Niniejszy dokument
Zatwierdzam
jako obowiązujący w
LOGO
[data
za-
twierdz
e-
nia]
data
Imię i Nazwisko
– Właściciel/Dyrektor
............................................................
podpis
Dokument jest wydany przez
LOGO/ lub nazwa FIRMY
Wszelkie prawa
zastrzeżone. Przedruk, kopiowanie, reprodukowanie w całości lub w częściach tylko za zgodą wydawcy.
LOGO
Nazwa i adres FIRMY
P
R
O
C
E
D
U
R
A
S
y
s
t
e
m
o
w
a
P03.01
wyd.
[data wydania]
str. 1 / stron
6
ilość załączników: 1 + 5 formularzy
egz. nr: ...............
Tytuł:
Szkoleni
e i rozwój personelu
Spis treści
1. Cel
................................
................................
................................
................................
................................
...
2
2. Przedmiot i zakres
................................
................................
................................
................................
.........
2
3. Definicje
................................
................................
................................
................................
.........................
2
4. Odpowiedzialność i uprawnienia
................................
................................
................................
..................
2
5. Schemat blokowy
................................
................................
................................
................................
..........
3
6. Opis postępowania
................................
................................
................................
................................
........
4
6.1 Wymagania kwalifikacyjne
................................
................................
................................
.........................
4
6.2 Identyfikacja potrzeb szkoleniowych, planowanie szkoleń, programy szkoleń
................................
.............
4
6.3 Przyjmowanie personelu i szkolenie przy przyjęciu do pracy
................................
................................
.......
4
6.4 Szkolenia na stanowisku pracy
................................
................................
................................
...................
5
6.5 Szkolenia centralne
................................
................................
................................
................................
....
5
6.6 Szkolenie a
motywowanie i kształtowanie świadomości jakościowej
................................
...........................
5
6.7 Ocena efektywności szkoleń
................................
................................
................................
.......................
6
6.8 Dokumentacja szkoleń
................................
................................
................................
................................
6
7. Dokumenty związane
................................
................................
................................
................................
.....
6
8. Zapisy
................................
................................
................................
................................
.............................
6
9. Załączniki
................................
................................
................................
................................
.......................
6
10. Zmiany do wydania poprzedniego
................................
................................
................................
..............
6
11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe
................................
................................
......................
6
LOGO
P03.01, wyd.
[data wydania]
str.
2 z
6
1.
Cel
Zapewn
ienie,
że
do
wszelkich
działań
mających
wpływ
na
funkcjonowanie
przedsiębiorstwa
jest
przydzielony
odpowiednio
wykwalifikowany
personel
oraz
zapewnienie,
że
planowane
i
realizowane
są działania o charakterze szkoleniowym dla rozwoju kwalifikacji i motywow
ania personelu.
2.
Przedmiot i zakres
Procedura opisuje następujące procesy związane z zarządzaniem personelem:
ustalenie wymagań kwalifikacyjnych,
identyfikacja potrzeb szkoleniowych,
szkolenia personelu przy przyjęciu do pracy i zmianach stanowiska
pracy,
szkolenia z zakresu BHP,
realizacja szkoleń stosownie do zidentyfikowanych potrzeb,
ocena efektywności szkoleń, umiejętności i świadomości personelu,
dokumentowanie procesu szkolenia.
3.
Definicje
1.
Wymagania kwalifikacyjne
: wymagania dotyczące wykształc
enia, wyszkolenia, doświadczenia i
uprawnień do wykonywania prac.
4.
Odpowiedzialność i uprawnienia
L
p
Zadania
Odpowiedzialne i/lub
uprawnione służby / osoby
1
Ustalenie wymagań kwalifikacyjnych
Właściciel
/ kierownicy
2
Szkolenie przy przyjęciu do pracy
B
ezpośredni przełożony
3
Identyfikacja potrzeb szkoleniowych
Właściciel
/ kierownicy
4
Planowanie szkoleń i koordynacja realizacyjna
Dyrektor Handlowy
5
Zatwierdzanie planu szkoleń
Właściciel
6
Ocena efektywności szkoleń
Właściciel
/ kierownicy
7
Prze
chowywanie zapisów
Dyrektor Handlowy
(pełna dokumentacja)
Kierownicy
(protokoły szkoleń lub zeszyty szkoleń)
Pełnomocnik
ds.
