INFORMATYCZNA RACHUNKOWOŚĆ ZARZĄDCZA- Wykłady Nóżka

Dane- informacje- wiedza

DANE- są to wyizolowane liczby i fakty bez żadnego kontekstu. Uzyskuje się je poprzez czytanie, obserwację, liczenie, mierzenie itp.

INFORMACJE- są to dane prezentowane w kontekście, który ma określone znaczenie, inaczej informacje to dane przetworzone w postaci użytecznej dla odbiorcy, odpowiednio skategoryzowane i uporządkowane.

WIEDZA- jest połączeniem informacji wraz ze zrozumieniem, w jaki sposób ich użyć ( A. Brooking)

INFORMACJA A POZIOM ZARZĄDZANIA

NACZELNE KIEROWNICTWO- Jakich informacji potrzebuje?

MENADŻEROWIE NAJWYŻSZEGO SZCZEBLA ustalają ogólny kierunek działania organizacji poprzez ustalenie jej strategii i polityki. Odpowiadają za prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości, ale także współpracują z otoczeniem min. Reprezentują firmę na zewnątrz.

PRZYKŁADY INFORMACJI, KTÓRYCH POTRZEBUJĄ:

• Wyniki różnych oddziałów lub grup produkcyjnych

• Podsumowanie wyników sprzedaży, poziomu produkcji, kosztów

• Informacje o nowych technologiach klientach i dostawach

ŚREDNI SZCZEBEL ZARZĄDZANIA-, jakich informacji potrzebuje?

MENEDŻEROWIE TEGO SZCZEBLA koncentrują się przede wszystkim na polityce i strategiach ustalanych wcześniej na najwyższym poziomie. Najczęściej dotyczą ich problemy wnętrza organizacji (wydajności, zyskowności, jakości usług). Działają w ramach ustalonych programów produkcyjnych i ograniczeń budżetowych, ale jednocześnie w sposób niezależny są łącznikiem pomiędzy menedżerami szczebla najwyższego a kierownikami pierwszej linii.

Potrzebują informacji bardziej szczegółowej niż najwyższe kierownictwo, a zarazem mniej szczegółowej od kierowników liniowych np. informacji na temat budżetu, informacje o rentowności grup produktów lub usług itp.

KIEROWNICTWO PIERWSZEJ LINII-, jakich informacji potrzebuje?

Posiadają najbardziej bezpośrednią informację odpowiedzialność za efektywne prowadzenie codziennej działalności organizacji ustalają np. harmonogramy prac, określają zakres obowiązków pracowników. Wiele czasu spędzają na rozwiązywaniu problemów zakłócających rytm pracy, tj.: zastąpienie nieobecności pracowników, wyjaśnienie skarg klientów, itp.

CECHY INFORMACJI UŻYTECZNEJ DLA MENADŻERA

• Wiarygodna - możliwa jest jej weryfikacja

• Poprawna- wolna od błędów

• Kompletna- zawierająca wszystkie ważne fakty

• Opłacalna- informacji, której wartość jest większa od kosztów jej uzyskania

• Istotna- dotycząca badanego problemu i jest skierowana do właściwej osoby

• Aktualna- dostarczona na czas

• Elastyczna- użyta do różnych celów

• Bezpieczna- zabezpieczona przed dostępem przez nieupoważnionych użytkowników

ARKUSZ KALKULACYJNY I JEGO WYKORZYSTANIE W RACHUNKOWOŚCI ZARZĄDCZEJ

INFORMATYCZNE NARZĘDZIE CONTROLERA:

• Arkusze kalkulacyjne, * zarządcze moduły ERP,

• Specjalistyczne aplikacje/ Bussines Intelligence

Według różnych szacunków w Polsce od 8- 22% firm wykorzystuje arkusz kalkulacyjny do tworzenia budżetów zaś tylko nieliczne korzystają do tego z innych narzędzi.

