Jak prowadzić biuro rachunkowe

Stan prawny na 10 maja 2011 r.

KRZYSZTOF MAJCZYK, ADAM STOLARCZYK, GRZEGORZ PRUS, EWA SŁAWIŃSKA

Opracował MACIEJ MUREK

WYŚLIJ PYTANIE

pgp@infor.pl

W  obecnych  uwarunkowaniach  gospodarczych  coraz  więcej  mniejszych  i  większych  firm  powierza 

swoją księgowość biurom rachunkowym. To sprawia, Ŝe wiele osób chciałoby otworzyć własne biuro 

rachunkowe.  WiąŜe  się  to  jednak  z  koniecznością  spełnienia  określonych  warunków  uprawniających 

do  jego  prowadzenia.  Znalezienie  odpowiedniego  lokalu  czy  załoŜenie  działalności  gospodarczej  to 

tylko  niektóre  z  nich.  Potrzebne  są  przede  wszystkim  uprawnienia  wymagane  do  prowadzenia  biura 

rachunkowego.  Wymagania  te  są  precyzyjnie  określone  i  opierają  się  głównie  na  uzyskaniu  licencji 

Ministra  Finansów.  Zgodnie  z  ustawą  o  rachunkowości  uprawnione  do  wykonywania  czynności  z 

zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są osoby posiadające certyfikat księgowy oraz 

osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.

W „Poradniku”, który mają Państwo przed sobą, podpowiadamy m.in., jak załoŜyć biuro rachunkowe. 

Radzimy,  jak  zorganizować  pracę  biura,  zatrudniać  pracowników,  rozwijać  działalność  i  zdobywać 

kolejnych  klientów.  Zwracamy  takŜe  uwagę  na  stosunkowo  nowe  obowiązki  biur  rachunkowych 

wynikające  z  przepisów  o  przeciwdziałaniu  praniu  brudnych  pieniędzy.  „Poradnik”  z  pewnością 

stanowić będzie przydatne vademecum, wskazujące metody, sposoby i podstawy prawne sprawnego 

prowadzenia biura.

Jak założyć biuro rachunkowe

Skomplikowane  procedury  podatkowe  powodują,  Ŝe  przedsiębiorcy  coraz  częściej  i  chętniej 

powierzają  prowadzenie  swoich  rozliczeń  z  fiskusem  fachowcom.  Taka  sytuacja  stwarza  realne 

szanse na powodzenie i sukces finansowy dla kogoś, kto takiej działalności chciałby się podjąć, czyli 

prowadzić np. biuro rachunkowe.

Otwarcie biura

Aby  otworzyć  biuro  rachunkowe,  należy  spełnić  wiele  warunków.  Ale  kiedy  już  z  sukcesem  przebrnie  się  przez 

wszystkie  procedury  i  uzyska  wymagane  uprawnienia,  przyjdzie  czas  na  rozpoczęcie  działalności.  Zgodnie  z 

obowiązującymi  przepisami  prowadzenie  biura  rachunkowego  to  działalność  gospodarcza,  dlatego  też  nim  się  ją 

zacznie, trzeba dokonać rejestracji firmy w gminie, uzyskać REGON, NIP, założyć konto w banku, etc.

Lokal

Ważną  kwestią  będzie  znalezienie  odpowiedniego  lokalu  dla  biura  rachunkowego.  Może  to  być  zwykły  lokal 

mieszkalny,  trochę  przystosowany  dla  potrzeb  biurowych,  wynajęty  bądź  własny.  Nie  musi  być  on  położony  w 

centrum  miasta  czy  też  w  miejscu  o  dużym  natężeniu  ruchu.  Wystarczy  dobrze  ustawiony  i  widoczny  szyld  dla 

przyjeżdżających klientów, aby mogli bez większych problemów trafić pod wskazany adres.

Poradnik Gazety Prawnej 20/2011 z 24.05.2011, str. 5 

Strona 1 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

Klienci

Tak  naprawdę  najistotniejszą  kwestią  dla  działalności  biura  będą  klienci,  ich  zdobycie  i  utrzymanie.  Jeżeli  się  ich 

zdobędzie,  będą  oni  korzystać  z  usług  biura,  nawet  jeśli  swoją  siedzibę  będzie  miało  na  peryferiach  miasta.  Bez 

klientów biuro nie odniesie sukcesu, choćby znajdowało w lokalu przy głównej ulicy miasta. Otwierając biuro, należy 

pomyśleć, jaki zakres usług chce się świadczyć i do jakich klientów skierować swoją ofertę. Czy będą to tylko mali 

przedsiębiorcy,  osoby  fizyczne  prowadzące  działalność  gospodarczą,  czy  też  czujemy  się  na  siłach  obsługiwać 

większych klientów działających w naszej okolicy.

Strona internetowa

Aby zdobyć klientów, już na samym początku trzeba pomyśleć o dobrej reklamie. Warto zainwestować pieniądze w 

stronę  internetową,  na  której  zamieścimy  informacje  o  swoich  usługach,  cenniki,  mapkę  dojazdu,  godziny 

przyjmowania klientów. Można też umieszczać tam informacje branżowe, przydatne dla potencjalnych klientów. W 

dobie Internetu zainwestowanie w dobrą stronę internetową wydaje się być niezbędne, a jednocześnie można być 

pewnym, że szybko przyniesie konkretne korzyści, w postaci nowych klientów. Każde wejście na stronę to szansa na 

zwiększenie  zysków  firmy.  Nim  zlecimy  przygotowanie  takiej  strony  profesjonalnej  firmie,  musimy  sobie  jasno 

określić, do jakich odbiorców przede wszystkim pragniemy, aby strona była skierowana. Te informacje będą bardzo 

ważne dla osoby, która będzie przygotowywała stronę. Pamiętajmy jednak, że nawet najlepiej przygotowana strona 

internetowa nie spełni swojego zadania, jeżeli będzie nieaktualna. Każdy klient, odwiedzając stronę, będzie przede 

wszystkim  szukał  aktualnych  informacji  i  bieżącej  oferty.  Dlatego  na  stronie  muszą  znajdować  się  aktualne 

informacje.  Zamieszczajmy  koniecznie  na  stronie  informacje  o  proponowanych  rabatach,  promocjach.  Strona 

zawierająca  aktualne  informacje,  z  wiadomościami  odpowiadającymi  na  potencjalne  pytania  klientów,  przynosi 

firmie duże korzyści, buduje jej pozytywny obraz. Nieaktualna strona zniechęca i raczej drugi raz klient na nią nie 

wejdzie.

Rejestracja i pierwszy rok utrzymania domeny internetowej wiążą się na ogół z wydatkiem kilkudziesięciu złotych. 

W  następnych  latach  cena  utrzymania  domeny  waha  się  średnio  od  40  zł  do  150  zł  za  rok.  Koszt  wykupienia 

miejsca  na  serwerze  (hosting)  kształtuje  się  w  zależności  od  pojemności,  szybkości,  możliwości  programowych 

serwera. Najczęściej waha  się on od kilkudziesięciu do kilkuset złotych za rok użytkowania. Kwota ok. 500–700 zł 

powinna  wystarczyć  na  przygotowanie  w  miarę  prostego  projektu  witryny.  Strona  przygotowana  z  dużym 

rozmachem może kosztować co najmniej kilka tysięcy złotych. Na naszym rynku funkcjonuje wiele firm oferujących 

tworzenie stron internetowych. Warto zapoznać się z ofertą przynajmniej kilku, nim zwrócimy się do którejś:

 www.stronywwwdlafirm.pl,

 www.go-tworzeniestroninternetowych.pl,

 www.webon.pl,

 www.vgh.pl,

 www.o12.pl,

 www.taniestronyinternetowe.pl.

Reklama

Otwierając  biuro  rachunkowe,  warto  przygotować  ulotki,  które  będzie  można  zostawić  w  urzędzie  skarbowym, 

urzędzie gminy, oddziale ZUS itp. Można skorzystać też z możliwości, jaką daje zamieszczenie ogłoszeń w lokalnej 

prasie. Szczególnie na początku działalności ważna jest tzw. reklama wizerunkowa. Można skorzystać z e-mailin-gu, 

fax  mailingu  czy  telemarketingu.  Ciągle  powstają  nowe  firmy,  które  potrzebują  usług  biura  rachunkowego.  Ale 

pamiętajmy zawsze, że najlepszy klient to klient zadowolony. Dlatego też od pierwszego dnia działalności postawmy 

Strona 2 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

na  wysoką  jakość  świadczonych  usług.  Nikt  nie  zrobi  lepszej  reklamy  niż  dobrze  obsłużony  i  zadowolony  klient, 

który poleci nasze biuro rachunkowe znajomemu, a ten z kolei przyprowadzi następnego klienta

1

.

ZAPAMIĘTAJ

Prowadzenie  biura  rachunkowego  wymaga  posiadania  certyfikatu  Ministra  Finansów  (z 

wyjątkiem  doradców  podatkowych  i  biegłych  rewidentów,  którzy  na  mocy  innych  ustaw  są 

uprawnieni do usługowego prowadzenia ksiąg).

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej

Działalnością  gospodarczą  jest  zarobkowa  działalność  wytwórcza,  budowlana,  handlowa, 

usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność 

zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły.

Kto jest uprawniony do usługowego prowadzenia ksiąg

Nie  kaŜda  osoba  moŜe  usługowo  prowadzić  księgi  innych  podmiotów.  Uprawnione  do  wykonywania 

czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg są osoby posiadające certyfikat księgowy, osoby 

wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.

Co daje uprawnienie do usługowego prowadzenia ksiąg

Uprawnienia  do  usługowego  prowadzenia  ksiąg  są  ciągle  najbardziej  poszukiwanymi  uprawnieniami  z  zakresu 

księgowości  Dzieje  się  tak  dlatego,  że  wielu  spośród  księgowych  myśli  –  choćby  potencjalnie  –  o  tym  rodzaju 

działalności,  a  ponadto  certyfikat  świadczy  o  wysokich  kwalifikacjach  legitymującej  się  nim  osoby.  Przepisy 

wykonawcze  kształtujące  zasady  przyznawania  tych  uprawnień  umożliwiają  ich  uzyskanie  bez  konieczności 

zdawania  państwowych  egzaminów  w  tym  zakresie  osobom,  które  posiadają  stosowne  doświadczenie  i 

wykształcenie. Zasady regulujące te uprawnienia zawiera rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 8 kwietnia 2009 

r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. nr 62, poz. 508). Uprawnienia do 

usługowego prowadzenia ksiąg umożliwiają:

 usługowe prowadzenie ksiąg,

 prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych ewidencji do 

celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie,

 sporządzanie,  w  imieniu  i  na  rzecz  podatników,  płatników  i  inkasentów,  zeznań  i  deklaracji  podatkowych  lub 

udzielanie im pomocy w tym zakresie.

Działalność tę mogą wykonywać:

 przedsiębiorcy  będący  osobami  fizycznymi  –  jeżeli  są  uprawnieni  do  wykonywania  czynności  z  zakresu 

usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych,

 pozostali przedsiębiorcy – pod warunkiem że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby uprawnione 

do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Do  wykonywania  czynności  z  zakresu  usługowego  prowadzenia  ksiąg  rachunkowych  są  uprawnione  osoby 

posiadające  certyfikat  księgowy,  osoby  wpisane  do  rejestru  biegłych  rewidentów  lub  na  listę  doradców 

podatkowych.

ZAPAMIĘTAJ

Strona 3 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

Osoby  wykonujące  czynności  zarezerwowane  dla  osób  mających  uprawnienia  do  usługowego 

prowadzenia  ksiąg  mogą  przy  wykonywaniu  swoich  czynności  korzystać  z  pomocy  osób 

nieuprawnionych. W takim przypadku zobowiązane są zapewnić stały i bezpośredni nadzór nad 

wykonywaniem tych czynności.

Utrata uprawnień

Utrata  uprawnień  następuje  w  przypadku  popełnienia  niektórych  rodzajów  przestępstw.  Dlatego  osoby,  które  po 

otrzymaniu  certyfikatu  księgowego,  uzyskaniu  wpisu  do  rejestru  biegłych  rewidentów  lub  na  listę  doradców 

podatkowych  zostały  skazane  prawomocnym  wyrokiem  sądu  za  przestępstwa  przeciwko  wiarygodności 

dokumentów,  mieniu,  obrotowi  gospodarczemu,  obrotowi  pieniędzmi  i  papierami  wartościowymi,  za  przestępstwa 

skarbowe oraz  za  czyny  określone  w  rozdziale 9  ustawy z dnia  29  września  1994  r.  o  rachunkowości  (t.j.  Dz.U. z 

2009 r.  nr 152,  poz.  1223  z  późn.  zm.;  ost.  zm. Dz.U.  z  2010 r.  nr 47,  poz. 278)  – przestają  być  uprawnione  do 

wykonywania  czynności  z  zakresu  usługowego  prowadzenia  ksiąg  rachunkowych.  Rozdział  9  ustawy  o 

rachunkowości  wskazuje  na  szeroki  zakres  przestępstw.  Wystarczy,  że  dana  osoba  zostanie  raz  skazana 

prawomocnym  wyrokiem  za  któreś  z  nich  (choćby  stosunkowo  drobne),  automatycznie  traci  uprawnienia  i  nie 

będzie mogła starać się o nie ponownie. Przestępstwa skutkujące utratą uprawnień to:

 nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich wbrew przepisom ustawy lub podawanie w tych księgach 

nierzetelnych danych,

 niesporządzenie sprawozdania finansowego, sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcie w tym 

sprawozdaniu nierzetelnych danych,

 niepoddawanie sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,

 nieudzielanie  lub  udzielanie  niezgodnych  ze  stanem  faktycznym  informacji,  wyjaśnień,  oświadczeń  biegłemu 

rewidentowi albo niedopuszczanie go do pełnienia obowiązków,

 nieskładanie sprawozdania finansowego do ogłoszenia,

 nieskładanie sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym,

 nieudostępnianie  sprawozdania  finansowego  i  innych  dokumentów,  o  których  mowa  w  art.  68  ustawy  o 

rachunkowości,

 prowadzenie działalności usługowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych bez wymaganych uprawnień,

 prowadzenie  działalności  usługowej  w  zakresie  prowadzenia  ksiąg  rachunkowych  lub  wykonywanie  czynności 

doradztwa  podatkowego,  do  wykonywania  których  jest  uprawniony  zgodnie  z  odrębnymi  przepisami  –  bez 

spełniania obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia.

Jak uzyskać certyfikat księgowy

Certyfikat księgowy jest wydawany przez Ministra Finansów na wniosek osoby, która:

 ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych,

 nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, 

obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za czyn 

określony  w  rozdziale  9  ustawy  o  rachunkowości  (do  wniosku  o  wydanie  certyfikatu  księgowego  należy  załączyć 

zaświadczenie o niekaralności),

 spełnia co najmniej jeden z następujących warunków:

Strona 4 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

–  posiada  trzyletnią  praktykę  w  księgowości  oraz  wykształcenie  wyższe  magisterskie  uzyskane  na  kierunku 

rachunkowość lub na innym kierunku ekonomicznym o specjalności rachunkowość lub innej, dla której plan studiów 

i program kształcenia odpowiadał wymaganiom określonym przez organy uczelni dla specjalności rachunkowość, w 

jednostkach organizacyjnych uprawnionych do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych,

–  posiada  trzyletnią  praktykę  w  księgowości  i  wykształcenie  wyższe  magisterskie  lub  równorzędne  oraz  ukończyła 

studia podyplomowe z zakresu rachunkowości w jednostkach organizacyjnych uprawnionych do nadawania stopnia 

naukowego doktora nauk ekonomicznych,

–  posiada  dwuletnią  praktykę  w  księgowości  i  wykształcenie  co  najmniej  średnie  oraz  złożyła  z  wynikiem 

pozytywnym egzamin sprawdzający kwalifikacje osób ubiegających się o certyfikat księgowy.

Aby  uniknąć  wątpliwości  w  tym  zakresie  i  ryzyka  wchodzenia  w  spór  z  organami  weryfikującymi  dokumenty  na 

potrzeby certyfikatu – już w momencie składania aplikacji na wyższą uczelnię należy się upewnić, czy na dyplomie 

poświadczającym  uzyskanie  stosownego  wykształcenia  wpisano  kierunek  lub  odpowiednio  specjalność  – 

rachunkowość. Takie informacje można znaleźć w dziekanatach administrujących poszczególnymi wydziałami lub w 

regulaminach na poszczególnych kierunkach studiów.

Za  praktykę  w  księgowości  uważa  się  wykonywanie  –  na  podstawie  stosunku  pracy  w  wymiarze  czasu  pracy  nie 

mniejszym  niż  1/2  etatu,  odpłatnej  umowy  cywilnoprawnej,  zawartej  z  przedsiębiorcą  świadczącym  usługi  w 

zakresie  usługowego  prowadzenia  ksiąg  rachunkowych,  umowy  spółki  lub  w  związku  z  prowadzeniem  własnej 

działalności gospodarczej – następujących czynności:

 prowadzenie,  na  podstawie  dowodów  księgowych,  ksiąg  rachunkowych  ujmujących  zapisy  zdarzeń  w  porządku 

chronologicznym i systematycznym, lub

 wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, lub

 sporządzanie sprawozdań finansowych, lub

 badanie sprawozdań finansowych pod nadzorem biegłego rewidenta.

