untitled

ZARZÑDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI

Baza Danych Rynkowych

Baza Danych Rynkowych daje mo˝liwoÊci gromadzenia i analizowania danych prospektów i istniejàcych klientów.

Prospekt po zawarciu umowy mo˝e zostaç skonwertowany na klienta. Modu∏ pozwala na zarzàdzanie kampaniami
marketingowymi na bazie ró˝nych kryteriów, monitorowanie i analiz´ przedsi´wzi´ç marketingowych, realizacj´ kampanii.

Posiada te˝ narz´dzia umo˝liwiajàce rejestracj´ odpowiedzi i pomiar efektywnoÊci kampanii.

Dane dotyczàce ofert, zapytaƒ klienta, póêniejszych ewentualnych zamówieƒ czy zleceƒ serwisowych rejestrowane sà w jednym
miejscu.

Dodatkowo mo˝na skorzystaç z danych statystycznych, edytowalnych raportów, wielu narz´dzi do zapytaƒ, danych historycznych.

Wprowadzanie prospekta

Aby wprowadziç dane prospekta, wybierz funkcj´: Baza Danych Rynkowych / Wprowadzanie bazy danych rynkowych.

Wprowadê kod prospekta.
Mo˝esz nadaç go r´cznie lub
skorzystaç z kolejnego numeru
licznika przez naciÊni´cie [+].
Aby wybraç istniejàcy kod, wpisz
[?] lub naciÊnij [F4]. Aby prze-
glàdaç list´ prospektów wraz
z osobami kontaktowymi,
wpisz [!].

Wprowadê nazw´ prospektu.
Zwykle jest to nazwa firmy.
Kontakty i inne dane mo˝na
uzupe∏niç póêniej. Aby u∏atwiç
szukanie i wydruk dokumentów,
zadbaj o jednolite nazewnictwo.

Wprowadê nazw´ skróconà.
DomyÊlnie zostanie wpisana
duzymi literami, mo˝na to
zmieniç.

Wprowadê dane adresowe
i kod pocztowy. Postaraj si´
wpisywaç adres, miasto itp.
w tych samych liniach, aby u∏atwiç wykonywanie raportów i wydruk dokumentów. Przez [F4] lub [?] mo˝na skorzystaç ze
wspólnego adresu.

Wprowadê lub wybierz ze s∏ownika kod pocztowy. Lista kodów musi byç wczeÊniej wprowadzona w s∏owniku w Pliku
Kodów.

Wprowadê informacje w polach definiowanych przez U˝ytkownika. W zale˝noÊci od ustawieƒ mogà byç one tekstowe lub
s∏ownikowe, w takim przypadku dane do s∏ownika trzeba wczeÊniej wprowadziç.

Wprowadê telefon, teleks, fax itp.

W oknie menu wybierz adres siedziby.

140

ZARZÑDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI

Adres siedziby

Wprowadê adres kontaktowy.
Mo˝na skorzystaç
z funkcjonalnoÊci wspólnego
adresu.

Wprowadê lub wybierz z listy
kod pocztowy.

W menu wybierz Kody/Bud˝et.

Kody / Bud˝et

Wprowadê kod sprzedawcy.

Wprowadê lub wybierz kod
klienta z Ksi´gi Sprzeda˝y.
DomyÊlnie wpisany jest kod
prospekta.

Wybierz kod g∏ównego
klienta.

Wprowadê kod dostawcy
z ksi´gi Zakupów. DomyÊlnie
wpisywany jest kod prospekta.

Uzupe∏nij pozosta∏e pola
u˝ywane dla sortowania
i analizy: Kategoria, rejon,
obszar reklamy, kod
obszaru
i kod handlowy – pola te
wymagajà wczeÊniejszego wprowadzenia danych do s∏owników w Pliku Kodów.

Wprowadê przewidywanà rocznà sprzeda˝ w polu Bud˝et/Potencja∏.

W oknie menu wybierz Daty.

141

142

ZARZÑDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI

Daty

Wprowadê dat´ utworzenia,
weryfikacji, ostatniego kontaktu
i cz´stotliwoÊç kontaktów.

