Technik administracji_343[01].Z3.02

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

SPIS TREŚCI

1. Wprowadzenie

2. Wymagania wstępne

3. Cele kształcenia

4. Materiał nauczania

4.1. Struktura organizacyjna biura i jego elementy

4.1.1.  Materiał nauczania
4.1.2.  Pytania sprawdzające
4.1.3.  Ćwiczenia
4.1.4.  Sprawdzian postępów

8
8

13
13
18

4.2. Bezpieczeństwo i higiena pracy biurowej

4.2.1. Materiał nauczania
4.2.2. Pytania sprawdzające
4.2.3. Ćwiczenia
4.2.4. Sprawdzian postępów

19
19
20
20
22

4.3. Organizowanie wyposażenia biura oraz jego ergonomia

4.3.1. Materiał nauczania
4.3.2. Pytania sprawdzające
4.3.3. Ćwiczenia
4.3.4. Sprawdzian postępów

23
23
31
31
32

4.4. Pracownik biurowy oraz wykonywane przez niego prace biurowe

4.4.1. Materiał nauczania
4.4.2. Pytania sprawdzające
4.4.3. Ćwiczenia
4.4.4. Sprawdzian postępów

33
33
35
35
36

4.5. Instrukcja kancelaryjna jako zbiór przepisów wewnętrznych

4.5.1. Materiał nauczania
4.5.2. Pytania sprawdzające
4.5.3. Ćwiczenia
4.5.4. Sprawdzian postępów

37
37
41
42
44

4.6. Typy i rodzaje dokumentów biurowych oraz ich archiwizowanie,

przechowywanie i zabezpieczanie
4.6.1.   Materiał nauczania
4.6.2.   Pytania sprawdzające
4.6.3.   Ćwiczenia
4.6.4.   Sprawdzian postępów

45
45
49
49
50

5. Sprawdzian osiągnięć

6. Literatura

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

1. WPROWADZENIE

Poradnik będzie Ci pomocny w przygotowaniu i zorganizowaniu miejsca pracy,

wykorzystaniu

nowoczesnych

urządzeń

biurowych

oraz opanowaniu umiejętności

ergonomicznego wyposażenia biura.

W poradniku zamieszczono:

−

wymagania wstępne, czyli wykaz umiejętności, jakie powinieneś mieć już ukształtowane,

abyś bez problemów mógł korzystać z poradnika,

−

cele kształcenia, czyli wykaz umiejętności, jakie ukształtujesz podczas pracy

z poradnikiem,

−

materiał nauczania, „pigułkę” wiadomości teoretycznych niezbędnych do opanowania

treści jednostki modułowej,

−

zestaw pytań przydatny do sprawdzenia, czy już opanowałeś podane treści,

−

ćwiczenia, które pomogą Ci zweryfikować wiadomości teoretyczne oraz ukształtować
umiejętności praktyczne,

−

sprawdzian osiągnięć, przykładowy zestaw zadań. Pozytywny wynik sprawdzianu

potwierdzi, że dobrze pracowałeś podczas lekcji i że nabrałeś wiedzy i umiejętności
z zakresu tej jednostki modułowej,

−

sprawdzian postępów,

−

literaturę uzupełniającą.

W podrozdziałach Materiał nauczania treści kształcenia zostały zaprezentowane

w sposób ogólny. Podany zakres wiadomości powinien być wystarczający do osiągnięcia
celów kształcenia niniejszej jednostki modułowej, ale możesz poszerzyć wiadomości
o wskazaną literaturę.

Materiał nauczania podzielono na następujące części:

1.  Struktura organizacyjna biura i jego elementy.
2.  Bezpieczeństwo i higiena pracy biurowej.
3.  Organizowanie wyposażenia biura oraz jego ergonomia.
4.  Pracownik biurowy oraz wykonywane przez niego prace biurowe .
5.  Instrukcja kancelaryjna jako zbiór przepisów wewnętrznych.
6.  Typy  i  rodzaje  dokumentów  biurowych  oraz  ich  archiwizowanie,  przechowywanie

i zabezpieczanie.
W części Struktura organizacyjna biura i jego elementy omówiono rolę i podstawowe

zadania jakie powinno pełnić biuro.

Cztery pierwsze podrozdziały poświęcono roli, znaczeniu pracy biurowej oraz

odpowiedniego wyposażenie biura. Przedstawiają, jaką funkcję w pracy biurowej i w całej
działalności firmy zajmuje odpowiednie ergonomiczne wyposażenie biura, a także są określone
czynności związane z bezpieczeństwem i higieną pracy biurowej.

Kolejna część poradnika poświęcona jest dokumentacji pracy wykonywanej przez

pracownika biurowego.

Ostatnie podrozdziały zawierają instrukcję kancelaryjną jako przykładowy zbiór przepisów

wewnętrznych oraz ogólne zasady archiwizowania i przechowywania dokumentów biurowych.

Z podrozdziałem Pytania sprawdzające możesz zapoznać się przed przystąpieniem do

poznawania  treści  materiału,  poznając  wymagania  wynikające  z  potrzeb  zawodu,  a  po
przyswojeniu  wskazanych  treści,  odpowiadając  na  te  pytania,  sprawdzisz  stan  swojej
gotowości  do  wykonywania  ćwiczeń.  Możesz  także  sprawdzić  stan  swojej  wiedzy,  która
będzie Ci potrzebna do wykonywania ćwiczeń po zapoznaniu się z materiałem nauczania.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Schemat układu jednostek modułowych w module „Praca administracyjno-biurowa”.

343[01].Z3

Praca administracyjno-biurowa

343[01].Z3.01

Komputerowe wspomaganie prac biurowych

343[01].Z3.03

Wykorzystywanie informacji w pracy

biurowej

343[01].Z3.02

Organizowanie pracy w biurze

343[01].Z3.05

Organizowanie spotkań służbowych

343[01].Z3.04

Redagowanie pism urzędowych

343[01].Z3.07

Kreowanie wizerunku jednostki

organizacyjnej

343[01].Z3.06

Obsługa interesantów

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2. WYMAGANIA WSTĘPNE

Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej, powinieneś umieć:

−

posługiwać się podstawowymi pojęciami ekonomicznymi oraz pojęciami z zakresu prawa,

−

posługiwać się podstawową terminologią z zakresu technologii informacyjnej,

−

korzystać z różnych źródeł informacji,

−

korzystać z technologii informacyjnej,

−

określać stanowiska pracy biurowej,

−

wykonywać prace biurowe zgodnie z zasadami bhp,

−

obsługiwać biurowe urządzenia techniczne,

−

sporządzać pisma w różnych układach graficznych,

−

przedstawiać ogólne zasady redagowania pism,

−

obsługiwać komputer na poziomie podstawowym,

−

pracować w grupie i indywidualnie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3. CELE KSZTAŁCENIA

W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:

–

określić rodzaje struktur organizacyjnych biura według przyjętych kryteriów,

–

zaprojektować pomieszczenie biurowe zgodnie z wymaganiami ergonomii oraz
bezpieczeństwa i higieny pracy,

–

wyposażyć stanowisko pracy w niezbędne materiały,

–

zastosować regulaminy obowiązujące w jednostkach organizacyjnych,

–

opracować zakres czynności pracownika i regulamin stanowiska pracy,

–

oszacować czas wykonywania typowych zadań w pracy biurowej,

–

nadać pismu symbol zgodnie z rzeczowym wykazem akt,

–

rozpoznać charakter sprawy na podstawie kodu rzeczowego wykazu akt,

–

określić drogę dokumentu w stosowanej procedurze załatwienia sprawy,

–

skierować pismo do odpowiedniej komórki organizacyjnej,

–

dokonać podziału pism według kategorii ich przechowywania,

–

przechować akta bieżące,

–

zastosować procedury przekazywania akt do archiwum,

–

określić warunki przechowywania akt w archiwum zakładowym,

–

wykonać różne prace biurowe z wykorzystaniem nowoczesnego sprzętu i różnych źródeł
informacji,

–

zarchiwizować dokumenty z wykorzystaniem techniki komputerowej,

–

zastosować obowiązujące procedury zawarte w instrukcji kancelaryjnej,

–

zastosować obowiązujące przepisy ochrony przeciwpożarowej bezpieczeństwa i higieny
pracy.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4. MATERIAŁ NAUCZANIA

4.1 Struktura organizacyjna biura i jego elementy

4.1.1 Materiał nauczania

Każda instytucja jest jednostką organizacyjną, do której należą np. szkoła, fabryka mebli,

bank, urząd gminy itp. Wszystkie te instytucje są jednostkami organizacyjnymi, ponieważ
działają samodzielnie, dysponują w tym celu odpowiednimi środkami finansowymi,
rzeczowymi oraz odpowiednią kadrą pracowników.

Pod pojęciem struktury organizacyjnej firmy rozumie się jej wewnętrzną budowę oraz

współzależność i powiązania komórek organizacyjnych. W zależności od wielkości
przedsiębiorstwa struktura organizacyjna obejmuje odpowiednio komórki organizacyjne, piony
i wydziały. Powinna być przedstawiona w postaci schematu, opisu i regulaminu
organizacyjnego.

Strukturę

organizacyjną

tworzą

wszystkie

komórki

organizacyjne,

łącznie

z kierownictwem, które są od siebie uzależnione pod względem funkcjonalnym
i hierarchicznym. Na strukturę organizacyjną składa się:
–

klasyfikacja celów, które ma osiągnąć jednostka organizacyjna,

–

uporządkowany podział na stanowiska i komórki organizacyjne,

–

zakresy działania tych stanowisk i komórek oraz więzi organizacyjne pomiędzy nimi,

–

wykaz stanowisk kierowniczych i organów zarządzających. [4, s. 91]

Jedną z mniejszych jednostek w strukturze organizacyjnej jest komórka organizacyjna,

w której są realizowane zadania ważne dla całej jednostki organizacyjnej. W zależności od
wielkości jednostki organizacyjnej jej komórki organizacyjne obejmują jedno – lub
wieloosobowe stanowiska pracy, kierowane przez kierowników komórek.

Struktura wskazuje wzajemne powiązania między komórkami organizacyjnymi

a kierownictwem.  Każdą  strukturę  charakteryzują  inne  zakresy podporządkowania, hierarchia
czy  inne  parametry.  Przedsiębiorca  sam  musi  wypracować  właściwą  sobie  strukturę
organizacyjną,  dostosowaną  do  jego  potrzeb  i  zadań.  Nie  ma  uniwersalnej,  dobrej  dla
wszystkich struktury organizacyjnej.

Każdy pracownik biurowy powinien jak najszybciej zapoznać się ze strukturą

organizacyjną i regulaminem organizacyjnym swojej firmy, co pozwoli mu na określenie jego
przełożonych i podwładnych oraz wskaże drogi przepływu informacji w firmie.

Jeśli biuro ma właściwie spełniać rolę centrum, to osoby w nim zatrudnione powinny być

dobrze zorientowane w źródłach informacji, jej ważności, terminowości.

Praca w biurze polega na powierzeniu jej osobom wyspecjalizowanym w jej

wykonywaniu, poprzez stworzenie komórek organizacyjnych, a następnie wytworzenie między
nimi powiązań i zależności. W ten sposób powstaje struktura każdej jednostki organizacyjnej.

Na strukturę firmy składają się zarówno komórki o charakterze merytorycznym, jak

i usługowym. Jedną z podstawowych komórek istniejących w każdym biurze jest sekretariat.

Sekretariat dzięki rytmicznemu dostarczaniu informacji do wszystkich innych komórek,

pozwala firmie żyć i rozwijać się. Szybkość przepływu informacji zależy w dużym stopniu od
znajomości struktury organizacyjnej firmy, gdyż wszystkie jej komórki mogą być nadawcami.

Pracownicy znając schemat organizacyjny firmy, nazwy komórek, ich symbole, a także

nazwiska i imiona osób zajmujących stanowiska w hierarchii, mogą szybko i sprawnie
przekazywać informacje do odpowiednich komórek.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Znajomość struktury organizacyjnej firmy ułatwia kierowanie wychodzących pism do

podpisu przez właściwe osoby. Znajomość struktury pozwoli na rozpoznanie dokumentów,
mimo pozornego ich podobieństwa np. protokołu zarządu, protokołu walnego zgromadzenia,
czy protokołu rady nadzorczej.

W zależności od rodzaju powiązań między poszczególnymi komórkami można

wyodrębnić cztery zasadnicze rodzaje struktury organizacyjnej:
1. Struktura liniowa (Rys. 1) polega na tym, że komórki są tu powiązane między sobą

w układ hierarchiczny, w którym każda komórka każdego szczebla podlega wyższej
jednostce.

Rys. 1. Struktura organizacyjna liniowa. [4, s. 92].

Wady i zalety struktury liniowej przedstawiono w tabeli poniżej.

Tabela 1. Wady i zalety struktury liniowej. [4, s. 92].

Wady struktury liniowej

Zalety struktury liniowej

Niski stopień specjalizacji funkcji

Przejrzystość

Trudność w koordynowaniu działalności
poszczególnych komórek

Możliwość ścisłego ustalenia
odpowiedzialności

Zbyt duże obciążenie odpowiedzialnością
naczelnego kierownictwa

Zapewnienie dyscypliny służbowej

Łatwość przekazywania dyspozycji

2. Struktura funkcjonalna (Rys. 2) oznacza, że podwładni otrzymują polecenia zarówno od

przełożonych służbowych, jak i od innych wyspecjalizowanych kierowników, ponadto
powiązania funkcjonalne występują niezależnie od powiązań służbowych.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rys. 2. Struktura funkcjonalna [4, s. 93].

