Technik_prac_biurowych_419[01].Z2.04

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

SPIS TREŚCI

1. Wprowadzenie

2. Wymagania wstępne

3. Cele kształcenia

4. Przykładowe scenariusze zajęć

5. Ćwiczenia

5.1. Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa. Funkcje i zadania

sekretariatu
5.1.1. Ćwiczenia

11
11

5.2. Organizacja i wyposaŜenie stanowiska pracy w sekretariacie

5.2.1. Ćwiczenia

14
14

5.3. Kwalifikacje pracowników sekretariatu. Światowe i europejskie

standardy wymagań

5.3.1. Ćwiczenia

16
16

5.4. Wygląd i higiena pracownika sekretariatu

5.4.1. Ćwiczenia

18
18

5.5. Zasady

zarządzania

korespondencją,

prowadzenia

rozmów

telefonicznych, obsługi poczty elektronicznej
5.5.1. Ćwiczenia

21
21

5.6. Obsługa zebrań, narad i konferencji

5.6.1. Ćwiczenia

23
23

5.7. Organizacja i obsługa wizyt, podróŜy słuŜbowych oraz spotkań

z kontrahentami
5.7.1. Ćwiczenia

25
25

5.8. Zarządzanie czasem pracy. Organizacja dnia pracy przełoŜonego

5.8.1. Ćwiczenia

27
27

5.9. Ocena efektywności pracownika sekretariatu

5.9.1. Ćwiczenia

29
29

6. Ewaluacja osiągnięć ucznia

7. Literatura

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

1. WPROWADZENIE

Przekazujemy Państwu poradnik, który będzie pomocny w prowadzeniu zajęć

dydaktycznych w szkole kształcącej w zawodzie technik prac biurowych.

W poradniku zamieszczono:

−

wymagania wstępne,

−

wykaz umiejętności, jakie uczeń opanuje podczas zajęć,

−

przykładowe scenariusze zajęć,

−

propozycje ćwiczeń, które mają na celu wykształcenie u uczniów umiejętności
praktycznych,

−

ewaluację osiągnięć ucznia,

−

wykaz literatury, z jakiej uczniowie mogą korzystać podczas nauki.
Wskazane jest, aby zajęcia dydaktyczne były prowadzone róŜnymi metodami ze

szczególnym uwzględnieniem aktywizujących metod nauczania: dyskusji dydaktycznej,
pogadanki z elementami wykładu oraz ćwiczeń praktycznych.

Formy organizacyjne pracy uczniów mogą być zróŜnicowane, począwszy od

samodzielnej pracy uczniów do pracy zespołowej.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Schemat układu jednostek modułowych

Moduł 419[01].Z2

Organizacja i funkcjonowanie biura

419[01].Z2.01

Przestrzeganie zasad

bezpiecze

stwa i higieny pracy,

ochrony przeciwpo

arowej

i ochrony

rodowiska

419[01].Z2.04

Organizowanie pracy

w sekretariacie

419[01].Z2.03

Zarz

dzanie informacj

i obiegiem dokumentów

419[01].Z2.05

Obsługa klienta

419[01].Z2.02

Prowadzenie

korespondencji

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2. WYMAGANIA WSTĘPNE

Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej, uczeń powinien umieć:

−−−−

posługiwać się podstawowymi pojęciami z dziedziny organizacji pracy, komunikacji
interpersonalnej,

−−−−

poszukać informacji w róŜnych źródłach,

−−−−

selekcjonować, porządkować i przechowywać informacje,

−−−−

uŜytkować nowoczesny sprzęt biurowy,

−−−−

obsługiwać komputer na poziomie podstawowym,

−−−−

pracować w grupie,

−−−−

uczestniczyć w dyskusji, prezentacji,

−−−−

oceniać własne moŜliwości sprostania wymaganiom wybranego zawodu,

−−−−

identyfikować własne cechy osobowości, umiejętności,

−−−−

wykazywać się znajomością podstawowych zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3. CELE KSZTAŁCENIA

W wyniku realizacji programu jednostki modułowej uczeń powinien umieć:

−−−−

przedstawić graficznie strukturę jednostki organizacyjnej,

−−−−

scharakteryzować

podstawowe

funkcje

zadania

poszczególnych

komórek

organizacyjnych przedsiębiorstwa,

−−−−

wyszczególnić podstawowe funkcje i zadania sekretariatu,

−−−−

zidentyfikować role społeczne pracownika w sekretariacie,

−−−−

wyjaśnić podstawowe zasady organizacji stanowiska pracy biurowej w sekretariacie,

−−−−

scharakteryzować rodzaje zarządzeń regulujących pracę komórek administracyjno-
biurowych w jednostce organizacyjnej,

−−−−

dobrać odpowiedni strój do pracy w sekretariacie,

−−−−

zadbać o wygląd zewnętrzny i higienę osobistą,

−−−−

scharakteryzować podstawowe zadania i zachowania pracowników sekretariatu podczas
organizacji zebrań oraz przyjmowania gości,

−−−−

zaplanować podróŜ słuŜbową,

−−−−

zidentyfikować uprawnienia do podejmowania decyzji,

−−−−

zaplanować czas pracy i zadania przełoŜonego,

−−−−

podjąć decyzje w powierzonym zakresie,

−−−−

ocenić efekty pracy w sekretariacie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4. PRZYKŁADOWE SCENARIUSZE ZAJĘĆ

Scenariusz zajęć 1

Osoba prowadząca               ……………………………………………….
Modułowy program nauczania:   Technik prac biurowych 419[01].
Moduł:                          Organizacja i funkcjonowanie biura 419[01].Z2.
Jednostka modułowa:            Organizowanie pracy w sekretariacie 419[01].Z2.04.

Temat: Podstawowe funkcje i zadania sekretariatu.

Cel ogólny: identyfikowanie funkcji i zadań sekretariatu.

Po zakończeniu zajęć edukacyjnych uczeń powinien umieć

−

zdefiniować pojęcie sekretariatu i sekretarki,

−

scharakteryzować funkcje i zadania sekretariatu jako jednej z komórek organizacyjnych
firmy.

Metody nauczania–uczenia się:

−

pogadanka z elementami wykładu,

−

dyskusja,

−

wiczenia praktyczne.

Formy organizacyjne pracy uczniów:

−

praca indywidualna,

−

praca w grupach.

Czas: 45 minut.

Środki dydaktyczne:

−

foliogramy,

−

poradnik dla ucznia.

Przebieg zajęć:

Czynności organizacyjne
1.

Sprawdzenie listy obecności.

Podanie tematu zajęć.

Wyjaśnienie szczegółowych celów kształcenia.

Sprawdzenie gotowości uczniów do zajęć.

Wprowadzenie
1.

Nauczyciel przeprowadza wykład informacyjny na temat ogólnych wiadomości
dotyczących sekretariatu.

Nauczyciel charakteryzuje sekretariat jako jednostkę organizacyjną instytucji,
obsługującą interesantów, a takŜe zajmująca się sprawami bieŜącymi.

Nauczyciel zadaje pytanie: „Jak rozumiesz znaczenie sekretariatu jako najwaŜniejszego
ogniwa w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa?”

Nauczyciel prosi uczniów o przygotowanie się do ćwiczeń.

Realizacja ćwiczenia
1.

