123_411003_pracownik

Spis tre

1. Dane identyfikacyjne zawodu ...................................................

1.1. Kod, nazwa zawodu i usytuowanie zawodu w klasyfika-

cjach.................................................................................

1.2. Notka metodologiczna i autorzy.......................................

2. Opis zawodu................................................................................

2.1. Synteza zawodu ..............................................................

2.2. Opis pracy i sposobu jej wykonywania, obszary wyst

powania zawodu .............................................................

2.3.

rodowisko pracy (warunki pracy, maszyny i narz

dzia

pracy, zagro

enia, organizacja pracy) ............................

2.4. Wymagania psychofizyczne, zdrowotne, w tym prze-

ciwwskazania do wykonywania zawodu .........................

2.5. Wykształcenie i uprawnienia niezb

dne do podj

cia

pracy w zawodzie.............................................................

2.6. Mo

liwo

ci rozwoju zawodowego, potwierdzenia/wali-

dacji kompetencji .............................................................

2.7. Zadania zawodowe ..........................................................

2.8. Wykaz kompetencji zawodowych ....................................

2.9. Relacje mi

dzy kompetencjami zawodowymi a pozio-

mem kwalifikacji w ERK/PRK ..........................................

3. Opis kompetencji zawodowych ................................................ 10

3.1. Wykonywanie i dokumentowanie czynno

ci kancelaryj-

nych Kz1 ......................................................................... 10

3.2. Obsługiwanie interesantów Kz2 ...................................... 11
3.3. Kompetencje społeczne KzS ........................................... 12

4. Profil kompetencji kluczowych ................................................ 13

5. Słownik ....................................................................................... 14

1. Dane identyfikacyjne zawodu

1.1. Kod, nazwa zawodu i usytuowanie zawodu

w klasyfikacjach

Według Klasyfikacji zawodów i specjalno

ci na potrzeby rynku pracy

(KZiS 2010):

411003 Pracownik kancelaryjny

Grupa wielka 4 – Pracownicy biurowi (w Mi

dzynarodowej Klasyfika-

cji Standardów Edukacyjnych ISCED 2011 – poziom 4).

Grupa elementarna 4110 – Pracownicy obsługi biurowej (w Mi

dzynarodowym Standardzie Klasyfikacji Zawodów ISCO-08 odpowiada
grupie 4110 General office clerks).

Według Polskiej Klasyfikacji Działalno

ci (PKD 2007):

Sekcja N. Działalno

ść

w zakresie usług administrowania i działal-

ść

wspieraj

ca, Dział 82. Działalno

ść

zwi

zana z administracyj-

obsług

biura i pozostała działalno

ść

wspomagaj

ca prowa-

dzenie działalno

ci gospodarczej, Grupa 82.1. Działalno

ść

zwi

za-

na z administracyjn

obsług

biura, wł

czaj

c działalno

ść

wspo-

magaj

1.2. Notka metodologiczna i autorzy

Opis standardu kompetencji zawodowych wykonano na podstawie:
analizy

ródeł (akty prawne, klasyfikacje krajowe, mi

dzynarodowe)

oraz głównie wyników bada

analitycznych na 8 stanowiskach pracy

w 9 przedsi

biorstwach (du

e – 2,

rednie – 6, małe − 1, w tym admini-

stracyjne – 9), przeprowadzonych w marcu 2013 r.

Zespół Ekspercki:

•

Sylwia Nowakowska – ekspert niezale

ny, Polskie Towarzystwo

Ekonomiczne Oddział w Olsztynie,

•

Maria Góralczyk – ekspert niezale

ny, były pracownik Urz

Wojewódzkiego i Rejonowego w Elbl

gu,

•

Alicja Maszkowska – ekspert niezale

ny, były pracownik Towa-

rzystwa Ubezpieczeniowo-Reasekuracyjnego POLISA S.A. we
Wrocławiu,

•

Gra

yna Ewa Brzozowska – ekspert niezale

ny, współpracownik

Krajowego O

rodka Wspierania Edukacji Zawodowej i Ustawicz-

nej w Warszawie.