W tej strukturze organizacyjnej może istnieć wiele trudności w uzgodnieniach oraz powolny
charakter podejmowania decyzji.

Tabela 2. Wady i zalety struktury funkcjonalnej [4, s. 93].

Wady struktury funkcjonalnej

Zalety struktury funkcjonalnej

Zbyt duży podział odpowiedzialności

Możliwość osiągnięcia wysokiej specjalizacji

Możliwość powstawania sporów
kompetencyjnych

Skuteczna kontrola

Trudności w uzgodnieniu

Pozytywny wpływ na doskonalenie kadr

Powolność podejmowania decyzji

Łatwość przekazywania dyspozycji

3. Struktura sztabowo-liniowa (Rys. 3) oznacza, że kierownicy różnych szczebli dysponują

specjalnymi komórkami funkcjonalnymi. Komórki te mogą służyć pomocą zarówno swym
przełożonym bezpośrednim, jak i innym, niezależnym od nich komórkom na niższych
szczeblach hierarchii służbowej.

Powiązania funkcjonalne

Powiązania
hierarchiczne

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rys. 3. Struktura sztabowo-liniowa [4, s. 94].

Tabela 3. Wady i zalety struktury sztabowo-liniowa [4, s. 94].

Wady struktury sztabowo-liniowej

Zalety struktury sztabowo-liniowej

Dążenie doradców do zdobywania
autorytetu liniowego

Przejrzystość oraz ścisłe ustalenie
odpowiedzialności

Często występująca nieumiejętność
wykorzystania pracy sztabu przez
kierowników

Zapewnienie dyscypliny służbowej

Łatwość w przekazywaniu dyspozycji

Pozytywny wpływ na doskonalenie kadr

Jest  to  struktura,  w  której  kierownicy  różnych  szczebli  dysponują  specjalnymi  komórkami
funkcjonalnymi  (doradczymi).  Komórki  te  mogą  służyć  pomocą  zarówno  swym  przełożonym
bezpośrednim,  jak  i  innym  niezależnym  od  nich  komórkom  na  niższych  szczeblach  hierarchii
służbowej.

4.  Struktura  techniczna  (Rys.  4)  jest  ona  strukturą,  w  której  powiązania  służbowe

i funkcjonalne są mniej ważne, niż powiązania wynikające z kooperacji. Polega na podziale
według kryterium odrębności problemów. Powoływane są zespoły składające się
z różnych specjalistów, przeznaczone do wykonania określonych zadań. Zarządzanie
w takich strukturach określa się jako systemowe.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rys. 4. Struktura techniczna [4, s. 95].

Tabela 4. Wady i zalety struktury techniczna [4, s. 95].

Wady struktury technicznej

Zalety struktury technicznej

Dążenie kierowników do osiągnięcia celu przez
wyznaczanie zadań pracownikom

Przejrzystość oraz ścisłe ustalenie
odpowiedzialności

Rozgraniczenia hierarchii ważności problemów
do rozwiązania oraz zadań do wykonania

Zapewnienie dyscypliny służbowej

Łatwość w przekazywaniu dyspozycji

Zakład pracy oraz jego struktura organizacyjna są ważnym elementem, w którym

składowe  i  procesy  są  ze  sobą  powiązane.  Poznanie  zakładu  pracy  wymaga  umiejętnego
wyodrębnienia  tych  elementów,  umożliwiających  określenie  granic  między  technologią
organizacją procesów w nim przebiegających, kierowaniem i organizowaniem pracy. Dokładne
ustalenie  tych  granic  jest  potrzebne  do  rozwiązania  zadań  stawianych  przed  poszczególnymi
jednostkami zakładu pracy – biura jako systemu.

Kolejnym ważnym elementem w strukturze organizacyjnej jest regulamin organizacyjny,

który  określa  kompetencje  i  obowiązki  wszystkich  komórek  organizacyjnych.  Jego  forma
opisowa  stanowi  podstawę  do  sporządzenia  zakresu  obowiązków  na  poszczególnych
stanowiskach.  Nowo  przyjęty  pracownik  biurowy  powinien  już  pierwszego  dnia  pracy
zapoznać się ze schematem struktury organizacyjnej i regulaminem organizacyjnym firmy, czyli
z  formą  graficzną  i  opisową  powiązań  służbowych  i  zadań  pracowników  firmy.  Znajomość
przepisów  określających  strukturę  i  działanie  jednostki  organizacyjnej,  czyli  schematu
organizacyjnego  i  regulaminu  organizacyjnego,  pomaga  w  skuteczności  i  szybkości  obiegu
informacji.

Powiązania

hierarchiczne

Więź techniczna

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Na czele struktury organizacyjnej stoi kierownik, który zarządza całą firmą oraz do zadań

którego należy między innymi:
–

organizowanie wykonawstwa,

–

planowanie,

–

kontrolowanie,

–

ożywianie organizacji (motywowanie),

–

kierowanie.

Organizowanie wykonawstwa zadań oznacza dzielenie głównych zadań na zadania

cząstkowe i przydzielanie ich poszczególnym wykonawcom.
Planowanie przez kierownika polega na przewidywaniu przyszłych zadań i określaniu
terminów wykonania i potrzebnych środków. W skład planowania wchodzą:
–

podjęcie decyzji, jak i kiedy osiągnąć pożądane cele,

–

ustalenie kolejności terminów działań.
Kontrolowanie jest to porównywanie rzeczywistego przebiegu realizacji zadania z planem

i ustalenie na tej podstawie dyspozycji w sprawie dalszego postępowania. Kierownicy
kontrolują poszczególnych pracowników i wykonywaną przez nich pracę.

4.1.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Jakie są rodzaje struktur organizacyjnych w biurze?
2.  Jaką rolę pełni biuro w przedsiębiorstwie?
3.  Jakie są wady i zalety struktury liniowej obowiązującej w biurze?
4.  Jakie jest znaczenie funkcji kierowniczej w jednostce organizacyjnej?
5.  Do czego służy schemat organizacyjny w jednostce organizacyjnej?
6.  Podaj przykłady szczebli hierarchicznych?

4.1.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Opracuj projekt organizacyjny własnej firmy, wybierając jeden z czterech schematów

organizacyjnych. Przedstaw, gdzie w tej strukturze organizacyjnej firmy byłoby Twoje miejsce
i dlaczego.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) zaplanować swoją firmę oraz jej strukturę organizacyjną,
2) określić plany i propozycje.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

dostępna literatura,

–

przybory do pisania.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 2

Narysuj schemat organizacyjny urzędu gminy oraz scharakteryzuj tę strukturę.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  na podstawie podanej struktury zaplanować schemat organizacyjny urzędu gminy,
2)  narysować schemat organizacyjny urzędu gminy,
3)  omówić schemat na forum grupy.

Przykład – karta pracy ćwiczeń.

Przykładowa struktura organizacyjna urzędu gminy.

W skład Urzędu wchodzą referaty i samodzielne stanowiska pracy.
Zakres działań i zadania:
I. Referat organizacyjny.

1. Obsługa Rady Gminy i jej organów:

−

posiedzenia Sesji Rady Gminy, Komisji,

−

rejestr uchwał Rady Gminy,

−

dokumentacja z posiedzeń rady i jej organów – protokoły.

2. Sprawy organizacyjne Urzędu Gminy i kadr:

−

przyjmowanie korespondencji wpływającej do urzędu,

−

sprawy kadrowe i socjalne pracowników urzędu.

3. Obsługa prawna Urzędu Gminy – Radca Prawny.
4. Przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków obywateli:

−

rejestr skarg i wniosków,

−

rejestr zarządzeń Wójta Gminy,

−

obsługa i współpraca z jednostkami pomocniczymi gminy.

5. Ewidencja działalności gospodarczej:

−

przyjmowanie wniosków i wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji
działalności gospodarczej,

−

koordynacja przewozów pasażerskich i przewozów taksówką,

−

przyjmowanie wniosków i wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów
alkoholowych, do ewidencji hotelarskiej,

−

koordynacja programu profilaktyki i przeciwdziałania uzależnieniom,

−

współpraca z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.

II. Referat Infrastruktury Technicznej:

1. Inwestycje Gminne:

−

planowanie inwestycji,

−

organizowanie przetargów,

−

nadzór nad realizacją zadań inwestycyjnych.

2. Budownictwo i planowanie przestrzenne:

−

wydawanie warunków zabudowy,

−

wydawanie zezwoleń na budowę,

−

wydawanie wypisów z planu zagospodarowania przestrzennego,

−

wydawanie postanowień na podział nieruchomości,

−

wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania,

−

wykonywanie zadań planu zagospodarowania przestrzennego gminy.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3. Gospodarka komunalna i mieszkaniowa:

−

przyjmowanie wniosków o przydział mieszkań,

−

przydział mieszkań komunalnych,

−

przyznawanie dodatków mieszkaniowych,

−

nadawanie numeracji porządkowych nieruchomościom.

4. Integracja europejska i drogownictwo gminne:

−

remonty, budowa dróg i mostków gminnych,

−

wydawanie pozwoleń na zajęcia pasa drogowego na drogach gminnych,

−

współpraca z administracją państwową i organizacjami pozarządowymi,

−

współpraca w sprawie pozyskiwania środków z UE,

−

zimowe utrzymanie dróg gminnych.

III. Referat rolnictwa i gospodarki gruntami:

1. Gospodarka nieruchomościami rolnymi i nierolnymi:

−

dzierżawa, sprzedaż nieruchomości gminnych (grunty rolne, budowlane, budynki,
mieszkania, lokale użytkowe),

−

zatwierdzenie podziału nieruchomości,

−

rozgraniczenie nieruchomości, oddawanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste,

−

oddawanie użytkowania wieczystego w prawo własności,

−

nabywanie przez użytkowników wieczystych praw własności nieruchomości,

−

naliczanie opłat z tytułu użytkowania wieczystego,

−

wydawanie zezwoleń na uprawę maku.

IV. Referat finansowy.

1. Wymiar podatków i opłat lokalnych:

−

prowadzenie ewidencji podatników,

−

przyjmowanie informacji od osób fizycznych w sprawach podatku od
nieruchomości, rolnego i leśnego,

−

wydawanie

zaświadczeń

posiadaniu

gospodarstwa

dochodowości

z gospodarstwa,

−

wydawanie zaświadczeń o posiadaniu gospodarstwa rolnego.

2. Podatek od środków transportowych – samochody ciężarowe:

−

przyjmowanie deklaracji na podatek od środków transportowych.

V. Samodzielne stanowisko ds. ochrony środowiska i gospodarki leśnej:

−

koordynowanie działań w zakresie realizacji zadań wynikających z programu
utrzymania porządku i czystości w Gminie,

−

egzekwowanie wykonania zadań programu utrzymania czystości i porządku,

−

wydawanie pozwoleń na prowadzenie działalności gospodarczej polegającej na
usuwaniu i unieszkodliwianiu odpadów komunalnych,

−

wydawanie pozwoleń na usunięcie drzew i krzewów z terenu nieruchomości i gruntów
rolnych.

VI. Samodzielne stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych:

−

prowadzenie ewidencji ludności Gminy,

−

prowadzenie rejestru do spraw wyborczych,

−

przyjmowanie wniosków na dowody osobiste.

VII. Samodzielne stanowisko ds. spraw wojskowych i ochrony pożarowej:

−

prowadzenie ewidencji przedpoborowych i poborowych,

−

przyjmowanie wniosków i wydawanie decyzji w sprawie uznania żołnierza za jedynego
żywiciela rodziny,

−

wydawanie decyzji w sprawie przyznawania zasiłków członkom rodziny żołnierza.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory plastyczne.

Ćwiczenie 3

Określ zadania, jakie stoją przed dyrektorem, który właśnie obejmuje stanowisko.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  określić, jakie cechy powinien mieć dyrektor,
2)  określić zadania stojące przed nowo powołanym dyrektorem,
3)  zaprezentować swój pogląd na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 4

Scharakteryzuj pracownika biurowego, jego wygląd oraz wykonywane prace biurowe.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  określić wizerunek pracownika biurowego,
2)  określić czynniki wpływające na wygląd zewnętrzny pracownika biurowego,
3)  scharakteryzować czynności wykonywane przez pracownika biurowego,
4)  określić najważniejsze zadania wykonywane przez pracownika biurowego,
5)  określić na podanym rysunku czas wykonywania zadań pracownika biurowego,
6)  ocenić  najważniejsze  elementy  ubioru  od  1  do  6,  gdzie  1  oznacza  najmniej  ważne

a 6 najważniejsze.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

kartka ćwiczeń,

–

przybory do pisania.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Karta pracy – ćwiczeń.

Czas pracy

0,5

1,5

2,5

3,5

4,5

5,5

6,5

7,5

ła

ism

cji

ści

ygo

ła

sze

ąd

zda

Czynno

ści

iny

Rys. 1 grupy A

Ocena wygl

ądu zewnętrznego pracownika biurowego

żuteria

łosy

Kostium,

garnitur

Buty

Makija

Wygl

ąd

unk

Rys. 2 grupy B

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.1.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) określić znaczenie pracy biurowej w przedsiębiorstwie?



