki PRINCE2 (Foundation i Practitioner)

Każdy z tych kroków poszerza znajomośd metodyki, a pominięcie któregokolwiek z nich, może utrudniad

udział w pozostałych.

Dlatego zachęcamy do przeczytania wstępnej części materiałów. Materiały te mają na celu przygotowanie

uczestnika do pełnego udziału w szkoleniu na temat metodyki PRINCE2.

Materiały należy czytad w następującej kolejności:

1. Na tydzieo przed szkoleniem:

•  Wprowadzenie
•  Pryncypia
•  Tematy (ogólnie)
•  Procesy
•  Wybrane techniki

2. Na trzy dni przed szkoleniem tematy szczegółowo:

•  Uzasadnienie Biznesowe
•  Organizacja
•  Jakośd
•  Plany
•  Ryzyko
•  Zmiana
•  Postępy

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Wprowadzenie

*PRINCE™ (akronim od angielskiej nazwy: PRojects IN Controlled Environments - Projekty w sterowalnych

środowiskach) jest strukturalną metodyką efektywnego zarządzania projektami.

Wyjaśnienia tutaj może wymagad słowo metodyka, gdyż często jest zamiast tego słowa używa się

mylnie słowa metodologia (nauka o metodach). Słowo metodyka w języku polskim zgodnie z definicją

Słownika języka polskiego PWN oznacza „

zbiór zasad dotyczących sposobów wykonywania jakiejś

pracy”.

Tak więc, metodyka PRINCE2 to pewien zbudowany z pewnych elementów zbiór zasad

efektywnego zarządzania projektami.

Istnieją pewne zalety wynikające ze stosowania spójnego zbioru zasad zarządzania projektami w

organizacji. Bez wspólnego zbioru zasad zdarza się, że projekty kooczą się niepowodzeniem, ze względu

na to, że osoby biorące w nim udział mają inny punkt widzenia na to, co w danym momencie powinno

się wydarzyd i kto za te działania odpowiada. Brak dokładnie zdefiniowanych ról i odpowiedzialności

często prowadzi do sytuacji:

że praca nie zostanie wykonana w obawie przed karą za przekroczenie uprawnieo,

lub też

zostanie wykonana przez dwie osoby w tym samym czasie np. w częstym przypadku

wykonywania przez osoby zlecające realizację projektu pracy Kierownika Projektu.

Stosowanie metodyki zarządzania projektami wprowadza ład i porządek dokładnie definiując jakie

czynności przez kogo i w którym momencie mają zostad wykonane.

Pozostaje nam tylko pytanie: „Dlaczego tą stosowaną przez naszą organizację metodyką ma zostad

PRINCE2?”, czyli dlaczego warto korzystad z tego a nie innego zbioru zasad?

Istnieje co najmniej kilka dobrych powodów:

1. PRINCE2 oparto na doświadczeniach płynących z projektów oraz doświadczeniach

(wynikających zarówno z błędów, jak i sukcesów) kierowników projektów i zespołów

projektowych – jest więc koncepcją stworzoną przez praktyków i dla praktyków,

2. Metodyka PRINCE została co prawda po raz pierwszy wprowadzona w 1989 r. przez CCTA

(ang.: Central Computer and Telecommunications Agency) jednak została oparta na

metodyce PROMPTII stworzonej już w 1975 roku, a to oznacza, że zawiera wnioski

wynikające z 32 lat doświadczeo,

3. Od 1979 r. metodyka PROMPTII została zaadaptowana do stosowania we wszystkich

podstawie licencji OGC.

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

rządowych projektach dotyczących systemów informacyjnych, jednak została stworzona przez

firmę komercyjną Simpact Systems Ltd w 1975 r. – z tego względu składa się z koncepcji

sprawdzonych zarówno w środowisku komercyjnym jak i w administracji publicznej,

4. Metodyka była ciągle rozwijana przez CCTA (obecnie Office of Government Commerce),

5. Metodyka PRINCE2 opublikowana w 1996 roku służy do zarządzania wszelkimi rodzajami

projektów, aktualnie jest to wydanie 2009.

6. PRINCE2 jest standardem de facto stosowanym szeroko przez organizacje publiczne jak i

komercyjne w skali międzynarodowej.

Przed przedstawieniem struktury tej metodyki, warto przejrzed kluczowe korzyści z przyjęcia PRINCE2:

PRINCE2 urzeczywistnia uznane i sprawdzone najlepsze praktyki oraz ład zarządzania projektami

Metodykę tę można zastosowad w projekcie każdego rodzaju – i łatwo można ją wdrożyd

wspólnie ze specjalistycznymi, właściwymi dla danego przemysłu/branży modelami („modelami

inżynieryjnymi” czy „cyklami rozwojowymi”)