Wprowadê sektor rynku.

Wprowadê êród∏o kontaktu
(pole s∏ownikowe, nale˝y wczeÊniej
wprowadziç dane w Pliku Kodów).

W oknie menu wybierz Atrybuty.

Atrybuty

Wprowadê wartoÊci atrybutów.

Uwaga: W menu mo˝na wybraç dodatkowe opcje, takie jak szczegó∏owe
kontaktu.

ZARZÑDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI

Wprowadzanie kampanii

Aby wprowadziç kampani´, wybierz funkcj´: Baza Danych Rynkowych / Wprowadzanie kampanii.

Wybierz kod prospekta.

Wybierz kontakt, który
udzieli∏ odpowiedzi.

Wybierz kod kampanii na
którà odpowiedzia∏ kontakt.
Kampania mo˝e oznaczaç
dowolnà form´ kontaktu
z klientem.

Wprowadê daty kampanii
i odpowiedzi.

Wprowadê kod odpowiedzi
i uwagi. Kody te nale˝y
wczeÊniej wprowadziç
w Pliku Kodów.

Zlecenie klienta

Zlecenie klienta zamyka proces starania o klienta, pozwala wprowadziç odpowiednie zamówienie/zlecenie w konkretnym module.

Aby je wprowadziç, wybierz funkcj´: Baza Danych Rynkowych / Zlecenia klienta / Wprowadzanie/korekta zlecenia
klienta.

Wprowadê numer zlecenia
klienta.

Wprowadê kod klienta.

Wprowadê dat´ zlecenia.

Wprowadê dat´
ksi´gowania.

Wprowadê typ zlecenia.

Wprowadê opis zlecenia.

Po∏àcz zlecenie
z odpowiednim typem obiektu, co spowoduje za∏o˝enie zamówienia/zlecenia w systemie.

Za pomocà kodu sprzedawcy mo˝na po∏àczyç jedno lub kilka zamówieƒ w jedno zlecenie klienta. Dost´pne obiekty to:
zamówienie sprzeda˝y, zamówienie zakupu, projekt, podprojekt, zlecenie serwisowe, umowa serwisowa i zlecenie produkcyjne.
Sposób wprowadzenia poszczególnych zleceƒ/zamówieƒ jest opisany w odpowiednich dzia∏ach podr´cznika.

Dane zamówienia wpisywane sà jako odnoÊnik do linii zlecenia klienta.

2
3

143

144

ZARZÑDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI

Zarzàdzanie Umowami

W przypadku bardziej skomplikowanych projektów podstawà relacji z klientem, dostawcà czy nawet oddzia∏em w∏asnej korporacji
staje si´ umowa. Bardzo wa˝ne jest, aby umowa by∏a zgodna z ustalonymi warunkami. Modu∏ Zarzàdzanie Umowami umo˝liwia
obs∏ug´ umów poprzez integracj´ kluczowych procesów biznesowych, pozwala na u˝ycie ca∏ego zakresu typów umowy, tak aby
ustalenia i warunki kontraktu by∏y przestrzegane przez ca∏y czas jego trwania.

System obs∏uguje umowy sprzeda˝owe obejmujàce jedno lub wi´cej zamówieƒ klienta. Porozumienie mo˝e obejmowaç rabaty,
ceny, iloÊci zamówienia, daty dostawy, warunki fakturowania. D∏ugoÊç trwania umowy mo˝e zale˝eç od iloÊci artyku∏ów i/lub
wyznaczonych ram czasowych. Zamówienia sà indywidualnie obs∏ugiwane – wszystkie planowane i rzeczywiste zdarzenia sà
rozpatrywane w odniesieniu do odpowiadajàcej im umowy. Podobnie dzia∏ajà umowy dotyczàce zakupu. Zlecenia serwisowe
mogà dotyczyç klientów wewn´trznych i zewn´trznych.

