Audyt informacji
Audyt informacji
Definicja audytu
Ocena organizacji, projektu, produktu, systemu
pod kątem zgodności z obowiązującymi
standardami, normami, regulacjami.
AI wg Aslib Knowledge and
Information Management Network
Systematyczne badanie wykorzystania
informacji, zasobów i przepływów informacji,
obejmujące zarówno ludzi, jak i istniejące
dokumenty, w celu ustalenia stopnia, w jakim
przyczyniają się do osiągania celów organizacji
Wg S. Henczel
1. Proces identyfikujący środowisko informacyjne
organizacji.
2. Identyfikacja informacji wymaganej przez
organizację, zaspokajającej jej potrzeby.
3. Porównanie dostępnej informacji z informacją
wymaganą w celu:
1. Identyfikacji luk.
2. Identyfikacji duplikatów.
4. Narzędzie do zidentyfikowania tych działao,
które tworzą wiedzę.
Rodzaje audytu
1. Finansowy.
2. Techniczny.
3. Zatrudnienia.
4. Energetyczny.
5. Oprogramowania.
6. Komunikacyjny.
7. Mapowanie informacji.
8. Wiedzy.
Rodzaje audytu informacyjnego
1. Audyt komunikacyjny, który dotyczy
sposobów przepływu informacji.
2. Mapowanie informacji skupia się na
identyfikacji i użyciu zasobów informacji.
3. Audyt systemów informacyjnych bada, w jaki
sposób technologia jest używana do
zarządzania zasobami informacji.
4. Audyt wiedzy.
5. „Intelligence audit” (audyt konkurencyjny)
Mapowanie informacji
Information mapping
Sposób identyfikowania i utrwalania zasobów
informacji danej organizacji, dopasowywania
do działów organizacji i poziomów
hierarchicznych ze wskazaniem, kto posiada
informację, kto jest odpowiedzialny za
aktualizację i usuwanie informacji.
Audyt komunikacyjny
1. Bada komunikację w organizacji.
2. Mierzy efektywnośd wprowadzania IT w
organizacji.
3. Mierzy komunikację między kadrą
zarządzającą a zatrudnionymi.
4. Mierzy efektywnośd komunikacji
organizacyjnej.
5. Mierzy aktywnośd w zakresie PR.
Audyt wiedzy
Audyt wiedzy dotyczy umiejętności,
doświadczenia pracowników organizacji:
1. Jak powstaje nowa wiedza.
2. Jak jest przekazywana.
3. Jak jest utrwalana.
Czym nie jest audyt informacyjny
1. Nie jest oceną potrzeb informacyjnych.
2. Nie jest li tylko wykazem zasobów
informacyjnych organizacji.
3. Nie jest formą szpiegostwa przemysłowego.
AI a analiza potrzeb informacyjnych
1. Dwa odrębne zagadnienia.
2. Celem audytu jest identyfikacja potrzeb
informacyjnych oraz jak te potrzeby są
zaspokajane.
3. Analiza potrzeb informacyjnych:
1. Jakich informacji potrzebują użytkownicy.
2. Jakich usług potrzebują.
4. Audyt informacji ustala:
1. Jakie źródła informacji są potrzebne.
2. Jakie źródła informacji są wykorzystywane.
Rola AI w kontekście
zarządzania informacją
1. Zgromadzenie wiedzy o dostępnych źródłach
informacji i miejscu ich przechowywania (katalog
informacji).
2. Na podstawie katalogu informacji analizuje się
użytecznośd informacji i na tej podstawie
podejmowane są decyzje o archiwizowaniu i
rozlokowaniu informacji.
3. Baza wiedzy o zasobach organizacyjnych wspiera
podejmowanie decyzji w zakresie
rozpowszechniania, reprodukcji, dostępności,
organizacji i ochrony zasobów informacji.
Rola AI w kontekście
zarządzania informacją
4. Identyfikacja potrzeb informacyjnych.
5. Wskazanie potrzebnych typów informacji.
6. Identyfikacja relewantnej informacji (w czasie
audytu informacja jest oceniana pod
względem jej relewantności/przydatności dla
użytkownika).
7. Zbadanie narzędzi technologicznych
służących do efektywnego zarządzania
informacją.
Rola AI w kontekście
zarządzania informacją
8. Określenie wartości i kosztu informacji.
9. Koordynacja i wdrożenie organizacyjnej polityki
informacyjnej.
10.Organizacja zasobów informacyjnych w system
informacyjny.
11.Zwiększenie świadomości znaczenia informacji
jako zasobu.
12.Regularne przeprowadzanie audytu w celu
oceny zasobów informacyjnych i systemów
informacyjnych.
Znaczenie audytu
1. Dostarcza informacji o organizacyjnym
środowisku informacyjnym.
2. Pozwala zrozumied sposób działania organizacji.
3. Brak audytu skutkuje niekompletnymi,
niedokładnymi zasobami.
4. Brak audytu skutkuje nieracjonalnymi
wydatkami.
5. Brak audytu powoduje niepełne wykorzystanie
intelektualnych aktywów.
AI jako narzędzie zarządzania wiedzą
1. Audyt informacji jest podstawą audytu
wiedzy.
2. Identyfikowanie zasobów informacji.
3. Wskazywanie zadao i działao, które tworzą
wiedzę.
4. Wskazywanie działao, które polegają na
transferze wiedzy z różnych obszarów
organizacji.
Fazy audytu (1)
1. Zdefiniowanie środowiska organizacyjnego i
celów organizacji.
2. Planowanie:
1. Audyt całej organizacji lub tylko jej części.
2. Sposób zbierania danych.
3. Kontakty z pracownikami w trakcie i po audycie.
3. Identyfikacja potrzeb informacyjnych, jakiej
informacji potrzebują pracownicy, żeby
wykonad zadanie.
Fazy audytu (2)
4. Gromadzenie danych:
1. Kwestionariusze, ankiety, wywiady.
2. Obserwacja.
5. Analiza technologii wykorzystywanej do
zarządzania organizacyjnymi zasobami
informacji.
6. Analiza wyników:
3. Identyfikacja luk informacyjnych.
4. Identyfikacja zdublowanych informacji.
5. Nadmiar informacji.
6. Nieodpowiednia informacja.
Fazy audytu (3)
7. Określenie wartości i kosztów zidentyfikowanych
zasobów informacji.
8. Testy organizacyjnego systemu informacyjnego.
9. Przygotowanie rekomendacji dla
zidentyfikowanych problemów.
10.Dostosowanie rekomendacji do obowiązujących
w organizacji standardów i regulacji.
11.Koocowy raport.
Korzyści AI
1. Zapewnienie ważnej i dokładnej informacji
(korzyśd ważności).
2. Zidentyfikowanie mocnych i słabych stron
(korzyśd diagnozy).
3. Pozwala określid czy dostarczona informacja
wywołuje pożądane rezultaty (korzyśd opinii).
Korzyści AI
5. Pomaga personelowi zwrócid uwagę na
informację jako zasób korporacyjny (korzyśd
informacji).
6. Przeszkolenie personelu w zakresie procesów,
filozofii, struktur wykorzystania
korporacyjnych zasobów informacji (korzyśd
szkolenia).
Projekt AI
1. Posiadana informacja.
2. Sposób wykorzystania informacji.
3. Kto wykorzystuje informację.
4. Narzędzia wykorzystywane w pracy z
informacją.
5. Sposób szacowania kosztów i wartości
informacji.