Metodyka PRINCE2 jest szeroko rozpoznawalna i rozumiana, wobec czego dostarcza wspólnego

języka wszystkim uczestnikom projektu – promując efektywną komunikację

Metodyka PRINCE2 jasno precyzuje obowiązki w projekcie – dzięki czemu uczestnicy rozumieją

wzajemnie swoje role i potrzeby. Istnieje określona struktura odpowiedzialności, delegowania,

uprawnieo/władzy i komunikacji

Dzięki skoncentrowaniu na produkcie precyzuje (wszystkim stronom) co projekt dostarczy,

dlaczego, kiedy, przez kogo i dla kogo

Plany PRINCE2 są starannie opracowywane, aby zaspokoid potrzeby różnych szczebli w zespole

zarządzania, usprawniając komunikację i kontrolę

Metodyka opiera się na koncepcji “zarządzania z wykorzystaniem tolerancji”, zapewniając

efektywne i ekonomiczne wykorzystanie czasu kadry kierowniczej (na szczeblu organizacji,

programu, Komitetu Sterującego czy zarządzania projektem)

PRINCE2 gwarantuje, że uczestnicy w większym stopniu koncentrują się na utrzymywaniu

zasadności projektu w nawiązaniu do celów zawartych w Uzasadnieniu Biznesowym, a nie

postrzegają po prostu ukooczenia projektu jako celu samego w sobie

Określa dogłębną, ale oszczędną strukturę raportów

Gwarantuje, że interesariusze (łącznie ze sponsorami i udostępniającymi zasoby projektowe) są

odpowiednio reprezentowani podczas planowania i podejmowania decyzji

Przyjęcie PRINCE2 promuje w organizacjach uczenie się i ciągłe doskonalenie

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

PRINCE2 promuje spójnośd w realizacji prac projektowych oraz możliwośd ponownego

wykorzystania aktywów projektu; sprzyja także mobilności personelu oraz zmniejsza wpływ

zmian personelu czy przekazania produktu

PRINCE2 jest niezastąpionym narzędziem diagnostycznym, ułatwiającym nadzorowanie i ocenę

prac projektowych, rozwiązywanie problemów oraz audyty

Istnieje wiele akredytowanych organizacji szkoleniowych (ATO) i akredytowanych organizacji

konsultingowych (ACO) działających na całym świecie, które mogą udzielid wsparcia

eksperckiego projektom PRINCE2 lub organizacjom planującym wdrożenie PRINCE2.

Zrozumienie PRINCE2 (jak każdej metodyki) wymaga poznania jej podstawowych elementów

składowych. Dopiero ich znajomośd pozwala na pełne zrozumienie zależności pomiędzy nimi.

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Pryncypia

Celem PRINCE2 jest dostarczenie metodyki zarządzania projektami, którą zastosowad można niezależnie
od zakresu projektu, rodzaju, organizacji, położenia geograficznego czy kultury. Jest to możliwe, ponieważ
metodyka PRINCE2 oparta jest na pryncypiach.

Pryncypia scharakteryzowane są jako:

Uniwersalne, ponieważ mają zastosowanie w każdym projekcie

Samopotwierdzające, ponieważ sprawdziły się w praktyce przez wiele lat

Inspirujące, ponieważ zwiększają pewnośd siebie praktykujących tę metodykę i umożliwiają im
wpływanie na sposób zarządzania projektem i kształtowanie go.

Siedem pryncypiów (zasad) PRINCE2 można streścid następująco:

Ciągła zasadnośd biznesowa

o Projekt zgodny z PRINCE2 ma ciągle ważne uzasadnienie biznesowe

Korzystanie z doświadczeo

o Zespoły projektowe stosujące PRINCE2 uczą się z wcześniejszych doświadczeo:

doświadczenia są wyszukiwane, zapisywane i wykorzystywane w trakcie całego projektu

Zdefiniowane role i obowiązki

o Projekt zgodny z PRINCE2 posiada zdefiniowane i uzgodnione role oraz obowiązki w

strukturze organizacyjnej, która uwzględnia interesy biznesu, użytkownika i dostawcy

Zarządzanie etapowe

o Projekt zgodny z PRINCE2 jest planowany, monitorowany i kontrolowany etap po etapie

Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji

o Projekt zgodny z PRINCE2 posiada tolerancje określone dla każdego z celów projektu,

służące do ustanowienia granic dla delegowanych uprawnieo

Koncentracja na produktach

o Projekt zgodny z PRINCE2 koncentruje się na zdefiniowaniu i dostarczeniu produktów, a

w szczególności na spełnieniu określonych dla nich wymagao jakościowych

Dostosowanie do warunków projektu

o Metodyka PRINCE2 dostosowywana jest do warunków konkretnego projektu, jego

rozmiaru, złożoności, znaczenia, możliwości i ryzyka

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Tematy

Tematy PRINCE2 opisują te aspekty zarządzania projektami, którymi należy ciągle się zajmowad w trakcie
projektu. Kierownik Projektu poświęcający należytą uwagę tym tematom, wypełni swoją rolę w sposób
profesjonalny.