2) określić, jaką rolę odgrywa dyrektor w jednostce organizacyjnej?



3) scharakteryzować rolę biura w strukturze organizacyjnej

przedsiębiorstwa?



4) scharakteryzować strukturę organizacyjną urzędu gminy?



„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2. Bezpieczeństwo i higiena pracy biurowej

4.2.1. Materiał nauczania

Sprawny system, umożliwiający zapewnienie bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy,

jest  jednym  z  niezbędnych  warunków  wypełnienia  ustawowych  obowiązków  państwa
w  stosunku  do  jednego  obywatela.  Nieodłącznym  elementem  systemu  ochrony  pracy  jest
prawo  pracy.  Najważniejszym  polskim  aktem  prawnym,  regulującym  m.in.  kwestie
bezpieczeństwa  i  higieny  pracy  jest  Kodeks  pracy.  Instytucjami  powołanymi  do  nadzoru
i kontroli przestrzegania prawa pracy oraz zasad i przepisów higieny pracy i warunków pracy
są przede wszystkim:  Państwowa  Inspekcja  Pracy (PIP) oraz  Państwowa  Inspekcja  Sanitarna
(PIS)  działająca  na  podstawie  odrębnych  przepisów.  Państwowa  Inspekcja  Pracy,  powołana
ustawą  z  dnia  6  marca  1981  r.,  posiada  szerokie  uprawnienia  w  zakresie  nadzoru  i  kontroli,
w  szczególności  przepisów  i  zasad  bezpieczeństwa  oraz  higieny  pracy.  Gwarancją
niezawisłości  tej  inspekcji  jest  podporządkowanie  jej  bezpośrednio  Radzie  Ochrony  Pracy,
działającej  przy  Sejmie  RP.  W  zakresie  działań  Państwowej  Inspekcji  Sanitarnej  znajduje  się
natomiast kontrola higieny pracy i warunków środowiska pracy.

W miejscu pracy należy przestrzegać zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów

przeciwpożarowych. Obowiązek przestrzegania przepisów spoczywa zarówno na pracodawcy,
jak i na pracowniku. Obecnie zwraca się uwagę szczególnie na przestrzeganie przepisów bhp
przez pracowników pracujących przy komputerze.
Powinni oni:
–

w razie potrzeby stosować okulary korekcyjne,

–

stosować kilkuminutowe przerwy w pracy po każdej godzinie pracy,

–

wyłączyć po pracy urządzenia,

–

siedzieć w odległości 40–75 cm od monitora.

Oprócz tego pracownicy powinni znać dokładnie przepisy i zasady bhp, brać udział
w szkoleniach, utrzymywać w należytym stanie urządzenia i sprzęt na stanowisku.

W czasie pracy przy komputerze lub innych urządzeniach technicznych nie można palić

tytoniu, wylewać wody na urządzenia techniczne oraz samodzielne naprawiać urządzeń
technicznych. Pracownik rozpoczynający nową pracę ma obowiązek zapoznać się
z przepisami bhp.

Pracodawca natomiast powinien kierować pracownika na profilaktyczne badania lekarskie.

Ponadto powinien:
–

zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy swoim pracownikom,

–

przeprowadzić szkolenia,

–

zadbać o ochronę zdrowia pracowników,

–

zapobiegać wypadkom i chorobom zawodowym, a w razie ich wystąpienia

przeprowadzić postępowanie powypadkowego.

Pracodawca powinien również wyposażyć biuro tak, aby spełniało ono nie tylko wymogi

bhp czy przepisów przeciwpożarowych, ale również zachęcało do zwiększonej wydajności
pracy pracownika.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Jakie są dwie instytucje nadzorujące bezpieczeństwo i higienę pracy?
2.  Jakie przepisy obowiązują pracowników podczas pracy przy komputerze?
3.  Czego nie należy robić w miejscu pracy?
4.  Jakie są zadania pracownika i pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy?

4.2.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Określ obowiązki pracownika i pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Karta pracy – ćwiczeń.

Obowiązki pracodawcy

Obowiązki pracownika

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  określić obowiązki pracownika i pracodawcy,
2)  przeanalizować obowiązki pracownika i pracodawcy,
3)  wypełnić kartę pracy – ćwiczeń,
4)  zaprezentować obowiązki pracownika i pracodawcy na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

karta pracy – ćwiczeń,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 2

Określ obowiązki pracodawcy i pracownika.
Przeczytaj uważnie poniższe zdania i zakwalifikuj je do odpowiedniej grupy i oznacz

literkami:
P – prawda, F – fałsz.
–__ pracownik powinien zapobiegać chorobom zawodowym,
–__ pracodawca powinien zapewnić odpowiednie warunki pracy zgodne z przepisami bhp,
–__ pracownik ma obowiązek odpoczywać godzinę w ciągu całego dnia pracy,
–__ pracownik ma obowiązek poddawania się badaniom profilaktycznym,
–__ pracownik może palić tytoń w czasie pracy przy komputerze,
–__ pracownik w czasie pracy przy komputerze musi stosować okulary korekcyjne,
–__ pracownik nie musi powiadamiać o wypadku przy pracy,
–__ pracodawca jest zobowiązany do zapobiegania chorobom zawodowym.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) scharakteryzować obowiązki pracodawcy i pracownika,
2) wypełnić kartę pracy – ćwiczeń.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

karta pracy – ćwiczeń,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 3

Przeanalizuj czynności pracodawcy i pracownika jakie powinni podjąć, jeżeli pracownik

uległ wypadkowi w miejscu pracy.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeanalizować obowiązki pracodawcy i pracownika w miejscu pracy stosując przepisy

bezpieczeństwa i higieny pracy,

2) przedyskutować na forum grupy swoją opinię.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 4

Określ obowiązki pracownika i pracodawcy.

Karta pracy – ćwiczeń.

Tak

Nie

1. Czy pracodawca ma obowiązki w zakresie bhp w stosunku do pracownika?

Jakie?......................................................................................................................

2. Czy pracownik rozpoczynając pracę musi być zapoznany z przepisami bhp?

Dlaczego?...............................................................................................................

3. Czy istnieją instytucje bezpieczeństwa i higieny pracy?

Jeśli tak, to w jakim celu.........................................................................................

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić obowiązki pracodawcy i pracownika,
2) wypełnić kartę pracy – ćwiczeń.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

karta pracy ćwiczeń,

–

przybory do pisania.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.3. Organizowanie wyposażenia biura oraz jego ergonomia

4.3.1. Materiał nauczania

Ergonomia jest dziedziną teoretyczną i stosowaną, w której wykorzystuje się wiedzę

o  możliwościach  psychofizycznych  człowieka  do  projektowania  i  korygowania  wyrobów
użytkowych: maszyn, urządzeń, narzędzi i materialnego środowiska pracy. Celem tych działań
jest  usunięcie  zagrożeń  zdrowia  i  życia  człowieka, optymalizacja  kosztu biologicznego  pracy,
zapewnienie  odpowiedniej  wydajności  i  wygody oraz  satysfakcji  z  pracy. Ergonomia znajduje
zastosowanie w badaniach technicznych i działaniach menedżerskich.

Ergonomia to nauka zmierzająca do dostosowania maszyn, narzędzi, materialnego środowiska
i organizacji pracy oraz życia i przedmiotów powszechnego użytku do możliwości
i ograniczeń człowieka.

Przestronne jasne biuro, przeszklone ściany to ideał godny polecenia. Jednak każde biuro

może  mieć  swój  styl,  odpowiadający  zasadom  ergonomii  i  wygodzie  pracowników.  Do
organizacji przestrzeni firmowej doskonale nadają się meble, biurka, krzesła. Jednak wszystko
to  powinno  być  odpowiednio  ustawione  tak,  aby  było  funkcjonalne,  wygodne  i  pomocne.
Sprzęty  biurowe  powinny  wspierać  sprawne  wykonywanie  codziennych  zadań  i  ich
organizację.

Pracodawcy często korzystają z usług projektantów biur, aby w pomieszczeniu biurowym

pracownicy  czuli  się  odpowiednio  komfortowo.  Tendencje  rynkowe  i  błyskawiczna  ewolucja
technologiczna  wymusza  nową  organizację  biura.  Wśród  nich  konieczne  jest  dopasowanie
biurek  do  komputerów,  tworzenie  samodzielnych  stanowisk  komputerowych,  czyli
zmniejszanie  powierzchni  i  dostosowanie  jej  do  multimediów.  Z  jednej  strony  miejsce  pracy
powinno  zagwarantować  swobodę  działania,  z  drugiej  możliwość  uporządkowanego
przechowywania dokumentów w formie papierowej i elektronicznej.
Podstawowym  meblem  w  każdym  biurze  jest oczywiście  biurko. Nadaje  mu  się  bardzo  różne
kształty: prostokątne, kątowe, nieregularne skośne i zaokrąglone. Wybór biurka będzie zależeć
od potrzeb, a również od możliwości przestrzennych pomieszczenia.

Urządzając biuro, dąży się przede wszystkim do zapewnienia sprzyjających warunków

pracy oraz uwzględnia się wymagania estetyki, mające wpływ na dobre samopoczucie. Na
wydajność pracy w biurze mają wpływ warunki, na które składają się urządzenia łączności
wewnętrznej i zewnętrznej, meble biurowe, jak również odpowiednie oświetlenie, klimatyzacja
zgodnie z zasadami bhp i ppoż.

Lokale biurowe powinny być przede wszystkim wyposażony w odpowiedni sprzęt

i funkcjonalne meble. Powinny one stwarzać warunki sprzyjające racjonalnej organizacji pracy,
umożliwiać

odpowiednie

wykorzystanie

powierzchni

biurowej,

dawać

możliwość

przemeblowania.  Ustawienie  mebli  powinno  być  funkcjonalne,  umożliwiające  łatwe  przejście
od  pracy  przy  biurku  do  pisania  na komputerze. Zapewnia to zestawienie biurka i stolika pod
komputer  pod  kątem  prostym,  w  kształcie  litery  „L”,  przy  czym  stolik  powinien  być
dostawiony z lewej strony.

Duże znaczenie w pracy biurowej ma oświetlenie. Jego słaba jakość może przyczynić się

do bólu oczu i zwiększyć zmęczenie.

Pracy nie sprzyja również hałas. Problem hałasu może być rozwiązany w następujący

sposób:
–

używanie osobnych pokojów do konferencji, spotkań,

–

instalacja podziałów pomieszczeń, aby wytłumić dźwięk,

–

używanie cichych pokojów, gdyż ważna jest koncentracja.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Kolejnym nieodzownym elementem wyposażenia biura jest odpowiedni fotel, który

powinien  być  dobrze  przystosowany  i  wyprofilowany.  Pozycja  siedząca  zdominowała  życie
współczesnego człowieka, jest ona przyjmowana coraz powszechniej zarówno podczas pracy,
w  środkach  lokomocji,  jak  i  w  domu.  Pomimo  że  utrzymanie  pozycji  siedzącej  nie  wymaga
dużego  wysiłku  fizycznego,  długotrwałe  wykonywanie  pracy  w  niewłaściwej  pozycji  ciała
często  powoduje  dolegliwości  bólowe  i  zmiany  zwyrodnieniowe  stawów,  zwłaszcza
kręgosłupa.  Stanowisko  pracy  powinno  być  wyposażone  w  odpowiednie  meble  posiadające
wymagania  ergonomii  (min.  podłokietniki,  podparcie  części  lędźwiowej  kręgosłupa
i  5  ramienną  podstawę  na  kółkach)  oraz  regulację,  a  także  biurko  zapewniające  taki  obszar
pracy,  aby  nie  ograniczać  ruchów  pracownika  i  gwarantować  swobodną  przestrzeń  dla  nóg.
Dodatkowo  stanowisko  powinno  być  wyposażone  w  podnóżek.  Jeśli  na  stanowisku
wykonywana  jest  praca  przy  komputerze,  to  ważne  jest  ustawienie  monitora  na  wprost
użytkownika tak, aby jego górna krawędź była poniżej poziomu oczu.
Prawidłowe siedzenie przy komputerze obrazuje rys. 5.

a) b)

Rys. 5. Pozycja siedząca przy komputerze a) prawidłowa pozycja przy komputerze,

b) miejsce dolegliwości [6].

Prawidłowa pozycja pracy przy komputerze to:
–

odległość od krawędzi biurka do klawiatury – 10 cm,

–

odległość głowy od monitora – 40–75 cm,

–

górna linia tekstu poniżej oczu,

–

blat biurka wysokość – 75 cm,

–

kąt zgięcia łokcia – 90 stopni,

–

odległość kolan od klawiatury – jak najmniejsza,

–

używać podnóżka, jeśli nogi się męczą.

Dolegliwości związane z nieprawidłową konstrukcją krzesła (dane Instytutu Ergonomii
PW):
–

14% – bóle głowy, problemy z koncentracją,

–

24% – bóle karku i barków,

–

57% – bóle pleców i kręgosłupa,

–

16% – bóle okolic pośladków,

–

19% – problemy i bóle ud,

–

29% – kolana i łydki.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Temperatura w pomieszczeniach biurowych nie powinna być ani za wysoka, ani za niska.

Zbyt  wysoka  temperatura  powoduje  ospałość,  znużenie,  zbyt  niska  –  uniemożliwia
wykonywanie  pracy.  W  pomieszczeniach  biurowych  wilgotność  powietrza  powinna  wynosić
od  40  do  80%,  poza  tym  powinny  być  zainstalowane  specjalne  urządzenia  wentylacyjne
zapewniające  stały  dopływ  powietrza.

