Etapy ewidencjonowania kosztów

2.1. Etapy ewidencji i rozliczania kosztów

„Ewidencję i rozliczanie kosztów działalności eksploatacyjnej możemy podzielić na

cztery etapy:

Etap I to wstępna ewidencja kosztów prostych poniesionych w okresie

sprawozdawczym w układzie rodzajowym.

Podstawę wstępnej ewidencji kosztów w tym układzie stanowią odpowiednie

dokumenty źródłowe, np.: faktury, rozliczenie kosztów podróży służbowych oraz dokumenty

wtórne, np.: rozdzielnik płac i narzutów na płace, rozdzielnik zużycia materiałów, itp.

Etap II obejmuje podział zaewidencjonowanych wstępnie kosztów w układzie

rodzajowym na”

- koszty dotyczące kilku okresów sprawozdawczych

koszty zakupu,

koszty działalności podstawowej

koszty zarządu

koszty sprzedaży

W ramach drugiego etapu dokonywane są rozliczenia poszczególnych pozycji kosztów

rodzajowych na konta odpowiednich funkcji oraz na konta kosztów działalności.

Rozliczeń tych dokonuje się w następujący sposób:

1) koszty dotyczące kilku okresów sprawozdawczych ewidencjonowane są na kontach:

„Koszty zakupu” – bezpośrednie koszty zaopatrzenia materiałowego,

„Rozliczenia miedzyokresowe kosztów” – inne pozycje kosztów rozliczanych w

czasie.

2) koszty działalności podstawowej, odnoszące się do bieżącego okresu, są

ewidencjonowane na kontach odpowiadających charakterowi działalności jednostki

J. Matuszewicz, Rachunkowość, WsiP, warszawa 1993, s. 95.

gospodarczej. Jednostki gospodarcze prowadzące działalność wytwórczą koszty te

ewidencjonują w następujący sposób:

koszty bezpośrednie produkcji podstawowej – na koncie „Produkcja podstawowa”,

koszty pośrednie wydziałów produkcji podstawowej – na koncie „Koszty

wydziałowe”,

bezpośrednie koszty fazy zbytu – na koncie „Koszty sprzedaży”,

3) bezpośrednie i pośrednie koszty działalności pomocniczej dotyczące okresu bieżącego

– na koncie „Produkcja pomocnicza”,

4) koszty zarządu, koszty komórek ogólnych oraz pośrednie koszty zaopatrzenia i zbytu

dotyczące bieżącego okresu – na koncie „Koszty zarządu (Koszty ogólnozakładowe)”.

Etap III dotyczy rozliczenia w czasie kosztów dotyczących kilku okresów

sprawozdawczych.

W etapie tym dokonujemy rozliczenia w czasie tych kosztów, które zostały wstępnie

zarejestrowane na kontach „Koszty zakupu”, i „Rozliczenia miedzyokresowe kosztów”.

Rozliczenie to zalicza odpowiednie części wymienionych kosztów do kosztów

poszczególnych typów działalności jednostki gospodarczej.

Etap IV polega na rozliczeniu kosztów danego okresu sprawozdawczego, ustalonych w

ramach etapu II i III, na produkowane wyroby i usługi. Etap ten jest końcowym etapem

rachunku kosztów, jednocześnie stanowi on przedmiot kalkulacji zaewidencjonowanych

wyrobów i usług.

Ustawa z dnia 29 września 19994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591) daje dużą

swobodę wyboru. Dokonanie odpowiednich rozwiązań w zakresie ewidencji kosztów i zasad

ustalania wyniku finansowego nie jest więc łatwe. Zależą one od typu i specyfiki

prowadzonej działalności, organizacji wewnętrznej oraz wielu innych uwarunkowań jednostki

gospodarczej. Pełna ewidencja jest na ogół bardziej kosztowna. Rezygnacja z niej dla

zaoszczędzenia na kosztach może pogorszyć wynik, zwiększyć koszty.

Jednostka może podjąć decyzje o uproszczeniu ewidencji jeżeli jest ona uzasadniona i

przyniesie korzyści.

Przy wyborze pomiędzy metodą pełną a różnymi wersjami metod uproszczonych należy

zwrócić uwagę na specyfikę jednostki, oraz uwzględnić potrzeby analityczne i obowiązki

sprawozdawcze.

Za uproszczone rozwiązania ewidencji kosztów uważa się te rozwiązania, które nie

spełniają wymogów pełnej ewidencji, zapewniającej ujecie kosztów w obrębie dwóch

podstawowych ich rodzajów, tj. w układzie rodzajowym – „Koszty według rodzajów i ich

rozliczenie” oraz w układzie kalkulacyjnym na kontach zespołu 5 – „Koszty według typów

działalności i ich rozliczenie”

Za uproszczenie ewidencji kosztów można uznać ujmowanie ich:

a) wyłącznie w układzie rodzajowym (tj. tylko w zespole 4 planu kont)

b) wyłącznie w układzie kalkulacyjnym (tj. tylko w zespole 5 planu kont)

c) z pominięciem kont zespołu 4 i 5 tj. np.: wprost na konta kosztu własnego

funkcjonujących w obrębie zespołu 7 – „Przychody oraz koszty związanie z ich

osiągnięciem”, a nawet na koncie „Wynik finansowy” (ma to miejsce rzadziej).

Tak daleko idące uproszczenia mogą być dopuszczone w szczególnych

przypadkach jednostek, w których nie obowiązują przepisy ustawy o

rachunkowości.

W przypadku zaistnienia potrzeby rozliczenia kosztów w czasie można koszty ująć

wstępnie wprost na koncie – „Rozliczenia miedzyokresowe kosztów” w korespondencji z

kosztami zespołu 0,1,2,3,8, skąd w ratach odnoszone byłyby na konta kosztu własnego

sprzedaży.

Stosując uproszczoną ewidencję należy pamiętać o tym, że musi ona dostarczać

niezbędnych danych do:

podejmowania trafnych decyzji oraz sprawnego kierowania,

zewnętrznej sprawozdawczości finansowej.

Prawie we wszystkich firmach ponoszone koszty działalności operacyjnej są najpierw

księgowane w układzie rodzajowym (zespół 4).

Powiązanie kont układu rodzajowego kosztów z różnymi kontami ukazuje rysunek 2.1.

RYSUNEK 2.1.

Ewidencja kosztów w ciągu roku obrotowego

T.Nauniuk, Uproszczona ewidencja kosztów, „Serwis F-K”,nr 10/69, s. 14.

ibid., s. 14

http://notatek.pl/etapy-ewidencjonowania-kosztow?notatka