Ewaluatorzy:

•

Hanna Krajewska – Polska Akademia Nauk, Archiwum w War-

szawie,

•

Elwira Betka – Wy

sza Szkoła Humanistyczno-Teologiczna

w Nysie.

Recenzenci:

•

Marta Adamska – Archiwum Pa

stwowe w Olsztynie,

•

Izabela Gass – Grudzi

dzka Szkoła Wy

sza w Grudzi

dzu.

Komisja Bran

owa (zatwierdzaj

ca):

•

ena Wrzeszcz-Zwada (przewodnicz

ca) – przedstawiciel

pracodawców, Urz

d Marszałkowski Województwa Warmi

sko-

-Mazurskiego w Olsztynie,

•

Maciej Jasi

ski – przedstawiciel pracodawców, Urz

d m. st. War-

szawy,

•

Bogdan Grzybowski – Ogólnopolskie Porozumienie Zwi

zków

Zawodowych w Warszawie,

•

Marcin Gabriel – Zwi

zek Pracodawców Warszawy i Mazowsza

w Warszawie.

Data zatwierdzenia:

•

15.10.2013 r.

2. Opis zawodu

2.1. Synteza zawodu

Pracownik kancelaryjny przyjmuje, rozdziela i ekspediuje korespon-

dencj

oraz obsługuje interesantów.

2.2. Opis pracy i sposobu jej wykonywania,

obszary wyst

powania zawodu

Pracownik kancelaryjny jest zawodem o charakterze biurowym. Ce-

lem pracy pracownika kancelaryjnego jest przyjmowanie, rozdzielanie
i wysyłanie korespondencji oraz przesyłek, a tak

e udzielanie informacji

interesantom. Odpowiedzialny jest za prowadzenie rejestru korespon-
dencji przychodz

cej i wychodz

cej, rejestru pism wewn

trznych oraz

monitorowanie prawidłowego obiegu dokumentów. Czynno

ci kancela-

ryjne wykonywane s

w systemie elektronicznym lub tradycyjnym. Pra-

cownik kancelaryjny sprawdza prawidłowo

ść

przychodz

cej korespon-

dencji pod wzgl

dem adresu, zawarto

ci oraz uszkodze

, Wykonuje

wst

selekcj

poczty elektronicznej, umieszcza na niej identyfikator

oraz przekazuje do merytorycznych komórek organizacyjnych. Do jego
zada

nale

y równie

przekazywanie korespondencji wewn

trz instytu-

cji zgodnie z dekretacj

. Pracownik kancelaryjny kontroluje komplet-

ść

korespondencji wysyłanej, sprawdza, czy pismo jest podpisane

i zawiera konieczne zał

czniki oraz czy ma znak i dat

. Odciska nie-

dne piecz

cie i adresuje. Udziela informacji interesantom, a w razie

potrzeby kieruje ich do wła

ciwych komórek organizacyjnych.

2.3.

rodowisko pracy (warunki pracy, maszyny

i narz

dzia pracy, zagro

enia, organizacja pracy)

Miejscem pracy pracownika kancelaryjnego jest kancelaria ogólna,

sekretariat urz

du, instytucji lub przedsi

biorstwa. S

to pomieszczenia

biurowe, a organizacja przestrzenna stanowiska pracy ma charakter
pomieszcze

indywidualnych lub wydzielonych. Pracownik kancelaryjny

pracuje w pozycji siedz

cej, na stanowisku wyposa

onym w komputer.

Podczas pracy obsługuje równie

drukark

, skaner, faks, kserokopiark

niszczark

. Zagro

enie dla zdrowia w zawodzie pracownika kancelaryj-

nego stanowi wielogodzinna praca w jednej, zazwyczaj siedz

cej pozycji,

hałas emitowany przez urz

dzenia biurowe, nadmierne obci

ąż

enie wzro-

ku. Z tego wzgl

du wyposa

enie oraz organizacja stanowiska pracy

powinny zapewnia

warunki zgodne z zasadami i przepisami BHP, ergo-

nomii, ochrony ppo

. i ochrony

rodowiska. Praca przebiega w systemie

jednozmianowym, charakteryzuj

stałe i powtarzaj

ce si

czynno

ci.

