„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

 

 
 

 

MINISTERSTWO EDUKACJI 

             NARODOWEJ 

 

 

 

Barbara Arciszewska                   

 

 

 

Prowadzenie korespondencji biurowej 321[10].O1.06      

 

 

 

 

 

Poradnik dla ucznia 

                   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Wydawca

                        

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy  
Radom 2006 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

1 

Recenzenci: 
mgr Bogusława Bebak  

mgr inż. Bogusława Gajdamowicz  

 

 

Opracowanie redakcyjne: 

Barbara Arciszewska 

 

 

 

Konsultacja: 

mgr inż. Maria Majewska  

 

 

Korekta: 

 

 

 

Poradnik  stanowi  obudowę  dydaktyczną  programu  jednostki  modułowej  321[10].O1.06, 
„Prowadzenie  korespondencji  biurowej”  zawartej  w  modułowym  programie  nauczania  dla 
zawodu technik żywienia i gospodarstwa domowego. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 

 

Wydawca 

Instytut Technologii Eksploatacji – Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2006 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

2 

 

SPIS TREŚCI 

                    
1.  Wprowadzenie 

3 

2.  Wymagania wstępne 

5 

3.  Cele kształcenia 

6 

4.  Materiał nauczania 

7 

     4.1. Stanowisko pracy biurowej 

7 

            4.1.1. Materiał nauczania 

7 

            4.1.2. Pytania sprawdzające 

10 

            4.1.3. Ćwiczenia 

10 

            4.1.4. Sprawdzian postępów  

11 

     4.2. Eksploatacja urządzeń biurowych 

13 

            4.2.1. Materiał nauczania 

13 

            4.2.2. Pytania sprawdzające 

16 

            4.2.3. Ćwiczenia 

16 

            4.2.4. Sprawdzian postępów  

18 

     4.3. Rodzaje dokumentów biurowych 

19 

            4.3.1. Materiał nauczania 

19 

            4.3.2. Pytania sprawdzające 

21 

            4.3.3. Ćwiczenia 

21 

            4.3.4. Sprawdzian postępów  

23 

     4.4. Zasady redagowania pism  

24 

            4.4.1. Materiał nauczania 

24 

            4.4.2. Pytania sprawdzające 

29 

            4.4.3. Ćwiczenia 

29 

            4.4.4. Sprawdzian postępów  

31 

     4.5. Zasady prowadzenia korespondencji 

32 

            4.5.1. Materiał nauczania 

32 

            4.5.2. Pytania sprawdzające 

36 

            4.5.3. Ćwiczenia 

37 

            4.5.4. Sprawdzian postępów  

38 

5.  Sprawdzian osiągnięć 

39 

6.  Literatura 

44 

 
 
 
 
 

 

 

 
 
 
 
 
 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

3 

1. WPROWADZENIE 

 

Poradnik

 

będzie  Ci  pomocny  w  poznaniu  podstawowych  zasad  prowadzenia 

korespondencji  biurowej.  Ponadto  wzbogacisz  swoją  wiedzę  o  zagadnienia  dotyczące 
znajomości wysyłania wiadomości pocztą elektroniczną, obsługiwania technicznych środków 
biurowych i  archiwizowania dokumentów. 

W poradniku zamieszczono: 

– 

wymagania wstępne, czyli wykaz umiejętności jakie powinieneś mieć już ukształtowane,    
abyś bez problemów mógł korzystać z poradnika, 

– 

cele kształcenia, czyli wykaz umiejętności, jakie ukształtujesz pracując z poradnikiem, 

– 

materiał  nauczania,  zawiera  wiadomości  teoretyczne  niezbędne  do  opanowania  treści 
jednostki  modułowej.  Podzielono  go  na  pięć  tematów,  ściśle  ze  sobą  powiązanych  
i realizowanych w logicznej kolejności, 

– 

zestawy  pytań,  które  pomogą  Ci  sprawdzić,  czy  opanowałeś  zagadnienia    związane  
z prowadzeniem korespondencji biurowej, 

– 

ćwiczenia, które mają na celu ukształtowanie umiejętności praktycznych, 

– 

wykaz literatury, z jakiej możesz korzystać podczas nauki.  
W  materiale  nauczania  zostały  omówione  również  treści  dotyczące  redagowania  pism  

w  sprawach  osobowych,  pism  z  tytułem  i  dokumentów  związanych  z  nawiązywaniem 
stosunku  pracy.  Ćwiczenia  zamieszczone  w  rozdziałach:  rodzaje  dokumentów  księgowych, 
zasady  redagowania  pism,  zasady  prowadzenia korespondencji  możesz  wykonać  korzystając 
z  programów  komputerowych,  wykorzystując  umiejętności  ukształtowane  na  zajęciach  
z technologii informacyjnej i zdobywać nowe. 
 
 

Bezpieczeństwo i higiena pracy 
 

W  czasie  pobytu  w  pracowni  musisz  przestrzegać  regulaminów,  przepisów 

bezpieczeństwa  i  higieny  pracy  oraz  instrukcji  przeciwpożarowych,  wynikających  
z regulaminu pracowni. 

 

 
 
 
 
 
 
 
 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

4 

 
 

 

 

 
 
 
 
 

 
 

 
 
 
 
 
 

 

 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Schemat układu jednostek modułowych 

 

 

 
 
 
 
 

321[10].O1.04 

Ocena jakości świadczonych usług 

321[10].O1.05 

Prowadzenie marketingu usług 

321[10].O1.06 

Prowadzenie korespondencji biurowej 

Moduł  321[10].O1 

Działalność usługowa 

 

321[10].O1.01 

Przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz 

ochrony przeciwpożarowej 

321[10].O1.03 

Stosowanie prawa w działalności usługowej 

 

321[10].O1.02 

Nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów międzyludzkich 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

5 

2. WYMAGANIA WSTĘPNE 

 

Przystępując  do  realizacji  programu  nauczania  jednostki  modułowej  uczeń  powinien 

umieć: 
– 

korzystać  z  różnych  źródeł  informacji,  kart  organizacyjnych  stanowisk  pracy  
a szczególnie z Internetu, 

– 

notować informacje w różnych ujęciach (tabele, wykresy, schematy) lub zapisywać, 

– 

odbierać i prowadzić rozmowę telefoniczną, 

– 

ustawiać  takie  parametry  jak  marginesy,  styl,  wielkość  czcionki,  interlinię,  odstępy, 
wcięcia, 

– 

przepisać dowolny tekst, 

– 

formatować fragmenty tekstu, 

– 

zapisywać nowy dokument i otwierać istniejący, 

– 

zamykać program, 

– 

korzystać z programu Excel, 

– 

korzystać z Internetu. 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

6 

3. CELE KSZTAŁCENIA 

 

W wyniku realizacji programu jednostki modułowej uczeń powinien umieć: 

– 

zorganizować stanowisko pracy biurowej zgodnie z wymaganiami ergonomii, przepisami 
bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, 

– 

posłużyć się urządzeniami technicznymi w pracy biurowej, 

– 

wykonać czynności związane z przyjmowaniem i wysyłaniem korespondencji, 

– 

zastosować zasady redagowania pism i dokumentów, 

– 

zastosować zasady archiwizacji dokumentów, 

– 

odebrać  i  przekazać  informacje  za  pomocą  poczty  elektronicznej  i  innych  nośników 
informacji, 

– 

posłużyć  się  wyszukiwarką  internetową  oraz  pozyskać  informacje  zawarte  w  portalach 
internetowych. 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

7 

4. MATERIAŁ NAUCZANIA 

 

4.1.  Stanowisko pracy biurowej 

 

4.1.1. Materiał nauczania 

 
4.1.1.1. Organizacja biura 

 

Biuro  jest  to  właściwie  przystosowane  i  wyposażone  pomieszczenie,  w  którym 

wykonywane  są  czynności  administracyjno-biurowe.  Czynności  te  związane  są  głównie  
z  gromadzeniem,  przetwarzaniem,  wytwarzaniem,  dystrybucją  i  przechowywaniem 
informacji. Zaliczamy do nich: 
– 

liczenie, pisanie, rejestrowanie, księgowanie, 

– 

sporządzanie maszynopisów i reprodukcję dokumentów, 

– 

opracowywanie korespondencji, 

– 

gromadzenie, klasyfikowanie i archiwizowanie dokumentów, 

– 

opracowywanie materiałów planistycznych, statystycznych, sprawozdań, 

– 

udzielanie informacji. 
Dobra  organizacja  pracy  biurowej  pozwala  wykorzystać  jeden  z  podstawowych 

czynników  determinujących  skuteczność procesu  zarządzania  i  produkcji  jakim  jest  czynnik 
czasu,  ułatwiając  w  ten  sposób  osiąganie  celów  stawianych  przed  jednostkami 
organizacyjnymi.  

W  zależności  od  rodzaju  pracy  biurowej  warunki  bezpieczeństwa  pracy,  zagrożenia  

i  ryzyko  zawodowe  są  różne.  Większość  prac  biurowych  ma  charakter  statyczny,  co 
powoduje  niedobór  tlenu,  utrudniony  przepływ  krwi  oraz  spowolnienie  przemiany  materii. 
Podstawowym  wyposażeniem  miejsca  pracy  dla  pracowników  zatrudnionych  w  biurze  są: 
stoły  lub  biurka, krzesła  lub  fotele, szafy  i regały, urządzenia telefoniczne, faksy, urządzenia 
do  pisania,  urządzenia  ksero,  urządzenia  elektroniczne,  telewizyjne,  wideo  oraz  komputery. 
Meble,  których  używa  każdy  pracownik  biurowy  powinny  odpowiadać  warunkom 
konstrukcyjnym  i  funkcjonalnym  (PN-96/F-06000/01”  Meble  biurowe.  Wymagania  
i badania”). Meble biurowe są narzędziem pracy dla pracowników biurowych.  

Ergonomia  jest  nauką  zajmującą  się  dostosowaniem  urządzeń  technicznych, 

produkcyjnych  i  wszystkich  innych  do  określonych przez  anatomię,  fizjologię  i  psychologię 
cech sprawności człowieka. 

Planując  wyposażenie  biura  musimy  pamiętać  o  tym,  że  ergonomiczne  powinny  być 

przede wszystkim meble, które będą: 
– 

stwarzać warunki korzystne do racjonalnej organizacji pracy biura, 

– 

przyczyniać się do racjonalnego wykorzystania powierzchni biura, 

– 

stwarzać warunki do łatwego przemeblowania w zależności od potrzeb. 
Przy doborze biurek i stołów należy zwracać uwagę na: 

– 

stabilność konstrukcji, 

– 

możliwość regulacji wysokości płyty, 

– 

grubość płyty, 

– 

wolną przestrzeń dla nóg pracownika, 

– 

zabezpieczenia przed urazami, 

– 

fakturę  powierzchni  (najlepsza  matowa  lub  półmatowa  o  współczynniku  odbicia  dla 
farby (lakieru), którą płyty są pokryte – wartości zalecane 20–50%. 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

8 

Wysokość  biurka  do  pracy  powinna  wynosić  74–78  cm,  a  pod  maszynę  do  pisania  

o  około  10  cm  niższe.  Szuflady  nie  mogą  znajdować  się  pod  kolanami,  lecz  po  lewej  lub 
prawej stronie biurka. 

Przy  doborze  krzeseł  i  foteli  należy  uwzględnić  charakter  pracy  oraz  zwrócić  uwagę  na 

spełnienie wymagań ergonomii (certyfikat). 

Wysokość  i  głębokość  wnętrza  szaf  i regałów  powinny  zapewniać  łatwy  dostęp. Z  tych 

względów wysokość nie może przekraczać 2,2 m. 

Biuro  pełni  funkcję  reprezentacyjną  i  organizacyjną.  Ważne  jest  właściwe 

rozmieszczenie pomieszczeń biurowych. Należy mieć na uwadze: 
– 

powierzchnię, 

– 

odpowiednie oświetlenie, 

– 

wentylację, 

– 

wyciszenie, 

– 

kolorystykę. 
Istnieją  różne  koncepcje  urządzania  powierzchni  biurowych.  Jedna  z  nich,  zwana  jest 

systemem  halowym  lub  „open  spece”  –  gdzie  wielką  przestrzeń  dzieli  się  na  małe  boksy. 
Druga, tradycyjna koncepcja to odrębne jedno- lub wieloosobowe pokoje. 
W  tradycyjnym  rozplanowaniu  powierzchni  biurowej,  pokoje  mogą  być  rozmieszczone  
w układzie: 
– 

korytarzowym jednostronnym, 

– 

korytarzowym dwustronnym. 
Do zalet tego sposobu możemy zaliczyć: 

– 

ciszę sprzyjającą skupieniu i większej wydajności pracy, 

– 

gwarancję zapewniania dyskrecji i intymności podczas obsługi interesantów. 
W  systemie  halowym  duża  powierzchnia  biura  dzielona  jest  na  mniejsze  tzw.  boksy,  

w których rozlokowane są stanowiska pracy zgodnie z przebiegiem procesu pracy. System ten 
umożliwia  kompleksowe  obsługiwanie  interesantów,  lepsze  wykorzystanie  powierzchni  
i stworzenie właściwych warunków pracy. Urządzone w ten sposób biuro sprzyja kolektywnej  
(zachowane w pomieszczeniach biurowych) pracy, stymuluje przyjemną atmosferę w  pracy. 
Minimalna  powierzchnia  na  jednego  pracownika  z  jego  niezbędnym  wyposażeniem  dla 
różnych pomieszczeń biurowych wynosi: 
– 

sekretarka                                                                 6–9 m² 

– 

kierownik działu                                                        15–25 m² 

– 

samodzielny referent                                                 6–9 m² 

– 

referent w pomieszczeniu wieloosobowym              5 m² 

– 

referent w dużej sali                                             

3–5 m² 

– 

sala konferencyjna                                                     0,5 m ²/osobę 

– 

poczekalnie zbiorowe                                               1 m ²/osobę 

– 

czytelnie                                                                   2 m²/osobę 
Oświetlenie  pomieszczenia  biurowego  –  najważniejszym  źródłem  światła  jest  światło 

dzienne.  Musimy  uwzględnić  jego  kierunek  podczas  rozmieszczania  mebli,  a  zwłaszcza 
biurka,  na które powinno podać z  lewej strony. Również usytuowanie komputera winno być 
takie,  aby  było    jak  najmniej  odblasków  światła  na  ekranie  monitora.  Oprócz  światła 
dziennego  musimy  pamiętać  o  świetle  sztucznym.  Najczęściej  stosowanym  sposobem 
oświetlenia  ogólnego  jest  stałe  oświetlenie  sufitowe  w  postaci  paneli  montowanych  
w  sufitach  podwieszanych.  Tego  typu  oświetlenie  szczególnie  nadaje  się  do  oświetlenia 
korytarzy  i  sal  konferencyjnych.  W  pokojach  biurowych  może  jednak  powodować  odblaski 
na ekranach monitorów komputerów. Bardziej elastycznym  rozwiązaniem oświetlenia mogą 
być  podwieszane  pod  sufitem  segmenty  świetlne.  Dużego  znaczenia  nabiera  właściwe 
oświetlenie indywidualnych stanowisk pracy za pomocą lamp zainstalowanych bezpośrednio 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

9 

na  stanowisku  pracy,  znajdujących  się  w  zasięgu  ręki  pracownika,  oświetlających  niektóre 
części  przestrzeni.  W  pomieszczeniach,  gdzie  praca  polega  głównie  na  trudnym  
i  długotrwałym  pisaniu,  zalecane  natężenie  światła  powinno  wynosić  ponad  1000  lx., 
wymagane  natężenie  światła  w  pokojach  pracowników  biurowych powinno wynosić  300  lx. 
(PN-84/E-02033).  