Zarządzania
Jakością
jest
odpowiedzialny
za
ciągłą
adekwatność
niniejszej
procedury i za doskonalenie procesu szkoleń
.
LOGO
P03.01, wyd.
[data wydania]
str.
3 z
6
5.
Schemat blokowy
Po
lit
y
ka
i
ce
le
.
U
st
a
w
y
i
prz
e
pisy
.
U
st
a
le
n
ie
w
y
ma
ga
ń
kw
a
lifika
cy
jn
y
ch
Re
gu
la
min
o
rga
n
iz
a
cy
jn
y
.
Do
ku
me
n
t
a
cja
o
pe
ra
cy
jn
a
pro
ce
só
w
re
a
liz
a
cji.
I
de
n
t
y
fika
cja
po
t
rz
e
b
sz
ko
le
n
ia
.
Sz
ko
le
n
ie
.
M
o
t
y
w
o
w
a
n
ie
.
U
św
ia
da
mia
n
ie
.
Pla
n
y
.
Pro
gra
my
.
Oce
n
a
e
fe
kt
y
w
n
o
ści
sz
ko
le
ń
.
Oce
n
a
u
mie
j
ę
t
n
o
ści
pe
rso
n
e
lu
.
Prz
e
gl
ą
d
z
a
rz
ą
dz
a
n
ia
.
Do
sko
n
a
le
n
ie
pro
ce
su
sz
ko
le
n
ia
.
W
y
n
iki
o
ce
n
y
.
Pro
ce
du
ra
prz
e
gl
ą
du
.
Pro
t
o
kó
ł
z
prz
e
glą
du
.
Re
je
st
r
sz
ko
le
ń
.
Pro
t
o
kó
ł
sz
ko
le
n
ia
.
Pro
t
o
kó
ł
in
st
ru
kt
a
ż
u
.
Św
ia
de
ct
w
a
.
Pla
n
y
sz
ko
le
ń
.
Pro
gra
my
sz
ko
le
ń
.
Kry
t
e
ria
o
ce
n
y
.
Po
t
rz
e
by
do
t
.
kw
a
lifika
cji.
U
mie
j
ę
t
n
o
ści
pe
rso
n
e
lu
.
LOGO
P03.01, wyd.
[data wydania]
str.
4 z
6
6.
Opis postępowania
6.1
Wymagania kwalifikacyjne
Dla
każdego
stanowiska
pracy
i
funkcji
specjalnych
(np.
audi
torzy
wewnętrzni)
muszą
być
ustalone
wymagania kwalifikacyjne.
Wymagania
te
są
ustalone
przez
K
ierownictwo
Przedsiębiorstwa
i
stanowią
one
integralną
część
Regulaminu Organizacyjnego.
Przy
ustalaniu
wymagań
kwalifikacyjnych
muszą
być
uwzględnione
odpowiednie
uprawnienia
stosownie do specyfiki realizowanych prac.
W
szczególności
dane
wejści
owe
do
ustalania
potrzeb
związanych
z
kwalifikacjami
pochodzą
ze
źródeł wewnętrznych i zewnętrznych takich jak:
potrzeby związane z planami i celami strategicznymi oraz operacyjnymi,
ustawy,
przepisy
administracyjne,
normy
i
dyrektywy
dot.
przedsiębiorstwa
,
jego
działalności
i
zasobów.
6.2
Identyfikacja potrzeb szkoleniowych, planowanie szkoleń, programy szkoleń
Identyfikacja
potrzeb
szkoleniowych
ma
być
prowadzona
systematycznie
i
ma
obejmować
wszystkie funkcje i poziomy zarządzania.
