RYNEK TURYSTYKI BIZNESOWEJ, Zarządzanie projektami, Zarządzanie(1)


RYNEK SPOTKAŃ

I

WYJAZDÓW MOTYWACYJNYCH

1. Rynki Spotkań i Wyjazdów Motywacyjnych

Podobnie do rynku wyjazdów wakacyjnych, rynek wyjazdów służbowych nie jest rynkiem jednorodnym.

Z jednej strony mamy do czynienia z wyjazdami pojedynczych firm. Chociaż liczba i częstotliwość tych podróży ma znaczenie dla linii lotniczych i hoteli w miastach, ten rodzaj rynku nie pozwala na promowanie go, ponieważ ludzie biznesu podróżują zgodnie z potrzebami związanymi z pracą. Jednakże rozwija się obecnie tendencja łączenia wyjazdów służbowych z pobytami wakacyjnymi.

Z drugiej strony istnieje rynek spotkań, który dzieli się dalej na konferencje i konwencje firm.

Rynek wyjazdów motywacyjnych organizowanych przez firmy jest zazwyczaj związany z rynkiem konwencji, ponieważ potencjalni klienci i opcje marketingowe są zazwyczaj zbieżne, ale ich cele i zapotrzebowanie na nie są całkowicie odmienne.

Rynki Konferencji, Kongresów i Wyjazdów Motywacyjnych są bardzo rentowne gdyż zajmują się dużymi grupami, zapotrzebowanie jest większe w okresie średniego sezonu i po sezonie a wydatki na osobę są wyższe niż w przypadku rynku wyjazdów wakacyjnych. Natomiast jeżeli chodzi o rodzaj klienta, decyzję o zakupie, wielkość grupy, sposób organizacji podróży, program, usługi i wymagany sprzęt mamy do czynienia z dwoma różnymi rynkami, tak więc należy zajmować się nimi odrębnie.

Poniżej przedstawiono opis każdego z tych rodzajów rynków.

KONFERENCJE

Definicja i główne charakterystyki

Program naukowo-techniczny: referaty i doniesienia, mówcy, liczba i rodzaj sesji, itd.

Wystawa: stanowi rodzaj niewielkich targów, podczas których wystawiane są produkty związane z tematem konferencji.

Program towarzyski: otwarcie, zamknięcie, formalne kolacje, podziękowania, itd. Program dla osób towarzyszących: jest to zazwyczaj program turystyczny, który obejmuje wizyty i wycieczki w danej okolicy.

Wycieczki pokonferencyjne: możliwość wyjazdu na wycieczki turystyczne przed i po konferencji.

Seminaria i wydarzenia równoległe: czasami przydatną może okazać się organizacja imprez równoległych. Dla przykładu, zorganizowanie spotkania organizacji, której członkowie uczestniczą w konferencji, konferencji prasowych, kampanii na temat konferencji i tak dalej.

Kto organizuje konferencje?

Konferencje odbywają się pod patronatem organizacji i stowarzyszeń międzynarodowych, instytucji naukowych, szkół zawodowych i uniwersytetów.

70% Stowarzyszeń Międzynarodowych zlokalizowane jest w Europie, 20% w Ameryce Północnej i tylko 2% w Ameryce Południowej i Ameryce Środkowej.

Co to jest konferencja międzynarodowa?

Według Unii Stowarzyszeń Międzynarodowych (UIA), konferencja międzynarodowa musi spełniać następujące wymagania:

W 1998 r na całym świecie odbyło się 2240 konferencji międzynarodowych.

Główne kierunki

Europa to główny kierunek w przypadku konferencji międzynarodowych, obsługujący 60 procent ogólnej liczby spotkań. Jeśli chodzi o inne obszary,liderem wśród nich stała się Azja, dalej Ameryka Północna. Ameryka Południowa i Ameryka Środkowa łącznie obsługują zaledwie 4% takich konferencji.