Warunki serwisowe mogà dotyczyç konkretnych produktów sprzedanych klientowi. Mo˝na okreÊliç wycen´ czynnoÊci serwisowych
i materia∏ów, poziom serwisu, harmonogramy i programy przeglàdów okresowych. Poprzez modu∏ Zarzàdzania Serwisem mo˝na
obs∏ugiwaç te˝ leasing.

Ta funkcjonalnoÊç dzia∏a bardzo podobnie do opisanych wczeÊniej umów serwisowych. Umowy leasingowe dotyczà konkretnej
liczby towarów, mogà byç to zarówno Êrodki trwa∏e jak i artyku∏y konsumpcyjne. Mo˝na tà umow´ po∏àczyç ze zleceniami
serwisowymi lub zamówieniami sprzeda˝y.

Tworzenie umowy

Aby utworzyç umow´ wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Umowami / Wprowadzanie umowy.

Wybierz typ umowy,
zawiera on warunki
zdefiniowane wczeÊniej
podczas wprowadzania
typów umów.

Wybierz lub wprowadê
numer umowy.
W przypadku nowych umów
zostanie nadany numer
z licznika zale˝nego od typu
umowy. JeÊli typ umowy nie
zostanie wprowadzony,
domyÊlna seria numerów
zaczyna si´ od A.

Mo˝na u˝yç kodu umowy
g∏ównej grupujàcej
powiàzane umowy. W innym
razie zostanie u˝yty ten sam
numer umowy.

Wprowadê kod
sprzedawcy.

Wprowadê kod klienta.

Wybierz kod odbiorcy faktury. Mo˝e byç tak sam lub inny od kodu klienta.

Wprowadê status umowy.

2
3

ZARZÑDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI

Status umowy kontroluje sposób obs∏ugi warunków i fakturowania umowy. Mo˝na go zmieniaç dla poszczególnych linii umowy.
Dost´pne opcje:

0 – oferta,
1 – wyposa˝enie, u˝ywane jako odnoÊnik, warunki umowy i fakturowania nie majà zastosowania,
2 – warunki umowy, bez fakturowania – majà zastosowanie wszystkie ustalenia umowy, ale pozycja nie jest fakturowana,
3 – wszystkie warunki umowy majà zastosowanie, pozycja jest fakturowana.

Wybierz warunki odnawiania umowy – automatyczne odnawianie, r´czne odnawianie, anulowanie po wygaÊni´ciu.

Wprowadê dat´ rejestracji umowy w polu Data umowy. Zwykle jest to data podpisania. Jest u˝ywana domyÊlnie dla linii
umowy, mo˝na jà korygowaç.

Wprowadê zakres fakturowania. Kontroluje on cz´stotliwoÊç wystawiania faktur.

Wprowadê zakres czasowy obowiàzywania umowy. Jest on domyÊlny dla linii umowy, mo˝na go edytowaç.

Zatwierdê dane nag∏ówka.

Strona 2 nag∏ówka

W menu wybierz korekt´ strony 2 nag∏ówka umowy.

Kliknij na zak∏adk´ Rabat.

Wprowadê procent rabatu.

Wybierz jednostk´ czasu
obowiàzywania rabatu
(rok, miesiàc, tydzieƒ lub
dzieƒ, ewentualnie ca∏y okres
gwarancji).

Podaj iloÊç jednostek czasu
obowiàzywania rabatu
(np. 6 miesi´cy).

10
11
12

145

146

ZARZÑDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI

Kliknij na zak∏adk´ Ceny
us∏ug. Majà one
zastosowanie dla serwisu
obj´tego umowà.

Wprowadê rabaty dla
robocizny, kosztów
i materia∏ów.

Wybierz cennik.

Zatwierdê dane drugiej strony
nag∏ówka.

Kopiowanie z historii zamówieƒ sprzeda˝y

DoÊç cz´sto umowa jest zawierana w zwiàzku z dokonanà sprzeda˝à. W tym przypadku wygodna jest mo˝liwoÊç skopiowania do
finalnego zamówienia produktów z linii umowy, co pozwoli na zastosowanie warunków umowy.

W menu wybierz Kopiuj z historii zamówieƒ sprzeda˝y.