Nauczyciel  wyjaśnia,  Ŝe  celem  ćwiczenia  jest  napisanie  scenariusza  krótkiej  scenki
przedstawiającej  rozmowę  szefa  z  sekretarką  w  pierwszym  dniu  pracy  na  temat  jego
wymagań  w  stosunku  do  sekretarki  oraz  zaprezentowanie  scenki  inscenizującej  tę
rozmowę.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Nauczyciel dzieli klasę na zespoły

4-osobowe.

KaŜdy zespół

ma za zadanie napisać scenariusz krótkiej scenki przedstawiającej rozmowę

szefa z sekretarką w pierwszym dniu pracy na temat jego wymagań w stosunku do
sekretarki.

Uczniowie wybierają spośród siebie dwie osoby i przydzielają im role szefa
i sekretarki.

Wybrane zespoły prezentują swoją pracę.

Pytania do dyskusji:

−

Jakie są zadania sekretariatu?

−

Jak scharakteryzujesz poszczególne funkcje sekretariatu?

Nauczyciel obserwuje pracę uczniów, udziela rad i wskazówek oraz kontroluje, czy

uczniowie zrozumieli treść ćwiczenia i czy wykonują je prawidłowo.

Zakończenie zajęć

Uczniowie wraz z nauczycielem wskazują, które etapy rozwiązania ćwiczenia sprawiły
im trudności.

Nauczyciel podsumowuje całe ćwiczenie, wskazuje, jakie umiejętności były ćwiczone,
jakie wystąpiły nieprawidłowości i jak ich unikać na przyszłość.

Praca domowa

Wpisz do tabeli najwaŜniejsze umiejętności i obowiązki sekretarki.

NajwaŜniejsze umiejętności sekretarki

NajwaŜniejsze obowiązki sekretarki

………………………………………………….

……………………………………………………..

………………………………………………….

………………………………………………………

Sposób uzyskania informacji zwrotnej od ucznia po zakończonych zajęciach:

−

anonimowe ankiety ewaluacyjne dotyczące sposobu prowadzenia zajęć i zdobytych
umiejętności.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Scenariusz zajęć 2

Temat: Kultura i etyka pracy w sekretariacie.

Cel ogólny: kształtowanie umiejętności rozpoznawania pojęć etyki zawodowej i kultury

organizacyjnej.

Po zakończeniu zajęć edukacyjnych uczeń powinien umieć

−

zdefiniować pojęcie etyki w pracy zawodowej,

−

wymienić i scharakteryzować poszczególne zasady etyczne pracy biurowej,

−

opisać podstawowe funkcje etyki zawodowej,

−

wyjaśnić podstawowe pojęcia: etyka, etyka zawodowa, zachowanie etyczne, kultura
organizacyjna.

Metody nauczania–uczenia się:

−

pogadanka z elementami wykładu,

−

dyskusja,

−

wiczenia praktyczne.

Formy organizacyjne pracy uczniów:

−

praca indywidualna,

−

praca w grupach.

Środki dydaktyczne:

−

foliogramy,

−

komputer z dostępem do Internetu,

−

poradnik dla ucznia.

Czas: 45 minut.

Przebieg zajęć:

Czynności organizacyjne
1.

Sprawdzenie listy obecności.

Podanie tematu zajęć.

Wyjaśnienie szczegółowych celów kształcenia.

Sprawdzenie gotowości uczniów do zajęć.

Wprowadzenie
1.

Nauczyciel omawia znaczenie pojęcia etyka zawodowa i zachowanie etyczne.

Nauczyciel omawia podstawowe pojęcia związane z etyką zawodową pracownika
sekretariatu.

Realizacja ćwiczenia

Nauczyciel wybiera uczniów, którzy będą podawali przykłady zachowań etycznych
i nieetycznych pracownika sekretariatu.

Uczniowie dokonują oceny przedstawionych przykładów zachowań etycznych
i nieetycznych, przyznają punkty, uzasadniając ich wysokość.

Nauczyciel obserwuje pracę uczniów, udziela rad i wskazówek oraz kontroluje, czy
uczniowie zrozumieli treść zadania do wykonania

i czy wykonują je prawidłowo.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Zakończenie zajęć

Uczniowie wraz z nauczycielem wskazują, które etapy rozwiązania ćwiczenia sprawiły
im trudności.

Nauczyciel podsumowuje całe ćwiczenie, wskazuje, jakie umiejętności były ćwiczone,
jakie wystąpiły nieprawidłowości i jak ich unikać na przyszłość.

Nauczyciel ocenia aktywność uczniów i dziękuje za udział w lekcji.

Praca domowa

Podaj w formie pisemnej po kilka przykładów zachowań etycznych i nieetycznych,

z jakimi spotkałeś się w róŜnych sytuacjach.

Sposób uzyskania informacji zwrotnej od ucznia po zakończonych zajęciach:

−

anonimowe ankiety ewaluacyjne dotyczące sposobu prowadzenia zajęć i zdobytych
umiejętności.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5. ĆWICZENIA

5.1. Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa. Funkcje i zadania

sekretariatu

5.1.1. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Oceń prawdziwość poniŜszych zdań i wstaw „X” we właściwej kolumnie tabeli.

Zdanie

Prawda

Fałsz

Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa to graficzne ujęcie powiązań komórek
organizacyjnych ze sobą.

Schemat struktury organizacyjnej to wyodrębnienie komórek organizacyjnych
wraz z podaniem zaleŜności między nimi zachodzących.

Warunkiem wyodrębnienia komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa jest
podział pracy

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ć

wiczenie powinno być wykonywane indywidualnie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

przeanalizować materiał nauczania,

ocenić prawdziwość zdań poprzez wstawienie „X” w odpowiedniej kolumnie,

zaprezentować swoją pracę na forum klasy.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−

literatura wskazana przez nauczyciela.

Ćwiczenie 2

Przeanalizuj funkcjonowanie sekretariatu w swojej szkole z uwzględnieniem funkcji

i zadań, jakie spełnia jako „administracyjny opiekun uczniów”.

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ć

wiczenie powinno być wykonywane w zespołach 3-osobowych.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

korzystając ze zdobytej wiedzy i literatury przedmiotu, ustalić odpowiedź na pytanie,

zanotować odpowiedź w zeszycie.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−−−−

przybory do pisania,

−−−−

literatura wskazana przez nauczyciela.

Ćwiczenie 3

Wyszukaj w literaturze przykłady kilku systemów struktur organizacyjnych jednostek

i ustal miejsce sekretariatu w danej strukturze.

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Proponuje się, aby uczniowie w 3-osobowych zespołach wyszukali przykłady struktur
organizacyjnych i zaprezentowali swoją pracę na forum klasy.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

korzystając ze zdobytej wiedzy i literatury przedmiotu, ustalić odpowiedź na pytanie,

udzielić odpowiedzi na forum klasy.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−−−−

literatura wskazana przez nauczyciela.

Ćwiczenie 4

W podanych niŜej cech wybierz tylko te, które określają zachowania etyczne:

−

uczciwość,

−

uprzejmość,

−

takt,

−

dotrzymywanie danego słowa,

−

komunikatywność,

−

zainteresowanie rozmówcą,

−

wywiązywanie się z powierzonych zadań,

−

dbanie o swój wygląd zewnętrzny,

−

umiejętność wysławiania się,

−

znajomość zasad savoir vivre.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ć

wiczenie powinno być wykonywane indywidualnie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

przeanalizować materiał nauczania,

zaprezentować swój wybór

na forum grupy.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−−−−

literatura wskazana przez nauczyciela.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5.2. Organizacja i wyposaŜenie stanowiska pracy w sekretariacie

5.2.1. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Oglądając film na temat wyposaŜenia i organizacji sekretariatu, na przykład „Sekretariat

menedŜera” zaprojektuj funkcjonalny sekretariat.