Temperatura gwarantująca człowiekowi pełną

sprawność psychofizyczną dla pracy biurowej powinna wynosić minimum 18

Jeśli pracownicy pracują w źle zorganizowanym środowisku, to może być ono głównym

źródłem stresu. Środowisko pracy dobrze zorganizowane i przyjemne może pomóc
w redukcji stresu i zwiększeniu produktywności. Należy jednak pamiętać, że praca dobrze
zorganizowana i spokojna zwiększa produktywność pracowników.

Pracując przy komputerze, należy upewnić się, że monitor i klawiatura są dobrze

umiejscowione. Jeśli bolą ścięgna dłoni, gdy pisze się na klawiaturze przez dłuższy czas, może
warto poeksperymentować z „naturalną” lub ergonomiczną klawiaturą. Ból oczu
spowodowany długim patrzeniem może spowodować bóle głowy. Należy wówczas robić
okresowe przerwy.

Większość zabiegów mających wpływ na zmniejszenie stresu można uzyskać przy małym

nakładzie finansowym.

Dla wielu ludzi miejsce pracy jest nie mniej ważne w życiu niż dom i otoczenie. Zarówno

w  jednym,  jak  i  w  drugim  miejscu  dąży  się  do  rozwiązań  funkcjonalnych  i  estetycznych.
Wprowadzając  nowoczesne  rozwiązania  przy  tworzeniu  stanowisk,  zapewnia  się
pracownikowi odpowiednie samopoczucie i motywację do pracy, tym samym zwiększając jego
wydajność. W tym celu urządzając stanowisko pracy należy wybrać meble biurowe spełniające
wymagania  w  zakresie  ergonomii  i  wzornictwa, dające możliwości rozbudowy, czy też meble
specjalistyczne, które zapewniają sprawność, porządek i bezpieczeństwo pracy.

Nowoczesne materiały mające trwały i ekologiczny charakter oraz perfekcyjne wykonanie

mają  zapewnić  bezpieczeństwo  w  miejscu  pracy.  Potencjalny  stół  bądź  krzesło  powinny  być
dodatkowo  stypizowane  ze  względu  na  anatomię,  rodzaj  pracy,  poziom  życia  przyszłych
użytkowników.  Naczelną  zasadą  w  projektowaniu  mebli  biurowych  jest  odrzucenie
wszystkiego,  co  zbędne.  Okazuje  się,  że  nawet  formy  modernistów  są  zbyt  bogate.  Obecnie
w  meblarstwie  panuje  tendencja  do  eliminacji  i  wręcz  redukcji  do  szkieletu.  Elementy
konstrukcyjne  stały  się  cieńsze,  patrząc na  nie mamy  wrażenie,  że wiszą  w  powietrzu. Proste
formy  stołu,  krzesła  czy  szafki  kryją  w  sobie  niespodzianki.  Gdzieś  w  cieniutkiej  rurze
konstrukcji  krzesła  ukryto  przyciski  do  zdalnego  sterowania  kilkustopniowymi  systemami
regulacji  oparć  siedzisk,  zagłówków,  podłokietników,  podkolanników i  podnóżków.  Systemy
spełniają  każde  polecenie,  dają  możliwość  przyjęcia  dowolnej  pozycji.  Komfort  postrzegany
jest  tak  w  kontekście  ciała  jak  i  umysłu.  Nowinki  systemów  regulacji  wspiera  piękna,
wyrafinowana  forma,  wykorzystująca  supernowoczesne  materiały.  Komfort  przynosi
konwencja  zestawień  „ciepło-zimno”.  Ciepło  to  drewno,  skóra  dzianina.  Zimno  to  kamień,
szkło, metal.

Meble biurowe muszą służyć określonemu celowi, kształtować zaplanowany wizerunek

firmy.  Staje  się  on  ważnym  elementem  marketingu,  podnoszącym  wartość  firmy  w  oczach
klientów.  Dzięki  postępowi  technicznemu  produkcja  mebli  biurowych  nie  stanowi  żadnego
problemu. Ważne jest by następowały zmiany w myśleniu człowieka o jego środowisku pracy,
by nie uważał, że  praca to zło konieczne, tylko szukał w niej komfortu i dobrego stylu życia.
Obecnie tylko wspólne działanie projektanta i producenta, sprzedawcy i klienta może przynieść
realizację  ich  wspólnego  celu  –  poprawę  warunków  pracy.  W  nowej  rzeczywistości  klient
potrzebuje fachowego doradcy, umiejącego trafnie określić i opisać grupę odbiorców, myśląc
o  ich  potrzebach,  rytmie  pracy  i  poziomie  życia.  Organizacja  biura  oznacza  w  praktyce
konieczność podjęcia wielu poważnych decyzji w celu stworzenia jego nowoczesnego modelu.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

O  dobrym  planowaniu  przestrzeni  decydują  wymagania  stawiane  w  konkretnym  przypadku.
Należy  zapoznać  się  z  planem  wnętrza,  zorientować  się,  gdzie  są  ciągi  komunikacyjne,
sanitarne, gdzie przewidziano miejsce dla kadry kierowniczej, na odpoczynek. Planując, trzeba
uwzględnić dane dotyczące liczby stanowisk przypadających na określoną liczbę pracowników,
sposób  organizacji  pracy,  potrzebę  organizowania  dużych  stanowisk,  profesjonalnych
stanowisk komputerowych. Planista powinien znać przedsiębiorstwo, jego specyfikę pracy.

Pozytywne wrażenie pierwszego kontaktu z firmą pozostanie w pamięci dzięki

niepowtarzalnym,  oryginalnym  kształtom  stanowiska  recepcyjnego.  Lekkość  formy
i  otwartość  stanowiska  sprzyjają  tworzeniu  przyjaznej  atmosfery.  To  miejsce  podkreślenia
prestiżu  firmy.  Obecnie  odchodzi  się  od  tworzenia  dużych  sal  konferencyjnych.  Ich  miejsce
zajmują teraz stoły do spotkań na stojąco, niewielkie, przytulne pokoje spotkań z klientami lub
gośćmi.  W  firmach  nastawionych  na  otwartość  wobec  klienta,  pracownicy  prowadzą  gościa
przez  całe  biuro  do  wyznaczonego  stanowiska  na  hali  lub  bezpośrednio  do  siebie.
Możliwość  przestawienia  mebli  biurowych  oraz  ich  rozbudowywania,  dostawiania  nowych
elementów to podstawowe zalety elastycznego środowiska pracy.

Systemowe rozwiązania lekkich ścianek niezamontowanych na stałe dają możliwość

wydzielania i wyciszania stanowisk, bez pozbawiania kontaktu ze współpracownikami. Ekrany
oddzielające  poszczególne  stanowiska  przymocowuje  się  bezpośrednio  do  blatów.  Bardzo
ciekawym  rozwiązaniem  ścianki  wydzielającej  stanowiska  lub  poszczególne  sekcje
jest meblościanka.
Bardzo  interesujące  stało  się  miejsce  pracy  zintegrowanej  –  Ul,  oparty  na  budowie  plastra
miodu.  Jest  to  forma  otwarta,  umożliwiająca  pracę  zespołową  i  wzajemną  komunikację,
a  jednocześnie  zapewniająca  minimum  prywatności.  W  przestrzeni  biurowej  często  wydziela
się pewną liczbę pokoi do samotnej pracy lub gabinety przeznaczone dla np. menedżera, osoby
kierującej firmą itp.
Poniżej znajdują się projekty przykładowo ustawionych mebli w biurze rys. 6, 7, 8, 9, 10.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rys. 11. Przykład ustawienia mebli – rzut poziomy pomieszczenia z góry [8].

Rys. 12. Przykład ustawienia mebli – rzut poziomy pomieszczenia z góry [8].

Duże znaczenie w wyposażeniu biura mają środki techniczne, które wspomagają pracę

w biurze. Wprowadzenie coraz to nowych środków technicznych pozwala na:
–

usprawnienie procesu dostarczania informacji,

–

zwiększenie

wydajności

pracy

biurowej

poprzez

wyeliminowanie

żmudnych

i pracochłonnych czynności,
–

podniesienie jakości prac biurowych.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Najczęściej występującymi obecnie środkami technicznymi pracy biurowej są:

–

komputery,

–

telefony wielofunkcyjne,

–

dalekopisy,

–

telefaksy,

–

kopiarki kserograficzne,

–

dyktafony.

Pracownik biurowy korzysta z różnego rodzaju programów, które pozwalają mu na

tworzenie arkuszy kalkulacyjnych, redagowanie pism przewodnich, zarządzanie bazami danych
oraz ułatwiają pracę w katalogach i plikach.
Do typowych programów użytkowych zalicza się programy umożliwiające m.in.:
–

prowadzenie rachunkowości,

–

sporządzanie sprawozdań,

–

prowadzenie rozliczeń finansowych,

–

prowadzenie gospodarki materiałowej,

–

prowadzenie kadr i płac,

–

prowadzenie rozliczeń podatkowych,

–

prowadzenie sekretariatu.

4.3.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Co oznacza pojęcie ergonomii?
2.  Jakie elementy składowe powinno zawierać ergonomiczne stanowisko pracy?
3.  Jakie skutki dla pracownika ma nieprawidłowo urządzone biuro?
4.  Jakie meble powinny znajdować się i jak powinny być ustawione w biurze?

4.3.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Zaprojektuj plan biura.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  określić branżę firmy i liczbę pracowników,
2)  określić powierzchnię i gabaryty pomieszczenia biurowego,
3)  naszkicować kształt biura i ustawienie mebli w biurze.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 2

Zaplanuj kosztorys zakupu mebli biurowych na podstawie podanej tabeli.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  przemyśleć, jakie meble są potrzebne do umeblowania biura oraz jaka ich ilość,
2)  ustalić na podstawie przykładowych cen ogólny koszt zakupu mebli,
3)  wykonać ćwiczenia na komputerze w programie Excel.

Nazwa

Cena od

Cena do

Biurka

317,20

1218,78

Półki

36,60

61,00

Stoły

231,80

1586,00

Szafy

292,80

463,60

Gabloty

427,00

1195,60

Regały

292,80

366,00

Stoliki pod komputer

160,00

460,00

Kanapy i fotele

400,00

3200,00

Krzesła obrotowe

120,00

680,00

Przykładowe ceny poszczególnych mebli biurowych. [9]

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

komputer.

Ćwiczenie 3

Określ dobrze zorganizowane środowisko pracy.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić dobrze zorganizowane stanowisko pracy,
2) wyjaśnić, w jakim celu należy dobrze organizować środowisko pracy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

4.3.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) wyjaśnić pojęcie ergonomii?



2) określić elementy wyposażenia biura?



3) określić, co nazywamy dobrze zorganizowanym środowiskiem pracy?



4) określić, kto powinien zorganizować ergonomiczne środowisko pracy?



„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.4. Pracownik biurowy oraz wykonywane przez niego prace

biurowe

4.4.1. Materiał nauczania

O człowieku nie świadczy tylko strój, w dużej mierze jednak ubiór ma duży wpływ na

nasze  codzienne  życie.  Człowiek  powinien  dopasowywać  ubiór  do  okoliczności  i  zwyczajów
panujących  w  otoczeniu.  W  niektórych  zawodach  obowiązuje  strój  służbowy,  np.  noszenie
fartuchów  przez  pielęgniarki,  laborantki.  Jest  to  przykład  dopasowania  ubrania  do  specyfiki
wykonywania zajęcia. Na styl ubrania ma duży wpływ moda panująca w danym czasie. Każdy
człowiek ma inny charakter i inny styl.

Wygląd zewnętrzny pracowników odgrywa pierwszoplanową rolę w tworzeniu wizerunku

firmy.

Składają się na niego:

–

ubiór – powinien być z dobrego materiału, świetnie uszyty kostium, niegniotące się
spódnice i eleganckie spodnie; nie nadają się dżinsy, legginsy i zbyt krótkie spódniczki;

–

kolory – mają duży wpływ na estetyczny wygląd garderoby, sekretarka powinna
orientować się, jakie kolory proponuje moda, ale powinna też wiedzieć, w jakich kolorach
jest jej do twarzy i czy pasują do jej figury;

–

makijaż – odpowiednio zrobiony nie tylko upiększa twarz, ale i umożliwia ukrycie
wrodzonych wad; powinien być uzależniony od pory dnia i okoliczności;

–

biżuteria – ozdoby nadają ubiorowi estetyczny wygląd, jednak nie ich ilość, ale
odpowiedni dobór jest czynnikiem decydującym; ozdoby muszą pasować do stroju i być
dyskretne;

–

fryzura – włosy powinny być zawsze zadbane, świeże, starannie utrzymane i dobrze uczesane;
sposób ułożenia włosów zależy w dużym stopniu od kształtu twarzy. [1, s. 88– 92].

