Niniejszy dokument

 

Zatwierdzam

 

jako obowiązujący w 

 

LOGO 

 

 

 

 

 

[data 

zatwierdze

nia]      

      

 

data

 

 

 

 

 

        Imię i Nazwisko

  – Właściciel/Dyrektor

 

 

                 ............................................................

 

                      podpis

 

Dokument jest wydany przez  

LOGO/ lub nazwa FIRMY

 

Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedru

k, kopiowanie, reprodukowanie w całości lub w częściach tylko za zgodą wydawcy.

 

 

LOGO 

 

Nazwa i adres FIRMY

 

P

R

O

C

E

D

U

R

A

 

S

y

s

t

e

m

o

w

a

 

 

 

P04.03 

wyd.

 

 

[data wydania]

 

str. 1 / stron 

7

 

ilość załączników: 2 formularze

 

egz. nr: ...............

 

Tytuł: 

Przegląd umo

wy

 

Spis treści

 

1. Cel

................................

................................

................................

................................

................................

...

2

 

2. Przedmiot i zakres

................................

................................

................................

................................

.........

2

 

3. Definicje

................................

................................

................................

................................

.........................

2

 

4. Odpowiedzialność i uprawnienia

................................

................................

................................

..................

2

 

5. Schemat blokowy

................................

................................

................................

................................

..........

3

 

6. Opis postępowania

................................

................................

................................

................................

........

4

 

6.1 Wymagania i zasady ogólne

................................

................................

................................

.......................

4

 

6.1.1 Określenie wymagań 

................................

................................

................................

...........................

4

 

6.1.2 Przegląd wymagań 

................................

................................

................................

..............................

4

 

6.2 Rejestracja i wstępna analiza zapytań ofertowych i zamówień

................................

................................

....

5

 

6.3 Przyjęcie i potwierdzenie zamówień na 

materiały/

wyroby katalogowe lub w następstwie oferty umowy

.......

5

 

6.4 Postępowanie z zamó

wieniami wymagającymi prac projektowych lub zawarcia umów / kontraktów

............

6

 

6.5 Zmiany w umowach

................................

................................

................................

................................

....

6

 

6.6 Zapisy dotyczące przeglądu umów

................................

................................

................................

.............

6

 

7. Dokumenty związane

................................

................................

................................

................................

.....

6

 

8. Zapisy

................................

................................

................................

................................

.............................

7

 

9. Załączniki

................................

................................

................................

................................

.......................

7

 

10. Zmiany do wydania poprzedniego

................................

................................

................................

..............

7

 

11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe

................................

................................

......................

7

 

 

 

LOGO

 

P04.03, wyd. 

[data wydania]

 

                                    

str. 

2  z 

7  

 

 

1.

 Cel 

    Zapewnienie, 

że 

wszystkie 

zamówienia 

i 

umowy 

są 

przeglądane 

przez 

kompetentny 

personel 

oraz, 

że 

związane 

działania 

są 

odpowiednio 

skoordynowane 

tak, 

aby 

jednoznacznie 

zidentyfikować 

potrzeby 

i 

oczekiwania 

klientów 

i 

zbadać 

możliwości 

ich 

speł

nienia 

przed 

zobowiązaniem do dostarczenia wyrobu.

 

 

2.

 Przedmiot i zakres

 

     Procedura 

określa 

postępowanie 

w 

odniesieniu 

do 

zapytań 

ofertowych, 

ofert, 

zamówień                    

i 

proponowanych 

umów, 

jak 

również 

podane 

są 

regulacje 

dotyczące 

wprowadzenia 

zmian 

do 

umów.

 

Procedura 

określa 

jednocześnie 

wymagania 

i 

zasady 

dotyczące 

przechowywania 

zapisów 

dotyczących 

umów. 

Obowiązuje 

dla 

zamówień 

/ 

umów 

związanych 

z 

dostawami 

zamówionych 

materiałów/wyrobów

.

 

 

 

3.

 Definicje

 

1.

