plik

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

3 |

Strona

spis treści

FELIETONY

Morgan Gareth ?

DOSSIER

Znaczenie Zakładów Pracy Chronionej na polskim rynku pracy osób niepełnosprawnych

Islamic Banking

System zarządzania dokumentami w teorii i praktyce na przykładzie jednostek
administracyjnych (urzędy)

CASE STUDY

… jako menadżer projektu …

DEVELOPMENT

Szkolenia, Praktyki…

RUBRYKI STAŁE

Edytorial Prezesa Zarządu

Harmonogram kolejnego wydania

Książka …

inside PBDA – z życia organizacji

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

4 |

Strona

… od Prezesa Zarządu

Michał Zabłocki

m.zablocki@pbda.pl

Prezes Zarządu

Dwa niezapomniane dni .

Szkolenia, debaty, karaoke, całonocna integracja.

Podsumowując,  dwa  dni  spędzone  w  podpoznańskiej  Kobylnicy  to  dni  pełne  wrażeń,
zabawy  i  praktycznych  szkoleń.  Znakomita  aklimatyzacja  nowych  członków,  pełne
zaangażowanie  kadry  szkoleniowej  to  tylko  jedne  z  wielu  zachowań,  które  zasługują  na
pochwałę.

Z  mojej  strony  chciałbym  Wam  wszystkim  podziękować  za  wspólny  wyjazd,  za
godzinny owocnych rozmów,  możliwość poznania wielu interesujących ludzi.

Szczególnie  ogromne  słowa  uznania  kieruję  w  stronę  Madzi  Czapiewskiej,  która
zorganizowała  WWW3,  czuwała  na  realizacją  harmonogramu,  zadbała  o  każdy
najmniejszy  szczegół  oraz  pokazała,  że  w  znakomity  sposób  można  połączyć  zabawę  z
praktyką biznesu.

after

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

5 |

Strona

felietony

Morgan Gareth ?

Artur Jahns

a.jahns@pbda.pl

Wiceprezes Zarządu

ds. Personalnych

Morgan Gareth, wybitny brytyjski socjolog i teoretyk organizacji, którego „konikiem” są
metafory  w  postrzeganiu  świata  społecznego,  przenośnie  które  ułatwiają  zrozumienie
rzeczywistości,  w  latach  ’80  (1986r.)  dwudziestego  wieku  opublikował  niesamowitą
książkę  tytułowaną  „Obrazy  organizacji”  (

Images of organization) przedstawiającą

organizację  jako  całość,  przykładowo  w  postaci  maszyny  lub  organizmu,  tym  samym,
świadomie  lub  nie  świadomie  prawdopodobnie  zapoczątkował  nurt  porównywania
organizacji  do  rozmaitych  rzeczy,  czy  to  do  teatru,  czy  do  mózgu.  Potwierdzeniem  tego
może być chociażby fakt, iż książka ta jest co jakiś czas aktualizowana, najnowsze wydanie
pochodzi  z 2008  roku, a przez ten czas krytycy wykreowali wokół tej publikacji pewien
„klimat”,  który  powoduje  iż  uchodzi  ona  za  jedną  z  obowiązkowych  pozycji  jaką  musi
przyswoić  sobie  każdy  manager  oraz  za  najważniejsze  opracowanie  z  dziedziny
zarządzania.

Czy

jest

duża

korporacja,

małe

przedsiębiorstwo,

stowarzyszenie,

fundacja,

uczelnia  wyższa,  czy  rodzinny  biznes  w
cudzysłowu  mafia,  każdą  z  wymienionych
organizacji  można  zobrazować  lub  chociaż
spróbować  przedstawić  w  formie  metafory.  Jako
że  najbliższa  nam  jest  jak  na  razie  uczelnia
wyższa,  a  dokładniej  Uniwersytet  Ekonomiczny
w  Poznaniu  (dawniej  Akademia  …)  spróbujmy
właśnie  taką  organizację  zobrazować.  UEP  ma
już  za  sobą  ponad  84  lata  istnienia,  a  co  za  tym
idzie  jej  historia  poszarpana  jest  przez  II  Wojnę
Światową,  okres  panowania  komunistów  oraz  ich  upadku.  Jak  wszyscy  wiemy
współczesna historia Polski jest „kolorowa”, w czasie panowania „czerwonych” czyli przed
1989  rokiem,  doktrynalnie  odrzucona  była  własność  prywatna  na  rzecz  kolektywu  (w

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

6 |

Strona

1950 r. uczelnia zostaje upaństwowiona), teraz jeśli spojrzymy na historię po 1989, w tym
roku  obchodzimy  20  lecie  upadku  PRL  oraz  transformacji  ustrojowej,  która,  nie  da  się
ukryć,  wciąż  trwa.  Tutaj  zradza  się  bardzo  ważne  pytanie,  pomijając  fakt,  że  UEP  do
dzisiaj  jest  państwową  uczelnią,  czy  przez  te  dwie  dekady  wyzbyła  się  wszystkich
znamion poprzedniego ustroju? Czy być może wciąż jest w trakcie przemian?

Gdyby stworzyć taki wskaźnik, który  oscyluje pomiędzy skrajnymi wartościami takimi
jak  minus  50  punktów,  czyli  uczelnia  totalnie  post-komunistyczna,  a  plus  50  punktów,
czyli uczelnia totalnie  liberalna (0 jest pośrodku), myślę, że UEP jest gdzieś w okolicach
zera,  gdyż  cały  czas  się  zmienia,  gdy  przedstawimy  uczelnię  pod  postacią  okrągłego  sera
pleśniowego,  w  którym  pleśń  oznaczać  będzie  liberalizm  zauważymy  że  w  niektórych
miejscach  uczelni  występuje  jeszcze  jak  to  się  jeszcze  często  mówi  „komunizm”
przejawiający  się  nadmierną  biurokratyzacją,  najlepszym  tego  przykładem  jest  promocja
na UEP, mam tutaj na myśli promocję organizacji studenckiej działającej na uczelni, czyli
ulotki, stoisko, reklama. I tak, jeśli będziemy chcieli rozdawać ulotki lub postawić stoisko
na  terenie  UEP  na  celownik  bierzemy  jedną  jednostkę  UEP,  piszemy  pismo  i  czekać  na
decyzję,  na  nasze  szczęście  nie  jest  to  jakoś  super  restrykcyjne,  wystarczy  tylko  ładnie  i
dobrze  sformułować,  oraz  poprzeć  twardymi  argumentami  pismo.  Totalnym
przeciwieństwem  tego  jest  reklama  na  ekranach,  telebimach  na  terenie  UEP,  a  które
należą już  do innej jednostki UEP (kilka ekranów zainstalowanych jest koło auli, oraz w
holu  Collegium  Altum),  cała  biurokracja  zamyka  się
po  prostu  do  wysłania  emaila  do  tego  działu  z
informacją  co  chcemy  wyświetlić,  do  kiedy  i  nie
zapominając o załączeniu tych obrazków, co mają się
ukazywać,  nie  otrzymuje  się  nawet  odpowiedzi  na
ten  email,  a  następnego  dnia  można  już  podziwiać
błyszczące na telewizorze nasze slajdy.

Myślę,

że

takich

przebarwień

temat

Uniwersytetu Ekonomicznego można by stworzyć
całe multum, i to nie tylko na tle aktualny/poprzedni
system gospodarczy.

