A II Przygotowanie i programowanie imprezy turystycznej

2013-01-18

TWORZENIE
PRODUKTU
TURYSTYCZNEGO

II. Przygotowanie i programowanie
imprezy turystycznej

Robert Mazur

Tworzenie produktu turystycznego

Rodzaje imprez turystycznych

Według ustawy o usługach turystycznych z 1997 r.
przez imprez

turystyczn

rozumie si

co najmniej

dwie usługi turystyczne tworz

ce jednolity program i

obj

te wspóln

cen

eli usługi te obejmuj

nocleg

lub trwaj

ponad 24 godziny albo je

eli program

przewiduje zmian

miejsca pobytu.

Tworzenie produktu turystycznego

Impreza turystyczna to zestawienie turystycznych

wiadcze

stkowych, które zostaj

przez

organizatora podró

y powi

zane w jeden pakiet i

zaoferowane pod jedn

cen

Pakiet taki musi zawiera

co najmniej transport i

zakwaterowanie, cho

z reguły zawiera te

inne usługi,

takie jak: transfer, opiek

pilota, wynaj

cie samochodu,

usługi zwi

zane z wycieczkami i zwiedzaniem.

W zale

ci od przyj

tego kryterium mo

wyró

imprezy:

Tworzenie produktu turystycznego

2013-01-18

Tworzenie produktu turystycznego

imprezy krajowe lub zagraniczne

(kryterium: miejsce docelowe imprezy),

imprezy wyjazdowe lub imprezy przyjazdowe

(kryterium: kierunek w stosunku do siedziby
organizatora),

imprezy własne, gdy o rodzaju, liczbie i jako

elementów buduj

cych imprez

decyduj

własne

preferencje biura,

lub

imprezy zlecone, gdy kontrahent zewn

trzny,

zlecaj

cy organizacj

, decyduje o jej elementach

składowych (kryterium: odbiorca imprezy),

Tworzenie produktu turystycznego

imprezy grupowe, organizowane dla standardowej
liczby osób (najcz

ęś

ciej okre

lanej przez liczb

miejsc

w wykorzystywanym

rodku transportu),

lub

imprezy indywidualne, w których liczba osób jest
ró

na od standardowej, gdy

najcz

ęś

ciej transport nie

jest elementem imprezy i pozostaje w gestii turysty
(kryterium: wielko

ść

grupy),

Tworzenie produktu turystycznego

imprezy pobytowe, gdy kilka dni imprezy
przeznaczonych jest na odpoczynek w jednym
miejscu,

imprezy objazdowe, gdy program przewiduje
zwiedzanie atrakcji
turystycznych w kilku miejscowo

ciach oraz

imprezy pobytowo-objazdowe, ł

ce elementy

imprezy pobytowej i objazdowej (kryterium: charakter
imprezy).

Tworzenie produktu turystycznego

2013-01-18

Tworzenie produktu turystycznego

Do specyficznych typów imprez
turystycznych zalicza si

imprezy fakultatywne, b

ce uzupełnieniem oraz

urozmaiceniem podstawowego programu imprezy, z
których turysta mo

e skorzysta

za dodatkow

opłat

;

imprezy lokalne (cykliczne), które s

imprezami

własnymi biura, maj

cymi stały termin i program,

najcz

ęś

ciej zwi

zany z okre

lon

atrakcj

turystyczn

(targi, wydarzenia historyczne, imprezy regionalne);

Tworzenie produktu turystycznego

imprezy typu study tour, maj

ce charakter imprez

promocyjnych, organizowanych dla ró

nych grup:

dziennikarzy, agentów prowadz

cych sprzeda

imprez,

gestorów bazy noclegowej i

ywieniowej, przewo

ników; ich

celem jest zapoznanie z jako

, charakterem, sposobem

organizacji imprezy, standardem oferowanych

wiadcze

oraz promowanie okre

lonych atrakcji turystycznych, jak

równie

utrwalenie wi

zi z odbiorcami; w zale

ci od

przyj

tej koncepcji impreza finansowana jest przez

organizatora w cało

ci lub w cz

ęś

ci.

Tworzenie produktu turystycznego

Okre

lenie typu imprezy, która ma zosta

zorganizowana, jest niezb

dne w procesie

organizacji imprez turystycznych, albowiem ich
cechy implikuj

działania zwi

zane z całym

procesem kreowania i realizacji imprezy
turystycznej.