 

Zapytanie 

ofertowe:

 

wpływające 

od 

klientów

 

propozycje 

dotyczące 

możliwości 

zakupu 

materiału/

 wyrobu.

 

Uwagi:

 



 

Zamówienia 

i 

projekty 

umów 

nie 

będące 

następstwem 

oferty 

są 

traktowane 

jak 

zapytania 

ofertowe.

 

2.

 

Oferta:

 

propozycja 

złożona 

przez 

Przedsiębiorstwo 

dotyczące 

sprzedaży 

materiałów/

wyrobów  

okreś

lająca istotne warunki przyszłej umowy kupna 

-

 sprzedaży.

 

3.

 

Zamówienie

: propozycja na przystąpienie do umowy kupna 

-

 sprzedaży ze strony naby

w

cy.

 

Uwaga: 

W 

przypadku 

potwierdzenia 

zamówienia 

przez 

dostawcę, 

umowę 

uważa 

się 

za 

zawartą na warunkach zamieszczony

ch w zamówieniu.

 

4.

 

Umowa 

/ 

kontrakt

: 

wzajemne 

dwustronne 

lub 

wielostronne 

porozumienie 

o 

ustanowieniu 

praw 

i

 

obowiązków między stronami w zakresie dostarczania 

materiałów/

wyrobów.

 

Uwaga: 

Określenie 

„umowa” 

i 

„kontrakt” 

są 

stosowane 

zamiennie 

w 

zależności 

od 

terminologii 

stosowanej przez Klienta.

 

 

 

4.

 Odpowiedzialność i uprawnienia

 

    Odpowiedzialność 

i 

uprawnienia 

osób 

/ 

funkcji 

biorących 

udział 

w 

procesie 

jest 

pokazana 

szczegółowo 

na 

schemacie 

blokowym 

(pkt. 

5) 

i 

w 

opisie 

postępowania 

(pkt. 

6) 

i 

rozciąga 

się 

n

a 

następujące funkcje:

 

 



 

Właściciel

/Dyrektor

.

 



 

Dyrektor Handlowy

.

 



 

Specjalista ds. Handlu

.

 

 

   

Właściciel 

jest 

odpowiedzialny 

za 

ciągłą 

adekwatność 

i 

przydatność 

niniejszej 

procedury 

oraz 

za 

doskonalenie procesu opisanego niniejszą procedurą.

 

LOGO

 

P04.03, wyd. 

[data wydania]

 

                                    

str. 

3  z 

7  

 

 

5.

 Schemat blokowy

 

 

Z

a

p

y

t

a

n

i

e

.

 

Z

a

m

ó

w

i

e

n

i

e

.

 

Of

e

rt

y

,

 

K

a

t

a

l

o

g

i

,

 

U

m

o

w

y

.

 

H

S

 

6

.

2

 

R

e

j

e

st

ra

cj

a

 

i

 

w

st

ę

p

n

a

 

a

n

a

l

i

z

a

 

z

a

p

y

t

a

ń

 

i

 

z

a

m

ó

w

i

e

ń

.

 

T

 

N

 

R

e

j

e

st

r.

 

D

H

 

6

.

2

 

W

y

e

l

i

m

i

n

o

w

a

n

i

e

 

/

 

w

y

j

a

śn

i

e

n

i

e

 

ró

ż

n

i

c 

d

o

 

o

f

e

rt

y

 

/

 

u

m

o

w

y

 

D

H

/

D

/

D

H

 

6

.

3

 

U

z

g

o

d

n

i

e

n

i

a

 

d

o

t

y

cz

ą

ce

 

d

o

st

a

w

y

.

 

P

o

t

w

i

e

rd

z

e

n

i

e

 

z

a

m

ó

w

i

e

n

i

a

.

 

Of

e

rt

y

 

/

 

u

m

o

w

y

.