Uzasadnienie
biznesowe

Projekt zaczyna się od pomysłu, o którym sądzi się, że ma
potencjalną wartośd dla zainteresowanej organizacji. Tu
opisano, w jaki sposób ten pomysł jest przekształcany w
zasadną propozycję inwestycji dla organizacji oraz jak
zarządzanie projektem utrzymuje koncentrację na celach
organizacji w trakcie całego projektu.

Dlaczego?

Organizacja

Organizacja sponsorująca projekt musi przekazad związane z
nim prace menedżerom, którzy będą za niego
odpowiedzialni i będą nim kierowali aż do jego zakooczenia.
Temat ten opisuje role i obowiązki, w powołanym na pewien
czas zespole zarządzania projektem zgodnym z PRINCE2,
niezbędne dla efektywnego zarządzania tym projektem.

Kto?

Jakość

Początkowy pomysł jest rozumiany jedynie w ogólnym
zarysie. Ten temat PRINCE2 pokazuje jak taki zarys jest
rozwijany, aby wszyscy uczestnicy uzgodnili jakościowe
atrybuty produktów, które mają byd dostarczone,
a następnie także, w jaki sposób zarządzanie projektem
zapewni, że uzgodnione wymagania zostaną następnie
spełnione.

Co?

Plany

Projekty PRINCE2 przebiegają zgodnie z szeregiem
zatwierdzonych planów. Temat ten uzupełnia temat Jakośd
opisując kroki wymagane do sporządzenia planów oraz
techniki PRINCE2, które powinny zostad zastosowane.

Jak?
Za ile?
Kiedy?

Ryzyko

Z projektami związane jest zwykle większe ryzyko niż
z ustabilizowanymi działaniami operacyjnymi. Ten temat
dotyczy sposobu, w jaki kierownictwo projektu zarządza
niepewnościami zawartymi w planach i w szeroko
rozumianym środowisku projektu.

Co jeżeli?

Zmiana

Temat ten opisuje, w jaki sposób ocenia się i postępuje z
zagadnieniami, które mają potencjalny wpływ na dowolny
zatwierdzony aspekt projektu (jego plany lub wytworzone
produkty).

Jaki jest wpływ?

Postępy

Ten temat PRINCE2 dotyczy oceny bieżącej zasadności
planów. Wyjaśnia on proces decyzyjny dotyczący
zatwierdzania planów, monitorowanie faktycznego
wykonania oraz proces przekazywania spraw na wyższy
szczebel zarządzania w przypadku, gdy zdarzenia przebiegają
niezgodnie z planem.

Gdzie teraz
jesteśmy?
Dokąd
zmierzamy?
Czy
kontynuowad?

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Procesy

PRINCE2 to sposób podejścia do zarządzania projektami oparty na procesach. Proces to ustrukturyzowany
zbiór działao zaprojektowany w celu osiągnięcia konkretnego celu. Proces wykorzystuje jeden lub większą
liczbę określonych elementów wejściowych i przekształca je w określone elementy wyjściowe.

PRINCE 2 wyróżnia siedem procesów, które dostarczają zbioru działao wymaganych w celu pomyślnego
zarządzania strategicznego, zarządzania operacyjnego i dostarczenia produktów projektu.

Przygotowanie Projektu
(PP)

Przygotowanie Projektu służy do zapewnienia, że zostaną spełnione warunki
dla Inicjowania Projektu, poprzez udzielenie odpowiedzi na pytanie: „czy
mamy zasadny i wart realizacji projekt?”

W trakcie tego procesu powoływane jest strategiczne kierownictwo projektu i
zespół zarządzania projektem. Określa się w jaki sposób produkt projektu
będzie tworzony, jakie są oczekiwania klienta odnośnie jakości tego produktu,
oraz wstępnie identyfikuje się zagrożenia związane z realizacją projektu.
Planowane są również prace pierwszego etapu projektu, czyli etapu
inicjowania.

Inicjowanie Projektu (IP)

Proces ten zajmuje się zaplanowaniem całego projektu przy uwzględnieniu
czasu jego trwania, kosztu, oraz działao związanych z zapewnieniem jakości.

Najważniejszym produktem procesu jest Dokumentacja Inicjująca Projekt,
udzielająca odpowiedzi na pytania: „Co?”, „Dlaczego?”, „Kto?”, „Kiedy?” i
„Jak?”.

Zarządzanie Strategiczne
Projektem
(ZS)

Proces  ten  odpowiada  za  strategiczne  decyzje  w  projekcie  (m.in.
dotyczące  zezwoleo  na  realizację  etapów,  oraz  przydziału  do  nich
zasobów) i przebiega od rozpoczęcia procesu Przygotowanie Projektu (PP)
aż do zamknięcia projektu.

„Właścicielem” procesu jest Komitet Sterujący - grupa osób
reprezentujących biznes, użytkowników i dostawców, a za powodzenie
biznesowe projektu odpowiada Przewodniczący Komitetu Sterującego.

