1
załącznik nr 1 do zarządzenia Kanclerza UG nr 3/K/12
INSTRUKCJA MONITORINGU I WINDYKACJI NALEŻNOŚCI
W UNIWERSYTECIE GDAŃSKIM
§1
1. Niniejsza „Instrukcja monitoringu i windykacji należności w Uniwersytecie Gdańskim”
zwana dalej „instrukcją” określa zasady oraz przebieg postępowania w zakresie
monitoringu i windykacji należności Uniwersytetu Gdańskiego od osób trzecich
(dłużników), w szczególności z tytułu:
1) czynszu dzierżawy i najmu,
2) usług dydaktycznych,
3) usług naukowo-badawczych,
4) opłat za noclegi,
5) usług wydawniczych,
6) odsetek, kar umownych i odszkodowań,
7) refundacji poniesionych kosztów
8) wynajmu mieszkań służbowych.
2. Instrukcji nie stosuje się do windykacji zaległych opłat za zamieszkanie w domu
studenckim oraz należności od inkasentów UG, których zasady zostały uregulowane
w odrębnych zarządzeniach.
3. Opisane w niniejszej instrukcji zasady mają na celu usprawnienie procesu dochodzenia
należności oraz niedopuszczenie do ich przedawnienia.
4. Przez użyte w instrukcji terminy należy rozumieć:
1) należności – środki pieniężne należne Uniwersytetowi Gdańskiemu od dłużników
z różnych tytułów, w tym z tytułu świadczonych usług, korzystania z majątku UG,
kar umownych i odszkodowań, odsetek od wymagalnych zobowiązań,
2) należności wymagalne – należności, w stosunku do których upłynął termin
płatności,
3) należności nieściągalne – należności, wobec których udokumentowano niemożność
ich wyegzekwowania a w szczególności: upadłości przedsiębiorstwa, niemożności
ustalenia miejsca pobytu dłużnika, nieskutecznej egzekucji komorniczej,
4) należności przedawnione - należności, co do których dłużnik, z uwagi na upływ
określonego przepisami prawa terminu przedawnienia, może uchylić się od ich
zaspokojenia.
5) pracownik prowadzący monitoring i windykację – pracownik wskazany przez
kierownika jednostki organizacyjnej UG, o której mowa w ust. 7 pkt 1), 2) lub 3).
5. Zgodnie z ustawą Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r. Nr 16 poz. 93 z późn. zm.)
w stosunku do tytułów objętych niniejszą instrukcją mogą wystąpić następujące terminy
przedawnienia:
1) 2 lata – roszczenie z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności
sprzedawcy,
2
2) 3 lata – roszczenie o świadczenie okresowe oraz związane z prowadzeniem
działalności gospodarczej,
3) 10 lat – roszczenie stwierdzone prawomocnym orzeczeniem sądu lub innego organu
powołanego do rozpoznawania spraw danego rodzaju lub orzeczeniem sądu
polubownego.
6. Postępowanie zmierzające do odzyskania należności prowadzi się w następujących
etapach:
1) monitoring należności – czynności zmierzające do kontroli i zapewnienia
regularności spłat, niedopuszczenia do opóźnienia w płatnościach oraz
zdyscyplinowania kontrahentów, prowadzone przez właściwe jednostki
organizacyjne UG, prowadzone na każdym etapie dochodzenia należności,
2) windykacja przedsądowa – czynności dokonywane po upływie terminu płatności
należności, zmierzające do uzyskania płatności bez ponoszenia kosztów sądowych,
prowadzone przez właściwe jednostki organizacyjne UG, w tym finansowo-
księgowe lub podmiot zewnętrzny.
3) windykacja sądowa - czynności prowadzone za pośrednictwem Biura Prawnego
mające na celu odzyskanie należności w drodze procesu sądowego, a następnie
egzekucji komorniczej.
7. Do przestrzegania postanowień Instrukcji zobowiązani są pracownicy:
1) jednostek organizacyjnych UG odpowiedzialnych merytorycznie za zawarcie oraz
realizację umów z kontrahentami,
2) innych jednostek organizacyjnych UG, z których działalnością związane jest
powstanie należności,
3) Samodzielnej Sekcji ds. Rozliczeń, jeżeli jednostką uprawnioną do wystawienia
faktury jest Dział Finansowy,
4) zajmujący się obsługą finansowo-księgową należności.