Ustawodawca  posługuje  się  słowem  „lub”  między  poszczególnymi  rodzajami  wymaganej  praktyki.  Oznacza  to 

zatem,  że  wystarczy,  aby  osoba  starająca  się  o  wydanie  certyfikatu  wykonywała  jedną  ze  wskazanych  wyżej 

czynności.  Weźmy  także  pod  uwagę,  że  badanie  sprawozdań  finansowych  pod  nadzorem  biegłego  rewidenta  nie 

oznacza stałego nadzoru biegłego rewidenta. Wystarczy, aby  kandydat wykonywał  czynności  badania sprawozdań 

finansowych w dozwolonych formach (np. umowa o pracę czy umowa cywilnoprawna) w podmiocie uprawnionym 

do  badania  sprawozdań  finansowych.  Przesłankę  praktyki  będzie  zatem  spełniał  także  zatrudniony  w  firmie 

audytorskiej  młody praktykant  dokonujący  najprostszych  czynności  badania,  który  jest bezpośrednio nadzorowany 

przez asystenta biegłego rewidenta, a nie samego biegłego rewidenta. Wydaje się, że przesłanka nadzoru będzie w 

tej  sytuacji  spełniona  –  będzie  to  bowiem  nadzór  pośredni,  a  nie  bezpośredni.  Organy  Ministerstwa  Finansów, 

sprawdzające  spełnienie  kryterium  praktyki  zawodowej,  często  nie  uznają  za  dowód  odbycia  praktyki  świadectwa 

pracy,  w  którym  wskazano  wykonywanie  zawodu  „księgowy”,  „specjalista  do  spraw  księgowych”,  „specjalista  do 

spraw  rachunkowości”,  „asystent  biegłego  rewidenta”.  Jako  dowód  spełnienia  kryterium  praktyki  należy  bowiem 

przedstawić zakres  wykonywanej  pracy na danym  stanowisku, który czasem stanowi załącznik  do umowy o pracę 

lub – w przypadku jego braku – zaświadczenie od pracodawcy wskazujące na zakres i termin wykonywanej pracy. 

Najlepiej w takiej sytuacji wystąpić do pracodawcy z wnioskiem, w którym zostanie wskazany wprost zakres pracy 

zgodny  z  zakresem  wymienionym  w  rozporządzeniu  –  oczywiście  gdy  taki  zakres  pracy  miał  faktycznie  miejsce. 

Takie dokumenty najlepiej skompletować i przesłać do Ministerstwa Finansów od razu, a nie dopiero wówczas, gdy 

Ministerstwo  Finansów  w  odpowiedzi  wskaże  na  konieczność  uzupełnienia  dokumentacji.  Skraca  to  bowiem  czas 

procedury  i  daje  większe  prawdopodobieństwo  szybszego  wydania  certyfikatu  księgowego.  Potwierdzeniem 

przywiązywania  wagi  do  dokumentowania  praktyki  i  wykształcenia  jest  informacja,  jaka  pojawiła  się  na  stronach 

Strona 5 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

Ministerstwa 

Finansów 

(www.mofnet.gov.pl) 

pod 

nazwą 

„Wymagane 

dokumenty” 

w 

dziale 

„Rachunkowość/Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych”:

Osoby  ubiegające  się  o  wydanie  certyfikatu  księgowego  składają  do  Departamentu  Rachunkowości  Ministerstwa 

Finansów (ul. Świętokrzyska 12; 00-916 Warszawa) następujące dokumenty:

– dokumenty  potwierdzające  praktykę  w  księgowości  (np.  oryginały  bądź  urzędowo  potwierdzone  kopie 

świadectw  pracy  lub  zaświadczeń  od  pracodawcy)  –  z  których  wynikać  powinno  m.in.,  na  podstawie  jakiego 

stosunku prawnego została nabyta praktyka (np. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna). W przypadku umowy o 

pracę należy wskazać wymiar czasu pracy (np. cały etat, 1/2 etatu), natomiast w przypadku umowy cywilnoprawnej 

należy podać jej charakter (odpłatny, nieodpłatny) oraz profil działalności przedsiębiorcy – czy świadczy on usługi w 

zakresie  usługowego  prowadzenia  ksiąg  rachunkowych.  Ponadto,  jeżeli  ze  stanowiska  pracy  lub  formy  prawnej 

jednostki  nie  wynika  praktyka  wymagana  przez  przepisy  ustawy  o  rachunkowości,  dodatkowym  dokumentem 

potwierdzającym  staż  pracy  jest  np.  zakres  obowiązków.  W  przypadku  zatrudnienia  w  jednostce  prowadzącej 

działalność  gospodarczą  w  zakresie  świadczenia  usług  prowadzenia  ksiąg  rachunkowych  należy  udokumentować 

rodzaj uprawnienia, na podstawie którego jednostka ta prowadzi powyższą działalność, a także szczegółowy zakres 

faktycznie wykonywanych przez Wnioskodawcę czynności  w  ramach przydzielonych  obowiązków służbowych  wraz 

ze wskazaniem dokładnego okresu ich wykonywania;

– dokumenty  potwierdzające  posiadane  wykształcenie  (np.  oryginały,  odpisy  dyplomów  i/lub  świadectw 

ukończenia  studiów  bądź  urzędowo  poświadczone  kopie).  W  przypadku  zaś  ukończenia  specjalności  innej  niż 

rachunkowość  –  dodatkowo  zaświadczenie  wydane  przez  uczelnię  potwierdzające,  iż  plan  studiów  i  program 

kształcenia  ukończonej  specjalności  odpowiadał  wymogom  określonym  przez  organy  uczelni  dla  specjalności 

rachunkowość;

– w  przypadku  osób,  które  złożyły  z  wynikiem  pozytywnym  egzamin  sprawdzający,  zaświadczenie  potwierdzające 

zdanie egzaminu z wynikiem pozytywnym.

Wniosek o wydanie certyfikatu księgowego

Osoby  ubiegające  się  o  wydanie  certyfikatu  księgowego  składają  do  Ministra  Finansów  wniosek  o  wydanie 

certyfikatu księgowego. Do wniosku załącza się:

 informację z Krajowego Rejestru Karnego, opatrzoną datą nie wcześniejszą niż 30 dni przed złożeniem wniosku, o 

niekaralności  za  przestępstwa  przeciwko  wiarygodności  dokumentów,  mieniu,  obrotowi  gospodarczemu,  obrotowi 

pieniędzmi  i  papierami  wartościowymi,  za  przestępstwo  skarbowe  oraz  za  czyn  określony  w  rozdziale  9  ustawy  o 

rachunkowości,

 dokumenty potwierdzające posiadanie praktyki w księgowości,

 dokumenty – w tym dyplom lub świadectwo – potwierdzające posiadane wykształcenie,

 zaświadczenie  potwierdzające zdanie egzaminu z wynikiem pozytywnym, w przypadku osób,  które nie spełniają 

kryteriów do wydania certyfikatu bez egzaminu.

Kopie  dokumentów  muszą  być  urzędowo  poświadczone  (np.  przez  notariusza).  Poświadczenie  jednej  strony 

dokumentów to wydatek ok. 8 zł brutto.

ZAPAMIĘTAJ

W  przypadku  niespełniania  przesłanek  do  uzyskania  certyfikatu  księgowego  bez  egzaminu,  w 

celu  wydania  certyfikatu  uprawniającego  do  usługowego  prowadzenia  ksiąg  należy  przystąpić 

do egzaminu, który przeprowadza Komisja Egzaminacyjna przy Ministrze Finansów.

Egzamin kwalifikacyjny

Strona 6 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

Egzamin obejmuje zagadnienia z następujących dziedzin:

 rachunkowość,

 prawo podatkowe,

 ubezpieczenia społeczne,

 podstawy prawa cywilnego i gospodarczego.

Osoba ubiegająca się o zakwalifikowanie do egzaminu składa do Ministra Finansów stosowny wniosek. Do egzaminu 

może zostać zakwalifikowana osoba, która:

 spełnia warunki, o których mowa w art. 76b ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości (pełna zdolność do czynności 

prawnych, korzystanie z pełni praw publicznych, brak skazania za przestępstwa, o których mowa we wcześniejszej 

części rozdziału),

 uiściła opłatę egzaminacyjną na rachunek organizatora egzaminu.

Osoby  ubiegające  się  o  zakwalifikowanie  do  egzaminu,  do  wniosku,  o  którym  mowa  wyżej,  zawierającego 

następujące  dane:  numer  PESEL (a  w przypadku  osób  nieposiadających obywatelstwa  polskiego  – numer  i  rodzaj 

dokumentu  potwierdzającego  tożsamość),  imiona  i  nazwisko,  datę  i  miejsce  urodzenia,  adres  zamieszkania  oraz 

adres do korespondencji – powinny dołączyć:

 oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych oraz o korzystaniu z pełni praw publicznych,

 oświadczenie  o  niekaralności  za  przestępstwa  przeciwko  wiarygodności  dokumentów,  mieniu,  obrotowi 

gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za czyn określony 

w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Osoba ubiegająca się o zakwalifikowanie do egzaminu uiszcza opłatę egzaminacyjną w wysokości 40% minimalnego 

wynagrodzenia za pracę na rachunek bankowy wskazany przez organizatora egzaminu. Egzamin przeprowadza się 

dla  60–90  osób.  Termin  ogłoszenia  wyników  egzaminu  ma  miejsce  nie  później  niż  w  ciągu  14  dni  od  dnia  jego 

przeprowadzenia.  Wyniki  egzaminu  zamieszczane  są  z  wykorzystaniem  numeru  ewidencyjnego  nadanego  w 

momencie złożenia wniosku o zakwalifikowanie do egzaminu na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Osoba 

przystępująca do egzaminu otrzymuje od organizatora egzaminu pisemną informację o wyniku egzaminu. Egzamin 

trwa 4 godziny. W trakcie egzaminu zdający może opuścić salę po uzyskaniu zgody przewodniczącego, członka lub 

sekretarza  Komisji  i  przekazaniu  mu  pracy  egzaminacyjnej  wraz  z  dowodem  osobistym  lub  innym  dokumentem 

tożsamości.  Czas  nieobecności  jest  zaznaczany  na  pracy  egzaminacyjnej.  W  czasie  egzaminu  uczestnik  może 

korzystać  z  przepisów  prawa  opublikowanych  w dziennikach  urzędowych  lub  zawartych  w  zbiorach  przepisów  bez 

komentarzy  oraz  z  kalkulatorów  –  z  wyjątkiem  urządzeń  posiadających  funkcje  gromadzenia,  przetwarzania  i 

przenoszenia danych.

Jak wspomniano wcześniej, egzamin obejmuje 4 zakresy tematyczne skumulowane w 3 blokach tematycznych, za 

które można uzyskać następujące maksymalne liczby punktów:

 rachunkowość – 130 punktów,

 prawo podatkowe – 60 punktów,

 ubezpieczenia społeczne oraz podstawy prawa cywilnego i gospodarczego – 40 punktów.

W skład każdego z bloków wchodzi następująca liczba pytań testowych i zadań sytuacyjnych:

 rachunkowość – 30 pytań testowych i od 3 do 6 zadań sytuacyjnych,

 prawo podatkowe – 10 pytań testowych i od 2 do 4 zadań sytuacyjnych,

Strona 7 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

 ubezpieczenia społeczne oraz podstawy prawa cywilnego i gospodarczego – 10 pytań testowych i od 1 do 3 zadań 

sytuacyjnych.

Każde pytanie testowe jest oceniane w następujący sposób:

 odpowiedź prawidłowa – 2 punkty,

 odpowiedź nieprawidłowa – minus 1 punkt,

 brak odpowiedzi – 0 punktów.

Każde  zadanie  sytuacyjne  jest  oceniane  w  ramach  skali  podanej  w  tym  zadaniu.  Ocena  zadania  sytuacyjnego 

uwzględnia  w  szczególności  spójność  odpowiedzi,  stopień  rozwiązania  zadania  oraz  znajomość  przepisów  prawa. 

Wynik  danego  bloku  tematycznego  stanowi  suma  punktów  dodatnich,  uzyskanych  za  prawidłowe  odpowiedzi 

udzielone na pytania testowe i uzyskanych za rozwiązanie zadań sytuacyjnych, pomniejszona o punkty ujemne za 

odpowiedzi  nieprawidłowe  z  pytań  testowych.  Warunkiem  zdania  egzaminu  jest  uzyskanie  co  najmniej  60% 

maksymalnej  liczby  punktów  z  każdego  bloku  tematycznego.  W  przypadku  niezaliczenia  egzaminu,  uczestnik  –  w 

terminie 14 dni od dnia ogłoszenia wyników egzaminu – ma prawo wglądu do pracy egzaminacyjnej. W terminie 21 

dni od dnia ogłoszenia wyników uczestnik egzaminu ma prawo do pisemnego odwołania się od wyniku egzaminu do 

Komisji.  Wniesione  odwołanie  podlega  rozpatrzeniu  przez  Komisję  w  terminie  30  dni  od  jego  otrzymania.  O 

podjętym rozstrzygnięciu przewodniczący Komisji powiadamia niezwłocznie uczestnika egzaminu.

Zakres przedmiotowy poszczególnych bloków tematycznych

Blok – Rachunkowość:

1. Przedmiot, zakres i zasady rachunkowości:

1) teoretyczne podstawy rachunkowości,

2) podstawowe pojęcia rachunkowości,

3) podstawowe cechy jakościowe rachunkowości,

4) nadrzędne zasady rachunkowości,

5) zasady pomiaru i klasyfikacji informacji w rachunkowości,

6) organizacja rachunkowości jednostki.

2. Prowadzenie ksiąg rachunkowych:

1) zakres podmiotowy jednostek zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych,

2) dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości,

3) dowody księgowe,

4) dziennik,

5) konta księgi głównej i ksiąg pomocniczych,

6) zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych,

7) otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych,

8) poprawianie błędów stwierdzonych w dowodach i zapisach księgowych,

9) ochrona i zasady przechowywania dokumentacji (dowodów, ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych),

10) stosowanie techniki komputerowej przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych,

Strona 8 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

11) miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych.

3. Inwentaryzacja składników aktywów i pasywów:

1) metody i terminy przeprowadzania inwentaryzacji,

2) ujęcie w księgach rachunkowych stwierdzonych różnic inwentaryzacyjnych.

4.  Wycena  bieżąca,  bilansowa  i  podatkowa  poszczególnych  składników  aktywów  i  pasywów  oraz 

ujęcie w księgach rachunkowych różnic z tej wyceny.

5. Zasady ewidencji zdarzeń, w tym operacji gospodarczych, dotyczących:

1) rzeczowych i finansowych aktywów trwałych,

2) rzeczowych i finansowych aktywów obrotowych,

3) aktualizacji wartości aktywów,

4)  kapitałów  (funduszy)  własnych  w  jednostkach  różnego  typu  (spółki  handlowe,  spółdzielnie,  fundacje, 

stowarzyszenia i inne),

5) zobowiązań, rezerw na zobowiązania i zobowiązań warunkowych,

6) rozliczeń międzyokresowych przychodów i kosztów,

7) przychodów i kosztów z działalności operacyjnej,

8) przychodów i kosztów finansowych,

9) zysków i strat nadzwyczajnych,

10) obowiązkowych zmniejszeń zysku (zwiększeń straty).

6. Ujęcie w księgach rachunkowych zdarzeń powstałych (ujawnionych) po dniu bilansowym.

7.  Rachunkowość  jednostek  w  szczególnych  sytuacjach:  rozpoczęcie  działalności,  przekształcenie, 

postępowanie naprawcze, likwidacja, upadłość.

8. Zasady ustalania wyniku finansowego oraz dochodu (straty) na potrzeby podatkowe.

9. Podział i rozliczenie wyniku finansowego.

10. Sprawozdania finansowe:

1) ogólne zasady sporządzania sprawozdań finansowych,

2) zakres informacyjny rocznego sprawozdania finansowego, w tym:

a) bilansu,

b) rachunku zysków i strat,

c) rachunku przepływów pieniężnych,

d) informacji dodatkowej,

e) zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym,

3) obowiązek sporządzania i zakres informacyjny sprawozdania z działalności jednostki,

4) tryb i terminy sporządzania, badania, zatwierdzania i ogłaszania sprawozdań finansowych.

Strona 9 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

11.  Odpowiedzialność  za  prowadzenie  ksiąg  rachunkowych  oraz  sporządzanie,  badanie  i  ogłaszanie 

sprawozdań finansowych.

12. Rachunek kosztów i elementy rachunkowości zarządczej:

1) porównanie rachunkowości finansowej i zarządczej,

2) pojęcie kosztów i kryteria ich klasyfikacji,

3) koszty wytworzenia produktów,

4) metody kalkulacji kosztu jednostkowego,

5) koszty produkcji niezakończonej,

6) koszty niewykorzystanych zdolności produkcyjnych,

7) modele rachunku kosztów (rachunek kosztów pełnych i zmiennych).