Zarządzanie Koocem Etapu
(KE)

Celem tego procesu jest dostarczenie Komitetowi Sterującemu podstawy
do decyzji o kontynuowaniu lub przerwaniu projektu.

Proces odpowiada również za przygotowanie:

Planu Następnego Etapu, gdy etap przebiegał zgodnie z planem,

oraz

Planu Nadzwyczajnego, w przypadku, kiedy przewiduje się, że
realizacja

etapu

zarządczego

znacznie

odbiegnie

zatwierdzonego planu.

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Sterowanie Etapem (SE)

Projekt może składad się z wielu etapów zarządczych. W ramach każdego
z nich Kierownik Projektu realizując ten proces zajmuje się
przydzielaniem zadao, monitorowaniem przebiegu etapu, oraz
reagowaniem na nieoczekiwane zdarzenia.

Kierownik Projektu odpowiada również za raportowanie stanu realizacji
etapu do Komitetu Sterującego za pomocą:

Raportów Okresowych

lub

Raportów Nadzwyczajnych.

Zarządzanie
Dostarczaniem Produktów
(DP)

W tym procesie  zarządza się  tworzeniem produktów specjalistycznych
projektu.  Celem  procesu  jest  zagwarantowanie,  że  zaplanowane
produkty  będą  wytwarzane  i  zostaną  dostarczane  przez  projekt.  Służą
temu następujące działania:

•  odbieranie zezwoleo na realizację prac,
•  tworzenie produktów,
•  przekazywanie  Kierownikowi  Projektu  raportów  o  stanie  realizacji

prac,

• przeprowadzanie przeglądów jakości stworzonych produktów,
• uzyskiwanie akceptacji dla gotowych produktów.

Zamykanie Projektu (ZP)

Proces ma na celu przygotowanie projektu do zamknięcia. Główne zadania
procesu to przygotowanie materiałów dla Komitetu Sterującego
pozwalających potwierdzid, że projekt może zostad zamknięty.

Czynności składowe to potwierdzenie stworzenia wszystkich
zaplanowanych produktów, uzyskanie dla nich akceptacji, oraz
przekazanie ich do eksploatacji. Ważne jest również przygotowanie
Raportu Koocowego Projektu, Raportu o Doświadczeniach, oraz
przygotowanie Planu Przeglądu Korzyści.

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Procesy w metodyce PRINCE2 definiują czynności zarządcze, które mają zostad wykonane w trakcie
całego projektu. Jednak kolejnośd korzystania z każdego z siedmiu procesów nie jest sekwencyjna.
Zależności pomiędzy procesami są ilustrowane przez następujący schemat:

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Wybrane techniki

Metodyka PRINCE2 jest metodyką otwartą, co oznacza, że jeśli chodzi o to jak należy wykonad poszczególne
procesy pozwala korzystad z dowolnych technik.

Poniżej zaprezentowano dwie wybrane techniki opisane w podręczniku.

Planowanie oparte na
produktach

PRINCE2 proponuje rozpoczynanie planowania w oparciu o produkty.
Opisuje także kroki, które mogą zostad zastosowane w projektach
dowolnego typu.

Są to:

ustalenie, jakie produkty są wymagane,

określenie wyglądu (formatu) i zawartości każdego produktu,

ustalenie kolejności, w jakiej poszczególne produkty powinny by
wytworzone.

Przegląd jakości

PRINCE2  proponuje  technikę  „Przegląd  jakości”,  służącą  do    testowania
jakości produktów będących dokumentami. Zasady tej techniki mogą byd
również  zastosowane  do  testowania  i  przeglądów  jakości  pozostałych
produktów.

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Uzasadnienie Biznesowe

Uzasadnienie Biznesowe projektu jest jego siłą napędową. Uzasadnienie Biznesowe opisuje całośd
zmiany w działalności organizacji realizującej projekt. Zawiera ono opis korzyści mających wynikad z
realizacji projektu w porównaniu z kosztami jego realizacji, oraz zagrożeniami, które mogą się pojawid w
trakcie. Jest określane na początku projektu i w trakcie jego realizacji jest sprawdzane pod kątem jego
słuszności. Jeśli w trakcie projektu opisane w Uzasadnieniu Biznesowym koszty realizacji projektu
i ryzyko z nim związane przekroczą planowane korzyści i oszczędności, projekt powinien zostad
przerwany.

Uzasadnienie Biznesowe może byd wykorzystywane w postaci, która była dotychczas stosowana przez
organizację przez wdrożeniem metodyki PRINCE2.

Uzasadnienie Biznesowe powinno składad się z następujących punktów:

1. Podsumowanie – dla kierownictwa

2. Powody podjęcia projektu – opis powodu realizacji projektu.

3. Możliwe rozwiązania biznesowe – inne rozważane warianty osiągnięcia celu projektu.

4. Oczekiwane korzyści – wynikające z realizacji projektu korzyści opisane w maksymalnie

mierzalny sposób.

