II. OPIS STANOWISKA PRACY I JEGO WYKORZYSTANIE
Stanowisko pracy - najmniejsza w strukturze organizacyjnej pozycja organizacyjna, wydzielona ze względu
na określoną czynność zawodową lub zespół tych czynności wykonywanych przez jednego pracownika, w peł-
nym lub niepełnym wymiarze czasu pracy
Czynność zawodowa - działanie ukierunkowane na osiągnięcie konkretnego wyniku, którego przebieg wy-
znaczany jest przez cele i warunki, w jakich jest ono realizowane.
Opis stanowiska pracy - instrument organizatorski zawierający wszechstronną charakterystykę pracy wyko-
nywanej na danym stanowisku oraz zestaw wymagań stawianych osobie zajmującej to stanowisko, które wy-
nikają z celów i zadań wykonywanych na tym stanowisku.
Podstawowy opis stanowiska pracy może służyć:
• określeniu miejsca danego stanowiska w organizacji oraz wyjaśnieniu, jaki wkład wnosi to stanowisko w
osiąganie celów,
• udzieleniu informacji niezbędnych do opracowania wymagań osobowych do celów rekrutacji ,
• stworzeniu podstawy do napisania umowy o pracę,
• stworzeniu struktury potrzebnej dla ustalenia celów zarządzania przez efekty,
• stworzeniu podstawy wartościowania stanowisk pracy i pogrupowania ich.
Ustawa o służbie cywilnej ogranicza obowiązek zastosowania opisów stanowisk pracy do stanowisk urzędniczych w
korpusie służby cywilnej i do następujących obszarów: naboru, oceny urzędników służby cywilnej, wartościowania
stanowisk pracy, planowania rozwoju zawodowego urzędników służby cywilnej.
Wady i zalety sporządzania opisów stanowisk pracy przez poszczególne osoby
Podstawowe zasady sporządzania opisów stanowisk pracy
1. Opisy odnoszą się do stanowiska, a nie osoby zajmującej je w danej chwili.
2. Ważne jest określenie wymagań zgodnych z rzeczywistością
3. Opisy powinny być przejrzyste - opracowane na podstawie jednego wzorca formularza o spójnym stylu.
4. Stanowiska powinny cechować się rozłącznością obowiązków, zadań, odpowiedzialności i zwierzchności.
Opis stanowiska powinien zawierać:
• wskazującą na charakter pracy nazwę stanowiska,
• usytuowanie stanowiska w strukturze organizacyjnej,
• główny cel (misję) uzasadniający stworzenie stanowiska,
• zakres podstawowych zadań, granic uprawnień i obszarów odpowiedzialności,
• warunki pracy i wyposażenie stanowiska,
• wymagane kwalifikacje, kompetencje,
• dacie sporządzenia i aktualizacji,
• inne informacje dotyczące specyfiki danego stanowiska i jego znaczenia w organizacji, pozwalające na: opra-
cowanie ogłoszenia redakcyjnego, wyznaczenie pracownikowi zadań premiowych oraz efektywną ocenę jako-
ści jego pracy.
Nazwa stanowiska powinna sugerować jego miejsce w strukturze organizacyjnej i hierarchii stanowisk, a także od-
dawać charakter i cel jego istnienia. Nazwy stanowisk w opisach pracy powinny być zgodne z wykazem stanowisk
pracy zawartym w rozporządzeniu prezesa rady ministrów z dnia 6 stycznia 2007 r. W sprawie określenia stanowisk
urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników
do ustalania wynagradzania oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących
członkom korpusu służby cywilnej (dz.u. Z 2007 r. Nr 12, poz. 79, z późn. zm.).
Miejsce stanowiska pracy w strukturze organizacyjnej
Opis stanowiska powinien uwzględniać informacje o miejscu danego stanowiska w strukturze, czyli określać:
• komu podlega dane stanowisko (bezpośrednio/pośrednio)
• jakie stanowiska nadzoruje dane stanowisko (bezpośrednio)
• z jakimi stanowiskami współpracuje dane stanowisko
• w jakiej jednostce organizacyjnej funkcjonuje stanowisko (pion, dział, departament, zespół, komórka)
Cel istnienia stanowiska pracy nie może być zbyt szczegółowy, musi jednak nawiązywać do wizji i misji organiza-
cji. Należy go sformułować w jednym lub dwóch zdaniach.