PODSTAWOWE ZALETY ARKUSZA KALKULACYJNEGO:

• Zwykle zainstalowany jest na każdym komputerze biurowym w firmie

• Niemal każdy umie się nim posługiwać (w godz. zakresie)

• Zrozumiała i niezmienna od lat filozofia działania

• Wiele wbudowanych funkcji obliczeniowych i statystycznych

• Możliwość tworzenia scenariuszy, „co jeśli”

• Możliwość wymiany danych z innymi aplikacjami

PODSTAWOWE OGRANICZENIA ARKUSZA KALKULACYJNEGO:

• Żmudne tworzenie modelu budżetu

• Zbyt długi czas trwania procesu budżetowania

• Brak elastyczności we wprowadzeniu korekt i modyfikacji

• Praktyczna niemożność bezpiecznej pracy zespołowej nad budżetem

• Problemy z modyfikacją budżetu w trakcie jego realizacji

• Brak możliwości analiz wielowymiarowych

NARZĘDZIA

- szukaj wyniku; -reglinp;

-menadżer scenariuszy; -reglinp x

-solver

PRZYKŁADOWE ZASTOSOWANIE „SZUKAJ WYNIKU” W RACHUNKOWOŚCI ZARZĄDCZEJ:

• Wyznaczenie progu rentowności

• Znajdowanie kwoty zysku dla danego poziomu sprzedaży

• Znajdowanie poziomu sprzedaży pozwalającego na osiągnięcie pożądanego poziomu zysku operacyjnego (po lub przed opodatkowaniem)

Przykładowe zastosowania „MENEDŻER SCENARIUSZY” w rachunkowości zarządczej:

• Analiza progu rentowności i zysku zmiany poszczególnych pojedynczych parametrów lub ich kombinacji

• Analizy symulacyjne (wielowariantowa)

Próg rentowności

PRZYKŁADOWE ZASTOSOWANIA „SOLVER” w rachunkowości zarządczej:

Poszerza możliwości funkcji „szukaj wyniku”.

Podstawowe różnice to:

- uwzględnienie zależności formuły od wielu zmiennych

- możliwość dodania warunków ograniczających

Solver jest narzędziem rozwiązującym zagadnienia optymalizacyjne. Oprócz wymuszania konkretnej wartości formuły przy danych warunkach ograniczających można za jego pomocą znaleźć wartość maksymalną lub minimalną.

• Wyznaczenie optymalnej ceny (maksymalizującej zysk)

• Wyznaczanie optymalnej struktury asortymentowej (zapewniającej maksymalny zysk przy jednoczesnym uwzględnieniu istniejących ograniczeń w postaci np. ograniczonych zdolności produkcji zasobów)

Funkcja REGLINP

Służy do obliczania statystyki dla linii, korzystając z metody „najmniejszych kwadratów” do obliczania linii prostej, która najlepiej pasuje do danych. Zwracanym wynikiem jest tablica

FUNKCJA „REGLIN P”

Funkcja wyznacza metodą najmniejszych kwadratów parametry prostej najlepiej dopasowanej do zbioru punktów empirycznych.

Użyteczna jest np. przy podziale kosztów przedsiębiorstwa na stałe i zmienne

Zanim uzupełnimy okno dialogowe należy zaznaczyć dwie dowolne komórki arkusza obliczeniowego (w jednej z nich zostanie obliczony parametr a a w drugiej b liniowej funkcji y = ax+b)

Uzupełnić okna „znany_y” i „znane_x” wskazując zakresy odpowiednich komórek z danymi.

Ponieważ formuła REGLINP należy do tzw. formuł tablicowych w celu uzyskania dwóch wyliczonych parametrów należy użyć kombinacji klawiszy „Shift+Ctrl+Enter”.

FUNKCJA „REGLIN X”

Funkcja pozwala wyliczyć wartość y leżącego na prostej y=ax+b dopasowanej metodą najmniejszych kwadratów do zbioru punktów empirycznych.

Użyteczna w planowaniu. Np. gdy chcemy odpowiedzieć na pytanie, jakie będą koszty w przedsiębiorstwie, jeśli produkcja będzie na planowanym poziomie (przy założeniu, że dysponujemy danymi na temat kształtowania się kosztów i rozmiarów działalności z okresów poprzednich)

SYSTEMY INFORMATYCZNE WSPOMAGAJĄCE ZARZĄDZANIE

POJĘCIE SYSTEMU INFORMATYCZNEGO

SYSTEM INFORMACYJNY- całokształt działań związanych z zarządzaniem informacją w organizacji zachodzący we wszystkich fazach procesu informatycznego. W systemie informacyjnym następuje przechodzenie danych w informacje

System informatyczny to system informacyjny, który wykorzystuje technologię komputerową do wykonywania niektórych lub wszystkich zamierzonych działań.