Udział w rynku według liczby konferencji

OBSZAR

%

Europa

60

Azja

19

Ameryka Północna

10

Ameryka Południowa i Ameryka Środkowa

4

Afryka

3

Australia/Pacyfik

2

Tabela poniżej przedstawia kraje, które zajmują czołowe miejsca w rankingu obiektów w których odbywają się konferencje międzynarodowe:

Kraje

Liczba konferencji w 1997

  1. USA

148

  1. Wielka Brytania

147

  1. Australia

118

  1. Niemcy

107

  1. Hiszpania

103

  1. Holandia

102

  1. Francja

98

  1. Włochy

93

  1. Japonia

82

  1. Finlandia

68

  1. Kanada

64

12. Dania

58

13. Szwecja

58

14. Belgia

57

15. Norwegia

57

Miasta, w których odbywa się największa liczba konferencji międzynarodowych to Barcelona, Sydney i Londyn. Inne miasta to Hong Kong, Amsterdam czy Wiedeń. Wszystkie te miasta posiadają cieszące się wielkim uznaniem Biura Kongresów.

Fakt, że Sydney i Melbourne pojawiają się na szczycie listy potwierdza istniejące zainteresowanie poszukiwaniem nowych kierunków, które oddalone są od azjatyckich miejsc docelowych, tak bardzo modnych w ostatnich latach.

Miasta

Liczba konferencji międzynarodowych w roku 1999

  1. Barcelona

48

  1. Sydney

44

  1. Londyn

41

  1. Kopenhaga

41

  1. Hong Kong

39

  1. Amsterdam

37

  1. Wiedeń

37

  1. Paryż

36

  1. Helsinki

34

  1. Stockholm

30

  1. Bruksela

27

  1. Seul

27

  1. Praga

26

  1. Melbourne

25

  1. Edinburgh

25

Klucze do sukcesu

Głównymi czynnikami warunkującymi sukces w zakresie realizacji konferencji międzynarodowych są:

Jak wprowadza się je na rynek?

Obiekty konferencyjne wybierane są ze znacznym wyprzedzeniem (2-5 lat), tak więc wyniki promocji danego kierunku będą widoczne tylko częściowo w krótkim horyzoncie czasowym.

Z tego względu konieczne jest stworzenie struktur, które będą identyfikować i promować konferencje oraz będą pracować nieprzerwanie w przyszłości. Jeżeli utracona zostanie szansa, może to oznaczać, że dane miasto będzie musiało czekać od 4 do 10 lat, aby kwalifikować się ponownie do organizacji takiego samego wydarzenia.

Jednym z głównych zadań Biura Kongresów jest przygotowanie pakietu kandydatur oraz stworzenie zespołu technicznego złożonego z promotorów i lokalnych przedstawicieli nauki, który będzie musiał udzielić wsparcia logistycznego aby przedstawić kandydaturę oraz wspomagać negocjacje dotyczące wyboru obiektu.

Biuro Kongresów powinno pomagać w realizacji wyjazdów studyjnych i będzie załatwiać rozwiązania umożliwiające ludziom odpowiedzialnym za organizację nawiązanie kontaktu z firmami lokalnymi, bardziej właściwymi do świadczenia potrzebnych usług.

Nie jest to nowy sposób pracy, jest to raczej rozwiązanie stosowane w głównych Biurach Kongresów na całym świecie.

Źródła informacji

Ponieważ konferencje międzynarodowe odbywają się na zasadach rotacji i są promowane przez stowarzyszenia, reprezentują one dobrze zdefiniowany rynek, na którym interesująca jest wymiana danych. Istnieją też statystyki i opracowania. Niektóre źródła informacji przedstawiono poniżej:

Biuro Wykonawcze: Amsterdam

Tel. + 31 20 690 11 71

Fax. + 31 20 699 07 1

E-mail: icca@icca.nl

Web: http://congresscity.com/icca

Publikacja: The International Meetings Market (roczna)

Dane ICCA

Informacja o wydarzeniach organizowanych na całym świecie. Kryteria umieszczenia wydarzenia na liście to:

Baza danych ICCA zawiera głównie informacje na temat imprez organizowanych przez stowarzyszenia międzynarodowe. Możliwe jest przedstawienia prezentacji w sieci Internet. Aby uzyskać pełny dostęp do bazy danych należy być członkiem ICCA lub wpisać się na listę prenumeratorów.