Osobami
odpowie
dzialnymi
za
identyfikację
potrzeb
szkoleniowych
oraz
za
doskonalenie
i dokształcanie pracowników są bezpośredni przełożeni oraz osoby pełniące samodzielne funkcje.
W
wyniku
identyfikacji
potrzeb
szkoleniowych
ustalane
są
plany
i
prog
ramy
szkoleń
w
następującym podziale:
a)
programy szkoleń personelu przy przyjęciu do pracy (p. pkt. 6.3),
b)
programy szkoleń na stanowisku pracy (p. pkt. 6.4),
c)
plany i programy szkoleń obowiązkowych i rozwojowych (p. pkt. 6.5).
6.3
Przyjmowanie personelu i szkole
nie przy przyjęciu do pracy
1.
Uwarunkowania
dla
przyjęcia
pracownika
wynikają
z
zapotrzebowań
składanych
przez
kierowników komórek organizacyjnych.
Decyzje w powyższym zakresie podejmuje
Właściciel
.
Dyrektor
Handlowy
prowadzi
odpowiednią
akcję
ofertową
(np.
ogłoszenia)
lub
korzysta
z
tworzonej systematycznie bazy danych.
Uwaga
:
Dyrektor
Handlowy
jest
zobowiązany
do
kompletowania
wszystkich
wchodzących
zapytań,
tzn.
składanych
ofert
o
pracę.
O
ile
w ofercie petenta nie ma zawartych wszystkich wła
ściwych danych
należy poprosić o wypełnienie stosownego formularza (FP03.01
–
1).
2.
Kandydat jest kierowany na rozmowę wstępną z Kierownikiem / przełożonym.
W
przypadku
akceptacji
otwierana
jest
formalna
procedura
przyjęcia
wg
poniższych
zasad
(pkt.
4
÷ 9).
3.
Kand
ydat
jest
kierowany
do
lekarza
w
celu
określenia
przydatności
do
pracy
na
danym
stanowisku.
4.
Po
akceptacji
lekarza
kandydat
jest
informowany
o
konieczności
złożenia
podania
wraz
z niezbędnymi dokumentami wymaganymi Kodeksem Pracy.
5.
Dyrektor
Handlowy
kieruje
kandydata
do
bezpośredniego
przełożonego
w
celu
wstępnego
przeszkolenia
i
udzielenia
informacji
o
organizacji
pracy
w
Przedsiębiorstwie,
ustanowionych
politykach i zasadach proceduralnych.
6.
Dowodami
przeprowadzonych
szkoleń
wg
pkt.
6
są
pro
tokół
szkolenia
wstępnego
i
protokół
z przeprowadzonego instrukt
a
żu bhp (formularze FP03.01
–
2, FP03.01
–
3).
Uwagi
:
a)
Podstawy
dla
szkolenia
wstępnego
przez
bezpośredniego
przełożonego
stanowią:
projekt
karty
stanowiska
pracy
i/lub
procedury
instruk
cje
stanowiskowe
oraz
obowiązujące
zarządzenia i regulam
i
ny.
b)
Program szkolenia wstępnego bhp jest przywołany na formularzu protokołu szkolenia.
7.
Dyrektor Handlowy
przygotowuje umowę o pracę i kompletuje wymaganą dokumentację.
8.
Podpisanie
umowy
o
pracę
oraz
K
arty
Stanowiska
Pracy
i/lub
instrukcji
stanowiskowych
kończy
procedurę przyjęcia i szkoleń pracownika przy przyjęciu do pracy.
LOGO
P03.01, wyd.
[data wydania]
str.
5 z
6
6.4
Szkolenia na stanowisku pracy
1.
Przy
powierzaniu
zadań
na
stanowisku
pracy
(przy
przyjęciu
lub
zmianie
stanowiska)
zawsze
obowiązuje wystawienie i podpisanie Karty Stanowiska Pracy i/lub instrukcji stanowisk
o
wych.
2.