SYSTEM INFORMACYJNY SKŁADA SIĘ Z SEKWENCJI NASTĘPUJĄCYCH PO SOBIE FAZ:

• Generowanie informacji, * Gromadzenie informacji, * Przechowywanie,

• Przekazywanie, * Przetwarzanie, * Udostępnianie, * Interpretacja, * Wykorzystanie

SKŁADNIKI SYSTEMU INFORMATYCZNEGO:

1. Sprzęt (hardware)- komputery oraz urządzenia preferencyjne

2. Oprogramowanie (software)- systemy operacyjne oraz szeroka gama użytkowych

3. Baza danych- zbiory powiązanych ze sobą danych, tablic plików, w których przechowuje się dane i zależność miedzy nimi

4. Sieci- pozwala użytkować zasoby programowe i sprzętowe różnym użytkownikom (Internet, Intranet, Extranet)

5. Procedury- są to strategie, polityki, metody, zasoby i zbiory instrukcji określających sposoby łączenia wymienionych wyżej składników

6. Ludzie- użytkownicy systemu

7. Cel- w przypadku SI wspomagających controlling jest to rozwiązywanie konkretnych problemów

W PODSYSTEMIE WYKONAWCZYM- realizowane są podstawowe procesy oraz wspomagające te procesy pomocnicze (np. badania marketingowe, prace B+R, obsługa księgowa, finansowa, obsługa kadrowo-płacowa, zasilenie w kwotę, remonty itp.)

PODSYSTEM ZARZĄDZANIA- odpowiedzialny jest za wszystkie procesy i funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa oraz steruje działaniem podsystemu wykonawczego.

PRZESŁANKI WYKORZYSTANIA SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH W ZARZĄDZANIU (CONTROLLINGU)

• Ciągłe narastanie liczb danych i informacji, nad którymi trzeba zapanować,

• Presja konkurencji - szybka dezaktualizacja informacji

• Konieczność posiadania wglądu w sytuację firmy z różnych perspektyw- controlling wsparty informatyką pozwala na bieżące zarządzanie informacją z różnych działów.

• Konieczność podejmowania decyzji na czas przy użyciu narzędzi informatycznych można szybko podjąć decyzję, gdy trzeba wziąć pod uwagę bardzo wiele czynników z różnych obszarów firmy i z poza niej

• Problem „zagubienia”- (co wybrać, jakie kryteria stosować przy podejmowaniu decyzji) rozwiązanie informatyczne często zawierają gotowe aplikacje i metodologię systematyzującą te zagadnienia

EWOLUCJA SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH WSPOMAGAJĄCYCH ZARZĄDZANIE

SET- systemy ewidencyjno- transakcyjne

SID- systemy informacyjno- decyzyjne

SWD- systemy wspomagania decyzji (Decision Support Systems -DSS),

SE- systemy eksperckie (Expert Systems -ES),

SIK- systemy informowania kierownictwa (Executive Information Systems -EIS), łączone niekiedy z Systemami Wspomagania Kierownictwa (Executive Support Systems - ESS), w literaturze polskiej występujące często pod wspólnym akronimem: SIK,

SSI- systemy sztucznej inteligencji (Artificial Intelligence Systems) utożsamiane często z Systemami Sieci Neuronowych - SNN - (Artificial Neuron Networks - ANN),

ZSI- zintegrowane systemy informatyczne

SYSTEMY EWIDENCYJNO- TRANZAKCYJNE SET (TPS- Transaction Procesing Systems)

Są to systemy zorientowane na bieżącą ewidencję zdarzeń w wybranych obszarach działań, np.

• Ewidencji sprzedaży

• Gospodarki materiałowej itp. *rachunkowość kosztów; *gosp.śr.tr.; *ewidencję śr.fin.; *ewidencję zatrudnienia; *ewidencję płac

Ze względu na to, że informacje dostarczane są przez tego typu systemy z dużym opóźnieniem maja one małą przydatność dla potrzeb zarządzania.

SYSTEMY INFORMACYJNO- DECYZYJNE SID MIS Mangament Information Systems

W Set nacisk położony był na ewidencję i przetwarzanie transakcji gospodarczych, w SID znaczenie nabiera udostępnianie i prezentowanie informacji przydatnej w podejmowaniu decyzji. Systemy te mogą generować raporty regularnie na żądanie.

SET i SID wykorzystują relacje bazy danych

Rolą SID jest wspomaganie sprawności zarządzania na poziomie operacyjno-taktycznym oraz wsparcie kontroli i koordynowania w krótkich okresach.