Bibliografia:

1) http://pl.wikipedia.org/wiki/Gareth_Morgan
2) Morgan, Gareth, Obrazy organizacji, Warszawa: PWN, 1997

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

7 |

Strona

dossier

Znaczenie Zakładów Pracy Chronionej

na polskim rynku pracy osób

niepełnosprawnych

Kasia Kozicka

k.kozicka@pbda.pl

Kandydatka na członka PBDA

Cechą  charakterystyczną  polskiego  rynku  pracy  jest  bardzo  niska  stopa  aktywności
zawodowej osób niepełnosprawnych, która wynosi 15,7%. Jest ona trzykrotnie niższa niż
przeciętna  stopa  w  Unii  Europejskiej  i  czterokrotnie  niższa  od  stopy  aktywności
zawodowej  osób  pełnosprawnych.  Kolejnym  problemem  jest  sięgające  17%  bezrobocie
niepełnosprawnych,  aktywnych  zawodowo.  W  Polsce  najczęstszą  przyczyną  tego  stanu
rzeczy jest zbyt niskie wykształcenie osób niepełnosprawnych (co powodowane jest m.in.
znaczącymi  barierami  architektonicznymi  w  dojeździe  do  szkół)  oraz  niechęć
pracodawców  do  ich  zatrudniania.  Pracodawcy  wolą  zapłacić  karę  dla  PFRON  za
niezatrudnianie osób niepełnosprawnych niż dostosowywać miejsce pracy, ilość i rodzaje
wykonywanych  obowiązków  do  możliwości  takich  osób.  Przez  to,  odsetek
niepełnosprawnych  zatrudnionych  na  otwartym  rynku  jest  bardzo  niski.  Nie  są  oni  w
stanie konkurować z pełnosprawnymi pracownikami, a pracodawca zazwyczaj wybiera do
pracy osobę mniej problemową i bardziej efektywną (czemu trudno się dziwić).
Praca  spełnia  istotną  rolę  w  rehabilitacji  społecznej  i  zawodowej  niepełnosprawnych
bardzo istotna. Przez to nie możemy ignorować znaczenia Zakładów Pracy Chronionej. Są
to przedsiębiorstwa, w których przynajmniej 40% zatrudnionych pracowników to  osoby
niepełnosprawne.  Z  tego  tytułu  działają  one  na  szczególnych  zasadach  oraz  dotyczą  ich
różne  ulgi  i  zwolnienia  –  otrzymują  środki  finansowe  od  PFRON-u,  nie  dotyczą  ich
niektóre  podatki  i  opłaty.  Zapewniają  one  stosowne  warunki  pracy  dla  osób  ze
zwiększonymi  potrzebami,  są  otwarte  na  ich  zatrudnianie,  a  zarobki,  które  otrzymują
niepełnosprawni  pozwalają  chociaż  częściowo  uniezależnić  się  od  pomocy  państwa  i
rodziny, przez co mogą poczuć się wartościowymi członkami społeczeństwa.
Z  powodu  kontrowersji  związanych  z  niektórymi  ZPCh  po  2000  roku  ich  przywileje
zostały  znacząco  ograniczone.  Spowodowało  to  spadek  zatrudnienia  w  tego  typu
zakładach, ich zamykanie lub zmianę formy organizacyjnej. Jest ich z roku na rok coraz
mniej, ponieważ nie opłaca się już prowadzić działalności o takiej formie. Zestawiając to z
rosnącą liczbą osób niepełnosprawnych i braku wyraźnych zachęt do zatrudniania ich dla
firm działających na otwartym rynku, możemy wywnioskować jak dramatyczna może stać
się  sytuacja.  Bezrobocie  wśród  aktywnych  zawodowo  osób  niepełnosprawnych  będzie
nadal rosło, tak jak odsetek nieaktywnych zawodowo, ponieważ nie będą mieli realnych
możliwości zdobycia pracy.

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

8 |

Strona

Nie  poprawia  sytuacji  fakt,  że  aktywizację  osoby  niepełnosprawnej  traktuje  się  w
Powiatowych Urzędach Pracy marginalnie, uważając, że osoby niepełnosprawne znajdują
się  w  lepszej  sytuacji  materialnej  na  skutek  otrzymywania  rent  niż  pozostali  bezrobotni.
Badania  jednak  wskazują,  że  bycie  niepełnosprawnym  wysoce  podwyższa  zagrożenie
ubóstwem,  a  renta  nie  wystarcza  na  zaspokojenie  podstawowych  potrzeb  jej
beneficjentów. Osoby z niepełnosprawnością nie podejmują pracy wyłącznie ze względów
rehabilitacyjnych  czy  społecznych.  Według  przeprowadzonych  badań,  najczęstszym
powodem  pracy  osób  niepełnosprawnych  jest  chęć  poprawienia  swojej  sytuacji
materialnej.
Zakłady Pracy Chronionej są bardzo ważnymi instytucjami na polskim rynku pracy osób
niepełnosprawnych  jako  pracodawcy  zatrudniający  duży  ich  odsetek  oraz  jako  ośrodki
rehabilitacji  społecznej  i  zawodowej.  Na  razie,  na  polskim  rynku  pracy  nie  ma  dla  nich
alternatywy.  Obecny  system  zachęt  dla  przedsiębiorców,  aby  zatrudniali  osoby
niepełnosprawne jest niewystarczający, tak jak program wspierający zakładanie przez nich
firm.  Mimo  możliwych  nadużyć  ze  strony  ZPCh  środki  przeznaczane  przez  państwo  na
ich wsparcie są niewystarczające.
Rozpatrzmy  przykładowy  Zakład  Pracy  Chronionej,  aby  w  pełni  zrozumieć  na  czym
polegają ich problemy i dlaczego zasługują one  na dodatkowe dofinansowanie. Załóżmy,
że  zatrudnia  on  na  etacie  50  osób  niepełnosprawnych  i  jest  to  59%  wszystkich
zatrudnionych  w  tym  zakładzie.  Uwzględniając  specjalne  przywileje  zatrudnionych,
możemy stosunkowo obliczyć koszty, jakie ponosi pracodawca tylko z powodu spadku ich
wydajności.
Szacunkowo wydajność osoby niepełnosprawnej w stosunku do osoby pełnosprawnej w
odniesieniu do poszczególnych czynników kształtuje się następująco:

•

z tytułu krótszego czasu pracy – 0,85

•

z tytułu wyższego przeciętnego wieku - ok. 0,90

•

z tytułu niższego wykształcenia – ok. 0,90

•

z tytułu niepełnosprawności – 0,65 do 0,75

Z  powyższego  wyliczenia  wynika,  że  przeciętna  wydajność  w  przykładowym  zakładzie
pracy chronionej osoby niepełnosprawnej wynosi 45% do 52%.
Jeżeli  uwzględnimy  przeciętne  wynagrodzenie  osoby  niepełnosprawnej  w  wysokości
1000zł  wychodzi  nam,  że  dodatkowe  koszty  pracodawcy  przypadające  w  miesiącu  na
jeden etat osoby niepełnosprawnej wynosi 480 do 520 zł.
Należy  również  pamiętać  że  przy  stosowanym  w  takich  zakładach  40-godzinnym
tygodniu  pracy  dla  wszystkich  pracowników  oraz  przy  dodatkowej  30  minutowej
przerwie wykorzystywanej również przez osoby pełnosprawne, czas ich pracy skraca się o