Prawidłowym  kierunkiem  padania  strumienia  źródła  światła,  zwłaszcza  przy  pracach 

ręcznych  i  pisaniu,  jest  kierunek  z  lewej  strony.  Zapewnienie  odpowiedniego  klimatu 
świetlnego  w  pomieszczeniu  biurowym,  jak  i  na  indywidualnym  stanowisku  pracy  ma 
znaczący wpływ na nasze samopoczucie, możliwości koncentracji, a pośrednio na wydajność 
pracy. 

Kolorystyka  –  kolorystyczne  wykończenie  pokoi  biurowych  powinno  opierać  się  na 

ciepłych,  jasnych  tonach  o  małym  nasyceniu  barw.  Biurka  powinny  mieć  kolor  jasny  
i  spokojny.  Sufity  natomiast  powinny  być  pomalowane  na  biało.  Nie  należy  stosować 
przytłaczających,  nastrajających  smutno  i  zimno  barw  ciemnych  oraz  kolorów  jaskrawych 
wywołujących niepokój i odwracających uwagę. 
 
 

Tabela 1. Wpływ barw na człowieka [1,  s. 12] 

 

Barwa 

Efekt 
psychologiczny 

Efekt 
fizjologiczny 

Efekt 
fizyczny 

Charakter 
aktywny 

czerwona 

ciepło, dynamika, 
irytacja 

pobudzający myśli, 
przenikający, ciepły 

bardzo rzucający 
się w oczy 

żywotność, aktywność 

pomarańczowa 

pobudzający, 
błyszczący, 
namiętny 

sprzyjający 
trawieniu, 
pobudzający, 
emocjonalny 

bardzo rzucający 
się w oczy 

niepokój 

żółta 

wesoły, żywy 

pobudzający zmysł 
wzroku, 
uspokajający 

radość, wesołość 

radość, wesołość 

purpurowa 

spokój, świeżość, 
delikatność 

uspokajający 
(pobudzający) 

trudny dla 
przysposobienia 
wzroku 

szacunek, zadowolenie 

fioletowa 

świeżość 

uspokajający 
(pobudzający)

 

słabo rzucający 
się w oczy 

smutek, melancholia 

zielona 

spokój, świeżość 
odpoczynek, 
równowaga 
duchowa 

uspokajający, 
uśmierzający 

rzucający się  
w oczy 

cierpliwość, niepokój 

niebieska 

jasność, świeżość, 
lekkość, 
przeźroczystość, 
spokój, umiłowanie

 

uspokajający, 
niosący ulgę 

spokój, 
odpoczynek 

spokój, odpoczynek

 

biała 

jasny, czysty 

obojętny 

jasność 

schludność, czystość 

czarna 

smutek 

odpoczynek 

ciemność 

Uspokajający 
(pobudzający) 
 

 

Hałas  –  natężenie  dźwięku  ma  wpływ  na  warunki  pracy  biurowej.  Natężenie  dźwięku  

w miejscu pracy nie powinno przekraczać 30–45 dB (decybeli).Odgłosy powstające w biurze 
i dochodzące z zewnątrz nie powinny przerodzić się w hałas. 

Wymagania  higieniczno-sanitarne  i  socjalne  w  biurze  –  opisano  szczegółowo  

w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 roku 
(Dz.U. Nr 129, poz. 844). 

 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

10 

Pozostałe czynniki: 

– 

temperatura  gwarantuje  człowiekowi  pełną  sprawność  psychofizyczną  i  powinna  
dla  pracy  biurowej  wynosić  minimum  18ºC  (19ºC–23ºC).  Zbyt  niska  temperatura 
uniemożliwia  wykonywanie  pracy,  zbyt  wysoka  powoduje  natomiast  zmniejszenie 
koncentracji, ospałość, znużenie, a tym samym wzrost możliwości popełniania błędów, 

– 

wilgotność  powietrza  –  optymalne  warunki  wilgotności  względnej  powietrza,  zależne  
w  dużym  stopniu  od  temperatury  otoczenia,  wynoszą  50–55%,  a  w  przypadku 
pomieszczeń  przeznaczonych  do  pracy  z  monitorami  ekranowymi  nie  powinna  być 
mniejsza niż 40%, 

– 

prędkość przepływu powietrza nie powinna być większa niż 0,15 m/s, 

– 

zagrożenie  zjawiskiem  olśnienia  następuje  wówczas,  gdy  przenosimy  wzrok  na 
powierzchnię o znacznie większej jaskrawości. Olśnienie powoduje niewygodę widzenia  
i obniża zdolność rozpoznawania przedmiotów. 
 Najbardziej optymalne warunki pracy może zapewnić klimatyzacja. 

 

4.1.2. Pytania sprawdzające 

 

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń: 

1.  Jakie czynniki, należy uwzględnić przy doborze biurek i stolików do pracy biurowej? 
2.  Jakie  funkcje pełni biuro w przedsiębiorstwie? 
3.  Jakie powinno być oświetlenie pomieszczenia biurowego? 
4.  Jakie znasz systemy rozmieszczenia powierzchni biurowych? 
5.  Jakie jest dopuszczalne natężenie hałasu w pomieszczeniach biurowych? 
6.  Czy kolorystyka pomieszczeń ma wpływ na samopoczucie pracownika biurowego? 
7.  Jaka powinna być minimalna powierzchnia  sekretariatu, w którym pracuje jedna osoba? 
8.  Jakie  czynniki,  oprócz  oświetlania  gwarantują  pracownikowi  pełną  sprawność 

psychofizyczną? 

 

4.1.3. Ćwiczenia 

 
Ćwiczenie 1 

Dokonaj  pomiaru  czynników  mikroklimatycznych  w  wybranym  pomieszczeniu 

biurowym. 

 
Sposób wykonania ćwiczenia 

 

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 

1)  wybrać  przyrządy służące do pomiaru temperatury, wilgotności powietrza, hałasu, 
2)  dokonać  pomiaru  temperatury,    wilgotności  powietrza,  hałasu  przez  kolejne  trzy  dni,  

o tej samej godzinie, 

3)  zapisać  otrzymane wyniki, 
4)  porównać swoje zapisy z wymaganiami stawianymi pomieszczeniom biurowym, 
5)  napisać notatkę i przedstawić wnioski, 
6)  wykonać plakat obrazujący wpływ czynników mikroklimatu na zdrowie i jakość pracy. 
 

Wyposażenie stanowiska pracy: 

– 

przyrządy do pomiaru czynników mikroklimatycznych, 

– 

literatura. 

 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

11 

Ćwiczenie 2 

Sporządź projekt wyposażenia pomieszczenia biurowego. 

 

Sposób wykonania ćwiczenia 
 
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 

1)  wybrać się do dowolnego sklepu oferującego wyposażenie biur, pozyskać katalogi, 
2)  sporządzić 

zestawienie 

niezbędnego 

wyposażenia 

pomieszczenia 

biurowego  

z przedstawionej oferty, 

3)  określić przybliżone koszty jakie poniesiesz podczas urządzania biura. 
 

Wyposażenie stanowiska pracy: 

– 

kalkulator, 

– 

komputer z drukarką, 

– 

papier formatu A4, 

– 

przybory kreślarskie, 

– 

literatura, 

– 

katalogi sprzętu biurowego. 

 
Ćwiczenie 3 

Zaprojektuj stanowiska pracy zgodnie z wymaganiami ergonomii. 

 

Sposób wykonania ćwiczenia 
 
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 

1)  wykonać szkic rozplanowania pomieszczenia biurowego na podstawie danych z ćwiczenia 2,  
2)  zaproponować własne rozwiązanie funkcjonalne tego pomieszczenia, 
3)  zaproponować rodzaj oświetlenia i kolorystykę wnętrza, 
4)  zaprojektować stanowisko pracy dla sekretarki zgodnie z wymogami ergonomii, 
5)  uwzględnić przepisy bhp i ochrony przeciwpożarowej. 
 

Wyposażenie stanowiska pracy: 

– 

przybory kreślarskie, 

– 

komputer z drukarką, 

– 

program komputerowy do projektowania wnętrz pomieszczeń biurowych, 

– 

papier formatu A4, 

– 

literatura. 

 
 

4.1.4. Sprawdzian postępów 

 
Czy potrafisz:                                                                       Tak           Nie    

 

1) określić czynniki, które mają wpływ na dobór biurek i stolików do   

pracy  w pomieszczeniu biurowym, 

 

 

2) określić funkcje jakie pełni biuro w przedsiębiorstwie, 



 



 

3) dokonać wyboru oświetlenia pomieszczenia biurowego, 



 



 

4) zaplanować  rozmieszczenia powierzchni biurowej, 



 



 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

12 

5) określić  dopuszczalne  natężenie  hałasu  w  pomieszczeniach 

biurowych, 



 



 

6) dobrać kolorystykę do pomieszczeń biurowych, 



 



 

7) określić minimalną powierzchnię pomieszczenia dla   sekretarki, 



 



 

8) określić 

czynniki, 

które 

oprócz 

oświetlania 

gwarantują 

pracownikowi pełną sprawność psychofizyczną. 



 



 

9) dokonać pomiaru temperatury, wilgotności, hałasu, 



 



 

10)  określić koszty wyposażenia pomieszczenia biurowego, 



 



 

11)  zaprojektować stanowisko pracy zgodnie z wymogami ergonomii, 



 



 

12)  sporządzić zestawienie sprzętu stanowiącego wyposażenie biurowe. 



 



 

 

 
 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

13 

4.2. Eksploatacja urządzeń biurowych 

 

4.2.1. Materiał nauczania 

 

4.2.1.1. Środki techniczne 

 

Środki  techniczne  pracy  biurowej,  to  wszelkie  urządzenia  techniczne  wspomagające 

prace biurową poprzez: 
– 

zwiększenie wydajności pracy biurowej 

– 

zwiększenie precyzji i jakości pracy, 

– 

zastosowanie nowych rozwiązań organizacyjnych. 
Do typowych urządzeń biurowych, służących do przesyłania informacji zaliczamy: 

– 

faks, telefaks, 

– 

telefon, 

– 

komputer  z Internetem – poczta elektroniczna 

– 

inne środki techniczne: kserokopiarki, bindownice,laminatory, gilotyny, niszczarki. 
Faks  –  teletaks  –  służy  do  przesyłania  informacji  za  pomocą  linii  telefonicznej. 

Telefaksem  możemy  przesłać  wszystko,  co  zamieścimy  na  formacie  A4.  Dokument,  który 
chcemy  przesłać,  umieszczamy  w  faksie,  wybieramy  numer  faksu  odbiorcy,  następnie 
uruchamiamy  funkcję  Start.  Urządzenia  te,  aby  dobrze  pełniły  funkcje  muszą  mieć 
zapewnione odpowiednie warunki. 

W ich otoczeniu należy unikać: 

– 

wysokiej temperatury, 

– 

dużej wilgotności, 

– 

bezpośredniego nasłonecznienia, 

– 

zakurzonych, źle wentylowanych miejsc, 

– 

oparów substancji chemicznych, 

– 

raptownych zmian temperatury, 

– 

miejsc z wibracjami i nierównych płaszczyzn. 
Należy zapewnić prawidłową instalację oraz: 

– 

nie używać przedłużaczy, gniazdo sieciowe powinno być uziemione, 

– 

ze  względu  na  konieczną  wentylację,  odległość  urządzenia  od  ściany  pomieszczenia 
powinna wynosić co najmniej 15 cm. 
Urządzenie to należy obsługiwać zgodnie z instrukcją. 
Wkładanie dokumentów – należy upewnić się, czy dokumenty przygotowane do nadania 

nie  zawierają  spinaczy,  zszywek  lub  innych  obcych przedmiotów.  Dokument  należy  włożyć 
do  pojemnika    odwrotnie,  tzn.  górną  krawędzią  do  dołu  i  stroną  zapisana  skierowaną  do 
podajnika. 

 Zasadę działania możemy podzielić na trzy fazy: 

– 

odczytanie przesyłanej informacji, 

– 

modulacja, 

– 

odbiór – drukowanie informacji. 
Odbieranie  kopii  dokumentów  –  jeżeli  telefaks  jest  przygotowany  do  odbioru 

automatycznego, to nie należy podnosić mikrotelefonu. Po sygnale telefaks rozpocznie odbiór 
automatyczny. 

Nie można wysyłać dokumentów: 

– 

wilgotnych lub mokrych, 

– 

świeżo napisanych atramentem, 

– 

sporządzonych na zbyt cienkim papierze, 

– 

zgniecionych, 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

14 

– 

sporządzonych na takich materiałach, jak: tkaniny, dzianiny. 
Telefon – to bardzo popularne urządzenie do przekazywania informacji. W biurze warto 

zainstalować  taki  aparat,  który  odpowiada  naszym  potrzebom  np.:  ma  automatyczną 
sekretarkę, programowalną pamięć, posiada system głośno mówiący, ma kilka linii.  