PRZYKŁADAMI SĄ:

• Systemy finansowa-księgowe

• Systemy Kadry-płace

• Gospodarka Magazynowa

SYSTEMY WSPOMAGANIA DECYZJI SWD (DSS Deistons Support Systems)

Są to systemy doradcze gdyż ich zadaniem jest wspomagać użytkownika w procesie podejmowania decyzji i rozwiązywaniu problemów. O ile SID pomagają robić rzeczy dobrze o tyle SWD mają podpowiadać menedżerom co mają robić.

DO PODSTAWOWYCH OBSZARÓW WSPOMAGANYCH PRZEZ TE SYSTEMY ZALICZA SIĘ:

• Optymalizację wielkość produkcji

• Ocenę projektów inwestycyjnych * Gospodarkę finansową *planowanie działalności gosp.; *inwestycje; *zaopatrzenie; *sprzedaż wyrobów i usług

Systemy SWD zawierają najczęściej bazy danych i systemy zarządzania nimi, bazy modeli, moduł dialogowy (np. prezentujący wynik analizy) interfejsy dostępu do zewnętrznych źródeł danych.

SYSTEMY INFORMOWANIA KIEROWNICTWA SIK (EiS Executive Information Systems)

Są to systemy wspomagania decyzji przeznaczone dla kierownictwa wysokiego szczebla zarządzania pozwalające skupić uwagę raczej na ogólnym, sprawnym działaniu firmy, niż na optymalizacji decyzji- dostarczają, zatem informacji syntetycznej, konsolidując i sumując dane z wielu źródeł. Jednocześnie zawierają narzędzie analityczne do drążenia danych. Systemy te są konstruowane na potrzeby konkretnej osoby lub grupy osób.

SYSTEMY EKSPERTSKIE SE (ES- Expert Systems)

Są to program komputerowe, które stosują modele wiedzy i procedury wnioskowane w celu rozwiązywania problemów o skali trudności na poziomie profesjonalisty w danej, specyficznej dziedzinie. Ich zadaniem jest, zatem przedstawienie ekspertyzy dotyczącej konkretnej sytuacji decyzyjnej i wyjaśnienie sposobu jej opracowania.

Systemy te generują swoje dane w oparciu o bazy wiedzy i mechanizmy sztucznej inteligencji. Dzięki temu mogą tworzyć różnorodne modele sytuacji decyzyjnej uwidacznia otrzymane rozwiązania i objaśniać je.

SYSTEMY SZTUCZNEJ INTELIGENCJI SSI (ais- Artificall Inteligence Systems)

Są to systemy uczące się na podstawie własnego doświadczenia. Ich zadaniem jest wnioskowanie w przypadku braku pełnej wiedzy niezbędnej do rozwiązania określonego problemu. Nie zastępują człowieka, ale naśladują jego rozumowanie w rozwiązywaniu stosunkowo dobrze zdefiniowanych problemów niektórych typów

MOGĄ WSPOMAGAĆ PODEJMOWANIE DECYZJI W WIELU DZIEDZINACH:

• Usługi finansowe

• Marketing, * analiza procesu produkcji itp.

ZINTEGROWANE SYSTEMY INFORMATYCZNE ZSI

(IMIS- Integrated Mangament Information Systems)

Modułowo zorganizowany system informatyczny, który obsługuje wszystkie sfery działalności przedsiębiorstwa. Wszystkie zasoby informacyjne stanowią jedną całość- są przechowywane w jednej bazie, są dostępne dla różnych modułów i pracowników. Pozwala to uzyskać oszczędność modułów pracy (nie ma konieczności wprowadzenia tych samych danych w różnych modułach)i przyspiesza proces generowania informacji.

Oferowane są na rynku produkty ZSI wspomagające zarządzanie różnych klas ERP CRM i zawierają narzędzia dla systemów wspomagania decyzji i kierownictwa a także stosują metody specyficzne dla systemów eksperckich czy sztucznej inteligencji.

PODSTAWOWE KLASY ZSI

MRP MRP II ERP (MRP III) ERP II Business Inteligence

Oprócz wymienionych powyżej klas są też systemy wyspecjalizowane w określonych dziedzinach, np.:

CRM- to rozbudowa systemów klasy ERP w kierunku wspomagania zarządzania relacjami z klientem.

PODSTAWOWE KLASY SYSTEMÓW ZSI

MRP - Material Requirements Planning (planowanie potrzeb materiałowych) - zadaniem tych systemów było powiązanie harmonogramów produkcji z obsługą logistyki dostaw niezbędnych surowców i materiałów.