 

cz

y

 

z

a

p

y

t

a

n

i

e

 

d

o

t

y

cz

y

 

o

f

e

rt

y

 

ka

t

a

l

o

g

o

w

e

j

 

l

u

b

 

w

cz

e

śn

i

e

j

sz

e

j

 

u

m

o

w

y

 

 

i

 

cz

y

 

n

i

e

 

j

e

st

 

w

y

m

a

g

a

n

a

 

 

u

m

o

w

a

 

/

 

ko

n

t

ra

kt

?

 

T

 

N

 

cz

y

 

są

 

ro

z

b

i

e

ż

n

o

ści

 

d

o

 

o

f

e

rt

y

 

/

 

u

m

o

w

y

?

 

D

H

/

D

 

6

.

4

 

D

o

kł

a

d

n

e

 

b

a

d

a

n

i

e

 

z

a

p

y

t

a

n

i

a

 

o

f

e

rt

o

w

e

g

o

.

 

D

 

6

.

4

 

D

e

cy

z

j

e

 

o

d

n

o

śn

i

e

 

p

ro

j

e

kt

o

w

a

n

i

a

 

l

u

b

 

p

rz

y

g

o

t

o

w

a

n

i

a

 

ko

n

t

ra

kt

u

.

 

D

/

D

H

 

6

.

4

 

Z

l

e

ce

n

i

e

 

n

a

 

p

ro

j

e

kt

 

 

l

u

b

 

 

p

rz

y

g

o

t

o

w

a

n

i

e

 

ko

n

t

ra

kt

u

.

 

 

K

a

rt

a

 

p

rz

e

g

l

ą

d

u

.

 

Z

a

p

y

t

a

n

i

e

 

o

f

e

rt

o

w

e

.

 

K

a

rt

a

 

p

rz

e

g

l

ą

d

u

.

 

N

o

t

a

t

ki

.

 

U

z

g

o

d

n

i

e

n

i

a

.

 

K

o

re

sp

o

n

d

e

n

cj

a

.

 

U

m

o

w

y

.

 

D

H

 

6

.

4

 

Ot

w

a

rci

e

 

K

a

rt

y

 

p

rz

e

g

l

ą

d

u

.

 

K

a

rt

a

 

p

rz

e

g

l

ą

d

u

 

K

o

re

sp

o

n

d

e

n

cj

a

.

 

N

o

t

a

t

ki

.

 

P

o

t

w

i

e

rd

z

e

n

i

a

 

w

e

w

n

ę

t

rz

n

e

 

(p

i

e

cz

ę

ć).

 

P

o

t

w

i

e

rd

z

e

n

i

e

 

d

l

a

 

kl

i

e

n

t

a

.

 

R

e

j

e

st

r 

z

l

e

ce

ń

 

w

 

t

o

ku

.

 

K

a

rt

o

t

e

ka

 

m

a

g

a

z

y

n

o

w

a

.

 

 

H

S

:

 

 

S

p

e

cj

a

l

i

st

a

 

d

s.

 

H

a

n

d

l

u

 

D

H

:

 

 

D

y

re

kt

o

r 

H

a

n

d

l

o

w

y

.

 

 

D

:

 

 

 

W

ł

a

ści

ci

e

l

/

D

y

re

kt

o

r

.

 

 

 

 

LOGO

 

P04.03, wyd. 

[data wydania]

 

                                    

str. 

4  z 

7  

 

 

6.

 Opis postępowania

 

 

6.1

 

Wymagania i zasady ogólne

 

 

6.1.1

 

Określenie wymagań 

 

     Wymagania dotyczące 

materiałów/

wyrobów muszą obejmować:

 

a)

 

wymagania 

wyspecyfikowane 

prze 

klienta 

w 

tym 

wymagania 

dotyczące 

dostawy 

i 

działań 

po 

dostawie,

 

b)

 

w

ymagania 

nie 

wyspecyfikowane 

prze 

klienta, 

ale 

niezbędne 

ze 

względu 

na 

ustalone 

lub 

zamierzone użycie 

materiału/

wyrobu, gdy jest ono znane,

 

c)

 

wymagania ustawowe i przepisy dotyczące 

materiału/

wyrobu,

 

d)

 

wszelkie dodatkowe wymagania określone przez przedsiębiors

two.

