2_ORT_Organizacja imprezy turystycznej

Organizacji imprezy turystycznej

Rodzaje imprez turystycznych

   Potrzeby turystów związane z realizacją podróży zostają zaspokojone poprzez uczestnictwo w imprezie
turystycznej.

   Według ustawy o usługach turystycznych z 1997 r. przez imprezę turystyczną rozumie się co najmniej
dwie usługi turystyczne tworzące jednolity program i objęte wspólną ceną jeżeli usługi te obejmują
nocleg lub trwają ponad 24 godziny albo jeżeli program przewiduje zmianę miejsca pobytu.
   Impreza turystyczna to zestawienie turystycznych świadczeń cząstkowych, które zostają przez
organizatora podróży powiązane w jeden pakiet i zaoferowane pod jedną ceną. Pakiet taki musi zawierać
co najmniej transport i zakwaterowanie, choć z reguły zawiera też inne usługi, takie jak: transfer, opiekę
pilota, wynajęcie samochodu, usługi związane z wycieczkami i zwiedzaniem.

  W literaturze spotyka się wiele klasyfikacji imprez turystycznych.
W zależności od przyjętego kryterium można wyróżnić:
     • imprezy krajowe lub zagraniczne (kryterium: miejsce docelowe imprezy),
     • imprezy wyjazdowe lub imprezy przyjazdowe (kryterium: kierunek w stosunku do siedziby
organizatora),
     • imprezy własne, gdy o rodzaju, liczbie i jakości elementów budujących imprezę decydują własne
preferencje biura, lub imprezy zlecone, gdy kontrahent zewnętrzny, zlecający organizację, decyduje o jej
elementach składowych (kryterium: odbiorca imprezy),
     • imprezy grupowe, organizowane dla standardowej liczby osób (najczęściej określanej przez liczbę
miejsc w wykorzystywanym środku transportu), lub imprezy indywidualne, w których liczba osób jest
różna od standardowej, gdyż najczęściej transport nie jest elementem imprezy i pozostaje w gestii turysty
(kryterium: wielkość grupy),
     • imprezy pobytowe, gdy kilka dni imprezy przeznaczonych jest na odpoczynek w jednym miejscu,
imprezy objazdowe, gdy program przewiduje zwiedzanie atrakcji
turystycznych w kilku miejscowościach oraz imprezy pobytowo-objazdowe, łączące elementy imprezy
pobytowej i objazdowej (kryterium: charakter imprezy).

Do specyficznych typów imprez turystycznych zalicza się:
     • imprezy fakultatywne, będące uzupełnieniem oraz urozmaiceniem podstawowego programu
imprezy, z których turysta może skorzystać za dodatkową opłatą;
     • imprezy lokalne (cykliczne), które są imprezami własnymi biura, mającymi stały termin i program,
najczęściej związany z określoną atrakcją turystyczną (targi, wydarzenia historyczne, imprezy regionalne);
     • imprezy typu study tour, mające charakter imprez promocyjnych, organizowanych dla różnych grup:
dziennikarzy, agentów prowadzących sprzedaż imprez, gestorów bazy noclegowej i żywieniowej,
przewoźników; ich celem jest zapoznanie z jakością, charakterem, sposobem organizacji imprezy,
standardem oferowanych świadczeń oraz promowanie określonych atrakcji turystycznych, jak również
utrwalenie więzi z odbiorcami; w zależności od przyjętej koncepcji impreza finansowana jest przez
organizatora w całości lub w części.

   Określenie typu imprezy, która ma zostać zorganizowana, jest niezbędne w procesie organizacji imprez
turystycznych, albowiem ich cechy implikują działania związane z całym procesem kreowania i realizacji
imprezy turystycznej.

Etapy organizacji imprezy turystycznej

   Organizacja imprezy turystycznej jest to ogół czynności niezbędnych do przygotowania i zrealizowania
podróży turystycznej.
   Może być ona dokonana przez turystę samodzielnie bądź przez wyspecjalizowany podmiot, jakim jest
organizator turystyczny.