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Proponuje się, aby uczniowie w parach przygotowali projekt wyposaŜenia sekretariatu,
a wyniki pracy i wnioski przedstawili i omówili na forum klasy.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

przeanalizować materiał nauczania,

obejrzeć film,

zaprojektować wyposaŜenie sekretariatu.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−

przybory do pisania,

−

projektor filmowy, film,

−

arkusze papieru,

−

literatura wskazana przez nauczyciela..

Ćwiczenie 2

Dokonaj analizy wyposaŜenia sekretariatu Twojej szkoły. Oceń jego funkcjonalność.

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ć

wiczenie powinno być wykonywane w 2-osobowych zespołach.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

przeanalizować materiał nauczania,

wypisać elementy wyposaŜenia sekretariatu szkoły,

dokonać oceny funkcjonalności, zaproponować ewentualne zmiany.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

rodki dydaktyczne:

−

foliogramy,

−

plansze,

−

literatura wskazana przez nauczyciela..

Ćwiczenie 3

Opracuj w formie plakatu „WyposaŜenie stanowiska pracy sekretarki w małej firmie”.

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ć

wiczenie powinno być wykonywane w 3-osobowych zespołach.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

zgromadzić materiały i przybory potrzebne do wykonania ćwiczenia,

opracować plakat,

zaprezentować swoją pracę na forum klasy.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−−−−

literatura wskazana przez nauczyciela.

−−−−

przybory do pisania,

−−−−

arkusze papieru.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5.3. Kwalifikacje pracowników sekretariatu. Światowe i europejskie

standardy wymagań

5.3.1. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Z podanych niŜej cech wybierz te, które powinny charakteryzować kompetentną

sekretarkę:

−

ładnie się wysławia, dba o poprawna polszczyznę,

−

zwraca się w sposób poufały do interesantów,

−

dba o estetykę stroju i wystroju sekretariatu,

−

jest lojalna wobec przełoŜonego,

−

łatwo nawiązuje kontakty,

−

prowadzi prywatne rozmowy przez telefon.

−

przekazuje informacje na temat innych pracowników,

−

jest dyskretna,

−

posiada znajomość zasad savoir-vivre.

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ć

wiczenie powinno być wykonywane indywidualnie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

przeanalizować materiał nauczania,

zaprezentować swoją pracę na forum grupy.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−

literatura wskazana przez nauczyciela.

Ćwiczenie 2

Dokonaj wyboru kwalifikacji zawodowych sekretarki wstawiając krzyŜyk we właściwej

kolumnie tabeli.

Rodzaj kwalifikacji sekretarki

Zawodowe

poprawne formułowanie i umiejętne przekazywanie poleceń słuŜbowych
przełoŜonego

troska o dobro społeczne i interes firmy

wiedza z dziedziny historii sztuki, kulturoznawstwa, wiedzy
o teatrze, filmu, muzyk

umiejętność prowadzenia rozmów telefonicznych

umiejętność redagowania pism

przyjmowanie interesantów

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ć

wiczenie powinno być wykonywane indywidualnie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

przeanalizować materiał nauczania,

zgromadzić materiały i przybory potrzebne do wykonania ćwiczenia,

uzupełnić tabelę zgodnie z poleceniem,

zaprezentować pracę na forum klasy.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−

literatura wskazana przez nauczyciela,

−

przybory do pisania.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5.4. Wygląd i higiena pracownika sekretariatu

5.4.1. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Uzupełnij tabelę wpisując cechy pozytywne i negatywne pracownika sekretariatu.

Cechy pozytywne

Cechy negatywne

–

nienaganny strój,

–

staranny makijaŜ,

……………………………………………….
……………………………………………….
……………………………………………….

–

prywatne rozmowy ze słuŜbowego telefonu,

–

niepunktualność,

………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ć

wiczenie powinno być wykonywane indywidualnie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

przeanalizować materiał nauczania,

zgromadzić materiały i przybory potrzebne do wykonania ćwiczenia,

uzupełnić tabelę zgodnie z poleceniem,

zaprezentować pracę na forum klasy.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−

literatura wskazana przez nauczyciela,

−

przybory do pisania.

Ćwiczenie 2

Podaj w formie pisemnej przykłady, jak powinien prezentować się pracownik sekretariatu

podczas specjalnych uroczystości.

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ć

wiczenie powinno być wykonywane indywidualnie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

przeanalizować materiał nauczania,

zgromadzić materiały i przybory potrzebne do wykonania ćwiczenia,

dokonać opisu zgodnie z poleceniem,

zaprezentować pracę na forum klasy.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−

literatura wskazana przez nauczyciela,

−

przybory do pisania.

Ćwiczenie 3

Przeanalizuj swoje ubranie, które masz na sobie pod kątem zmian, jakich dokonałbyś

w nim, aby było ono stosowne do pracy w sekretariacie.

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Proponuje  się,  aby  uczniowie  w  parach  wyszukali  potrzebne  informacje  na  temat  wyglądu
słuŜbowego  pracowników  sekretariatu,  dokonali  analizy  swoich  ubrań  i  wyglądu,  a  wyniki
pracy i wnioski przedstawili i omówili na forum klasy. Ćwiczenie powinno być wykonywane
w zespołach 2-osobowych.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

przeanalizować materiał nauczania,

zgromadzić materiały i przybory potrzebne do wykonania ćwiczenia,

dokonać analizy ubrania zgodnie z poleceniem,

zaprezentować pracę na forum klasy.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−

literatura wskazana przez nauczyciela.

Ćwiczenie 4

Zapisz w punktach podstawowe zasady wykonywania dziennego makijaŜu do pracy.

Wskazówki do realizacji

Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Proponuje się, aby uczniowie w parach wyszukali potrzebne informacje na temat zasad

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

wykonywania makijaŜu do pracy, a następnie wypunktowali zasady i przedstawili je na forum
klasy. Ćwiczenie powinno być wykonywane w zespołach 2-osobowych.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

przeanalizować materiał nauczania,

zgromadzić materiały i przybory potrzebne do wykonania ćwiczenia,

dokonać opisu zgodnie z poleceniem,

zaprezentować pracę na forum klasy.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−

przybory do pisania,

−

literatura wskazana przez nauczyciela.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5.5. Zasady zarządzania korespondencją, prowadzenia rozmów

telefonicznych, obsługi poczty elektronicznej

5.5.1. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Wypisz w punktach, jakie czynności musi wykonać sekretarka przy przyjmowaniu

i wysyłaniu korespondencji.

Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ć

wiczenie powinno być wykonywane indywidualnie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

przeanalizować materiał nauczania,

udzielić odpowiedzi na zadane pytanie w formie pisemnej,

zaprezentować pracę na forum klasy.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−

przybory do pisania,

−

literatura wskazana przez nauczyciela.

Ćwiczenie 2

Wyobraź sobie następującą sytuację: szef wydaje sekretarce polecenie telefonicznego

umówienia go na spotkanie z kontrahentem. Sekretarka dzwoni i nie zastaje wskazanej przez
szefa osoby. Telefon odbiera kolega kontrahenta. Odpowiedz, na pytanie: która ze stron
powinna zatelefonować po raz drugi w sprawie spotkania?

Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ć

wiczenie powinno być wykonywane indywidualnie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

przeanalizować materiał nauczania,

udzielić odpowiedzi na zadane pytanie w formie ustnej,

zaprezentować swoją wypowiedź na forum klasy.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−

literatura wskazana przez nauczyciela.

Ćwiczenie 3

Oceń prawdziwość poniŜszych zdań i wstaw „X” we właściwej kolumnie tabeli.

Zdanie

Prawda

Fałsz

KaŜdą wiadomość wysłaną pocztą elektroniczna naleŜy podpisać

Komunikując się z klientem za pośrednictwem poczty elektronicznej naleŜy
jeszcze raz przeczytać treść korespondencji, w celu skorygowania błędów

Brak odpowiedzi na list e-mailowy nie będzie odczytywany przez nadawcę jako
brak kompetencji

Przy sporządzaniu korespondencji e-mailowych nie obowiązują zasady estetyki
dotyczące sporządzania pism

Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ć

wiczenie powinno być wykonywane indywidualnie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

przeanalizować materiał nauczania,

ocenić prawdziwość zdań poprzez wstawienie „X” w odpowiedniej kolumnie,

zaprezentować swoją pracę na forum klasy.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−

przybory do pisania,

−

literatura wskazana przez nauczyciela.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5.6. Obsługa zebrań, narad i konferencji

5.6.1. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Zaprojektuj i wykonaj na komputerze zaproszenie na zebranie Samorządu Szkolnego na

temat „MłodzieŜ mojej szkoły w Unii Europejskiej”.

Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Proponuje się, aby uczniowie w parach wykonali zaproszenie, a wyniki pracy przedstawili na
forum grupy. Ćwiczenie powinno być wykonywane w zespołach 2-osobowych.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

przeanalizować materiał nauczania,

opracować zaproszenie,

zaprezentować swoją pracę na forum klasy.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−

komputer, drukarka,

−

arkusze papieru,

−

literatura wskazana przez nauczyciela.

Ćwiczenie 2

W grupie 4-osobowej przygotujcie w formie pisemnej plan zebrania, którego tematem

będzie organizacja wycieczki szkolnej.

Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ć

wiczenie powinno być wykonywane w grupach 4-osobowych.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

przeanalizować materiał nauczania,

przygotować w formie pisemnej plan zebrania,

zaprezentować swoją pracę na forum klasy.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5.7. Organizacja i obsługa wizyt, podróŜy słuŜbowych oraz

spotkań z kontrahentami

5.7.1. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Sporządź plan wycieczki krajoznawczej w Góry Świętokrzyskie. Środek lokomocji –

autokar, czas trwania wycieczki – 5 dni.

Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ć

wiczenie powinno być wykonywane w zespołach 3-osobowych.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

przeanalizować materiał nauczania,

zgromadzić materiały i przybory potrzebne do wykonania ćwiczenia,

dokonać opisu zgodnie z poleceniem,

zaprezentować pracę na forum klasy.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−

przybory do pisania,

−

literatura wskazana przez nauczyciela.

Ćwiczenie 2

Ponumeruj w kolejności od 1 do 7 czynności, jakie sekretarka powinna wykonać przy

podejmowaniu gości w sekretariacie:
1.

Po wejściu interesanta naleŜy przerwać czynności, którymi jest zajęta.

Poprosić o zdjęcie wierzchniego okrycia i zajęcie miejsca.

Ustalić imię i nazwisko oraz celu wizyty gościa.

Powitać

gościa

oraz

przedstawić

się

imieniem,

nazwiskiem

i stanowiskiem.

Jeśli okaŜe się, Ŝe interesant był umówiony, poinformować szefa o jego przybyciu
i wprowadzić go do gabinetu,

W sytuacji, gdy gość nie był umówiony, na podstawie celu wizyty sekretarka powinna
zdecydować, czy rozmowę musi przeprowadzić szef, czy teŜ powinien zrobić to inny
pracownik przedsiębiorstwa.

Po ustaleniu danych interesanta sekretarka powinna sprawdzić w terminarzu, czy gość był
umówiony i czy przybył w umówionym czasie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ć

wiczenie powinno być wykonywane indywidualnie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

zgromadzić materiały i przybory potrzebne do wykonania ćwiczenia,

uporządkować od 1 do 7 czynności, jakie sekretarka powinna wykonać przy
podejmowaniu gości w sekretariacie,

zaprezentować swoją pracę na forum klasy.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−

literatura wskazana przez nauczyciela,

−

przybory do pisania.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5.8. Zarządzanie

czasem

pracy.

Organizacja

dnia

pracy

przełoŜonego

5.8.1. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Zastanów się, co dla Ciebie oznaczają terminy: „organizowanie czasu pracy” oraz

„zarządzanie  czasem”,  a  następnie  zapisz  krótko  ich  wyjaśnienie  (w formie  hasła,
równowaŜnika  zdania  lub  krótkiego  zdania  prostego)  na  oddzielnych,  kolorowych
i samoprzylepnych  kartkach  oraz  zawieś  na  odpowiedniej  tablicy  lub  na  arkuszu  papieru.
Umieszczając  swoje  kartki,  zwróć  uwagę  na  wypowiedzi  kolegów  –  poprzedników.  JeŜeli
znajdziesz  podobną  odpowiedź,  swoja  kartkę  przyklej  tak,  aby  kartki  te  stykały  się  z  sobą.
JeŜeli odpowiedź róŜni się od poprzednich – umieść kartkę wyraźnie obok.

Ostanie dwie osoby pozostają przy tablicach i po dokonaniu analizy odpowiedzi kolejno

prezentują podstawowe bloki informacji wyraŜających interpretację nowych pojęć.

Podsumowanie moŜe stanowić krótka dyskusja na temat znaczenia dobrego zarządzania

czasem – zarówno w pracy zawodowej, jak i w codziennym Ŝyciu.

Wskazówki do realizacji
W celu wykonania ćwiczenia naleŜy wcześniej przygotować na oddzielnych arkuszach

papieru  hasła  „Organizowanie  czasu  pracy”  oraz  „Zarządzanie  czasem”  i  umieścić  je
(ewentualnie  napisać)  na  tablicach  typu  flip-chart.  MoŜna  do  tego celu wykorzystać równieŜ
inne  duŜe  arkusze  papieru,  które  naleŜy  zawiesić  w  ogólnie  dostępnym  dla  uczniów
i widocznym miejscu.

Przed wykonaniem przez uczniów zadania naleŜy ich uczulić, aby pisali na kartkach

czytelnie, najlepiej drukowanymi i w miarę moŜliwości duŜymi literami. Dla kaŜdego pojęcia
naleŜy przyporządkować inny kolor kartek.