13. Podstawowe zasady zawodowej etyki w rachunkowości.

Blok – Prawo podatkowe:

1. Pojęcie podatku.

2. System podatków w Polsce.

3. Organizacja organów podatkowych oraz elementy procedury postępowania podatkowego, kontroli 

podatkowej i czynności sprawdzających.

4. Podatki pośrednie:

1)  podatek  od  towarów  i  usług  (zakres  podmiotowy  i  przedmiotowy,  obowiązek  podatkowy,  miejsce  świadczenia, 

podstawa  opodatkowania,  stawki,  zwolnienia,  odliczanie  i  zwrot  podatku,  odliczanie  częściowe,  rejestracja, 

deklaracje i informacje podsumowujące, zapłata podatku, dokumentacja, procedury szczególne),

2)  podatek  akcyzowy  (zakres  podmiotowy  i  przedmiotowy,  obowiązek  podatkowy,  podstawa  opodatkowania, 

stawki, zwolnienia, deklaracje podatkowe).

5. Podatki bezpośrednie:

1)  podatek  dochodowy  od  osób  prawnych  (podmiot  i  przedmiot  opodatkowania,  przychody,  koszty  uzyskania 

przychodów,  zwolnienia,  podstawa  opodatkowania  i  wysokość  podatku,  w  tym  ulgi  i  odliczenia,  pobór  podatku, 

deklaracje podatkowe),

2)  podatek  dochodowy  od  osób  fizycznych  (podmiot  i  przedmiot  opodatkowania,  źródła  przychodów,  zwolnienia 

przedmiotowe, koszty uzyskania przychodów, szczególne zasady ustalania dochodu, podstawa obliczenia i wysokość 

podatku,  w  tym  ulgi  i  odliczenia,  pobór  podatku,  zaliczki  na  podatek,  w  tym  pobierane  przez  płatnika,  zeznania  i 

inne  deklaracje  podatkowe,  formy  i  zasady  opodatkowania  dochodów  (przychodów)  z  działalności  gospodarczej  i 

rodzaje prowadzonej ewidencji podatkowej).

6. Podatki i opłaty stanowiące dochód jednostek samorządu terytorialnego:

1)  podatek  od  nieruchomości,  podatek  rolny,  podatek  leśny,  podatek  od  środków  transportowych,  podatek  od 

czynności  cywilnoprawnych  oraz  podatek  od  spadków  i  darowizn  (podmiot  i  przedmiot  opodatkowania,  podstawa 

opodatkowania, stawki, zwolnienia i ulgi),

2) opłaty lokalne: targowa, miejscowa, uzdrowiskowa oraz od posiadania psów (podmiot, przedmiot i stawki),

3) opłata skarbowa (podmiot, przedmiot, stawki i zwolnienia),

Strona 10 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

4) zakres władztwa podatkowego gmin.

Blok – Ubezpieczenia społeczne:

1. System ubezpieczeń społecznych:

1) zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym,

2) zasady ustalania składek na ubezpieczenia społeczne oraz podstawy ich wymiaru,

3) zasady, tryb i terminy:

a) zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych,

b) prowadzenia ewidencji ubezpieczonych i płatników składek,

c) rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne oraz zasiłków z ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego,

d) opłacania składek na ubezpieczenia społeczne;

4) zasady prowadzenia kont ubezpieczonych oraz kont płatników składek;

5) zasady kontroli wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych.

2. Zasady naliczania składek z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego.

Blok – Podstawy prawa cywilnego i gospodarczego:

1. Podstawy prawa pracy: stosunek pracy i związane z nim obowiązki pracodawcy i pracownika.

2. Podstawy prawa cywilnego:

1) przepisy ogólne prawa cywilnego:

a) formy wymagane dla ważności czynności prawnych,

b) terminy,

c) przedawnienie roszczeń;

2) własność i inne prawa rzeczowe,

3) zobowiązania.

3. Podstawy prawa handlowego i działalności gospodarczej:

1) podstawowe pojęcia,

2) powstawanie, funkcjonowanie i likwidacja (spółki handlowe, spółdzielnie, fundacje, stowarzyszenia i inne).

4.  Podstawowe  formy  współpracy  między  przedsiębiorcą  a  instytucjami  finansowymi  (banki, 

fundusze inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń, instrumenty rynku kapitałowego).

W przypadku nieprzystąpienia do egzaminu opłata egzaminacyjna nie podlega zwrotowi. Osoba zakwalifikowana do 

egzaminu  może  na  14  dni  przed  jego  terminem  zwrócić  się  do  organizatora  egzaminu  o  zwrot  opłaty 

egzaminacyjnej. Osoba, która z ważnych, udokumentowanych przyczyn losowych nie mogła przystąpić do egzaminu 

w  wyznaczonym  dla  niej  terminie,  może  przystąpić  do  egzaminu  w  terminie  późniejszym.  Opłatę  wniesioną  za 

egzamin  zalicza  się  na  poczet  egzaminu  przeprowadzanego  w  terminie  późniejszym.  Warunkiem  przystąpienia  do 

egzaminu  w  terminie  późniejszym  jest  przedstawienie  Komisji  dokumentów  potwierdzających  niemożność 

przystąpienia  do  egzaminu  w  wyznaczonym  terminie,  najpóźniej  w  ciągu  7  dni  po  tym  terminie.  Przykładowym 

dokumentem,  o  którym  tu  mowa,  jest  zwolnienie  lekarskie.  Pamiętajmy,  że  osoba  wpisana  na  listę  podmiotów 

posiadających  certyfikat  do  usługowego  prowadzenia  ksiąg  ma  obowiązek  zgłoszenia  zmiany  danych 

Strona 11 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

zamieszczanych  w  wykazie  w  terminie  30  dni  od  zaistnienia  okoliczności  uzasadniających  zgłoszenie  zmiany.  Do 

zgłoszenia należy załączyć dokumenty lub ich urzędowo poświadczoną kopię, będące podstawą do dokonania zmian 

danych w wykazie.

ZAPAMIĘTAJ

Podmioty  świadczące  usługowe  prowadzenie  ksiąg  są  zobowiązane  do  zawarcia  umowy 

ubezpieczenia  odpowiedzialności  cywilnej  za  szkody  wyrządzone  w  związku  z  prowadzoną 

działalnością.

Ubezpieczenie OC

Szczegółowy  zakres  obowiązkowego  ubezpieczenia,  termin  powstania  obowiązku  ubezpieczenia  oraz  minimalną 

sumę  gwarancyjną  –  biorąc  pod  uwagę  specyfikę  wykonywanych  czynności  oraz  zakres  realizowanych  zadań  – 

zostały  określone  w  rozporządzeniu  Ministra  Finansów  z  dnia  16  grudnia  2008  r.  w  sprawie  obowiązkowego 

ubezpieczenia  odpowiedzialności  cywilnej  przedsiębiorców  wykonujących  działalność  z  zakresu  usługowego 

prowadzenia  ksiąg  rachunkowych  (Dz.U.  nr  234,  poz.  1576).  Biegli  rewidenci  i  doradcy  podatkowi  prowadzący 

działalność  gospodarczą  w  tym  zakresie  nie  muszą  się  dodatkowo  ubezpieczać,  jeżeli  ubezpieczyli  się  od 

odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu tych zawodów.

Ubezpieczeniem  OC  jest  objęta  odpowiedzialność  cywilna  za  szkody  wyrządzone  w  następstwie  działania  lub 

zaniechania ubezpieczonego, w okresie ubezpieczenia, w związku z wykonywaną działalnością. Ubezpieczenie to nie 

obejmuje szkód:

 polegających  na  uszkodzeniu,  zniszczeniu  lub  utracie  mienia,  wyrządzonych  przez  ubezpieczonego  małżonkowi, 

wstępnemu,  zstępnemu,  rodzeństwu,  a  także  powinowatemu  w  tej  samej  linii  lub  stopniu,  osobie  pozostającej  w 

stosunku  przysposobienia  oraz  jej  małżonkowi,  jak  również  osobie,  z  którą  ubezpieczony  pozostaje  we  wspólnym 

pożyciu,

 wyrządzonych  przez  ubezpieczonego  po  utracie  uprawnień  do  wykonywania  czynności  z  zakresu  usługowego 

prowadzenia  ksiąg  rachunkowych  i  czynności  doradztwa  podatkowego,  chyba  że  szkoda  jest  następstwem 

wykonywania działalności przed utratą tych uprawnień,

 polegających na zapłacie kar umownych,

 powstałych wskutek działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów i zamieszek, a także aktów terroru.

Minimalna  suma  gwarancyjna  ubezpieczenia  OC,  w  odniesieniu  do  jednego  zdarzenia,  którego  skutki  są  objęte 

umową  ubezpieczenia,  zależna  jest  od  przedmiotu  działalności  przedsiębiorców  uprawnionych  do  wykonywania 

czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz czynności doradztwa podatkowego i wynosi 

równowartość w złotych:

 15  000  euro  –  jeżeli  przedmiotem  działalności  jest  wykonywanie  czynności  z  zakresu  usługowego  prowadzenia 

ksiąg rachunkowych i czynności doradztwa podatkowego,

 10  000  euro  –  jeżeli  przedmiotem  działalności  jest  wyłącznie  wykonywanie  czynności  z  zakresu  usługowego 

prowadzenia ksiąg rachunkowych,

 5000 euro – jeżeli przedmiotem działalności jest wyłącznie wykonywanie czynności doradztwa podatkowego.

Kwoty  te  są  ustalane  przy  zastosowaniu  kursu  średniego  euro  ogłoszonego  przez  Narodowy  Bank  Polski  po  raz 

pierwszy w roku, w którym umowa ubezpieczenia OC została zawarta.

ZAPAMIĘTAJ

Strona 12 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

Za  niedopełnienie  obowiązku  zawarcia  umowy  ubezpieczenia  OC  podmiotom  prowadzącym 

działalność  usługową  w  zakresie  prowadzenia  ksiąg  rachunkowych  grozi  odpowiedzialność 

karna  przewidziana  w  przepisach  ustawy  o  rachunkowości  –  kara  grzywny  albo  ograniczenia 

wolności.

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 76a ustawy o rachunkowości

1.  Usługowe  prowadzenie  ksiąg  rachunkowych  jest  działalnością  gospodarczą,  w  rozumieniu 

przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, polegającą na świadczeniu usług w zakresie 

czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2–6.

2.  Przedsiębiorcy,  wykonujący  działalność,  o  której  mowa  w  ust.  1,  są  również  uprawnieni  do 

wykonywania działalności, obejmującej:

1)  prowadzenie,  w  imieniu  i  na  rzecz  podatników,  płatników  i  inkasentów,  ksiąg  podatkowych  i 

innych ewidencji do celów podatkowych oraz udzielanie im pomocy w tym zakresie,

2)  sporządzanie,  w  imieniu  i  na  rzecz  podatników,  płatników  i  inkasentów,  zeznań  i  deklaracji 

podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie

– w zakresie określonym odrębnymi przepisami.

3. Działalność, o której mowa w ust. 1 i 2, mogą wykonywać:

1) przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, jeżeli są uprawnieni do wykonywania czynności z 

zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych;

2)  pozostali  przedsiębiorcy,  pod  warunkiem,  że  czynności  z  tego  zakresu  będą  wykonywane 

przez  osoby  uprawnione  do  wykonywania  czynności  z  zakresu  usługowego  prowadzenia  ksiąg 

rachunkowych.

4.  Uprawnione  do  wykonywania  czynności  z  zakresu  usługowego  prowadzenia  ksiąg 

rachunkowych są, z zastrzeżeniem ust. 6, osoby posiadające certyfikat księgowy, osoby wpisane 

do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych.

5. Osoby, o których mowa w ust. 4, mogą przy wykonywaniu czynności, o których mowa w ust. 1 

i  2,  korzystać  z  pomocy  osób  nieuprawnionych  w  rozumieniu  ust.  4.  W  takim  przypadku 

zobowiązane są zapewnić stały i bezpośredni nadzór nad wykonywaniem tych czynności.

6.  Osoby,  które  po  otrzymaniu  certyfikatu  księgowego,  uzyskaniu  wpisu  do  rejestru  biegłych 

rewidentów lub na listę doradców podatkowych, zostały skazane prawomocnym wyrokiem sądu 

za  przestępstwa  przeciwko  wiarygodności  dokumentów,  mieniu,  obrotowi  gospodarczemu, 

obrotowi  pieniędzmi  i  papierami  wartościowymi,  za  przestępstwa  skarbowe  oraz  za  czyny 

określone  w  rozdziale  9  ustawy,  nie  są  uprawnione  do  wykonywania  czynności  z  zakresu 

usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Jak rozwijać działalność biura i zdobywać klientów

Na  osiągnięcie  sukcesu  w  prowadzeniu  biura  rachunkowego  składają  się  m.in.:  kompetencje 

merytoryczne  właściciela,  dobra  organizacja  pracy,  wyposaŜenie  biura,  umiejętność  pozyskiwania 

klientów  i  dobór  odpowiednich  pracowników.  Klienci  stanowią  najwaŜniejszą  wartość  kaŜdej  firmy. 

Bez nich Ŝadna firma nie moŜe istnieć. Warto nauczyć się ich pozyskiwać i utrzymywać.

Pozyskiwanie klientów przy rozpoczynaniu działalności

Każdy  z  prowadzących  biuro  rachunkowe  wie,  jak  istotna  jest  wiedza  z  zakresu  rachunkowości,  podatków  oraz 

poszczególnych  dziedzin  prawa  dla  prawidłowej  obsługi  klientów  biura.  Nie  wszyscy  jednak  doceniają  pozostałe 

Strona 13 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

elementy  wpływające  na  powodzenie  działalności.  Są  nimi:  dobra  organizacja  pracy,  wyposażenie  biura,  a przede 

wszystkim  umiejętność  pozyskiwania  klientów  oraz  dobór  odpowiednich  pracowników.  Długoletni  właściciele  biur 

rachunkowych  często  przyznają,  że  najtrudniejsze  w  początkowej  fazie  działalności  ich  firmy  było  pozyskanie 

pierwszych 4–5 klientów. Dzieje się tak dlatego, że trudno jest zaistnieć na rynku firmie, która nie ma ugruntowanej 

marki. Uznanie na rynku jest szczególnie istotne w przypadku działalności biur rachunkowych, których istnienie jest 

oparte  w  dużym  stopniu  na  zaufaniu  klientów  oraz  –  co  się  z  tym  wiąże  –  na  dobrej  opinii  o  biurze.  Uzyskanie 

pozytywnej  opinii  klientów  o  działalności  nowo  powstałego  biura  jest  oczywiście  niemożliwe,  bo  nie  miało  ono 

jeszcze klientów. Jak zatem rozpocząć prowadzenie biura rachunkowego?

Sposobów zwiększających prawdopodobieństwo udanego początku można wymienić co najmniej kilka. Stosunkowo 

najbardziej  bezpieczną  metodą,  dającą  spore  szanse  powodzenia,  jest  rozpoczęcie  działalności  od  prowadzenia 

ksiąg rachunkowych jednego lub kilku klientów przejętych z biura rachunkowego, w którym dotychczas pracowała 

osoba  pragnąca  teraz  rozpocząć  samodzielną  działalność.  Praktyka  taka,  chociaż  mniej  ryzykowana,  jest  jednak 

uważana  przez  większość  środowiska  księgowych  za  nieetyczną.  Opiera  się  bowiem  na  odebraniu  klientów 

dotychczasowemu  pracodawcy.  Inną  możliwością  rozpoczęcia  własnej  działalności  przy  stosunkowo  niewielkim 

ryzyku jest stopniowe usamodzielnienie się. Polega ono na obsłudze księgowej firm (często bardzo niewielkich) przy 

jednoczesnym  ciągłym  zatrudnieniu  „na  etacie”  w  innym  biurze  rachunkowym  lub  w  ramach  działu  księgowego 

przedsiębiorstwa.  Forma  ta  jest  z  jednej  strony  mało  ryzykowna,  ponieważ  w  przypadku  okresowego  odpływu 

klientów z własnej działalności, osoba prowadząca taką działalność nadal pobiera wynagrodzenie w ramach umowy 

o  pracę.  Z  drugiej,  działalność  taka  jest  bardzo  pracochłonna  (faktycznie  wykonuje  się  ją  w  weekendy  i 

wieczorami), a przede wszystkim nie daje możliwości pełnego rozwoju własnej działalności. Ponadto, podobnie jak 

opisywana wcześniej forma, również i ta jest uważana za nieetyczną, ponieważ najczęściej odbywa się bez wiedzy 

pracodawcy  i  jest  traktowana  jako  niedopuszczalna  działalność  konkurencyjna.  Naturalnie  nie  zachęcamy  do 

prowadzenia działalności nieetycznej. Pokazujemy jedynie sytuacje, jakie dość często można spotykać w praktyce. 

Są one także przestrogą dla właścicieli biur rachunkowych. Mogą się bowiem zdarzyć także w najbliższym otoczeniu 

każdego  z  nich,  dlatego  trzeba  być  na  nie  przygotowanym  i  podejmować  działania  minimalizujące  ryzyko  ich 

występowania.