 

 

Uwagi:

 



 

Definiowanie 

wymagań 

technicznych 

i 

dotyczących 

właściwości 

jest 

realizowane 

na 

etapie 

projektowania 

umowy

.

 



 

Wymagania 

dotyczące 

warunków 

i 

terminów 

dostawy 

są 

określane 

na 

etapie 

przeglądu umowy 

(p. 6.1.2).

 

 

6.1.2

 

Przegląd wymagań 

 

     Przegląd 

wym

agań 

dotyczących 

materiału/

wyrobu 

musi 

być 

wykonany 

przed 

zobowiązaniem 

się 

do 

dostarczenia 

materiału/

wyrobu 

tzn. 

przed 

przedłożeniem 

ofert, 

akceptację 

umów 

lub 

zamówień.

 

     Celem przeglądu jest zapewnienie, że:

 

a)

 

określono wymagania dotyczące 

materiału/

wy

robu,

 

b)

 

wyeliminowano 

/ 

rozwiązano 

różnice 

między 

wymaganiami 

podanymi 

w 

umowie 

lub 

zamówieniu, 

     

a określonymi wcześniej,

 

c)

 

jest zbadana i potwierdzona zdolność do spełnienia wymagań.

 

     Zapisy 

związane 

z 

wynikami 

przeglądu 

i 

działań 

wynikających 

z 

przeg

lądu 

muszą 

być 

sporz

ą-

dzone 

   

i przechowywane.

 

     Jeżeli 

klient 

wprowadza 

nieudokumentowane 

oświadczenie 

lub 

wymaganie, 

to 

należy 

zapewnić 

potwierdzenie tych wymagań przed ich akceptacją.

 

     Wszelkie 

zmiany 

wymagań 

dotyczących 

materiału/

wyrobu 

muszą 

by

ć 

wprowadzone 

do 

odpowiednich dokumentów i odpowiedni personel musi być o tych zmianach poinformowany.

 

 

Uwagi:

 



 

Przegląd 

wymagań 

dotyczących 

oferty 

katalogowej 

jest 

dokonywany 

na 

etapie 

projektowania 

umowy

 i tworzenia oferty katalogowej.

 

 

LOGO

 

P04.03, wyd. 

[data wydania]

 

                                    

str. 

5  z 

7  

 

 

6.2

 

Rejestracja i wst

ępna analiza zapytań ofertowych i zamówień

 

    Wszystkie 

wchodzące 

zapytania 

ofertowe, 

zamówienia 

i 

propozycje 

umów 

są 

rejestrowane 

(formularz FP04.03

–

2) przez 

Specjalistę ds. Handlu

.

 

    

Specjalista 

ds. 

Handlu, 

a 

przypadkach 

budzących 

wątpliwości 

lub 

doty

czących 

większej 

skali  

Dyrektor 

Handlowy 

dokonuje 

wstępnej 

oceny 

zapytania 

/ 

zamówienia 

ze 

względu 

na 

następujące 

kryteria:

 

1.

 

czy zapytanie / zamówienie dotyczy oferty katalogowej lub jest następstwem umowy ramowej?

 

2.

 

czy 

zapytanie 

/ 

zamówienie 

dotyczy 

oferty 

katalogowej, 

ale 

będzie 

wymagana 

umowa 

ramowa 

lub kontrakt?

 

3.

 

czy zapytanie / zamówienie dotyczy 

materiałów/

wyrobów nie będących w ofercie katalogowej?

 

    Jeżeli 

spełnione 

jest 

kryterium 

1. 

należy 

upewnić 

się 

czy 

je

st 

pełna 

zgodność 

zamówienia 

z 

ofertą 

katalogową 

/ 

wcześniejszą 

umową 

i 

w 

razie 

potrzeby 

należy 

wyeliminować 

lub 

rozwiązać 

ewentualne różnice. Dalsze postępowanie w tym przypadku wg pkt. 6.3.