Wybierz kod artyku∏u.

Wprowadê zakres dat
dostawy.

Z listy zamówieƒ wybierz to, które
chcesz skopiowaç. Wybierz lini´ do
skopiowania i naciÊnij [Enter] aby
potwierdziç.

147

ZARZÑDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI

Wprowadzanie linii umowy

Linie umowy mo˝na kopiowaç lub wprowadzaç r´cznie.

Wprowadê kod artyku∏u.
NaciÊnij [>] i numer linii
aby skorzystaç z formatek
do wprowadzania danych.

Wybierz numer seryjny
artyku∏u obj´tego umowà.
[F4] lub [?] – wyszukiwanie
numerów seryjnych.

Opcje dost´pne dla linii
z numerem seryjnym:

? – wyszukiwanie wg numeru

seryjnego,

# – zezwalaj na wpisywanie

kilku numerów seryjnych dla
pozycji,

N – wprowadê nowy numer

seryjny lub skoryguj
istniejàcy. Mo˝na tak˝e
przesunàç numer seryjny do innego zak∏adu,
umowy lub klienta i usunàç odpowiednià lini´ z tej umowy.

Wprowadê typ umowy
u˝ywany dla tej linii, jeÊli
jest ró˝ny od typu
wskazanego w nag∏ówku.
U˝yj [&] aby wprowadziç
nowy typ umowy.

Wprowadê status linii
umowy.

Dost´pne opcje:

0 – zwyk∏a linia umowy,

1 – WartoÊç debet/kredyt –

w nast´pnym polu mo˝na
wprowadziç wartoÊç
debetowà lub kredytowà
która b´dzie dodana lub
odliczona od kolejnej
faktury,

2 – Anuowanie linii,

3 – wy∏àczenie linii z umowy.

JeÊli zosta∏a zmieniona zwyk∏a linia umowy, mo˝na dodaç kod przyczyny zmiany.

Zmieƒ cennik dla artyku∏u.

Wprowadê cen´ dla tej linii.

148

ZARZÑDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI

Wprowadê procentowy rabat.

Wprowadê dat´ nast´pnej faktury.

Wprowadê dat´ poczàtkowà obj´cia tej pozycji umowà.

Wprowadê dat´ koƒcowà obj´cia tej pozycji umowà.

Wprowadê kod zadania aby skojarzyç zlecenia produkcyjne.

Wprowadê kody wymiarów i kody
automatycznego ksi´gowania.

Wpisz [*] w polu kodu artyku∏u aby
zakoƒczyç wpisywanie umowy.
Nast´pnie mo˝esz wydrukowaç umow´
lub faktur´.

11
12

ZARZÑDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI

Odnowienie umowy

Podczas wprowadzania umowy mo˝na zdefiniowaç jej automatyczne odnawianie. Jest to opisane w poprzednim rozdziale.

JeÊli taki parametr nie zosta∏ zdefiniowany, umow´ mo˝na odnowiç r´cznie w funkcji Zarzàdzanie Umowami / Wprowadzanie
umowy.

Wybierz typ
umowy.

Wprowadê numer
umowy którà
chcesz odnowiç.
Mo˝na tak˝e
ustawiç
automatyczne
odnawianie

Zaktualizuj dat´
koƒcowà umowy.
Wszystkie zakresy
linii umowy
powinny zawieraç
si´ w datach
obowiàzywania
umowy.

Dla linii umowy
skoryguj dat´
koƒcowà
i pozosta∏e
informacje zgodnie
ze zmienionymi
warunkami umowy.

Uwaga: Podczas r´cznego odnawiania umów nale˝y skorygowaç dane nag∏ówka i linii
umowy.

149

150

ZARZÑDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI

Anulowanie umowy

JeÊli zdefiniowa∏eÊ, ˝e umowy po zamkni´ciu majà byç usuwane bez automatycznego odnowienia, zostajà automatycznie
zaznaczone do usuni´cia po up∏yni´ciu daty ich zakoƒczenia.

Aby uruchomiç funkcj´ anulowania umowy, wybierz: Zarzàdzanie umowami / Dokumenty / Anulowanie umów.