Tworzenie produktu turystycznego

2013-01-18

Etapy organizacji imprezy turystycznej

Organizacja imprezy turystycznej jest to ogół czynno

niezb

dnych do przygotowania i zrealizowania podró

turystycznej.

e by

ona dokonana przez turyst

samodzielnie

przez wyspecjalizowany podmiot, jakim jest

organizator turystyczny.

Tworzenie produktu turystycznego

Samodzielna organizacja imprezy turystycznej wymaga

od potencjalnych turystów nie tylko zaanga

owania czasu w

przygotowanie wyjazdu turystycznego, ale równie

wiedzy i

umiej

tno

ci jej zdobycia dotycz

cej ró

nych aspektów

planowanego wyjazdu, w tym przede wszystkim miejsca
docelowego, gdzie istotne informacje obejmuj

min.:

dost

pno

ść

bazy noclegowej i gastronomicznej (oraz

liwo

ść

i sposób rezerwacji), mo

liwo

ść

dojazdu, sposób

komunikacji na danym obszarze, atrakcje turystyczne, ceny,
zasady prawne, panuj

ce obyczaje, sposoby płatno

ci.

Tworzenie produktu turystycznego

Wymaga to zarówno umiej

tno

ci organizacyjnych,

znajomo

ci j

zyka obcego (w przypadku podró

zagranicznych), jak i zwi

kszenia dodatkowych

kosztów zwi

zanych z przygotowaniem do wyjazdu,

poszukiwaniem informacji, rezerwacj

wiadcze

Tworzenie produktu turystycznego

Samodzielna organizacja wyjazdu pozwala na

dowolne kształtowanie jego elementów składowych
(czas wyjazdu, pobytu, sposób sp

dzenia czasu), ich

zmian

w zale

ci od uwarunkowa

(np. pogodowych)

oraz sp

dzenie czasu w grupie osób wybranych przez

turyst

Jednak zło

ono

ść

wymaga

, jakie stawia samodzielna

organizacja imprezy turystycznej, powoduje,

e coraz

ksza liczba turystów decyduje si

na wybór imprezy

oferowanej przez biuro podró

Tworzenie produktu turystycznego

2013-01-18

ąż

e si

to nie tylko z oszcz

dno

czasu i wygod

ale równie

z ograniczeniem ryzyka nieudanego urlopu,

zmniejszeniem obowi

zków formalnych oraz faktem

podejmowania decyzji o wyje

dzie w ostatniej chwili.

Jednocze

nie dla wielu turystów mo

liwo

ść

nawi

zania

nowych kontaktów towarzyskich jest du

ym atutem

wyjazdu.

Tworzenie produktu turystycznego

Organizacja imprezy przez organizatora turystyki
obejmuje cztery etapy:

Tworzenie produktu turystycznego

1. Przygotowanie

planowanie:

— pomysł,
— diagnoza osobnicza,
— diagnoza

rodowiskowa,

• programowanie,
• kalkulacja,
• zamawianie

wiadcze

Tworzenie produktu turystycznego

2. Sprzeda

opracowanie koncepcji reklamy,

przygotowanie komunikatów

wprowadzaj

cych imprez

do sprzeda

prowadzenie sprzeda

2013-01-18

Tworzenie produktu turystycznego

3. Realizacja

odprawa i wyjazd uczestników,

realizacja

wiadcze

zgodnie z

programem,

powrót uczestników.

Tworzenie produktu turystycznego

4. Rozliczenie

dy z tych etapów jest wa

ny i

wymaga okre

lonej wiedzy i

wiadczenia.

Tworzenie produktu turystycznego

Bł

d popełniony na którym

etapie mo

e mie

wymierne

skutki finansowe, przejawiaj

ce si

niesprzedaniem imprezy lub, mimo sprzedania,
poniesieniem straty finansowej np. z powodu bł

dnej

kalkulacji lub złej decyzji dotycz

cej upustów przy

sprzeda

Tworzenie produktu turystycznego

2013-01-18

Prostsze jest tworzenie produktu na zlecenie
kontrahenta, czyli tworzenie imprezy zleconej.

Zlecaj

cy najcz

ęś

ciej okre

la swoje cele, standard,

program.