5. Przewidywane niekorzystne efekty – jeśli występują.

6. Koszty i terminy – planowane wydatki związane z realizacją projektu, oraz harmonogram.

7. Ocena inwestycji – zestawienie korzyści, oraz kosztów wymaganych do ich uzyskania.

8. Ryzyko – zagrożenia dla realizacji projektu.

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Organizacja

Projekty są rzadko realizowane w oderwaniu od organizacji, która ją zleca. W większości przypadków
wprowadzają zmianę w bieżącej działalności organizacji np. zmieniając strukturę organizacyjną lub
wdrażając nowy system informatyczny. Z tego też względu bardzo ważnym jest uwzględnienie otoczenia
projektu przy obsadzaniu ról projektowych.

Komponent organizacja opisuje role w projekcie zajmujące się zarządzaniem. Właśnie tymi działaniami
zajmuje się metodyka PRINCE2 w projekcie, co pozwala określad role, które w projekcie powinny się
pojawid niezależnie od tworzonego w nim produktu.

©Crown Copyright 2009 Przedruk na podstawie licencji OGC

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Zostały wyróżnione cztery warstwy zarządzania sprawujące inne odpowiedzialności w projekcie:

zarządzanie firmą lub programem (Kierownictwo firmy lub programu),

zarządzanie strategiczne projektem ( Komitet Sterujący),

operacyjne zarządzanie projektem (Kierownik Projektu),

zarządzanie zespołem(-ami) i dostarczanie produktów (Kierownicy Zespołów).

Metodyka tak definiuje odpowiedzialności każdej z warstw:

Pierwsza z tych warstw powołuje projekt i określa ogólne ograniczenia. Zespół zarządzania projektem
obejmujący pozostałe trzy warstwy, zarządza projektem i realizuje go w wymiarze technicznym.

Wzajemne relacje pomiędzy poszczególnym warstwami zarządzania projektem zostały przedstawione
schematycznie za pomocą schematu „Struktura zarządzania projektem”.

Na schemacie przedstawione są role, które mogą byd pełnione przez jedną lub większą liczbę osób
(jednak z pewnymi ograniczeniami, omówionymi w podręczniku).

Zespół zarządzania projektem składa się z:

1. Komitetu Sterującego (Przewodniczący, Główny Użytkownik, Główny Dostawca)

2. Nadzoru Projektu

3. Obsługi zmian

4. Kierownika Projektu

5. Kierowników Zespołów

6. Wsparcia Projektu

Komitet Sterujący

Przewodniczący, Główny Użytkownik (-cy) i Główny Dostawca (-cy) stanowią łącznie Komitet Sterujący.
Komitet Sterujący posiada uprawnienia i ponosi odpowiedzialnośd za projekt zgodnie z instrukcjami
(początkowo zawartymi w zleceniu przygotowania projektu) wydanymi przez kierownictwo organizacji
lub programu.

Przewodniczący

Chociaż Komitet Sterujący odpowiedzialny jest za projekt, Przewodniczący (wspierany przez Głównego
Użytkownika (-ów) i Głównego Dostawcę (-ów)) jest ostatecznie odpowiedzialny za sukces projektu i jest
głównym decydentem.

Główny Użytkownik

Główny Użytkownik (-cy) odpowiedzialny jest za określenie potrzeb użytkowników produktów projektu,
za kontakty użytkowników z zespołem zarządzania projektem i za monitorowanie czy przyjęte
rozwiązanie zaspokajad będzie te potrzeby w ramach ograniczeo wynikających z Uzasadnienia
Biznesowego i dotyczących jakości, funkcjonalności i łatwości użycia.

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Główny Dostawca

Główny Dostawca (-cy) reprezentuje interesy osób projektujących, wytwarzających, wspomagających,
zaopatrujących i wdrażających produkty projektu.

Nadzór Projektu

Komitet Sterujący odpowiedzialny jest, poprzez swoją rolę Nadzoru Projektu, za monitorowanie
wszystkich aspektów realizacji projektu i produktów niezależnie od Kierownika Projektu.

Obsługa Zmian

Kwestią rozważaną przy inicjowaniu projektu powinno byd ustalenie, kto posiada uprawnienia do
akceptacji wniosków o zmianę czy odstępstw. Rolę uprawnioną przez KS nazywa się Obsługą Zmian.

Kierownik Projektu

Kierownik Projektu jest jedyną rolą koncentrującą się na codziennym zarządzaniu projektem. Osoba ta
posiada uprawnienia do prowadzenia projektu w imieniu Komitetu Sterującego w ramach ograniczeo
ustanowionych przez ten Komitet.

Kierownik Zespołu

Podstawowym obowiązkiem Kierownika Zespołu jest zapewnienie wytworzenia produktów
przydzielonych mu przez Kierownika Projektu. Kierownik Zespołu odpowiada przed i otrzymuje
polecenia od Kierownika Projektu.