2.4. Wymagania psychofizyczne, zdrowotne,

w tym przeciwwskazania do wykonywania zawodu

Wykonywanie zawodu pracownika kancelaryjnego wymaga umiej

ci koncentracji i podzielno

ci uwagi, szybkiego uczenia si

, udziela-

nia zwi

złych, rzeczowych informacji oraz poprawnego wysławiania si

w mowie i pi

mie. Pracownik kancelaryjny powinien cechowa

do-

kładno

, sumienno

, systematyczno

, staranno

i odpowie-

dzialno

w wykonywaniu powierzonych obowi

zków oraz dbało

o ład i porz

dek. Bardzo wa

ne jest opanowanie, łatwo

ść

nawi

zywa-

nia kontaktów interpersonalnych oraz

yczliwo

ść

wobec interesantów.

Ze wzgl

du na prac

komputera przeciwwskazaniem do wykonywania

zawodu mog

schorzenia kr

gosłupa oraz wady wzroku niepodle-

gaj

ce korekcie. W tym zawodzie mog

zatrudniane osoby niedo-

słysz

ce, z aparatem słuchowym.

2.5. Wykształcenie i uprawnienia niezb

dne do podj

cia

pracy w zawodzie

Osoba podejmuj

ca prac

w zawodzie pracownika kancelaryjnego

powinna mie

wykształcenie

rednie ogólne, mo

liwe jest przyuczenie

w miejscu pracy i zdobywanie do

wiadczenia w trakcie pracy. Niezb

na jest umiej

tno

ść

obsługiwania urz

dze

biurowych. Zatrudnienie

znajduj

tak

e absolwenci kursów kancelaryjnych. Pracownik kancela-

ryjny powinien bra

udział w szkoleniach organizowanych w przedsi

biorstwie, przez stowarzyszenia i organizacje bran

owe.

2.6. Mo

liwo

ci rozwoju zawodowego, potwierdzania/

/walidacji kompetencji

Pracownik kancelaryjny powinien uczestniczy

w formach doskona-

lenia zawodowego zwi

zanych z wykonywan

prac

i obsług

progra-

mów komputerowych usprawniaj

cych prac

kancelaryjn

. Wa

ne jest

równie

samokształcenie w celu podnoszenia kompetencji zawodo-

wych. Pracodawcy ch

tnie zatrudniaj

na stanowisku pracownika kan-

celaryjnego osoby z wykształceniem

rednim zawodowym – technik

administracji, technik ekonomista. W miar

zdobywania do

wiadczenia

zawodowego pracownik kancelaryjny mo

e awansowa

na inne stano-

wiska biurowe, zgodnie z hierarchi

słu

bow

w przedsi

biorstwie. Po

uzupełnieniu wykształcenia, zgodnie z wymaganiami pracodawcy (np.
studia wy

sze pierwszego lub drugiego stopnia o kierunku administra-

cja) mo

e zajmowa

stanowiska koordynatora, kierownika biura, dyrek-

tora działu lub wydziału.

2.7. Zadania zawodowe

Z1. Przyjmowanie korespondencji oraz przesyłek (niezb

dne kompe-

tencje: Kz1, Kz2, KzS).

Z2. Prowadzenie ewidencji korespondencji wpływaj

cej i wysyłanej

(niezb

dne kompetencje: Kz1, KzS).

Z3. Rozdzielanie i dor

czanie korespondencji do wła

ciwych komó-

rek organizacyjnych (niezb

dne kompetencje: Kz1, KzS).

Z4. Udzielanie informacji interesantom (niezb

dne kompetencje:

Kz2, KzS).

Z5. Kierowanie interesantów do wła

ciwych komórek organizacyj-

nych (niezb

dne kompetencje: Kz2, KzS).

Z6. Prowadzenie bazy elektronicznego systemu obiegu dokumentów

(niezb

dne kompetencje: Kz1, KzS).

Z7. Porz

dkowanie akt zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej

(niezb

dne kompetencje: Kz1, KzS).

Z8. Organizowanie prawidłowego obiegu dokumentów (niezb

dne

kompetencje: Kz1, KzS).

Z9. Wysyłanie korespondencji oraz przesyłek (niezb

dne kompeten-

cje: Kz1, KzS).