Główne zadania realizowane na stanowisku pracy
1. Określenie wszystkich czynności wykonywanych na danym stanowisku pracy
2. Wskazanie głównych obszarów zadaniowych i rezultatów, jakie mają być uzyskane.
Identyfikując i definiując zadania należy wziąć pod uwagę:
• częstotliwość wykonywania zadań,
• istotność danego zadania w porównaniu z innymi zadaniami wykonywanymi na określonym stanowisku pracy
• rolę, jaką pracownik pełni podczas wykonywania określonego zadania (koordynuje, wykonuje samodzielnie)
• stopień złożoności zadania,
• czas trwania wykonywania danego zadania
• niezbędną wiedzę i umiejętności
Opis zadań powinien być zwięzły i powinien zawierać: czasownik wskazujący na to, co musi być zrobione; określe-
nie, co jest przedmiotem wykonywanego zadania, krótki opis celu czynności.
Przykład: „przygotowanie cyklicznych raportów wyników działu w celu weryfikacji stopnia realizacji zadań działu
zgodnie z przyjętymi planami”
Role osób w procesie
Osoba
Rola
1
Pracownik
•stanowi podstawowe źródło informacji na temat zajmowanego przez siebie stanowiska.
•pełni rolę konsultanta przy ustalaniu treści projektu opisu stanowiska pracy.
•jest ostatnim ogniwem w procesie - osobą, która składa swój podpis na zatwierdzonym
opisie stanowiska pracy.
2
Przełożony
bezpośredni przełożony:
•sporządza lub weryfikuje projekty opisów stanowisk pracy.
•przedkłada projekt opisu stanowiska pracy osobie zatwierdzającej.
•może podjąć decyzję o aktualizacji opisów podległych 2 stanowisk pracy.
pośredni przełożony:
•może zostać upoważniony do zatwierdzania opisów stanowisk pracy w komórce
organizacyjnej, którą kieruje.
3
Kierownik urzędu/
reprezentujący
pracodawcę
np.:
dyrektor generalny
urzędu
•kreuje politykę kadrową oraz dokonuje zmian strukturalnych
•w urzędzie.
•wykorzystuje opisy stanowisk pracy jako narzędzie skutecznego i
•efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji.
•w zakresie dokonywania opisów stanowisk pracy, odpowiada za nadanie właściwego trybu
prac nad tym procesem, tak aby został on przeprowadzony rzetelnie i sprawnie.
w jego kompetencji, w zakresie nieuregulowanym w zarządzeniu, leży:
•określenie szczegółowych zasad procesu sporządzania opisów
•stanowisk pracy w urzędzie, w tym m.in. określenie kto powinien
•sporządzać opisy stanowisk pracy w urzędzie,
•podjęcie decyzji o aktualizacji stanowisk pracy
•w urzędzie oraz określenie terminów realizacji procesu opisywania stanowisk,
•decyzja o delegowaniu uprawnień oraz ewentualne wskazanie, kto będzie odpowiedzialny
za zatwierdzanie opisów stanowisk pracy.
Osoba
Rola
4
Minister,
kierownik urzędu
centralnego,
wojewoda
•sprawuje nadzór nad sporządzaniem opisów stanowisk pracy w urzędach
podległych i nadzorowanych.
5
Komórka kadrowa
•pracownicy komórki kadrowej ze względu na swoją wiedzę i
doświadczenie mogą koordynować cały proces sporządzania opisów
stanowisk pracy w urzędzie lub wspomagać pracowników/analityków
sporządzających opisy.
•ponadto komórka odpowiedzialna za realizację polityki kadrowej urzędu
może być odpowiedzialna za weryfikację projektów opisów stanowisk
pracy z regulaminami wewnętrznymi urzędu.