Telefon  komórkowy  –  możemy  uzyskać  bezpośredni  kontakt,  wysyłać  i  otrzymywać 

SMS-y. Operatorzy poszczególnych sieci oferują wiele usług, do których możemy zaliczyć: 
– 

przeniesienie połączenia, 

– 

poczta głosowa, 

– 

przesyłanie faksów i danych, 

– 

oczekiwanie na połączenie, 

– 

zawieszenie połączenia, 

– 

zastrzeżenie numeru, 

– 

przesyłanie wiadomości tekstowych, 

– 

rozmowy konferencyjne, 

– 

łączność z Internetem. 
Szczegółowy  sposób  użytkowania  telefonów  komórkowych  podawany  jest  w  instrukcji 

obsługi dostarczonej z telefonem. 

Automatyczna  sekretarka  –  służy  do  rejestracji  rozmów  telefonicznych.  Urządzenie  to 

może  występować  jako  integralna  część  aparatu  telefonicznego  lub  jako  przystawka- 
podłączona do telefonu. Nowoczesne automaty zgłoszeniowe posiadają wiele funkcji zdalnie 
sterowanych  za  pomocą  bibera.  Za  jego  pośrednictwem  możemy  połączyć  się  z  dowolnego 
miejsca  z  aparatem  macierzystym  i  uruchomić  automatyczną  sekretarkę.  Współpracuje  on 
tylko z aparatem „matką”. Na biberze możliwe jest uzyskanie następujących informacji: 
– 

odtwarzanie nowych wiadomości, 

– 

przewijanie taśmy „od początku” 

– 

nagrywanie komunikatów dla rozmówców, 

– 

włączenie aparatu głośno mówiącego, 

– 

włączenie i wyłączenie automatu zgłoszeniowego. 
Centralki telefoniczne są coraz częściej stosowane we współczesnych biurach. Pozwalają 

na połączenie więcej  niż  jednego aparatu telefonicznego do jednej linii. Dzięki temu, telefon 
staje  się  bardziej  dostępny  dla  wszystkich    pracowników.  Do  centralki  można  podłączyć 
drukarkę  rozmów  telefonicznych,  na  której  po  zakończeniu  rozmowy  drukowane  są 
informacje  dotyczące  danego  połączenie,  tj.  taryfa,  numer  telefonu,  z  którym  była 
przeprowadzona  rozmowa,  czas  rozmowy  i  kwota.  Dzięki  temu  możliwe  jest  wpływanie  na 
czas  opłat  za  rozmowy  prowadzone  przez  pracowników,  a  w  konsekwencji  obniżenie 
kosztów. 

Telewizja  użytkowa  (przemysłowa), to dział  telewizji,  który  przekazuje  obraz i  dźwięk 

za pomocą sieci kablowej.  

Komputer  z  Internetem  –  możemy  połączyć  się  z  całym  światem  i  uzyskać  szybkie 

informacje  na  interesujące  nasz  tematy.  Wysyłanie  wiadomości  pocztą  elektroniczną  jest 
bardzo  szybkie,  równocześnie  można  wysłać  pocztę  do  wielu  osób,  można  przesłać  
w załączeniu dokumenty. 

Poczta  elektroniczna,  zwana  e-mail,  oznacza  przygotowanie,  przesłanie  i  odczytanie 

wiadomości  za  pomocą  techniki  elektronicznej  czyli  przy  użyciu  komputera.  Przesłanie 
informacji  pocztą  e-mail  polega  na  zapisywaniu  jej  przy  pomocy  odpowiedniego 
oprogramowania stosowanego w poczcie, po czym wysłanie jej przez sieć. Każda wiadomość 
przesyłana pocztą powinna składać się z trzech części: nagłówka, części zasadniczej, podpisu. 

Komputery  są  obecnie  najczęściej  występującymi środkami technicznymi,  stosowanymi 

do wspomagania prac biurowych. Zorientowane są na obsługę takich prac biurowych jak: 
– 

planowanie zadań i kontrola ich realizacji oraz zarządzanie czasem w biurze, 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

15 

– 

tworzenie,  przekazywanie,  przechowywanie  oraz  wyszukiwanie  różnego  rodzaju 
dokumentów, 

– 

zakładanie i obsługa zbioru dokumentów, 

– 

wyszukiwanie,  kopiowanie  i  archiwizowanie  informacji  oraz  tworzenie  raportów  
i zestawień okresowych i na żądanie, 

– 

wymiana  informacji  między  poszczególnymi  pracownikami  biura  i  komórkami 
organizacyjnymi, 

– 

typowe obliczenia administracyjno-biurowe, tworzące tzw. transakcje rutynowe, 

– 

emisja informacji wewnętrznej i zewnętrznej. 
Warunkiem  stosowania  komputera  jest  dostęp  do  odpowiedniego  oprogramowania. 

Oprogramowaniem  nazywamy  ogół  środków  programowych  dostępnych  w  ramach  systemu 
komputerowego, w którym podstawowym elementem jest pojedynczy program. Wyróżniamy 
oprogramowanie  systemowe  i  użytkowe.  Oprogramowanie  użytkowe  obejmuje  zbiór 
programów  lub  pakietów  programowych  realizujących  konkretne  zadania  merytoryczne  
i spełniające określone potrzeby poszczególnych użytkowników komputera. Do przetwarzania 
informacji  w  pracach  biurowych  wykorzystywane  są  najczęściej  cztery  grupy 
oprogramowania komputerowego: 
– 

edytory tekstu, 

– 

arkusze kalkulacyjne, 

– 

bazy danych, 

– 

programy do tworzenia grafiki, 

– 

programy komunikacyjne. 
Zastosowanie komputerów w jednostce organizacyjnej przynosi również korzyści trudne 

do zmierzenia, do których zaliczamy: 
– 

usprawnienie struktury organizacyjnej i informacyjnej jednostki, 

– 

usprawnienie komunikacji jednostki z otoczeniem, 

– 

usprawnienie komunikacji wewnętrznej, 

– 

poprawa wizerunku jednostki w otoczeniu. 
W nagłówku treści przesyłanej pocztą elektroniczną powinna składać się z trzech części: 

– 

Data (Date): data wysyłanej wiadomości, 

– 

Do (To): miejsce wysłania wiadomości (adres e-mail), 

– 

Od (From): adres poczty nadawcy wiadomości, 

– 

Sprawa (Subjekt): zwięzłe określenie sprawy, której dotyczy wiadomość, 

– 

Kopia  dla  (Cc):  podajemy  adresy  e-mail,  pod  które  zostały  przesłane  kopie 
korespondencji. 
Część  zasadniczą  wiadomości  oddzielamy  od  nagłówka  pojedynczą  interlinią  (pusty 

wiersz).  Formułując  tę  część    wiadomości  używamy  tylko  tych  znaków  które,  mogą  być 
wydrukowane tzn. tych, które są przypisane określonym klawiszom.  

Tworząc tekst wiadomości e-mail powinniśmy przestrzegać następujących zasad: 

– 

nie nadużywamy wyróżnień tekstu dużymi literami (uważane są jako krzykliwe), 

– 

unikamy używania tabulatorów, 

– 

stosujemy standardową szerokość wiersza tj. 65 znaków, 

– 

do wyróżnienia fragmentów tekstu stosujemy najczęściej *gwiazdki*. 
Aby wysłać wiadomość do jednego lub kilku odbiorców za pomocą programu Microsoft 

Exchange należy: 
– 

z menu programu wybrać polecenie  [Zredaguj]      [Nowa wiadomość], 

– 

w  polu  tekstu  (Do)  wpisujemy  adres  odbiorcy  poczty,  jeśli  adresów  jest  kilka  to 
oddzielamy je średnikiem, 

– 

w razie potrzeby w analogiczny sposób wypełniamy pole (DW) („do wiadomości”), 

– 

w polu Temat wpisujemy temat wiadomości, 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

16 

– 

wpisać  w  obszar  roboczy  treść  wiadomości  lub  w  razie  potrzeby  wstawić  treść 
wiadomości z innego dysku poleceniem [Wstaw], 

– 

z menu programu wybrać polecenie  [Plik]      [Wyślij]. 
Program  ten  również  jest  używany  do  wysyłania  wiadomości  zapisanej  w  edytorze 

tekstu. 

Wideofony  –  są  to  aparaty  telefoniczne  wyposażone  w  mały  monitor  telewizyjny.  

W czasie prowadzenia rozmowy, rozmówcy widzą się nawzajem na monitorach znajdujących 
się przy aparatach telefonicznych. 

Komputerowy zestaw wideokoferencyjny składa się z: 

– 

kolorowej kamery z wbudowanym mikrofonem, 

– 

karty przetwarzania obrazu wideo, 

– 

oprogramowania. 
Dyktafon – jest niewielkim magnetofonem kasetowym, z powodzeniem mieszczącym się 

w  kieszeni,  służącym  do  szybkiego  zapisu  i  odtwarzania  informacji  dźwiękowej. 
Wykorzystywany  szczególnie  do  nagrywania  konferencji,  przemówień,  dyktowania 
korespondencji,  rozmów itp.  

Na wyposażeniu podstawowym dyktafonu powinny znaleźć się : 

– 

gniazdo słuchowe, 

– 

wbudowany głośnik, 

– 

przycisk Pause. 
Przed przystąpieniem do przepisywania tekstu z taśmy,  należy  ją przesłuchać w całości.  

W ten sposób zorientujemy się, czy nie wprowadzono poprawek w trakcie dyktowania tekstu. 

Kserokopiarki – urządzenia do kopiowania . 
Laminatory  –  urządzenia  do  powlekania  warstwą  folii  dokumentów  papierowych. 

Proces  laminowania  polega  na  umieszczeniu  dokumentu  w  folii  termokurczliwej,  która  pod 
wpływem  temperatury  przykleja  się  do  dokumentu.  Laminator  powleka  materiały  we 
wszystkich popularnych wymiarach obwolut, aż do formatu A3, folią o grubości 75, 125, 175, 
i  250  mikronów.  Lampka  stanu  gotowości  i  płynna  regulacja  temperatury  umożliwiają 
użytkownikowi    dostosowanie  pracy  urządzenia  do  masy  folii  i  rodzaju  produktu  w  celu 
uzyskania optymalnych wyników. 

Bindownice mechaniczne – urządzenia do oprawy dokumentów. 

 

4.2.2. Pytania sprawdzające 

 

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń: 

1.  Jakie typowe urządzenia biurowe? 
2.  Na czym polega zasada działania urządzeń biurowych? 
3.  Jakie środki służą do przekazywania informacji? 
4.  Jakie urządzenia służą do kopiowania dokumentów? 
5.  Jakie urządzenia użyjesz do oprawiania dokumentów? 
6.  Na czym polega zastosowanie komputera w pracy biurowej? 
7.  Jakie znaczenie ma poczta elektroniczna w pracy biurowej? 
8.  Jakie jest znaczenie skrzynki pocztowej adresata? 
 

4.2.3. Ćwiczenia 

 
Ćwiczenie1 

Przeprowadź analizę instrukcji obsługi biurowych urządzeń technicznych. 

 
 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

17 

Sposób wykonania ćwiczenia 
 
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 

1)  przeczytać uważnie instrukcje obsługi wybranych urządzeń technicznych, 
2)  napisać  w zeszycie, jakie funkcje wykonują te urządzenia,  
3)  porównać  funkcje  obsługi  dwóch  urządzeń  technicznych  przeznaczonych  do 

wykonywania  podobnych czynności, 

4)  dokonać wyboru urządzeń biurowych i uzasadnić podjęcie decyzji. 
 

Wyposażenie stanowiska pracy: 

– 

instrukcje obsługi wybranych urządzeń  technicznych, 

– 

literatura. 

 
Ćwiczenie 2 

Wykonaj kopie dokumentów. 

 

Sposób wykonania ćwiczenia 
 
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 

1)  zapoznać się z obsługą dowolnej kserokopiarki, 
2)  dokonać załadunku papieru do kasety, 
3)  wymienić toner, 
4)  wykonać  kopiowanie  wybranego  lub  wskazanego  tekstu  stosując  różne  skale 

odwzorowywania (1:1, zmniejszenie, powiększenie), 

5)  skserować  kolejno  dokumenty  o  formacie  A4  jednostronnie  wypełnione,  dwustronnie 

wypełnione. 

 

Wyposażenie stanowiska pracy: 

– 

papier formatu A4, 

– 

instrukcja obsługi kserokopiarki, 

– 

toner, 

– 

tekst do kopiowania, 

– 

kserokopiarka. 

 
Ćwiczenie 3 

Odbierz i przekaż informację za pomocą poczty

 

elektronicznej. 

 

Sposób wykonania ćwiczenia 
 
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 

1)  utworzyć tekst do przekazania (nagłówek, część zasadnicza, podpis) informacji, 
2)  posłużyć się programem Outlook Ekspres do korespondowania z innymi użytkownikami 

sieci, 

3)  podać adres poczty e- mail, nadawcy wiadomości, 
4)  wysłać wiadomość, 
5)  odebrać, odczytać i wydrukować nadesłaną wiadomość. 
 

Wyposażenie stanowiska pracy: 

– 

komputer z Internetem, 

– 

drukarka, 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

18 

– 

instrukcja zakładania skrzynki e-mail, 

– 

instrukcja wysyłania i odbierania wiadomości, 

– 

literatura. 

 
Ćwiczenie 4 

Nagraj tekst na dyktafon. Zalaminuj tekst przepisany na komputerze. 

 

Sposób wykonania ćwiczenia 
 
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 

1)  czytać ze zrozumieniem instrukcje obsługi dyktafonu, 
2)  przygotować tekst do nagrania,  
3)  nagrać ten tekst, 
4)  odsłuchać tekst z dyktafonu, 
5)  tekst z dyktafonu napisać na komputerze, 
6)  wydrukować napisany tekst, 
7)  zabezpieczyć przygotowany tekst za pomocą urządzenia do laminowania. 
 

Wyposażenie stanowiska pracy: 

– 

tekst do nagrania, 

– 

instrukcja obsługi dyktafonu, 

– 

dyktafon, 

– 

papier formatu A4, 

– 

urządzenie do laminowania, 

– 

komputer z drukarką. 