Praca biurowa obejmuje wiele czynności związanych z:
–

obiegiem informacji wewnątrz firmy,

–

przyjmowaniem informacji wpływającej z zewnątrz,

–

opracowaniem informacji na potrzeby szefa i firmy,

–

wysyłaniem informacji na zewnątrz,

–

przechowywanie informacji w celu jej dalszego wykorzystania.
Praca biurowa wynika ona z określonych funkcji instytucji. Większość czynności

biurowych  to  działania  typowe,  dotyczące  wielu  stanowisk  pracy  i  występujące  przy
wykonywaniu  różnych  zadań.  Pracę biurową charakteryzują wspólne metody i techniki pracy.
Działalność  instytucji  i  sprawne  zarządzanie  zależą  od  dobrej  organizacji  pracy  biurowej.
Każdy  pracownik  zatrudniony  w  instytucji  wykonuje  czynności  biurowe,  różna  jest  tylko  ich
liczba.  Znajomość  zasad  organizacji  i  techniki  pracy  biurowej  jest  potrzebna  wszystkim
pracownikom,  niezależnie  od  wykonywanych  przez  nich  funkcji.  Duże  znaczenie  ma również
wyposażenie miejsca pracy w odpowiednie narzędzia i środki materialne.

Biorąc pod uwagę różnorodność zadań, jakimi zajmują się jednostki organizacyjne,

nieunikniony  jest  podział  pracy.  Polega  on  na  delegowaniu  zadań  pomiędzy  jednostki
organizacyjne,  a  następnie  na  odpowiednie  części  (zadania  cząstkowe).  Zadania  cząstkowe
przydziela  się  do  wykonania  jednemu  pracownikowi  lub  grupie  pracowników.  W  ten  sposób
tworzą  się  określone  stanowiska  pracy  lub  komórki  organizacyjne,  różniące  się  zadaniami.
Stanowisko pracy to odpowiednio wyposażone pomieszczenie do pracy, w którym pracownik
wykonuje  określone  zadania.  Podobne  stanowiska  pracy  łączy  się  w  komórki  organizacyjne,
nad  którymi  są  zwierzchnicy  kierujący  wyznaczoną  grupą  pracowników.  Komórka

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

organizacyjna

stanowi,

więc grupę lub zespół stanowisk pracy wyposażonych

w odpowiednie środki, kierowanych przez jednego zwierzchnika, wykonujących określone
zadania. Pomiędzy stanowiskami pracy i komórkami organizacyjnymi powstają więzi
organizacyjne, czyli zależności i powiązania – struktura organizacyjna.

Poza zarządzaniem i kierowaniem nie można pominąć prac administracyjnych,

pomagających  w  kierowaniu  i  zarządzaniu. Mają one charakter pracy biurowej, wykonywanej
przez  pracowników  odpowiednio  do  niej  przygotowanych.  Pracę  administracyjną
w  jednostkach  organizacyjnych  wykonują  organy  zarządzające,  kierownicy  działów,  komórki
organizacyjne  i  samodzielne  (sekretarki).  Są  jednak  jednostki  organizacyjne,  np.  urzędy,  ale
również inne jednostki, m.in. instytucje finansowe, sądy, biura adwokackie i notarialne, których
działalność w całości lub w większości polega na pracy administracyjnej.

Czynności administracyjno – biurowe wykonywane są w biurze, które jest odpowiednio

przystosowane  i  wyposażone  z  przeznaczeniem  do  opracowywania  przez  pracowników
informacji  niezbędnych  do  podjęcia  decyzji,  sporządzania  różnego  rodzaju  pism,  raportów
i  dokumentów,  zbierania  informacji  dotyczących  zakresu  działania  danej  instytucji,
klasyfikowania, rejestrowania i przechowywania. Przykładem biura są takie komórki, jak: dział
planowania,  dział  finansowo-księgowy,  dział  zbytu,  dział  transportu  lub  komórki  wchodzące
w skład wydziału  lub  działu,  np.  sekcja płac, referat szkolenia itp. Prace biurowe związane są
z przyjmowaniem  informacji  z  zewnątrz,  jej  obiegiem  wewnątrz  biura,  przechowywaniem,
przetwarzaniem i wysyłaniem.

Typowe czynności biurowe polegają na:

–

liczeniu, rejestrowaniu, pisaniu,

–

prowadzeniu i opracowywaniu korespondencji,

–

sporządzaniu dokumentów,

–

powielaniu i kopiowaniu dokumentów,

–

gromadzeniu,

klasyfikowaniu

przechowywaniu

dokumentów,

opracowywaniu

materiałów wewnętrznych, np. notatek, sprawozdań statystycznych.

Ze względu na kierunki obiegu informacji wyróżnia się informacje biegnące: ku dołowi

(do wykonawców), na tym samym poziomie (do współpartnerów, współwykonawców), ku
górze (do zwierzchników).

We wszystkich jednostkach organizacyjnych są organy (osoby) upoważnione do

podejmowania  decyzji  oraz  aparat  pomocniczy,  przygotowujący  informacje  przydatne  do
podjęcia  decyzji  oraz  aparat  wykonawczy,  który  zajmuje  się  realizacją  decyzji.  Podstawę
stanowi  informacja  pomagająca  w  podjęciu  decyzji  przez  kierownika,  który  na  podstawie
otrzymanych informacji podejmuje decyzje.

Zadaniowy czas pracy może być wprowadzony w układzie zbiorowym pracy,

w  regulaminie  pracy  lub  w  obwieszczeniu  pracodawcy.  Warunkiem  tego  wprowadzenia  jest
uprzednie uzgodnienie z pracownikiem. Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala
czas  niezbędny  do  wykonania  powierzonych  zadań,  uwzględniając  wymiar  czasu  pracy.
Pracownicy,  którzy  efektywnie  gospodarują  czasem  pracy,  osiągają  wyraźne  korzyści  m.in.
lepiej  i  szybciej  osiągają  cele  zawodowe  i  osobiste.  Warunkiem  osiągnięcia  korzyści
z gospodarowania czasem pracy jest zasada pisemnego planowania dnia. Sporządzanie planów
dnia na piśmie daje następujące korzyści:
–

odciąża pamięć,

–

daje możliwość kontrolowania osiągniętych celów.
Przystępując do planowania, możemy ocenić priorytet spraw do rozstrzygnięcia,

z uwzględnieniem ich pilności.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Zadania możemy klasyfikować:

–

zadanie kategorii A – są to zadania najważniejsze,

–

zadania kategorii B – są to zadania mniej ważne,

–

zadania kategorii C – są to zadania najmniej ważne.

Przeprowadzanie analizy zadań do wykonania umożliwi ustawienie spraw w odpowiedniej
relacji – pozwoli na wartościowanie spraw.

4.4.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Jak powinien wyglądać pracownik biurowy?
2.  Jakie czynności obejmuje praca biurowa?
3.  Co rozumiesz pod pojęciem pracy biurowej?
4.  Co to jest stanowisko pracy i z czego powinno się składać?
5.  Co to są czynności administracyjne i z czym są związane?

4.4.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Określ prawidłowy wygląd zewnętrzny pracownika biurowego.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać uważnie ćwiczenie,
2) określić wygląd zewnętrzny pracownika.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 2

Określ ubiór następujących osób:

1)  uczniowie szkoły podstawowej,
2)  studenci,
3)  nauczyciele,
4)  menadżerowie,
5)  lekarze,
6)  posłowie.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić strój dla ludzi będących w określonej grupie społecznej,
2) określić, czy we wszystkich sytuacjach dana grupa ludzi ubiera się tak samo.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 3

Zaplanuj czynności związane z przygotowaniem konferencji dla 15 osób.

Karta pracy – ćwiczeń.

Uzupełnij poniższą tabelę.

Godziny (od do)

Czynności

Potrzebny czas

w minutach

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) opracować plan pracy organizując konferencję,
2) omówić swoją propozycje na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

komputer,

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia.

4.4.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) określić czynności administracyjne?



2) określić elementy stanowiska pracy?



3) określić wygląd zewnętrzny pracownika biurowego?



„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.5. Instrukcja kancelaryjna jako zbiór przepisów wewnętrznych

4.5.1. Materiał nauczania

Regulamin organizacyjny określa kompetencje i obowiązki wszystkich komórek

organizacyjnych. Jego forma opisowa stanowi podstawę do sporządzania zakresu obowiązków
na poszczególnych stanowiskach.

W każdym przedsiębiorstwie przepływ informacji powinien być odpowiednio

uregulowany,  tzn.  oparty  na  pewnych  z  góry  przyjętych,  jednolitych  zasadach  postępowania.
Bardzo ważne jest ustalenie zasad przepływu informacji, a zwłaszcza dokumentów biurowych.
Pod  pojęciem  dokumenty  biurowe  należy  rozumieć  wszystkie  pisma  –  korespondencję
wewnętrzną  i  zewnętrzną  oraz  sprawozdania,  notatki  służbowe  itp.  Na  zasady  przepływu
informacji  w  formie  pisemnej,  czyli  tzw.  obieg  dokumentów,  składają  się:  przyjmowanie
dokumentów,  załatwianie  spraw  (np.  przygotowanie  odpowiedzi  na  ofertę  sprzedaży),
wysyłanie  dokumentów  i  ich  właściwe  przechowywanie.  Wszystkie  dokumenty,  aby  spełniały
swoją  informacyjną  funkcję,  powinny  być  w  odpowiedni  sposób  zbierane,  porządkowane,
gromadzone,  przechowywane  oraz  oznaczane  w  czasie  obiegu.  Konieczne  jest  też  ustalenie
trybu  postępowania  przy  przyjmowaniu  pism,  ich  załatwianiu,  wysyłaniu  oraz  ustalenie
wzorów  potrzebnych  formularzy.  Wszystkie  te  procedury  reguluje  instrukcja  kancelaryjna,
która opisuje system kancelaryjny.

Każde pismo dotyczące sprawy (zdarzenia lub stanu rzeczy wymagającego podjęcia

i wykonania czynności służbowych) powinno być przechowywane w teczce spraw (teczce
aktowej), służącej do przechowywania akt sprawy, czyli pism, dotyczących tego samego
zagadnienia lub zdarzenia (np. szkolenia bhp pracowników).

Instrukcja kancelaryjna jest zbiorem przepisów wewnętrznych, regulujących sposób

wykonywania przez wszystkie komórki organizacyjne przedsiębiorstwa czynności, związanych
z obiegiem pism oraz trybem formalnego postępowania z pismami i aktami. Wprowadzenie
instrukcji kancelaryjnej powinno być poprzedzone wstępnymi rozwiązaniami organizacyjnymi.
Należą do nich:
–

ustalenie zasad racjonalnego obiegu pism w przedsiębiorstwie,

–

przyjęcie określonego systemu kancelaryjnego,

–

opracowanie wykazu akt.
Instrukcja kancelaryjna reguluje:

–

zasady obiegu pism,

–

zasady przyjętego systemu kancelaryjnego,

–

czynności komórki pocztowej biura w zakresie przyjmowania i wysyłania pism,

–

tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa (korespondencja),

–

tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia,

–

tryb rejestracji i znakowania pism,

–

dopuszczalne formy załatwiania spraw,

–

zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu,

–

zasady kontroli załatwiania spraw,

–

zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do archiwum.

Instrukcja kancelaryjna jest zawsze dostosowana do struktury organizacyjnej firmy i zakresu jej
działalności, ale ma typowy układ i zawiera wszystkie odpowiednie regulacje. Można
w niej wyróżnić trzy podstawowe części:
1. Postanowienia wstępne, które podają: cel instrukcji, wyjaśnienia stosowanych pojęć

i terminów, zasady obiegu pism i podziału akt.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2. Przepisy szczegółowe, dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami (przyjmowanie

pism, otwieranie, sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie, przeglądanie i znakowanie pism,
aprobata, podpisywanie pism, wysyłanie).

3. Przepisy specjalne, wskazujące, jak postępować w szczególnych wypadkach, np.

w sprawach pilnych.

Ponadto do instrukcji kancelaryjnej załącza się m.in.: wykaz akt, wzory stosowanych
w obiegu pieczątek, druków i formularzy.

Instrukcję kancelaryjną wprowadza w życie zarządzenie wewnętrzne dyrektora (prezesa)

przedsiębiorstwa. W celu zapewnienia należytego przestrzegania przepisów instrukcji
kancelaryjnej należy wyznaczyć komórkę organizacyjną w przedsiębiorstwie, odpowiedzialną
za nadzór nad przestrzeganiem przepisów instrukcji.

Sposób postępowania z pismami ściśle tajnymi, poufnymi i zastrzeżonymi regulują

specjalne  przepisy  (Rozporządzenie  Ministra  Kultury  z  dnia  16  września  2002  r.  w  sprawie
postępowania    z  dokumentacją,  zasad  jej  klasyfikowania  oraz  zasad  i  trybu  przekazywania
materiałów  archiwalnych  do  archiwów  państwowych  Dz.  U  2002  nr  167  poz.  1375  wraz
z załącznikami).
Właściwa organizacja obiegu dokumentów ma wpływ na jakość funkcjonowania firmy. Wynika
stąd konieczność szczegółowego określenia np. drogi pisma od jego wpływu do odpowiedzi na
nie. Typowa droga to:
–

pismo wpływa do kancelarii lub sekretariatu przedsiębiorstwa,

–

pracownicy kancelarii rozdzielają pisma i przekazują właściwym komórkom
organizacyjnym,

–

sekretarka przekazuje pisma kierownikowi (zdarza się też, że przekazuje je

odpowiednim pracownikom),
–

kierownik komórki rozdziela pisma właściwym osobom (dokonuje tzw. dekretacji)

odpowiedzialnym

załatwienie

sprawy

opisanej

wpływającym

piśmie,

–

pracownik załatwia sprawę i przygotowuje odpowiedź na pismo,

–

pismo podpisuje pracownik lub przekazuje je do podpisu osobie upoważnionej,

–

podpisane pismo sekretarka wysyła lub przekazuje je do wysłania kancelarii,

–

kancelaria wysyła pismo.