     Samodzielna organizacja imprezy turystycznej wymaga od potencjalnych turystów nie tylko
zaangażowania czasu w przygotowanie wyjazdu turystycznego, ale również wiedzy i umiejętności jej
zdobycia dotyczącej różnych aspektów planowanego wyjazdu, w tym przede wszystkim miejsca
docelowego, gdzie istotne informacje obejmują min.: dostępność bazy noclegowej i gastronomicznej (oraz
możliwość i sposób rezerwacji), możliwość dojazdu, sposób komunikacji na danym obszarze, atrakcje
turystyczne, ceny, zasady prawne, panujące obyczaje, sposoby płatności.

•

Organizacja imprezy przez organizatora turystyki obejmuje cztery etapy:
1. Przygotowanie
     • planowanie:
— pomysł i badanie rynku,
     • programowanie,
     • kalkulacja,
     • zamawianie świadczeń.

•

2. Sprzedaż
     • opracowanie koncepcji reklamy,
     • przygotowanie komunikatów wprowadzających imprezę do sprzedaży,
     • prowadzenie sprzedaży.

•

3. Realizacja
     • odprawa i wyjazd uczestników,
     •  realizacja świadczeń zgodnie z programem,
     • powrót uczestników.

•

4. Rozliczenie

Głównym i najważniejszym etapem organizacji imprezy turystycznej jest faza przygotowania.

   Właściwa realizacja tego etapu decyduje bowiem o tym, czy impreza turystyczna znajdzie
zainteresowanie na rynku turystycznym, a przede wszystkim wśród docelowego segmentu, do którego ma
zostać skierowana, i czy przyniesie zamierzone rezultaty ekonomiczne.
   Wstępny etap fazy przygotowania obejmuje planowanie imprezy, podczas którego podstawowe
znaczenie ma znalezienie pomysłu na rodzaj imprezy (uwzględniające główny cel imprezy, np.:
wypoczynek, poprawę stanu zdrowia, zwiedzanie, aktywne spędzenie czasu wolnego), którą biuro chce
zorganizować.
   Po określeniu typu i charakteru imprezy należy sporządzić diagnozę osobniczą, co oznacza
sprecyzowanie grupy docelowej odbiorców, do której dana impreza będzie skierowana (np. osoby starsze,
młode, rodziny z dziećmi, zamożne, mniej zamożne) oraz diagnozę środowiskową która wymaga
rzetelnego zapoznania się z warunkami regionu, w którym impreza ma się odbywać (niezbędna jest
szczegółowa inwentaryzacja wszystkich elementów koniecznych do prawidłowego przebiegu imprezy,
takich jak: rodzaj walorów turystycznych, dostępna baza turystyczna czy imprezy).
   Sprecyzowanie charakteru imprezy (czy będzie to impreza pobytowa, czy też objazdowa) oraz docelowej
grupy turystów pozwala na przejście do procesu programowania imprezy turystycznej.

Programowanie imprezy turystycznej

Przez programowanie imprezy turystycznej rozumie się opracowanie spójnego i szczegółowego
harmonogramu czasowego przebiegu wycieczki, z uwzględnieniem wszystkich świadczeń i typów
aktywności grupy.

Na program imprezy składają się następujące elementy:
     • nazwa (hasło) imprezy, które, będąc jednocześnie elementem reklamowym, powinno uwzględniać
specyfikę imprezy bądź jej aspekty najbardziej atrakcyjne, zachęcające do jej zakupu,
     • szczegółowy plan trasy, z uwzględnieniem zwiedzanych miejscowości i obiektów, oraz krótką
informacją na ich temat,
     • szczegółowy harmonogram czasowy wyjazdu, zwierający dokładne, codzienne
godziny wyjazdów i powrotów, czas trwania poszczególnych elementów programu, czas
i miejsca noclegów i posiłków (pożądane jest podanie nazw obiektów noclegowych
i żywieniowych, struktury, wyposażenia, wielkości pomieszczeń noclegowych i ich
standardu),
     • określenie rodzaju środków transportu wykorzystywanych podczas imprezy oraz czasu i warunków
korzystania z nich,
o wyszczególnienie imprez fakultatywnych możliwych do realizacji w połączeniu z przygotowywaną
imprezą,
     • wyraźne określenie czasu wolnego przewidzianego dla uczestników.