 

4.2.4. Sprawdzian postępów 

 
Czy potrafisz:                                                                                                      Tak    Nie 

 

1)  nazwać typowe urządzenia biurowe, 

   

2)  przekazać informację za pomocą typowych urządzeń biurowych, 



 



 

3)  kopiować dokumenty, 



 



 

4)  oprawiać dokumenty,

 



 



 

5)  określić znaczenie poczty elektronicznej,

 



 



 

6)  pozyskać informacje z sieci Internet,

 



 



 

7)  określić znaczenie skrzynki pocztowej,

 



 



 

8)  nagrać tekst na dyktafon i przepisać go z taśmy.

 



 



 

9)  odebrać i przekazać informację za pomocą poczty elektronicznej, 



 



 

10)  wymienić toner w kopiarce, 



 



 

11)  posłużyć się programem Outlook Express.

 



 



 

 
 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

19 

4.3. Rodzaje dokumentów biurowych 

 

4.3.1. Materiał nauczania 

 

4.3.1.1. Dokumentacja biurowa 

 
W związku z dużą ilością i różnorodnością informacji, w każdym biurze wyróżniamy: 

– 

dokumenty biurowe, 

– 

akta spraw ( bieżących, załatwionych), 

– 

dokumentację biurową.  
Dokument  biurowy  to  każde  pismo,  protokół,  sprawozdanie,  notatka  –  sporządzone  

w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz. 

Akta spraw to zbiór dokumentów biurowych dotyczących jednej sprawy. 
Dokumentacja  biurowa  to  akta  różnych  spraw  dotyczących  jednego  zagadnienia. 

Obejmuje  ona:  akta  spraw  dotyczących  jednego  zagadnienia,  akta  spraw  bieżących  
i  załatwionych,  a  także  dokumentację  finansową  i  księgową,  kartoteki,  księgi  itp.  Liczba  
i  rodzaj  dokumentów  w  jednostce  organizacyjnej  zależy  od  zakresu  jej  działania,  wielkości  
i wielu innych czynników. 

Korespondencję biurową dzielimy na: 

– 

wewnętrzną, 

– 

zewnętrzną. 
W zależności od sposobu redagowania wyróżniamy pisma: przewodnie, grzecznościowe, 

informacyjne, transakcyjne, manipulacyjne.  

Ponadto pisma dzielimy w zależności od rodzaju sprawy na: 

– 

pisma z tytułem (protokół, notatki, sprawozdania, zaproszenia, regulaminy), 

– 

pisma w sprawach osobowych (życiorys zawodowy, list motywacyjny), 

– 

pisma handlowe (oferta, zamówienie), 

– 

pisma pisane w języku obcym. 
Korespondencję w sprawach osobowych możemy podzielić na: 

– 

korespondencję związaną z poszukiwaniem pracy, 

– 

korespondencję związaną z ubieganiem się pracownika o pracę, 

– 

korespondencję z czasu nawiązania i trwania stosunku pracy, 

– 

korespondencję występującą w czasie rozwiązania stosunku pracy. 
Podanie o pracę – to w zasadzie list, w którym powiadamiamy przyszłego pracodawcę, 

że jesteśmy zainteresowani podjęciem pracy. List piszemy na wysokiej klasy białym, gładkim 
papierze  formatu  A4,  stosując  przy  rozplanowywaniu  jego  elementów    zasady  rządzące 
korespondencją o charakterze formalnym. 

Treść listu powinna składać się z następujących części: 

– 

wstęp  –  rozpoczynamy  od  zdania  wprowadzającego,  np.  W  odpowiedzi  na  ogłoszenie 
zamieszczone  w ..., 

– 

rozwinięcie  –  nawiązujemy  do  wszystkich  wymogów  stawianych  kandydatowi  
w ogłoszeniu, 

– 

zakończenie – list kończymy zdaniem podsumowującym i zwrotem pożegnalnym. 
Curriculum  vitae  (z  łaciny  przebieg  życia)  należy  przedstawić  pracodawcy  w  formie 

maszynopisu. 

Życiorys ten zawiera następujące typowe elementy: 

– 

dane osobowe: imię i nazwisko,  

– 

numer telefonu kontaktowego,  

– 

data i miejsce urodzenia.  
 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

20 

Dane konieczne: 

– 

cel, w jakim jest składane CV, np. zatrudnienie na stanowisku magazyniera, 

– 

wykształcenie- należy podać rok ukończenia  i  nazwę szkoły  średniej lub wyższej, której 
jesteśmy absolwentem. W tym miejscu podajemy tytuł zawodowy, specjalizację, 

– 

doświadczenie  zawodowe  –  podajemy  nazwę  firmy,  miejsce  i  zakres  obowiązków  (to 
czym  się  zajmowaliśmy).  Najpierw  podajemy  obecne  miejsce  zatrudnienia,  następnie 
poprzednie np. 2006 – obecnie, 2000–2005 w firmie ........, 

– 

kwalifikacje,  czyli  wszystkie  umiejętności,  które  wiążą  się  z  ofertą  pracy,  np.: 
umiejętności – obsługa komputera, prawo jazdy, certyfikaty, 

– 

języki  obce  –  ich  znajomość  powinna  być  określona  w  miarę  dokładnie,  np.  język 
niemiecki – znajomość biegła, język angielski – znajomość podstawowa, 

– 

hobby – np. sport, psychologia, historia, 

– 

inne  elementy  –  można  zamieścić  informacje  o:  patentach,  publikacjach,  dodatkowej 
działalności zawodowej itp., 

– 

w  związku  z  ochroną  danych  osobowych  należy  na  końcu  podać  formułę:  Wyrażam 
zgodę  na  przetwarzanie  moich  danych  osobowych  na  potrzeby  rekrutacji,  zgodnie  
z ustawą z 29.08.97 o Ochronie Danych Osobowych DzU 1997 nr 133 poz. 883. 

Elementy CV osoby szukające pierwszej pracy 
Imię i nazwisko 
Adres 
Telefony kontaktowe 
Data i miejsce urodzenia 
Cel 
Wykształcenie 
Kwalifikacje 
Doświadczenie zawodowe (np. praktyki szkolne) 
Dodatkowe doświadczenie 
Hobby 
Wyrażam zgodę na .................... 
Elementy CV osoby z doświadczeniem zawodowym 
Imię i nazwisko 
Adres 
Telefony kontaktowe 
Data i miejsce urodzenia 
Cel  
Doświadczenie zawodowe 
Dodatkowa działalność zawodowa 
Kwalifikacje 
Patenty i publikacje 
Wykształcenie  
Języki 
Hobby 
Referencje (na żądanie pracodawcy) 
Wyrażam zgodę na.............. 
List  motywacyjny  –  jego  celem    jest  przedstawienie  naszej  motywacji  do  uzyskania  pracy  
i krótkie zareklamowanie się. List ten  stanowi pismo uzupełniające Curriculum  vitae. List ten 
pisze się w edytorze tekstu. Jest to krótkie pismo, nie może być dłuższe niż strona formatu A4. 
Typowe elementy listu motywacyjnego: 
dane osobowe: 
– 

imię i nazwisko,  

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

21 

– 

dokładny adres zamieszkania,  

– 

numer telefonu kontaktowego, 

– 

data i miejsce urodzenia. 

dane konieczne: 
– 

adres firmy,  do której zgłaszamy ofertę, 

– 

stanowisko, o które się ubiegamy, 

– 

treść,  na  którą  składa  się  właściwa  prezentacja.  Bardzo  ważnym  punktem  jest 
przedstawienie motywacji, dlaczego staramy się właśnie o tę pracę – ten punkt powinien 
być bardzo dobrze opracowany. Najlepiej, gdy oferta wiąże się z naszym wykształceniem 
i  doświadczeniem  zawodowym.  Ważne  jest  też  wyrażenie  pewności,  że  na  tym 
stanowisku  damy  sobie  radę,  że  jesteśmy  przygotowani  do  wypełnienia  zadań.  W  tym 
wypadku  zbyt  wielka  skromność  nie  popłaca.  Nie  należy  pisać  o  swoich 
niepowodzeniach.  Jeśli  mamy  osiągnięcia  to  należy  je  opisać.  Używamy  czasowników  
w formie dokonanej, 

– 

zakończenie  ma  charakter  formuły  grzecznościowej  np.  Mam  nadzieję,  że  moje 
kwalifikacje zawodowe zainteresują..........., 

– 

podpis. 

Uwaga – nie wolno pisać źle o poprzednich pracodawcach. 

Dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli kandydat na pracownika 

chce  nawiązać  stosunek  pracy  z  pracodawcą  (podpisać  umowę  o  pracę)  musi  przedstawić 
następujące dokumenty: 
– 

wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z fotografiami, 

– 

świadectwo pracy, 

– 

dokumenty, które potwierdzają kwalifikacje zawodowe, 

– 

orzeczenie lekarskie. 

 

4.3.2. Pytania sprawdzające 

 

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń:

 

1.  Jakie są typowe elementy CV? 
2.  Jakie dokumenty są niezbędne do nawiązania stosunku pracy? 
3.  Jakie  dokumenty  potwierdzające  kwalifikacje  zawodowe  będziesz  mieć  po  ukończeniu 

szkoły ? 

4.  Z jakich typowych elementów składa się list motywacyjny? 
5.  Jak dzieli się dokumentacja biurowa? 
6.  Co rozumiesz pod pojęciem dokument biurowy? 
7.  Jakie dokumenty należy przedstawić w związku z nawiązaniem pracy? 
 

4.3.3. Ćwiczenia 

 
Ćwiczenie 1 

Sporządź ofertę na określone stanowisko. 

 

Sposób wykonania ćwiczenia 
 
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 

1)  napisać ofertę pracy na stanowisko sprzedawcy w sklepie spożywczym, 
2)  napisać ofertę pracy na stanowisko sprzedawcy w księgarni, 
3)  napisać ofertę pracy na stanowisko magazyniera, 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

22 

4)  porównać  napisaną  przez  siebie  ofertę  pracy  z  ofertami  zamieszczonymi  w  prasie  

i Internecie. 

 

Wyposażenie stanowiska pracy: 

– 

przykłady ofert prasowych, 

– 

oferty pracy zamieszczone w Internecie 

– 

komputer, drukarka,  

– 

papier formatu A4, 

– 

literatura. 

 
Ćwiczenie 2 

Wypełnij druk kwestionariusza osobowego. 

 

Sposób wykonania ćwiczenia 
 
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 

1)  zapoznać się z instrukcją wypełniania kwestionariusza osobowego, 
2)  wypełnić arkusz osobowy, 
3)  wypełnić  arkusz  osobowy  za  pomocą  programu  komputerowego  przeznaczonego  do 

wypełniania dokumentów. 

 

Wyposażenie stanowiska pracy: 

– 

druk kwestionariusza osobowego, 

– 

komputer z oprogramowaniem, 

– 

papier formatu A4,  

– 

drukarka, 

– 

literatura. 

 
Ćwiczenie 3 

Sporządź  CV i list motywacyjny. 

 

Sposób wykonania ćwiczenia 
 
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 

1)  wybrać ofertę pracy zamieszczoną w prasie lub Internecie, 
2)  uważnie ją przeczytać, 
3)  przygotować wszystkie dane o sobie, które są podane w elementach składowych CV, 
4)  przygotować informacje o przyszłym pracodawcy i stanowisku pracy, 
5)  przygotować wszystkie informacje przydatne do pracy na oferowanym stanowisku, 
6)  sporządzić estetyczne pismo ręcznie i w edytorze tekstu, 
7)  przygotować odpowiedź na ofertę. 
 

Wyposażenie stanowiska pracy: 

– 

komputer z Internetem, 

– 

przykładowe formularze CV, 

– 

przykładowe formularze listu motywacyjnego, 

– 

papier formatu A4,  

– 

drukarka, 

– 

literatura. 

 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

23 

Ćwiczenie 4 

Przepisz  treść pisma na blankiecie BZ w układzie z wcięciem akapitowym. 
Nadawca:  Firma  wielobranżowa  CERTYFIKAT,  ul.  Kwiatowa  12,  17-320  Wronki,  

tel.  (0  23)  695  35  81,  faks  (0  23)  695  35  55,  www.  Fw.cert.pl,  numer  pisma 
CER/DM/23/2006,  data  wysłania  pisma:  Wronki,  23  lutego  2006.  Adresat:  Wojewódzkie 
Centrum  Kształcenia  Ustawicznego,  ul.  Jaśminowa  15,  89-340  Kamienny  Staw.  Sprawa 
Oferta.  Treść  pisma:  Szanowni  Państwo,  odpowiadając  na  Państwa  pismo  znak: 
WCK/123/12/2005  z  10  lutego  br.,  pragnę  szczególnie  polecić  nasze  usługi  w  zakresie 
organizacji wszelkich uroczystości i przyjęć służbowych wraz z całą oprawą public relations. 
Polecam  Państwu  wykwintną  kuchnię  ze  wszystkich  stron  świata,  noclegi  w  luksusowych 
hotelach,  wycieczki  krajowe  i  zagraniczne  oraz  inne  atrakcje  na  specjalne  życzenie. 
Przesyłam  Państwu  w  załączniku  katalog,  który  jest  aktualny  do  2007  roku.  Z  poważaniem 
Dyrektor mgr Michalina Kowalska. 

 

Sposób wykonania ćwiczenia 

 

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 

1)  przeczytać uważnie treść pisma, 
2)  wybrać odpowiedni blankiet, na którym wykonasz zadanie, 
3)  zapoznać się z instrukcją pisania pism na blankietach BZ, 
4)  rozplanować treść pisma, 
5)  przepisać treść pisma. 

 

Wyposażenie stanowiska pracy: 

– 

blankiety BZ, 

– 

przykładowe blankiety BZ, 

– 

instrukcja pisania pism na blankietach BZ, 

– 

komputer, drukarka, 

– 

literatura. 

 

4.3.4. Sprawdzian postępów 

 
Czy potrafisz:                                                                                                      Tak        Nie 

1)  zdefiniować pojęcie dokumentu biurowego, 

 

 

2)  dokonać podziału  dokumentacji biurowej, 

 

 

3)  wymienić elementy CV osoby szukającej pierwszej pracy, 

 

 

4)  wymienić elementy CV osoby z doświadczeniem zawodowym, 

 

 

5)  określić  dokumenty, które są niezbędne do nawiązania stosunku pracy, 

 

 

6)  wymienić dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe 

 

 

7)  skompletować dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe 

 

 

8)  napisać CV i list motywacyjny, 

 

 

9)  przepisać tekst pisma, 

 

 

10)  sporządzić ofertę pracy na dowolne stanowisko, 



 



 

11)  wypełnić druk kwestionariusza osobowego. 