Pismo przechodzi więc przez wiele komórek organizacyjnych (np. kancelaria, sekretariat),
w których wykonuje się różne czynności, związane z tym pismem (rejestruje, przygotowuje
odpowiedź) – takie miejsca nazywa się punktami zatrzymania.

Rejestracja pisma na każdym etapie jego obiegu i w każdym punkcie zatrzymania powinna

być zgodna ze wskazaniami instrukcji kancelaryjnej. Na ogół stosuje się dwa systemy:
–

system kancelaryjny dziennikowy,

–

system kancelaryjny bezdziennikowy.
System

kancelaryjny

dziennikowy

–

polega

wielokrotnym

rejestrowaniu

i kwitowaniu odbioru tego samego pisma, w specjalnie do tego przeznaczonym dzienniku, tzw.
dzienniku  korespondencyjnym  (spotyka  się  również  inne  nazwy  tego  dziennika,  np.  książka
korespondencyjna, dziennik kancelaryjny, dziennik podawczy).
Wpisuje  się  w  nim  informacje,  dotyczące:  nadawcy,  daty  i  znaku  pisma,  treści  (czego  ono
dotyczy).  System  ten  zabezpiecza  wszelkie  dokumenty  powstające  w  wyniku  działalności
przedsiębiorstwa,  a  także  umożliwia  kontrolę  załatwiania  sprawy  w  każdej  fazie.  Szczególną
troską jest tu otaczany dokument, pismo, przesyłka, a nie człowiek i jego czas. System ten jest
bardzo  rygorystyczny  i  wymaga  często  prowadzenia  dodatkowego  spisu  nadawców
w porządku alfabetycznym czy rzeczowym – jest wyjątkowo biurokratyczny i hamuje szybkie
załatwienie spraw. Zaletą tego systemu jest to, że można zawsze sprawdzić, gdzie znajduje się
pismo, kto się nim zajmuje, a także skontrolować sumienność pracowników.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

System kancelaryjny dziennikowy może być jedno – lub dwudziennikowy. W rejestracji

jedno  –  dziennikowej  pisma  wychodzące  i  wchodzące  są  wpisywane  w  jednym  dzienniku
korespondencyjnym.  Pisma  wychodzące  są  rejestrowane  po  prawej  stronie  dziennika,
natomiast  wchodzące  –  po  lewej.  Pismo  wychodzące  (jeżeli  jest  odpowiedzią  na  pismo
wchodzące) zapisuje się na prawej stronie, na poziomie tych samych wierszy, co odpowiednie
pismo  wchodzące.  Pismo  wychodzące  (jeżeli  nie  jest  odpowiedzią  na  pismo  wchodzące)
zapisuje  się  na  prawej  stronie,  na  poziomie  jednym  niżej,  co  pismo  wchodzące.  W  rejestracji
dwudziennikowej  pisma  wchodzące  i  wychodzące  są  wpisywane  w  dwóch  oddzielnych
dziennikach  korespondencyjnych.  Jeden  dziennik  służy  do  rejestrowania  pism  wpływających,
a drugi – pism wychodzących.

Podstawowe czynności w ramach systemu dziennikowego:

–

pismo wpływające rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym w kancelarii lub

w sekretariacie;
–

kancelaria (sekretariat), po rejestracji, przesyła pismo za pokwitowaniem do właściwej

komórki organizacyjnej, w której pismo podlega zarejestrowaniu po raz drugi
w dzienniku korespondencyjnym tej komórki;
–

pisma załatwiające sprawę (lub pisma nowe, rozpoczynające sprawę) rejestruje się

w dzienniku korespondencyjnym i nadaje im znak, tzw. znak pisma komórki
organizacyjnej, która następnie za pokwitowaniem przesyła je do kancelarii (sekretariatu).
Wysyłki

można

dokonać

również

bezpośrednio

komórki

organizacyjnej

załatwiającej daną sprawę, np. faksem.
–

kancelaria (sekretariat) gromadzi do wysyłki pisma ze wszystkich komórek. Następnie

spisuje je w tzw. pocztowym dzienniku podawczym i wysyła. Jeśli w sekretariacie
sporządza się własne pisma, to rejestruje się je w swoim dzienniku korespondencyjnym,
a potem przygotowuje do wysyłki;
–

oryginały otrzymywanych pism i kopie pism wysyłanych przechowuje pracownik

załatwiający  sprawę  albo  kancelaria  w  układzie  chronologicznym,  to  znaczy  według  dat
poszczególnych  pism; w celu łatwiejszego odszukania pisma referent lub kancelaria prowadzą
skorowidze  alfabetyczne  otrzymywanych  pism  (według  nadawców  lub  adresatów  pisma).
System  kancelaryjny  bezdziennikowy  –  nie  wymaga  tak  szczegółowej  rejestracji  pism,  jak
system  dziennikowy.  Konieczne  jest  tylko  rejestrowanie  poszczególnych  spraw  (czyli  zbioru
dokumentów dotyczących jednej sprawy). Taką rejestrację prowadzą pracownicy bezpośrednio
zajmujący się daną sprawą. Odpowiedzialność za załatwienie sprawy ponosi pracownik, który
otrzymuje  pismo  z  sekretariatu  lub  kancelarii  (pismo  jest  opatrzone  pieczęcią:  „Wpłynęło
dnia...")  i  załatwia  je.  W  tym  systemie  nie  rejestruje  się  pojedynczych  pism,  lecz  sprawy.  Na
przykład  sprawa  szkolenia  komputerowego  to  wszystkie  pisma,  notatki  służbowe  itp.,
dotyczące  tej  sprawy,  czyli  akta  sprawy.  Te  wszystkie  pisma  (akta  sprawy)  znajdują  się  w
teczce lub segregatorze, oznaczonym specjalnym symbolem.
Stosowanie  systemu  kancelaryjnego  bezdziennikowego  wymaga  dokładnego  określenia
zakresu

działań

komórek

organizacyjnych,

szczegółowego

opracowania

sposobu

klasyfikowania pism (aby nadać im odpowiedni znak), odpowiedzialnych i kompetentnych
pracowników. Pracownik ma za zadanie:

−

zarejestrowanie sprawy w spisie spraw,

−

uzyskanie aprobaty od przełożonego na załatwienie sprawy,

−

załatwienie sprawy od początku do końca,

−

sporządzenie pisma załatwiającego sprawę,

−

sporządzenie kopii pisma,

−

uzyskanie potrzebnych podpisów,

−

przekazanie pisma do wysyłki,

−

umieszczenie kopii pisma w odpowiedniej teczce.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Podstawowe czynności w ramach systemu bezdziennikowego:

−

kancelaria (sekretariat) na piśmie wpływającym odnotowuje datę wpływu, przykładając
stempel wpływu kancelarii ogólnej lub sekretariatu pionu i wpisuje odpowiedni symbol
(znak rozpoznawczy) komórki organizacyjnej, do której pismo ma być przekazane,

−

pismo oznaczone datą wpływu jest przesyłane z kancelarii (bez rejestracji
i pokwitowania) do komórki organizacyjnej, której symbol został odnotowany na piśmie,

−

komórka organizacyjna otrzymane pismo, również bez rejestracji i pokwitowania,
doręcza pracownikowi, któremu zlecono załatwienie sprawy,

−

pracownik po otrzymaniu pisma rejestruje je w spisie sprawy dołączonym do teczki
(segregatora), przeznaczonej do przechowywania pism dotyczących danej sprawy,

−

pismo załatwiające sprawę pracownik przekazuje do kancelarii (sekretariatu), która
bez rejestracji wysyła pismo,

−

oryginały pism otrzymanych i kopie pism wysyłanych przechowuje się w aktach sprawy.
System kancelaryjny bezdziennikowy jest ekonomiczniejszy. Obieg korespondencji jest

szybszy  niż  w  systemie  dziennikowym.  W  praktyce  można  się  spotkać  również  z  systemami
mieszanymi,  które  łączą  pewne  elementy  systemu  dziennikowego  z  niektórymi  elementami
systemu  bezdziennikowego  (np.  system,  w  którym  rejestrację  pism  prowadzą  tylko  niektóre
komórki organizacyjne lub w którym rejestruje się tylko pewne rodzaje pism). Każda firma ma
prawo  wyboru  takiego  systemu  kancelaryjnego,  który  w  warunkach  organizacyjnych  danego
przedsiębiorstwa jest bardziej ekonomiczny i przydatny.
Obecnie,  w  dobie  dużej  konkurencji,  dobra  organizacja  wewnętrznego  obiegu  pism  jest
bardzo ważna.

Obieg wewnętrzny informacji, w tym pism, powinien spełniać następujące warunki:

–

ograniczenie punktów zatrzymania,

–

eliminacja dodatkowej ewidencji, kwitowania, rejestracji (kwitowanie powinno być
uzasadnione, np.: list polecony), zastosowanie środków technicznych, które przyspieszają
obieg pism i ich rejestrację, np. sieć komputerowa.

System rejestracji komputerowej jest nowoczesną metodą rejestracji pism. Dzięki niej
można o wiele szybciej uzyskać następujące informacje:
–

jakiego rodzaju i ile pism nadeszło w danym dniu,

–

kto załatwia określoną sprawę,

–

przeglądanych z dnia, tygodnia, miesiąca.

Stosowanie rejestracji komputerowej upraszcza czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne
(np. nie kwituje się odbioru). Zarejestrowanie pisma przez komórki organizacyjne, do których
skierowano pismo w celu jego załatwienia, ułatwia odszukanie pisma. Po załatwieniu sprawy,
odszukuje się dane pismo w rejestracji komputerowej i wpisuje się informacje, kiedy i w jaki
sposób została załatwiona dana sprawa.

W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym pracownik nadaje każdemu pismu

odpowiedni znak, zgodny ze znakiem załatwianej sprawy. Sposób nadawania znaku pismom
jest również opisany w instrukcji kancelaryjnej i opiera się na tzw. Wykazie akt. Jest to środek
klasyfikowania

wszystkich

dokumentów

przedsiębiorstwa

według

występujących

w nich  zagadnień.  Nie jest on jednak, jakby mogła sugerować nazwa, spisem akt istniejących.
Można  go  porównać  do  katalogu  bibliotecznego.  Katalog  biblioteczny  służy  do  odszukania
potrzebnej książki, a wykaz akt ułatwia odszukanie akt konkretnej sprawy lub też odpowiednie
zaklasyfikowanie sprawy, która wpłynęła do przedsiębiorstwa.
Pozycje  rzeczowego  wykazu  akt  opartego  na  klasyfikacji  dziesiętnej,  jeżeli  nie  ulegają
dalszemu podziałowi, to są jednocześnie nazwami teczek, w których są przechowywane pisma
dotyczące  danej  sprawy.  Jeżeli  ulegają  podziałowi,  to  pozostają  jedynie  pojęciem  –  nazwą
zagadnienia lub grupy zagadnień, które występują w działalności przedsiębiorstwa.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Każda  jednostka  organizacyjna  wybiera  z  wykazu  akt  tylko  te  hasła,  którymi  się  posługuje
w  swojej  działalności.  Zakłada  tylko  teczki  oznaczone  tymi  hasłami,  które  są  podawane
w spisie haseł.
Metoda  budowy  wykazu  akt  polega  więc  na  ustaleniu  klas  zasadniczych,  wynikających
z  zakresu  działania  danej  jednostki  organizacyjnej  i  na  ich  rozwijaniu  na  klasy  cząstkowe
z  zachowaniem  więzi  tematycznej.  Każda  firma  powinna  mieć  zatwierdzony  jednolity
rzeczowy wykaz akt, który jednoznacznie wskazuje, jakie poszczególnym sprawom przypisuje
się

symbole

klasyfikacyjne

jakie

są

wymagania

odnośnie

archiwizacji

akt.

Wykaz akt powinien mieć następujące cechy:
–

są w nim uwzględnione zagadnienia występujące aktualnie oraz jest przewidziana

rezerwa na zagadnienia, które mogą zostać objęte wykazem akt,
–

treść każdego hasła jest jasna i zrozumiała,

–

każde hasło występujące w klasie wyższej jest logicznie powiązane z hasłami

występującymi w klasach niższych, na które klasa wyższa jest podzielona,
–

unika się haseł ogólnikowych, np. sprawy ogólne, sprawy różne itp.

Przykład wykazu akt rozbudowanego na hasła pierwszego, drugiego i trzeciego rzędu oraz
hasła czwartego rzędu (nazwy teczek):
0 – Kierownictwo
00 – Postanowienia władz nadrzędnych (pojęcia)
01 – Zarządzenia,
010 – Zarządzenia organizacyjne (pojęcia),
0100 – Zarządzenia w sprawie wewnętrznej struktury organizacyjnej zarządu,
0101 – Zarządzenia w sprawie wewnętrznej struktury organizacyjnej komórek ruchu (teczka).
[4, s. 109]

W systemie dziennikowym kancelaria lub sekretariat rejestruje:

–

pocztę zwykłą – w dzienniku korespondencyjnym i zaopatruje ją w pieczątkę wpływu,

–

wpływ faksów – w odrębnym dzienniku, które również zaopatruje w pieczątkę wpływu,

–

faktury, rachunki i noty nadesłane do zapłaty w oddzielnym rejestrze.
Instrukcję kancelaryjną można więc określić jako zbiór przepisów wewnętrznych,

regulujących sposób wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne przedsiębiorstwa
czynności związanych z obiegiem pism oraz trybem formalnego postępowania z pismami,
aktami oraz z archiwizowaniem, przechowywaniem dokumentów.