Courtleigh

Westbury Leigh

Wilts

BA 13 3TA

Tel. 01380 830964

Fax. 01380 825822

Wśród członków znajdują się przedstawiciele i funkcjonariusze stowarzyszeń zawodowych i lokalnych, instytucji, izb handlowo przemysłowych i innych organizacji.

Washington

Fax. 202 842 1109

E-mail: adsales@asaenet.org

http://www.asaenet.org

Dzięki ich stronie kodowej w sieci można uzyskać dostęp do stron kodowych stowarzyszeń posiadających własne strony kodowe. Możliwe jest wędrowanie po stronach według działalności, krajów czy miast (patrz załącznik).

Oferuje ona też informacje o Organizacjach Funkcjonariuszy Stowarzyszeń różnych krajów, w tym European Society of Association Executives (Europejskiego Towarzystwa Funkcjonariuszy Stowarzyszeń). (Patrz lista w załączniku).

Union des Associations Internationales

Rue Washington, 40, B-1050 Bruxelles

Tel. + 32 2 640 18 08

Fax. + 32 2 646 05 25

Web: www.uia.org

Publikuje ona rocznik organizacji międzynarodowych, Yearbook of International Organizations, zawierający informacje o kontaktach, naczelnych kadrach kierowniczych, działalności, komisjach technicznych i lokalnych, liczbie członków według krajów i organizowanych naradach.

Jest on dostępny w miękkich okładkach (4 tomy) i na CD-ROM. Możliwy jest wydruk etykiet a rejestry mogą być modyfikowane przez dodanie informacji interesujących użytkownika.

Informacja: E-mail ventes@uiai.be lub Fax: + 32 2 646 61 99 (patrz załącznik).

International Congress Calendar (Międzynarodowy Kalendarz Kongresów): publikowany co trzy miesiące. Dane zbierane są poprzez kwestionariusze wysyłane do organizatorów. Informacja: E-mail: ventes@uiai.be lub Fax: 32 2 646 61 99

KONWENCJE

Definicja i główne charakterystyki

Kto organizuje konwencje?

Firmy z sektorów, w których ważne jest by być na bieżąco z postępem technicznym, lub sektory towarów konsumpcyjnych wymagających dużych sieci dystrybucyjnych.

Niektóre wyróżniające się sektory to:

Klucze do sukcesu

Podstawowymi czynnikami sukcesu są:

0x08 graphic

Sposoby prowadzenia marketingu

W większości wypadków, organizator kontaktuje się z wyspecjalizowanym operatorem turystycznym o ustalonej w kraju renomie. W krajach europejskich istnieją operatorzy turystyczni wyspecjalizowani w organizacji konwencji. Niektórzy z nich to oddziały głównych operatorów turystycznych, inni to mniejsze agencje turystyczne. Pierwsza grupa jest relatywnie łatwa do zidentyfikowania, druga może być nieco trudniejsza do zidentyfikowania, co możliwe jest tylko poprzez stałe monitorowanie rynku.

Tak więc aby sprzedawać konwencje trzeba prowadzić prace w dwóch kierunkach:

Źródła informacji

W przeciwieństwie do konferencji, nie jest łatwo uzyskać dane statystyczne dotyczące konwencji i w zakresie tym przeprowadzono jedynie niewiele badań ponieważ firmy nie chcą reklamować działań interesujących dla firm konkurencyjnych. Jednakże istnieją pewne źródła informacji:

Od roku 1997 ICCA rozpoczęło zbieranie danych o organizatorach narad firm.

Na podstawie tej bazy danych możliwe jest identyfikowanie klientów według:

W sprawie dalszych informacji patrz: http://congresscity.com/icca/corporate.html

Stowarzyszenie to z siedzibą w Barcelonie skupia osoby zajmujące się organizacją podróży w części dużych krajowych i międzynarodowych firm z tego miasta.

WYJAZDY MOTYWACYJNE

Definicja i charakterystyki

0x08 graphic

0x08 graphic

Kto organizuje wyjazdy motywacyjne?