ZAPAMIĘTAJ

Właściciel 

biura 

rachunkowego 

powinien 

podejmować 

działania 

obniżające 

ryzyko 

występowania praktyk nieetycznych wśród pracowników.

W  przeważającej  części  przypadków  rozpoczęciu  własnej  działalności  gospodarczej  w  formie  usługowego 

prowadzenia ksiąg nie towarzyszą działania nieetyczne. Najczęściej osoba posiadająca uprawnienia do usługowego 

prowadzenia ksiąg rachunkowych i mająca wieloletnie doświadczenie, chcąc sprawdzić swoje siły we własnej firmie, 

opuszcza  dotychczasowe  miejsce  pracy  i  dopełnia  związanych  z  tym  formalności  urzędowych.  Najczęściej  już 

wcześniej  ma  zapewnienia  potencjalnych  klientów  o  korzystaniu  przez  nich  z  usług  nowego  biura  rachunkowego. 

Bardzo często klientami są firmy nowo powstałe lub klienci, którzy nie są zadowoleni z obsługi oferowanej przez ich 

dotychczasowe biuro.

Oceń swoją firmę

Każdy,  kto  prowadzi  biuro  rachunkowe,  wie,  że  jeśli  udało  się  wystartować  z  prowadzeniem  własnej  firmy,  w 

dalszym  okresie  jej  trwania  wcale  nie  jest  dużo  łatwiej.  Trzeba  włożyć  wiele  wysiłku  zarówno  w  przyciągnięcie 

nowych, jak i utrzymanie dotychczasowych klientów, a na rynku nieustannie rośnie konkurencja w postaci nowych 

firm  księgowych.  Jednej  recepty  na  osiągnięcie  sukcesu  naturalnie  nie  ma.  Każda  firma  księgowa  ma  swoją 

specyfikę i każda ma swoją własną drogę do tego celu. Jednocześnie można się pokusić o kilka uniwersalnych rad, 

bez których trudno o satysfakcjonujące wyniki działalności.

Należy  sobie  zdawać  sprawę,  że  wbrew  pozorom  działalność  biura  rachunkowego  jest  działalnością  dynamiczną. 

Brak rozwoju i marazm należy odczytywać nie jako przejaw zastoju, lecz obumierania prowadzonej działalności. O 

Strona 14 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

rozwoju  firmy  nie  musi  świadczyć  tylko  zwiększanie  się  liczby  klientów.  Innymi  zauważalnymi  czynnikami  rozwoju 

są: zwiększenie przychodów z działalności (np. przy tej samej liczbie klientów zwiększa się średnia kwota płatności 

za usługi), szkolenia pracowników, rozszerzanie zakresu usług. Jednocześnie można wskazać cechy schyłkowej fazy 

działalności.  Są  to:  masowy  odpływ  klientów,  narastające  zaległości  w  płatnościach  klientów,  rosnąca  fluktuacja 

zatrudnienia (wzmożone odejścia pracowników). Reasumując, firma musi być aktywna, ciągle powinna podejmować 

działania  zmierzające  do  usprawniania  obsługi  klientów  oraz  podnoszenia  kwalifikacji  personelu.  Należy  pamiętać, 

że  o  tym,  czy  odniesiemy  sukces,  decyduje  fakt  bycia  lepszym  od  innych,  a  przecież  firmy  te  również  dążą  do 

poprawy swojej sytuacji.

Jak wyprzedzić konkurencję

Chyba  nikogo  nie  trzeba  przekonywać  o  prawdziwości  spostrzeżenia  dotyczącego  rosnącej  konkurencji  wśród  biur 

rachunkowych.  Wzrost  ten  jest  obserwowany  zarówno  w  dużych  ośrodkach  miejskich,  jak  i  w  niewielkich 

miejscowościach, w których do niedawna istniało często tylko jedno lub dwa biura księgowe. Jak zatem wyprzedzić 

konkurencję? Jednym z czynników, który coraz częściej odgrywa istotną rolę, jest zakres świadczonych usług. Coraz 

rzadziej  można  spotkać  biura,  które  świadczą  wyłącznie  jeden  rodzaj  usługi,  np.  tylko  prowadzenie  pełnych  ksiąg 

rachunkowych.  Wiele  biur  rachunkowych  musiało  rozszerzyć  profil  swojej  działalności,  aby  dalej  egzystować  na 

rynku. Rozszerzanie zakresu usług jest procesem naturalnym. Nie należy się go bać, co więcej, należy ciągle myśleć 

o wprowadzaniu nowych usług, ewentualnie zastępowaniu usług mało efektywnych ekonomicznie – nowymi. Należy 

sobie zdawać sprawę, że biuro rachunkowe jest specyficzną firmą, w której z podstawowej działalności, jaką ciągle 

pozostaje prowadzenie ksiąg, może wynikać cały wachlarz usług dodatkowych. Coraz częściej także klienci oczekują 

kompleksowej  obsługi.  Usługami  dodatkowymi  są  m.in.:  doradztwo  podatkowe,  doradztwo  gospodarcze  (w 

szczególności  sporządzanie  biznesplanów),  przygotowywanie  wniosków  o  dofinansowanie  projektów  z  funduszy 

europejskich.

ZAPAMIĘTAJ

Klienci biur rachunkowych coraz częściej oczekują kompleksowej obsługi.

Z uwagi  na te  możliwości  warto rozwijać swą działalność (w zależności od specyfiki rynku) także w tym kierunku. 

Trzeba  podkreślić,  że  są  biura  rachunkowe,  które  ściśle  wyodrębniają  w  swojej  strukturze  działy  doradztwa 

podatkowego.  Należy  również  pamiętać,  że  czasami  samo  wskazanie  w  negocjacjach  cenowych  z  klientem,  że 

posiada się uprawnienia do świadczenia czynności doradztwa podatkowego może wpłynąć pozytywnie na wysokość 

wynagrodzenia.  Z  tego  choćby  powodu  warto  pamiętać  o  takich  sprawach,  jak  na  przykład  umieszczanie  na 

tablicach informacyjnych wskazania o posiadaniu uprawnień do świadczenia usług doradztwa podatkowego wraz z 

podaniem  numeru  ewidencyjnego  uwiarygodniającego  taką  informację.  Z  uwagi  na  fakt,  że  podstawową  funkcją 

biur  rachunkowych  jest  prowadzenie  rozliczeń  finansowych  podmiotów  gospodarczych,  biura  te  posiadają  dużą 

wiedzę na temat kondycji finansowej swoich klientów oraz, co się z tym wiąże, na temat ich potrzeb finansowych. 

Często  zatem  biura  rachunkowe  prowadzą  działalność  doradczą  z  zakresie  m.in.  źródeł  finansowania,  kalkulacji 

rentowności  itp.  Często  namacalnym  rezultatem  takiej  współpracy  są  różnego  rodzaju  wnioski  kredytowe,  analizy 

oraz  biznesplany.  Świadczenie  tego  typu  usług  powinno  mieć  odzwierciedlenie  w  wyższej  stawce  wynagrodzenia. 

Kwestią otwartą jest, czy uda się do wyższego wynagrodzenia przekonać klienta. Z drugiej strony świadczenie usług 

doradztwa  gospodarczego  bez  dodatkowego  wynagrodzenia  może  być  elementem  wpływającym  na  zatrzymanie  i 

nieodejście klienta do innej firmy księgowej. Konieczne jest jednak w takim przypadku uświadomienie klientowi, że 

takie usługi powinny normalnie wpływać na podwyższenie wynagrodzenia. W bardzo dużej łączności z doradztwem 

gospodarczym  pozostaje  doradztwo  w  zakresie  pozyskiwania  funduszy  unijnych.  Kolejnym  sposobem  rozszerzenia 

zakresu  świadczenia  usług  jest  działalność  szkoleniowa.  Szkolenia  mogą  dotyczyć  wszelkiej  tematyki  związanej  z 

rozliczaniem  przedsiębiorców,  a  więc:  podatkowej,  księgowej,  ubezpieczeniowej,  kadrowej,  ogólnoekonomicznej. 

Równie ważne jak temat szkolenia jest pozyskanie odpowiedniej liczby klientów. Poza najbardziej popularną formą 

reklamy,  jaką  jest  reklama  w  prasie,  można  spróbować  innych  sposobów:  wysyłania  listownych  zaproszeń 

skierowanych do kierowników (ewentualnie szeregowych pracowników) w poszczególnych działach przedsiębiorstw, 

Strona 15 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

reklama w internecie, w radio. Poza standardowymi szkoleniami warto bacznie przyglądać się ofertom szkoleniowym 

zamawianym przez różne instytucje. Przykładem są tu szkolenia (także z zakresu księgowości) organizowane przez 

urzędy pracy na rzecz bezrobotnych.

Podnoszenie kwalifikacji

Zawód księgowego wymaga ciągłej aktualizacji wiedzy. O ile ta oczywista prawda jest akceptowana przez właścicieli 

biur  w  stosunku  do  nich  samych,  o  tyle  jednocześnie  zapominana  w  odniesieniu  do  pracowników.  Co  więcej, 

niekiedy  w  świadomości  właścicieli  występuje  przekonanie,  że  nie  należy  zbyt  podnosić  kwalifikacji  pracowników, 

ponieważ  powoduje  to  ich  odejście  do  innych  pracodawców  lub  ułatwia  zapoczątkowanie  przez  nich  własnej 

działalności. Często właściciele biur zapominają, że tak naprawdę tylko dzięki lepszej wiedzy pracowników ich firma 

może  rzeczywiście  się  rozwijać,  podnosić  jakość  usług  i  rozszerzać  ich  zakres.  Oczywiście  ryzyko  odejścia 

pracownika zawsze  istnieje,  nie  może to  być  jednak przyczyną  braku szkoleń.  Co  więcej,  profesjonalny  pracownik 

jest  w  stanie  wyręczyć  właścicieli  w  wielu  sprawach  oraz  ułatwić  taką  organizację  pracy  biura,  która  pozwoli 

właścicielowi  skoncentrować  się  na  sprawach  najważniejszych  (zdobywanie  nowych  klientów,  zarządzanie  biurem, 

rozwiązywanie najpoważniejszych problemów merytorycznych). Odrębną sprawą jest zatrzymanie w firmie wysoko 

kwalifikowanego pracownika.

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 76h ustawy o rachunkowości

1.  Przedsiębiorcy,  o  których  mowa  w  art.  76a  ust.  3,  są  obowiązani  do  zawarcia  umowy 

ubezpieczenia  odpowiedzialności  cywilnej  za  szkody  wyrządzone  w  związku  z  prowadzoną 

działalnością, o której mowa w art. 76a ust. 1 i 2.

2.  Minister  właściwy  do  spraw  instytucji  finansowych  określi,  w  drodze  rozporządzenia, 

szczegółowy  zakres  ubezpieczenia  obowiązkowego,  o  którym  mowa  w  ust.  1,  termin  powstania 

obowiązku ubezpieczenia oraz minimalną sumę gwarancyjną, biorąc w szczególności pod uwagę 

specyfikę wykonywanych czynności oraz zakres realizowanych zadań.

3.  Przepisów  ust.  1  nie  stosuje  się  do,  będących  przedsiębiorcami,  biegłych  rewidentów  oraz 

doradców  podatkowych,  jeżeli  ubezpieczyli  się  od  odpowiedzialności  cywilnej  za  szkody 

wyrządzone przy wykonywaniu tych zawodów w zakresie, o którym mowa w ust. 1.

Jak zorganizować pracę biura rachunkowego i zatrudniać pracowników

Od kwalifikacji pracowników w duŜym stopniu zaleŜy sukces firmy. Mimo znacznego bezrobocia wcale 

nie jest łatwo dobrać zespół profesjonalistów, którzy oprócz wiedzy merytorycznej mają odpowiednie 

cechy  charakteru  i  potrafią  stworzyć  właściwą  atmosferę  pracy.  Wysiłek  wykwalifikowanych 

pracowników  powinien  być  wzmacniany  właściwą  organizację  pracy  oraz  odpowiednim  systemem 

nadzoru i odpowiedzialności.

W  poprzednim  rozdziale  stwierdzono,  że  działalność  biura  rachunkowego  powinna  być  dynamiczna.  Odnosi  się  to 

zarówno  do  działań  mających  na  celu  zatrudnianie  pracowników,  jak  i  dotyczących  organizacji  pracy.  Brak 

dynamizmu, konsekwencji i racjonalizmu działania w tym zakresie powoduje wiele negatywnych zjawisk. Należą do 

nich: wysoka fluktuacja pracowników (częste odejścia), niska efektywność, niezadowalająca jakość wykonywanych 

zadań,  brak  możliwości  rozwoju  zakresu  świadczonych  usług.  Z  drugiej  strony  odpowiednia  organizacja  oraz 

prowadzenie  właściwej  polityki  zatrudnienia  i  wynagradzania  zniechęca  pracowników  do  zmiany  pracy,  wpływa 

korzystnie  na  jakość  usług  i  efektywność,  a  wyżej  wykwalifikowani  pracownicy  pozwalają  myśleć  o  nowych 

rodzajach usług.

Rekrutacja

Strona 16 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

Gdy  już  udało  się  nam  zdobyć  tylu  klientów,  że  nie  możemy  sami  podołać  ich  obsłudze,  czas  pomyśleć  o 

zatrudnieniu  pracowników.  Wiele  osób  twierdzi,  że  pracownicy  są  najważniejszym  kapitałem  każdej  firmy.  Jeżeli 

bowiem  dysponujemy  wszystkimi  elementami  pozwalającymi  prowadzić  z  sukcesem  firmę  księgową,  a  nie  mamy 

odpowiednio  wykwalifikowanych  pracowników,  nasze  działania  nie  mają  szans  powodzenia.  To  pracownicy  kreują 

niematerialną wartość firmy. A w takiej branży jak księgowość stanowią największą część wartości całej jednostki. 

Aby  dysponować  zespołem  kompetentnych  pracowników,  w  pierwszej  kolejności  należy  dokonać  prawidłowej 

selekcji kandydatów. Uwagi na temat doboru pracowników są aktualne nie tylko w pierwszym okresie działalności 

firmy,  ale  w  całym  okresie  jej  trwania.  Nigdy  bowiem  nie  jest  tak,  aby  skład  pracowników  nie  zmieniał  się  przez 

dłuższy czas. W firmach księgowych kapitał ludzki stanowi największą część wartości całej jednostki. Najważniejszą 

sprawą,  o  której  powinniśmy  pamiętać  w  procesie  rekrutacji  jest  określenie  odpowiednich  kryteriów,  którym 

powinien odpowiadać pracownik zatrudniony na danym stanowisku. Nie możemy bowiem wymagać, aby na każdym 

stanowisku  w  naszej  firmie  zatrudnione  były  tylko  i  wyłącznie  osoby  o  najwyższych  kwalifikacjach  z  zakresu 

księgowości.  W  praktyce  zdarzają  się  przypadki  ogłoszeń  prasowych,  w  których  od  osoby  mającej  zajmować  się 

pomocą  przy  najprostszych  pracach  księgowych  oczekiwano  wyższego  wykształcenia  kierunkowego,  biegłej 

znajomości  języka  obcego  i  kilkuletniego  doświadczenia  zawodowego.  Osoba  taka  ze  względu  na  zajmowane 

stanowisko  nie  może  liczyć  na  wynagrodzenie  odpowiadające  jej  kwalifikacjom,  co  prędzej  czy  później  wywoła  u 

niej  uczucie  niezadowolenia  i  być  może  zakończy  się  zmianą  pracy.  Z  drugiej  strony  nie  powinno  się  zatrudniać 

osób, które nie spełniają stawianych na danym stanowisku wymagań. Mogą one nie dać sobie rady. To, co zostało 

napisane  nie  oznacza  jednak,  że  w  procesie  rekrutacji  już  na  wstępie  należy  odrzucać  kandydatów,  którzy  nie 

pasują  idealnie  do  wizji  pracodawcy.  Często  bowiem  podczas  samych  rozmów  kwalifikacyjnych  okazuje  się,  że 

osoba mająca teoretycznie słabsze CV (

curriculum vitae

) od innych kandydatów jest jednak bardziej kompetentna, 

otwarta, ma lepsze podejście do profesji. Dlatego też, analizując przesyłane CV i listy motywacyjne, należy w miarę 

możliwości  dokładnie  przejrzeć  dokumenty,  ponieważ  brak  uwagi  może  doprowadzić  do  wstępnego  odrzucenia 

dobrego  kandydata.  Warto  także  pamiętać,  że  kryteria  kwalifikacyjne  mają  różną  doniosłość,  a  brak  części  z  nich 

można stosunkowo szybko uzupełnić.

PRZYKŁAD

O  pracę  ubiega  się  kandydat  spełniający  prawie  wszystkie  kryteria  rekrutacji.  Część  z  nich  nawet 

przewyższa,  ale  nie  spełnia  wymagania  znajomości  programu finansowo-księgowego  X. Jednocześnie 

kandydat zna zasady działania innych programów księgowych. Pracodawca, mimo niespełnienia przez 

kandydata  wszystkich  kryteriów,  zaprosił  go  na  rozmowę  kwalifikacyjną.  Okazał  się  on  świetnym 

kandydatem do pracy w księgowości. Biegłość w posługiwaniu się programem finansowo-księgowym X 

została przez niego uzupełniona w ciągu 2 miesięcy.