 



 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

24 

4.4. Zasady redagowania pism 

 

4.4.1. Materiał nauczania 
 

4.4.1.1. Układ graficzny pisma 

 
W  sporządzaniu  korespondencji  bardzo  dużą  wagę  należy  przywiązywać  do  wyglądu 

zewnętrznego pisma oraz  jego treści. Wrażenie – dobre  lub złe o nadawcy pisma daje  forma 
zewnętrzna,  czyli  papier,  czystość,  rozplanowanie  pisma  na  papierze.  Dopiero  w  następnej 
kolejności  jego  treść,  która  powinna  być  napisana  starannie  i  poprawną  polszczyzną.  Przy 
opracowywaniu układu graficznego pisma należy brać pod uwagę : 
– 

marginesy boczne – mają duży wpływ na wygląd zewnętrzny pisma. Lewy margines min. 
2,5 cm, prawy – 1,25 cm, 

– 

marginesy  dolny  i  górny  –  poprawiają  także  czytelność  i  nadają  estetyczny  wygląd 
(marginesy te nie powinny być mniejsze niż 2 cm), 

– 

akapity  –  podział  treści  pisma  na  zaczynające  się  od  nowego  wiersza  ustępy.  Po 
omówieniu  określonego  punktu  należy  od  nowego  wiersza  rozpocząć  omawianie 
kolejnego punktu pisma – od wcięcia (układ aۥ linea)  lub dodatkowego odstępu jednego 
wiersza (układ blokowy), 

– 

rozplanowanie treści – równomierne rozmieszczenie treści pisma na stronie, 

– 

kolejne strony pisma –  jeżeli pismo składa  się z kilku stron, to następne strony piszemy 
na  papierze  bez  nadruku  lub  z  nadrukiem,  lecz  wówczas  nie  powtarzamy  wszystkich 
standardowych danych ze strony pierwszej. 
Elementy  składowe  pisma  –    w  każdym  piśmie  wyróżniamy  następujące  standardowe 

elementy składowe: 
– 

nagłówek( nazwa i adresy nadawcy), 

– 

nazwa i adres odbiorcy pisma, 

– 

znaki powoławcze pisma, 

– 

określenie sprawy, 

– 

treść pisma, 

– 

podpis osoby uprawnionej, 

– 

elementy dodatkowe (załączniki), 

– 

rozdzielnik. 
Nagłówek (pole nadawcy) – zawiera nazwę  i adres nadawcy pisma oraz inne elementy, 

tj.  numer  telefonu,  faksu,  konta  bankowego,  REGON,  NIP,  nadruki  reklamowe.  Na 
blankietach  korespondencyjnych  nagłówek  wydrukowany  jest  w  górnym  pasie  blankietu  na 
całej  jego  szerokości  lub  po  lewej  czy  prawej  stronie.  Niektóre  jednostki  organizacyjne,  
u góry podają tylko znak graficzny, wówczas  nadruk z pozostałymi  informacjami umieszcza 
się na dole strony. Na papierze maszynowym nadruk zastępowany jest pieczęcią nagłówkową 
jednostki organizacyjnej umieszczonej w lewym górnym rogu pisma. 

Nazwa  i  adres  odbiorcy  –  w  polu  adresowym  umieszczamy  pełną  nazwę  i  adres 

odbiorcy pisma. Jeśli nazwa adresata jest długa, dzielimy ją na dwa lub więcej wierszy. Adres 
piszemy  w  układzie  blokowym  pionowo,  stosując  pojedynczy  odstęp  wierszowy.  W  adresie 
wyodrębniamy dwie zasadnicze części: nazwę adresata, siedzibę adresata. Kierując pismo do 
konkretnej osoby, zawsze adresowanie rozpoczynamy od formy grzecznościowej: Pan, Pani. 
W  następnym  wierszu podajemy  imię  i  nazwisko osoby, do której kierujemy pismo, poniżej 
stanowisko  i  nazwę  komórki  organizacyjnej  oraz  nazwę  i  dokładny  adres.  Określenie 
dotyczące  charakteru  przesyłki,  np.  poufne,  tajne,  umieszczamy  nad  adresem  odbiorcy  
i  oddzielamy  je  od  nazwy  adresata  pojedynczym  odstępem  wierszowym.  Określenie  to 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

25 

powinno  być  wyróżnione,  podkreśleniem  lub  pismem  spacjowanym.  Przy  pisaniu  adresu 
należy  unikać  skrótów  nie  przewidzianych  w  zasadach  pisowni.  Wszystkie  wyrazy  
w nazwach instytucji rozpoczynamy wielkimi literami z wyjątkiem spójników. 

Znaki  powoławcze  –  zawierają  datę  i  znak  sprawy  odbiorcy  pisma,  tj.  pisma,  którego 

dotyczy  odpowiedź  oraz  datę,  i  znak  sprawy  nadawcy  pisma,  tj.  pisma  stanowiącego 
odpowiedź.  Na  blankietach  korespondencyjnych  rozmieszczone  są  w  formie  nadruków 
stałych  w  następującej  kolejności:  →  Wasze  pismo  z  dnia  →  Znak  →  Nasz  znak  →  Data. 
Określenie przedmiotu sprawy –  jest zwięzłe  sformułowanie  sprawy będącej przedmiotem 
pisma. Treść sprawy należy formułować w pierwszym przypadku ( mianowniku).Jeśli zamiast 
słowa  „Sprawa”  użyjemy  słowa  „Dotyczy”  –  wówczas  treści  pisma  nie  formułujemy  
w pierwszym przypadku. 

Podpisy osoby uprawnionej – pod treścią pisma umieszczamy podpis lub podpisy osób 

odpowiedzialnych  za  sprawę,  o  której  mowa  w  treści  pisma.  Podpis  powinien  zawierać 
stanowisko służbowe podpisującego oraz imię i nazwisko. Określenie funkcji lub stanowiska 
podpisującego  umieszcza  się  w  odległości  2–3  pojedynczych  odstępów  wierszowych  od 
ostatniego  wiersza  treści  pisma  lub  zwrotu  zakończeniowego.  Jeżeli  pod  pismem  podpisują 
się dwie osoby, to podpisy zamieszcza się w tym samym wierszu, jeden po lewej, a drugi po 
prawej  stronie  pisma.  Z  lewej  strony  zamieszczamy  podpis  o  niższej,  z  prawej  o  wyższej 
randze w hierarchii służbowej. 

Osoba  podpisująca  pismo,  pod  nieobecność  osoby  odpowiedzialnej  za  jego  treść, 

powinna  to  zrobić  w  następujący  sposób:  wz.  –  w  zastępstwie,  p.o.  –  pełniący  obowiązki,  
z up. – z upoważnienia. Podpis powinien być pełny, parafa może być umieszczana na kopiach 
lub brulionie. 

Podpis  wirtualny  –  składa  się  pod  pismem  bezpośrednio,  pisząc  pismo  w  edytorze 

tekstu. Podpis ten składa się z dwóch ciągów  liczb, tzw. kluczy – prywatnego i publicznego. 
Klucz  prywatny  jest  tajny  i  służy  do  kodowania  wiadomości.  Klucz  publiczny  jest 
przeznaczony  do  rozkodowania  sygnatury  dołączonej  do  pliku  i  sprawdzenia  autentyczności 
podpisu autora przekazu.  

Załączniki  –  Z  lewej  strony,  na  tej  samej  wysokości  co  podpis,  piszemy  wyraz 

Załączniki.  Jeżeli  pismo  ma  dwa  podpisy  –  z  prawej  i  lewej  strony,  to  wyraz  Załączniki 
umieszczamy  pod  podpisem  z  lewej  strony.  Pod  tym  wyrazem  wymieniamy  załączniki, 
stosując pojedynczy odstęp przy wpisywaniu. Jeżeli liczba załączników przekracza 5 sztuk, to 
piszemy – Załączniki: plik dołączamy spis tych załączników. 

Jeżeli  dołączamy  informatory,  katalogi  lub  ulotki  reklamowe,  to  zapowiadamy  to  

w  tekście  pisma,  np.:  Jako  załączniki  otrzymują  Państwo  ..........  Proszę  zapoznać  się  
z  załączoną  ulotką  .....W  takim  wypadku  nie  wpisujemy  pod  treścią  pisma  informacji  
o załącznikach. 

Rozdzielnik  –  jest  to  informacja  o  tym,  kto  powinien  dostać  pismo  do  wiadomości, 

oprócz adresata. Wpisujemy tę informację z lewej strony, pod Załącznikami. Z wpisywanym 
tekstem nie przechodzimy poza oś symetrii blankietu. Instytucje lub osoby wpisujemy według 
hierarchii służbowej lub w kolejności alfabetycznej. 

Zwroty  rozpoczynające  i  zakończeniowe  (grzecznościowe)  –  formuły  te  nadają 

pismom  bardziej  osobisty  charakter,  zmniejszają  poczucie  dystansu,  oziębłości  czy 
sformalizowania  między  jednostkami  prowadzącymi  korespondencję.  W  zależności  od  tego, 
czy  osoba  do  której  kierujemy  pismo  jest  nam  znana,  czy  znane  jest  nam  jej  stanowisko, 
wówczas stanowiskiem  służbowym.  W przypadku, gdy  nie wiemy  do czyich rąk trafi  nasze 
pismo, stosujemy formułę: Szanowni Państwo. Zwrot grzecznościowy piszemy w odległości 
2–4 pojedynczych skoków wałka od nadruku Sprawa.  

Zwrot  zakończeniowy  –  pisany  jest  jako  ostatni,  samodzielny  wiersz  treści  pisma  

i  oddzielony  jest  od  niego  dodatkową  interlinią.  Po  zwrocie  stawiamy  przecinek.  Do 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

26 

najczęściej  używanych  zwrotów  zakończeniowych  zaliczamy:  Z  poważaniem,  Z  wyrazami 
szacunku, Pozdrawiam, Z pozdrowieniami. 

Części  składowe pisma: 

– 

wprowadzenie  –  służy  do  nawiązania  łączności  nadawcy  pisma z  odbiorcą  i  ma  na  celu 
zorientować adresata pisma, w jakiej sprawie piszący zwraca się do niego, 

– 

przedstawienie  zagadnienia  –  w  tej  części  nadawca  szczegółowo  wyjaśnia  problem 
będący  przedmiotem  sprawy.  Część  ta  powinna  być  zredagowana  jasno,  zwięźle, 
wyczerpująco, jednoznacznie, 

– 

uzasadnienie – powinno przekonać adresata pisma o słuszności stanowiska zajmowanego 
przez nadawcę pisma. Uzasadnienie może być faktyczne i prawne, 

– 

wnioski  –  stanowią  część  końcową  pisma,  w  której  podsumowujący  treść  pisma, 
podkreślają szczególnie istotę sprawy. 
Prawidłowo  zredagowane  pismo  powinno  zawsze  zawierać,  co  najmniej  dwie  części: 

główną i przekonywującą. 

W  codziennej  praktyce  gospodarczej  sporządza  się  wiele  dokumentów,  które  informują 

nas  o  przebiegu  zdarzeń,  powtarzają  określony  stan  faktyczny.  Są  to  pisma  typu 
informacyjnego, do których zaliczamy m.in.: protokoły, sprawozdania, notatki. 

Protokół  –  to  pismo  odzwierciedlające  określony  stan  faktyczny.  Sporządzony  jest  

w formie aktu, w którym ustala  się przebieg wydarzeń (zebrań, posiedzeń, obrad), dokonane 
czynności lub stwierdzone fakty. Do najczęściej spotykanych protokołów zaliczamy: 
– 

protokół  zebrań  –  odtwarza  on  przebieg  zebrania  oraz  rejestruje  podjęte  uchwały  
i wnioski. Protokół tego rodzaju powinien zawierać: tytuł, numer kolejny protokołu, datę, 
miejsce  sporządzenia,  wyszczególnienie  porządku  obrad  oraz  wykaz  osób  nieobecnych 
lub nieuczestniczących  w zebraniu, opis przebiegu zdarzenia, podjęte uchwały i wnioski, 
imię  i  nazwisko  przewodniczącego  i osoby  sporządzającej protokół  (protokolanta) wraz  
z podpisami, formułę zakończenia, 

– 

protokół  zdawczo-odbiorczy  –  potwierdza  stan  faktyczny  w  chwili  przekazywania 
spraw  lub  rzeczy.  Protokół  ten  powinien  zawierać:  nazwę  rodzaju  protokołu,  datę  
i  miejsce  sporządzenia,  określenie  stron  (przekazującej  i  przyjmującej),  przedmiot 
przekazania  –  przejęcia,  stan  faktyczny,  wykaz  załączników,  wykaz  osób 
uczestniczących  w  czynnościach  oraz  podpisy  (przekazującego  i  przyjmującego)  
i ewentualnie protokolanta, 

– 

protokół  kontroli  –  stwierdza  istniejący  stan  faktyczny  w  czasie  przeprowadzonej 
kontroli,  rewizji,  inspekcji  itp.  Protokół  ten  zawiera:  określenie  rodzaju  protokołu,  datę  
i  miejsce  sporządzenia,  określenie  stron,  przedmiot  kontroli,  imię  i  nazwisko  osoby  lub 
komisji  przeprowadzającej  kontrolę,  opis  czynności  kontrolnych,  stwierdzony  stan 
faktyczny,  nieprawidłowości  i  niedociągnięcia,  zalecenia  pokontrolne  oraz  formułę  
o  zakończeniu,  podpisy  kontrolującego  i  przedstawiciela  jednostki  kontrolowanej, 
ewentualnie protokolanta, 

– 

protokół  przesłuchań  –  sporządza  się  w  ten  sposób  aby  wynikało  z  niego:  kto,  kiedy, 
gdzie  i  jakich  czynności  dokonał,  kto  i  w  jakim  charakterze  był  obecny,  co  ustalono  
i jakie uwagi zgłoszono do protokołu, 

– 

protokół  rozpraw  –  sporządzany  najczęściej  według  określonego  schematu  lub  na 
gotowych formularzach. 
Budowa  protokołu  –  każdy  protokół  bez  względu  na  jego  rodzaj,  składa  się  

z następujących części: 
– 

część  wstępna  protokołu  obejmuje:  tytuł  i  wstęp,.  Tytuł  zawiera  zwięzłe  określenie 
rodzaju zdarzenia, stanu, faktu: określenie miejsca, daty i godziny zdarzenia. We wstępie 
wymieniamy  osoby  uczestniczące  (o  ile  nie  jest  dołączona  lista  obecności)  
i nieobecne, z podaniem przyczyny nieobecności, oraz porządek dzienny, 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

27 

– 

część  zasadnicza  składa  się  z  opisu  zachodzących  zdarzeń  i  okoliczności,  które  im 
towarzyszyły.  Powinna  zawierać  opis  sposobu  realizacji  poszczególnych  punktów 
porządku  dziennego,  wypowiedzi  uczestników  z  podaniem  ich  imienia  i  nazwiska, 
szczegóły  towarzyszące  obradom  oraz  okoliczności  podjętych  wniosków  czy  uchwał. 
Każdy  punkt porządku dziennego zebrania piszemy w protokole od oddzielnego ustępu,  
z zaznaczeniem np. Do pkt. 1 lub Ad. 1, 

– 

część końcowa zawiera formułę o zakończeniu obrad, godzinę zakończenia oraz podpisy 
protokolanta i przewodniczącego. 
Część zasadniczą możemy przedstawić w formie: 

– 

dosłownej, 

– 

streszczonej, 

– 

uproszczonej. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Rys. 1. Budowa protokołu [1, s. 1] 

 

O  wyborze  protokołu  decyduje  rodzaj  tematyki  zabrania,  a  wyboru  tego  powinien 

dokonać przewodniczący zebrania. 