Zadaniem biura jest zweryfikowanie zło

onego zlecenia,

sporz

dzenie kalkulacji oraz zamówienie

wiadcze

Biuro praktycznie odpowiada za prawidłowe wyliczenie
ceny oraz zgodne z programem zamówienie

wiadcze

Tworzenie produktu turystycznego

Trudniejsze zadanie stoi przed biurem, je

eli tworzony

produkt jest imprez

własn

Biuro w takim przypadku tworzy program, okre

la tras

planuje ilo

ść

i standard

wiadcze

, okre

la rodzaj

transportu.

Po stworzeniu programu dokonuje kalkulacji imprezy i
w dalszej kolejno

ci zamawia

wiadczenia.

Tworzenie produktu turystycznego

Głównym i najwa

niejszym etapem organizacji imprezy

turystycznej jest faza przygotowania.

Wła

ciwa realizacja tego etapu decyduje bowiem o

tym, czy impreza turystyczna znajdzie zainteresowanie
na rynku turystycznym, a przede wszystkim w

ród

docelowego segmentu, do którego ma zosta

skierowana, i czy przyniesie zamierzone rezultaty
ekonomiczne.

Tworzenie produktu turystycznego

Wst

pny etap fazy przygotowania obejmuje planowanie

imprezy, podczas którego podstawowe znaczenie ma
znalezienie pomysłu na rodzaj imprezy
(uwzgl

dniaj

ce główny cel imprezy, np.: wypoczynek,

popraw

stanu zdrowia, zwiedzanie, aktywne sp

dzenie

czasu wolnego), któr

biuro chce zorganizowa

2013-01-18

Tworzenie produktu turystycznego

Po okre

leniu typu i charakteru imprezy nale

sporz

dzi

diagnoz

osobnicz

, co oznacza

sprecyzowanie grupy docelowej odbiorców, do której
dana impreza b

dzie skierowana (np. osoby starsze,

młode, rodziny z dzie

mi, zamo

ne, mniej zamo

ne)

oraz diagnoz

rodowiskow

która wymaga rzetelnego

zapoznania si

z warunkami regionu, w którym impreza

ma si

odbywa

(niezb

dna jest szczegółowa

inwentaryzacja wszystkich elementów koniecznych do
prawidłowego przebiegu imprezy, takich jak: rodzaj
walorów turystycznych, dost

pna baza turystyczna czy

imprezy).

Tworzenie produktu turystycznego

Sprecyzowanie charakteru imprezy (czy b

dzie to

impreza pobytowa, czy te

objazdowa) oraz docelowej

grupy turystów pozwala na przej

cie do procesu

programowania imprezy turystycznej.

Tworzenie produktu turystycznego

Programowanie imprezy turystycznej

Przez programowanie imprezy turystycznej rozumie
si

opracowanie spójnego i szczegółowego

harmonogramu czasowego przebiegu wycieczki, z
uwzgl

dnieniem wszystkich

wiadcze

i typów

aktywno

ci grupy.

Na program imprezy składaj

nast

puj

ce elementy:

Tworzenie produktu turystycznego

2013-01-18

nazwa (hasło) imprezy,

które, b

c jednocze

nie elementem reklamowym,

powinno uwzgl

dnia

specyfik

imprezy b

jej

aspekty najbardziej atrakcyjne, zach

caj

ce do jej

zakupu,

Tworzenie produktu turystycznego

szczegółowy plan trasy,

z uwzgl

dnieniem zwiedzanych miejscowo

ci i

obiektów, oraz krótk

informacj

na ich temat,

Tworzenie produktu turystycznego

szczegółowy harmonogram czasowy wyjazdu,

zwieraj

cy dokładne, codzienne

godziny wyjazdów i powrotów, czas trwania
poszczególnych elementów programu, czas
i miejsca noclegów i posiłków (po

żą

dane jest podanie

nazw obiektów noclegowych
i

ywieniowych, struktury, wyposa

enia, wielko

pomieszcze

noclegowych i ich

standardu),

Tworzenie produktu turystycznego

okre

lenie rodzaju

rodków transportu

wykorzystywanych podczas imprezy oraz czasu i
warunków korzystania z nich,
o wyszczególnienie imprez fakultatywnych mo

liwych

do realizacji w poł

czeniu z przygotowywan

imprez

Tworzenie produktu turystycznego

2013-01-18

wyra

ne okre

lenie czasu wolnego

przewidzianego dla uczestników.