Skonstruowanie pełnego programu imprezy wymaga, poza ustalonymi już elementami (cel, charakter
imprezy, grupa docelowa), określenia terminu imprezy i wykorzystywanych środków transportu, gdyż
mają one istotny wpływ na pozostałe elementy imprezy.

Podczas konstruowania programu imprezy należy dodatkowo uwzględnić fakt, że w trakcie trwania
podróży turystycznej zmianom ulegają potrzeby i zachowania uczestników.

Kalkulacja imprezy turystycznej i zamawianie świadczeń

   Po ustaleniu i zatwierdzeniu programu imprezy turystycznej następuje etap sporządzenia kalkulacji
kosztów imprezy, którego celem jest określenie ceny.
   Należy stwierdzić, że prawidłowe sporządzenie kalkulacji wymaga posiadania wielu dokładnych danych,
np. dotyczących cen poszczególnych świadczeń, znajomości przepisów prawnych dotyczących podatku
VAT, umiejętności analizowania rynku, jak również poprawnie przygotowanego programu.

   Na kalkulację imprezy turystycznej ma wpływ typ imprezy turystycznej.
   W zależności bowiem od rodzaju imprezy turystycznej (impreza zagraniczna przyjazdowa i wyjazdowa,
impreza krajowa) sporządzający kalkulację będzie miał do czynienia z różnymi walutami.

Do elementów tworzących kalkulację imprezy turystycznej zalicza się:
     • koszt świadczeń,
     • marżę biura,
     • stawkę akwizycyjną dla agenta (prowizja od sprzedaży),
     • podatek VAT.

   Koszt świadczeń jest to kwota netto, jaką należy zapłacić dostawcy (dostawcom) usługi (usług).
   W przypadku imprez krajowych koszty świadczeń i cena imprezy są podawane w złotówkach, a w
przypadku imprezy zagranicznej wyjazdowej koszty świadczeń określane są we właściwej dla danego kraju
walucie obcej, cenę imprezy zaś należy wówczas przygotować w złotych (i ewentualnie w razie potrzeby w
dewizach).

   Natomiast w przypadku imprezy zagranicznej przyjazdowej koszty świadczeń wyraża się w walutach
obcych bądź w złotych, a cenę imprezy ze względu na zagranicznego odbiorcę podaje się w dewizach.
Oznacza to, że w przypadku konieczności uwzględnienia podczas kalkulacji kilku walut konieczne jest
sprowadzenie kalkulacji do jednej bazowej waluty, przy czym w przypadku imprez zagranicznych
wyjazdowych postuluje się, aby była to złotówka.

   Koszty świadczeń dzieli się na koszty stałe (ponoszone bez względu na liczbę uczestników) i koszty
zmienne (zależne od liczby uczestników).

Koszty świadczeń

Koszty stałe
     • wynagrodzenie pilota
     • koszt świadczeń, z których korzysta pilot (wyżywienie, nocleg, wstęp do obiektów
       turystycznych)
     • usługi przewodnickie
     • usługi kupione w czarterze (transport, nocleg)
     • opłaty rezerwacyjne

Koszty zmienne
     • koszty świadczeń niewykupionych w czarterze (nocleg, wyżywienie)
     • bilety wstępu do atrakcji turystycznych (muzea, parki rozrywki, koncerty)
     • bilety komunikacyjne (kolejowe, autobusowe, promowe)
     • koszty ubezpieczenia

