Rozrachunki z pracownikami

Rozrachunki z pracownikami w jednostkach prowadzących działalność gospodarczą dotyczą najczęściej rozrachunków z tytułu wynagrodzeń należnych w pieniądzach lub w naturze zmniejszonych o składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, podatek dochodowy oraz wszelkich innych rozrachunków np. z tytułu wypłaconych zaliczek na różne cele, odpłatnych świadczeń na rzecz pracowników, udzielonych pożyczek z fun­duszów specjalnych, rozrachunków z tytułu podróży służbowych, a także z tytułu nie­doborów, szkód i nadwyżek.

Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń obejmują:

• ustalenie wynagrodzenia brutto - stanowi ono koszt dla jednostki (zdarza się jednak, że kosztem nie jest np.: płaca brutto osób usuwających skutki zdarzeń losowych),

• ustalenie potrąceń obligatoryjnych i dobrowolnych z wynagrodzeń,

• ustalenie wynagrodzenia netto,

• dokonanie wypłaty wynagrodzeń (bezpośrednio z kasy lub przez ROR - rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe).

Elementy wynagrodzenia brutto pokazuje schemat

Wn Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Ma

-zaliczki na płace potrącenia obligatoryjne: składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i chorobowe) i zdrowotne, zaliczka na podatek od dochodów pracownika, alimenty, wyroki sądowe, potrącenia dobrowolne: składki na rzecz organizacji społecznych i związków zawodowych, dobrowolne ubezpieczenie na życie, raty pożyczek zaciągniętych przez pracownika, - suma do wypłaty (wynagrodzenie netto)

Wynagrodzenie brutto

Płaca brutto i jej elementy ujęte są w liście płac (LP) - dokumencie księgowym stanowiącym podstawę ewidencji rozrachunków z tytułu wynagrodzeń.

Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń dotyczą pracowników zatrudnionych w ra­mach stosunku pracy, pracy nakładczej, na podstawie umowy zlecenia, o dzieło, agen­cyjnej, itp. Konto „ Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" ujmuje: wypłaty wynagrodzeń pieniężnych netto, wydanie zaliczonych do wynagrodzeń świadczeń w naturze lub wypłaty za nie ekwiwalentów, potrącenia dokonane na listach wynagrodzeń, wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń, przedawnione zobowiązania z tytułu wynagrodzeń, należne wynagrodzenia brutto, przedawnione lub umorzone należności z tytułu wynagrodzeń.

Do wynagrodzeń okresu sprawozdawczego wlicza się wynagrodzenia za pracę wykonaną i zaliczoną w tym okresie, rozliczoną na podstawie listy płac do terminu za­mykającego okres sprawozdawczy. W przypadku wystąpienia świadczeń w naturze wycenia się je według cen nabycia lub kosztów wytworzenia składników rzeczowych tego wynagrodzenia powiększonych o należny podatek VAT w przypadku, gdy jed­nostka jest płatnikiem VAT.

Konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" należy do kont aktywno-pasywnych. Saldo debetowe wyraża stan należności z tytułu wynagrodzeń i wykazywane jest w bi­lansie w aktywach. Saldo kredytowe wyraża stan zobowiązań z tytułu wynagrodzeń i ujmowane jest w bilansie w pasywach.

Bezpośrednio z wynagrodzeniami związana jest ewidencja pozostałych rozrachun­ków publiczno-prawnych dotyczących składek ZUS oraz zasiłków stanowiących przedmiot rozliczeń z ZUS-em.

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych, składka na ubezpieczenie społeczne obejmuje:

• składkę na ubezpieczenie emerytalne,

• składkę na ubezpieczenie rentowe,

• składkę na ubezpieczenie chorobowe,

• składkę na ubezpieczenie wypadkowe,

Należy dodać, że składka na ubezpieczenia społeczne obejmuje także składkę na Fun­dusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, które to składki odprowadzone są przez pracodawcę i obciążają koszty jego działalności w wysokości określonej w tabeli, zgodnie z unormowaniami prawnymi dotyczącymi 2011 r.