Tworzenie produktu turystycznego

Skonstruowanie pełnego programu imprezy wymaga,

poza ustalonymi ju

elementami (cel, charakter

imprezy, grupa docelowa), okre

lenia terminu

imprezy i wykorzystywanych

rodków transportu,

gdy

maj

one istotny wpływ na pozostałe elementy

imprezy.

Tworzenie produktu turystycznego

Ustalenie terminu

wymaga przestrzegania kilku podstawowych
zasad:

W przypadku imprez zarówno pobytowych, jak i

objazdowych, organizowanych w cyklu tygodniowym,
ze wzgl

du na konieczno

ść

wykorzystania jak

najwi

kszej liczby dni wolnych, pocz

tek imprezy

nale

y zaplanowa

na sobot

Tworzenie produktu turystycznego

2013-01-18

Zasada ta nie dotyczy wycieczek szkolnych, kiedy to

unika si

obj

cia programem dni wolnych od pracy.

W ich przypadku warto zwróci

uwag

na organizacj

roku szkolnego, terminy wakacji i ferii zimowych (nale

pami

e w poszczególnych województwach terminy

te s

ró

ne).

Istotne jest równie

, aby imprezy zaplanowane na okres

teczny rozpoczynały si

co najmniej w przeddzie

głównego

ta oraz aby istniała mo

liwo

ść

bezkolizyjnego ł

czenia terminów imprez (np. imprezy

tecznej z sylwestrow

Tworzenie produktu turystycznego

Wybór

rodka transportu.

y wpływ zarówno na czas trwania imprezy, jej

sprawn

realizacj

, koszt, jak i zadowolenie turystów

(szybko

ść

, bezpiecze

stwo, wygoda) ma wybór

rodka transportu.

Głównymi

rodkami transportu pozostaj

cymi do

dyspozycji organizatorów s

autokar, poci

samolot, promy i statki pasa

erskie.

rodek transportu odgrywa znacz

rol

kształtowaniu si

kosztów imprezy.

Dlatego konieczne jest rozwa

enie, czy korzystniej jest

zaoferowa

turystom imprez

wraz z przejazdem tam i z

powrotem, czy mo

e przejazd tury

ci powinni

zorganizowa

we własnym zakresie. Rozwi

zaniem

e by

stworzenie im mo

liwo

ci wyboru.

Ustalaj

c sposób transportu, nale

y wzi

ąć

równie

pod

uwag

: odległo

ść

i poło

enie geograficzne miejsca

docelowego, mo

liwo

ci dost

pno

ci transportowej

wewn

trznej i zewn

trznej danego obszaru, preferencje i

postulaty przewozowe konsumentów, koszty podró

Tworzenie produktu turystycznego

Ponadto nale

y uwzgl

dnia

wiele zró

nicowanych

aspektów, które mog

zadecydowa

o sukcesie

organizowanej imprezy.

Na przykład w programie imprezy pobytowej,
organizowanej dla rodzin z dzie

mi, której głównym

celem jest wypoczynek, nale

y unika

umieszczania

zbyt wielu atrakcji wymagaj

cych du

ego

zaanga

owania fizycznego uczestników.

Tworzenie produktu turystycznego

2013-01-18

Takie elementy powinny jednak by

ęś

pakietu

imprez fakultatywnych, z których tury

ci mog

skorzysta

w razie potrzeby.

Tworzenie produktu turystycznego

Czynnikiem przemawiaj

cym za takim uzupełnieniem

oferty s

równie

wzgl

dy ekonomiczne.

Uczestnicy (np. rodziny z dzie

mi), podejmuj

c decyzj

o kupnie imprezy turystycznej, kieruj

przede

wszystkim cen

, która w przypadku pakietu

podstawowego b

dzie ni

sza ni

w przypadku pakietu

poszerzonego o imprezy fakultatywne.

Tworzenie produktu turystycznego

Jednak podczas trwania urlopu, w zwi

zku z

zaistnieniem czynników zewn

trznych, takich jak np.

zmiana pogody czy tzw. rozlu

nienie finansowe

towarzysz

ce oczekiwanemu wypoczynkowi, mo

pojawi

ęć

skorzystania z dodatkowych atrakcji,

które wówczas powinny by

zagwarantowane w ofercie

dodatkowej.