   Koszty są zmienne przy zastrzeżeniu, że w przypadku wyjazdu mniejszej liczby uczestników, niż
planowaliśmy, dokonamy zmniejszenia świadczeń w terminach, które umożliwią dokonanie tych
zmniejszeń bez ponoszenia kosztów. Terminy te powinny być określone w umowie z dostawcami usług.
   Obok kosztów stałych i zmiennych może wystąpić tzw. koszt miejsca bezpłatnego.
   Kolejnym etapem kalkulacji imprezy turystycznej jest określenie wysokości marży biura, przez którą
rozumie się narzut do kosztów świadczeń imprezy. Zadaniem marży jest pokrycie kosztów związanych z
prowadzeniem działalności biura, np. kosztów reklamy, zakupu materiałów biurowych, wynagrodzenia
pracowników czy opłaty za dzierżawę. Ponadto marża powinna pokryć koszty poniesione w związku z
organizacją danej imprezy, a także zapewnić przedsiębiorstwu zysk.
   Wysokość marży nie jest uregulowana żadnymi przepisami, a jej wysokość zależy od osoby
sporządzającej kalkulację i jej rozeznania na rynku turystycznym.
   Na wielkość marży ma wpływ atrakcyjność oferty, przejawiająca się w zapotrzebowaniu potencjalnych
klientów na daną ofertę, oraz oczekiwana przez klientów stabilność cen, a także istniejąca na rynku
konkurencja. Im bardziej unikalna jest oferta, tym marża powinna być relatywnie wyższa.
   Najczęściej wysokość marży w biurach podróży waha się w przedziale 10—20%.
   W przypadku sprzedaży imprezy turystycznej za pośrednictwem agenta w kalkulacji imprezy należy
uwzględnić stawkę akwizycyjną dla agenta (prowizję od sprzedaży). Jest to kwota doliczana do ceny, jaką
płaci nabywca imprezy turystycznej, a która przeznaczona jest dla agenta sprzedającego imprezę w imieniu
organizatora.
   Jedynym podatkiem wliczonym w cenę imprezy turystycznej jest powszechnie obowiązujący podatek od
towarów i usług — VAT.
   Zasady naliczania tego podatku, podstawy opodatkowania, sposób ewidencjonowania oraz wszystkie
inne kwestie związane z tym podatkiem są zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług z 11 marca
2004 r.”2 Ustawa o podatku VAT określa zasadniczo trzy stawki tego podatku: 23%, 8% i 0%.
   Istnieje też grupa towarów i usług, które są zwolnione od podatku.
   Od 1 maja 2004 roku zostały wprowadzone szczególne procedury opodatkowania usług turystycznych.

   Usługa ta podlega opodatkowaniu w kraju, w którym biuro podróży ustanowiło siedzibę swojej
działalności lub ma zakład stały, z którego świadczy usługę.
   W odniesieniu do tej usługi kwotą podlegającą opodatkowaniu oraz ceną bez podatku jest marża biura
podróży, to znaczy różnica pomiędzy kwotą bez podatku, którą ma zapłacić podróżny, a rzeczywistym
kosztem poniesionym przez biuro podróży za dostawy i usługi świadczone przez innych podatników, jeżeli
transakcje te realizowane są dla bezpośredniej korzyści podróżnego (transport, wyżywienie, ubezpieczenie,
zakwaterowanie).
   Wyliczoną na podstawie przeprowadzonej kalkulacji cenę imprezy turystycznej należy zweryfikować z
cenami konkurentów, może bowiem okazać się, że wyliczona cena jest zbyt wysoka i niekonkurencyjna, w
związku z czym konieczna będzie np. rezygnacja z części świadczeń, obniżenie marży czy zmiana programu
imprezy.

   Kolejnymi elementami, które należy uwzględnić podczas kalkulacji imprezy turystycznej, gdyż mogą mieć
wpływ na wysokość zrealizowanej marży, są.
     • czarter
     • zmiana kursu walut,
     • ryzyko nie sprzedania wszystkich miejsc.