Niezależnie
od
powyższego
obowiązuje
zasada
prowadzenia
i
dokumentowania
w
szelkich
instruktaży
prowadzonych
w
związku
ze
zidentyfikowanymi
potrzebami
bieżącymi,
np.
wynikającymi
ze
stwierdzonych
niezgodności
w
czasie
audi
tu
czy
pojawiającymi
się
nowymi
uregulowaniami.
3.
W
celu
dokumentowania
tych
instruktaży
Kierownicy
komórek
pro
wadzą
(kompletują)
protokoły
instruktażu (formularz FP03.01
–
4).
Uwaga: dopuszcza się inną formę dokumentowania, np. w zeszytach szkoleń.
6.5
Szkolenia centralne
Jako
szkolenia
centralne
rozumiane
są
wszystkie
szkolenia
zarówno
obowiązkowe
i
rozwojowe
koo
rdynowane i rejestrowane przez
Dyrektora Handlowego
.
Poniższe procedury są obowiązujące do planowania, realizacji i dokumentowania tych szkoleń.
1.
Kierownicy / przełożeni śledzą ważność uprawnień do wykonywania okr
e
ślonych rodzajów prac.
Uwaga: dotyczy to t
akże uprawnień związanych z okresowymi badaniami lekarskimi.
2.
Dyrektor
Handlowy
określa
potrzeby
szkoleniowe
w
przedmiotowym
zakresie
w
oparciu
o obowiązujące przepisy, regulaminy i zarządzenia wewnętrzne.
3.
Dyrektorzy
i
kierownicy
/
przełoż
eni
systematycznie
analizują
potrzeby
doskonalenia
kwalifikacji
personelu.
4.
Zidentyfikowane
potrzeby
wg
pkt.
pkt.
1,
2,
3
muszą
być
zgłoszone
do
Dyrektora
Handlowego
na
formularzu
FP03.01
–
5
„Zapotrzebowanie
na
szkolenie”.
Zapotrzebowania
mają
być
wystawion
e
dla
budowy
planu
rocznego
i
stosownie
do
zidentyfikowanych
potrzeb
bieżących
z
uwzględnieniem następujących uwarunkowań:
a)
zapotrzebowania
do
planu
rocznego
mają
być
wystawione
do
końca
grudnia
każdego
roku;
odpowiedzialnymi
za
wystawienie
zapotrzebowań
do
planu
rocznego
są
dyrektorzy
/
kierownicy poszczególnych głównych jednostek funkcjonalnych (pionów) przedsiębiorstwa,
b)
zapotrzebowania
w
odniesieniu
do
bieżących
potrzeb
maja
być
wystawiane
stosownie
do
sytuacji; uprawnionymi do wystawiania zapotrzebowań b
ieżących są wszyscy kierownicy.
5.
Dyrektor Handlowy
bilansuje zgłoszone potrzeby i przedstawia do akceptacji
Właściciel
owi.
Uwagi:
Plan szkoleń na następny rok musi być ustalony do końca grudnia.
Plan szkoleń musi być aktualizowany o zgłoszenia bieżące.
6.
D
yrektor
Handlowy
przygotowuje
/
uzgadnia
stosowne
umowy
na
szkolenia,
nadzoruje
ich
organizację i zapewnia dokumentowanie.
Przy
umowach
na
szkolenia
należy
dokonać
oceny
i
wyboru
instytucji
przynajmniej
poprzez
porównanie ofert.
Dyrektor Handlowy
prowadzi
listę dostawców usług szkoleniowych.
Uwaga: zalecane formy dla planu szkoleń i potwierdzeń realizacyjnych są podane w zał. nr 1.