Z10. Organizowanie stanowiska pracy zgodnie z zasadami BHP,

ochrony ppo

., ochrony

rodowiska i wymaganiami ergonomii

(niezb

dne kompetencje: Kz1, Kz2, KzS).

2.8. Wykaz kompetencji zawodowych

Kz1 – Wykonywanie i dokumentowanie czynno

ci kancelaryjnych (po-

trzebne do wykonywania zada

: Z1, Z2, Z3, Z6, Z7, Z8, Z9, Z10).

Kz2 – Obsługiwanie interesantów (potrzebne do wykonywania zada

Z1, Z4, Z5, Z10).

KzS – Kompetencje społeczne (potrzebne do wykonywania zada

Z1÷Z10).

2.9. Relacje mi

dzy kompetencjami zawodowymi

a poziomem kwalifikacji w ERK/PRK

Kompetencje zawodowe potrzebne do wykonywania zada

w zawo-

dzie sugeruje si

wykorzysta

do opisu do kwalifikacji na poziomie 4

wła

ciwym dla wykształcenia

redniego w Europejskiej i Polskiej Ramie

Kwalifikacji. Poziom ten jest uzasadniony miejscem usytuowania zawo-
du w Klasyfikacji zawodów i specjalno

ci (grupa wielka 4 i jej odpo-

wiednik w ISCED 2011).

Osoba wykonuj

ca zawód pracownika kancelaryjnego:

1) w zakresie wiedzy: zna poszerzony zbiór podstawowych faktów,

umiarkowanie zło

onych poj

ęć

i teorii oraz zale

ci w zawodzie

pracownika kancelaryjnego oraz w szerszym zakresie fakty i umiar-
kowanie zło

one poj

cia, teorie i zale

ci w pracy biurowej;

2) w zakresie umiej

tno

ci: ma umiej

tno

ci wymagane do realizacji

niezbyt zło

onych zada

poprzez wybieranie metod, narz

dzi, mate-

riałów i informacji; potrafi wykonywa

niezbyt zło

one zadania

w cz

ęś

ci bez instrukcji; odbiera i tworzy wypowiedzi dotycz

ce sze-

rokiego zakresu zagadnie

kancelaryjnych, a tak

e odbiera i formu-

łuje proste wypowiedzi w j

zyku obcym.

3. Opis kompetencji zawodowych

Opis kompetencji dotyczy tylko kompetencji zawodowych zdefinio-

wanych w badaniach na stanowiskach pracy.

Wykonanie zada

zawodowych Z1, Z2, Z3, Z6, Z7, Z8, Z9, Z10 wy-

maga posiadania kompetencji zawodowej Kz1.

3.1. Wykonywanie i dokumentowanie czynno

kancelaryjnych Kz1

Wiedza – zna i rozumie posze-
rzony zbiór podstawowych faktów,
umiarkowanie zło

onych poj

ęć

i teorii oraz zale

ci zwi

zanych

z wykonywaniem i dokumentowa-
niem czynno

ci kancelaryjnych,

w szczególno

ci zna:

−

zasady i przepisy BHP, ochro-
ny ppo

., ochrony

rodowiska

i ergonomii w zakresie wykony-
wania i dokumentowania czyn-
no

ci kancelaryjnych;

−

instrukcj

kancelaryjn

;

−

jednolity rzeczowy wykaz akt;

−

zasady obsługi programów u

yt-

kowych stosowanych w pra-
cach kancelaryjnych;

−

procedury dotycz

ce pism taj-

nych i poufnych;

−

instrukcje obsługi i przezna-
czenie urz

dze

biurowych;

−

struktury organizacyjne insty-
tucji;

−

zasady obiegu dokumentów
procedury;

−

sposoby i metody dekretacji
dokumentów.