Tworzenie produktu turystycznego

W przypadku imprez o charakterze pobytowym
program podstawowy nie mo

e zawiera

zbyt wielu

elementów odbiegaj

cych od zasadniczego celu

wyjazdu.

W przypadku za

imprez o charakterze objazdowym,

których głównym celem jest poznanie atrakcji
turystycznych regionów, w programie powinny znale

źć

najbardziej charakterystyczne obiekty, pozostałe

nale

y umie

w formie imprez fakultatywnych.

Tworzenie produktu turystycznego

2013-01-18

Buduj

c program imprezy o charakterze

objazdowym, trzeba wzi

ąć

pod uwag

wiele

ogranicze

formalnych, wynikaj

cych np. ze sposobu

korzystania ze

rodków transportu (np. godziny pracy

kierowców) czy dost

pno

ci do walorów

turystycznych (np. godziny otwarcia muzeów) oraz
ogranicze

indywidualnych wynikaj

cych z

odporno

ci, kondycji i zdolno

ci percepcji turystów.

Tworzenie produktu turystycznego

Optymalnie zaplanowany dzie

imprezy

turystycznej o charakterze objazdowym
powinien uwzgl

dnia

nast

puj

ce zasady:

Tworzenie produktu turystycznego

zaplanowany dzie

wycieczki nie powinien trwa

dłu

10 godzin;

czas aktywnego zwiedzania powinien wynosi

od 5 do 6

godzin, w zale

ci od pory roku mo

e by

dłu

szy (np.

latem) lub krótszy, mo

e zale

równie

od pory dnia

(przed południem 2—4 godziny i I—2 godziny po
południu);

czas uwa

nego słuchania obja

nie

i zwiedzania

obiektów typu muzealnego jest spraw

indywidualn

uzale

nion

od poziomu wykształcenia i specjalnego

przygotowania turystów do imprezy od strony
krajoznawczej;

Tworzenie produktu turystycznego

zwiedzanie miasta lub obiektów turystycznych z
przewodnikiem nie powinno trwa

dłu

ej ni

3—4

godziny, nale

y równie

uwzgl

dni

predyspozycje

wynikaj

ce z wieku uczestników (np. uczniowie krócej,

doro

li za

dłu

ej);

w programie nale

y uwzgl

dni

przerwy na posiłki

(

niadanie ok. 1 godziny, obiad lub kolacja 1,5 godziny),

aktywno

ść

zabawow

piele wodne i słoneczne,

przerwy na kaw

, udział w grach i zabawach), przerwy

podczas jazdy autokarem (nie mniej ni

20 minut);

Tworzenie produktu turystycznego

2013-01-18

program imprezy nie powinien zawiera

zbyt wielu

(podobnych) elementów realizowanych w tym samym
czasie, gdy

e to powodowa

znu

enie i

dekoncentracj

uczestników; dlatego wskazane s

elementy odmienne od aktywno

ci głównej, np. podczas

imprezy objazdowej, która skupia si

na zwiedzaniu

obiektów architektonicznych, proponuje si

turystom

odwiedzenie obiektów przyrodniczych (parki zabytkowe,
ogrody botaniczne) czy o charakterze rozrywkowym
(parki rozrywki);

Tworzenie produktu turystycznego

po zwiedzaniu obiektów wskazane jest zaplanowanie
przerwy na odpoczynek, kupno pami

tek, zrobienie

zdj

ęć

;

w przypadku imprez kilkunastodniowych nale

zaprogramowa

przerwy od zwiedzania zabytków w

granicach od 1 do 3 dni;

nale

y uwzgl

dni

godziny i dni dost

pno

(otwarcia) obiektów turystycznych;

Tworzenie produktu turystycznego

planuj

c czas zwiedzania poszczególnych obiektów

turystycznych, nale

y uwzgl

dni

liwo

ci grupy

(wiek uczestników, kondycj

fizyczn

);

imprezy o charakterze specjalistycznym wymagaj

konsultacji z ekspertami z danej dziedziny, ze wzgl

na bezpiecze

stwo uczestników i wła

ciwe

przygotowanie imprezy;

programy imprez dla młodzie

y szkolnej musz

dostosowane do programu nauczania oraz
odpowiednio urozmaicone (dyskoteka, kino, teatr).