Lp.	Rodzaj ubezpieczenia	Praco-dawca	Praco- wnik	ogółem	Postawa naliczania
1.	Ubezpieczenie emerytalne	9,76%	9,76%	19,52%	Przychód według ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z wy-łączeniem wynagro-dzenia za czas choroby - kwota ograniczenia 100770zł.
2.	Ubezpieczenie rentowe	4,5%	1,5%	6%
3.	Ubezpieczenie chorobowe	-	2,45%	-	Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe bez ograniczenia kwotowego
4.	Ubezpieczenie wypadkowe (do ćwiczeń przyjmiemy 1,8%)	Od 0,67% do 3,33%	-	1,8% (zatrudniają-cy do 9 osób)	Podstawa wymiaru taka sama jak przy ubezpieczeniu emerytalnym i rentowym
5.	Ogółem ubezpieczenie społeczne	16,06%	13,71%
6	Fundusz Pracy	2,45%	-	2,45%
7	Fundusz Gwaranto-wanych Świadczeń Pracowniczych	0,10%	-	0,10%
8	OGÓŁEM	18,61%	13,71%	32,32%
9	Ubezpieczenie zdrowotne (z czego 7,75% z zaliczki na podatek dochodowy, reszta z dochodu)		9%	9%	Przychód ( bez wyłączenia wynagrodzenia za czas choroby) minus ubezpieczenie emerytalne i rentowe

Terminy rozliczania i opłacania składek

Składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz na fundusze pozaubezpieczeniowe (Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) za dany miesiąc kalendarzowy należy rozliczać i opłacać w następujących terminach:

• do 5. dnia następnego miesiąca -jednostki budżetowe, zakłady budżetowe w rozumieniu art. 18 ust.1, art. 19 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy 2009 r. o finansach publicznych,

• do 10. dnia następnego miesiąca - osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie,

• do 15. dnia następnego miesiąca - pozostali płatnicy.

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych określa dokumentację ubezpieczeniową oraz reguluje zasady opłacania przez jednostki będące płatnikami składek ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Dokumenty ubezpieczeniowe podzielone zostały na trzy grupy:

1. dokumenty zgłoszeniowe,

2. dokumenty rozliczeniowe,

3. dokumenty płatnicze.

Dokumenty zgłoszeniowe przedstawia tabela 1, a rozliczeniowe tabela 2.

symbol	Nazwa dokumentu
	Dokumenty zgłoszeniowe
ZUS ZUA	zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osobowych ubezpieczonej
ZUS ZIUA	zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej
ZUS ZCNA	zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego
ZUS ZCZA	zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego
ZUS ZWUA	zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych

DRA deklaracja rozliczeniowa

ZUS RNA raport imienny dla płatników uprawnionych do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego

ZUS RZA raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne

ZUS RMUA raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach opłacaniu składek raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej

Ujęcie w ewidencji księgowej problematyki związanej ze składkami z tytułu ubezpieczeń społecznych jest inne dla listy płac sporządzanej przez jednostki co miesiąc oraz dla kosztów bieżącej działalności jednostek gospodarczych. Lista płac dotyczy tej części składek na ubezpieczenie społeczne, którą ma pokryć pracownik (13,71 % płacy brutto) oraz uwzględnia 7,75-procentową składkę na ubezpieczenie zdrowotne odliczaną w comiesięcznej zaliczce na podatek dochodowy.

Obciążenie kosztów działalności operacyjnej jednostek z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne oraz FP i FGŚP wynosi 18,61% płacy brutto.

Ewidencję składek na ubezpieczenia społeczne obciążających płacę zatrudnionych oraz koszty działalności jednostek przedstawia schemat .

