Dział:

Temat: Zadania sekretariatów.

Sekretariat to ważne ogniwo w działalności każdej firmy i stanowi jej wizytówkę. Jest on niezbędną komórką organizacyjną, mającą na celu zapewnienie sprawnej działalności szefa.

Podstawowym celem sekretariatu jest:

• Współudział w planowaniu i przygotowaniu pracy szefa (zarządzanie czasem)

• Maksymalne odciążenie szefa od wykonywania spraw bieżących i manipulacyjnych,

• Systematyczne kontrolowanie terminów wykonywania zadań,

• Organizowanie pracy własnej i szefa,

• Współuczestniczenie w zarządzaniu firmą.

Ogół zadań sekretariatu możemy podzielić na dwie grupy:

• Zadanie asystenckie (w odniesieniu do szefa)

• Zadania recepcyjne (w odniesieniu do interesantów)

Szczegółowy zakres zadań i obowiązków jest bardzo zróżnicowany. Uzależnione jest to przede wszystkim od specyfiki firmy.

Do podstawowych zadań sekretarki należy prowadzenie sekretariatu a w szczególności:

• Pisanie korespondencji, sprawozdań zleconych przez kierownictwo,

• Opracowywanie korespondencji w zakresie spraw administracyjno-gospodarczych,

• Prowadzenie dziennika korespondencyjnego,

• Przyjmowanie i ewidencja poczty,

• Zarządzanie czasem szefa,

• Kierowanie ruchem telefonicznym i osobowym czyli przyjmowanie telefonów i interesantów,

• Załatwianie spraw związanych z funkcjonowaniem biura (naprawa sprzętu, zaopatrzenie w materiały biurowe,

• Prowadzenie terminarza zajęć,

• Kontrolowanie terminów obowiązujących szefa i podległe placówki.

• Przygotowanie posiedzeń zebrań itp.,

• Przygotowanie podróży służbowych,

• Przyjmowanie gości serwowanie napojów,

• Gromadzenie, przechowywanie dokumentacji,

• Prowadzenie rejestrów, kartotek, ewidencji,

• Obsługa urządzeń techniki biurowej,

• Dbałość o czystość i estetykę gabinetu szefa i sekretariatu,

W nałych i średnich firmach sekretarka wykonuje również zadania nie związane z podstawowymi zadaniami. Zaliczyć do nich możemy:

• Załatwianie spraw pracowniczych,

• Prowadzenie kasy,

• Prowadzenie archiwum zakładowego

Temat: Typowe czynności recepcyjne.

Temat: Miejsce pracy sekretarki.

Temat: Warunki materialne pracy biurowej.

• Oświetlenie dzielimy na naturalne i sztuczne. Przy oświetleniu światłem naturalnym promienie słoneczne nie powinny obejmować swoim zasięgiem całego stanowiska pracy, aby nie oślepiały pracownika{16}

• Kolorystyka - dobór barw, w pokojach przeznaczonych do pracy biurowej stosuje się kolory jasne spokojne rozpraszające światło.

• Klimatyzacja i wentylacja

• Urządzenia przeciwdźwiękowe

• Sposoby zabezpieczenia przed hałasem:

• Wykładanie ścian materiałami izolacyjnymi, dźwiękowymi,

• Stosowanie podkładek filcowych, gumowych lub kauczukowych pod maszyny, lub nogi stołów i krzeseł,

• Właściwa lokalizacja budynku z dala od zgiełku, ruchu ulicznego,

• Zabezpieczenie przeciwdrganiowe fundamentów i konstrukcji budynków,

• Stosowanie urządzeń nowoczesnych, cichopiszących np. Elektroniczne maszyny do pisania, kopiarki kserograficzne itp.

• Temperatura w pomieszczeniach biurowych nie powinna być ani za wysoka ani za niska (zbyt wysoka powoduje ospałość i znużenie, zbyt niska uniemożliwia wykonywanie pracy.

Pomieszczenia biurowe powinny mieć temperaturę zgodnie z obowiązującymi normami:

Rodzaj pomieszczeń biurowych	Temp w ^0C
Gabinety, pokoje biurowe, kreślarnie, biblioteki, Sale konferencyjne, sale do obsługi interesantów, jadalnie, świetlice, pokoje woźnych,

• Bezpieczeństwo i higiena pracy

Dział Zadania sekretariatów

Współpraca z szefem

Podstawowe zadania sekretarek

Przyjmowanie interesantów oraz rozmów telefonicznych

Lokal biurowy i jego rozplanowanie

Miejsce pracy sekretarki

Temat: Zadania sekretariatów

Zadania recepcyjne

Zadania asystenckie

Do obowiązków sekretarki należą:

• pośredniczenie w osobistych i telefonicznych kontaktach kierownika z interesantami,

• przyjmowanie, ewidencja i załatwianie korespondencji,

• przechowywanie akt załatwionych,

• wykonywanie czynności zleconych przez kierownika,

• udzielanie informacji ustnych i telefonicznych,

• wykonywanie czynności pomocniczych (przygotowanie spotkań, zebrań i konferencji).

Sekretarka powinna posiadać następujące umiejętności:

• pisania na maszynie,

• umiejętność stenotypii,

• dobra znajomość stylistyki języka polskiego,

• znajomość zasad redagowania pism,

• umiejętność obsługi urządzeń technicznych,

• znajomość zadań i struktury danej jednostki organizacyjnej,

Temat: Współpraca z szefem.

Temat: Przyjmowanie interesantów

1. Interesanci zapowiedziani - są to interesanci wcześniej zarejestrowani i umówieni na wyznaczony dzień i godzinę

Przyjmując gościa w sekretariacie, sekretarka:

• przerywa czynności, którymi była zajęta, bądź przyspiesza ich zakończenie jeżeli nie może ich przerwać (np. rozmowa telefoniczna),

• wita się z gościem mówiąc „czym mogę Panu/Pani służyć” lub „słucham Pana/Panią”,

• po ustaleniu nazwiska gościa i celu jego wizyty, upewnia się czy znajduje się on na liście gości oraz czy rzeczywiście przybył we właściwym czasie