 

    Uzgodnienia 

dotyczące 

wyeliminowania 

różnic 

muszą 

być 

udokum

entowane 

i 

przechowywane          

z dokumentacją zamówienia.

 

    W odniesieniu do zapytań odpowiadającym kryterium 2 i 3 postępowania wg pkt. 6.4.

 

 

 

6.3

 

Przyjęcie i potwierdzenie zamówień na 

materiały/

wyroby katalogowe lub w 

następstwie oferty umowy

 

    Zamówi

enie 

na 

materiały/

wyroby 

katalogowe 

lub 

w 

następstwie 

umowy 

ramowej 

Specjalistę 

ds. 

Handlu

 

 omawia zamówienie z 

Dyrektorem Handlowym

.

 

 

Dyrektor 

Handlowy

 

oraz 

Specjalista 

ds. 

Handlu

 

określają 

możliwy 

termin 

wykonania 

w 

powiązaniu 

z planami 

sprzedaży

 i zapas

ami magazynowymi.

 

    Ustalenia 

w 

tym 

zakresie 

Specjalista 

ds. 

Handlu 

wpisuje 

na 

zamówieniu, 

ma 

zastosowanie 

pieczęć wg wzoru jak niżej:

 

 

 

LOGO

 

Potwierdzenie 

zamówienia

 

 

Włączono do planu 

sprzedaży

 

.....................



 

 

Dokonano rezerwy magazynowej 

................



 

Termin odbioru / dost

awy od dn. 

......................

 

 

...............................................................

 

imię i nazwisko, data i podpis

 

 

     

 

     Na 

podstawie 

powyższych 

działań 

i 

ustaleń 

Specjalista 

ds. 

Handlu 

dokonuje 

potwierdzenia 

zamówienia klientowi.

 

     W 

potwierdzeniu 

zam

ówienia 

muszą 

być 

zawarte 

również 

informuje 

nt. 

warunków 

i 

terminów 

odbioru lub dostarczenia.

 

 

LOGO

 

P04.03, wyd. 

[data wydania]

 

                                    

str. 

6  z 

7  

 

 

6.4

 

Postępowanie z zamówieniami wymagającymi zawarcia umów / kontraktów

 

    Wszystkie 

zapytania 

ofertowe 

w 

tym 

propozycje 

umów 

muszą 

być 

poddane 

gruntownej 

analizie

 

        

i 

ocenie. 

Dla 

tego 

rodzaju 

zapytań 

Dyrektor 

Handlowy

 

otwiera 

kartę 

przeglądu 

umowy 

(formularz

 

F04.03

-

2) i przekazuje 

Właścicielowi 

do ukierunkowania dalszego przebiegu.

 

 

W zależności od sytuacji może mieć miejsce:

 



 

Zamówienie materiału/

wyrobu,

 



 

przy

gotowanie umowy ramowej.

 

 

    Decyzje 

w 

tym 

zakresie 

są 

dokumentowane 

w 

karcie 

przeglądu. 

Również 

w 

karcie 

przeglądu 

są 

dokonywane 

ustalenia 

i 

adnotacje 

odnośnie 

potwierdzeń 

i 

korespondencji 

z 

klientem 

w 

przedmiotowej sprawie.

 

Uwagi:

 

1.

 

Przy sporządzaniu umów

 należy:

 



 

kierować się wymaganiami przepisów prawnych,

 



 

konsultować 

treść 

umowy 

z 

prawnikiem, 

który 

musi 

ten 

fakt 

potwierdzić 

swoim 

podpisem 

na 

umowie.

 

2.

 

Przy 

współpracy 

z 

klientami 

zagranicznymi 

należy 

zapewnić 

tłumaczenie 

niezbędnych 

dokumentów. Umowy muszą 

być tłumaczone przez tłumacza przysięgłego.

 

3.