   Czarter jest to specyficzna forma zamawiania świadczeń (przede wszystkim usług transportowych i
noclegowych) w określonym terminie, w określonej jakości, ilości i cenie. Umowa czarteru powinna być
zawarta w formie pisemnej.
   W ramach umowy czartem zamawiający nie ma możliwości rezygnacji z części lub całości zamówionych
usług. Dlatego w przypadku korzystania z tej formy umowy w trakcie przygotowania kalkulacji wskazane
jest uwzględnienie tzw. ryzyka czarteru, które wyraża określoną w procentach liczbę niesprzedanych
miejsc.
   Kalkulując cenę imprezy zagranicznej (przyjazdowej i wyjazdowej), trzeba wziąć pod uwagę możliwość
zmiany kursu walut. W turystyce zagranicznej rozliczenia prowadzone są w walutach narodowych, w
związku z czym zachodzi konieczność ich przeliczania.
   Ze względu na różnicę pomiędzy czasem sporządzenia kalkulacji a rzeczywistym czasem sprzedaży
imprezy oraz jej rozliczeniem z usługodawcami nie uwzględnienie wahań kursu walut może wpłynąć na
niekorzyść (bądź korzyść) zrealizowanego wyniku finansowego. W kalkulacji ceny imprezy zagranicznej
należy więc uwzględnić przewidywane zmiany kursu złotego.
   W przypadku imprezy sprzedawanej z wolnej akwizycji należy założyć pewne ryzyko wiążące się z
faktem, że nie wszystkie miejsca zostaną sprzedane.

  Ostatnim etapem przygotowania imprezy jest zamawianie świadczeń.
   Etap ten przebiega w zależności od przyjętych przez biuro zasad.
  Najkorzystniejsze z punktu widzenia organizatora jest zamawianie świadczeń na podstawie umowy o
współpracy.
   Korzystanie z usług współpracującej i sprawdzonej firmy nie tylko zwiększa bezpieczeństwo
zamówienia usługo znanym standardzie, ale niejednokrotnie zapewnia dobre warunki cenowe.
  W umowie o współpracy powinny być zawarte elementy, takie jak: ceny świadczeń, ich rodzaj oraz liczba
do dyspozycji zamawiającego, zasady rozliczeń, sposoby płatności, zamawiania i anulowania świadczeń
(np. Internet, telefon, faks, zamówienie pisemne).
  Inną formą zamawiania świadczeń jest każdorazowe zapytanie o usługę, które powinno mieć formę
pisemną i zawierać wszystkie elementy określające warunki zamówienia świadczeń.
   Najczęściej spotykanymi rodzajami umów w turystyce są wspomniana wcześniej umowa czarterowa i
umowa allotmentu, różniąca się od czarteru tym, że zamawiający ma możliwość zrezygnowania z
zamówionych świadczeń lub ich części w określonym terminie i bez ponoszenia kosztów.

   W celu usprawnienia pracy związanej z przygotowaniem i realizacją imprezy
turystycznej przydatne są materiały pomocnicze.
   Zalicza się do nich m.in. bazy danych o obiektach noclegowych, placówkach gastronomicznych,
przewodniki, foldery, jak również nowoczesne systemy rezerwacyjne, Internet czy komputerowe
systemy informacji.
   Zgromadzone w związku z przygotowywaną i realizowaną imprezą turystyczną
dokumenty powinny być gromadzone i przechowywane w jednym miejscu.
   W tym celu konieczne jest stworzenie teczki imprezy, zawierającej zbiór dokumentacji danej imprezy.

W teczce imprezy powinny się znaleźć:
   • nazwa zleceniodawcy (telefon, faks, nazwisko osoby prowadzącej daną imprezę),
   • termin imprezy,
   • numer imprezy (numer nadany na podstawie rejestru imprez organizatora, często
     wpisuje się również numer imprezy zleceniodawcy),
   • trasa (miejsce docelowe w przypadku imprez pobytowych),
   • liczba osób uwzględnionych w zleceniu,
   • specyfikacja zamówionych dla danej imprezy świadczeń (z podziałem na świadczenia
     hotelowe, wyżywienie, program, transport),
   • dane referenta i pilota prowadzącego daną imprezę.

   Na etapie sprzedaży imprezy istotną rolę odgrywają działania marketingowe
związane z wprowadzeniem imprezy na rynek, m.in. z opracowaniem koncepcji reklamy.
Ważną funkcję pełni też dobrze zorganizowany proces sprzedaży, a przede wszystkim
właściwe przygotowanie personelu.
  Po sprzedaży i zrealizowaniu imprezy turystycznej następuje faza rozliczenia, polegająca na zestawieniu
uzyskanych ze sprzedaży imprezy wpływów i poniesionych kosztów stałych.