Wskazane jest, aby po prezentacji uczniów odnieść się do zinterpretowanych pojęć

poprzez podanie właściwego znaczenia analizowanych pojęć. MoŜna w tym celu opracować
i wykorzystać odpowiednie slajdy.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

dokonać analizy podanych pojęć,

zapisać swoją interpretację pojęć na oddzielnych kartkach,

porównać swoją odpowiedź z interpretacją pojęć kolegów oraz umieścić swoje kartki
w odpowiednim miejscu na wyznaczonych tablicach lub na arkuszach papieru,

zidentyfikować sposoby interpretacji analizowanych pojęć i porównać je z podanymi
przez nauczyciela definicjami,

podjąć dyskusję na temat znaczenia dobrego zarządzania czasem.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie,

−

metaplan,

−

prezentacja,

−

dyskusja.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

rodki dydaktyczne:

−

dwa bloczki kartek samoprzylepnych (w róŜnych kolorach),

−

mazaki,

−

dwie tablice typu flip-chart lub dwa duŜe arkusze papieru,

−

masa przylepna lub klej do umieszczenia haseł analizowanych pojęć na tablicach lub
arkuszach papieru,

−

slajdy ukazujące definicje analizowanych pojęć,

−

rzutnik pisma lub projektor multimedialny,

−

ekran ciekłokrystaliczny.

Ćwiczenie 2

Sporządź harmonogram swojego dowolnego dnia z uwzględnieniem czasu pracy w szkole

i czasu pracy w domu. Na jakie zajęcia przeznaczasz rezerwę czasu.

Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Proponuje się, aby uczniowie w zespołach 2-osobowych wyszukali potrzebne informacje,
przygotowali harmonogram, a wyniki pracy przedstawili na forum grupy.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

przeanalizować materiał nauczania,

opracować harmonogram,

zaprezentować swoją pracę na forum klasy.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−

przybory do pisania.

−

literatura wskazana przez nauczyciela.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5.9. Ocena efektywności pracownika sekretariatu

5.9.1. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Opracuj w formie pisemnej schemat działań podejmowanych przez firmy, zmierzających

do wzrostu jakości i efektywności pracowników sekretariatu

Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ć

wiczenie powinno być wykonywane indywidualnie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

przeanalizować materiał nauczania,

opracować w formie pisemnej schemat,

zaprezentować swoją prace na forum grupy.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie.

rodki dydaktyczne:

−

przybory do pisania,

−

literatura wskazana przez nauczyciela.

Ćwiczenie 2

Oceń prawdziwość poniŜszych zdań i wstaw „X” we właściwej kolumnie tabeli.

Jakość i efektywność funkcjonowania sekretariatu zaleŜy od:

Prawda

Fałsz

wysokości osiągniętego rocznego zysku przez firmę

umiejętności komunikacji interpersonalnej pracowników sekretariatu

ilości odbytych szkoleń przez pracowników firmy

wysokości wynagrodzeń pracowników sekretariatu

poziomu umiejętności społecznych pracowników sekretariatu

kwalifikacji zawodowych pracowników sekretariatu

pozapłacowych czynników motywacyjnych pracowników

umiejętności organizacyjnych i zarządzania czasem pracy

Wskazówki do realizacji
Przed przystąpieniem do realizacji ćwiczenia nauczyciel powinien omówić zakres

i technikę wykonania ćwiczenia z uwzględnieniem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ć

wiczenie powinno być wykonywane indywidualnie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Sposób wykonania ćwiczenia

Uczeń powinien:

przeanalizować materiał nauczania,

ocenić prawdziwość zdań poprzez wstawienie „X” w odpowiedniej kolumnie,

zaprezentować swoją pracę na forum klasy.

Zalecane metody nauczania–uczenia się:

−

wiczenie,

−

dyskusja.

rodki dydaktyczne:

−

przybory do pisania,

−

literatura wskazana przez nauczyciela.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

6. EWALUACJA OSIĄGNIĘĆ UCZNIA

Przykłady narzędzi pomiaru dydaktycznego

Test dwustopniowy do jednostki modułowej „Organizowanie pracy
w sekretariacie”

Test składa się z 20 zadań, z których:

−

zadania 1, 2, 3, 4, 6, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18 są z poziomu podstawowego,

−

zadania 5, 7, 8, 9, 19,20 są z poziomu ponadpodstawowego.

Punktacja zadań 0 lub 1 punkt

Za kaŜdą prawidłową odpowiedź uczeń otrzymuje 1 punkt. Za złą odpowiedź lub jej brak

uczeń otrzymuje 0 punktów.

Proponuje się następujące normy wymagań – uczeń otrzyma następujące
oceny szkolne:

dopuszczający – za rozwiązanie co najmniej 8 zadań z poziomu podstawowego,

dostateczny – za rozwiązanie co najmniej 10 zadań z poziomu podstawowego,

dobry – za rozwiązanie 15 zadań, w tym co najmniej 2 z poziomu ponadpodstawowego,

bardzo dobry – za rozwiązanie 19 zadań, w tym co najmniej 4 z poziomu
ponadpodstawowego.

Klucz odpowiedzi: 1. a, 2. d, 3. b, 4. c, 5. b, 6. a, 7. d, 8. d, 9. d, 10. c, 11. c,
12. b, 13. c, 14. a, 15. c, 16. b, 17. c, 18. b, 19. a, 20. d.

Plan testu 1

zad.

Cel operacyjny
(mierzone osiągnięcia ucznia)

Kategoria

celu

Poziom

wymagań

Poprawna

odpowiedź

Rozpoznać

pojęcie

struktury

organizacyjnej przedsiębiorstwa

Rozpoznać

znajomość

sekretarki

w zakresie dbania o swój wygląd

RozróŜnić funkcje sekretariatu

Określić umiejętności doboru makijaŜu
w miejscu pracy

RozróŜnić

zachowania

negatywne

pracownika urzędu

Rozpoznać zakres uprawnień sekretarki
do podejmowania decyzji

RozróŜnić

sposób

postępowania

z korespondencją przychodzącą do
sekretariatu

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Wskazać

właściwe

wyposaŜenie

biblioteczki sekretariatu

Scharakteryzować

kwalifikacje

zawodowe sekretarki

Wskazać

czynności

związane

z przygotowaniem podróŜy słuŜbowej
szefa

11 Rozpoznać zachowanie sekretarki

Określić

rolę

obsługi

interesanta

sekretariatu

RozróŜnić właściwy dobór ubioru
słuŜbowego przez sekretarkę

14 Wskazać cel zebrania słuŜbowego

RozróŜnić

rodzaj

spotkania

przełoŜonego

podwładnymi,

którym omawiane są sprawy bieŜące
oraz wydawane polecenia

16 Rozpoznać zachowanie etyczne

17 Rozpoznać

zachowanie

sekretarki

wobec nie umówionego gościa

18 RozróŜnić rezerwę czasu pracy

RozróŜnić zakres obowiązków
pracownika podczas nieobecności
sekretarki

Scharakteryzować działania
podejmowane przez firmy w celu
poprawy efektywności pracy sekretarki

Przebieg testowania

Instrukcja dla nauczyciela

Ustal z uczniami termin przeprowadzenia sprawdzianu z wyprzedzeniem co najmniej
jednotygodniowym.

Przygotuj odpowiednią liczbę testów.

Zapoznaj uczniów z rodzajem zadań podanych w zestawie oraz z zasadami punktowania.

Omów z uczniami sposób udzielania odpowiedzi (karta odpowiedzi).

Zapewnij uczniom moŜliwość samodzielnej pracy.

Rozdaj uczniom zestawy zadań testowych i karty odpowiedzi, podaj czas przeznaczony
na udzielanie odpowiedzi.

Zapytaj, czy uczniowie wszystko zrozumieli. Wyjaśnij ewentualne wątpliwości.

Zbierz karty odpowiedzi oraz zestawy zadań testowych.