Wybierz zakres numerów umowy.

Wybierz format wydruku.

Usuwanie umów

Okresowo nale˝y usunàç zamkni´te i b∏´dnie wprowadzone umowy.

Aby wykonaç tà funkcj´, wybierz: Zarzàdzanie Umowami / Usuwanie umów.

Wprowadê numer umowy do usuni´cia.

Potwierdê usuni´cie.

Tworzenie umów sprzeda˝owych

Aby móc tworzyç wielokrotnie identyczne zlecenia dla tego samego klienta (na przyk∏ad dla klienta p∏acàcego op∏at´ za
wynajem/dzier˝aw´ raz na tydzieƒ) mo˝na utworzyç umow´ i u˝yç jej jako szablonu dla takich zamówieƒ. Taka umowa powinna
zawieraç zestaw domyÊlnych danych które b´dà kopiowane do zamówienia docelowego.

Aby utworzyç takie umowy, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Umowami / Utwórz zamówienie sprzeda˝y (dzier˝awa/leasing).

Wybierz zakres kodów umowy.

Wybierz zakres typów umowy.

Typ umowy dla umowy sprzeda˝y musi
mieç pole U˝yj dla zdefiniowane jako
umowa sprzeda˝y.

Wybierz zakres kodów odbiorcy
faktury i kodów klienta.

Wybierz zakresy kodów
artyku∏u i numerów seryjnych.

Wpisz Tak w polu Utwórz
zamówienie sprzeda˝y dla
dzier˝awy/leasingu.
Zamówienie sprzeda˝y zostanie
utworzone z u˝yciem podanych
szczegó∏ów linii i typu umowy.

Uwaga: Linie umowy zawierajà odpowiednie pozycje i typ umowy. System
sprawdza linie umowy zgodnie z podanymi kryteriami wyboru, aby odnaleêç
linie, które zostanà skopiowane do zamówienia sprzeda˝y.

Umowy zakupowe

Tworzenie umowy zakupowej

Regularnie wprowadzane zamówienia zakupu mogà byç obs∏ugiwane przez umowy zakupowe oraz funkcje wystawiania
zamówieƒ zakupu w module Zarzàdzanie Umowami. Te typy umów dzia∏ajà jako szablon do tworzenia zamówieƒ. Sà tworzone
w podobny sposób jak zamówienia sprzeda˝y.

Âcie˝ka dost´pu do funkcji: Zarzàdzanie Umowami / Tworzenie zamówienia zakupu (Kontrakty zakupowe).

Wybierz zakres kodów umowy.

Wybierz typy umowy.

Podaj kod dostawcy, kod
klienta umowy, kod zak∏adu
i kod artyku∏u.

Wybierz zakres dat rozpocz´cia
i zakoƒczenia.

W polu Grupowanie linii
umowy okreÊl, czy zamówienie
zakupu jest tworzone dla kilku
linii umowy w ramach tej samej
umowy czy dla kilku umów
z takimi samymi parametrami.
Zamówienie zakupu jest
tworzone na bazie kryteriów
selekcji, typu umowy
i zdefiniowanych linii umowy.

Uwaga: Aby zdefiniowaç typy umowy wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Umowami
/ Ustawienia / Typy umów. W zak∏adce Ogólne w polu U˝ywane dla wybierz
czynnoÊç której dany typ umów dotyczy. W przypadku zamówieƒ zakupu
upewnij si´, czy w tym polu wprowadzona jest wartoÊç ZAKUP.

1
2

151

152

ZARZÑDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI

Fakturowanie

Fakturowanie umowy rozpoczyna si´ wydrukiem propozycji fakturowania. Pozwala to na sprawdzenie danych przed wystawieniem
dokumentów.

Propozycja fakturowania

Aby w∏àczyç umow´ do propozycji fakturowania, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Umowami / Fakturowanie umowy / Wydruk
propozycji faktur.

Wybierz numer umowy.
Mo˝na wybraç pojedynczà
umow´, zakres umów lub
wszystkie umowy.