Wsparcie Projektu

Wsparcie Projektu należy do obowiązków Kierownika Projektu. Jeżeli to wskazane, Kierownik Projektu
może częśd tych prac delegowad roli Wsparcie Projektu. Delegowanie to może obejmowad: świadczenie
usług administracyjnych lub rady i zalecenia na temat wykorzystania narzędzi zarządzania projektem lub
zarządzania konfiguracją. Może ono także pełnid na rzecz projektu funkcje specjalistyczne, takie jak
planowanie czy zarządzanie ryzykiem.

Angażowanie interesariuszy

Angażowanie interesariuszy jest to proces identyfikacji i efektywnej komunikacji z tymi osobami czy
grupami, które zainteresowane są projektem lub mogą wpłynąd na jego rezultat. Zwykle jest on
przeprowadzany na poziomie programu. We wszystkich projektach zachodzi jakaś potrzeba angażowania
interesariuszy, szczególnie, jeżeli projekt nie jest częścią programu. Strony pozostające poza zespołem
zarządzania projektem mogą wywierad silny wpływ na projekt. Skuteczna komunikacja z kluczowymi
interesariuszami, zarówno wewnątrz jak i na zewnętrz organizacji, jest niezbędna dla sukcesu projektu.

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Jakość

Jakośd w projektach to kwestia identyfikowania tego, co sprawia, że produkty projektu lub usługi
odpowiadają swemu przeznaczeniu, jakim jest zaspokojenie wyspecyfikowanych potrzeb.

Zakładanie przez wykonawcę, że zna potrzeby zamawiającego może byd przyczyną jego poważnych
problemów. Z tego powodu w projekcie potrzebny jest określony sposób działania jeśli chodzi o
definiowanie wymogów klienta, oraz zapewnienia, że w wyniku realizacji projektu zostaną zaspokojone.

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Następujące zagadnienia są związane z jakością w projekcie PRINCE2:

Oczekiwania jakościowe klienta – zidentyfikowane przed rozpoczęciem projektu opisują co
klient spodziewa się otrzymad w wyniku zrealizowanego projektu,

Kryteria akceptacji – definiują jakie minimalne wymagania muszą zostad spełnione, aby klient uznał
produkt projektu za gotowy i zaakceptował go,

Opis Produktu Koocowego – zawierający m.in. oba powyższe elementy,

Formuła realizacji projektu (element Założeo Projektu) – sposób, w jaki produkt projektu będzie
dostarczany, ma duży wpływ na działania związane z zarządzaniem jakością np. inaczej można
zarządzad jakością, gdy zlecamy wykonanie produktu podwykonawcy niż w przypadku, gdy
produkujemy go sami,

Strategia Zarządzania Jakością – opisuje standardy i techniki stosowane do zarządzania jakością
w trakcie całego projektu, nie odnosząc się do tego, kto z imienia i nazwiska będzie je stosował,
definiuje jednak obowiązki poszczególnych ról związanych z jakością,

Opisy Produktów i kryteria jakości – zawiera opis kryteriów jakości jakie produkt musi spełnid, oraz
metodę sprawdzenia jej; konkretne działania związane z jakością, ich czas i wykonawców zawierają
Plan Etapu i Plan Zespołu

Tolerancje jakości – związane są z konkretnymi produktami i ich kryteriami jakości,

Przegląd jakości – jest techniką kontroli jakości, w trakcie której stwierdzana jest zgodnośd
stworzonego produktu z jego opisem,

Rejestr Jakości – dokument, w którym wpisywane są wszystkie czynności związane z kontrolą
jakości, oraz ich wyniki,

Zapisy zatwierdzeo – formalne potwierdzenie zatwierdzenia (odbioru) produktu po dokonanym
przeglądzie jakości,

Zapisy akceptacji – formalne potwierdzenie akceptacji Produktu Koocowego Projektu na
podstawie kryteriów akceptacji.

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Plany

Skuteczne zarządzanie projektami opiera się na efektywnym planowaniu, ponieważ bez planu kontrola
nie jest możliwa. Planowanie dostarcza całemu personelowi zaangażowanemu w realizację projektu
informacji o tym:

Co jest wymagane

Jak zostanie to osiągnięte i przez kogo, przy wykorzystaniu jakiego specjalistycznego sprzętu i

zasobów

Kiedy wystąpią określone zdarzenia

Czy planowane wartości docelowe (dla czasu, kosztów, jakości, zakresu, ryzyka i korzyści) są

osiągalne.

PRINCE2 proponuje dla projektu następujące poziomy planów:

1. Plan Projektu (obowiązkowy) - jest tworzony w procesie Inicjowania Projektu i obejmuje cały

projekt opisując główne produkty, zapotrzebowanie na zasoby i całkowity koszt.

2. Plan Etapu (obowiązkowy) – jest podobny pod względem zawartości do Planu Projektu, ale

jego szczegółowośd pozwala Kierownikowi Projektu na kontrolę realizacji prac etapu.

3. Plan Zespołu (opcjonalny) – uszczegóławia Plan Etapu poprzez opisanie prac zespołu

realizującego Grupę Zadao

4. Plan Nadzwyczajny – pojawia się, gdy przewiduje się, że dany plan (etapu, projektu, zespołu)

nie zostanie zrealizowany w granicach tolerancji, i może zastąpid plan realizacji tego etapu.