Sprawdź wyniki i wpisz do arkusza zbiorczego.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Instrukcja dla ucznia

Przeczytaj uwaŜnie instrukcję zanim zaczniesz rozwiązywać zadania.

Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.

Zapoznaj się z zestawem zadań testowych.

Na rozwiązanie testu masz 40 minut.

Test zawiera 20 zadań wielokrotnego wyboru, w tym:
– 14 z poziomu podstawowego,
– 6 z poziomu ponadpodstawowego.
Do kaŜdego pytania dołączone są cztery moŜliwości. Tylko jedna jest prawdziwa.

Udzielaj odpowiedzi tylko na załączonej karcie odpowiedzi, wstawiając w odpowiedniej
rubryce znak X. W przypadku pomyłki naleŜy błędną odpowiedź zaznaczyć kółkiem,
a następnie ponownie zaznaczyć odpowiedź prawidłową.

Pracuj samodzielnie, bo tylko wtedy będziesz miał satysfakcję z wykonanego zadania.

Nie masz obowiązku rozwiązywania zadań w kolejności podanej w teście. MoŜesz zacząć
od dowolnego, które dla Ciebie jest najłatwiejsze.

Przed wykonaniem kaŜdego zadania przeczytaj bardzo uwaŜnie polecenie.

Powodzenia!

Materiały dla ucznia:

−

instrukcja,

−

zestaw zadań testowych,

−

karta odpowiedzi.

ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH

1. Struktura organizacyjna to

a) wyodrębnione na skutek podziału pracy komórki organizacyjne wraz z zachodzącymi

między nimi zaleŜnościami hierarchicznymi.

b) wydzielone komórki organizacyjne o węŜszym zakresie działania.
c) komórki organizacyjne podlegające bezpośrednio dyrektorowi.
d) schematyczne ujęcie komórek organizacyjnych.

2. Na profesjonalny wygląd sekretarki ma wpływ

a) nadąŜanie za najnowszymi tendencjami mody.
b) odwzorowywanie wyglądu innych pracowników sekretariatu.
c) uwzględnianie sugestii przełoŜonego.
d) umiar z elementami podkreślającymi własny gust.

3. Funkcja sekretariatu jako centrum informacyjnego firmy przejawia się w

a) wyglądzie i zachowaniu sekretarki.
b) przyjmowaniu korespondencji, jej rejestrowaniu, segregowaniu i rozdzielaniu do

poszczególnych komórek organizacyjnych.

c) selekcji i przyjmowaniu interesantów niezapowiedzianych.
d) umiejętności postępowania z interesantami róŜnego typu.

4. MakijaŜ sekretarki powinien być

a) dobrany do wystroju sekretariatu..
b) odzwierciedlający aktualne tendencje w zakresie makijaŜu dla kobiet.
c) delikatny.
d) uwzględniający preferencje przełoŜonego w tym zakresie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5. Zachowania negatywne pracownika sekretariatu to

a) bycie spolegliwym.
b) prowadzenie rozmowy w taki sposób, Ŝe jej treść słyszą postronne osoby.
c) unikanie podejmowania rozmów na tematy osobiste rozmówcy.
d) Ŝyczliwe nastawienie do kaŜdego człowieka.

6. Zakres uprawnień sekretarki do podejmowania decyzji wynika z

a) zakresu obowiązków.
b) regulaminu organizacyjnego.
c) statutu jednostki.
d) regulaminów wewnętrznych.

7. Jednym z etapów pracy z korespondencją przychodzącą do sekretariatu jest

a) przekazywanie korespondencji do poszczególnych komórek.
b) wykonanie kopii pism i włoŜenie do odpowiedniej teczki spraw.
c) sprawdzenie przed wysłaniem: daty i treści pisma, podpisów oraz załączników.
d) rejestracja przesyłek kurierskich.

8. W prawidłowo skompletowanej biblioteczce sekretariatu niezbędną pozycją jest

a) aktualne czasopismo mody.
b) klasyka literatury polskiej.
c) przewodniki po najciekawszych regionach kraju.
d) słownik ortograficzny.

9. Kwalifikacje zawodowe sekretarki to

a) ogólna orientacja w aktualnej sytuacji gospodarczej i politycznej państwa oraz

miejscowości, w której znajduje się firma,

b) podstawowa wiedza z dziedziny historii sztuki, kulturoznawstwa, wiedza o teatrze,

filmie, muzyce.

c) znajomość przedstawicieli władz samorządowych.
d) ogół wiedzy, umiejętności i cech psychofizycznych

niezbędnych do wykonywania

zawodu pracownika biurowego.

10. W związku z podróŜą słuŜbową szefa sekretarka ma do wykonania

a) przygotowanie aktualnej listy pracowników.
b) przygotowanie zaproszeń.
c) ustalenie planu spotkań, umówienie rozmówców, przygotowanie materiałów.
d) poinformowanie instytucji współpracujących o wyjeździe szefa.

11. Po wejściu interesanta sekretarka

a) ustala dane interesanta.
b) wysyła go do innego pokoju.
c) przerywa czynności, którymi jest zajęta i wita gościa.
d) pomaga zdjąć okrycie interesantowi.

12. Istotą obsługi klienta sekretariatu jest

a) pozytywne załatwienie sprawy.
b) kompetentne i terminowe załatwienie sprawy.
c) Ŝyczliwość wobec interesanta.
d) miła rozmowa.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

13. Podstawą eleganckiego wyglądu sekretarki w pracy jest

a) ubiór zgodny z obowiązującymi trendami mody.
b) obfita biŜuteria jako dodatek do stroju.
c) kostium, garnitur, sukienka w stonowanych kolorach.
d) marynarka lub Ŝakiet w zdecydowanych, mocnych kolorach.

14. Celem zebrania słuŜbowego jest

a) przekazywanie informacji i kontrola bieŜących spraw.
b) omówienie spraw, które zaistniały podczas nieobecności szefa .
c) omówienie bieŜących spraw kadrowych.
d) uzgodnienie planów wyjazdowych na najbliŜszy okres.

15. Przeprowadzane w regularnych odstępach czasu krótkie spotkania przełoŜonego

z podwładnymi, na których omawiane są sprawy bieŜące oraz wydawane polecenia
poszczególnym pracownikom to
a) posiedzenia.
b) zebrania.
c) odprawy.
d) narady.

16. Zachowanie etyczne przejawia się

a) uprzejmością.
b) wywiązywaniem się z przyjętych zobowiązań.
c) komunikatywnością.
d) zainteresowaniem tym, co mówi rozmówca.

17. Interesanta, który nie był umówiony z szefem sekretarka

a) wprowadza do szefa.
b) odsyła do domu umawiając na inny termin.
c) pyta o cel wizyty, wchodzi do szefa i pyta czy moŜe go przyjąć.
d) odsyła do innego pracownika.

18. Dla szefa rezerwa czasu pracy powinna stanowić

a) 80% czasu pracy.
b) 50% czasu pracy.
c) 20% czasu pracy.
d) 40% czasu pracy.

19. Jednym z warunków, jakie muszą być spełnione, aby zastąpić nieobecna sekretarkę, musi

być systematyczne i czytelne prowadzenie
a) terminarza.
b) kalendarza spotkań.
c) skorowidza adresów i telefonów.
d) ksiąŜki zamówień.