Ewidencja składek na ubezpieczenia społeczne obciążających płacę zatrudnionych oraz koszty działalności jednostek

Rozrachunki Rozrachunki

publiczno-prawne ZUS z tytułu wynagrodzeń Wynagrodzenia

Płaca brutto

Składka na ubezpieczenie

emerytalne, rentowe, chorobowe

zdrowotne

Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

Składka finansowana przez pracodawcę

Rozrachunki publ prawne

Urząd Skarbowy

Zaliczka na podatek dochodowy

Pozostałe rozrachunki

Inne potrącenia

Kasa, Rachunek bieżący

Wypłata wynagrodzeń

Rozliczenia jednostek z ZUS dotyczą także innych świadczeń finansowanych w całości lub części przez ZUS. Świadczeniami tymi mogą być:

• świadczenia z ubezpieczenia chorobowego tj. zasiłek porodowy, macierzyński, opiekuńczy, chorobowy, wyrównawczy, świadczenia rehabilitacyjne

• świadczenia rodzinne finansowane z budżetu państwa tj. zasiłek wychowawczy, rodzinny, pielęgnacyjny, i inne świadczenia tj. zasiłek pogrzebowy, jednorazowe odszkodowanie z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowe,

Świadczenia chorobowe z ubezpieczenia społecznego z tytułu choroby i macierzyństwa wypłaca ZUS oraz jednostki będące płatnikami składek na ubezpieczenia chorobowe, które zgłaszają do tego ubezpieczenia powyżej 20-tu ubezpieczonych. Obowiązek finansowania przez jednostkę zasiłków chorobowych dotyczy sytuacji, gdy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim do 33 dni w ciągu roku. Po przekroczeniu 33 dni obowiązek, o którym mowa, przejmuje ZUS. Jednostka finansująca zasiłki chorobowe ma obowiązek potrącać z ich wysokości zaliczki na podatek dochodowy.

Należy również podkreślić, że zasiłki rodzinne, które pobierają zatrudnieni w jednostce są zwolnione od obciążenia ich składkami ZUS oraz od podatku dochodowego.

Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia to koszty na których księgujemy:

1. składki ZUS płacone przez pracodawcę

2. odpisy na fundusz socjalny,

3. koszty szkoleń pracowników

4. dopłaty do biletów miesięcznych

5. wydaną odzież ochronną i roboczą

6. odżywianie ochronne

Pozostałe rozrachunki z pracownikami

Wn - wypłacone zaliczki na delegacje, na zakupy

Ma - rozliczenie kosztów delegacji (Wn Pozostałe koszty)

Rozrachunki= należności + zobowiązania

Rozrachunki w przedsiębiorstwie obejmują:

1. rozrachunki z odbiorcami

2. rozrachunki z dostawcami

3. rozrachunki z pracownikami:

1. rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

2. pozostałe rozrachunki z pracownikami

4. rozrachunki publiczno-prawne: ZUS, Urząd Skarbowy

5. pozostałe rozrachunki np. PZU, Warta,

Pracodawca:

Emerytalne 2000*9,76%=195,2

Rentowe 2000 *4,5%=90

F pracy 2000*2,45%=49

FGŚP 2000*0,1%=2

Ubezp wypadkowe 2000*1,8%=36

Razem 372,20

Płaca brutto 2000zł

111,25 miesięczne koszty uzyskania przychodu, obliczone jako 1335/12 , gdy pracownik mieszka i pracuje w tej samej miejscowości. Gdy dojeżdża z innej miejscowości obowiązują podwyższone 139 zł

46,34 zł to miesięczna kwota wolna od podatku dochodowego, dlatego jest odejmowana. Rocznie to 556,02zł

Ubezpieczenie emerytalne

2000 * 9,76% = 195,2

Ubezpieczenie rentowe

2000 * 1,5% = 30

Ubezpieczenie chorobowe

2000*2,45%=49

Przychód po odliczeniu składek:

2000 -195,2-30-49=1725,8

Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy:

1725,8 - 111,25 =1614,55

Po zaokrągleniu do pełnych zł

1615

Składka na ubezpieczenie zdrowotne

1725,8*9%=155,32

Zaliczka do Urzędu skarbowego

1615*18%-46,34=244,36

Do urzędu
244,36-133,75=111

Zdrowotne odejmowane od zaliczki do URZ skarb

1725,8*7,75%=133,75

Do wypłaty 2000 -195,2-30-49-111-155,32= 1459,48

---