Firmy z dominujących sektorów przemysłu i usług o szerokich sieciach dystrybucji: artykuły spożywcze, farmaceutyk, samochody i części samochodowe, wydawnictwa, elektronika, kosmetyki, artykuły elektryczne, ubezpieczenia i usługi finansowe.

Klucze do sukcesu

Sposoby prowadzenia marketingu

Zazwyczaj Działy Marketingu podejmują decyzje dotyczące realizacji wyjazdów motywacyjnych i miejsc docelowych, chociaż dyrektorzy zawsze mają ostatnie słowo. W przypadku wyjazdu do miejsc blisko położonych wiele firm nie korzysta z żadnych pośredników, choć ich usługi są częściej wykorzystywane w przypadku dość odległych miejsc docelowych.

Istnieją różne rodzaje firm wyspecjalizowanych w organizacji wyjazdów motywacyjnych.

Incentive Houses to firmy marketingowe, wyspecjalizowane w wyjazdach motywacyjnych, które oferują nie tylko podróż, ale także zintegrowane programy motywacyjne. Są one lepiej rozwinięte w Stanach Zjednoczonych.

Z drugiej strony, wielu operatorów turystycznych dysponuje wyspecjalizowanymi działami. Istnieje jednak kilka dużych, jak też dużo mniejszych firm (głównie agentów turystycznych) organizujących nieco wyjazdów przez cały rok.

Katalogi podróży motywacyjnych nie są zazwyczaj publikowane. Firmy pracują na podstawie dopasowanych do indywidualnych potrzeb sugestii. Czasami tylko przedstawiane są pewne trasy standardowe.

Jeżeli ktoś chce się dowiedzieć jak pracują zawodowcy, należy zajrzeć na strony kodowe “Incentive Travel” w Internecie. Odkryjemy wtedy, że większość firm nie podaje prawie żadnych informacji ponieważ chcą, by osoba zainteresowana skontaktowała się z nimi bezpośrednio. W ten sposób mogą zidentyfikować potencjalnego klienta, mogą planować trasy według potrzeb klienta i unikają sytuacji, w której konkurencja miałaby dostęp do ich programów.

Strony należące do Biur Kongresów mogą także stanowić źródło informacji. Niektóre z nich oferują programy wyjazdów motywacyjnych.

Źródła informacji

21 West 38th Street, 10th floor, New York, NY 10018-5584

Tel. 1. 212 575 09 10

Fax. 1. 212 175 18 38

Web: http: //site-intnl.org

Przegląd bazy danych pozwala na uzyskanie adresów wyspecjalizowanych firm. Możliwy jest też zakup etykiet adresowych do wysyłki. Liczba firm, w rozbiciu na kraje, uwzględnionych w bazie danych podana jest poniżej. Patrz kompletna lista adresów w załączniku (z pominięciem USA).

DRV (Niemieckie Stowarzyszenie Agencji Turystycznych)

Posiada ono bazę danych niemieckich operatorów turystycznych i oferuje możliwość zakupu danych do jednorazowego wykorzystania lub z zakresu jednego specjalnego obszaru, w tym organizatorów wyjazdów motywacyjnych. Poza tym można uzyskać listę Działów Podróży w ramach firm i agencji podróży w ramach firm (tylko adresy, bez numerów telefonów czy faxu).

DRV Service GmbH

Mannheimer Str. 15, 60329 Frankfurt

Tel. 069. 27390726

Fax. 069. 27390733

Web: http://drv-service.de/buech.htm

ITMA (Incentive Travel & Meetings Association), Wielka Brytania

PO Box 195

Twickenham

TW1 2PE

Tel. 0181 8920256

Fax. 0181 8913855

Posiada 200 członków, z których 42 to firmy organizujące wyjazdy motywacyjne i konwencje. Reszta to dostawcy. Wszyscy członkowie zajmują się głównie tworzeniem wyjazdów zagranicznych.

Biuro Kongresów w Barcelonie

Biuro Kongresów w Barcelonie zostało utworzone w 1983 roku i, obecnie, posiada 223 członków oraz przyciąga jedną trzecią turystyki konferencyjnej jaka ma miejsce w Barcelonie.