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

9 |

Strona

11%.  Zmniejszenie  wydajności  osób  pełnosprawnych  zatrudnionych  w  zakładach  pracy
chronionej o ok. 11%, kiedy stanowią oni 41% zatrudnionych ogółem, obciąża każdy etat
osoby niepełnosprawnej o kolejne 80 zł.
W  skali  miesiąca,  uwzględniając  ilość  etatów  osób  niepełnosprawnych  (50  przyjęte  w
przykładzie), daje to sumę 28,000 do 31,500 zł.
Natomiast przykładowy pracodawca od państwa otrzymuje miesięcznie 13,450 zł (269 zł
x 50 etatów = 13,450 zł). Nie patrząc na inne ulgi i zwolnienia widać od razu, że kwota ta
jest  zdecydowanie  niewystarczająca.  Dodatkowo,  w  przykładzie  nie  zostały  ujęte  inne
koszty  związane  z  zatrudnianiem  osoby  niepełnosprawnej,  takie  jak:  koszty  związane  ze
zwiększoną  absencją  chorobową,  organizacją  turnusów  rehabilitacyjnych,  dodatkowymi
szkoleniami,  przystosowaniem  stanowisk  pracy,  likwidacją  barier  komunikacyjnych,
opieką  medyczną  i  pielęgnacyjną,  utrzymaniem  bazy  rehabilitacyjnej,  kosztami
osobowymi  obsługi  rehabilitacyjnej,  kosztami  osobowymi  dodatkowego  nadzoru,
dodatkowymi  kontrolami  służb  fiskalnych  i  Państwowej  Inspekcji  Pracy,  prowadzeniem
dokumentacji księgowej, zwiększonymi wymaganiami bhp, itd.
Wielu  przedsiębiorców  zarzuca  państwu,  że  specjalne  wsparcie  Zakładów  Pracy
Chronionej  powoduje  ograniczenie  konkurencji  na  rynku.  Jednak  zapominają  oni  o
ponoszonych  przez  ZPCh  kosztach  spowodowanych  specyfiką  zatrudniania  osób
niepełnosprawnych  oraz  ich  niższą  wydajnością.  Właśnie  dlatego,  aby  zachować
konkurencyjność tych przedsiębiorstw, państwo powinno je dotować.
Aby  państwo  aktywnie  wspierało  rehabilitację  zawodową  osób  niepełnosprawnych
powinno  zmienić  podejście  do  Zakładów  Pracy  Chronionej  i  zastanowić  się  nad
zwiększeniem dotacji i ulg im przysługujących lub stworzyć inny, efektywniejszy system
rehabilitacji  społecznej  i  zawodowej.    W  dalszej  perspektywie  należałoby  zastanowić  się
czy  obowiązki  powiatów  dotyczące  rynku  pracy  i  PUP-ów  nie  powinny  być  oddane  w
ręce  lepiej  zorganizowanych  gmin,  które  na  poziomie  lokalnym  potrafiłyby  odpowiadać
na potrzeby osób niepełnosprawnych, będąc bliżej mieszkańców oraz przedsiębiorców.

Bibliografia:

1) Andrzej Barczyński, Zakłady pracy chronionej w polskim systemie rehabilitacji zawodowej osób

niepełnosprawnych, Warszawa 2001,

2) Red. Daniel Kukla, Łukasz Bednarczyk, Edukacja - Wsparcie – Praca w życiu osób

niepełnosprawnych. Wybrane aspekty, Warszawa, Częstochowa 2008,

3) Wojciech Kuźnicki, Piotr Krupa, Zakłady Pracy Chronionej i inni pracodawcy osób

niepełnosprawnych, Warszawa 2001.

4) Praca zbiorowa, Polskie doświadczenia w rehabilitacji zawodowej i zatrudnianiu osób

niepełnosprawnych: ogólnopolska konferencja naukowa, Warszawa, 2003

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

10 |

Strona

Islamic Banking

Piotr Krzemiński

p.krzeminski @pbda.pl

Kandydat na członka PBDA

“Those who spend their wealth by night and day, secretely and openly, for them shall be
their reward with their Lord”

Holy Qur’an

Jak dziś pamiętam lipcowe wydanie „Pulsu Biznesu”, w którym prezes ING Bank Śląski
Brunon  Bartkiewicz  wydał  paniczny  apel  do  polskich  bankowców  –  „Przestańmy
oszukiwać  klientów!”.  Wezwanie  z  pewnością  odważne,  ale  i  w  wielu  przypadkach
prawdziwe.  Na  fali  podupadającego  wizerunku  tradycyjnej  bankowości  i  pod  wpływem
ogólnoświatowego  kryzysu,  jak  grzyby  po  deszczu  zaczęły  odradzać  się  szlachetne  idee
etycznej  i  moralnie  poprawnej  praktyki  bankowej.  To  właśnie  te  okoliczności
spowodowały,  że  do  dyskusji  wróciły  pomysły  o  tzw.  bankowości  etycznej,  bankowości
zielonej,  a  także  o  omawianej  tutaj  bankowości  islamskiej,  znanej  także  jako  Islamic
Banking lub Islamic Finance.
Nie  ukrywam,  że  dużym  zaskoczeniem  był  dla  mnie  pomysł  połączenia  finansów  i
religii,  z  którym  pierwszy  raz  spotkałem  się  w  londyńskim  Institute  of  Islamic  Banking
and Insurance. Nie do pomyślenia była dla mnie  tak pozornie wybuchowa mieszanka, w
której  religijne  zasady  regulują  bezwzględny  świat  finansowy.  No  ale  jak  wiadomo
„potrzeba jest matką wynalazków”, a w czasie kryzysu można by jeszcze dopowiedzieć, że
„tonący  brzytwy  się  chwyta”.  I  tak  w  obliczu  wzrastającego  bezrobocia  oraz  ujemnego
wzrostu gospodarczego bankowość islamska zaczęła swoje światowe

tournee po systemach

finansowych. A wszystko z zazdrości. No bo jak to możliwe, że kraje islamskie prosperują
tak dobrze w ledwo zipiącym otoczeniu? Podobno właśnie dzięki Islamic Banking.
Bankowość  islamska  to  inaczej  bankowość  konwencjonalna,  tylko  że  operująca
muzułmańskimi  zasadami  Szariatu,  konsekwentnie  implementowanymi  w  fundamenty
ekonomiczne  państw  islamskich.  Co  ciekawe  źródłem  tych  wszystkich  reguł  jest  Święta
Księga  muzułmanów  –  Koran,  który  mimo  tego,  że  pochodzi  z  VII  wieku,  dzięki
poprawnej  interpretacji  jest  wykorzystywany  do  konstruowania  zaawansowanych
instrumentów finansowych. Debiut takiego spojrzenia na finanse miał miejsce jakieś 25 lat
temu, w trakcie których powstało 200 banków islamskich i innych pokrewnych instytucji
działających w 27 krajach muzułmańskich oraz 16 krajach pozostałych wyznań. Imponuje
również  wartość  portfolio  tych  instytucji,  które  szacuje  się  na  200  mld  $.  W  obliczu  tak
szybkiego  wzrostu  zdążyła  uformować  się  organizacja  kontrolująca  ten  sektor  finansowy
zwana

Islamic Financial Services Board. Pozostaje pytanie co czyni z bankowości

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

11 |

Strona

islamskiej swoiste

panaceum i remedium na obecne problemy? Jak to możliwe, że religia

w służbie bankowości okazała się tak konkurencyjna wobec reszty?
Wystarczy sięgnąć do Koranu. Islamic Banking zakazuje pobierania odsetek, nieuczciwej
konkurencji, handlu bronią czy udziału w propagowaniu pornografii. Jest to przestrzegane
na tyle gorliwie, że gdy jeden z islamskich inwestorów podjął się rozwoju własnych linii
lotniczych,  zakazał  serwowania  jakichkolwiek  alkoholi  na  pokładach  samolotów.  Koran
wyraźnie  mówi  o  potrzebie  bogacenia  się  z  racji  tego,  że  ma  to  pozytywny  wpływ  na
rozwój świadomości finansowej społeczeństwa. Nakazuje on obywatelom angażowanie się
w obrót gospodarczy, gdyż takie postawy prowadzą do ogólnego dobrobytu.
W  bankowości  islamskiej  bank  i  klient  figurują  jako  partnerzy  po  równo  dzielący
między  siebie  zarówno  zysk  jak  i  ryzyko.  Święta  Księga  kompleksowo  i  skrupulatnie
określa sposób zawierania jakichkolwiek umów tj. tak aby były one zrozumiałe i zawarte
w obecności świadków.
Nie  ulega  wątpliwości,  że  to  co  uchroniło  muzułmańskie  instytucje  przed  kryzysem  to
zakaz inwestowania w instrumenty pochodne. Dobrze wiemy, że w apogeum „szaleństwa
derywatowego” na jedną wydobytą baryłkę ropy przypadało 6  kontraktów terminowych
na  ten  surowiec.  Islamic  Banking  wyraźnie  sprzeciwił  się  obrotowi  wirtualnymi
pieniędzmi  i  dobrze  na  tym  wyszedł.  Wzrost  tej  bankowości  od  kilku  lat  mierzony  jest
dwucyfrowo.
400  mld  $  -  na  tyle  szacuje  wartość  islamskiego  rynku  usług  finansowych  agencja
ratingowa Standard & Poor’s. Nic dziwnego, że Wielka Brytania zmienia swoje prawo tak
aby umożliwić bankowi

Islamic Bank of Britain wejście na rynek. Także Francja powołała

specjalną  radę  mającą  zająć  się  wdrożeniem  islamskich  zasad  do  lokalnych  kodeksów.  Z
kolei  w  niemieckim  landzie  Saksonia  –  Anhalt  wprowadzone  zostają  islamskie  obligacje
finansujące działalność przedsiębiorstw.
Islamic  Banking  podbija  Europę.  Skutecznie  odwraca  jej  uwagę  od  kapitalistycznych
Stanów Zjednoczonych wyraźnie poturbowanych po gorączce spekulacyjnej, w kierunku
orientalnych  zasad  finansowych,  charakteryzujących  się  transparentnością  i  etycznością.
Pytanie  tylko,  czy  angażowanie  uczuć  religijnych  w  sprawy  finansowe  nie  jest  samo  w
sobie nieetyczne. Może jednak warto oddać cesarzowi co cesarskie, a Bogu co boskie?

Bibliografia:

1. „Bankowość islamska szansą dla Europy?” – Beata Paxford –

www.biznespolska.pl

2. „Konkurencyjna bankowość islamska” –

www.bankier.pl

www.islamic-banking.com

www.euroislam.pl

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

12 |

Strona

System zarządzania dokumentami w teorii i

praktyce na przykładzie jednostek

administracyjnych (urzędy)

Krzysztof Płatek

k.platek@pbda.pl

Lider ds. IT

1 Wstęp

Każdemu  z  klientów  urzędu  marzy  się  chwila  w  której  zamiast  zdegustowanej,
przysłowiowej  „pani  z  okienku”    wiele  spraw  będzie  mógł  załatwić  zdalnie,  szybko  i
wygodnie  przez  Internet.    Aby  kiedyś    było  to  możliwe  ważne  jest  wewnętrzne
uporządkowanie  przepływu  danych  w  urzędach  i  pomiędzy  nimi.  Poza  odpowiednimi
regulacjami  prawnymi  istotne  jest  posiadanie  przez  urzędy  elektronicznych  systemów
zarządzania  dokumentami,  pozwalających  na  łatwy  i  szybki  dostęp  do  potrzebnych
informacji i danych.

2 Czym jest system zarządzania dokumentami?

System  zarządzania  dokumentami  (z  ang.  DMS  –  Document  Management  System)  to
system komputerowego nadzoru nad dokumentacją. Obejmuje on  zwykle wprowadzanie
dokumentów,  ich  przechowywanie,  przepływ,  usuwanie  jak  i  wyszukiwanie.  Pierwsze
tego  typu  systemy  powstały  już  w  latach  80  ubiegłego  stulecia,  lecz  dopiero  niedawno
zyskały  znacząca    popularność.  Sukces  zawdzięczają  niezaprzeczalnym  korzyściom
płynącym z ich wykorzystania:  zaoszczędzeniu czasu pracy, redukcji kosztów związanych
z  materiałami  biurowymi,  a  także,  co  obecnie  szczególnie  istotne,  szybkiemu  i  łatwemu
dostępowi  do  informacji  przepływających  wewnątrz  firmy.  Porównując  systemy
tradycyjne  do  DMS  można  zauważyć  wyraźne  korzyści  wynikające  ze  zmniejszającej  się
ilości  papieru.  Zwykły  papierowy  dokument  jest  kserowany  średnio  prawie  20  razy.
Dokument  elektroniczny  jest  dostępny  dla  nieograniczonej  liczby  użytkowników,  a
uzyskanie dostępu do niego nie wymaga tworzenia zbędnych kopii i jest bardzo szybkie,
co pozwala na skrócenie czasu pracy, zmniejszenie kosztów materiałów eksploatacyjnych i
lepsze  wykorzystanie  przestrzeni  biurowej.    W  Polsce  najczęściej  wykorzystują  je  firmy
telekomunikacyjne, z DMS korzysta  70% z nich.  Firmy te ze względu na swoją specyfikę
są zwykle pionierami w wykorzystywaniu nowoczesnych technologii. Jeżeli spojrzymy na
systemy zarządzania dokumentami od strony wydatków to są to przede wszystkim koszty
wdrażania  i  zachowania  sprawności  działania  DMS.  Uszczegóławiając  są  to  przede
wszystkim  koszty  zakupu  licencji  niezbędnego  oprogramowania  (bądź  ewentualnego
dostosowania istniejących rozwiązań lub też stworzenia własnego), dodatkowego sprzętu
(np.  serwerów),  szkolenia  dla  pracowników  oraz  administracji  i  zapewnienia
bezpieczeństwa  danym.  Dlatego  przed  wdrożeniem  tego  typu  systemu  należy  rozważyć
jaki typ rozwiązania będzie przynajmniej bilansował, jeżeli nie przeważy naszych zysków
nad poniesione koszty.

Wszystkie te zalety i koszty odnoszą się nie tylko do firm, ale także do urzędów, które

zwykle w Polsce wolniej przyjmują nowości techniczne. Czynniki, które na to wpływają
przeanalizujemy później. Już teraz warto jednak zauważyć, że dla urzędów, ze względu

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

13 |

Strona

na  zakres  ich  działalności  i  ilość  przetwarzanych  dokumentów,  bardziej  niż  dla
przeciętnych przedsiębiorstw do sprawnego funkcjonowania  potrzebny jest dostosowany
do ich potrzeb DMS.

    3 Klasyfikacja DMS
Przed  przejściem  do  charakterystyki  DMS  w  urzędach  warto  poznać  bliżej  jak
funkcjonuje  DMS  i  czym  tak  naprawdę  są  systemy  zarządzania  dokumentami.  Często
pojęcie  systemu  zarządzania  dokumentami  jest  zawężane.  Tak  naprawdę  jako  system
zarządzania dokumentami uznać także:



Web Content Management Systems służący do zarządzania zawartością witryny
internetowej,



Enterprise Content Management Systems służący do zarządzania dokumentami
biznesowymi organizacji



systemy publikacyjne,



portale korporacyjne,



system do pracy grupowej,



elektroniczne archiwa



obieg spraw i dokumentów

Uzasadnienie jest proste – wszystkie te systemy w jakiś sposób posługują się dokumentami.
W artykule ze względu na wybrany temat ograniczymy się do tych wykorzystywanych w
jednostkach  administracyjnych,  a  w  szczególności  na  systemach  umożliwiających  obieg
spraw i dokumentów.

    4 Architektura i funkcjonalności
   Przykładowa budowa systemu DMS wygląda następująco:

Interfejs użytkownika:

- system nawigacji,

- system edycyjny.

Warstwa aplikacji:

–  silnik przepływu prac,
–  silnik wyszukiwania,
–  silniki przekształceń,
–  system publikacyjny,
–  moduł kancelaryjny,
–  moduł obsługi spraw,
–  moduł archiwum,
–  moduł administracyjny,
–  funkcjonalność

biznesowa.

Repozytorium
dokumentów:

– podstawa systemu
zarządzania
dokumentów, zwykle
implementowana przy
użyciu relacyjnej bazy
danych

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

14 |

Strona

   Systemy  zarządzania  dokumentami  zwykle    pozwalają    na  określenie  zestawu
metadanych  związanych  z  dokumentami.  Metadane  pozwalają  na  wyszukiwanie,
sortowanie,  łatwą  klasyfikacje  bez  analizowania  treści  dokumentów  i  zwykle  są
przechowywane  poza  samymi  dokumentami,  choć  czasem  znajdują  się  w  ich  treści.
Zawartość  metadanych  zależeć  będzie  od  potencjalnego  wykorzystania  systemu.    Poza
meta danymi do wyszukiwania wykorzystuje się także wyszukiwanie pełnotekstowe (ang.
full-text search), które umożliwia przeszukiwanie dokumentów wykorzystując oparty na
ich treści indeks.

    Aby  w  systemie  mogło  pracować  wielu  użytkowników  ważna  jest  możliwość
blokowania dostępu do edytowanego dokumentu, co wraz z wersjonowaniem (dostęp do
historii zmian edycji dokumentu) umożliwia kontrolowanie wprowadzanych danych.
Przyjęte rozwiązanie techniczne zależy od przebiegu dokumentów, którymi ma zarządzać.
   Przykładowy obieg wygląda następująco:



Rejestrowanie - ręczna rejestracja dokumentu lub wykorzystanie OCR w celu
wydobycia metryki dokumentu



Integracja - możliwość wprowadzania zmian, łączenie dokumentów w postaci spraw



Wprowadzanie do systemu - skan i wykorzystanie OCR lub ręczne wprowadzenie
dokumentu



Klasyfikacja - według metryk podanych przy rejestracji lub/i słów kluczowych



Przechowywanie



Zabezpieczenia



Zarządzanie obiegiem



Współdziałanie



Zarządzanie wersjami



Publikowanie



Wyszukiwanie.

Przyglądając  się  takiemu  przykładowemu  obiegowi  dokumentu  widzimy  również  jakie
możliwości daje nam system zarządzania dokumentami.

    5 Różne aspekty związane ze stosowaniem DMS w polskich urzędach
Po  przybliżeniu    teorii  związanej  z    systemami  zarządzania  dokumentami  warto
przyjrzeć się jak tego typu systemy funkcjonują  (jeżeli funkcjonują) w polskich urzędach,
co  wpływa  na  ich  wdrażania  i  użytkowanie  i  jaki    może  to  mieć  skutek  w  przyszłości.
Oczywiście  aby  w  pełni  ocenić  sytuację  urzędów  konieczne  byłoby  sporządzenie  bardzo
obszernego  raportu  obejmującego  ich  zinformatyzowanie,  przebieg  dokumentów,
przepływ  dokumentów  pomiędzy  nimi  a  innymi  urzędami  oraz  klientami  oraz
zinformatyzowanie  tego  przepływu,  a    także  przeprowadzić  badanie  wśród  samych
pracowników  urzędu.  Samo  omówienie  sytuacji  prawnej  urzędów  w  tym  kontekście

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

15 |

Strona

wystarczyłoby  na  oddzielny  artykuł.  Dlatego  przeprowadzona  w  tym  artykule  analiza
przybliży  krótko  najważniejsze  zagadnienia,  ale  obejmie  za  to  obecnie  wzorcowe  dla
urzędów przykłady, następnie zaś szersze opracowanie dotyczące  Urząd Miasta Poznania.
Najpierw  warto  przyjrzeć  się  kwestiom  prawno-organizacyjnym.  Każdy  urząd  publiczny
ma obowiązek posiadania instrukcji kancelaryjnej. W niej szczegółowo opisany jest sposób
obiegu dokumentów, określa ona sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania
dokumentów,  metody  ochrony  przed  ich  uszkodzeniem,  zniszczeniem  lub  utratą.  Nie
dostarcza ona wzorców postępowania, lecz nakłada na jednostki obowiązek wykonywania
danych  czynności  w  określony  sposób.    Instrukcja  ta,  przykładowo,  w  celu  zapewnienia
bezpieczeństwa wprowadza przepis:

  „Korzystanie  z  dostępu  do  światowych  sieci  informatycznych  (typu  Internet)  jest
możliwe  wyłącznie  w  wydzielonych  i  nie  podłączonych  do  wewnętrznej  sieci
informatycznej urzędu stanowiskach komputerowych”.

Przepis  ten  skutkuje  tym,    że  jeżeli  poszczególne  wydziały,  biura  czy  jednostki
podlegające  pod  dany  urząd  są  rozproszone  geograficznie,  konieczne  jest  najpierw
zainwestowanie  w  odpowiednią  infrastrukturę  (rozległa  sieć  wewnętrzna)  zanim  będzie
możliwa pełna integracja przepływu danych. Wiąże się to z dodatkowymi kosztami, które
nie występują w przedsiębiorstwach prywatnych.

Jest  to  jeden  z  wielu  przykładów,  który  ukazuje  jak  ściśle  uregulowane  prawnie  jest
funkcjonowanie urzędów. Jest tu niewiele przestrzeni na elastyczność rozwiązań na jaką
mogą  pozwolić  sobie  prywatne  przedsiębiorstwa.  Nadmiar  przepisów,  często  mający  na
celu ułatwienie pracy urzędnikom, tak naprawdę niepotrzebnie ją komplikuje, ponieważ
przepisy  prawa  zawsze  reagują  z  opóźnieniem  na  zaistniałą  sytuację.  Przykładowo  nadal
wiele ustaw nakazuje obieg dokumentów papierowych.  Jest to jedna z przyczyn dla której
urzędy  nie  będą  mogły  rywalizować  z  firmami  prywatnymi  pod  względem
innowacyjności.

Jednocześnie, jeżeli marzymy o tym by w przyszłości urzędy były w pełni e-dostępne z
usługami  dla  obywateli  muszą  istnieć  ustalone  reguły,  obejmujące  przeze  wszystkim
ujednolicenie  formy  przyjmowanych  dokumentów.  Od  2006  roku  trwają  prace  nad
Centralnym  Repozytorium  Wzorów  Dokumentów  Elektronicznych  (CRD).  Zgodnie  z
istniejącymi  przepisami,  jeżeli  dokument  nie  jest  zgodny  z  wzorcem    nie  może  być
dostarczony jako dokument elektroniczny.  Niestety nie udało nami się dostać  na stronę
http://www.crd.mswia.gov.pl/, na której ma funkcjonować repozytorium.

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

16 |

Strona

Oprócz instrukcji kancelaryjnej i ustawie o ochronie danych osobowych, a także ustawie
o dotyczącej udostępniania informacji publicznej, szczegółowo o wykorzystaniu
informatyki, w tym systemów zarządzania dokumentami mówią następujące przepisy:



Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 25 kwietnia 2008
r. w sprawie wymagań technicznych dokumentów elektronicznych zawierających akty
normatywne inne akty prawne, elektronicznej formy dzienników urzędowych oraz
środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych



Ustawa z dnia 17 lutego 2005 o Informatyzacji Działalności Podmiotów Realizujących
Zadania Publiczne



Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 27 listopada 2006 r. w
sprawie sporządzenia i doręczenia pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U.
nr 227, poz. 1664).

Niestety w Polsce niezbyt wiele jednostek samorządu terytorialnego wdrożyło systemu
przesyłania  dokumentów  do  interesantów.  Istnieje  wiele  potencjalnych  źródeł
finansowania  tego  typu  przedsięwzięcia  –  przede  wszystkim  z  dotacji  bezzwrotnych
unijnych  programów  operacyjnych  przewidzianych  na  lata  2007-2013  r.  W  przypadku
kompleksowych  rozwiązań  systemowych  możliwa  jest  dotacja  przekraczająca  kilka
milionów  euro  z  priorytetu  V  (Dobre  rządzenia)    w  ramach  Programu  Operacyjnego
Kapitał Ludzki. W sytuacji zaś, gdy planowane jest mniej zaawansowane  przedsięwzięcie
można pozyskać środków regionalnych programów operacyjnych (np. istnieje priorytet, z
którego można sfinansować system teleinformatyczny do przekazywania i otrzymywania
dokumentów urzędowych za pośrednictwem poczty elektronicznej). Jednostki samorządu
terytorialnego  mogą  także  starać  się  o  środki  z  Programu  Operacyjnego  Innowacyjna
Gospodarka, z którego można sfinansować system przesyłania dokumentów na linii urząd-
przedsiębiorstwo.

W dużych instytucjach o ograniczonych środkach finansowych prawie niemożliwe jest
wdrożenie systemu zarządzania dokumentami w sposób rewolucyjny, jest to raczej proces
stopniowego wprowadzania zmian. Powinny być to jednak zmiany zaplanowane. Ważne
jest  wdrażanie  poszczególnych  systemów  tak,  aby  możliwe  było  ich  przyszłe
zintegrowanie.  Obecnie  wdrażanie  systemów  jest  często  pod  tym  względem
nieprzemyślane,  utrudniając  przepływ  informacji  oraz  wprowadzanie  zmian.  Jak  już
wspomnieliśmy  trzeba  zwrócić  uwagę  na  ujednolicenie  danych  gromadzonych  na
potrzeby  systemów  księgowych,  ewidencyjnych,  finansowych  oraz  kadrowych,  a  także
danych  związanych  z  szczególnymi  zadaniami  urzędów.  Idealną  sytuacją  jest  gdy
wdrożone systemy  pracują na tych samych danych.

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

17 |

Strona

Ostatnim aspektem, który chcielibyśmy poruszyć jest związany z urzędnikami. Okazuje
się bowiem, że po pierwszej fazie wdrażania systemu zarządzania dokumentami ważnym
problemem  rzutującym  na  sprawność  całego  systemu  okazuje  się  być  kwestia
pracowników. Pierwszym ograniczeniem, które należy przezwyciężyć jest odzwyczajenie
ich do prowadzenia dokumentacji papierowej. O ile ten problem można przezwyciężyć, to
następny  wydaje  się  być  znacznie  trudniejszy  –  brak  fachowej  kadry  informatycznej  w
urzędach.  Wiadomo,  że  cykl  życia  systemu  nie  sprowadza  się  do  jego  implementacji  –
również  później  należy  go  nad  nim  pracować.  Wiele  z  tych  prac  mogłoby  być
wykonywanych  w  ramach  własnych  jednostek  danego  urzędu  (które  często  dysponują
zespołami  informatycznymi),  lecz  nie  jest  to  możliwe,  gdyż  stosowane  siatki  płac
uniemożliwiają  zatrudnienie  dobrych  specjalistów.  W  taki  to  sposób  jednostki
administracji publicznej często zdane są albo na konsultacje w zewnętrznych firmach (co
jest  bardzo  kosztowne),  bądź  też  –  co  ma  miejsce  o  wiele  częściej  –  nie  są  prowadzone
żadne dalsze prace po wdrożeniu.

    6 Systemy stosowane w Polsce
Jednym  z  liderów  na  rynku  produktów  służących  do  zarządzania  dokumentami  jest
krakowski Commarch ze swoim rozwiązaniem e-Urząd. Do ciekawszych funkcjonalności
zaimplementowanych  w  tym  systemie  należy  możliwość  zdalnego  sprawdzania  statusu
danej  sprawy  przez  petenta  urzędu.  Łączy  się  z  tym  zastąpienie  papierowych  wniosków
formularzami  elektronicznymi.  Poza  tym  system  spełnia  wszystkie  wymogi  opisane  w
punkcie 4. Przykładem implementacji tego systemu jest Śląski Urząd Wojewódzki.

Kolejnym  rozwiązaniem  jest  system  PROTON  oferowany  przez  firmę  Sputnik,  która
specjalizuje się w dostarczaniu produktów dla sektora publicznego. Z danych uzyskanych
od producenta wynika, iż jest on bardzo szybki w wdrożeniu  – przykładowo w Urzędzie
Gminy  Potok  Górny  wraz  ze  szkoleniami  cały  proces  trwał  dwa  dni.  Szczególnymi
cechami tego systemu, które zwróciły naszą szczególną uwagę są:
- zintegrowana baza wzorcowych pism i formularzy
- wbudowany edytor tekstowy pozwalający na generowanie pism z szablonów
- bazy informacji wspomagające przeglądanie list interesantów oraz tworzenie raportów
- obsługa petentów przez Internet
- automatycznie pobieranie danych z wniosków elektronicznych do systemu i rejestracja
jako pisma
-  rozbudowany  moduł  uprawnień,  umożliwiający  podglądanie  zawartości  biurka
podwładnych
- automatyczna publikacja treści do BIP.

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

18 |

Strona

Warto  również  wspomnieć  o  rozwiązaniu  „Korespondencja”  oferowanym  przez  firmę
Exell.  Oferuje  ono  podstawowe  funkcjonalności,  które  powinny  posiadać  omawiane
systemy, jednak za bardzo konkurencyjną cenę. Dużym atutem są także liczne referencje –
dla przykładu Kancelaria Senatu RP oraz Polska Telefonia Cyfrowa Era GSM.

    7 Liderzy w stosowaniu systemów informatycznych – jednostki publiczne
Jako  przykłady  wzorcowych  urzędów  wybraliśmy  laureatów  corocznego  konkursu
organizowanego przez redakcje Computerworld - Liderzy Informatyki w kategorii Sektor
Publiczny. We wcześniejszych edycjach laureatami byli:
2007  -  Urząd  Miasta  Częstochowy  oraz  Wyższa  Szkoła  Informatyki  i  Zarządzania  w
Rzeszowie
2006 - Urząd Miasta Bydgoszczy
2005 - Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, Kraków
2004 - Urząd Miasta Poznania
2003 - Kancelaria Sejmu, Warszawa
2002 - Komenda Główna Straży Granicznej, Warszawa
2001 - Sąd Najwyższy, Warszawa

W roku 2008 zwyciężyła Szkoła Główna Handlowa, a finalistami byli Urząd Miejski w
Rybniku i w Katowicach, którzy już w wcześniejszych latach znajdowali się na wysokich
pozycjach.  Jury brało pod uwagę:



doskonałość organizacyjną,



innowacyjność,



kreowanie wartości przez IT,



spójność strategii IT z organizacją biznesową przedsiębiorstwa bądź strategią
instytucji/urzędu.

Tegoroczni finaliści – Urząd Miejski w Rybniku i w Katowicach to górny pułap tego co
udało  się  osiągnąć  urzędom  w  zakresie  zinformatyzowania  zarządzania  dokumentami.
Czym wyróżnia się przykładowo Rybnik na tle innych miast? Przede wszystkim wysokim
stopniem  integracji  wdrożonych  systemów.  Poza  tym  skalą  zastosowanych  rozwiązań,
gdyż w mieście tym funkcjonuje:



system obiegu dokumentów,



system planowania przestrzennego i geodezyjnego (Rybnicki System Informacji
Przestrzennej) umożliwiający mieszkańcom i urzędnikom m.in. dostęp do cyfrowej
mapy zasadniczej i kontrolowanie swoich spraw na bieżąco



elektroniczna karta miejska – jest nie tylko ułatwieniem przy płaceniu za usługi
świadczone przez miejskie jednostki organizacyjne – wraz z nią wdrożono np.
internetowy podsystem sprawdzania punktualności autobusów.

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

19 |

Strona

Warto podkreślić, że miasto Rybnik liczy jedynie 138 tysięcy mieszkańców.

    8 Case study – Urząd Miasta Poznania
Gdyby  opierać  się  na  artykule  sporządzonym  w  grudniu  2003  (w  latach  gdy  urząd  był
jednym z liderów informatycznych) przez Wandę Żółcińską „Prawie elektroniczny urząd”
można by sądzić, że dziś  poznański urząd świecąc przykładem posiada płynny przepływ
dokumentów  i  danych  oraz  dobrze  zorganizowany  system  zarządzania  dokumentami.
Wprawdzie  UMP  na  tle  ogólnopolskim  jest  całkiem  nieźle  zorganizowany,  to  jednak
stopień integracji systemów, przeszkolenie, dostęp i dostosowanie ich  do użytkowników
wymaga  stałych  ulepszeń.  Przez  większość  wydziałów  i  biur  używany  jest  IBM  Lotus,
gdzie wyróżniono następujące moduły:



Rada Miasta



Biuro Prawne



Korespondencja



Teczki i sprawy



Archiwum



Spotkania Prezydentów



Projekty i uchwały Rady Miasta



Promocja inwestycji



Informacje o mieście



Obsługa prasowa i medialna



Upominki



Regulaminy i zarządzenia



Gabinet Prezydenta



Jednostki pomocnicze gminy



Kontrole



Pełnomocnictwa i upoważnienia



Zamówienia publiczne



Umowy

Poza Lotusem istotną funkcję pełni KSAT – oparty na Oracle stworzony przez katowicką
firmę COIG S.A. system, z następującym zakresem:



Ewidencja ludności



Informacja adresowa



Obsługa WSO



USC



Kadry



Płace



Księga główna



Należności i zobowiązania



Podatki



Mandaty



Egzekucja



Wnioski o dofinansowanie



Ewidencja działalności gospodarczej



Gospodarka Mieniem Komunalnym



Środki trwałe



Kultura fizyczna i turystyka



Kultura i sztuka



Zdrowie i sprawy społeczne



Rejestracja pojazdów



Prawa jazdy



Rolnictwo i gosp. żywnościowa



Transport urzędu



Administracja urzędu



Planowanie, projekt. i monit. budżetu



Planowanie i projektowanie WPI



Repozytorium



Centralna kartoteka kontrahentów



Organizacja pracy urzędu

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

20 |

Strona

Systemy te nie są niestety w żadnym stopniu zintegrowane. Problemem jest także brak
funduszy  przeznaczonych    na  pokrycie  nowych  inwestycji  oraz  rzetelnie  realizowanej
strategii.    Dlatego  też  wykluczona  jest  tymczasowa  możliwość  integracji  systemów  a
Urząd  funkcjonuje  na  zasadzie  utrzymywania  wszystkiego  na  poziomie  obecnie  oraz
drobnych  usprawnień,  niż  rewolucyjnych  udoskonaleń.  Często  nawet  trudno  o  drobne
udoskonalenia,  a  jako  argumenty  podaje  się  „ograniczone  możliwości  firmy  COIG  S.A.”,
albo  stwierdzenie,  że  jest  to  użytkownikowi,  wnoszącemu  o  zmianę  niepotrzebne  albo
zajmie zbyt dużo czasu. Obecnie urzędnicy mają obowiązek nadawania wszystkich pism w
Lotusie,  gdzie  przydzielają  im  unikalny  numer.  Cały  czas  równolegle  do  obiegu
dokumentów w Lotusie odbywa się obieg dokumentów tradycyjnych, papierowych. Obieg
jednego  dokumentu  w  Urzędzie  jest  zwykle  bardzo  skomplikowany,  obejmuje
kilkakrotnie  kserowanie  go,  tak  aby  każdy  Wydział  czy  Biuro  posiadało  własną  kopię
otrzymanego dokumentu. Trwają prace związane  z modelowaniem procesów w urzędzie
za pomocą narzędzia Aris Toolset firmy IDS Sheer, z czym związane jest wykazanie jakie
dokumenty powstają w trakcie procesu, w ilu kopiach, jak przebiega ich obieg.

Dużą  przeszkodą  w  spójnym  działaniu  systemu  stanowią  zmiany  firm  będących
podwykonawcami pewnych części systemu. Część tych działań mogłaby być realizowana
przez  wewnętrzny  Wydział  Informatyki,  jednak  niezbyt  atrakcyjne  warunki  płacowe
niekorzystnie wpływają na fluktuację pracowników. Niski jest także poziom przeszkolenia
pracowników w zakresie obsługi narzędzi związanych z programem Lotus Notes  – wiąże
się  to  z  tym,  iż  brak  świadomości  o  możliwościach  tego  systemu  prowadzi  do  tego,  iż
pewne  czynności  są  wykonywane  niepotrzebnie,  a  mogłyby  być  zrobione  w  sposób
wysoce z automatyzowany.

W  roku  2004  powstała   Strategia  Informatyzacji  Miasta  Poznania  przygotowana  przez
Instytut  Informatyki  Politechniki  Poznańskiej.  Strategia  ta  dostępna  jest  na  stronie
poznańskiego  BIP.  Jej  twórcy  rekomendują  m.in.,  aby  wdrożyć  jednorodną  platformę
integracyjną opartą na usługach sieciowych, system zarządzania przepływami pracy oraz
technologię  OLAP  służącą  do  monitorowania  procesów  a  także  systemy  wspierające
podejmowanie decyzji.

W  chwili  w  urzędzie  panuje  bardzo  niekorzystna  atmosfera  do  wprowadzania  zmian.
Obecnie rozwijana jest w dalszym ciągu sieć wewnętrzna urzędu, a rezultatem tego etapu
ma być przyłączenie biur i wydziałów, co umożliwi płynny przepływ danych i dostęp do
nich  z  każdego  miejsca  w  urzędzie.    To  bardzo  ważny,  jeżeli  nie  najistotniejszy  krok.
Ponieważ  wprowadzone  w  tej  chwili  rozwiązania  są  niezadowalające,  najlepszym
rozwiązaniem  byłaby  radykalna  zmiana  stosowanych  systemów  i  rozpoczęcie

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

21 |

Strona

wprowadzania DMS na nowo w sposób przemyślany. Niestety wiązałoby się to z kosztami,
ryzykiem oskarżenia o zmarnowane fundusze lub brak kompetencji. W urzędzie uważniej
niż  w  prywatnych  przedsiębiorstwach  liczy  się  coś  co  określić  można  by  mianem
„polityki”.  Dlatego  też  jedyną  strategia  jaka  może  się  sprawdzić  i  jaka  jest  najbardziej
pozytywną w obecnej sytuacji to modna  ostatnio strategia kaizen  – małych stopniowych
zmian  na  lepsze,  w  tym  tego  aby  urzędnicy  nie  musieli  fizycznie  przemieszczać  się  aby
wprowadzać dane do odpowiedniego modułu KSAT-a, zintegrowania Lotusa z KSAT-em,
ulepszonej  wersji  KSAT-a  z  interfejsem,  który  w  większym  stopniu  byłby  przyjazny  dla
użytkownika,  dostosowania  go  do  potrzeb  urzędników,  tak  aby  nie  musieli  przepisywać
danych do Excell’a by uzyskać interesujące ich informacje oraz szkoleń, ale sensownych i
praktycznych,  a  nie  rozmowach  o  „wszystkim  i  o  niczym”.    Tych  małych  (i  trochę
większych)  kroków  jest  niemało,  ale  pozwolą  one  urzędowi  na  sprawniejsze  działanie  i
zlikwidowanie niektórych absurdów.

Podsumowując chcielibyśmy  zaznaczyć, że  przed polskim urzędami jeszcze daleka droga
do  idealnie  działających  rozwiązań  z  zakresu  zarządzania  obiegiem  dokumentów
(zarówno pod względem prawno-organizacyjnym jak i technicznym), jednak wiele z nich
już  od  dawna  ma  w  planach  wdrożenie  tego  typu  rozwiązania,  a  jeszcze  więcej  z  nich
korzysta. Może  nie  zawsze w pełni wykorzystuje ich możliwości, ale pozytywne wzorce
Rybnika i innych miast pokazują, że może być dobrze. A może być jeszcze lepiej i jeszcze
bliżej  do  pełnej  informatyzacji  działań  urzędów  dla  wygody  i  funkcjonalności
pracowników i klientów urzędu.