Prowadzący  rekrutację  wychodzą  często  z  założenia,  że  spośród  kandydatów  odpowiadających  na  ogłoszenie 

koniecznie  muszą  wybrać  przyszłego  pracownika.  Takie  podejście  powoduje,  że  często  zmuszają  się  do  wyboru 

kogoś,  kto  nie  odpowiada  oczekiwaniom,  co  przeczy  podstawowym  celom  rekrutacji.  Dlatego  też  w  niektórych 

sytuacjach (choć należy podkreślić, że powinno to stanowić wyjątek), jeżeli żaden z kandydatów nie spełnia naszych 

oczekiwań, warto rekrutację powtórzyć.

Zasady wynagradzania pracowników

Już  dawno  minęły  czasy,  gdy  podstawowym  celem  pracodawcy  było  zatrudnianie  pracowników  za  najniższe 

wynagrodzenie.  Co  prawda  praktyka  taka  jest  dość  powszechna  i  obecnie,  jednak  osoby  wyznające  tę  zasadę 

szybko  przekonują  się,  że  postępowanie  takie  obraca  się  przeciwko  nim.  Pracownicy  po  uzyskaniu  podstawowego 

doświadczenia  odchodzą  do  lepiej  płacącego  pracodawcy.  Co więcej, pracownik,  który  zarabia  niewiele, wykonuje 

swą pracę bez zaangażowania, co znacznie zwiększa prawdopodobieństwo błędu, za który odpowiadają właściciele 

biur.  Przypomnijmy,  że  w  przypadku  zatrudniania  pracownika  na  umowę  o  pracę,  jego  odpowiedzialność  w 

przypadku  popełnienia  nieumyślnego  błędu  ogranicza  się  jedynie  do  trzech  miesięcznych  pensji.  Często  jest  to 

niewiele  w  stosunku  do  odszkodowania,  które  musi  później  zapłacić  biuro  (a  w  praktyce  jego  właściciel),  nie 

Strona 17 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

mówiąc  już  o  uszczerbku  na  prestiżu  i  związanym  z  tym  odejściem  kolejnych  klientów.  Jak  zatem  wynagradzać 

pracowników?  Można  nieco  banalnie  stwierdzić,  że  pracowników  należy  wynagradzać  odpowiednio  do  ich  wkładu 

pracy i  kwalifikacji.  Co  jednak  znaczą te słowa  w  praktyce biur rachunkowych? Jest wiele  koncepcji kształtowania 

warunków  wynagradzania.  Skoncentrujmy  się  na  jednej  z  nich,  która  niemal  intuicyjnie  przychodzi  na  myśl  wielu 

właścicielom  biur  rachunkowych.  Chodzi  mianowicie  o  wynagrodzenia  uzależnione  od  kondycji  finansowej  firmy. 

Wydawać by się mogło, że oczywiste jest, że gdy tzw. interes idzie dobrze, to i pracownikom powinno powodzić się 

coraz  lepiej.  Nie  zawsze  tak  jednak  jest.  Często  właściciele  biur  w  okresach  lepszej  koniunktury  zapominają  o 

podwyżkach  dla  pracowników.  Czasem  dzieje  się  tak  przez  zwykły  egoizm,  przejawiający  się  we  wzmożonej 

konsumpcji wypracowanych zysków. Innym razem bardzo silna jest obawa, że gorsze czasy mogą nadejść w każdej 

chwili, dlatego warto raczej oszczędzać niż inwestować w wynagrodzenia dla pracowników. Poza tym istnieje także 

przekonanie, że raz przyznane podwyżki są na zawsze i przy gorszej koniunkturze trudno będzie sytuację odwrócić. 

Obawy  te  w  wielu  przypadkach  są  uzasadnione,  ponieważ  sytuacja  ekonomiczna  w  wielu  regionach  kraju  jest 

daleka  od  stabilizacji.  Należy  jednak  pamiętać,  że  brak  odważnych  decyzji  znacząco  zmniejsza  możliwość 

odniesienia prawdziwego sukcesu finansowego.

ZAPAMIĘTAJ

Wynagrodzenia pracowników powinny ściśle wiązać się z kondycją finansową firmy.

W  wielu  sytuacjach  brak  decyzji  co  do  kształtowania  wynagrodzeń  wiąże  się  z  nieznajomością  tzw.  elastycznych 

form  wynagradzania.  Elastyczne  formy  wynagradzania  pozwalają  z  jednej  strony  szybko  reagować  na  zmiany  w 

osiąganym  wyniku  finansowym,  a  z  drugiej  zapobiegają  sytuacjom  nieodwracalnym  (odwołanie  tzw.  zwykłych 

podwyżek wiąże się z dość czasochłonną procedurą wypowiedzenia zmieniającego). Najpowszechniejszymi formami 

elastycznego wynagradzania w biurze rachunkowym są:

 dodatki do wynagrodzeń (np. uznaniowe premie pieniężne),

 wynagrodzenia prowizyjne,

 wynagrodzenia w formie rzeczowej (drobne upominki, służbowe telefony itd.).

Premie pieniężne są bardzo wygodną formą wynagradzania. Można je przyznawać jako premie stałe (stałe dodatki 

do  pensji;  wtedy  jednak  często  wymieniane  są  w  umowach  o  pracę)  lub  o  ich  przyznaniu  można  decydować  na 

zakończenie  każdego  miesiąca.  Przyznanie  premii  działa  bardzo  motywująco.  Pracownik  czuje  się  doceniany,  a 

jednocześnie zachęcony do jeszcze większych starań. Ważne jest, aby premie były przydzielane sprawiedliwie i jeśli 

już dla wszystkich pracowników, to ich wysokość powinna być zróżnicowana i uzależniona od osiągniętych wyników. 

Pamiętajmy, że już bardzo niewielka premia może przynieść zaskakująco dobre efekty.

Wynagrodzenie  prowizyjne  jest  dużo  rzadziej  spotykane.  Zdarza  się  to  głównie  w  sytuacjach,  gdy  pracownik 

uczestniczy  w  zdobywaniu  nowych  klientów  i  prowizja  uzależniona  jest  od  skuteczności  tych  działań.  Może  być 

dodatkowo  stosowana  jako  ułamek  przychodów  wypracowanych  przez  pracownika  z  racji  obsługiwania 

przypisanych mu klientów.

Wynagradzanie  pracowników  w  formie  rzeczowej  może  mieć  przeróżne  formy.  Bardzo  dobrym  przykładem  są 

służbowe  telefony  komórkowe.  Jeszcze  kilka  lat  temu  wydatek  duży,  a  teraz  stosunkowo  niewielki.  Gdy 

zdecydujemy  się  na  taką  formę  wynagrodzenia  rzeczowego,  to  w  podpisanej  z  pracownikiem  umowie  należy 

zawrzeć warunki korzystania z telefonu oraz wskazać limit, do którego koszty pokrywane będą przez pracodawcę. 

Kupno  telefonu  służbowego  pracownikowi,  choć  mało  kosztowne  (już  od  kilkudziesięciu  złotych  miesięcznie), 

powinno wywołać u pracownika poczucie zadowolenia i zmotywować do lepszej pracy. Inną formą wynagrodzenia 

rzeczowego są różne mniejsze, acz częstsze „bonusy” w postaci np. biletów do kina. W wielu firmach organizowane 

są  wspólne  wyjścia  do  kina  czy  do  pubów,  a  w  takiej  sytuacji  jest  to  nie  tylko  forma  wynagrodzenia,  ale  także 

integracja współpracujących ze sobą osób.

PRZYKŁAD

Strona 18 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

Do  pracy  został  przyjęty  pracownik  z  3-letnim  stażem  pracy  w  innym  biurze  rachunkowym. 

Zaproponowano mu wynagrodzenie podstawowe w wysokości 1800 zł brutto. W momencie podpisania 

umowy  o  pracę  poinformowano  go,  że  raz  na  kwartał  może  liczyć  na  uznaniową  premię  pieniężną  w 

wysokości  1200  zł  brutto.  Premia  zostanie  wypłacona,  jeśli  w  danym  kwartale  nie  zostaną  ujawnione 

błędy w sporządzanej przez niego dokumentacji księgowej. Dodatkowo przekazano pracownikowi, że w 

przypadku  pozyskania  dla  biura  nowego  klienta  będzie  mu  przyznane  wynagrodzenie  w  postaci  20% 

płatności klienta z okresu pierwszego kwartału.

Ile płacić

Przytoczone  porady  nie  dają  jednak  odpowiedzi  na  pytanie,  w  jakiej  wysokości  kształtować  miesięczne 

wynagrodzenie. Dla właściciela biura rachunkowego najwygodniej jest, gdy podstawowe wynagrodzenie kształtuje 

się na niskim poziomie, a jego pożądana wysokość wyznaczana jest przez premie uznaniowe. Nieprzyznanie takich 

premii w danym miesiącu (np. z powodu przejściowego zachwiania płynności finansowej) nie powoduje, tak jak już 

wspomniano,  konieczności  wręczania  wypowiedzenia  zmieniającego.  Trzeba  jednak  pamiętać,  że  taki  system 

wynagradzania powoduje często dyskomfort wśród pracowników, ponieważ czują oni niepewność co do wysokości 

swoich  poborów,  a  to  utrudnia  im  realizację  planów  życiowych.  Ta  niepewność  jest  tym  większa,  im  premie  są 

rzadsze.  W  związku  z  tym  warto  przed  podjęciem  decyzji  o  wysokości  pensji  podstawowej  i  premii  dobrze 

zastanowić  się  nad  stosunkiem  tych  dwóch  wielkości.  Wydaje  się,  że  premia  nie  powinna  przekraczać  25% 

całkowitego wynagrodzenia. Choć oczywiście zależy to od specyfiki każdej firmy.

ZAPAMIĘTAJ

Premie uznaniowe są bardzo wygodną dla pracodawcy formą wynagradzania i dobrze motywują 

pracowników.

Specyfikę  tę  należy  uwzględnić  szczególnie  przy  wynagrodzeniu  prowizyjnym.  W  niektórych  bowiem  przypadkach 

udział wysokości spodziewanej prowizji może być wyższy niż 25%. W takim przypadku wyższy poziom niepewności 

(wzrastający  wraz  ze  wzrostem  udziału  dodatkowych  składników  wynagrodzenia)  będzie  rekompensowany 

możliwością  uzyskania  w  ramach  prowizji  znacznie  większych  dochodów  niż  tych  osiąganych  w  systemie 

premiowym. Ustalając system prowizyjny, należy pamiętać o konieczności zachowania ostrożności. Może się zdarzyć 

bowiem  tak,  że  system  opracowany  w  warunkach  stagnacji  rynkowej może  okazać  się  całkowicie  nieracjonalny  w 

przypadku poprawy koniunktury. Dlatego przynajmniej raz na pół roku należy dokonywać przeglądu zasad systemu. 

Konieczność przeglądu zasad występuje oczywiście także w przypadku wynagradzania premiowego.

Trudno  szacować  konkretne  kwoty,  jakie  powinny  odpowiadać  zatrudnieniu  na  danym  stanowisku.  Zależy  to  od 

wielu czynników (położenia biura, rodzaju działalności klientów, operatywności właściciela biura), które składają się 

na  kondycję  finansową  firmy,  ale  także  zakres  obowiązków  pracownika  oraz  jego  kompetencje.  Można  jednak 

pokusić  się  o  kilka  praktycznych  rad,  które  pomogą  ukształtować  wynagrodzenie  w  wysokości  optymalnej. 

Wysokość  optymalna  to  na  potrzeby  opracowania  taka,  przy  której  pracownik  nie  będzie  czuł  znacznego 

dyskomfortu,  a  jego  jakość  pracy  będzie  wystarczająca.  Podstawową  zasadą  jest,  aby  nie  płacić  mniej  niż 

bezpośrednia  konkurencja  na  danym  terenie.  Wynagrodzenia  niekonkurencyjne  prowadzą  prędzej  czy  później  do 

wzmożonych odejść pracowników. Wiąże się z tym potrzeba zmiany sposobu myślenia wielu właścicieli biur i innych 

firm  spoza  branży  (występującego  głównie  na  terenach  o  szczególnie  wysokim  bezrobociu),  że  najważniejsze  dla 

pracowników  jest  już  samo  zatrudnienie  i  możliwość  zdobywania  doświadczenia,  a  kwestia  wynagrodzenia  jest 

sprawą  drugorzędną.  Jest  to  myślenie,  które  często  okazuje  się  błędne.  Pracownicy  po  okresie  zadowolenia  z 

samego faktu zatrudnienia mają ściśle określone oczekiwania płacowe. Lekceważenie ich przyczynia się do odejścia 

z  dotychczasowego  miejsca  pracy  od  razu,  gdy  pojawi  się  lepiej  płacący  pracodawca.  Kolejną  kwestią  jest 

określanie  odpowiedniego  wynagrodzenia  do  zajmowanego  stanowiska.  I  nie  chodzi  tu  tylko  o  zaniżanie 

wynagrodzenia  na  stanowiskach,  gdzie  powinno  być  ono  wyższe,  ale  także  sytuacje  odwrotne.  Pracownikowi 

opłacanemu zbyt wysoko do pełnionej funkcji często brak właściwej motywacji. Powoduje to także niezadowolenie 

Strona 19 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

innych  pracowników.  Określając  wynagrodzenie  dla  danego  pracownika,  starajmy  się  odnosić  je  do 

prawdopodobnych przychodów, w tworzeniu których będzie brał udział pracownik. Pamiętajmy, że wynagrodzenie 

osób  na  tym  samym  stanowisku  i  wykonujących  podobne  czynności  nie  musi  być  takie  samo.  Pracownicy  z 

większym doświadczeniem i lepiej wykształceni mogą te same czynności wykonywać szybciej i lepiej, za co powinni 

otrzymywać  wyższe  pobory.  W  większych  organizacjach  (także  w  dużych  biurach  rachunkowych)  spotykane  są 

systemy  wynagrodzeń,  które  jasno  określają  „widełki”  (przedziały)  płacowe  na  danych  stanowiskach.  Jest  to 

rozwiązanie  wprowadzające  porządek  organizacyjny.  Dodajmy,  że  w  większości  przypadków  przedziały 

wynagrodzeń  i  oczywiście  samo  wynagrodzenie  są  tajne.  Jawność  wynagrodzeń  powoduje  roszczenia  płacowe  i 

prowadzi do konfliktów.

Rozwój pracowników

Wynagrodzenie to jeden z najważniejszych czynników motywujących pracowników. Innym, także bardzo istotnym, 

jest umożliwienie rozwoju zawodowego i awansu. Rozwój zawodowy to przede wszystkim zapewnienie podnoszenia 

kwalifikacji. Możliwość awansu, czy inaczej mówiąc kariery zawodowej, to możliwość zajmowania nowych stanowisk 

i – co za tym idzie – otrzymywanie wyższego wynagrodzenia. Najkorzystniej jest, gdy rozwój i awans zawodowy idą 

w parze. Gdy pracownik uczy się coraz to nowych rzeczy, jest coraz bardziej przydatny, a jeśli nie awansuje i nie 

jest  lepiej  opłacany,  czuje  się  niedoceniony  i  przestaje  mieć  motywację  do  rozwiązywania  poważniejszych 

problemów.  Jednym  z  czynników  sprzyjających  rozwojowi  zawodowemu  pracowników  są  systemy  rozwoju 

zawodowego.  Wiele  dużych  firm  od  lat  stosuje  takie  systemy  z  powodzeniem.  Lecz  nie  jest  prawdą,  że  nie  mogą 

stosować  ich  także  firmy  mniejsze.  Nie  ma  też  wątpliwości,  że  każda  z  firm  księgowych  powinna  wypracować 

własny system w zależności od wielkości i potrzeb.

ZAPAMIĘTAJ

Rozwojowi  zawodowemu  pracowników  służą  systemy  rozwoju  zawodowego,  pozwalające 

racjonalnie połączyć rozwój merytoryczny pracownika z awansem i wzrostem wynagrodzenia.

W uproszczeniu wszystkie systemy tego rodzaju opierają się na zasadzie obejmowania przez pracowników coraz to 

wyższych  stanowisk  w  firmie,  czemu  towarzyszy  wzrost  ich  wynagrodzeń.  Dla  wielu  osób  nie  brzmi  to  może  zbyt 

nowatorsko,  ale  trzeba  zwrócić  uwagę,  że  prawdziwe  i  funkcjonujące  tego  rodzaju  systemy  charakteryzują  się 

istnieniem  precyzyjnych  kryteriów  awansu  i  wzrostu  wynagrodzeń  oraz  konsekwencją  ich  stosowania.  Pracownik 

rozpoczynający pracę w firmie objętej takim systemem wie dokładnie, jakie są jego obowiązki i czego się od niego 

oczekuje.  Wie  także  w  przybliżeniu,  w  jakim  czasie  może,  a  nawet  powinien  awansować.  Systemy  karier  nie 

pozwalają na stagnację zawodową. Fakt, że pracownik nie awansuje przez dłuższy czas oznacza, że nie rozwija się, 

niedostatecznie  pracuje  na  rzecz  firmy  i  nie  ma  wystarczającej  determinacji.  Długotrwała  stagnacja  na  danym 

stanowisku  daje  podstawę  do  rozwiązania  z  pracownikami  stosunku  pracy.  Naturalnie  systemy  takie  nie  działają 

automatycznie.  Wykorzystuje  się  w  nich  różnego  rodzaju  mierniki  efektywności  i  oceny  okresowe  pracowników. 