Forma  dosłowna  –  odtwarzamy  wiernie  przebieg  poszczególnych  wystąpień,  nie 

stosujemy  skrótów.  Stosuje  się  ją  w  sądownictwie,  w  prezentowaniu  nowych  metod 
technologicznych.  Przy  sporządzaniu  tego  protokołu  dobrze  jest  się  posłużyć  nagraniem 
przebiegu  zebrania na taśmie magnetofonowej oraz stenografem. 

Forma 

streszczona 

– 

wszystkie 

wypowiedzi 

i 

przemówienia 

streszczamy  

i  przedstawiamy  bardzo  zwięźle.  Jedynie  podjęte  uchwały  podajemy  w  pełnym  brzmieniu, 
bez żadnych skrótów. 

Forma  uproszczona  –  część  dyskusyjną  redukujemy  do  niezbędnego  minimum, 

ograniczając  się  tylko  do  wzmianki  o  charakterze  syntetycznym.  Opracowany  w  ten  sposób 
protokół kładzie nacisk na uchwały. Z tego względu nazywamy go też uchwałowym. 

Treść protokołu możemy przedstawić w trzech układach: 

– 

chronologicznym, 

– 

tematycznym, 

– 

mieszanym. 

Tytuł 

Wstęp 

Formuła o zakończeniu 

Podpisy 

CZĘŚĆ WSTĘPNA 

CZĘŚĆ ZASADNICZA 

CZĘŚĆ KOŃCOWA 

Przebieg zdarzenia, faktu 

Okoliczności towarzyszące 

Wnioski, uchwały 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

28 

Układ  chronologiczny  –  jest  najczęściej  stosowany,  prosty  dla  protokolanta.  Treść 

protokołu zachowuje kolejność wystąpień, zdarzeń czy faktów. 

Układ  tematyczny  –  wymaga  usystematyzowania  wypowiedzi  pod  względem 

tematycznym  poszczególnych  zagadnień.  Należy  brać  pod  uwagę  hierarchię  ważności 
wypowiedzi.  

Układ mieszany – łączy cechy układu chronologicznego i tematycznego. 
Sprawozdanie  –  to  dokument  relacjonujący  dokonania  pracownika,  komórki 

organizacyjnej, jak również całej instytucji. Sprawozdanie może dotyczyć podróży służbowej. 
Powinno  odzwierciedlać  faktyczny  przebieg  wydarzeń,  fakty,  wypadki,  stan  i  działalność. 
Sprawozdanie należy sporządzić: rzetelnie, dokładnie, bez przemilczania informacji. 

Wyróżniamy trzy formy  sprawozdań: 

– 

sprawozdania liczbowe, 

– 

sprawozdania ankietowe, 

– 

sprawozdania opisowe. 
Budowa sprawozdania: 

– 

tytuł  sprawozdanie  piszemy  na  środku  pola  pisma,  bezpośrednio  po  tytule  lub  interlinii 
umieszcza  się  (również  centralnie)  wstęp  zawierający  informacje,  czego  dotyczy 
sprawozdanie i za jaki jest okres zostało sporządzone, 

– 

część  zasadniczą  (treść)  sprawozdania  oddzielamy  od  części  wstępnej  podwójną 
interlinią, 

– 

część  końcowa  –  z  lewej  strony  podajemy  miejsce  i  datę  sporządzenia  sprawozdania,  
a  z  prawej  strony  –  stanowisko,  imię  i  nazwisko  oraz  podpis  osoby  sporządzającej. 
Elementy te oddzielamy od treści sprawozdania podwójną interlinią. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Rys. 2. Budowa sprawozdania [1, s. 124].

 

 

Notatka  służbowa  –  to  rodzaj  korespondencji  wewnętrznej.  Za  pomocą  notatek 

przekazywane  są  informacje  między  działami,  komórkami  organizacyjnymi  lub 
pracownikami  jednostek  organizacyjnych. Stosowana  jest  w  takich  wypadkach, gdy  przekaz 
ustny jest niewystarczający. Za pomocą notatki możemy przekazać wiadomość od razu kilku 
osobom  lub  kilku  komórkom  organizacyjnym.  Jest  ona  również  dowodem  ustnego 
załatwiania  sprawy.  Cechą  charakterystyczną  notatki  jest:  prostota,  szybkie  opracowanie, 
szybkie dostarczenie. 

Notatka powinna się składać z trzech części: wstępnej, zasadniczej i końcowej. 

 

OPIS ZDARZEŃ 

 

TYTUŁ 

 

WSTĘP 

Miejsce i data sporządzenia 

Podpis sporządzającego 

 

CZĘŚĆ WSTĘPNA 

 

CZĘŚĆ ZASADNICZA 

 

CZĘŚĆ KOŃCOWA 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

29 

W notatce podaje się: 

– 

miejsce i datę sporządzenia, 

– 

imię i nazwisko autora notatki, 

– 

adresata lub cel przeznaczenia, 

– 

tytuł Notatka, 

– 

jakiej sprawy dotyczy, 

– 

treść notatki, 

– 

podpis osoby sporządzającej. 
Notatkę  sporządza  się  odręcznie  lub  przy  użyciu  środków  technicznych  w  dowolnym 

układzie  graficznym  tekstu.  Tytuł  notatka  piszemy  centralnie,  następnie  piszemy  treść 
sprawy, której dotyczy, oddzielając ją od tytułu podwójną interlinią (również centralnie). 
 

4.4.2. Pytania sprawdzające 

 

Odpowiadając pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń: 

1.  Jakie są podstawowe  elementy składowe pisma? 
2.  Co należy brać pod uwagę opracowując układ graficzny pisma? 
3.  Kiedy i w jaki sposób umieszczamy formuły grzecznościowe w pismach? 
4.  Jakie znasz rodzaje protokołów? 
5.  Jakie są  podobieństwa i różnicę pomiędzy poszczególnymi protokołami? 
6.  Jakie są części składowe protokołu i sprawozdania? 
7.  Jakie różnice i podobieństwa występują w protokole i sprawozdaniu? 
8.  W jaki sposób redagujemy notatkę służbową? 
9.  Jaką rolę odgrywają w przedsiębiorstwie protokoły, sprawozdania i notatki służbowe? 
 

4.4.3. Ćwiczenia 

 
Ćwiczenie 1 

Sporządź protokół. 
 
Sposób wykonania ćwiczenia 
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 

1)  zapoznać się z instrukcją pisania protokołu, 
2)  rozplanować części składowe protokołu, 
3)  napisać protokół z  zebrania samorządu klasowego,  
4)  wydrukować napisany protokół. 
 

Wyposażenie stanowiska pracy: 

– 

instrukcja pisania protokołów, 

– 

wzory przykładowych protokołów, 

– 

komputer, drukarka 

– 

papier formatu A4, 

– 

literatura. 

 
Ćwiczenie 2 

Napisz  notatkę z dowolnej rozmowy telefonicznej. 

 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

30 

Sposób wykonania ćwiczenia 

 

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 

1)  zapoznać się z instrukcją pisania notatek, 
2)  przeprowadzić rozmowę telefoniczną, 
3)  zaplanować części składowe notatki, 
4)  napisać notatkę, 
5)  wydrukować napisaną notatkę. 

 

Wyposażenie stanowiska pracy: 

– 

instrukcja pisania notatek, 

– 

wzory notatek, 

– 

komputer, drukarka, 

– 

papier formatu A4, 

– 

literatura. 

 

Ćwiczenie 3 

Napisz sprawozdanie na formularzu sprawozdawczym i blankiecie korespondencyjnym. 

 

Sposób wykonania ćwiczenia 
 
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 

1)  zapoznać się z instrukcją pisania sprawozdań, 
2)  rozplanować poszczególne elementy sprawozdania, 
3)  napisać sprawozdanie ze spotkania samorządu  klasowego, 
4)  udzielić odpowiedzi na pytania zawarte w formularzu sprawozdawczym, 
5)  wydrukować napisane sprawozdanie.  
 

Wyposażenie stanowiska pracy: 

– 

instrukcja pisania sprawozdań, 

– 

wzory sprawozdań, 

– 

komputer, drukarka, 

– 

papier formatu A4, 

– 

literatura. 

 
Ćwiczenie 4 

Przepisz pismo na komputerze w języku angielskim. 

 

Sposób wykonania ćwiczenia 
 
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 

1)  zapoznać się z treścią pisma, 
2)  zwrócić uwagę na sposób rozmieszczenia elementów pisma, 
3)  posłużyć się dowolnym edytorem tekstu, 
4)  przepisać treść pisma, 
5)  wydrukować napisane pismo. 

 

Wyposażenie stanowiska pracy: 

– 

tekst pisma, 

– 

papier formatu A4, 

– 

komputer, drukarka, 

– 

literatura. 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

31 

 

4.4.4. Sprawdzian postępów                                                        

 

 
Czy potrafisz:                                                                                                     Tak       Nie 

1)   wymienić podstawowe  elementy składowe pisma, 

 

 

2)   opracować układ graficzny pisma, 

 

 

3)   zastosować formuły grzecznościowe w pismach, 

 

 

4)   wymienić rodzaje protokołów, 

 

 

5)   uzasadnić potrzebę pisania sprawozdań, notatek i protokołów, 

 

 

6)   wskazać podobieństwa i różnice pomiędzy poszczególnymi 

protokołami, 

 

 

7)   wymienić części składowe protokołu i sprawozdania, 

 

 

8)   napisać notatkę służbową, napisać sprawozdanie, 

 

 

9)   napisać protokół. 

 

 

 

 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

32 

4.5. Zasady prowadzenia korespondencji 
 

4.5.1. Materiał nauczania 

 

4.5.1.1. Cechy pism 

 
Każde dobrze sformułowane pismo powinna cechować: 

– 

zwięzłość  –  krótkie  przedstawienie  sprawy,  bez  używania  zbędnych  słów  i  powtórzeń, 
pewne części pisma można ująć w formie wyliczenia, co ułatwia zrozumienie treści, 

– 

jasność i zrozumiałość – używanie zdań pojedynczych podnosi zrozumiałość tekstu, 

– 

konkretne sformułowania- przedmiot sprawy powinien być określony, można posługiwać 
się typowymi sformułowaniami, które występują w pismach handlowych lub innych, 

– 

uprzejma  forma – w granicach uprzejmości i życzliwości można utrzymać nawet bardzo 
stanowcze stanowisko czy negatywną decyzję. Nie wolno stosować słów obraźliwych lub 
pogróżek.  Dozwolone  są  formy  legalne  –  prawnie  uzasadnione,  np.  zgodnie  z  §  ... 
umowy  ...  sprawa  zostanie  skierowana  do  sądu.  Równocześnie  nie  należy  używać 
zwrotów  naiwnych  lub  przestarzałych,  np.  Za  pozytywne  załatwienie  mojego  pisma  
z góry dziękuję lub Zwracam się z uprzejmą prośbą, (lepiej) Zwracam się z prośbą, 

– 

kompletność – w piśmie muszą być zawarte wszystkie istotne informacje związane z jego 
celem, 

– 

sugestywność  w  stosunku  do  odbiorcy  oparcie  się  na  faktach,  uzasadnienie  zajętego 
stanowiska  i właściwa argumentacja powodują to, że załatwienie sprawy  jest logicznym 
efektem pisma. 
Ponadto: 

– 

zalecane  jest,  aby  pismo  dotyczyło  tylko  jednej  sprawy,  co  umożliwia  szybsze  jej 
załatwienie,  ponieważ  pismo  kierowane  jest  wtedy  do  jednego  działu,  można  używać 
skrótów tylko powszechnie znanych, 

– 

ważne treści pisma należy specjalnie zaakcentować lub wyróżnić, to co dla nadawcy jest 
istotne, staje się tak samo istotne dla odbiorcy, 

– 

pismo powinno być przejrzyste (myśli ułożone czytelnie), 

– 

trzeba zwrócić uwagę, aby użyta terminologia odpowiadała charakterowi pisma.  
Poprawność pod względem stylistycznym, gramatycznym i ortograficznym jest podstawą 

każdego  pisma.  Przed  napisaniem  pisma  wskazane  jest  przygotowanie  jego  planu.  Pismo 
może zawierać następujące elementy: 
– 

wstęp  –  zorientowanie  adresata  w  sprawie,  którą  w  piśmie  poruszamy.  Podajemy 
najważniejsze dane w jednym lub kilku zdaniach. Jeżeli w danej sprawie była już wymiana 
pism, to powołujemy się na zaistniały fakt, np.: Odpowiadając na Pani pismo...., 

– 

przedstawienie  zagadnienia  –  jest  to  osnowa,  część  główna  i  najistotniejsza  – 
przedstawienie  problemu,  który  jest  przedmiotem  sprawy.  Część  ta  powinna  być 
zredagowana zwięźle, wyczerpująco, precyzyjnie i jednoznacznie. Bez tego elementu nie 
byłoby  wiadomo  „co  autor  miał  na  myśli”,  ponieważ  w  tej  części  nadawca  przekazuje 
informację,  w  jakiej  sprawie  zwraca  się  z  danym  pismem  i  co  chciałby,  aby  zostało 
załatwione, np. proszę o przyznanie odszkodowania, 

– 

uzasadnienie  –  część  przekonująca  –  nadawca  pisma  przekonuje  adresata  o  słuszności 
swojego  stanowiska.  Część  ta  zawiera  motywy  i  szczegółowe  uzasadnienie  związane  
z  przedmiotem  sprawy.  W  decyzjach  administracyjnych  mogą  wystąpić  uzasadnienia 
faktyczne  i  prawne.  Uzasadnienie  faktyczne  wskazuje,  które  fakty  przyjmujemy  za 
udowodnione  i  na  podstawie  jakich  dowodów.  Uzasadnienie  prawne  zawiera  podstawę 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

33 

prawną  i  umotywowaną  pod  względem  prawnym  ocenę  stanu  faktycznego.  Uzasadnienie 
przedstawia, dlaczego i na jakiej podstawie nadawca miał odwagę zwrócić się do odbiorcy. 