Ponieważ stanowi ono dział “Turisme de Barcelona”, nie posiada ono osobowości prawnej. “Turisme de Barcelona” jest stowarzyszeniem, w którego skład wchodzą Urząd Miasta i Izba Handlowo Przemysłowa. Uczestniczy w nim też Fundacja na rzecz Promocji Turystyki w Barcelonie, która podlega Izbie Handlowo Przemysłowej.

Biuro Kongresów posiada regulamin wewnętrzny i zarządza nim komitet nie składający się z funkcjonariuszy, w którego skład wchodzą przedstawiciele wszystkich sektorów. Komitet spotyka się cztery razy w roku. Sześć osób pracuje w ramach infrastruktury Turisme de Barcelona a ich działania muszą być zatwierdzane przez Komitet Wykonawczy Turisme de Barcelona.

Finansowanie w 50% pochodzi ze źródeł państwowych, a w 50% z sektora prywatnego. Z tego względu Turisme de Barcelona wnosi taki sam wkład jak pozostali członkowie. 40% budżetu stanowią płace i wydatki bieżące, natomiast pozostałe 60% wydatkowane jest na działalność promocyjną.

Początkowy budżet wynosił 14 milionów peset, ale w roku 1997 zwiększył się on do kwoty 86 milionów peset, z czego 51 wykorzystano na działalność promocyjną.

Do członków zaliczają się stowarzyszenia, Centrum Kongresowe, firmy organizujące formalne posiłki, hotele, restauracje, tłumacze, przewodnicy, transport, firmy prowadzące imprezy rozrywkowe, wyspecjalizowane agencje, OPC i inne usługi.

Hotele płacą składkę jako stowarzyszenie (Korporacja Hoteli) i wszystkie hotele cztero- i pięciogwiazdkowe uważane są za członków. Poza tą składką, członkowie pokrywają koszty wspólnych przedsięwzięć.

Członkowie muszą poddać się procesowi selekcji i testom z zakresu kontroli jakości gwarantującym ich profesjonalizm i wiedzę ekspercką w zakresie konferencji, konwencji i / lub wyjazdów motywacyjnych. Poza innymi wymogami, należy posiadać dwuletnie doświadczenie (za wyjątkiem hoteli).

Niektóre działania promocyjne Biura Kongresów w Barcelonie (BCB) obejmują:

Publikacje

Główną publikacją Biura Kongresów jest Przewodnik dla Organizatorów Konferencji (przewodnik po obiektach spotkań i konwencji) publikowany co dwa lata.

Ponadto, podczas posiedzeń BCB dostarcza uczestnikom materiały informacyjne o Barcelonie. W zeszłym roku za materiały te trzeba było płacić.

Inne działania:

Znaczna część działań Biura Kongresów ukierunkowana jest na wspieranie przygotowania ofert kandydatury, tak by Barcelona stała się miejscem konferencji międzynarodowych. Zapewniane są materiały audio-wizualne i graficzne oraz wyposażenie logistyczne sesji prezentacyjnych oraz koordynacja wizyt badawczych.

Organizuje też ono wyjazdy studyjne dla profesjonalnych grup, które chcą na miejscu sprawdzić możliwości jakie oferuje Barcelona.

Gdy Biuro Kongresów nawiązuje kontakt z potencjalnym klientem, przedstawiane są trzy oferty firm stowarzyszonych. Oferty te zostały wcześniej wybrane przez Biuro Kongresów w zależności od rodzaju imprezy, wymaganych usług i z zachowaniem rotacji. Proces w początkowej fazie nie jest łatwy, ale Biuro Kongresów zostało w pełni uznane przez sektor, który wierzy w jego obiektywność.

Klient może skontaktować się z wybranymi firmami, i to on podejmuje ostateczną decyzję. Biuro Kongresów nie otrzymuje żadnej prowizji za swoje usługi, ale w chwili obecnej rozważa możliwość wprowadzenia tego rozwiązania do praktyki.

Stowarzyszenia międzynarodowe są doskonałym źródłem kontaktów i informacji. BCB jest członkiem następujących stowarzyszeń:

Z uwzględnieniem konferencji międzynarodowych.