Mierniki  efektywności  to  –  przykładowo  –  zestawienia  efektywności,  w  których  pracownik  określa,  jakie  czynności 

wykonywał  na  rzecz  danego  klienta  i  ile  czasu  na  to  poświęcił.  Zestawienia  te  są  następnie  kontrolowane  przez 

przełożonych i stanowią podstawę do szacunków wynagrodzenia pobieranego od klienta. Oceny pracowników to z 

kolei okresowe badania rezultatów ich pracy i zachowań na tle organizacji. Oceny takie (odbywające się najczęściej 

raz na rok lub pół roku) dokonywane są przez przełożonego oraz współpracowników ocenianego. Dają one z jednej 

strony  wiedzę  przełożonym  o  przydatności  pracownika,  a  z  drugiej  są  sygnałem  dla  pracownika,  co  powinien  w 

swojej pracy poprawić, a co zupełnie zmienić.

Przyjęcie  opisanego  tu  w  wielkim  skrócie  systemu  może  wydawać  się  bardzo  czasochłonne  i  skomplikowane.  Co 

więcej, część właścicieli małych struktur może od razu go odrzucić. Podejmując jednak decyzję o nieprzyjęciu nawet 

bardzo  uproszczonej  formy  systemu  rozwoju  zawodowego  pracowników,  pamiętajmy,  co  tracimy.  Podstawową 

sprawą  jest  brak  jasnych  zasad  rozwoju  zawodowego  i  wzrostu  wynagrodzeń.  A  powinniśmy  pamiętać,  że  jasna 

perspektywa nabywania nowych umiejętności oraz wzrostu wynagrodzeń (choćby niewielkiego, ale idącego w parze 

Strona 20 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

z awansem) w większości przypadków zapobiegnie planom pracowników dotyczącym zmiany miejsca pracy. Należy 

zdawać  sobie  sprawę,  że  przy  takim  systemie  zatrudniania  pracownicy  są  naturalnie  motywowani  do  coraz 

większych  starań  na  rzecz  firmy.  Na  pewno  wprowadzając  system  rozwoju  zawodowego  do  swojej  firmy  należy 

bardzo dokładnie przemyśleć koszty i korzyści z tym związane. Trzeba na przykład wziąć pod uwagę to, że system 

taki związany jest z wysyłaniem pracowników na częste szkolenia, z wprowadzeniem nowego rodzaju dokumentacji 

pracowniczej  (arkuszy  oceny,  arkuszy  efektywności),  co  zwiększa  koszty  prowadzonej  działalności.  Wydaje  się 

jednak,  że  koszty  te  w  firmach  zatrudniających  więcej  niż  3–4  pracowników  powinny  zwrócić  się  w  dłuższej 

perspektywie z nawiązką.

Opisane tu systemy pozostają w sprzeczności z bojaźnią części właścicieli biur rachunkowych, że nie należy zbytnio 

podnosić  kwalifikacji  pracowników,  ponieważ  powoduje  to  ich  odejścia  do  innych  pracodawców  lub  ułatwia 

zapoczątkowanie  przez  nich  własnej  działalności.  Oczywiście  ryzyko  takie  istnieje  zawsze,  jednak  opisywane  tu 

systemy ograniczają je znacząco, a ponadto gwarantują ciągły napływ wykwalifikowanych pracowników.

PRZYKŁAD

W  dużym  biurze  rachunkowym  (zatrudniającym  30  osób)  właściciel  zdecydował  się  na  wprowadzenie 

systemu  rozwoju  zawodowego  pracowników.  Zaprojektował  następujące  stanowiska  merytoryczne: 

pomoc  księgowa,  młodszy  księgowy,  księgowy,  starszy  księgowy,  menedżer  finansowy/kierownik 

zespołu  księgowych,  dyrektor,  szef  biura.  Właściciel  założył,  że  w  jego  firmie  powinno  pracować  jak 

najwięcej  osób,  które  zaczynały  od  najniższych  stanowisk,  a  następnie  obejmowały  coraz  bardziej 

odpowiedzialne.  Słusznie  przyjął,  że  dzięki  temu  pracownicy  lepiej  będą  znali  specyfikę  firmy,  co  w 

przyszłości  pozwoli  im  lepiej  zarządzać  zespołami  pracowników.  Właściciel  stworzył  także  autorską 

dokumentację  rozwoju  zawodowego,  w  której  zapisał  kompetencje  wymagane  na  danym  stanowisku, 

przewidywany  staż  pracy  na  każdym  z  nich  oraz  przedział  należnego  wynagrodzenia.  Zapisane  przez 

niego zasady były konsekwentnie wprowadzane w życie. Wszyscy jego pracownicy podlegają corocznej 

ocenie, po której podejmowana jest decyzja o ewentualnych awansach, wysokości wynagrodzenia oraz 

zwolnieniach.  Po  2  latach  od  momentu  wprowadzenia  w  życie  opisanego  systemu,  ku  swojemu 

zadowoleniu, właściciel stwierdził, że w porównaniu z poprzednim okresem znacznie mniej pracowników 

odeszło  do  konkurencji.  Z  corocznych  ocen  i  okresowych  anonimowych  ankiet  wyciągnął  następujące 

wnioski:

 pracownicy cenią sobie przejrzystość obowiązujących w firmie zasad awansu i wynagradzania,

 oferowane  wynagrodzenia  są  niższe  niż  u  konkurencji  na  podobnych  stanowiskach;  pracownicy  w 
większości  nie  mają  jednak  zamiaru  odchodzić,  ponieważ  zdają  sobie  sprawę,  że  mają  szansę  dość 

szybkiego awansu, a tym samym lepszego wynagrodzenia i bardziej odpowiedzialnej pracy,

 pracownicy są zmotywowani do podnoszenia swoich kwalifikacji i efektywnej pracy, ponieważ wiedzą, 
że okresowo poddawani są ocenie, która obiektywnie stwierdzi ich przydatność i wartość dla firmy.

Czy opłaca się zwalniać pracowników

Do  tej  pory  w  rozdziale  przedstawiono  zasady  przeprowadzania  rekrutacji,  sprzyjania  rozwojowi  zawodowemu 

pracowników  oraz  ich  wynagradzania.  Nie  zawsze  jednak  wszystko  przebiega  po  myśli  pracodawcy.  Okazuje  się 

czasem,  że  pracownik  nie  sprawdza  się  na  swoim  stanowisku  czy  też  nie  potrafi  współpracować  z  innymi 

pracownikami biura. Pracodawca zaczyna wtedy myśleć o zakończeniu współpracy z pracownikiem. Prawie zawsze 

zwolnienia  pracowników  rodzą  stres,  przede  wszystkim  po  stronie  pracownika,  a  często  także  po  stronie 

pracodawcy.  Są  jednak  sytuacje,  gdy  takie  zwolnienie  jest  koniecznością,  ponieważ  firmę  po  prostu  nie  stać  na 

mało  efektywnego  pracownika,  a  dalsza  z  nim  współpraca  może  zagrozić  istnieniu  firmy.  Dlatego  czasami  nie 

można przeciągać sytuacji i „bać się” zakończenia współpracy z niektórymi pracownikami. W swoim postępowaniu 

nie  można  jednak  pójść  za  daleko,  a  więc  zwalniać  pochopnie.  Każdą  taką  decyzję  należy  bardzo  dokładnie 

przemyśleć i odpowiedzieć sobie na pytania: czy nie ma żadnych szans, aby pracownik spełniał nasze oczekiwania 

Strona 21 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

oraz  czy  nasze  oczekiwania  są  realne.  Często  sytuacja  nie  jest  jednoznaczna.  Na  przykład  pracownik,  mimo 

niezadowalających wyników swojej  pracy  bardzo się stara i zapewnia,  że  w przyszłości jego praca będzie bardziej 

efektywna.  W  jakim  momencie  zatem  należy  podjąć  decyzję  o  zakończeniu  z  pracownikiem  współpracy? 

Podejmowana  decyzja  nie  powinna  być  dla  pracownika  niespodziewana.  To  znaczy  dużo  wcześniej  należy 

przeprowadzić  z  nim  rozmowę,  w  której  powinno  się  przedstawić  uwagi  dotyczące  wykonywanych  przez  niego 

obowiązków.  W  takiej  rozmowie,  jeśli  to  możliwe,  należy  wyznaczyć  pracownikowi  termin,  po  którym  zostanie 

podjęta ostateczna decyzja. Okres ten powinien być na tyle długi, aby pracownik miał szansę poprawy. Oczywiście 

istnieją  takie  sytuacje,  gdy  okres  wyznaczony  do  poprawy  nie  ma  większego  znaczenia.  Przykładem  może  być 

sytuacja, gdy okazuje się, że pracownik w swoim CV rozminął się z prawdą, podając, że zna dobrze język obcy, a w 

rzeczywistości  zna  go  tylko  w  stopniu  podstawowym.  Oczywiście  nie  jest  możliwe  w  krótkim  czasie  naprawić  tę 

„nieścisłość”.  Jeżeli  zatem  na  stanowisku  zajmowanym  przez  nieuczciwego  pracownika  niezbędna  jest  dobra 

znajomość języka obcego, to należy jak najszybciej zakończyć z nim współpracę.

Decyzja  o  zwolnieniu  pracownika  powinna  być  poprzedzona  rozmową  pracodawcy  z  pracownikiem  i,  o  ile  to 

możliwe,  wyznaczeniem  pracownikowi  okresu  do  poprawy.  W  dobrze  zorganizowanym  systemie  rozwoju 

zawodowego  pracowników  zwolnienie  jednej  czy  nawet  większej  liczby  osób  nie  musi  oznaczać  zagrożenia  dla 

firmy.  Gdy  bowiem  do  tego  dojdzie,  na  miejsce  zwolnionego  pracownika  wchodzi  inna  osoba  mająca  lepsze 

kwalifikacje lub przeprowadzana jest dodatkowa rekrutacja.

PRZYKŁAD

W biurze rachunkowym trzeba było zwolnić pracownika zajmującego stanowisko księgowego (niższym 

w  hierarchii  stanowiskiem  jest  młodszy  księgowy).  Pracodawca  zdecydował,  że  stanowisko  to  obejmie 

inny  pracownik  biura  zajmujący  dotąd  stanowisko  młodszego  księgowego.  Z  kolei  na  jego  stanowisko 

zostanie przyjęta z rekrutacji nowa osoba. Pracodawca wyszedł ze słusznego założenia, że będzie mu 

łatwiej  przeprowadzić  rekrutację  na  stanowisko  niższe,  ponieważ  kandydatów  jest  z  oczywistych 

względów więcej, a zatem będzie miał większy wybór.

Jak zorganizować pracę biura

Bardzo  ważną  sprawą  jest  właściwa  organizacja  pracy  biura  rachunkowego.  Często  nie  jest  to  doceniane  przez 

właścicieli.  A  przecież  odpowiednia  organizacja  sprawia,  że  można  lepiej  spożytkować  pracę  poszczególnych 

pracowników i poczynić realne oszczędności.

PRZYKŁAD

Biuro  rachunkowe  zatrudnia  10  pracowników.  Właściciel  biura  ze  względu  na  dobrą  koniunkturę 

gospodarczą  i  ciągły  napływ  nowych  klientów  zastanawia  się,  czy  zatrudnić  kolejnego  pracownika. 

Postanawia  jednak,  że  zanim  podejmie  ostateczną  decyzję,  przyjrzy  się  zakresowi  obowiązków  i 

organizacji  pracy  swojego  biura.  Po  dokładnym  zastanowieniu  się  i  wprowadzeniu  nowego  podziału 

obowiązków ocenił, że dotychczasowe obowiązki mogą być wykonywane nie przez 10, a przez 9 osób. 

Uznał  więc,  że  po  reorganizacji  obowiązki,  które  pierwotnie  miały  być  przejęte  przez  nowego 

pracownika, zostaną przypisane dotychczasowemu doświadczonemu dziesiątemu pracownikowi biura i 

nie ma konieczności dodatkowej rekrutacji.

Oprócz  realnych  oszczędności  finansowych,  właściwa  organizacja  pracy  pozwala  także  na  oszczędność  czasu 

pracowników i właściciela firmy. Często jest tak, że właściciel traci mnóstwo czasu na załatwianie drobnych spraw, z 

którymi  powinni  radzić  sobie  jego  pracownicy.  W  takiej  sytuacji  właściciel  nie  ma  już  czasu  na  zajmowanie  się 

sprawami  dla  biura  najważniejszymi  (strategicznymi),  którymi  są  m.in.  pozyskiwanie  nowych  klientów, 

negocjowanie stawek wynagrodzenia, wprowadzenia nowych usług. Aby właściciel mógł zająć się rzeczywiście tylko 

najważniejszymi  sprawami  niezbędne  jest  stworzenie  zhierarchizowanego  systemu  odpowiedzialności  i  nadzoru. 

System  taki  polega  na  stworzeniu  szczebli  kierowniczych  wyższego  i  niższego  stopnia  (ich  liczba  zależy  od 

Strona 22 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

rozmiarów  firmy).  Z  grona  pracowników  na  tym  samym  poziomie  podległości  wyłania  się  osoby,  które  będą 

przełożonymi  dla  innych.  Kierownicy  zazwyczaj  nadzorują  pracę  podległych  im  osób  (służą  im  także  radą  w 

skomplikowanych  sprawach)  oraz  bezpośrednio  zarządzają  swoimi  zespołami  (m.in.  decydują  o  sprawach 

pracowniczych).  Wykonują  oni  ponadto  prace  czysto  księgowe  wymagające  szczególnego  doświadczenia 

zawodowego  (obsługują  kluczowych  klientów,  pracują  nad  rozwojem  nowych  usług).  Kierownicy  ci  są  z  kolei 

odpowiedzialni  przed  kierownikami  wyższego  szczebla  lub  w  mniejszych  jednostkach  bezpośrednio  przed 

właścicielem. Jeżeli w firmie są kierownicy wyższego szczebla (np. dyrektorzy), często sprawują oni funkcję czysto 

kontrolną,  wyręczając  właściciela  w  większości  drobniejszych  spraw,  łącznie  z  kwestiami  organizacyjnymi.  W 

niektórych  jednostkach  jest  także  stanowisko  szefa  biura,  które  zajmuje  inna  osoba  niż  właściciel.  Szef  biura 

faktycznie  zarządza  biurem,  po  konsultacji  z  właścicielem  podejmuje  najważniejsze  decyzje.  W  bardziej 

rozbudowanych  strukturach  tworzone  są  także  stanowiska  kontrolne  niezależne  od  hierarchii  kierowniczej.  Osoby 

zajmujące  takie  stanowiska  (kontrolerzy  księgowi,  supervisorzy)  nadzorują  pracę  księgowych,  wychwytują  błędy, 

sporządzają sprawozdania na potrzeby wyceny usług.

PRZYKŁAD

W  biurze  rachunkowym  zatrudnionych  jest  10  osób.  Między  innymi  3  młodszych  księgowych,  którzy 

podlegają  osobie  zatrudnionej  na  stanowisku  menedżera  ds.  księgowych.  Na  równi  w  hierarchii  z 

menedżerem  ds.  księgowych  pozostają  4  inne  osoby  (księgowi).  Menedżer  oraz  4  księgowych 

podlegają  szefowi  biura,  który  odpowiada  bezpośrednio  przed  właścicielem.  Dodatkowo  w  biurze 

pracuje  1  osoba  pełniąca  funkcje  administracyjne  (prowadzi  sekretariat,  dokonuje  zakupów  itp.).  W 

związku  z  rozwojem  firmy  właściciel  zdecydował  o  przyjęciu  do  pracy  2  księgowych  i  jednego 

młodszego księgowego. Uznał, że zmiany te powodują konieczność wprowadzenia pewnej modyfikacji 

w  organizacji  pracy.  Z  dotychczasowych  4  księgowych  wyłoniona  została  osoba,  która  część  swoich 

dotychczasowych obowiązków przekaże 2 nowym księgowym i od tej pory pełnić będzie  także funkcje 

nadzorcze w stosunku do innych księgowych.