•jako ewentualny koordynator całego procesu sporządzania/aktualizacji
opisów stanowisk pracy zapewnia sprawne przeprowadzenie procesu oraz
wysoką jakość opisów.
6
Analityk
•jako osoba przeszkolona z metodologii sporządzania opisów stanowisk
pracy może być osobą, na której spocznie obowiązek sporządzenia
opisów stanowisk pracy.
•może prowadzić szkolenia wewnętrzne z zakresu sporządzania opisów
stanowisk pracy dla pracowników urzędu.
•może weryfikować sporządzone opisy stanowisk pracy pod względem
poprawności.
Opis poszczególnych ról
•
A - samodzielna realizacja całego zadania - stanowisko pracy odpowiada za realizację całości opisywanego zadania.
Należy podkreślić, że to opisywane stanowisko pracy odpowiada za efekt końcowy realizacji danego zadania, tzn. Ponosi
odpowiedzialność.
•
B – rola wiodąca - zadanie na ogół o charakterze wieloetapowym, wymagające koordynacji pracy wykonywanej na in-
nych stanowiskach pracy i planowania poszczególnych etapów realizacji zadania. Prawidłowa realizacja zadania może
wymagać zlecenia wykonania fragmentów zadania innym stanowiskom pracy (np. Konieczność uzyskania opinii praw-
nej, analizy ekonomicznej itd.).
•
C - stanowisko koordynujące pracę innych - zadanie wiąże się z czasową lub permanentną koordynacją pracy innych
stanowisk pracy. Z reguły koordynuje pracę tych samych stanowisk pracy w obrębie danej komórki organizacyjnej w ce-
lu realizacji powierzonego temu stanowisku pracy zadania.
•
D - stanowisko liniowe - osoby zajmujące stanowiska liniowe ponoszą odpowiedzialność za określone aspekty meryto-
ryczne: uczestniczą w realizacji zadania, jednak nie są w pełni odpowiedzialne za wypracowane efekty – są zobowiązani
konsultować efekty swojej pracy z innymi pracownikami, którzy również odpowiadają za realizację tego zadania.
•
E - rola wspierająca - wykonuje proste czynności pomocnicze w stosunku do innych stanowisk pracy, często są to pro-
ste czynności administracyjne lub formalne. Wykonanie ww. Zadań jest konieczne, aby osoby zajmujące inne stanowiska
pracy mogły poprawnie realizować powierzone zadania.
•
F - realizacja zadań jest wspomagana specjalistycznym programem komputerowym – do specjalistycznych progra-
mów komputerowych nie zalicza się powszechnie stosowanych biurowych programów komputerowych, takich jak pakiet
Microsoft Office, czy Open Office.
•
G - rola kierownicza - realizacja zadania wiąże się z kierowaniem pracą na innych stanowiskach pracy. Kierowanie, w
odróżnieniu od koordynacji, charakteryzuje się tym, że występuje pełna podległość służbowa stanowisk pracy. Zatem
opisywane stanowisko pracy posiada pełne uprawnienia kierownicze względem podległych mu stanowisk pracy. Kiero-
wanie ma charakter ciągły, podczas gdy koordynacja może być jedynie okresowa lub czasowa.
Uprawnienia decyzyjne - wszystkie istotne decyzje, jakie są podejmowane samodzielnie i wiążą się z wykonywa-
niem pracy na dany stanowisku pracy (np. Uprawnienia do prowadzenia samodzielnych negocjacji z dostawcami do
kwoty w wysokości x zł).
Warunki pracy – czynniki, które utrudniają pracę na stanowisku w zakresie, w jakim różnią się one od typowych
urzędniczych warunków pracy, np. „praca w stresie”
Wymagania i kwalifikacje
Obowiązek podania następujących kompetencji wymaganych na stanowisku pracy:
• wykształcenie (dodatkowo opisuje się profil),
• przeszkolenie,
• szczególne uprawnienia do wykonywania określonego zawodu czy realizowania konkretnych zadań,
• znajomość języków obcych,
• inne kompetencje, inna wiedza lub inne umiejętności