 

W umowach należy określić sposoby komunikowania się i współpracy z organizacją klienta.

 

4.

 

W 

przypadku, 

gdy 

umowa 

dotyczy 

stosowania 

materiałów 

powierzonych 

muszą 

być 

dokonane 

stosowne ustalenia co do jakości tych w

yrobów i harmonogramów dostaw.

 

 

6.5

 

Zmiany w umowach

 

 

1.

 

Zmiany do umów są rozpatrywane w tym samym trybie co i umowy pierwotne.

 

2.

 

Tryb wprowadzania zmian obejmuje:

 



 

określenie i udokumentowanie proponowanych zmian z klientem,

 



 

sporządzenie stosownych aneksów.

 

3.

 

Zmiany

 do umów są przekazywane do wszystkich, których dotyczą.

 

 

6.6

 

Zapisy dotyczące przeglądu umów

 

 

     Na 

zapisy 

związane 

z 

przeglądem 

zapytań 

ofertowych, 

zamówień 

i 

umów 

składają 

się: 

rejestr 

zamówień, 

wewnętrzne 

uzgodnienia 

i 

potwierdzenia 

na 

zamówieniach, 

kart

y 

przeglądu 

umowy              

i 

wszelkie 

dokumenty 

takie 

jak; 

notatki, 

uzgodnienia, 

opinie 

i 

kalkulacja 

oraz 

korespondencja                 

z klientem.

 

     Całą 

dokumentację 

w 

tym 

zapisy 

związane 

z 

zamówieniami 

na 

wyroby 

katalogowe 

lub                   

 

w następstwie oferty / umowy kompletuje i przechowuje 

Kierownik Administracyjny

.

 

     Karty 

przeglądu 

umowy, 

związaną 

dokumentację 

i 

umowy 

ramowe 

kompletuje 

i 

przechowuje 

Dyrektor Handlowy

.

 

 

7.

 Dokumenty związane

 

 

1.

 

Księga jakości.

 

2.

 

Kodeks handlowy.

 

3.

 

Kodeks cywi

lny.

 

 

LOGO

 

P04.03, wyd. 

[data wydania]

 

                                    

str. 

7  z 

7  

 

 

8.

 Zapisy  

Zapisy związane z procedurą są wymienione w pkt. 6.6.

 

 

9.

 Załączniki

 

1.

 

Formularz FP04.03

–

1 „Karta przeglądu umowy”.

 

2.

 

Formularz FP04.03

–

2 „Rejestr zapytań ofertowych, zamówień i umów”.

 

 

10.

 Zmiany do wydania poprzedniego

 

Nie dotyczy 

-

 jest to pierwsze w

ydanie.

 

 

11.

 Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe

 

1.

 

Autor procedury: 

Stanisław Ziółkowski

.

 

2.

 

Przy 

przekazywaniu 

dokumentacji 

związanej 

z 

ofertami 

i 

umowami 

dla 

przeprowadzenia 

procesu 

przeglądu 

i 

następnie 

opracowania 

realizacyjn

ego 

obowiązuje 

zasada, 

że 

muszą 

być 

przekazane 

wszystkie 

właściwe 

dokumenty 

lub 

ich 

części, 

które 

umożliwią 

przegląd, 

a 

następnie 

realizację. 

Te 

dokumenty 

lub 

ich 

części, 

które 

zawierają 

szczegóły 

dotyczące 

warunków handlowych i cen zazwyczaj pozostają w z

biorze dokumentacji 

Właściciela

.

 

3.

 

Procedura 

przed 

zatwierdzeniem 

została 

zweryfikowana 

i 

uzgodniona 

przez 

zainteresowane 

strony, co jest wykazane poniżej:

 

 

Potwierdzenie weryfikacji i uzgodnień treści procedury

 

Lp.

 

Imię i nazwisko

 

Stanowisko

 

Data

 

Podpis

 

1

.

 

 

 

 

 

2.

 

 

 

 

 

3.

 

 

 

 

 

 

 

 

>> Koniec procedury <<