Podsumowanie

W rozdziale został przedstawiony jedynie zarys zagadnień związanych z organizacją biur rachunkowych. Publikacja 

ta ma na celu jednak nie tyle dokładne przedstawienie wszystkich możliwych rozwiązań (każde zależy bowiem ściśle 

od  specyfiki  jednostki),  co  zachęcenie  właścicieli  firm  księgowych  do  zwracania  baczniejszej  uwagi  na  kwestie 

związane z zarządzaniem oraz zatrudnianiem i wynagradzaniem pracowników. Omawiana branża charakteryzuje się 

dużą  różnorodnością.  Wśród  firm  księgowych  są  takie,  które  zatrudniają  jedynie  kilku  pracowników  (jest  ich 

zdecydowana  większość)  oraz  takie,  których  kadra  liczy  kilkadziesiąt  i  więcej  osób.  Naturalnie  firmom  większym 

dużo łatwiej jest myśleć o sprawach organizacyjnych, ponieważ stać je na skorzystanie z usług specjalistów w tym 

zakresie. Część z nich idzie nawet dalej i uzyskuje certyfikaty międzynarodowe potwierdzające jakość ich pracy oraz 

dobre zorganizowanie (np. certyfikaty ISO). Należy jednak jeszcze raz podkreślić, że najprostsze zasady zarządzania 

biurem  mogą  być  wprowadzone  w  każdej,  nawet  najmniejszej  firmie.  Chwila  refleksji  nad  problemami 

organizacyjnymi często może przynieść znacznie więcej korzyści niż czas spędzony na rozliczaniu kolejnego klienta.

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 78 § 1 k.p.

Wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi 

wykonywanej  pracy  i  kwalifikacjom  wymaganym  przy  jej  wykonywaniu,  a  także  uwzględniało 

ilość i jakość świadczonej pracy.

Biura rachunkowe nie zawsze z kasą fiskalną

Biura  rachunkowe  świadczące  usługi  na  rzecz  osób  fizycznych  nieprowadzących  działalności 

gospodarczej oraz rolników ryczałtowych od 1 maja 2011 r. powinny posiadać kasy rejestrujące. Nie 

Strona 23 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

jest to jednak wymóg bezwzględny. Istnieją bowiem rozwiązania pozwalające na to, by niektóre biura 

rachunkowe nie musiały instalować kas rejestrujących.

Nowe zasady w zwolnieniach z kas

Podatnicy  VAT  dokonujący  obrotu  na  rzecz  osób  fizycznych  nieprowadzących  działalności  gospodarczej  oraz  na 

rzecz rolników ryczałtowych zobowiązani są do prowadzenia ewidencji obrotu (sprzedaży) i kwot podatku należnego 

VAT przy zastosowaniu kas rejestrujących (w art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów 

i usług; Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.; ost. zm. Dz.U. z 2011 r. nr 64, poz. 332, dalej: „ustawa o VAT”). Minister 

finansów  w  drodze  rozporządzenia  może  zwolnić  na  czas  określony  niektóre  grupy  podatników  oraz  niektóre 

czynności z obowiązku prowadzenia obrotu i kwot podatku należnego VAT przy zastosowaniu kas rejestrujących ze 

względu na rodzaj prowadzonej działalności lub wysokość obrotu (art. 111 ust. 8 ustawy o VAT). 1 stycznia 2011 r. 

weszło  w  życie  rozporządzenie  Ministra  Finansów  z  dnia  26  lipca  2010  r.  w  sprawie  zwolnień  z  obowiązku 

prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. nr 138, poz. 930). W nowym rozporządzeniu nie 

ma już przepisów stanowiących o zwolnieniu z ewidencji za pomocą kas fiskalnych świadczenia usług rachunkowo-

księgowych. Oznacza to, że po uwzględnieniu przepisów przejściowych (§ 2 ust. 1 pkt 2 lit. a rozporządzenia) od 1 

maja  2011  r.  usługi  rachunkowo-księgowe  nie  są  przedmiotowo  zwolnione  z  obowiązku  ewidencjonowania  z 

zastosowaniem kasy rejestrującej.

Brak obowiązku zakupu kasy

Już  na  wstępie  należy  zauważyć,  że  nie  wszyscy  podatnicy  świadczący  usługi  rachunkowo-księgowe  muszą  od  1 

maja  2011  r.  ewidencjonować  prowadzoną  sprzedaż  za  pomocą  kas  rejestrujących.  W  konsekwencji  nie  wszyscy 

podatnicy  świadczący  te  usługi  muszą  zakupić  i  zainstalować  kasy.  Z  uwagi  na  art.  111  ust.  1  ustawy  o  VAT 

podatnicy, którzy  świadczą  usługi  rachunkowo-księgowe  wyłącznie  dla przedsiębiorców (tzn.  świadczący  usługi  na 

rzecz  podmiotów  innych  niż  osoby  fizyczne  nieprowadzące  działalności  gospodarczej  oraz  rolników  ryczałtowych), 

nie  muszą  posiadać  kas  fiskalnych.  Biura  rachunkowe  (spółki  księgowe)  obsługujące  wyłącznie  podmioty,  które 

prowadzą  działalność  gospodarczą,  nie  muszą  więc  posiadać  kas  rejestrujących.  Nie  wystąpi  u  nich  bowiem 

sprzedaż podlegająca obowiązkowi ewidencjonowania.

PRZYKŁAD

Biuro  rachunkowe  prowadzi  księgi  rachunkowe  dla  kilku  dużych  spółek  z  ograniczoną 

odpowiedzialnością  z  branży  budowlanej.  Nie  świadczy  żadnych  usług  na  rzecz  osób  fizycznych 

nieprowadzących  działalności  gospodarczej  oraz  rolników  ryczałtowych.  Od  1  maja  2011  r.  biuro  nie 

musi  ewidencjonować  sprzedaży  za  pomocą  kas  rejestrujących.  Nie  wystąpi  bowiem  sprzedaż 

podlegająca  obowiązkowi  ewidencjonowania  (sprzedaż  na  rzecz  osób  fizycznych  nieprowadzących 

działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych).

Zwolnienia z ewidencji na kasach

Nie  wszystkie  biura  rachunkowe  świadczą  usługi  wyłącznie  na  rzecz  podmiotów  prowadzących  działalność 

gospodarczą.  Część  biur  rachunkowych,  w  okresie  styczeń  –  kwiecień,  rozlicza  PIT  osobom  fizycznym,  pomaga  w 

odzyskaniu  VAT  od  zakupu  materiałów  budowlanych.  Świadczenie  tego  typu  usług  od  1  maja  2011  r.  podlega 

ewidencjonowaniu  na  kasie.  Te  biura  rachunkowe  powinny  były  rozważyć,  czy  wprowadzić  kasy  fiskalne,  czy 

skorzystać  z  rozwiązań  pozwalających  na  uniknięcie  obowiązku  zakupu  kasy  rejestrującej.  Takim  rozwiązaniem 

(pozwalającym  na  odłożenie  w  czasie  zakupu  kasy  rejestrującej)  jest  skorzystanie  z  jednego  z  kilku  zwolnień, 

wynikających z rozporządzenia. Są to zwolnienia podmiotowe lub zwolnienia przedmiotowe.

Zwolnienia podmiotowe

Strona 24 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

Zwolnienie  podmiotowe  przysługuje  ze  względu  na  wysokość  sprzedaży  (obrotu)  podlegającej  ewidencjonowaniu. 

Podatnik może skorzystać z takiego zwolnienia w okresie od 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2012 r. Trzeba jednak 

pamiętać, że przepisy określają też podatników bezwzględnie zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania obrotu i 

podatku za pomocą kas rejestrujących.

Podatnicy rozpoczynający działalność

Z  obowiązku  ewidencjonowania  za  pomocą  kas  fiskalnych  od  1  stycznia  2011  r.  zwolnieni  są  podatnicy 

rozpoczynający  sprzedaż  w  danym  roku  podatkowym  aż  do  dnia  przekroczenia  przez  nich  w  danym  roku  kwoty 

obrotów w wysokości 20 000 zł z działalności opodatkowanej VAT, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy (§ 3 ust. 

7 rozporządzenia). Tak więc, jeżeli pierwszy obrót w działalności podatnika nastąpił 3 stycznia 2011 r., to wówczas 

aż do  dnia  przekroczenia przez niego kwoty  obrotów w wysokości 20 000  zł  z działalności opodatkowanej  VAT (o 

której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy) jest on zwolniony z obowiązku fiskalizacji obrotu za pomocą kasy.

PRZYKŁAD

16  maja  2011  r.  Maria  K.,  uprzednio  uzyskawszy  certyfikat  do  prowadzenia  usługowego  biura 

rachunkowego, zgłosiła w organie ewidencyjnym rozpoczęcie prowadzenia jednoosobowej działalności 

gospodarczej – biura rachunkowego. Do dnia przekroczenia obrotu w wysokości 20 000 zł Maria K. nie 

musi  go  fiskalizować.  Rozporządzenie  nie  wymaga,  aby  biura  rachunkowe  dokonywały  fiskalizacji  po 

przekroczeniu  obrotu  proporcjonalnego  (tj.  obrotu  obliczanego  przez  proporcję  okresu  pozostałego  do 

końca 2011 r. do całego roku 2011). Tak więc, bez względu na to, kiedy Maria K. wykona pierwszy obrót 

(w  maju  2011  r.  czy  w  grudniu  2011  r.)  w  2011  r.,  korzysta  z  całego  limitu  zwolnienia  obrotu  z 

fiskalizacji, czyli 20 000 zł.

Analogicznie,  podatnik,  który  uzyskał  pierwszy  obrót  np.  2  stycznia  2012  r.,  aż  do  dnia  przekroczenia  w  2012  r. 

kwoty obrotu w wysokości 20 000 zł z działalności opodatkowanej podatkiem VAT (o której mowa w art. 111 ust. 1 

ustawy) będzie zwolniony z obowiązku fiskalizacji obrotu za pomocą kasy.

Podatnicy kontynuujący działalność

Zwolnienia  podmiotowe  przysługują  również  podatnikom  świadczącym  usługi  rachunkowe,  kontynuującym 

działalność (tj. tym, którzy rozpoczęli działalność w 2010 r. lub wcześniej). W ich przypadku kwota obrotu z tytułu 

sprzedaży  podlegającej obowiązkowi  ewidencjonowania  nie  może  jednak przekroczyć  w 2010 r.  40 000 zł, o  ile  u 

podatników tych wcześniej nie powstał obowiązek ewidencjonowania, spowodowany np. przekroczeniem ww. limitu 

(§ 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia). Zwolnienie to nie ma jednak zastosowania do podatników, którzy utracili prawo 

do  zwolnienia  z  obowiązku  ewidencjonowania  przed  1  stycznia  2011  r.  (§  3  ust.  8  pkt  1  rozporządzenia).  Ze 

zwolnienia  tego  nie  mogą  więc  skorzystać  podatnicy  świadczący  usługi  rachunkowe,  u  których  w  jednym  z 

poprzednich lat został przekroczony limit obrotów:

 40 000 zł – dla kontynuujących działalność,

 20 000 zł – dla przedsiębiorców w pierwszym roku działalności.

PRZYKŁAD

Anna M. prowadzi biuro rachunkowe od 2008 r. Większość usług świadczy na rzecz firm. W żadnym z 

poprzednich  lat  wartość  sprzedaży  na  rzecz  osób  fizycznych  nieprowadzących  działalności 

gospodarczej  oraz  rolników  ryczałtowych  nie  przekroczyła  u  niej  40  000  zł  (w  2008  r.  –  19  000  zł,  w 

2009  r.  – 32 000  zł). W związku z tym, po 30 kwietnia 2011  r. Anna  M. może korzystać  ze zwolnienia 

podmiotowego  z  obowiązku  stosowania  kasy  fiskalnej.  Nie  mogłaby  korzystać  ze  zwolnienia 

podmiotowego,  gdyby  w  jednym  z  poprzednich  lat  wartość  sprzedaży  na  rzecz  osób  fizycznych 

nieprowadzących  działalności  gospodarczej  oraz  rolników  ryczałtowych  przekroczyła  u  niej  40  000  zł 

Strona 25 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

(tymczasem osiągnęła 19 000 zł w 2008 r., tj. w roku rozpoczęcia działalności gospodarczej, 32 000 zł w 

2009  r.),  mimo  że  świadczenie  usług  rachunkowych  było  w  tych  latach  zwolnione  przedmiotowo  z 

obowiązku ewidencjonowania.

Utrata zwolnienia podmiotowego

Należy  pamiętać,  że  zwolnienie  podmiotowe  (zwolnienia  ze  względu  na  wysokość  osiągniętych  obrotów)  nie  są 

zwolnieniami trwałymi. Zwolnienia te przestają obowiązywać:

 po upływie dwóch miesięcy, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik 

przekroczył  limit  obrotów  w  kwocie  40  000  zł  –  w  przypadku  korzystania  ze  zwolnienia  przez  podatników 

kontynuujących działalność w 2011 r.,

 następnego  dnia  po  przekroczeniu limitu 20  000 zł  –  w  przypadku korzystania  ze  zwolnienia  przez podatników, 

którzy w 2011 r. rozpoczęli prowadzenie działalności.

Zwolnienia przedmiotowe

Zwolnienia  przedmiotowe  są  uzależnione  od  (przedmiotu)  rodzaju  czynności  i  mogą  dotyczyć  także  usług 

wykonywanych  przez  biura  rachunkowe.  Usługi  rachunkowe  i  księgowe  mogą  bowiem  korzystać  ze  zwolnień 

określonych w poz. 34 oraz 37 załącznika do rozporządzenia.

Zwolnienie ze względu na liczbę transakcji

Zwolnieniem  z  poz.  34  załącznika  objęte  są  biura  rachunkowe,  które  świadczą  usługi  na  rzecz  osób  fizycznych 

nieprowadzących  działalności  gospodarczej  oraz  rolników  ryczałtowych,  jeżeli  łącznie  spełniają  następujące 

warunki:

 każde  świadczenie  usługi  dokonane  przez  podatnika  jest  dokumentowane  fakturą,  w  której  zawarte  są  w 

szczególności dane identyfikujące odbiorcę,

 liczba wszystkich dokonanych operacji świadczenia usług, o których mowa w powyższym punkcie, w poprzednim 

roku podatkowym, tj. w 2010 r., nie przekroczyła 50, przy czym liczba odbiorców tych usług w tym okresie, tj. w 

2010 r., była mniejsza niż 20.

Zwolnienie  to  obwarowane  jest  jednak  dwoma  zastrzeżeniami.  Mianowicie,  zwolnienie  z  obowiązku 

ewidencjonowania za pomocą kas nie dotyczy podatników, którzy rozpoczęli ewidencjonowanie usług rachunkowych 

przed 1 stycznia 2011 r. W przypadku podatników rozpoczynających wykonywanie sprzedaży w pierwszej połowie 

roku  podatkowego  (2011  r.,  2012  r.)  zwolnienie  stosuje  się  pod  warunkiem,  że  do  końca  roku  nie  zostanie 

przekroczona liczba 50 transakcji dla 20 odbiorców.

PRZYKŁAD

Albertyna M. rozpoczęła prowadzenie jednoosobowo biura rachunkowego w styczniu 2011 r. Osoba ta 

będzie  zwolniona  z  prowadzenia  kasy  fiskalnej  w  2011  r.,  jeżeli  do  końca  2011  r.  spełni  warunki,  o 

których  mowa  w  poz.  34  załącznika,  tzn.  jeżeli  wszystkich  usług  księgowych  dla  osób  niebędących 

przedsiębiorcami lub rolnikami ryczałtowymi w 2011 r. nie będzie więcej niż 50 (20 PIT-ów rocznych za 

2010 r. dla ludności), natomiast wszystkich klientów w tym 2011 r. nie będzie więcej niż 20.

W przypadku podatników rozpoczynających wykonywanie sprzedaży w drugiej połowie roku podatkowego (2011 r., 

2012  r.)  zwolnienie  stosuje  się,  jeżeli  liczba  operacji  świadczenia  tych  usług  do  końca  roku  nie  przekroczy 

odpowiednio 25, a liczba odbiorców tych usług – 10.

PRZYKŁAD

Strona 26 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

Wanda  K.  zamierza  rozpocząć  prowadzenie  jednoosobowego  biura  rachunkowego  w  drugiej 

połowie  2011  r.  Osoba  ta  będzie  zwolniona  z  prowadzenia  kasy  fiskalnej  w  2011  r.,  jeżeli  liczba 

świadczonych  usług  dla  osób  niebędących  przedsiębiorcami  lub  rolnikami  ryczałtowymi  do 

końca 2011 r. nie przekroczy odpowiednio 25, a liczba odbiorców tych usług – 10.

Zwolnienie ze względu na formę płatności

Biura rachunkowe mogą również korzystać ze zwolnienia, jeżeli został spełniony warunek dotyczący formy płatności 

za  wykonywane  usługi.  Zgodnie  z  poz.  37  załącznika  do  rozporządzenia  zwolnione  z  obowiązku  fiskalizacji  jest 

świadczenie  usług,  za  które  zapłata  w  całości  następuje  za  pośrednictwem  poczty,  banku  lub  spółdzielczej  kasy 

oszczędnościowo-kredytowej  (odpowiednio  na  rachunek  bankowy  podatnika  lub  na  rachunek  podatnika  w 

spółdzielczej  kasie  oszczędnościowo-kredytowej,  której  jest  członkiem).  Warunkiem  jest  jednak,  aby  z  ewidencji  i 

dowodów  dokumentujących  transakcję  jednoznacznie  wynikało,  jakiej  konkretnie  transakcji  ta  zapłata  dotyczy. 