©Crown Copyright 2009 Przedruk na podstawie licencji OGC

Powodem stworzenia tak wielu poziomów jest umożliwienie przez każdy z nich objęcia różnego
horyzontu czasowego, a przez to i uwzględnienie różnej dokładności.

Filozofia dotycząca opracowywania planów w PRINCE2 polega na tym, że w pierwszej kolejności
identyfikuje się wymagane produkty, a dopiero potem są identyfikowane działania, zależności i

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

zasoby wymagane do dostarczenia tych zidentyfikowanych produktów. Podejście to jest nazywane
planowaniem opartym na produktach.

©Crown Copyright 2009 Przedruk na podstawie licencji OGC

Planowanie oparte na produktach zwykle przebiega iteracyjnie. W przypadku Opisów Produktów
oznacza to, że początkowo opis może obejmowad po prostu nazwę i określenie przeznaczenia. W
związku z tym w poniższym opisie termin „utworzyd” (np. „utworzyd Opis Produktu”) powinien byd
interpretowany jako „rozpocząd tworzenie, a następnie kompletowad dalej na tyle, na ile jest to
właściwe, i tak szybko, jak to jest wystarczające”. Format i sposób przedstawienia struktury
podziału produktów i diagramu następstwa produktów jest uzależniony od indywidualnych
preferencji.

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Ryzyko

Ryzyko może byd zdefiniowane jako niepewnośd  uzyskania zaplanowanego wyniku (w kontekście
pozytywnym - traktowana jako szansa, lub negatywnym - widziana jako zagrożenie).

W żadnym przedsięwzięciu nie powinniśmy sobie pozwolid na ignorowanie niepewności wyniku, z
tego względu ważnym aspektem jest zarządzanie ryzykiem. Celem zarządzania ryzykiem jest
podejmowanie w sposób kosztowo efektywny działao związanych z utrzymywaniem tej niepewności
na niskim poziomie.

Działania związane z zarządzaniem ryzykiem w projekcie można opisad jako cykl składający się z:
1.  Analizy ryzyka
2.  Zarządzania ryzykiem

Identyfikowanie

o głównym celem kroku „Identyfikuj kontekst” jest uzyskanie informacji na temat

projektu pozwalających zrozumied konkretne cele, które są narażone na ryzyko, oraz
opracowad Strategię Zarządzania Ryzykiem dla projektu,

o głównym celem kroku „Identyfikuj ryzyka” jest poznanie zagrożeo i szans, które mogą

wpływad na cele projektu.

Ocenianie

o głównym celem kroku “Oceniaj” jest dokonanie oceny zagrożeo i szans dotyczących

projektu w kategoriach prawdopodobieostwa i wpływu,

o bliskośd ryzyka będzie również istotna w celu określenia, jak szybko ryzyko może się

zmaterializowad, jeżeli nie zostaną podjęte żadne działania,

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Planowanie

o głównym celem kroku „Planuj” jest przygotowanie określonych reakcji zarządczych na

zidentyfikowane zagrożenia i szanse, najlepiej w celu usunięcia lub zmniejszenia
zagrożeo oraz maksymalizacji szans,

Wdrożenie

o głównym celem kroku „Wdrażaj” jest zapewnienie, aby planowane reakcje na ryzyko

zostały zrealizowane, ich efektywnośd była monitorowana oraz aby zostały podjęte
działania korygujące w przypadku, gdyby reakcje te nie spełniały związanych z nimi
oczekiwao ,

Komunikowanie

o komunikacja to krok, który jest realizowany ciągle. Krok „Komunikuj” powinien

zapewnid, aby informacje dotyczące zagrożeo i szans dotyczących projektu były
przekazywane zarówno w ramach projektu, jak i na zewnątrz, do interesariuszy.

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Zmiana

Zmiany są nieuniknione w okresie życia projektu i każdy projekt wymaga systematycznego podejścia do
identyfikacji, oceny i sterowania zagadnieniami, które mogą prowadzid do zmian.

Sterowanie zagadnieniami i zmianami to działanie ciągłe, wykonywane przez cały okres życia projektu.
Bez bieżącej, skutecznej procedury sterowania zagadnieniami i zmianami, projekt albo całkowicie
przestanie reagowad na potrzeby swoich interesariuszy, albo szybko wymknie się spod kontroli.

Zmianę można rozważad jedynie w odniesieniu do ustalonego stanu rzeczy, tj. obiektu odniesienia (np.
zatwierdzonego produktu). W związku z tym warunkiem wstępnym skutecznego sterowania
zagadnieniami i zmianami jest ustanowienie właściwego systemu zarządzania konfiguracją.

Terminem „zagadnienie” jest używany w PRINCE2 dla określenia istotnego zdarzenia, które wystąpiło,
nie było planowane i wymaga podjęcia czynności zarządczych.