Tworzenie produktu turystycznego

Podczas konstruowania programu imprezy nale

dodatkowo uwzgl

dni

fakt,

e w trakcie trwania podró

turystycznej zmianom ulegaj

potrzeby i zachowania

uczestników.

W literaturze proces ten jest okre

lany jako dynamika

potrzeb turysty zorganizowanego i wskazuje na
preferowane przez turystów potrzeby i zachowania na
ró

nych etapach imprezy turystycznej.

Ich konsekwencje ujawniaj

na płaszczy

nie

interpersonalnej oraz płaszczy

nie interakcji wewn

trz

grupy.

Uwzgl

dnienie zmienno

ci potrzeb turystów w programie

imprezy pozwala na jego optymalizacj

i zwi

kszenie

satysfakcji turystów.

Tworzenie produktu turystycznego

2013-01-18

Dynamika potrzeb

turysty zorganizowanego

a program imprezy turystycznej:

Tworzenie produktu turystycznego

Faza
imprezy

Potrzeby i zachowania turystów

Wnioski
do uwzgl

dnienia

w programie imprezy

Pocz

tek

imprezy

• emocje zwi

zane z wyjazdem

(zadowolenie, odpr

ęż

enie, uwolnienie od

obowi

zków, swoboda finansowa,

bezkrytyczne oczekiwanie na maj

nast

wspaniałe prze

ycia i wydarzenia)

• potrzeby społeczne (towarzyskie,
nawi

zania nowych znajomo

ci,

rozrywkowe, akceptacji, przynale

ci,

uznania, komunikowania, konformizmu)
• nasilenie zainteresowania pozostałymi
uczestnikami podró

y (niepowtarzalny i

zamkni

ty charakter podró

y wpływa na

zacie

nienie stosunków interpersonalnych

wewn

trz grupy)

• wi

ksza koncentracja turystów na

potrzebach społecznych ni

na elementach

programu (wi

ksza tolerancja na bł

obsługi)

umieszczanie w
pocz

tkowym etapie

trwania imprezy
elementów programu
sprzyjaj

cych zaspo-

kojeniu potrzeb
społecznych turystów (np.
wspólne gry i zabawy,
czas wolny, wieczorki
integracyjne)

Tworzenie produktu turystycznego

Faza
imprezy

Potrzeby i zachowania turystów

Wnioski
do uwzgl

dnienia

w programie imprezy

Druga
połowa
imprezy

• emocje zwi

zane z perspektyw

przemijania imprezy turystycznej (uczucie
niedostatku, niewykorzystanych szans,
ch

ęć

nadrobienia straconego czasu,

skłonno

ść

do konfliktów, zwi

kszona

dra

liwo

ść

)

• wzmo

enie potrzeb zwi

zanych z celami

pierwotnymi wyjazdu (zast

pienie potrzeb

społecznych potrzebami indywidualnymi)
• mog

pojawi

(nie zawsze

uzasadnione) zastrze

enia odno

nie do

programu imprezy
• zwracanie uwagi na elementy
merytoryczne i organizacyjne imprezy
(umiej

tno

ci pilota, realizowanie wycieczki

zgodnie z programem, przestrzeganie ram
czasowych)

Umieszczenie na tym
etapie kluczowych atrakcji
turystycznych,
zaproponowanie imprez
fakultatywnych oraz
umieszczenie najmniej
zawodnych elementów
programu

Tworzenie produktu turystycznego

Faza
imprezy

Potrzeby i zachowania turystów

Wnioski
do uwzgl

dnienia

w programie imprezy

cowa

ęść

imprezy

• kalkulacja nakładów i zysków
• potrzeba potwierdzenia słuszno

podj

cia decyzji o udziale w wybranej

imprezie turystycznej
• potrzeba zyskania uznania w

ród

znajomych i zadziwienia ich
• potrzeba podniesienia swojej
atrakcyjno

ci i samooceny

• zwracanie uwagi na materialne
potwierdzenie odbytej podró

zapewnienie czasu
wolnego na kupno
pami

tek, zrobienie zdj

ęć

wysłanie widokówek