Niestety,  ze  zwolnienia  tego  nie  mogą  skorzystać  podatnicy,  którzy  rozpoczęli  ewidencjonowanie  usług 

rachunkowych na kasach przed 1 stycznia 2011 r. Warunkiem skorzystania z tego zwolnienia jest więc rezygnacja z 

przyjmowania  przez  biuro  płatności  w  formie  gotówkowej.  Zapłata  za  wszystkie  usługi  wykonywane  przez  biuro 

rachunkowe musi więc następować na rachunek bankowy.

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 111 ust. 1 ustawy o VAT

Podatnicy  dokonujący  sprzedaży  na  rzecz  osób  fizycznych  nieprowadzących  działalności 

gospodarczej  oraz  rolników  ryczałtowych  są  obowiązani  prowadzić  ewidencję  obrotu  i  kwot 

podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Art. 111 ust. 8 ustawy o VAT

Minister  właściwy  do  spraw  finansów  publicznych  może  zwolnić,  w  drodze  rozporządzenia,  na 

czas  określony,  niektóre  grupy  podatników  oraz  niektóre  czynności  z  obowiązku,  o  którym 

mowa  w  ust.  1,  oraz  określić  warunki  korzystania  ze  zwolnienia,  mając  na  uwadze  interes 

publiczny, w szczególności sytuację budżetu państwa. Przy wydawaniu rozporządzenia minister 

właściwy do spraw finansów publicznych uwzględnia:

1) wielkość i proporcje sprzedaży zwolnionej od podatku w danej grupie podatników;

2) stosowane przez podatników zasady dokumentowania obrotu;

3)  możliwości  techniczno-organizacyjne  prowadzenia  przez  podatników  ewidencji  przy 

zastosowaniu kas rejestrujących;

4)  konieczność  zapewnienia  realizacji  obowiązku,  o  którym  mowa  w  ust.  1,  przy  uwzględnieniu 

korzyści wynikających z ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu 

kas  rejestrujących  oraz  faktu  zwrotu  podatnikom  przez  budżet  państwa  części  wydatków  na 

zakup tych kas;

5)  konieczność  zapewnienia  prawidłowości  rozliczania  podatku,  w  tym  właściwego 

ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego;

6) konieczność zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;

7)  konieczność  przeciwdziałania  nadużyciom  związanym  z  nieewidencjonowaniem  obrotu  przez 

podatników.

Przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy

Strona 27 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

Od  kilkunastu  miesięcy  biura  rachunkowe  są  instytucjami  obowiązanymi  w  rozumieniu  przepisów  o 

przeciwdziałaniu  praniu  brudnych  pieniędzy.  Okoliczność  ta  wiąŜe  się  z  nałoŜeniem  na  biuro 

rachunkowe określonych obowiązków.

Wewnętrzne procedury

Od  22  października  2009  r.  w  wyniku  nowelizacji  ustawy  o  przeciwdziałaniu  praniu  pieniędzy  i  finansowaniu 

terroryzmu  jedną  z  instytucji  obowiązanych  do  stosowania  przepisów  tej  ustawy  stały  się  podmioty  zajmujące  się 

usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Obowiązkami wynikającymi z ustawy zostały obciążone:

 osoby fizyczne prowadzące działalność polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych na podstawie 

posiadanych uprawnień oraz

 podmioty  gospodarcze  (spółki  cywilne,  spółki  prawa  handlowego),  oferujące  takie  usługi,  które  zatrudniają 

pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg.

Wykonując obowiązki wynikające z ustawy, ww. biura rachunkowe powinny:

 wypracować wewnętrzne procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

 stosować „środki bezpieczeństwa finansowego” i dokonywać analizy ryzyka,

 analizować i rejestrować podejrzane transakcje,

 przekazywać informacje o podejrzanych transakcjach do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF).

Wewnętrzna  procedura  w  zakresie  przeciwdziałania  praniu  pieniędzy  oraz  finansowaniu  terroryzmu  powinna 

określać:

 w jaki sposób biuro rachunkowe dokonuje rejestracji transakcji,

 w jaki sposób biuro rachunkowe ocenia i analizuje ryzyko,

 jaka procedura przekazywania informacji o transakcjach do GIIF obowiązuje w biurze,

 postępowanie służące identyfikacji osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne.

Po  opracowaniu  takich  procedur  w  biurze  należy  wskazać  osobę  odpowiedzialną  za  jej  przestrzeganie  (czyli  za 

wykonywanie  przepisów  wynikających  z  ustawy).  Nie  ma  takiego  obowiązku  w  przypadku  osoby  fizycznej 

prowadzącej jednoosobowo biuro rachunkowe.  W  przypadku  osób wykonujących działalność  jednoosobowo osobą 

odpowiedzialną jest zawsze ta osoba.

Środki bezpieczeństwa finansowego

Środki bezpieczeństwa finansowego polegają na: identyfikacji klienta, weryfikacji identyfikacji klienta, pozyskiwaniu 

informacji na temat zamierzonego celu zawierania przez klienta relacji z biurem rachunkowym. W praktyce każda z 

tych  czynności  jest  wykonywana  w  biurach  rachunkowych  na  etapie  zawierania  umów  z  klientami  w  sprawie 

prowadzenia  ich  ksiąg  rachunkowych  czy  dokumentacji  podatkowej  lub  płacowej.  Jako  bardziej  „podejrzanych” 

ustawa wskazuje:

 klientów, którzy np. nie zawierają umowy z biurem osobiście albo posługują się pełnomocnikami (tj. nie są obecni 

osobiście przy identyfikacji), oraz

 osoby publiczne (oraz osoby z nimi powiązane) – aby ustalić status takiej osoby, biuro rachunkowe może przyjąć 

od niej oświadczenie w tej sprawie.

Wobec wymienionych osób ustawa nakazuje stosować wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego.

Strona 28 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

Rejestracja transakcji

Biura  rachunkowe  mają  również  wynikający  z  ustawy  obowiązek  prowadzenia  rejestru  transakcji  wątpliwych  lub 

podejrzanych,  tj.  takich,  co  do  których  istnieje  podejrzenie,  że  mogą  mieć  związek  z  praniem  pieniędzy  lub 

finansowaniem terroryzmu. Jeżeli zatem przy okazji wykonywania umowy z klientem biuro rachunkowe dowie się o 

przeprowadzaniu  podejrzanych  transakcji,  powinno  taki  fakt  zarejestrować  w  rejestrze.  W  rejestrze  powinny  się 

znaleźć:

 dane identyfikujące strony transakcji,

 rodzaj transakcji, data jej przeprowadzenia, kwota i waluta transakcji,

 numery rachunków bankowych wykorzystane do przeprowadzenia transakcji, jeżeli biuro ma takie dane,

 uzasadnienie podejrzenia – w przypadku transakcji wątpliwych (w tym: miejsce, data i sposób złożenia dyspozycji 

przeprowadzenia takiej transakcji, jeżeli biuro ma takie dane),

 inne posiadane przez biuro informacje o podmiotach zaangażowanych w transakcje.

Analiza transakcji

Analiza transakcji ma na celu wyodrębnienie transakcji:

 dokonywanych bez uzasadnienia ekonomicznego,

 w  których  następuje  przepływ  pieniędzy  do  „rajów  podatkowych”  i  krajów,  w  których  działają  organizacje 

terrorystyczne, lub krajów znanych z produkcji narkotyków,

 w branżach podatnych na pranie pieniędzy, np. obrót złomem, paliwami, usługami konsultingowymi.

Na  podejrzany  charakter  transakcji  mogą  również  wskazywać  takie  okoliczności,  jak  np.  częsty  brak  kontaktu  z 

klientem,  fakt,  że  klient  niechętnie  przekazuje  potrzebne  informacje  lub  dokumenty,  niemożność  uzyskania 

informacji  o  właścicielach  klienta  –  osoby  prawnej,  niewytłumaczalne  zmiany  własności  klienta  –  osoby  prawnej, 

częste niewytłumaczalne zmiany nazwy, siedziby, formy prawnej klienta – osoby prawnej itp.

Przekazywanie informacji do GIIF

Biuro  powinno  niezwłocznie  przekazać  do  GIIF  informacje  o  zarejestrowanych  wątpliwych  transakcjach  (art.  11 

ustawy). W tym celu wystarczy wypełnić odpowiedni formularz dostępny na stronie internetowej GIIF.

Rejestr transakcji „ponadprogowych”

Biura  rachunkowe  nie  muszą  prowadzić  rejestru  transakcji  „ponadprogowych”,  dopóki  nie  wejdą  w  życie  nowe 

przepisy  wykonawcze  do  ustawy  o  przeciwdziałaniu  praniu  pieniędzy  i  finansowaniu  terroryzmu.  Nowe  przepisy 

wykonawcze  mają  określić:  wzór  rejestru  transakcji,  tryb  przekazywania  informacji  o  transakcjach  drogą 

elektroniczną oraz wzór formularza i sposób przekazywania informacji do GIIF, gdy jednostka obowiązana nie może 

zastosować środków bezpieczeństwa finansowego. 8 października 2010 r. Minister Finansów uzyskał upoważnienie 

do wydania ww. przepisów wykonawczych (upoważnienie jest zawarte w art. 13 ustawy o przeciwdziałaniu praniu 

pieniędzy i finansowaniu terroryzmu). Wiele biur obawiało się, że samo wejście w życie przepisów upoważniających 

do  wydania  tych  przepisów  wykonawczych  oznacza  obowiązek  rozpoczęcia  prowadzenia  rejestru  transakcji 

„ponadprogowych”.  Wątpliwości  te  rozstrzygnął  Generalny  Inspektor  Informacji  Finansowej,  który  wydał  w  tej 

specjalny  komunikat  (komunikat  GIIF  z  4  października  2010  r.,  publ.  na  www.mf.gov.pl).  Z  treści  komunikatu 

wynika, że obowiązek rozpoczęcia rejestracji transakcji „ponadprogowych” biura rachunkowe będą miały dopiero po 

opublikowaniu  i  wejściu  w  życie  rozporządzenia.  GIIF  stwierdził  także,  że  upoważnienie  do  wydania  przepisów 

Strona 29 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

wykonawczych  jest  uprawnieniem,  a  nie  obowiązkiem  Ministra  Finansów.  GIIF  zapewnił  również,  że  instytucje 

obowiązane  zostaną  poinformowane  o  nowych  przepisach  z  odpowiednim  wyprzedzeniem,  tak  aby  mogły 

przygotować  się  do  wypełnienia  nowych  obowiązków  rejestracyjnych.  Na  dzień  dzisiejszy  biura  rachunkowe  nie 

mają zatem obowiązku prowadzenia rejestru transakcji „ponadprogowych” (tj. transakcji o wartości przekraczającej 

15  000  euro).  Należy  jednak  zwrócić  uwagę  na  fakt,  że  co  prawda  przepisy  ustawy  o  przeciwdziałaniu  praniu 

pieniędzy  i  finansowaniu  terroryzmu  zawierają  tylko  „upoważnienie”  Ministra  Finansów  do  wydania  przepisów 

wykonawczych,  ale  brak  wydania  tych  przepisów  może  być  uznany  za  niewypełnienie  przez  Polskę  zobowiązań  w 

zakresie  szczelności  systemu  przeciwdziałania  praniu  pieniędzy  i  finansowaniu  terroryzmu.  Wydanie  stosownych 

przepisów wykonawczych może się więc stać niezbędne ze względu na zobowiązania międzynarodowe Polski. W tej 

sytuacji biurom rachunkowym pozostaje czekać na wejście w życie nowych przepisów wykonawczych.

ZGODNIE Z PRAWEM

Art. 8 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

1.  Instytucja  obowiązana  przeprowadzająca  transakcję,  której  równowartość  przekracza  15  000 

euro,  ma  obowiązek  zarejestrować  taką  transakcję  również  w  przypadku,  gdy  jest  ona 

przeprowadzana za pomocą więcej niż jednej operacji, których okoliczności wskazują, że są one 

ze sobą powiązane i zostały podzielone na operacje o mniejszej wartości z zamiarem uniknięcia 

obowiązku rejestracji.

1a. W przypadku podmiotu prowadzącego kasyno gry w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 

listopada  2009  r.  o  grach  hazardowych  (Dz.U.  Nr  201,  poz.  1540)  obowiązek,  o  którym  mowa  w 

ust. 1, dotyczy zakupu lub sprzedaży żetonów o wartości stanowiącej co najmniej równowartość 

1000 euro.

1b. Do transakcji określonych w ust. 1a stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące transakcji, o 

których mowa w ust. 1.

1c. (uchylony).

1d. (uchylony).

1e. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy:

1) przelewu z rachunku na rachunek lokaty terminowej, które należą do tego samego klienta w tej 

samej instytucji obowiązanej;

2) przelewu na rachunek z rachunku lokaty terminowej, które należą do tego samego klienta w tej 

samej instytucji obowiązanej;

3) przelewów przychodzących, z wyjątkiem przelewów przychodzących z zagranicy;

4) transakcji związanych z gospodarką własną instytucji obowiązanych;

5) transakcji zawieranych na rynku międzybankowym;

6) przypadków określonych w art. 9d ust. 1;

7)  banków  zrzeszających  banki  spółdzielcze,  o  ile  transakcja  została  zarejestrowana  w 

zrzeszonym banku spółdzielczym;

8)  transakcji  tymczasowego  przewłaszczenia  na  zabezpieczenie  wartości  majątkowych, 

wykonanej na czas trwania umowy przewłaszczenia z instytucją obowiązaną.

2. (uchylony).

3.  Instytucja  obowiązana  przeprowadzająca  transakcję,  której  okoliczności  wskazują,  że  może 

ona  mieć  związek  z  praniem  pieniędzy  lub  finansowaniem  terroryzmu,  ma  obowiązek 

zarejestrować taką transakcję, bez względu na jej wartość i charakter.

Strona 30 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...

3a.  W  przypadku  gdy  instytucja  obowiązana  nie  przyjmuje  dyspozycji  lub  zlecenia  do 

przeprowadzenia  transakcji,  obowiązek,  o  którym  mowa  w  ust.  3,  stosuje  się  także,  gdy 

instytucja ta wie lub przy zachowaniu należytej staranności powinna wiedzieć o takiej transakcji 

w związku z wykonaniem umowy z klientem.

3b.  Instytucje  obowiązane  będące  adwokatami,  radcami  prawnymi  oraz  prawnikami 

zagranicznymi obowiązek, o którym mowa w ust. 3, wykonują, jeżeli uczestniczą w transakcjach 

w  związku  ze  świadczeniem  klientowi  pomocy  w  planowaniu  lub  przeprowadzaniu  transakcji 

dotyczących:

1) kupna i sprzedaży nieruchomości lub przedsiębiorstw;

2) zarządzania pieniędzmi, papierami wartościowymi lub innymi wartościami majątkowymi;

3) otwierania rachunków lub zarządzania nimi;

4) organizacji wpłat i dopłat na kapitał zakładowy i akcyjny, organizacji wkładu do tworzenia lub 

prowadzenia działalności spółek lub zarządzania nimi;

5)  tworzenia,  działalności  przedsiębiorców  w  innej  formie  organizacyjnej,  a  także  zarządzania 

nimi.

4. Rejestr transakcji, o których mowa w ust. 1 i 3, jest przechowywany przez okres 5 lat, licząc od 

pierwszego  dnia  roku  następującego  po  roku,  w  którym  transakcje  zostały  zarejestrowane.  W 

przypadku  likwidacji,  połączenia,  podziału  oraz  przekształcenia  instytucji  obowiązanej,  do 

przechowywania  rejestrów  i  dokumentacji  stosuje  się  odpowiednio  przepisy  art.  76  ustawy  z 

dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, Nr 157, poz. 1241 i 

Nr 165, poz. 1316).

4a. Informacje  o  transakcjach  przeprowadzanych  przez  instytucje  obowiązane  oraz  dokumenty 

dotyczące  transakcji  są  przechowywane  przez  okres  5  lat,  licząc  od  pierwszego  dnia  roku 

następującego po roku, w którym dokonano ostatniego zapisu związanego z transakcją.

4b.  Przepisy  ust.  4  i  4a  stosuje  się  odpowiednio  do  informacji  zarejestrowanych  na  podstawie 

ust. 3a i 3b.

5.  Obowiązek  rejestracji  transakcji,  o  których  mowa  w  ust.  1,  nie  dotyczy  przedsiębiorców 

prowadzących  działalność  w  zakresie  pośrednictwa  w  obrocie  nieruchomościami,  instytucji 

pieniądza  elektronicznego,  oddziałów  zagranicznych  instytucji  pieniądza  elektronicznego, 

agentów  rozliczeniowych,  adwokatów,  radców  prawnych  i  prawników  zagranicznych  oraz 

biegłych rewidentów i doradców podatkowych.

 

1

 Tekst pochodzi ze strony internetowej http://biuro-rachunkowe.wieszjak.pl. Autor: Anna Konarzewska-Żuczek.

 

Zródło: INFOR LEX Księgowość publikacja z serii INFOR LEX 

Copyright © 2010 INFOR PL S.A. Wszelkie prawa zastrzeżone.

 

Strona 31 z 31

INFOR LEX Księgowość

2011-06-23

http://ksiegowosc.inforlex.pl/opracowania-kompleksowe/drukuj,04,I14.2011.020.000...