1. Wniosek o Wprowadzenie Zmiany – dotyczy zmian w specyfikacji produktów,
2. Odstępstwa – wynikające z niespełnienia przez produkt zdefiniowanych przez użytkownika

wymagao,

3. Problem/obawa – pozostałe zagadnienia.

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

Postępy

Temat Postępy dostarcza tych mechanizmów wszystkim szczeblom zarządczym (zarządzanie dostawami
produktów, zarządzanie operacyjne i zarządzanie strategiczne) w zespole zarządzania projektem, oraz
kierownictwu organizacji lub programu poza projektem.

Kolejną zasadą metodyki PRINCE2 jest zarządzanie projektami z wykorzystaniem tolerancji, zgodnie z
którą ustalane są tolerancje dla celów projektu. Tolerancje te z kolei służą do ustanawiania granic
delegowanych uprawnieo.

Temat Postępy dostarcza mechanizmów monitorowania zaawansowania realizacji planów w odniesieniu
do ustanowionych tolerancji, oraz mechanizmów sterowania służących przekazywaniu zagadnieo na
wyższy szczebel w przypadku, gdy jakaś prognoza przewiduje, że jedna lub więcej tolerancji zostanie
przekroczonych.

Tolerancje

Tolerancje to dopuszczalne odchylenia powyżej i poniżej zaplanowanych wartości celów danego planu,
określonych dla terminów i kosztów, bez potrzeby przekazywania zarządzania takimi odchyleniami na
kolejny wyższy szczebel zarządzania. Tolerancje mogą byd także ustanowione dla jakości, zakresu,
korzyści i ryzyka.

Sytuacja nadzwyczajna to taka sytuacja, w której występuje prognoza możliwości wystąpienia
odchylenia poza uzgodnione granice tolerancji.

Tolerancje są przydzielane przez trzy poziomy zespołu zarządzania projektem warstwie niżej i tak:

Kierownictwo firmy lub programu przydziela tolerancje na projekt Komitetowi Sterującemu,

Komitet Sterujący przydziela Kierownikowi Projektu tolerancje dla etapu,

Kierownik Projektu przydziela Kierownikom Zespołów tolerancje dla Grup Zadao.

Informacja o prognozowanym przekroczeniu tolerancji powinna byd niezwłocznie przekazana do
wiadomości szczeblowi zarządzania, który tę tolerancję przydzielił.

Tolerancja ma na celu delegowanie uprawnieo do podejmowania decyzji w ramach pewnych ograniczeo.
Decyzje te mogą byd podejmowane przez poziom niższy bez informowania poziomu powyżej do
momentu, kiedy nie jest prognozowane przekroczenie tolerancji.

Etapy zarządcze

Kolejnym mechanizmem sterowania są etapy zarządcze. Komitet Sterujący dla łatwiejszej kontroli
projektu może go podzielid na etapy zarządcze. Etapy zarządcze odpowiadają zaangażowaniu zasobów i
zezwoleniu na ich użycie. Z tego też powodu pod koniec każdego etapu następuje punkt decyzyjny, w
którym podejmowana jest decyzja odnośnie zamknięcia obecnego etapu i przejścia do kolejnego. W
ramach etapu zarządczego odpowiedzialnośd za czas realizacji, zakres i budżet ponosi Kierownik
Projektu.

Nazwa „zarządcze” ma na celu odróżnid ww. etapy od etapów technicznych w ramach, których
wykonywane są czynności specjalistyczne prowadzące do wytworzenia produktów.

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

©Crown Copyright 2009 Przedruk na podstawie licencji OGC

Użycie etapów zarządczych jest obowiązkowe w metodyce PRINCE2, zalecane jest jednak takie
podzielenie etapów technicznych by dały się zmieścid w ramach jednego etapu zarządczego. Co daje
elastycznośd w podejmowaniu decyzji Komitetowi Sterującemu.

Małe projekty mogą się składad z minimalnej liczby tj. dwóch etapów zarządczych:

etap inicjowania (w trakcie, którego tworzony jest Dokument Inicjujący Projekt, będący
podstawą do zarządzania projektem w ramach etapów dla Kierownika Projektu),

etapu zarządczego, w którego ramach tworzone są produkty specjalistyczne projektu.

Etapy są wyodrębniane przy uwzględnieniu następujących aspektów:

czasu trwania projektu i zdolności do skutecznego planowania w takim horyzoncie
czasowym,

ilości kluczowych punktów decyzyjnych wymaganych w projekcie,

Praca przed szkoleniem z metodyki PRINCE2

___________________________________________________________

ryzyka związanego z projektem,

potrzeb administracyjnych związanych z ilością etapów.

Podziękowania i zaproszenie na szkolenie

Dziękujemy za zapoznanie się z materiałami do samokształcenia.

Bardziej szczegółowo z metodyką PRINCE2 zapoznamy się na szkoleniu, na które serdecznie zapraszamy.

Zespół CTPartners