Umiej

tno

ci – wykonuje niezbyt

zło

one czynno

ci kancelaryjne

oraz dokumentuje ich wykonanie
w cz

ęś

ci bez instrukcji, w cz

ciowo

zmiennych

warunkach,

w szczególno

ci potrafi:

−

stosowa

zasady i przepisy

BHP, ochrony ppo

., ochrony

rodowiska, ergonomii w za-

kresie wykonywania i doku-
mentowania czynno

ci kance-

laryjnych;

−

stosowa

przepisy instrukcji

kancelaryjnej;

−

kwalifikowa

dokumenty zgod-

nie z jednolitym rzeczowym
wykazem akt;

−

dokonywa

dekretacji w sys-

temie elektronicznym i trady-
cyjnym;

−

wykonywa

wst

selekcj

przesyłek przekazanych poczt

elektroniczn

;

−

segregowa

korespondencj

przychodz

i przekazywa

odpowiednim komórkom mery-
torycznym;

−

obsługiwa

programy u

ytkowe

stosowane w pracach kancela-
ryjnych;

−

oznacza

korespondencj

wpły-

waj

;

−

ewidencjonowa

koresponden-

przychodz

i wychodz

;

−

wykonywa

odwzorowania cy-

frowe dokumentów wpływaj

cych w formie papierowej;

−

weryfikowa

korespondencj

bł

dnie zaadresowan

i nie-

kompletn

;

−

przygotowywa

koresponden-

do wysyłki;

−

obsługiwa

urz

dzenia biurowe

(skaner, faks, kserokopiark

niszczark

Wykonanie zada

zawodowych Z1, Z4, Z5, Z10 wymaga posiadania

kompetencji zawodowej Kz2.

3.2. Obsługiwanie interesantów Kz2

Wiedza – zna i rozumie posze-
rzony zbiór podstawowych faktów,
umiarkowanie zło

onych poj

ęć

i teorii zale

ci zwi

zanych

z obsług

interesantów, w szcze-

gólno

ci zna:

−

zasady i przepisy BHP, ochro-
ny ppo

., ochrony

rodowiska

i ergonomii w zakresie obsłu-
giwania interesantów;

−

procedury obsługi interesan-
tów;

−

struktur

organizacyjn

przed-

biorstwa;

−

zakres realizowanych zada

przez poszczególne komórki
organizacyjne lub stanowiska
pracy.

Umiej

tno

ci – wykonuje niezbyt

zło

one zadania dotycz

ce obsłu-

gi interesantów w cz

ęś

ci bez in-

strukcji, w cz

ęś

ciowo zmiennych

warunkach, w szczególno

ci po-

trafi:

−

stosowa

zasady i przepisy

BHP, ochrony ppo

., ochrony

rodowiska,

ergonomii

w zakresie obsługiwania inte-
resantów;

−

przyjmowa

pisma od intere-

santów i wydawa

potwierdze-

nia otrzymania korespondencji
interesantowi;

−

kontrolowa

przepływ kore-

spondencji w procesie zała-
twiania spraw;

−

wskazywa

wła

ciw

komórk

organizacyjn

lub stanowisko

pracy do załatwienia sprawy in-
teresanta;

−

udziela

informacji o zakresie

spraw

realizowanych

przez

dan

instytucj

Wykonanie wszystkich zidentyfikowanych w standardzie zada

zawodowych wymaga posiadania kompetencji społecznych KzS.

3.3. Kompetencje społeczne KzS:

−

dostosowuje zachowanie do zmiennych okoliczno

ci pracy w kance-

larii,

−

ponosi odpowiedzialno

ść

za realizacj

zada

w zakresie wykony-

wania i dokumentowania czynno

ci kancelaryjnych i obsługiwania

klientów,

−

pracuje autonomicznie i współdziała w zorganizowanych warunkach
pracy w kancelarii,

−

ocenia swoje działania i działania zespołowe w których uczestniczy
w zakresie prac kancelaryjnych i przyjmuje odpowiedzialno

ść

za ich

skutki.

4. Profil kompetencji kluczowych

Ocen

ci kompetencji kluczowych dla zawodu pracownika

kancelaryjnego przedstawia rys. 1.

Wykaz kompetencji kluczowych opracowano na podstawie wykazu

stosowanego w Mi

dzynarodowym Badaniu Kompetencji Osób Doro-

słych − projekt PIAAC (OECD).