20. W celu wzrostu jakości i efektywności pracowników sekretariatu firmy podejmują

działania polegające na
a) zapoznawaniu pracowników z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.
b) zacieśnianiu kontaktów towarzyskich.
c) organizacji wyjazdów integracyjnych kadry.
d)  szkoleniach  umiejętności  niezbędnych  w  pracy  sekretarki,  a  takŜe  zdobyciu  wiedzy

potrzebnej do wspomagania przełoŜonych w procesie zarządzania, komunikowania się
z współpracownikami i klientami.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko..........................................................................................

Organizowanie pracy w sekretariacie

Zakreśl poprawną odpowiedź.

zadania

Odpowiedź

Punkty

Razem:

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Test 2
Test dwustopniowy do jednostki modułowej „Organizowanie pracy
w sekretariacie”

Test składa się z 20 zadań, z których:

−

zadania 2, 3, 4, 5, 7, 8, 9, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18 są z poziomu podstawowego,

−

zadania 1, 6, 10, 11, 19, 20 są z poziomu ponadpodstawowego.

Punktacja zadań 0 lub 1 punkt

Za kaŜdą prawidłową odpowiedź uczeń otrzymuje 1 punkt. Za złą odpowiedź lub jej brak

uczeń otrzymuje 0 punktów.

Proponuje się następujące normy wymagań – uczeń otrzyma następujące
oceny szkolne:

dopuszczający – za rozwiązanie co najmniej 8 zadań z poziomu podstawowego,

dostateczny – za rozwiązanie co najmniej 10 zadań z poziomu podstawowego,

dobry – za rozwiązanie 14 zadań, w tym co najmniej 3 z poziomu ponadpodstawowego,

bardzo dobry – za rozwiązanie 18 zadań, w tym co najmniej 5 z poziomu
ponadpodstawowego.

Klucz odpowiedzi: 1. c, 2. b, 3. c, 4. a, 5. d, 6. a, 7. a, 8. b, 9. d, 10. a, 11. a,
12. c, 13. b, 14. b, 15. a, 16. c, 17. a, 18. b, 19. a, 20. d.

Plan testu

zad.

Cel operacyjny
(mierzone osiągnięcia ucznia)

Kategoria

celu

Poziom

wymagań

Poprawna

odpowiedź

RozróŜnić strukturę
organizacyjną w
przedsiębiorstwie

Rozpoznać zasady rozmowy
przez telefon

Rozpoznać zasady rozmowy
z klientem

Rozpoznać umiejętności
zawodowe sekretarki

RozróŜnić zasady zachowania się
sekretarki

Scharakteryzować czynności
poprzedzające przygotowanie
zebrania

Rozpoznać sposób zachowania
w komunikacji z klientem

RozróŜnić zasady obowiązujące
podczas telefonicznej
komunikacji z klientem

Zdefiniować pojęcie lojalności

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rozpoznać kwalifikacje
społeczne sekretarki

Rozpoznać zasady powitania
w kontaktach słuŜbowych

Rozpoznać zasady etyki
zawodowej

Scharakteryzować rozmowę
telefoniczną z interesantem

Wyjaśnić pojęcie „etyka
zawodowa”

Rozpoznać zasady wysyłania
korespondencji pocztą
elektroniczną

RozróŜnić ubiór słuŜbowy
sekretarki

RozróŜnić zasady zachowania
pracownika zgodnie z etyką
zawodową

Rozpoznać zadnia sekretarki
związane z organizacja spotkań
z kontrahentami

Rozpoznać błędy popełniane
podczas słuchania rozmówcy

Rozpoznać uprawnienia
pracowników sekretariatu

Przebieg testowania

Instrukcja dla nauczyciela

Ustal z uczniami termin przeprowadzenia sprawdzianu z wyprzedzeniem co najmniej
jednotygodniowym.

Przygotuj odpowiednią liczbę testów.

Zapoznaj uczniów z rodzajem zadań podanych w zestawie oraz z zasadami punktowania.

Omów z uczniami sposób udzielania odpowiedzi (karta odpowiedzi).

Zapewnij uczniom moŜliwość samodzielnej pracy.

Rozdaj uczniom zestawy zadań testowych i karty odpowiedzi, podaj czas przeznaczony
na udzielanie odpowiedzi.

Zapytaj, czy uczniowie wszystko zrozumieli. Wyjaśnij ewentualne wątpliwości.

Zbierz karty odpowiedzi oraz zestawy zadań testowych.

Sprawdź wyniki i wpisz do arkusza zbiorczego.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Instrukcja dla ucznia

Przeczytaj uwaŜnie instrukcję zanim zaczniesz rozwiązywać zadania.

Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.

Zapoznaj się z zestawem zadań testowych.

Na rozwiązanie testu masz 40 minut.

Test zawiera 20 zadań wielokrotnego wyboru, w tym:
– 14 z poziomu podstawowego,
– 6 z poziomu ponadpodstawowego.

Do kaŜdego pytania dołączone są cztery moŜliwości. Tylko jedna jest prawdziwa.
6.

Pracuj samodzielnie, bo tylko wtedy będziesz miał satysfakcję z wykonanego zadania.

Nie masz obowiązku rozwiązywania zadań w kolejności podanej w teście. MoŜesz zacząć
od dowolnego, które dla Ciebie jest najłatwiejsze.

Przed wykonaniem kaŜdego zadania przeczytaj bardzo uwaŜnie polecenie.

Powodzenia!

Materiały dla ucznia:

−

instrukcja,

−

zestaw zadań testowych,

−

karta odpowiedzi.

ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH

1. Układ komórek organizacyjnych w przedsiębiorstwie i zaleŜności między nimi to

a) regulamin organizacyjny.
b) zakres obowiązków.
c) struktura organizacyjna.
d) biznesplan.

2. Jeśli podczas rozmowy telefonicznej nie moŜna udzielić odpowiedzi na postawione przez

rozmówcę pytanie naleŜy
a) poprosić o zadzwonienie za 15 minut.
b) zadeklarować oddzwonienie samemu za 15 minut.
c) poinformować, Ŝe nie jest się w stanie udzielić odpowiedzi.
d) zakończyć rozmowę odłoŜeniem słuchawki.

3. W trakcie rozmowy z klientem naleŜy

a) wprowadzać jak najwięcej obcych słów po to, aby rozmówca właściwie ocenił nasze

kwalifikacje.

b) zawsze mówić cicho, aby nie sprawiać wraŜenia osoby zbyt pewnej siebie.
c) tempo wypowiedzi uzaleŜniać od stopnia znajomości sprawy przez rozmówcę.
d) nie siedzieć na całej powierzchni krzesła, gdyŜ jest to wyrazem nadmiernej pewności

siebie.

4. Wchodząc do gabinetu szefa, sekretarka powinna mieć ze sobą

a) notatnik i długopis, aby zapisać ewentualne dyspozycje szefa.
b) telefon komórkowy.
c) wykaz zadań na dany dzień.
d) aktualną listę pracowników.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5. Sekretarka, wchodząc do gabinetu szefa, powinna

a) zawsze pukać.
b) pukać tylko wtedy, gdy szef ma gości lub gdy jest zajęty rozmową telefoniczną.
c) nigdy nie pukać.
d) rozstrzygnąć ten problem z szefem w pierwszym dniu pracy.