MRP II - Manufacturing Resource Planning (planowanie zasobów produkcyjnych) - zadaniem tych systemów jest planowanie zapotrzebowania już nie tylko na materiały, ale także inne zasoby produkcyjne wykorzystywane do produkcji (maszyny, praca, energia, kapitał)

ERP - Enterprise Resource Planning (= MRP III) - planowanie zasobów przedsiębiorstwa. ERP obejmuje całość procesów produkcji i dystrybucji, integruje różne obszary działania przedsiębiorstwa, usprawnia przepływ krytycznych dla jego funkcjonowania informacji i pozwala błyskawicznie odpowiadać na zmiany popytu. Informacje te są uaktualniane w czasie rzeczywistym i dostępne w momencie podejmowania decyzji (dla systemów pracujących w trybie on-line).

ERP II - Enterprise Resource Planning II - jest koncepcją znacznie rozszerzającą ERP. Rozumie się pod tym pojęciem strategię biznesową i zbiór specyficznych dla poszczególnych branż aplikacji, które optymalizują procesy biznesowe zarówno wewnętrzne w firmie, jak i zachodzące w najbliższym jego otoczeniu, dzięki zastosowaniu gotowych narzędzi pozwalających automatyzować wymianę danych z kooperantami w całym łańcuchu logistycznym.

Business Intelligence (BI) - to rozwiązania oparte na hurtowniach danych z wykorzystaniem technologii OLAP pozwalające na przeprowadzanie wielowymiarowych analiz. Systemy BI pozwalają menedżerom przygotować dowolne zestawienia dotyczące kluczowych obszarów działalności firmy w bardzo krótkim czasie.

Co daje technologia OLAP?

OLAP (On- Line Analylicial Processing)

• Analiza danych w wielu wymiarach

• Informacje dostępne w czasie rzeczywistym

• Duże pakiety danych analizowane w wielu perspektywach

• Łatwiejsze zrozumienie relacji powiązań danych

Polski rynek oprogramowanie controllingu

http://www.msipolska.pl/

Wartość polskiego rynku aplikacji biznesowych w 2008r. wynosiła 210,65 mln USD co stanowi wzrost o 20,1% w stosunku do roku poprzedniego.

Dominującą grupę aplikacji są aplikacje typu ERP

NAJWIĘKSI DOSTAWCY APLIKACJI BIZNESOWYCH

• SAP Polska (z udziałem w rynku 39,2)

• Comarch (9%)

• Oracle (7,5%)

• IFS (6,4%)

• Microsoft (5,3%)

OBSZARY INFORMATYZACJI CONTROLLINGU

• Budżetowanie, * prognozowanie, * analiza odchyleń, * planowanie strategiczne

• Zrównoważona karta wyników, * zaawansowane analizy biznesowej

• Rachunku kosztów działań i zarządzania w oparciu o działania

• Raportowanie korporacyjne

• Zaawansowane analizy statystyczne, data mining

Dostawcy oprogramowania

Teta- teta controlling, optima controlling

Comarch- CDN xL

Macrologie- Xperts kontroling

Solemis- prophix, torgit

SAP- SAP Bussines Suite

B PSC- Impuls BI

BONAIR- Proklanty

Controlling- Eureca

Microsoft- Microsoft Dynamic

CZAS WDROŻENIA

Obecnie wdrożenie podstawowych narzędzi controllera zamyka sie w ciągu 6 miesięcy a ……. 1,5 roku.

NAJWAŻNIEJSZE CZYNNIKI KSZTAŁTUJĄCE KOSZTY WDROŻENIA WG BADAŃ:

• Przygotowanie merytoryczne modelu controllingu w przedsiębiorstwie

• Stopień skomplikowania działalności biznesowej

• Zaangażowanie pracowników w prace wdrożeniowe

• Świadomość potrzeb informacyjnych kierownictwa najwyższego szczebla

• Liczba użytkowników narzędzi do controllingu

Wyniki analizy rynku oprogramowania dla biznesu od strony użytkowników

Badanie przeprowadzono w 2007 0,97+ … przychodów

• Bankowej 5,3

• Telekomu, sektorze mediów i rozrywki, * ubezpieczeniem, przemyśle spożywczym

Najmniejsze względne nakłady na informatykę ponoszą sektor budownictwa i wydobywczy.

1

---