– 

wnioski  –  jest  to  część  końcowa  pisma,  która  może  stanowić  rzeczowe  podsumowanie 
całości.  W  zależności  od  rodzaju  pisma  ta  końcowa  jego  część  ma  na  celu: 
spowodowanie  określonego  działania,  wywołanie  określonego  stanowiska,  wywarcie  na 
adresacie określonego wrażenia, sformułowanie wniosków. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Rys. 3. Budowa  treści pisma [1. s. 110]

 

 
Nie  każde  pismo  musi  zawierać  wszystkie  wymienione  części,  np.  pismo  przekonujące 

może zawierać dwie części (przedstawienie zagadnienia i uzasadnienie). 

Bardzo  ważną  umiejętnością  wymaganą  od  sekretarki,  jest  profesjonalne  sporządzanie 

korespondencji,  a  także  czuwanie  nad  właściwym  obiegiem  pism,  zgodnym  z  instrukcją 
kancelaryjną.  Sporządzone  odpowiednio  pismo  sekretarka  przygotowuje  i  przekazuje  do 
podpisu szefowi: 
– 

wkłada pisma do specjalnej teczki z przegródkami, 

– 

podaje bezpośrednio każde pismo szefowi, jeżeli podpis jest składany wiecznym piórem, 
to suszy go bibułą. 
Niektóre  pisma  o  charakterze  informacyjnym,  wysyłane  do  wielu  odbiorców,  nie 

wymagają oryginalnego podpisu. W takich wypadkach – w celu asygnowania pism podpisem 
szefa  –  sekretarka  posługuje  się  tzw.  pieczęcią  faksymilową.  Jest  to  pieczęć  odtwarzająca 
własnoręczny  podpis  szefa.  Podpis  można  również  zeskanować  i  wstawić  do  dokumentu 
tworzonego  w  edytorze  tekstu.  Tego  typu  pisma  informacyjne  otrzymujemy  np.  z  banku.  
W  firmie  może  być  sekretariat  ogólny, do  którego  spływa  korespondencja  zewnętrzna  i  tam 
jest  rozdzielana  do  poszczególnych  komórek  organizacyjnych  lub  do  sekretariatów 
osobistych.  Na  czas  przygotowania  imprez  np.  jubileusz  firmy  powołuje  się  doraźnie  tzw. 
sekretariat imprez, który jest odpowiedzialny za organizację przedsięwzięcia. 

W korespondencji biurowej używa się następujących blankietów: 
BB – blankiety  bezkopertowe – są to pisma, które po złożeniu  nie wymagają wkładania 

do koperty, ponieważ pole korespondencyjne jest ukryte, a widoczne pozostałe pole adresata. 
Na tego rodzaju blankietach są przysyłane pisma urzędowe, obecnie rzadko stosowane. 

BR – blankiety reklamowe z nadrukiem firmy na szerokim górnym marginesie. 
BZ – blankiety zwykłe – mają ściśle określone pola, w których wpisuje się odpowiednie 

elementy pisma. 

 
 
 
 
 
TREŚĆ 
 
PISMA 

WPROWADZENIE 

PRZEDSTAWIENIE 
ZAGADNIENIA 

UZASADNIENIE 

WNIOSKI 

CZĘŚĆ WSTĘPNA 

CZĘŚĆ GŁÓWNA 

CZĘŚĆ 
przekonywująca 

CZĘŚĆ KOŃCOWA 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

34 

BU  –  blankiety  uproszczone  dają  większą  swobodę  rozmieszczania  tekstu.  Obecnie 

najczęściej stosowane. 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Rys. 4. Układ graficzny pisma na blankiecie uproszczonym [1, s. 101] 

 
Etapy pracy z korespondencją przychodzącą do sekretariatu ogólnego firmy (kancelarii): 
– 

odbieranie przesyłek, 

– 

sortowanie  odbywa  się  według  przyjętych  przez  instrukcję  kancelaryjną  zasad  i  może 
przebiegać  w  następującej  kolejności:  poczta pilna  np.  priorytety, przesyłki  kurierskie  – 
poczta  specjalna  np.  przesyłki  polecone  –  poczta  dotycząca  rozliczeń  finansowych  – 
przesyłki zwykłe – czasopisma, foldery, druki reklamowe, 

– 

otwieranie przesyłek, np. wszystkie oprócz poufnych, tajnych i osobistych (chyba, że szef 
zadecyduje inaczej), 

– 

kontrola poczty – sprawdzanie czy:  

•

  adres  umieszczony  na  kopercie  zgadza  się  z  adresem  podanym    wewnątrz  na  piśmie  

(w razie pomyłki pismo należy odesłać do nadawcy), 

•

  nie jest to list o charakterze poufnym czy prywatnym ( zdarza się, że dopiero w piśmie 

jest wyjaśniony rodzaj przesyłki, jeżeli dojdzie do takiej sytuacji, to list wkładamy do 
koperty i doręczamy adresatowi z wyjaśnieniem, zachowując oryginalne koperty), 

•

  pismo zawiera nagłówek, jeśli nie, to dopinamy do pisma kopertę, 

•

  data stempla pocztowego na kopercie jest zgodna z datą w piśmie, jeśli nie, to należy 

na piśmie przystawić stempel: „wpłynęło dnia”, 

 

NADAWCA 

Znaki powoławcze 

 

ADRESAT 

Sprawa: 

Zwrot rozpoczynający, 

 
 
TREŚĆ 
PISMA 

Pierwszy akapit 

Drugi akapit 

Trzeci akapit 

Załączniki 

Zwrot zakończeniowy, 
 
podpis 

Miejscowość, data 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

35 

•

  kopertę dobrze opróżniamy, czy nie pozostał w niej żaden dokument, 

•

  informacja o załącznikach jest zgodna ze stanem rzeczywistym, 

•

  w paczce nie znajduje się list albo inna przesyłka, 

– 

segregowanie. które najczęściej odbywa się według ważności: przesyłki pilne → listy → 
zamówienia, faktury, reklamacje, rachunki → pisma ze specjalnym oznakowaniem np. do 
rąk własnych → poczta, z którą wiążą się określone terminy, 

– 

rejestrowanie  poczty  zgodnie  z  przyjętym  systemem  kancelaryjnym(  nadanie  znaków 
pisma: numer, i data wpływu), 

– 

kompletowanie  przesyłek  według  ich  docelowego  przeznaczenia  –  odpowiednich 
komórek organizacyjnych firmy. 
Jeżeli  korespondencja  jest  skierowana  bezpośrednio  do  szefa  lub  jego  pracowników,  to 

sekretarka: 
– 

dokładnie ją czyta, 

– 

podkreśla istotne dla szefa informacje, 

– 

przekazuje ją szefowi, 

– 

czeka na dyspozycje szefa odnośnie korespondencji, 

– 

zgodnie z dyspozycjami sama załatwia sprawę lub przekazuje pismo osobie, która ma to 
zrobić. 

Etapy pracy z korespondencją wychodzącą z sekretariatu ogólnego firmy: 
– 

sprawdzenie przed wysłaniem: daty i treści pisma, podpisów oraz załączników, 

– 

znak pisma, 

– 

wykonanie kopii pism i włożenie do odpowiedniej teczki spraw, 

– 

rejestracja  poczty  –  zgrupowanie  pism  przeznaczonych  do  wysyłki  w  specjalnej  teczce 
zbiorczej, zaewidencjowanie ich w kontrolkach wysyłanej korespondencji, 

– 

sortowanie  –  odbywa  się  według  przyjętego  przez  instytucję  klucza  i  może  przebiegać  
w następującej kolejności: poczta pilna → poczta specjalna → poczta dotycząca rozliczeń 
finansowych → przesyłki zwykłe → czasopisma, foldery, druki reklamowe. 
Praca  z  dokumentami  wymaga  systematyczności  i  porządku.  Wszystko,  co  nieważne 

należy  natychmiast  wyrzucić.  Najlepiej,  jeżeli  sekretarka  przygotuje  teczki  oznaczone: 
sprawy pilne do załatwienia, sprawy  zwykłe do załatwienia, sprawy załatwione do wysłania- 
wtedy wszystkie dokumenty, nad którymi obecnie pracuje, są uporządkowane. 

 

System kancelaryjny – dziennikowy i bezdziennikowy 

Właściwa organizacja obiegu dokumentów ma wpływ na jakość funkcjonowania firmy.  

System  kancelaryjny  dziennikowy  polega  na  wielokrotnym  rejestrowaniu  i  kwitowaniu 
odbioru tego  samego  pisma,  w  specjalnie do tego przeznaczonym dzienniku,  tzw.  dzienniku 
korespondencyjnym.  

Podstawowe czynności w ramach systemu dziennikowego: 

– 

pismo wpływające rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym w sekretariacie, 

– 

sekretariat,  po  rejestracji  przesyła  pismo  za  pokwitowaniem  do  właściwej  komórki 
organizacyjnej,  w  której  pismo  podlega  zarejestrowaniu  i  nadaje  im  znak,  tzw.  znak 
pisma  komórki  organizacyjnej,  która  następnie  za  pokwitowaniem  przesyła  je  do 
sekretariatu, 

– 

sekretariat  gromadzi  do  wysyłki  pisma  ze  wszystkich  komórek.  Następnie  wpisuje  je  
w tzw. pocztowym dzienniku podawczym i wysyła. 

– 

oryginały  otrzymanych  pism  i  kopie  pism  wysyłanych  przechowuje  pracownik 
załatwiający  sprawę  albo  kancelaria  w  układzie  chronologicznym  (według  dat  
poszczególnych pism). Prowadzone są skorowidze alfabetyczne otrzymanych pism. 

System kancelaryjny bezdziennikowy nie wymaga tak szczegółowej rejestracji pism.  

Podstawowe czynności w ramach systemu bezdziennikowego: 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

36 

– 

sekretariat  na  piśmie  wpływającym  odnotowuje  datę  wpływu,  przykładając  stempel 
wpływu  kancelarii  ogólnej  lub  sekretariatu,  i  wpisuje  odpowiedni  symbol  komórki 
organizacyjnej do, której pismo ma być przekazane, 

– 

pismo  oznaczone  data  wpływu  jest  przesyłane  z  kancelarii  (bez  pokwitowania  
i rejestracji) do komórki organizacyjnej, której symbol został odnotowany na piśmie, 

– 

otrzymane  pismo  komórka  organizacyjna  doręcza  pracownikowi  (również  bez 
pokwitowania i rejestracji) , któremu zlecono załatwienie sprawy, 

– 

pracownik  po  otrzymaniu    pisma  rejestruje  je  w  spisie  sprawy  dołączonym  do  teczki, 
przeznaczonej do przechowywania pism dotyczących danej sprawy, 

– 

pismo  załatwiające  sprawę  pracownik  przekazuje  do  kancelarii  (sekretariatu),  która  bez 
rejestracji wysyła pismo, 

– 

oryginały pism otrzymanych i kopie pism wysyłanych przechowuje się w aktach sprawy. 
System  rejestracji  komputerowej  –  jest  nowoczesną  metodą rejestracji  pism.  Dzięki  niej 

można o wiele szybciej uzyskać następujące informacje: 
– 

jakiego rodzaju i ile pism nadeszło w danym dniu, 

– 

kto załatwia określona sprawę,  

– 

przegląd danych z dnia, tygodnia, miesiąca itd. 
W  systemie  kancelaryjnym  bezdziennikowym  pracownik  nadaje  każdemu  pismu 

odpowiedni znak, zgodny ze znakiem załatwianej sprawy. 

Wykaz  akt  opracowuje  się  według  dziesiętnego  systemu  klasyfikacji,  zgodnie  

z Rozporządzeniem Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173 i Dz.U. 2002 nr 167 poz. 1375. Akta dzieli się 
na  10  klas  zasadniczych,  tj.  klas  pierwszego  stopnia,  oznaczonych  symbolami  liczbowymi  
od  0  do  9.  Każdą  klasę  zasadnicza  można  następnie  dzielić  na  klasy  cząstkowe  –  również  
od 0 do 9. W ten sposób klasa zasadnicza  może być podzielona  na 10 klas drugiego stopnia, 
oznaczonych  symbolami  dwucyfrowymi.  Klasa  drugie  stopnia  może  się  dzielić  na  10  klas 
trzeciego stopnia, oznaczonych symbolami trzycyfrowymi itd.. 
 

4.5.2. Pytania sprawdzające 

 

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń: 

1.  Co to jest pieczęć faksymilowa i kiedy sekretarka może jej użyć? 
2.  Co  zrobisz,  jeżeli  po  otwarciu  koperty  i  sprawdzeniu  pisma  okaże  się,  że  nie  jest  ono 

kierowane do Twojej firmy? 

3.  Jakie etapy pracy z korespondencją przychodzącą do sekretariatu ogólnego firmy? 
4.  Czy sekretarka może otworzyć wszystkie przesyłki? 
5.  Czy  przyjmowanie  i  wysyłanie  korespondencji  powinno  odbywać  się  w  ustalonych  

godzinach? (odpowiedź uzasadnij). 

6.  Jakie  etapy  wyróżnisz  w  pracy  z  korespondencją  wychodząca  z  sekretariatu  ogólnego 

firmy? 

7.  Na czym polega kontrola poczty? 
8.  Na czym polega sortowanie korespondencji? 
9.  Jakie  podstawowe  czynności  są  przeprowadzane  w  ramach  systemu  dziennikowego  

i bezdziennikowego? 