6.6
Szkolenie a motywowanie i kształtowanie świadomości jakościowej
Polityka
w
zakresie
uświadamiania
i
zaangażowania
persone
lu
zarówno
w
rozumieniu
jego
roli,
jak
i
przyczynianiu
się
do
osiągania
celów
jakościowych
i
zwiększania
zadowolenia
klientów
jest
realizowana
wieloma
kanałami
operacyjnymi
(wnioski
racjonalizatorskie,
praca
zespołowa,
konkursy,
wyróżnienia),
w
tym
równ
ież
decydującą
rolę
odgrywają
szkolenia,
dlatego
też
wymaga
się,
aby
w programach szkoleń były uwzględnione następujące zagadnienia:
waga spełnienia wymagań i zaspokojenia potrzeb klientów oraz innych stron zainteresowanych,
konsekwencje, jakie
mogą wyniknąć dla przedsiębiorstwa z tytułu niespełnienia wymagań,
wizja przyszłości przedsiębiorstwa,
polityka i cele,
tendencje rozwojowe,
inicjowanie i wdrażanie działań doskonalących,
kreatywność i innowacyjność,
wpływ przedsiębiorstwa na społeczeństw
o,
stopień osiągania celów jakościowych.
LOGO
P03.01, wyd.
[data wydania]
str.
6 z
6
6.7
Ocena efektywności szkoleń
Ocena
efektywności
szkoleń
musi być prowadzona w odniesieniu do każdego szkolenia i okresowo
w ramach przeglądu zarządzania.
Następujące metody i formy są stosowane do ocen
y efektywności szkoleń:
a)
testy przed i po szkoleniu (należy stosować tam, gdzie ustalono w programie szkoleń),
b)
audi
ty (p. procedura „
Audi
t systemu”),
c)
ocena wyników pracy (umiejętności).
6.8
Dokumentacja szkoleń
1.
Pełną
dokumentację
przeprowadzonych
sz
koleń
z
wyłączeniem
instruktaży
wg
pkt.
6.4
ust.
2
przechowuje
Dyrektor Handlowy
i jednocześnie rejestruje szkolenia każdego pracownika
w aktach persona
l
nych.
2
.
Kierownicy komórek organizacyjnych dokumentują instruktaże bieżące wg pkt. 6.4 ust. 2
.
7.
Dokumenty związane
1.
Kodeks Pracy.
2.
Przepisy z dziedziny BHP.
3.
Regulamin Organizacyjny.
4.
Programy szkoleń.
5.
Procedura P01.01 „Przegląd systemu zarządzania”.
6.
Procedura P08.01 „
Audi
t wewnętrzny”.
8.
Zapisy
1.
Akta personalne.
2.
Dokumentacja wykonawcza szkoleń wg pkt. 6
.8.
9.
Załączniki
1.
Zalecane formy planu szkoleń i potwierdzeń realizacyjnych (zał. nr 1 i nr 2);
2.
Formularz FP03.01
–
1;
3.
Formularz FP03.01
–
2;
4.
Formularz FP03.01
–
3,
5.
Formularz FP03.01
–
4,
6.
Formularz FP03.01
–
5.
10.
Zmiany do wydania poprzedniego
Nie dotyczy
-
jest to pierw
sze wydanie.
11.
Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe
1.
Autor procedury:
Stanisław Ziółkowski
2.
Procedura
przed
zatwierdzeniem
została
zweryfikowana
i
uzgodniona
przez
zainteresowane
strony, co jest wykazane poniżej:
Potwierdzen
ie weryfikacji i uzgodnień treści procedury
Lp.
Imię i nazwisko
Stanowisko
Data
Podpis
1.
2.
3.
>> Koniec procedury <<
LOGO
Załącznik Nr 1 do procedury P03.01, wyd.
[data wydania]
str.
1 /
2
Forma dla planu szkoleń
Plan szkoleń na rok
.............
Str. ........
Lp.
Temat / zakres szkolenia
Uczestnicy
Środ
ki
Termin
Uwagi
LOGO
Załącznik Nr 2 do procedury P03.01, wyd.
[data wydania]
str. 2/2
Forma dla dokumentowania szkoleń
Realizacja planu szkoleń na rok
.........................
Str. .................
Poz.
planu
Adnotacje dotyczące realizacji
(czy wykonano, kto przeprowadził, wyd
ane świadectwa, listy obecności)
Data
podpis