Źródło: ICCA.

Czasami spotkania o krajowym lub lokalnym charakterze organizacji zawodowych / naukowych lub stowarzyszeń również nazywane są konwencjami.

Patrz wszystkie dane w części poświęconej konferencjom.

Patrz: www.iacvb.org/websitesi.iacub.html

16

Kluczowe aspekty hotelu / centrum konferencyjnego w zakresie organizacji spotkań

PUNKTY

  1. Wygodne pokoje (dekoracja, dzwiękoszczelność, temperatura pokoi) 100

  2. Dobra cena w porównaniu do innych ofert 71

  3. Personel przydzielony grupom dla rozwiązywania ich problemów 58

  4. Sprzęt audio-wizualny w dobrym stanie i w miarę zapotrzebowania 46

  5. Dobre oświetlenie w pokojach 45

  6. Wyżywienie o dobrej jakości 45

  7. Dobrze poinformowany personel lokalny 41

  8. Różnorodność dostępnego sprzętu audio-wizualnego 40

  9. Czyste pokoje 36

  10. Dostępność sal o różnej wielkości 29

  11. Przyjazny i grzeczny stosunek pracowników 29

  12. Wygodne krzesłą w salach konferencyjnych 29

Źródło: Factors influencing the Marketing of meeting facilities (Czynniki Wpływające na Marketing obiektów konferencyjnych), Michigan State University, 1997.

Barcelona została wybrana drugim na świecie a pierwszym w Europie miejscem wyjazdów motywacyjnych w badaniu przeprowadzonym na rynku angielskim przez czasopismo CONFERENCE & INCENTIVE TRAVEL. W pierwszej piątce miejsc docelowych znalazły się: Nowy Jork, Barcelona, Paryż, Floryda i Karaiby. Jak wskazuje czasopismo, sukces Barcelony wynika z powiązania bezpośrednich połączeń lotniczych z hotelami dobrej jakości, ogromną ofertą możliwości spędzenia czasu i atrakcyjnym nocnym życiem. Nie trzeba dodawać, że miasto to oferuje dobry wskaźnik jakości do ceny i że przez cały rok oferuje ładną pogodę. Boletín de Turisme de Barcelona. kwiecień - czerwiec 1998.

Jeśli chodzi o wyjazdy motywacyjne, w 1996 roku Hong Kong był preferowanym miejscem docelowym. Liczba wyjazdów motywacyjnych wzrosła, by osiągnąć udział na poziomie 52% i ogólną liczbę 2270 grup dla ponad 101000 (12.4%) uczestników. Średnio grupa składała się z 44 osób, w porównaniu do 60 osób rok wcześniej. Revista Convenciones, Congresos e Incentivos, listopad 1997.



Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
RYNEK TURYSTYKI BIZNESOWEJ W POLSCE
Rynek turystyki biznesowej ppt
Rynek turystyki biznesowej
RYNEK TURYSTYKI BIZNESOWEJ W POLSCE
Rozwój instytucji otoczenia biznesu, Zarządzanie projektem(1)
style kierowania, Turystyka i Rekreacja, zarządzanie
rynek finansowy, Studia, Zarządzanie WSZiB, Polityka finansowa
Zasada przyjaznego biznesu i zarządzania-druk, Politologia WSNHiD, Licencjat, VI SEMESTR, Marketing
RYNEK KONSUMPCYJNY.WYKŁAD 3, ZARZĄDZANIE, marketing, ćwiczenia
projekt z imreza integracyjna dla pracownikow z rodzinami (2), TiR UAM III ROK, Turystyka w biznesie
Etyka biznesu i zarzadzania (4) ppt
Struktury organizacyjne - materiały dodatkowe, Turystyka i Rekreacja, Zarządzanie
Filary zarządzania procesami biznesowymi, Zarządzanie procesami
sportZADANIA ORGANIZACYJNE Zawodów, Turystyka i Rekreacja, zarządzanie
Działanie zorganizowane, Turystyka i Rekreacja, zarządzanie

więcej podobnych podstron