Umiejętność obsługi komputera i wykorzystania Internetu

Umiejętności matematyczne

Umiejętność czytania ze zrozumieniem i pisania

Sprawność motoryczna

Planowanie i organizowanie pracy

Wywieranie wpływu/przywództwo

Komunikacja ustna

Współpraca w zespole

Rozwiązywanie problemów

Serie1

Zbędne

Mało ważne

Ważne

Istotne

Bardzo ważne

Rys. 1. Profil kompetencji kluczowych dla zawodu 411003 Pracownik

kancelaryjny

5. Słownik

Zawód

−

zbiór zada

(zespół czynno

ci) wyodr

bnionych w wyniku społecz-

nego podziału pracy, wykonywanych stale lub z niewielkimi zmianami
przez poszczególne osoby i wymagaj

cych odpowiednich kwalifikacji

i kompetencji (wiedzy, umiej

tno

ci oraz kompetencji społecznych)

zdobytych w wyniku kształcenia lub praktyki. Wykonywanie zawodu
stanowi

ródło dochodów.

Specjalno

ść

−

jest wynikiem podziału pracy w ramach zawodu, zawiera cz

ęść

czynno

ci o podobnym charakterze (zwi

zanych z wykonywan

funkcj

lub przedmiotem pracy) wymagaj

cych pogł

bionej lub do-

datkowej wiedzy i umiej

tno

ci zdobytych w wyniku dodatkowego

szkolenia lub praktyki.

Zadanie
zawodowe

−

logiczny wycinek lub etap pracy w ramach zawodu o wyra

nie okre-

lonym pocz

tku i ko

cu, wyodr

bniony ze wzgl

du na rodzaj lub

sposób wykonywania czynno

ci zawodowych powi

zanych jednym

celem, ko

cy si

produktem, usług

lub decyzj

Kompetencje
zawodowe

−

wszystko to, co pracownik wie, rozumie i potrafi wykona

, odpowied-

nio do sytuacji w miejscu pracy. Opisywane s

trzema zbiorami: wie-

dzy, umiej

tno

ci oraz kompetencji społecznych.

Wiedza

−

zbiór opisów faktów, zasad, teorii i praktyk przyswojonych w procesie

uczenia si

, odnosz

cych si

do dziedziny uczenia si

lub działalno-

ci zawodowej.

Umiej

tno

−

zdolno

ść

wykonywania zada

i rozwi

zywania problemów wła

ci-

wych dla dziedziny uczenia si

lub działalno

ci zawodowej.

Kompetencje
społeczne

−

zdolno

ść

autonomicznego i odpowiedzialnego uczestniczenia w

yciu

zawodowym i społecznym oraz kształtowania własnego rozwoju,
z uwzgl

dnieniem kontekstu etycznego.

Kompetencje
kluczowe

−

wiedza, umiej

tno

ci i postawy odpowiednie do sytuacji, niezb

dne

do samorealizacji i rozwoju osobistego, bycia aktywnym obywatelem,
integracji społecznej i zatrudnienia.

Standard
kompetencji
zawodowych

−

norma opisuj

ca kompetencje zawodowe konieczne do wykonywania

zada

zawodowych wchodz

cych w skład zawodu, akceptowana

przez przedstawicieli organizacji zawodowych i bran

owych, praco-

dawców, pracobiorców i innych kluczowych partnerów społecznych.

Kwalifikacja

−

zestaw efektów uczenia si

(zasób wiedzy, umiej

tno

ci oraz kompe-

tencji społecznych), których osi

gni

cie zostało formalnie potwier-

dzone przez uprawnion

instytucj

Europejska
Rama
Kwalifikacji

−

przyj

ta w Unii Europejskiej struktura i opis poziomów kwalifikacji,

umo

liwiaj

cy porównywanie kwalifikacji uzyskiwanych w ró

nych

krajach. W Europejskiej Ramie Kwalifikacji wyró

niono 8 poziomów

kwalifikacji opisywanych za pomoc

efektów uczenia si

; stanowi

one układ odniesienia krajowych ram kwalifikacji.

Polska Rama
Kwalifikacji

−

opis hierarchii poziomów kwalifikacji wpisywanych do zintegrowane-

go rejestru kwalifikacji w Polsce.

Krajowy
System
Kwalifikacji

−

ogół rozwi

słu

żą

cych ustanawianiu i nadawaniu kwalifikacji

(potwierdzaniu efektów uczenia si

) oraz zapewnianiu ich jako

ci.