4.5.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Co to jest instrukcja kancelaryjna?
2.  W jakim celu informacje zapisywane są w systemie dziennikowym?
3.  Czym charakteryzują się system bezdziennikowy?
4.  Czym charakteryzuje się system dziennikowy?
5.  Co reguluje instrukcja kancelaryjna?
6.  W jakim celu instytucje tworzą instrukcję kancelaryjną?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.5.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Scharakteryzuj system dziennikowy i bezdziennikowy.

Karta pracy – ćwiczeń.
Oznacz dokumenty literkami:

B – bezdziennikowy,
D – dziennikowy.

1)  List polecony do dyrektora…………………………………
2)  List zapraszający na szkolenie………………………………
3)  Wezwanie do urzędu skarbowego…………………………
4)  List od komornika w sprawie pracownika…………………..
5)  Informacja dotycząca reklamy książek………………………
6)  Faktura VAT………………………………………………...

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  scharakteryzować system dziennikowy,
2)  scharakteryzować system bezdziennikowy,
3)  wypełnić kartę pracy – ćwiczeń,
4)  zaprezentować pracę na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziałem 6 Poradnika dla ucznia,

–

karta pracy – ćwiczeń,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 2

Określ rodzaje poniższych zdarzeń:

1. Otrzymano dnia 22-02-2006 r. list z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych – list był

skierowany do działu płac.

2. Otrzymano dnia 22-02-2006 r. list od komornika w sprawie pracownika – list był

skierowany do dyrektora.

3.  Wysłano dnia 24-02-2006 r. list do urzędu skarbowego – deklaracja PIT-4.
4.  Otrzymano dnia 27-02-2006 r. reklamę nowego czasopisma z firmy „NEWS”.
5.  Wysłano dnia 28-02-2006 r. ofertę mebli biurowych dla przedsiębiorstwa „GOLIAT”.
6.  Wysłano 01-03-2006 r. zaproszenia na konferencję dla 15 indywidualnych osób.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Karta pracy – ćwiczeń.

Uzupełnij poniższą tabelę, która jest przykładem dziennika korespondencyjnego.

Nr
zdarzenia

Data otrz./wysł.
korespondencji

Od
kogo

Do
kogo

Treść
korespondencji

Odpowiedź na
korespondencję
wysłaną

Uwagi

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) scharakteryzować podane zdarzenia,
2) wypełnić kartę pracy – ćwiczeń.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziałem 6 Poradnika dla ucznia,

–

karta pracy – ćwiczeń,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 3

Porównaj funkcje kancelarii z funkcjami sekretariatem.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  określić funkcję kancelarii sekretariatu,
2)  porównać funkcję kancelaryjną i sekretariatu,
3)  zaprezentować ćwiczenie na forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 4

Określ zagadnienia regulowane instrukcją kancelaryjną.

Karta pracy – ćwiczeń.
1)  Zasady obiegu pism……………………………………………………………………..
2)  Zasady informowania pracowników o szkoleniach……………………………………..
3)  Tryb rejestracji i znakowania pism………………………………………………………
4)  Przygotowanie planu pracy dla pracownika biurowego na najbliższy tydzień…………..

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5)  Zorganizowanie konferencji prasowej dla dziennikarzy…………………………………
6)  Zbieranie danych statystycznych…………………………………………………………
7)  Zasada terminowania i kontroli załatwienia spraw………………………………………
8)  Tryb przesyłania i doręczania pism………………………………………………………
9)  Tryb aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu………………………………………
10)  Planowanie przyjęcia gości zagranicznych wraz z poczęstunkiem i noclegiem………….

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić zagadnienia regulowane instrukcją kancelaryjną,
2) wypełnić kartę pracy – ćwiczeń.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

karta pracy – ćwiczeń,

–

przybory do pisania.

4.5.4 Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) określić, co to jest instrukcja kancelaryjna?



2) określić, jakie są systemy kancelaryjne?



3) określić, do czego służy spis spraw?



„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.6. Typy i rodzaje dokumentów biurowych oraz ich

archiwizowanie, przechowywanie i zabezpieczanie

4.6.1. Materiał nauczania

Podstawową jednostką podziału dokumentacji biurowej jest dokument biurowy, czyli

pismo,  notatka,  protokół,  sprawozdanie.  Zbiór  dokumentów  biurowych,  dotyczących
określonej  sprawy  to  akta  sprawy.  Akta  różnych  spraw,  dotyczących jednego  zagadnienia,  to
dokumenty biurowe. Jest to np. podanie o przyjęcie do pracy, życiorys. Komplet dokumentów
dotyczących  zatrudnienia  jednego  pracownika  to  akta  sprawy,  a  całość  dokumentacji
dotycząca zatrudnienia wszystkich pracowników to dokumentacja biurowa.

Dokumenty są podstawowymi nośnikami informacji. Każdy podmiot gospodarczy

codziennie otrzymuje i wysyła dużo różnych dokumentów. Liczba i rodzaj dokumentów
w podmiocie gospodarczym zależą od zakresu działania przedsiębiorstwa jego wielkości
i wielu innych czynników.

Do typowych dokumentów biurowych zalicza się:

–

pismo przewodnie,

–

list informacyjny,

–

protokół,

–

sprawozdanie.
Pismo przewodnie jest krótkie, z reguły jednozdaniowe, towarzyszy innym dokumentom.

Sporządzenie takiego pisma ma sens wtedy, gdy zawiera ono informacje uzupełniające treść
dokumentu któremu towarzyszy.

List informacyjny to typ komunikatu, zaproszenia czy zawiadomienia. Jest to krótkie

zwięzłe pismo przekazujące komplet niezbędnych informacji na określony temat.

Protokół to dokument sporządzany w celu potwierdzenia określonego stanu faktycznego.

Do najczęściej występujących protokołów zaliczyć należy:
–

protokół zebrań,

–

protokoły zdawczo-odbiorcze,

–

protokoły kontroli.

Ze względu na funkcję, jaką pełni ten dokument, stawia mu się wymagania dotyczące jego
zawartości. Każdy protokół powinien zawierać:
–

tytuł „protokół”,

–

określenie w tytule, czego protokół dotyczy, a także określenie daty i miejsce, w którym
potwierdzany protokołem fakt wystąpił; nazwiska zainteresowanych osób i ich podpisy.

Sprawozdania to dokumenty biurowe odzwierciedlające przebieg nowych wypadków czy
zdarzeń. Sprawozdanie powinno składać się z następujących elementów:

–

tytuł sprawozdanie,

–

określenie, czego sprawozdanie dotyczy,

–

okres, jakiego dotyczy sprawozdanie,

–

części sprawozdania, w której opisuje się, liczbowo albo słownie, zdarzenia czy wypadki
oraz zamieszcza się ewentualne wnioski.
Kolejnym ważnym elementem w pracy biurowej jest archiwizowanie dokumentów.

Każda instytucja w trakcie swojej działalności wytwarza różnorodną dokumentację utrwaloną
na

różnych

nośnikach.

Dokumentacja

rejestruje

sposób

działania

instytucji

i  odzwierciedla  zarządzanie  nią.  Część  akt  o  trwałej  wartości  historycznej  stanowi  narodowy
zasób  archiwalny.  Po  upływie  obowiązujących  okresów  przechowywania  w  instytucji,
materiały  te  przekazywane  są  do  właściwego  archiwum  państwowego  na  wieczyste

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

przechowywanie. Pozostałe akta stanowią dokumentację niearchiwalną, mają jedynie znaczenie
praktyczne i po upływie obowiązującego okresu przechowywania są przeznaczone na
makulaturę.

Materiały archiwalne wytworzone w toku działalności instytucji państwowych oraz

samorządowych jednostek organizacyjnych tworzą państwowy zasób archiwalny, a instytucji
niepaństwowych, niepaństwowy zbiór archiwalny.

Dokumentacja wytworzona w toku działalności urzędów i instytucji, a także innych

jednostek organizacyjnych, może być bardzo zróżnicowana.
Podstawowe kryteria podziału dokumentacji archiwalnej to:
–

kryterium wartości archiwalnej dokumentacji,

–

kryterium podziału dokumentacji ze względu na nośnik,

–

kryterium dostępności do dokumentacji osób trzecich.

Stosując kryterium wartości archiwalnej dokumentacji oraz jej przydatność do celów
praktycznych dzielimy całą dokumentacją na dwie kategorie:
–

materiały archiwalne oznaczone symbolem „A”,

–

dokumentację niearchiwalną oznaczoną symbolem „B”.
Materiały archiwalne to wszystkie rodzaje akt i dokumentów, korespondencja,

dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie i mikrofilmy,
nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej
wytwarzania mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej.
Materiały archiwalne mają więc wartość historyczną, przechowywane są wieczyście, a więc nie
mogą być nigdy zniszczone.

Dokumentacja niearchiwalna posiada jedynie wartość praktyczną. Po jej wykorzystaniu

i po upływie określonych okresów przechowywania jest brakowana i niszczona. Dokumentacja
ta dzieli się na trzy grupy:
–

„B” z dodaniem cyfr arabskich, które określają czas jej przechowywania (np. B5),

–

„BE” z dodaniem cyfr arabskich, gdzie litera „E” oznacza przeprowadzenie ekspertyzy
przez właściwe archiwum państwowe, po obowiązującym okresie przechowywania
dokumentacji w instytucji (np.”BEIO”).

–

„Bc” oznaczającą dokumentację, która jest powtarzalna, ma wyłącznie krótkotrwałą
wartość praktyczną i po pełnym jej wykorzystaniu może być przeznaczona na makulaturę.
Instytucje wytwarzające materiały archiwalne zobowiązane są do prowadzenia archiwum

zakładowego,  natomiast  te,  które  wytwarzają  tylko  dokumentację  niearchiwalną  prowadzą
składnice akt.
Dokumentacja  stanowiąca  materiały  archiwalne  lub  dokumentację  niearchiwalną  może  być
utrwalona  na  różnego  rodzaju  nośnikach.  Podstawowym  nośnikiem  był  i  jest  papier.
Dokumentację zarejestrowaną na tym nośniku nazywamy aktową.
Inne rodzaje przechowywania informacji to:
1.  System kasetonowy sposób przechowywania dokumentów przy zastosowaniu specjalnych

pojemników  kasetonów.  Dokumenty  w  teczkach,  skoroszytach  bądź  luzem  układane  są
kasetonach w pozycji poziomej (na dłuższym boku).
System  kasetonowy  doskonale  nadaje  się  do  przechowywania  akt  pojedynczych,  na
przykład:  umów  z  klientami,  polis  ubezpieczeniowych.  Może  być  wykorzystywany
w  dużych  archiwach  i  w  pomieszczeniach  biurowych.  Można  stosować  różnorodne
oznaczenia  i  tworzyć  bardzo  funkcjonalne  rozwiązania.  Zaletą  tego  systemu  to  dobre
wykorzystanie powierzchni, szybki dostęp do dokumentów, dobra przejrzystość.

2. System Pendel metoda przechowywania dokumentów w teczkach lub skoroszytach które

zawieszane są na specjalnej szynie. Teczki wyposażone są w okucia. Można je łatwo
zawieszać i wyjmować. Teczki zawieszone na szynie można przesuwać. Szyny mogą być

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

montowane w szafach i regałach. Zaletą tego systemu jest możliwość dostosowywania do
indywidualnych potrzeb klientów. System gwarantuje oszczędność miejsca i czasu.

3. System Spektral – sposób oznaczania teczek i skoroszytów stosowanych w systemie

kasetonowym  i  Pendel.  Zasada  oznaczania  polega  na  kombinacji  kolorystycznej  liter
i  cyfr.  Kolorowe  etykiety  z  cyframi  lub  literami  naklejane  są  na  brzeg  teczki  lub
skoroszytu. Dzięki dywersyfikacji kolorów naklejek numeracja tworzy szyk kolorystyczny
ułatwiający  szukanie  dokumentów.  Liczba  kolorów  etykiet  ograniczona  została  do
piętnastu,  a  ich  paleta  została  opracowana  przez  psychologów.  Czytelność  systemu
umożliwia szybki dostęp do dokumentów, co przynosi oszczędności czasu. Zastosowanie
systemu Spektral redukuje ryzyko zagubienia dokumentów w archiwum. Teczka odłożona
w złe miejsce jest od razu widoczna, ponieważ burzy szyk kolorów.

4. System teczek wiszących – dokumenty luzem, w okładkach, obwolutach bądź spięte

umieszczane są w teczkach wiszących w szufladach biurek, szafach oraz różnych
pojemnikach

kartonach.

Zastosowanie

systemu

registraturze

działów

z przeznaczeniem na dokumenty często wykorzystywane. Bardzo szeroki wachlarz
rozwiązań organizacyjnych i możliwych oznaczeń. Funkcjonalne zastosowania na
stanowiskach pracy.