8. Pracownicy jednostek organizacyjnych UG, o których mowa w ust. 7 pkt. 1), 2) i 3) są
zobowiązani do systematycznego prowadzenia i dokumentowania monitoringu
należności i windykacji przedsądowej, a następnie skierowania sprawy do Biura
Prawnego celem dochodzenia na drodze sądowej, jeżeli opóźnienie w zapłacie
należności przekroczy 90 dni. Pracownicy jednostek organizacyjnych UG, o których
mowa w ust. 7 pkt 4) mają obowiązek wspierać w działaniach pracowników
prowadzących bezpośredni monitoring i windykację, o których mowa w zdaniu
pierwszym.
9. Dział Księgowości Finansowej:
1) raz w miesiącu, tj. do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, pracownik Działu
Księgowości Finansowej przesyła drogą elektroniczną do jednostki organizacyjnej
UG odpowiedzialnej za prowadzenie monitoringu i windykacji należności
informację potwierdzającą zakończenie księgowań i uzgodnienie rozrachunków,
2) monitoruje wykonanie wyroku lub nakazu sądowego przez dłużnika.
§2
Monitoring należności wraz z procesem windykacji przedsądowej przebiega następująco:
3
1) sprawdzanie wpływu należności – pierwsze sprawdzenie powinno nastąpić najpóźniej
w terminie 5 dni od upływu terminu płatności należności; sprawdzenie następuje
poprzez zapytanie w formie telefonicznej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej
pracownika Działu Księgowości Finansowej,
2) prowadzenie monitoringu telefonicznego i elektronicznego – pierwszy monit
(w
dowolnej formie – telefonicznej, papierowej, elektronicznej) powinien być
wystosowany nie później niż w terminie 7 dni bezskutecznego upływu terminu płatności
należności; dochodzenie należności z jednoczesnym monitorowaniem ich wpływu, na
tym etapie, powinno być potwierdzone sporządzonymi notatkami służbowymi, bądź
wydrukiem z
poczty elektronicznej. Prowadzący monitoring ustala, czy istnieje
możliwość kompensaty zobowiązań,
3) wysłanie pierwszego wezwania do zapłaty (listem poleconym za potwierdzeniem
odbioru) z naliczeniem odsetek ustawowych za opóźnienie w zapłacie należności na
dzień sporządzenia wezwania – wezwanie powinno być wysłane nie później niż
w terminie 30 dni od bezskutecznego upływu terminu płatności należności. Wzór
wezwania stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji,
4) wysłanie drugiego wezwania do zapłaty (listem poleconym za potwierdzeniem
odbioru) z naliczeniem odsetek ustawowych za opóźnienie w zapłacie należności na
dzień sporządzenia wezwania. Drugie wezwanie do zapłaty sporządza się według wzoru
stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji i wysyła do dłużnika listem
poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, nie później niż 60 dni od upływu
terminu płatności.
§ 3
1. Pracownik prowadzący monitoring i windykację może dodatkowo kontaktować się
z dłużnikiem telefonicznie - fakt ten odnotowuje w aktach teczki, o której mowa w § 6
ust. 1. Dobór metody zależy od wysokości zaległej kwoty i statusu prawnego kontrahenta,
przy czym zaleca się, aby osoby fizyczne, w tym prowadzące działalność gospodarczą
dodatkowo monitować telefonicznie. Należy prowadzić szczegółowe notatki z rozmów
telefonicznych, zapisywać daty przeprowadzanych rozmów, nazwiska i deklarowane
terminy spłaty.
2. Prowadzący windykację sprawdza w sposób wskazany w § 2 ust. 1 pkt 1), czy po upływie
14 dni od wysłania wezwania do zapłaty, wierzytelność została uregulowana w całości lub
w części, albo czy dłużnik odpowiedział pisemnie na wezwanie lub kwestionuje istnienie
wierzytelności bądź jej wysokość.
3. Jeśli dłużnik kwestionuje wierzytelność (zasadność, termin, kwotę), pracownik
prowadzący monitoring i windykację wyjaśnia sprawę i prowadzi z dłużnikiem dalszą
korespondencję.
4. W przypadku, kiedy dłużnik ureguluje zobowiązanie bez odsetek, pracownik prowadzący
monitoring i windykację nalicza należne odsetki i wystawia notę odsetkową dla dłużnika
w 3 egzemplarzach. Kopię noty odsetkowej pracownik prowadzący windykację
przekazuje do Działu Księgowości Finansowej.
§ 4
4
Dopuszcza się prowadzenie windykacji przedsądowej przez podmiot zewnętrzny, jeśli jest to
uzasadnione ekonomicznie.