10.  Jaki system kancelaryjny byłby lepszy dla firmy prowadzącej usługi? 
11.  Na jakiej klasyfikacji opiera się wykaz akt? 
 
 
 
 
 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

37 

4.5.3. Ćwiczenia 

 
Ćwiczenie 1 

Dokonaj segregacji  przesyłek. 
Do  sekretariatu  wpłynęły  następujące  przesyłki:  list  zwykły,  list  polecony,  przesyłka 

priorytetowa, list z banku, czasopisma, faktury, foldery. 
 

Sposób wykonania ćwiczenia 
 
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 

1)  przeprowadzić kontrolę otrzymanej poczty, 
2)  dokonać  segregacji  poczty  zgodnie  z  system  kancelaryjnym  dziennikowym  

i bezdziennikowym, 

3)  otworzyć przesyłkę, 
4)  wykonać czynności związane z pismem, które nie jest skierowane do Twojej firmy, 
5)  wykonać  czynności  (list  zwykły  do  szefa)  związane  z  przyjęciem  przesyłki  w  systemie 

dziennikowym, 

6)  wykonać  czynności  (list  zwykły  do  szefa)  związane  z  przyjęciem  przesyłki  w  systemie 

bezdziennikowym, 

 

Wyposażenie stanowiska pracy: 

– 

instrukcja obsługi systemu dziennikowego, 

– 

instrukcja obsługi systemu bezdziennikowego, 

– 

przykładowe przesyłki, 

– 

literatura. 

 
Ćwiczenie 2 

Dokonaj archiwizacji dokumentów. 

 

Sposób wykonania ćwiczenia 

 

Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 

1)  posługując  się  danymi  (Jednolity  wykaz  akt)  podać  jak  powinny  być  archiwizowane 

dokumenty określone hasłem klasyfikacyjnym „Zarządzanie akcjami spółki”, 

2)  odszukać symbol liczbowy hasła, 
3)  określić kategorię archiwalną w komórce macierzystej i w innych komórkach, 
4)  określić czas przechowywania dokumentów, w tych komórkach, 
5)  zapoznać się ze sposobem archiwizacji dokumentów w Twojej szkole.  
 

Wyposażenie stanowiska pracy: 

– 

jednolity wykaz akt  (przykładowy fragment), 

– 

literatura. 

 
Ćwiczenie 3 

Napisz oficjalne pismo na blankiecie BU. 

 

Sposób wykonania ćwiczenia 
 
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 

1)  posługując  się  blankietem  BU    napisać  pismo  ,w  którym  Dyrektor  szkoly  zawiadamia 

Twoich rodziców o zebraniu, 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

38 

2)  sporządzić listę obecności rodziców na zebraniu, 
3)  zaadresować kopertę. 
 

Wyposażenie stanowiska pracy: 

– 

wzory pism na blankiecie BU, 

– 

wzór listy obecności,

 

– 

wzory adresowania kopert, 

– 

papier formatu A4, koperty, 

– 

komputer, drukarka, 

– 

literatura. 

 
Ćwiczenie 4 

Utwórz listę uczniów swojej klasy. 
 
Sposób wykonania ćwiczenia 
 
Aby wykonać ćwiczenie powinieneś: 

1)  posługując  się  dowolną  bazą  danych  utworzyć  listę  uczniów  swojej  klasy  zawierającą: 

imiona  i  nazwiska,  imiona  rodziców,  adres  zamieszkania  uczniów,  adres  zamieszkania 
rodziców, 

2)  wydrukować sporządzoną listę. 
 

Wyposażenie stanowiska pracy: 

– 

papier formatu A4, 

– 

komputer, drukarka, 

– 

literatura. 

 

4.5.4. Sprawdzian postępów 

 
Czy potrafisz:                                                                                                   Tak           Nie

 

1)   uzasadnić kiedy sekretarka może użyć pieczęci faksymilowanej,

 



 



 

2)   wymienić i omówić cechy dobrze sformułowanego pisma,

 



 



 

3)   wymienić etapy pracy z korespondencją przychodzącą do 

sekretariatu ogólnego firmy,

 



 



 

4)   wymienić etapy pracy z korespondencją wychodząca z sekretariatu 

ogólnego firmy,

 



 



 

5)   wykonać podstawowe czynności przeprowadzane w ramach 

systemu dziennikowego,

 



 



 

6)   wykonać podstawowe czynności przeprowadzane w ramach 

systemu bezdziennikowego,

 



 



 

7)   dokonać wyboru systemu kancelaryjnego dla firmy prowadzącej 

usługi,

 



 



 

8)   napisać pismo na blankiecie BU,

 



 



 

9)   posegregować przesyłki,

 



 



 

10) dokonać archiwizacji dokumentów.

 



 



 

 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

39 

5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ  

 

INSTRUKCJA DLA UCZNIA 

1.  Przed rozpoczęciem rozwiązywania testu przeczytaj uważnie instrukcję. 
2.  Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi. 
3.  Zapoznaj się z zestawem zadań testowych. 
4.  Test  zawiera  20  pytań.  Do  każdego  pytania  dołączone  są  cztery  warianty  odpowiedzi, 

tylko jedna jest prawdziwa. 

5.  Za prawidłową odpowiedź otrzymasz 1 punkt. 
6.  Udzielaj  odpowiedzi  tylko  na  załączonej  karcie  odpowiedzi  stawiając  znak  ×  

w  odpowiedniej  rubryce.  W  przypadku  pomyłki  błędną  odpowiedź  zaznacz  kółkiem,  
a następnie zakreśl prawidłową odpowiedź. 

7.  Pracuj samodzielnie. 
8.  Jeżeli będziesz miał problem z odpowiedzią na któreś pytanie, to odłóż jego rozwiązanie 

na później i wróć do niego jeszcze raz. 

9.  Na rozwiązanie testu masz 45 minut. 
10.  Jeśli czas Ci pozwoli, przed oddaniem swojej pracy sprawdź odpowiedzi jeszcze raz.  

Powodzenia! 

 

Zestaw zadań testowych 

 

1.  Natężenie dźwięku w pracy biurowej powinno wynosić: 

a)  od 30 do 45 dB, 
b)  od 50 do 60 dB, 
c)  od 25 do 44 dB, 
d)  od 45 do 55 dB. 
 

2.  Przesyłki poufne mogą być otwierane: 

a)  przez osobę przyjmującą pocztę, 
b)  przez osobę do tego upoważnioną, 
c)  przez osoby postronne, 
d)  przez sekretarkę. 
 

3.  Bindownica służy do: 

a)  otwierania kopert, 
b)  lakowania kopert i dokumentów, 
c)  profesjonalnej oprawy dokumentów w warunkach biurowych, 
d)  wysyłania i nagrywania  wiadomości. 
 

4.  Archiwum pełni rolę: 

a)  źródła  informacji,  źródła  materiałów  dokumentujących,  źródła  materiałów 

dowodowych, przechowywania akt narzuconych przez prawo,  

b)   przechowywania akt narzuconych przez prawo,  
c)   źródła informacji, 
d)   źródła materiałów dokumentujących. 
 
 
 
 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

40 

5.  Poczta elektroniczna należy do typu: 

a)  przechowaj informacje, 
b)  zarejestruj informacje, 
c)  prześlij informacje, 
d)  pobierz i prześlij dalej. 
 

6.  W pismach urzędowych margines dolny i górny nie powinien być mniejszy niż: 

a)  1cm, 
b)  2cm ( najczęściej 2,5 cm), 
c)  3 cm (najczęściej 4 cm), 
d)  1,5 cm ( najczęściej 1cm). 
 

7.  W części zasadniczej protokołu wyróżniamy: 

a)  tytuł i wstęp, 
b)  formułę o zakończeniu, podpisy, 
c)  tytuł, uchwały podpisy, 
d)  przebieg zdarzenia, okoliczności towarzyszące, wnioski i uchwały. 
 

8.  CV i list motywacyjny należą do : 

a)  korespondencji związanej z ubieganiem się o pracę, 
b)  pism zatytułowanych, 
c)  korespondencji związanej z rozwiązaniem stosunku służbowego pracy, 
d)  pism handlowych. 
 

9.  Układ a’ linea to układ: 

a)  układ blokowy, 
b)  układ o zróżnicowanej grubości liter, 
c)  z zastosowaniem kursywy, 
d)  symetryczny z wcięciem akapitowym. 
 

10.  Notatki, sprawozdania, protokoły to pisma: 

a)  z tytułem, 
b)  w sprawach służbowych, 
c)  w sprawach handlowych, 
d)  w sprawach osobowych. 
 

11.  Notatka służbowa to rodzaj korespondencji: 

a)  zewnętrznej, 
b)  wewnętrznej, 
c)  dostarczonej przez pocztę, 
d)  przekazywanej do archiwum. 
 

12.  BB to blankiet pisma: 

a)  reklamowy, 
b)  blankiet uproszczony, 
c)  blankiet bezkopertowy, 
d)  blankiet zwykły. 

 
 
 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

41 

13.  Dokument biurowy to: 

a)  każde  pismo,  protokół,  sprawozdanie,  notatka  itp.  sporządzone  w  toku  pracy 

biurowej lub otrzymane z zewnątrz, 

b)  akta różnych spraw dotyczących jednego zagadnienia, 
c)  zbiór dokumentów biurowych dotyczących jednej sprawy, 
d)  zbiór dokumentów biurowych dotyczących dotyczących podobnych spraw. 
 

14.  Ergonomia jest nauką: 

a)  zajmującą  się  dostosowaniem  urządzeń  technicznych,  produkcyjnych  i  wszystkich 

innych  do  określonych  przez  anatomię,  fizjologię  i  psychologię  cech  sprawności 
człowieka, 

b)  zajmującą się dostosowaniem kolorystyki wnętrza do rodzaju wykonywanej pracy, 
c)  zajmującą się dostosowaniem oświetlenia do rodzaju wykonywanej pracy, 
d)  zajmującą się dostosowaniem powierzchni biurowej do rodzaju wykonywanej pracy. 

 
15.  Protokół – to pismo: 

a)  informujące o osobach obecnych na zebraniu,  
b)  odzwierciedlające określony stan faktyczny zebrania, 
c)  przedstawiające sprawozdanie o odbytym spotkaniu, 
d)  przekazanie drogą elektroniczną. 
 

16.  Wprowadzenie w piśmie służy do: 

a)  nawiązania  łączności  nadawcy  pisma  z  odbiorcą  i  ma  na  celu  zorientować  adresata 

pisma, w jakiej sprawie piszący zwraca się do niego, 

b)  przedstawienia  zagadnienia  –  w  tej  części  nadawca  szczegółowo  wyjaśnia  problem 

będący  przedmiotem  sprawy.  Część  ta  powinna  być  zredagowana  jasno,  zwięźle, 
wyczerpująco, jednoznacznie, 

c)  uzasadnienia,  które  powinno  przekonać  adresata  pisma  o  słuszności  stanowiska 

zajmowanego przez nadawcę pisma, 

d)  wyjaśnienia istoty sprawy. 
 

17.  System kancelaryjny dziennikowy polega na: 

a)  odnotowaniu  daty  wpływu,  przyłożeniu  stempela  wpływu  kancelarii  ogólnej  lub 

sekretariatu,  

b)   wpisaniu odpowiedniego symbolu komórki organizacyjnej do, której pismo ma  być 

przekazane, 

c)  wielokrotnym rejestrowaniu  i kwitowaniu odbioru tego samego pisma, w specjalnie 

do tego przeznaczonym dzienniku, tzw. dzienniku korespondencyjnym., 

d)  pismo  oznaczone  data  wpływu  jest  przesyłane  z  kancelarii  (bez  pokwitowania  

i rejestracji) do komórki organizacyjnej, której symbol został odnotowany na piśmie. 

 

18.  Telefaksem nie należy wysyłać pism: 

a)  formatu A4, 
b)  napisanych piórem, 
c)  napisanych za pomocą komputera, 
d)  wilgotnych i mokrych. 
 
 
 
 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

42 

19.  Rozdzielnik – jest to informacja o tym: 

a)  kto powinien dostać pismo do wiadomości, oprócz adresata, 
b)  jak należy posegregować pisma, 
c)  jak rozdzielić poszczególne elementy pisma, 
d)  kto powinien pismo napisać. 
 

20.  Słuchawkę telefoniczną podnosimy najczęściej po; 

a)  piątym sygnale, 
b)  czwartym sygnale, 
c)  po drugim sygnale, 
d)  po pierwszym sygnale. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

43 

KARTA ODPOWIEDZI 

 
Imię i nazwisko ................................................................................................ 
 

Prowadzenie korespondencji  biurowej 

 
Zakreśl poprawną odpowiedź.

 

Nr 

zadania 

 

 

 

 

Punkty 

1 

a 

b 

c 

d 

 

2 

a 

b 

c 

d 

 

3 

a 

b 

c 

d 

 

4 

a 

b 

c 

d 

 

5 

a 

b 

c 

d 

 

6 

a 

b 

c 

d 

 

7 

a 

b 

c 

d 

 

8 

a 

b 

c 

d 

 

9 

a 

b 

c 

d 

 

10 

a 

b 

c 

d 

 

11 

a 

b 

c 

d 

 

12 

a 

b 

c 

d 

 

13 

a 

b 

c 

d 

 

14 

a 

b 

c 

d 

 

15 

a 

b 

c 

d 

 

16 

a 

b 

c 

d 

 

17 

a 

b 

c 

d 

 

18 

a 

b 

c 

d 

 

19 

a 

b 

c 

d 

 

20 

a 

b 

c 

d 

 

Razem:   

 

 

 

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego” 

 

44 

6. LITERATURA 

 
1.  Bryś J.: Podstawy biurowości. Format-AB, Warszawa 1999. 
2.  Bułhak A.: Obsługa komputera. Help, Warszawa 1997 
3.  Kienzler  I.:  Korespondencja  handlowa  w  języku  polskim.  Wzory  pism,  umów  i  innych 

dokumentów. IVAX Sp. z o.o. Gdynia 1996 

4.  Łazarska T.: Pisanie na maszynie w języku polskim i w językach obcych. Cz. 1–4. FBC, 

Warszawa 1993 

5.  Stefaniak-Piasek: Technika pracy biurowej. WSiP Warszawa2003 
6.  Wiśniewski M.: Technika biurowa. eMPi2, Poznań 1993