5. Kartony archiwizacyjne – mogą być układane w różnych pozycjach. Do kartonów

pakowane  są  dokumenty  spięte  bądź  w  teczkach,  również  wiszących.  Zabezpieczają
dokumenty  przed  kurzem,  zabrudzeniem  i  wpływem  światła.  Łatwe  do  złożenia,
transportu  i  przebudowy.  Wykonane  z  mocnej  tektury  falistej.  Bardzo  skuteczna
i efektywna forma przechowywania archiwaliów.

6. Segregatory to najbardziej znany i najczęściej stosowany sposób przechowywania

dokumentów. Opakowania zbiorcze, najbardziej odpowiednie do przechowywania akt
zbiorczych, dużych ilości dokumentów jednego rodzaju porządkowanych według jednego
kryterium, na przykład: faktury układane według numerów, rachunki, raporty

kasowe itp. Czasochłonna metoda przechowywania dokumentów.
Bezpośredni dostęp do zestawów dokumentów odbiorców oraz system oznaczeń umożliwiają
znalezienie i wyjęcie potrzebnych dokumentów w czasie 1 minuty.
Przykład dokumentów zarchiwizowanych przedstawiono na rys. nr 13.

a) b)

Rys. 13. Przykłady dokumentów zarchiwizowanych [10]

a) oznaczenia dokumentów, b) oznaczenia szaf.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rys. 14. Dokumenty zarchiwizowane [10].

Dowody wpłaty, rachunki i inne dokumenty finansowe tworzą ciągi dokumentów

o dużej objętości. Układane są w porządku chronologicznym.
Po  wdrożeniu  zaproponowanego  projektu  dokumenty  archiwizowane  są  w  kartonach,  które
rozłożone są w systematycznym porządku.
Potrzebne  dokumenty  są  łatwo  dostępne.  Szukanie  ich  zajmuje  znacznie  mniej  czasu.
Pakowane są do teczek wiszących z zewnętrznymi szyldami.
Do  szukania  akt  niepotrzebne  są  rejestry  pracowników.  Dokumenty  zajmują  mniej  miejsca  –
teczki są bardzo cienkie. Teczki wiszą i nie są wypaczane.

Dokumentacja odrębnych obiektów pakowana jest do teczek PENDEL (z bocznymi

szyldami)  zawieszanych  na  szynie.  Z  łatwością  można  wyjąć  teczkę.  Bardzo  szybko  można
znaleźć  i  wyjąć  potrzebne  dokumenty.  Przy  takim  rozwiązaniu  można  wykorzystać  bardzo
efektywnie  powierzchnię.  Dokumenty  w  formie  papierowej  są  najważniejszymi  nośnikami
informacji. Muszą być przechowywane tak długo, jak określają to przepisy.

Prace fizyczne przy dokumentach zajmują 20–30% efektywnego czasu pracy

w  biurach.  Czas  ten  można  skrócić  nawet  o  50%,  stosując  nowoczesne  metody  i  właściwą
organizację  przechowywania  dokumentów.  Dzięki  temu  można  zredukować  wiele
wykonywanych  czynności,  składających  się  na  szukanie  dokumentów,  wyjmowanie  ich
z opakowań, pakowanie itp.

Wyjmowanie dokumentu z segregatora składa się z 14 czynności i zajmuje 3–4 minuty.

Wyjęcie dokumentu z teczki umieszczonej w pojemniku wymaga wykonania tylko 5 czynności
i  zajmuje  ok.  40  sek.  Wyraźnie  mniej  czasu  trzeba  przeznaczyć  na  pakowanie
i  wyjmowanie  dokumentów,  jeżeli  dokumenty  przechowywane  są  luzem  –  w  odpowiednio
dobranych opakowaniach.
Biura  tworzą  różne  zbiory  dokumentów.  Organizacja  ich  przechowywania  powinna  być
dostosowana do rodzajów akt i częstotliwości ich wykorzystania.

Inną formą archiwizacji dokumentów jest ich zapisywanie w odpowiednich programach

i na odpowiednich nośnikach.

Korzystanie z dokumentów elektronicznych będzie łatwiejsze, niż zmaganie się

z  dokumentami  papierowymi.  Łatwiej  będzie  pracować  z  dokumentem  programu  Word
zamiast  z  plikami  PDF.  Przekształcając  dokumenty  za  pomocą  programu  OmniPage
zaoszczędza się czas i zmniejsza nakład pracy.
Dokumenty  papierowe  można  skanować  i  przekształcać  na  pliki  możliwe  do  użycia
w 40 różnych  aplikacjach,  między  innymi  na  formaty  programu  Word,  Excel,  WordPerfect
oraz pliki PDF, eBook i XML.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.6.2 Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Co zaliczamy do typowych dokumentów biurowych?
2.  Jakie są kryteria podziału dokumentacji archiwalnej?
3.  Dlaczego archiwizujemy dokumenty biurowe?
4.  W jaki sposób archiwizuje się dokumenty?

4.6.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Sporządź sprawozdanie ze spotkania dyrektorów, na którym podjęto decyzję

o wprowadzeniu nowej maszyny badawczej do wykonywania badań naukowych.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  określić, co powinno zawierać sprawozdanie,
2)  scharakteryzować pisma biurowe i ich przeznaczenie,
3)  sporządzić sprawozdanie ze spotkania dyrektorów.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 2

Określ symbolikę dokumentów B5.

Karta pracy – ćwiczeń.
P – Prawda
F – Fałsz

Oznaczenie dokumentów archiwalnych symbolem B5 to:
–__ dokumenty niearchiwalne przechowywane przez 5 lat,
–__ dokumenty archiwalne przechowywane przez 5 lat,
–__ dokumenty niearchiwalne mające ułożenie w hierarchii dokument nr 5.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić sposób oznaczania dokumentów,
2) wypełnić kartę pracy – ćwiczeń.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

karta pracy – ćwiczeń,

–

przybory do pisania.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 3

Określ sposoby przechowywania dokumentów biurowych.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) wypisać rodzaje przechowywania dokumentów biurowych,
2) zaprezentować je forum grupy.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

Ćwiczenie 4

Uzasadnij, dlaczego tylko niektóre dokumenty należy archiwizować.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) podać powody archiwizowania dokumentów i określić, które do nich należą,
2) podać powody niearchiwizowania dokumentów.

Wyposażenie stanowiska pracy:

–

literatura z rozdziału 6 Poradnika dla ucznia,

–

przybory do pisania.

4.6.4 Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) określić typowe dokumenty biurowe?



2) określić rodzaje protokołów?



3) wyjaśnić, co to są materiały archiwalne?



„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ

INSTRUKCJA DLA UCZNIA

1.  Przeczytaj uważnie instrukcję.
2.  Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.
3.  Zapoznaj się z zestawem zadań testowych.
4.  Test  pisemny  zawiera  20  zadań  i  sprawdza  Twoje  wiadomości  z  zakresu  organizowanie

pracy w biurze.

5. Udzielaj odpowiedzi tylko na załączonej karcie odpowiedzi. Wskaż tylko jedną odpowiedź

prawidłową. W przypadku pomyłki należy błędną odpowiedź zaznaczyć kółkiem,
a następnie ponownie zakreślić odpowiedź prawidłową.

6. Pracuj samodzielnie, bo tylko wtedy będziesz miał satysfakcję z wykonanego zadania.
7. Kiedy udzielenie odpowiedzi będzie Ci sprawiało trudność, wtedy odłóż jego rozwiązanie

na później i wróć do niego, gdy zostanie Ci wolny czas.

8. Na rozwiązanie testu pisemnego masz 40 minut.

ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH

1. Znajomość struktury organizacyjnej pozwala pracownikowi biurowemu:

a) usprawnić obieg dokumentów, łączenie rozmów telefonicznych oraz usprawnić

rozpoznawanie dokumentów biurowych,

b)  polepszyć kontakty z innymi pracownikami,
c)  znać swoje miejsce w hierarchii firmy,
d)  wszystkie odpowiedzi są prawidłowe.

2. Komórka organizacyjna to:

a)  grupa osób realizujących zadania dyrektora,
b)  są to zadania powierzane pracownikom biurowym,
c)  jest  to  cząstka  instytucji,  w  której  są  realizowane  zadania  ważne  dla  całej  jednostki

organizacyjnej,

d) jeden pracownik.

3. Obowiązkiem pracodawcy jest:

a)  prowadzenie częstych szkoleń z zakresu bhp,
b)  zapewnienie bezpieczeństwa i higienicznych warunków pracy,
c)  zapewnienie pracownikom wyżywienia,
d)  zapewnienie najnowocześniejszych wyposażeń w środki techniczne.

4. Jeśli pracownik ulegnie wypadkowi, to powinien:

a)  po skończonej pracy iść do lekarza,
b)  dokonać sam oględzin rany – jeśli jest to mała rana,
c)  powiadomić przełożonego o zdarzeniu i okolicznościach zajścia i wezwać lekarza,
d)  powiadomić o zdarzeniu Państwową Inspekcję Pracy.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5. Ergonomiczne środowisko pracy oznacza:

a)  dużo miejsca i spokoju w biurze,
b)  doskonałe meble, maszyny i urządzenia biurowe najwyższej klasy,
c)  dostosowanie  maszyn,  narzędzi,  materialnego  środowiska  i  organizacji  pracy  oraz

życia i przedmiotów powszechnego użytku do możliwości i ograniczeń człowieka,

d) pracownika o dużym poziomie intelektualnym.

6. Przy organizacji stanowiska pracy biurowej nie trzeba uwzględniać:

a)  przepisów bhp,
b)  sympatii osobistej,
c)  upodobań pracownika,
d)  łatwości współpracy między komórkami.

7. Do typowych urządzeń biurowych zaliczamy:

a) telewizor, monitor komputera
b) wszelkie urządzenia techniczne, które są niezbędne w wykonywaniu pracy ale

również ją ułatwiają (np. faks, telefon, drukarka, komputer, dyktafon, kserokopiarka
itp.),

c) faks, zaparzasz do kawy, telefon,
d) wszystkie urządzenia techniczne.

8. Pracownik pracujący przy komputerze powinien:

a)  w razie potrzeby nosić okulary korekcyjne,
b)  stosować godzinne przerwy od pracy przy komputerze,
c)  naprawiać komputer w razie zepsucia,
d)  siedzieć daleko od monitora.

9. Jak powinno być zorganizowane środowisko pracy pracownika biurowego:

a) dużo przestrzeni, kwiatów, ciepło,
b) pomieszczenie musi być często wietrzone, ponieważ pracownicy mogą spać

w pracy,

c) pomieszczenie powinno być ergonomicznie urządzone, tak aby nie utrudniało, ale

pomagało pracownikowi w wykonywaniu pracy,

d) pomieszczenie powinno być odpowiednio oświetlane i kolorystycznie dopasowane.

10. Instrukcja kancelaryjna nie obejmuje:

a)  przepisów dotyczących trybu postępowania z pismami i aktami,
b)  postępowania w przypadkach szczegółowych,
c)  regulaminu pracowni,
d)  dopuszczalnych form załatwienia sprawy.

11. System bezdziennikowy:

a)  przyjmuje pisma wpływające nie rejestrując ich,
b)  rejestruje pisma wpływające w dzienniku kancelaryjnym,
c)  pisma muszą w tym systemie w odpowiednim terminie wpłynąć do danej komórki,
d)  jest zawiły i skomplikowany.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

12. Po zebraniu kierowników poszczególnych komórek, na którym omawiano sprawy

jednostki  organizacyjnej  m.in.  dalsze  cele  jednostki,  podjęto  jakieś  decyzje  –  sekretarka
powinna po tym spotkaniu sporządzić następujące pismo:
a)  podanie,
b)  list,
c)  protokół,
d)  sprawozdanie.

13. Dobrze sformułowane pismo powinno być:

a)  krótkie,
b)  zrozumiałe i przejrzyste,
c)  zawierające dużo skrótów,
d)  wszystkie odpowiedzi są poprawne.

14. Dzięki urządzeniom technicznym możemy:

a)  szybciej wykonywać pracę,
b)  oszczędzać czas,
c)  archiwizować dokumenty,
d)  wszystkie odpowiedzi są poprawne.

15. Informacja to:

a)  wiadomość o procesach i zjawiskach zachodzących w otoczeniu rzeczywistym,
b)  wiadomość o procesach i zjawiskach zachodzących w otoczeniu pracowniczym,
c)  wiadomość polityczna przekazana drogą audiowizualną,
d)  plotka.

16. Pracownik biurowy powinien być ubrany:

a)  według własnego gustu i uznania,
b)  estetycznie i ze smakiem, dopasowywując do tego biżuterię, odpowiednie uczesanie,
c)  zawsze w kostiumie i z dużą ilością biżuterii,
d)  w dżinsy, biżuterię najlepiej złotą.

17. Terminarz sekretarce służy do:

a) rejestrowania planowanych spotkań, delegacji oraz notowania innych ważnych

wydarzeń,

b)  notowania telefonicznych rozmów,
c)  notowania wyjazdów dyrektora,
d)  rejestrowania obiadów dyrektora z gośćmi.

18. Co oznacza zarchiwizowany dokument o kodzie B5:

a)  dokument niearchiwalny przechowywany przez 5 lat,
b)  dokument archiwalny przechowywany przez 5 lat,
c)  dokument archiwalny mający ułożenie w hierarchii dokumentów nr 5,
d)  wszystkie odpowiedzi są poprawne.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko…………………………………………………………………….....................

Organizowanie pracy w biurze

Zakreśl poprawną odpowiedź.

zadania

Odpowiedź

Punkty

Razem: