Pytania na ćwiczenia nr 2 z przedmiotu Zachowania organizacyjne 

TEMAT: Formalizacja 

฀  Jakie czynniki zewnętrzne i wewnętrzne mają wpływ na poziom optymalnej formalizacji przedsiębiorstwa? 

฀  rodzaj działalno ci( ujednolicenie postępowania pracowników organizacji w dużej skali i/lub w 

warunkach rozproszenia terytorialnego) 

฀  waga i znaczenie celów organizacji (konkretne cele wymagają narzucenia okre lonych wymagań np. co 

do terminu wykonania a więc i sposobu i szybko ci pracy) 

฀  technologie (ograniczenia dowolno ci zachowania się członków organizacji np. technologia atomowa, 

prace badawcze) 

฀  kwalifikacje i umiejętno ci ludzi (w przypadku niskich kwalifikacji konieczno ć większej formalizacji) 

฀  sytuacja ekonomiczna  

฀  otoczenie (a w zasadzie jego zmienno ć- mało zmienne otoczenie to większa formalizacja) 

฀  W jakich organizacjach w szczególności istnieje potrzeba zastosowania formalizacji, a w jakich może się ona 

okazać zbędna? 

฀  Formalizacja pracy rutynowej, na którą składa się wiele powtarzalnych czynno ci, jest możliwa i celowa, 

natomiast w sytuacji ciągle zmieniających się oraz nieokre lonych zadań, wymagających od realizatora 

kreatywnego podej cia, zbyt daleko posunięta formalizacja będzie antysprawno ciow.  

฀  Wysoki poziom formalizacji:-mało zmienne otoczenie, powtarzalno ć, rutynowe procesy pracy, wymaga 

to małej inwencji kierownika-konieczno ć ujednolicenia postępowania uczestników org. w dużej skali i 

w warunkach rozproszenia terytorialnego, np. wojsko, administracja państwowa, kolej.-wymagania 
technologii- 

ograniczona dowolno ć zachowania się członków org. (technologia atomowa, prace 

badawcze, np. nad szczepionkami)-

niskie kwalifikacje pracowników (uczestników org.) 

 

฀  niski poziom formalizacji:-złożone, zmienne otoczenie, które wymaga elastycznego i indywidualnego 

reagowania i postępowania.-nie rutynowe technologie zmieniające się stosownie do zmiany zadań-

wysokie kwalifikacje i aktywna postawa pracowników 

 

฀  Po co potrzebna jest formalizacja w organizacji? 

฀  umożliwia ustalenie wpływu poszczególnych pracowników na wyniki osiągane przez organizację, 
 

฀  wprowadza  ład  do  stosunków  wewnątrz  organizacji,  umożliwia  więc  sprawniejszą  koordynację  i 

normalizację pracy 

 

฀  pozwala  na  bardziej  prawidłową  standaryzację  zachowań,  ro nie  zatem  pewno ć,  poczucie 

bezpieczeństwa  pracowników,  szczególnie  w  kwestiach  dla  nich  istotnych,  np.  pewno ć  zatrudnienia 

reguluje płacowe, sytuacja socjalna, zakresy czynno ci i obowiązków itd. 

 

฀  zmniejsza napięcia w stosunkach między pracownikami 
 

฀  skraca  okres  przygotowania  do  działania  (do  decyzji),  umożliwia  więc  wzrost  szybko ci  i  sprawno ci 

decydowania 

 

฀  wpływa  na  bardziej  prawidłowy  rozdział  zadań,  sprawiedliwsze  zarządzanie  kadrami,  umożliwia  też 

normalizację i warto ciowanie pracy.  

 

฀  Jaka jest zależność pomiędzy ukierunkowaniem na innowacyjność i ukierunkowaniem na redukcję kosztów, 

a poziomem formalizacji? 

฀  Innowacyjność vs. formalizacja- Innowacyjno ć  wiąże się z  wprowadzeniem czego  nowego, 

nowatorskiego. Zbyt duża formalizacja w organizacji ogranicza kreatywno ć i swobodę działania 
pracowników a także, poprzez narzucanie konkretnych zachowań, które nie zawsze nadążają za 
zmieniającym się otoczeniem , sprawiają, że organizacja jako cało ć staje się mniej elastyczna a co za 
tym idzie-

ma większe trudno ci z dopasowaniem do zachodzących zmian. Jednakże aby pozwolić 

pracownikom na taką swobodę, która umożliwi im bardziej kreatywne i twórcze my lenie trzeba mieć 
pewno ć, że są wystarczająco kompetentni i posiadają wymagane kwalifikacje. 

฀  Redukcja  kosztów  vs.  formalizacja-Formalizacja  umożliwia  ustalenie  wpływu  poszczególnych 

pracowników na wyniki osiągane przez organizację, a więc w łatwy i przejrzysty sposób ukazuje, który 

pracownik przynosi zyski, który straty, którego należy wymienić lub podnie ć jego kwalifikacje. Każdy z 

pracowników  ma  jasno  okre lone  zadania  i  cele  do  osiągnięcia  a  przedsiębiorca  pewno ć,  że  każdy  z 

niezbędnych dla danej sytuacji elementów zostanie wykonany. Formalizacja skraca okres przygotowania 

do działania, umożliwia więc wzrost szybko ci i sprawno ci decydowania a jak powszechnie wiadomo, 

czas to pieniądz. 

 

฀  Jakie zachowania uczestników mogą być regulowane przez wzmocnienie formalizacji? 

฀  Formalizacja okre la zachowania pracowników zarówno pod kątem wykonywanej przez nich pracy jak i 

konkretnych zachowań, np. wobec pozostałych pracowników. Okre la swobodę członków organizacji co 
do zachowania, ubioru, sposobu wykonywania pracy oraz czasu i miejsca w jakim ma być zrobiona.  

฀  Miejsce, zakres działania, uprawnienia, odpowiedzialno ć i sposób postępowania członków organizacji. 

฀  Jakie mogą być negatywne skutki zastosowania formalizacji? 

฀  przepisy formalne dostosowane są najczę ciej do sytuacjiŚ typowych, przeciętnych poza swoją regulacją, 

pozostając więc coraz częstsze przypadki sytuacji nietypowych, co może powodować np. zaniedbywanie 

czę ci klientów 

 

฀   niekiedy  przepisy  formalne  próbują  regulować  cało ć  sytuacji  nietypowych,  co  w  praktyce  jest  w 

zasadzie niewykonalne, 

 

฀   im  więcej  przepisów  formalnych,  tym  mniejsza  jest  szansa  na  działania  twórcze,  kreatywne, 

innowacyjne. Podobnie tworzy się zjawisko biurokracji, a pracownik ma mniejsze możliwo ci my lenia i 
rozwoju.  

 

฀   innowacyjno ć zachowań organizacyjnych ograniczona do minimum 
 

฀   przewaga formy nad tre cią (straty czasu) 
 

฀   zdolno ć adaptacyjna organizacji ograniczona jest do minimum 
 

฀  błędne koło biurokracji (zawężanie reguł w stosunku do nowych sytuacji) 
 

฀  Co należy uwzględnić przy wyznaczaniu „optimum formalizacji”? 

฀  zakres reguł organizacyjnych 

฀  kwalifikacje pracowników 

฀  wymagania technologii/możliwo ć (lub jej brak) wykazywania się przez pracowników kreatywno cią 

฀  zmienno ć otoczenia/możliwo ć dostosowania się organizacji do zmieniających się warunków  

฀  Aby osiągnąć OF należy także wziąć pod uwagę następujące kosztyŚ 

฀  Koszty procesu formalizowania- racjonalnie prowadzony proces formalizacji wymaga okre lenia 

hipotetycznych sytuacji, w których znaleźć się może działający i trafnego wskazania sposobu 
zacho

wania się adresata normy w tych hipotetycznych sytuacjach co wymaga często 

przeprowadzenia rozległych badań 

฀  Koszty opracowania i funkcjonowania systemu pobudzania adresatów przepisu formalnego do 

działań zgodnych z dyspozycją zawartą we wzorcach. Koszty funkcjonowania tego systemu będą 
zależne od poziomu dysproporcji między wskazaniami zawartymi w normie a poglądami adresata na 
najwła ciwszy sposób jego zachowania się w danej sytuacji, co wymaga niekiedy uruchomienia 
systemu kontroli który bywa do ć drogi. 

฀  Ujemne skutki wpływu przepisów formalnych na motywację i zachowanie człowieka w organizacji 

oraz obniżenie poziomu elastyczno ci funkcjonowania organizacji, co ma swoje źródło w cechach 
przepisu organizacyjnego. Jako norma przepis wyznacza poziom reali

zacji zadań albo też okre la 

pożądany sposób zachowania się członka organizacji musi być więc tak skonstruowany aby mógł 

być przestrzegany i umożliwiał działanie najmniej sprawnemu potencjalnemu adresatowi wzorca w 
warunkach, które są uznawane za normalne. ( im większa szczegółowo ć tym lepiej ale tym większe 
koszta utworzenia przepisów) 

฀  Dlaczego członkowie organizacji nie przestrzegają obowiązujących wzorców formalnych i jakie zasad 

powinny być przyjęte przy tworzeniu tych wzorców, aby zapewnić ich przestrzeganie w jak największym 
zakresie? 

฀ 

WIADOMEŚ powstają warunki uniemożliwiające działanie zgodnie z wymaganiami formalnymi 

฀  działający jest przekonany, że sposób nieformalny jest lepszy/wygodniejszy/łatwiejszy/korzystniejszy 

฀  ma miejsce konflikt interesów działającego i twórcy normy 

฀  istnieje niski poziom poszanowania norm i zasad przez członków organizacji 

฀  NIE WIADOMEŚ nieznajomo ć wzorców 

฀  niewła ciwe ich zrozumienie ze względu na ich niejasno ć lub nieprecyzyjno ć 

฀  Zasady, których należy przestrzegać przy tworzeniu wzorów,  aby zapewnić ich przestrzeganie w jak 

największym zakresie to przede wszystkim taki ich zapis, aby dla każdego z członków organizacji był on 
zrozumiały i jasno okre lał zadania,zachowania oraz cele, których wykonanie zostaje mu powierzone. 
Aby ograniczyć ilo ć odstępstw od norm do minimum można by także wprowadzić kary za 
nieprzestrzeganie wymagań.