§ 5
1. W przypadku braku uregulowania zaległej należności, po upływie 14 dni od wysłania
drugiego wezwania do zapłaty, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt. 4) Instrukcji, pracownik
prowadzący monitoring i windykację w terminie kolejnych 14 dni kieruje sprawę dłużnika
do Biura Prawnego na podstawie wniosku, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do
niniejszej instrukcji. Wniosek wystawia się w dwóch egzemplarzach.
2. Do wniosku załącza się następujące dokumenty (oryginały lub kserokopie według decyzji
Radcy Prawnego), stanowiące podstawę do rozpoczęcia windykacji sądowej:
1) umowę z dłużnikiem, o ile została zawarta,
2) faktury, noty odsetkowe i inne dokumenty obciążeniowe, wymienione we wniosku,
o którym mowa w ust. 1,
3) dokumentację z przebiegu monitoringu i windykacji przedsądowej dotyczącej
przedmiotowej należności,
4) dokumenty dotyczące dłużnika, o ile znajdują się w posiadaniu UG (m.in.
zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, odpis z KRS),
5) dowody zapłat częściowych.
3. Kopie dokumentów, wymienionych w ust. 1 i 2 z potwierdzeniem przyjęcia przez Biuro
Prawne (na jednym egzemplarzu wniosku), pracownik prowadzący monitoring
i windykację przekazuje do Działu Księgowości Finansowej celem zaksięgowania na
koncie roszczeń spornych dochodzonych na drodze sądowej.
4. Proces windykacji sądowej prowadzony przez Biuro Prawne przebiega w następujących
etapach:
1) wysłanie trzeciego wezwania do zapłaty, które stanowi ostateczne wezwanie
przedsądowe, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji –
w terminie 7 dni od otrzymania kompletnego wniosku, o którym mowa w ust. 1,
2) złożenie pozwu do właściwego sądu i prowadzenie sprawy do czasu uzyskania
prawomocnego wyroku (nakazu) i klauzuli wykonalności – w terminie 30 dni od
otrzymania kompletu dokumentów niezbędnych do przygotowania pozwu,
3) przekazanie wyroku (nakazu) wraz z klauzulą wykonalności do Działu Księgowości
Finansowej celem odpowiedniego zaksięgowania wszystkich należności wynikających
z jego treści oraz monitorowania jego wykonania,
4) prowadzenie egzekucji komorniczej,
5) jeżeli w trakcie windykacji sądowej zostanie ustalone, że należność jest nieściągalna
z różnych przyczyn a w szczególności:
a) upadłości przedsiębiorstwa,
b) niemożności ustalenia miejsca pobytu dłużnika,
c) nieskutecznej egzekucji komorniczej.
Biuro Prawne przekazuje dokumentację potwierdzającą do Działu Księgowości
Finansowej celem odpisania należności nieściągalnych w pozostałe koszty operacyjne.
§ 6
5
1. Pracownik prowadzący monitoring i windykację należności zakłada i prowadzi teczkę
z aktami sprawy zebranymi w trakcie poszczególnych etapów dochodzenia należności
(monitoring należności i windykacja przedsądowa) oraz wyrok lub dokument wymieniony
w § 5 ust. 4 pkt. 5).
2. W wyjątkowych wypadkach, na uzasadniony wniosek dłużnika, termin spłaty należności
może zostać odroczony lub kwota należności rozłożona na raty. Powyższe wymaga
sporządzenia odpowiedniego porozumienia na piśmie.
3. Decyzję w sprawie wniosku dłużnika wymienionego w ust. 2 podejmuje Kanclerz UG, po
zasięgnięciu opinii Kwestora.
4. Ustalenie z dłużnikiem nowego terminu płatności lub harmonogramu spłat oraz spisanie
stosownego porozumienia, powoduje wstrzymanie kolejnych czynności windykacyjnych
z wyjątkiem monitoringu należności. W przypadku naruszenia ustalonego terminu
płatności należy ponownie podjąć wstrzymane czynności.
5. Po wywiązaniu się dłużnika z zobowiązań postępowanie windykacyjne jest zamykane,
a posiadane dokumenty archiwizowane.
§ 7
1. Czynności dochodzenia należności wskazane w § 1 ust. 6 powinny być na bieżąco
weryfikowane pod względem:
1) terminów realizacji poszczególnych czynności,
2) zgodności z postanowieniami niniejszej Instrukcji i ewentualnych porozumień
z dłużnikami,
3) zgodności z przepisami prawa.
2. Weryfikacji czynności wskazanych w ust. 1 dokonuje na bieżąco bezpośredni przełożony
pracownika prowadzącego monitoring i windykację w porozumieniu z Biurem Prawnym
UG.