6. Wśród czynności poprzedzających przygotowanie

zebrania najwaŜniejsze jest

a) ustalenie celu, tematu obrad, osoby, która będzie prowadziła zebranie, liczby

uczestników zebrania.

b) zarezerwowanie sali obrad, wysłanie zaproszeń do uczestników zebrania, określenie

liczby uczestników zebrania.

c) przesłanie zaproszeń uczestnikom zebrania wraz z materiałami, ustalenie celu oraz

terminu zebrania.

d) przygotowanie materiałów, zarezerwowanie sali oraz zaproszenie gości, ustalenie

terminu i porządku zebrania.

7. W komunikacji z klientem zachowanie niezgodne z ogólnie obowiązującymi zasadami

przejawia się w
a) zadawaniu zbyt osobistych pytań.
b) zachowaniu odpowiedniej odległości od interesanta.
c) skupieniu uwagi na rozmówcy.
d) zachowaniu kontaktu wzrokowego w czasie rozmowy.

8. Telefon naleŜy odebrać

a) po piątym sygnale.
b) między pierwszym a trzecim sygnałem.
c) między piątym a siódmym sygnałem.
d) między czwartym a piątym sygnałem.

9. Lojalność oznacza

a) poszukiwanie nowych rozwiązań.
b) panowanie nad własnymi emocjami w miejscu pracy.
c) systematyczne uzupełnianie własnej wiedzy.
d) identyfikowanie się z celami firmy, tworzenie jej pozytywnego wizerunku.

10. Kwalifikacje społeczne sekretarki obejmują

a) ogół wiedzy i umiejętności koniecznych do prawidłowego funkcjonowania
w określonej miejscem i wymogami organizacyjno-prawnymi społeczności.
b) nadąŜanie za najnowszymi tendencjami mody.
c) uwzględnianie obyczajów panujących w danym środowisku.
d) umiejętności związane z przyjmowaniem interesantów.

11. Do pomieszczenia, w którym ma się odbyć spotkanie pracowników danej komórki

organizacyjnej wchodzi dyrektor. Jako pierwszy pozdrawia
a) dyrektor wszystkich pracowników.
b) pracownicy kolejno pozdrawiają dyrektora.
c) najstarszy rangą pozdrawia dyrektora.
d) nikt nikogo nie pozdrawia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

12. Wykonywanie czynności zgodnie z zasadami etyki zawodowej obejmuje

a) załatwianie spraw związanych z prawidłowym funkcjonowaniem biura.
b) podejmowanie decyzji w sprawach związanych z realizacją powierzonych zadań.
c) systematyczne uzupełnianie i aktualizowanie swojej wiedzy zawodowej.
d) budowanie relacji z klientami firmy.

13. Rozmowa telefoniczna z interesantem sekretariatu powinna być

a) ciekawa i pouczająca.
b) rzeczowa i krótka.
c) długa z wieloma pauzami.
d) nie dłuŜsza niŜ 5 minut.

14. Etyka zawodowa określa sposób postępowania zgodny z

a) zasadami kultury.
b) zasadami przyjętymi w danym środowisku pracy.
c) przepisami prawa.
d) zasadami savoir-vivre`u.

15. Osoba wysyłająca wiadomość pocztą elektroniczną powinna

a) zawsze podpisywać się pełnym imieniem i nazwiskiem.
b) podawać tylko nazwę firmy.
c) podawać tylko numer telefonu.
d) podawać pierwsze inicjały imienia i nazwiska.

16. Do scharakteryzowania ubioru słuŜbowego sekretarki

nie pasuje określenie

a) konserwatywny.
b) skromny i drogi.
c) zgodny z obowiązującymi trendami mody.
d) elegancki.

17. Za zachowania etyczne pracownika

uznajemy zachowania związane z

a) wykonywaniem pracy w sposób kompetentny, rzetelny i sumienny.
b) dbaniem o naleŜyte wynagrodzenie.
c) wykonywaniem wszystkich poleceń, nawet tych, które naruszają porządek prawny.
d) byciem uległym w kaŜdej sytuacji wobec przełoŜonego.

18. Do zadań sekretarki w zakresie organizacji spotkań słuŜbowych naleŜy

a) dbanie o modny wygląd i makijaŜ.
b) dbanie o estetyczny wygląd, porządek i przygotowanie niezbędnych materiałów.
c) kontrola czasu rozpoczęcia spotkania.
d) kontrola czasu zakończenia spotkania.

19. Najczęściej popełnianym błędem podczas słuchania jest

a) przerywanie wypowiedzi rozmówcy, wchodzenie w słowo.
b) pozytywne nastawienie do rozmówcy, okazywanie zainteresowania.
c) porządkowanie w myślach usłyszanych informacji.
d) pełna obecność psychiczna i fizyczna podczas rozmowy.

20. Uprawnienia sekretariatu dotyczą

a) sporządzania listy wynagrodzeń pracowników.
b) dokonywania zakupów środków czystości dla innych komórek organizacyjnych.
c) ustalania zakresów obowiązków pracowników.
d) organizowania i planowania czasu pracy dyrektora.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko..........................................................................................

Organizowanie pracy w sekretariacie

Zakreśl poprawną odpowiedź.

zadania

Odpowiedź

Punkty

Razem:

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

7. LITERATURA

Bogusławska T.: Praca biurowa, cz. 2 Praca w nowoczesnym biurze. Wydawnictwo REA,
Warszawa 2003

Füchsel H.: Sekretariat, czyli centrum informacyjne firmy. Poltext, Warszawa 2004

Kamieńska-Radomska I.: Etykieta biznesu, czyli międzynarodowy język kurtuazji.
Wydawnictwo Studio EMKA, Warszawa 2003

Kenrick D. T., Neuberg S., Cialdini R.: Psychologia społeczna. Gdańskie Wydawnictwo
Psychologiczne, Gdańsk 2002

Komosa A.: Funkcjonowanie przedsiębiorstwa w warunkach gospodarki rynkowej.
EKONOMIK s.c. A. Komosa, J. Musiałkiewicz, Warszawa 2004

Komosa A.: Kultura zawodu. EKONOMIK s.c. A. Komosa, J. Musiałkiewicz, Warszawa
2003

Komosa A.: Praca biurowa. EKONOMIK s.c. A. Komosa, J. Musiałkiewicz, Warszawa
2003

Musiałkiewicz J.: Marketing. Ekonomik s.c. A. Komosa, J. Musiałkiewicz, Warszawa
2006

Stefaniak-Piasek E.: Technika pracy biurowej część 2. WSiP, Warszawa 2003

10.

Witek E. J.: Technika biurowa. Oficyna Edukacyjna Wydawnictwa eMPi

s.c., Poznań

2004

11.

Czasopismo specjalistyczne: „Sekretariat”

Literatura metodyczna
1.

Dretkiewicz-Więch J.: Nauczycielski system oceniania. (ABC nauczyciela szkoły
zawodowej). Centralny Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli, Warszawa 1999

Figurski J., Ornatowski T.: Praktyczna nauka zawodu. Instytut Technologii Eksploatacji,
Radom 2000

Nowacki T.W.: Zawodoznawstwo. Instytut Technologii Eksploatacji, Radom 2003

Niemierko B.: Pomiar wyników kształcenia zawodowego. Biuro Koordynacji Kształcenia
Kadr, Fundusz Współpracy, Warszawa 1997

Szlosek F.: Wstęp do dydaktyki przedmiotów zawodowych. Instytut Technologii
Eksploatacji, Radom 2002