Bibliografia:

1. Strategia informatyzacji miasta Poznania, Praca zespołowa: Prof. dr hab. inż. Jerzy Brzeziński, Dr inż.

Tomasz Koszlajda, Prof. dr hab. inż. Tadeusz Morzy, Dr inż. Maciej Zakrzewicz, Instytut Informatyki
Politechniki Poznańskiej

2.  Nowoczesne postaci dokumentów - tworzenie i wymiana dokumentów komputerowych, Szymon Zioło
3.  Andrzej Gontarz Zanurzeni w cyberprzestrzeni
4.  Wywiad z Wacławem Iszkowskim, prezesem Polskiej Izby Informatyki i Telekomunikacji „Urzędnicy

tworzą dla urzędu, a nie dla obywatela” z Gazety Prawnej z dnia 2008-07-03

5. Z jakich środków sfinansować system elektronicznego obiegu dokumentów, Andrzej Okrasiński
6. Nie ma stosu papierów, jest natychmiastowa informacja, Izabela Adamska, Instytut Rozwoju

Społeczeństwa Informacyjnego

7. Obowiązek opracowywania i udostępniania formularzy i wzorów elektronicznych, Jacek Janowski
8. Cyfrowy zamiast papierowego, Magazyn komputerowy „Next” (1/2009)

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

22 |

Strona

case study

… jako menadżer projektu …

OPIS SYTUACJI

Pracujesz w agencji Symetria jako menadżer projektu. Opiekujesz się klientem, którym
jest  sklep  internetowy  zajmujący  się  sprzedażą  porcelany,  zastawy  stołowej  oraz
drobnych kuchennych artykułów AGD.

   Celem Klienta jest zwiększenie sprzedaży internetowej. Zadanie jest tym bardziej
istotne, iż jedno z jego głównych wyzwań stanowi budowanie zaufania użytkowników
do kupna przez Internet delikatnego produktu, jakim jest porcelana.

ZADANIA

   Rozwiąż zadania z zakresu e-marketingu.

Kreacja reklamowa

1.  Zaprojektuj  dwie  propozycje  billboardów,  jakie  zostaną  użyte  w  kampanii
internetowej.  Przedstaw  schematycznie  kolejne  kadry  billboardów.  Pamiętaj,  że
głównym celem klienta jest zwiększenie sprzedaży w sklepie. opisz  krótko cel i ogólny
zamysł  billboardu,  przedstaw  schematycznie  kolejne  kadry  dwóch  billboardów,  każdy
slajd  opatrz  krótkim  komentarzem  objaśniającym  zasadę  działania  kreacji  reklamowej  i
animacji,

Landing page

2.  Zaprojektuj  landing  page,  na  którą  poprowadzą  internetowe  kreacje  reklamowe.
Pamiętaj  o  sprzedażowym  celu  kampanii.  opisz  krótko  cel  i  zasadę  działania  landing
page, załącz odpowiednią wizualizację landing page – makietę.

Kampania internetowa

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

23 |

Strona

3.  Klient  na  kampanię  internetową  przeznaczył  100  000  zł.  Jako  menadżer  projektu
możesz  je  dowolnie  wykorzystać  na  działania  promocyjne.  Głównym  celem,  o  którym
musisz  pamiętać,  jest  zwiększenie  sprzedaży  w  sklepie.  Twoim  zadaniem  jest
opracowanie pomysłu na skuteczne wykorzystanie budżetu. Forma przedstawienia planu
działań  jest  dowolna,  natomiast  powinien  on  zawierać:  informacje  o  charakterze  i
przebieg kampanii, harmonogram podejmowanych działań  (kolejne główne kroki), cele
cząstkowe, jakie zostaną osiągnięte dzięki realizacji poszczególnych działań.

Udało Ci się rozwiązać ten Case Study?

Bądź odważny i opublikuj w kolejnym numerze wynik Swojej pracy!

Rozwiązanie prześlij na adres

biuro@pbda.pl

w tytule podaj „

Moje

Case Study

” !

Konkurs !!!

W każdym numerze będzie publikowany ranking najlepszych rozwiązań z danego
miesiąca  oraz ogólny  ranking. I tak  kolejno  za  pierwsze, drugie i trzecie miejsce  w
danym miesiącu  będą przyznawane po 3, 2, 1 punkt-(y). Mniej więcej na  początku
marca ranking ogólny będzie miał swój finał i  pierwsze trzy osoby, które uzbierają
najwięcej punktów wygrają wartościowe nagrody !!!

Komisja oceniająca składa się z Członków Zarządu PBDA.

Metodologia oceny:

Każdy z Członków Zarządu otrzymuje wszystkie nadesłane rozwiązania na dany
miesiąc i samodzielnie ocenia je w skali od 0 do 5, następnie sumuje się wszystkie punkty
jakie dany case uzyskał od poszczególnych członków i w oto taki sposób trzy rozwiązania
które uzbierają najwięcej punktów trafiają do rankingu.

Rozwiązanie prześlij na adres

biuro@pbda.pl

w tytule podaj

„Case Study 2009/12”

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

24 |

Strona

development

Szkolenia:

2009-12-13 - Szkolenie „Narzędzia obrony przed nieodpowiedzialnym biznesem”

http://cmob.org.pl/2009/11/12/w-kierunku-odpowiedzialnej-wielkopolski-–-szkolenia-25-26-ix-1-2-x-2009/

2009-12-12 - Szkolenie „Prawa człowieka dla inwestorów”

http://cmob.org.pl/2009/11/12/w-kierunku-odpowiedzialnej-wielkopolski-–-szkolenia-25-26-ix-1-2-x-2009/

2009-12-05 - Szkolenie „Prawa człowieka w zarządzaniu zasobami ludzkimi”

http://cmob.org.pl/2009/11/12/w-kierunku-odpowiedzialnej-wielkopolski-–-szkolenia-25-26-ix-1-2-x-2009/

2009-12-04 - Warsztat: Komunikacja w biznesie

http://www.pbda.fora.pl/szkolenia-praktyki-konkursy,9/2009-12-04-warsztat-komunikacja-w-biznesie,28.html

2009-12-04 - Szkolenie „odpowiedzialna konsumpcja”

http://cmob.org.pl/2009/11/12/w-kierunku-odpowiedzialnej-wielkopolski-–-szkolenia-25-26-ix-1-2-x-2009/

2009-12-03 - Warsztaty z asertywności

http://www.pbda.fora.pl/szkolenia-praktyki-konkursy,9/2009-12-03-warsztaty-z-asertywnosci,26.html

2009-12-02 - Webcast: SSE - planowane zmiany

http://www.pbda.fora.pl/szkolenia-praktyki-konkursy,9/2009-12-02-webcast-sse-planowane-zmiany,32.html

Praktyki:

Program praktyk Creo Consulting -

http://www.creoconsulting.pl/praktyki.php

Avans Centrum-Zachód Sp. z o.o. - HR -

http://ue.poznan.pl/att/BRiK/Avans1.doc

TPA Horwath - PODATKI-

http://ue.poznan.pl/att/BRiK/TPA1.doc

Grant Thornton Frąckowiak Sp. z o.o. – D. GOSPODAR. -

http://ue.poznan.pl/att/BRiK/GTF_20.doc

R&C Union – DZIAŁ MARKETINGU

– CV na adres k.kwarcinska@rcunion.pl

Magazyn Polish Business Development Association

12 / 2009 ( 4 )

25 |

Strona

rubryki stałe

Harmonogram kolejnego wydania [styczeń]

07 grudnia ’09

– Przypomnienie o Magazynie PBDA

27 grudnia ’09

– Deadline przysyłania gotowych treści do Magazynu PBDA

28 grudnia ’09

– Montaż wydania

06 stycznia ’10

– Kolportaż magazynu

Książka

Współczesna edukacja przygotowuje dzieci i młodzież do
życia w świecie, który tak naprawdę już nie istnieje.
Książka "Bogaty ojciec, biedny ojciec" to podręcznik uczący
nowoczesnego podejścia do zarabiania pieniędzy.

Książka ta powinna stać się punktem zwrotnym w życiu
20%

bezrobotnych

Polaków

70%

etatowych

pracowników. Dla pozostałych 10% powinna być inspiracją
do dalszego działania i receptą na niepowodzenia w
biznesie.