Mo˝na te˝ wybraç dane
wed∏ug kodu klienta,
kodu artyku∏u,
odnoÊnika
administracyjnego lub
sprzedawcy.

Podaj najpóêniejszà dat´
faktury, dla której chcesz
umieÊciç pozycje na
wydruku.

OkreÊl, czy chcesz
oglàdaç tylko sumy,
tylko sumy umowy, linie
tekstowe, faktury
zablokowane i rejestr
b∏´dów na wydruku.

NaciÊnij OK.

ZARZÑDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI

Wydruk faktur

Aby wydrukowaç faktury, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Umowami / Fakturowanie umowy / Wydruk faktur.

Wybierz numer umowy. Mo˝na
wybraç pojedynczà umow´,
zakres umów lub wszystkie
umowy.

Mo˝na te˝ wybraç dane wed∏ug
kodu klienta, kodu artyku∏u,
odnoÊnika administracyjnego
lub sprzedawcy.

Wybierz tryb wydruku –
wydruk, wydruk ponowny lub
wydruk próbny.

NaciÊnij OK.

Zamykanie faktur dla umowy

Aby wydrukowaç faktury, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Umowami / Fakturowanie umowy / Zamykanie faktur.

Wybierz numer umowy. Mo˝na
wybraç pojedynczà umow´,
zakres umów lub wszystkie
umowy.

Mo˝na te˝ wybraç dane wed∏ug
kodu klienta, kodu artyku∏u,
odnoÊnika administracyjnego
lub sprzedawcy.

Podaj najpóêniejszà dat´
faktury, dla której chcesz
umieÊciç pozycje na wydruku.

JeÊli wprowadzone dane sà
prawid∏owe, naciÊnij OK.

153

154

ZARZÑDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI

Wprowadzanie typów umów

Aby zdefiniowaç typy umowy wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Umowami / Ustawienia / Typy umów.

Wprowadê nazw´ typu umowy.
W polu U˝ywane dla wybierz
typ umowy. Dost´pne opcje:
Us∏uga, Wynajem/Leasing,
Sprzeda˝, Zakup.

Podaj domyÊlny okres umowy.

Podaj domyÊlny zakres
fakturowania.

W zak∏adce Kody Przeglàdu
okreÊl kategorie czynnoÊci
czasowych, które obejmuje ten
typ umowy. Kategorie czynnoÊci
czasowych definiowane sà
w Kontroli Zapasów. Mo˝na
zdefiniowaç tak˝e czynnoÊci
kosztowe i materia∏owe
w nast´pnych dwóch polach.

ZARZÑDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI

W zak∏adce Parametry linii
okreÊl, czy mo˝na b´dzie
wprowadzaç cen´ i rabat
w linii umowy. W kolejnych
polach mo˝na zdefiniowaç,
czy dodatkowe informacje
b´dà obowiàzkowe czy
opcjonalnie wprowadzane
r´cznie.

OkreÊl jakie informacje b´dà
wyÊwietlane w liniach umowy.

W zak∏adce Czas podaj
szacowany czas oddzwonienia
(ETC).

Podaj szacowany czas
przyjazdu (ETA).

155

156

ZARZÑDZANIE RELACJAMI Z KLIENTAMI

Umowy dzier˝awy

Zlecenia serwisowe dla umów dzier˝awy pozwalajà na ∏atwe tworzenie takich zleceƒ na podstawie zawartych porozumieƒ.
Linia umowy w powiàzaniu z typem umowy pozwala na automatyczne tworzenie domyÊlnych zleceƒ.

Aby utworzyç zlecenia, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Umowami / Tworzenie zlecenia serwisowego (dzier˝awa)
powiàzanego z obiektem.

Wybierz zakres kodów umowy.

Wybierz typy umowy.

Podaj kody klienta [I] i [C],
kod zak∏adu i kod artyku∏u
albo ich zakresy.

Podaj typ zlecenia.

Wpisz Tak w polu Utwórz ZS dla
dzier˝awy. Zostanie utworzone
zlecenie w oparciu o podane kryteria.