podstawy zarządzania - ściąga (6 str), Zarządzanie(1)


1 ISTOTA ORGANIZACJI

Potocznie pod pojęciem organizacji rozumie się ład, porządek, logikę w jakiejkolwiek dziedzinie działalności lub w zbiorach

przedmiotów czy pojęć. Prakseologiczny nurt teorii organizacji i zarządzania wyodrębnił 3 znaczenia organizacji:

-czynnościowe-procesy organizowania

-atrybutowe-ozn. cechę rzeczy czyli układ powiązanych ze sobą elementów składających się na określoną całość

-rzeczowe- rzecz zorganizowana, istniejąca w wymiarach przestrzennym i w zmieniającym się czasie, złożona z ludzi i innych elementów połączonych ze sobą we współdziałaniu dla osiągnięcia określonego celu.

Organizację w znaczeniu atrybutowym i rzeczowym (organizacja jako cecha rzeczy i procesów zorganizowanych oraz jako sama rzecz której przysługuje ta cecha). J. Zieleniewski nazywa organizację w znaczeniu rezultatowym.

Organizacja jest pewnym rodzajem całości ze względu na stosunek jej własnych elementów ,a mianowicie taką całość, której wszystkie składniki współprzyczyniają się do pochodzenia całości. Organizacja to także całość która, przyczynia się do powodzenia swych części.

2. PRZYCZYNY TWORZENIA INSTYTUCJII ORGANIZACJI-podniesienia sprawności poprzez wykorzystanie efektu synergicznego.

SYNERGIA-to takie zestawienie 2 lub więcej elementów by ich oddziaływanie(w przypadku podmiotów działania) dawało skutek wiekszy

niż suma skutków wywołanych przez każdy z elementów oddziaływania (efekt 2+2=5)Na efekt synergiczny składaja się efekty:

-organizacyjny-związany z podziałem pracy

-efekt facylitacyjny -związany z kontaktem wzrokowym i słuchowym

Facylitacja - społeczna obecność widzów lub współdziałających prowadzi do nasilenia występowania u człowieka reakcji dominującej

Afiliacja-czyli przynalęzność

CECHY ORGANIZACJI

1.Ma jasno określony cel swojego istnienia i funkcjonowania (całość wyodrębniona celowo)

2.Organizacja składa się z części

3.Między częściami org. występują powiązania

4.Jedną z niezbędnych części do funkcjonowania jest człowiek

5.Z org. mamy do czynienia wtedy, jeżeli wszystkie jej elem. przyczyniają się do prowadzenia całości.

System jest to celowo wyodrębniony zbiór elem. wraz z powiązaniami między nimi.

Każda org. jest systemem ale nie każdy system jest org.

3 PRZEDSIĘBIORSTWO-ze względu na wyodrębnienie z otoczenia przedsię. jest jednostką prowadzącą działal. gosp. o

charakterze wytwórczym, budowlanym lub usługowym w celach zarobkowych wyodrębniona ze swojego otoczenia pod względem organizacyjnym ,ekonimicznym i prawnym obejmujące jeden zakład produkcyjny, usługowy bądź większą ich liczbą.

ODRĘBNOŚĆ ORGANIZACYJNA polega na tym ,że zatrudnione w przeds. osoby podlegają wspólnemu kierownictwu (temu samemu).

ODRĘBNOŚC EKONIMICZNA polega na dysponowaniu posiadanymi zasobami na własne ryzyko oraz na pokrywaniu swoich wydatków z własnych przychodów uzyskanych ze sprzedaży wytwarzanych produktów lub usług

PRZEDSIĘBIORCA-jest to właściciel środków produkcji tworzący przedsiębiorstwo i zarządzając nim

PRAWNA PODMIOTOWOŚĆ polega na identyfikacji przedsiębiorstwa z przedsiębiorcą który jest podmiotem praw i obowiązków. podlega

wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego.

PODMIOT PRAWA I OBOWIĄZKÓW-podmiot obrotu cywilnego z prawem zawierania umów i zaciągania zobowiązań.

Do małych i średnich przedsiębiorstw w UE zalicza się przeds. które zatrudniaja mniej niż 250 osób, wartość dochodu rocznego nie przekracza 20mln euro oraz suma bilansu mniejsza jest niż 10 mln euro. Małe ma mniejszy obrót niż 10 mln euro a suma bilansu mniejsza niż 2 mln euro.

Kryterium własności kapitału zakładowego traktuje iż jeśli więcej niż 25 % kapitału zakładowego przeds. znajduje się w posiadaniu duzych firm nie może być ono uznane za małe lub średnie przeds.

4 Cykl działania zorganizowania - elementy

Każda org. Jest strukturalnie wyodrębniona z otoczenia. Wyodrębnione obiekty mogą mieć różnorodny charakter i prowadzić różną działalnośc (gospodarczą,społeczną,polityczną ,religijną) Organizacja jest instrukturalizowanym,czyli uporządkowanym w pewien sposób systemem społeczno-technicznym

Organizacja stanowi wewn. zintegrowaną całośc (system) złożona z czterech podstawowych elementów (podsystemów):

-celów realizowanych przez organizację i wynikajacych stąd konkretnych zadań

-ludzi wraz z ich indywidualnymi i zbioromymi dązeniami i wzorcami zachowania

-wyposażenia materialno-technicznego i technologicznego oraz określonych zasad posługiwania się nim

-formalnej struktury czyli przyjętych zasadpodziału zadań i odpowiedzialności za nie, władzy i związanej z nią odpowiedzialnością oraz informacji.

CELE dziei się wg 3 kryteriów:

-hierarchia -dziedzina działalności -horyzont czasu (gługo okresowe,krótko)

Ze względu na hierarchie dzielim cele na:

-misję org. tj. słormułowanie podstawowego celu org. wyrażającego sens jej istnienia

-cele strategiczne na najwyższych szczeblach hierarchii dla menadżerów tych szczebli

-cele operacyjne wyznacza na wyższych szczebli hierarchii dla menadżerów tych szczebli

ze względu na horyzont czsy cee dzielimy na: okres długi, średni, krótki

Dziedzina działalności-cele dot.produkcji,finansów i logistyki

CELE najwyższego rzędu :

-Przetworzebie i rozwój:

-zrównoważone funkcjonowanie (dostęp do zasobów koniecznych dla istnienia i rozwoju):

-maksymalizacja zysku(org. rynkowe)

-maksymalizacja budżetu (w org. non-profit):

-wytwarzanie społecznie użytecznych dóbr i usług(realizacja funkcji na rzecz otoczenia):

--realizacja konkretnych zamierzeń(działań,zadań,przedsięwzięć)

CYKL DZIAŁANIA ZORGANIZOWANEGO

-postawienia jasnego,ścisle określonego celu

-zbadanie środków i warunków które trzeba zastosować aby osiągnąć cel zamierzony

-przygotowanie środków i warunków

-urzeczywistnienie czyli wykonanie zamierzonych czynności stosownie do powzietego planu

-kontrola otrzymanaych wyników i wyciaganie z nich wniosków

STRUKTURA ORG. to zbiór elementów danego systemu (pojedynczych stanowisk pracy,komórek i jednostek organizacyjnych)oraz powiązań między nimi.P owiązania te zwane są więziami organizacyjnymi.

5 MODEL 7SMcKNSEYA

WSPÓLNE WARTOŚCI(najbardziej powszechne„podzielane przez większość” pracowników opinie o właściwych i pożądanych zachowaniach (zbiorowych lub indywidualnych)

-struktura (schemat organizacyjny firmy wraz z podległością służbową działów i obowiązków)

-systemy (proces i procedury codziennych zadań operacyjnych)

-kwalifikacje(sprawność całej organizacji a nie poszczególnych pracowników.Niektóre firmy zatrudniające zupełnie przecietnych ludzi jako całość potrafią dokonąc cudów)

-personel (ludzie w strukturze organizacyjnej i w kontekście stanu zatrudnienia a nie cech osobowości)

-styl (sposób zachowania menedzerów pod względem poświecania czasu i uwagi pracownikom oraz symbolicznych gestów)

-strategia ( spójne działani zmierzające do osiągniecia trwałej przewagi konkurencyjnej)

Bardzo popularnym w teorii modelem organizacji jest model tzw. „7S” firmy doradczej McKinsey. Wyodrębnia on 7 elementów (podsystemów) organizacji (typu przedsiebiorstwa) istotnych dla dla procesów zarządzania. Są to:

-strategia- koncepcja funkcjonowania organizacji w dłuższym okrsie,zawierająca zprecjonalizowane główne cele,sposoby działania i reguły zachowania się.

-struktura-zbiór formalnych relacji (powiązań) pomiedzy realnie istniejącymi składnikami organizacji tj. ludzmi i aparatura działania(materiały i narzędzia)

-wartości-ideały i normy zachowań uznawane za obowiązujące w danej organizacji i w dłuższym okresie

-kwalifikacje-umiejętności całej organizacji i poszczególnych jej członków w zakresie realizowania określonych zadań

-style- kierownicze zachowanie się w stosunku do podwładnych

-pracownicy-ludzie,uczesticy organizacji , sprawcy działań,kluczowy element organizacji

-systemy-formalne procedury okreslające zasady i sposoby działania dotyczące głównie standardowych problemów zarządznia.

6 Cykl życia organizacji:

W teorii istnieje wiele modeli cyklu życia organizacji. R.E. Quinn i K. Cameron zintegrowali dziewięć z nich w jeden model sumaryczny. Wyróżnia on:

Etap I - przedsiębiorczość - kładący nacisk na innowację, twórczość pozyskanie niezbędnych zasobów

Etap II - zespołowość - akceptuje zawartość, zaangażowanie, współpracę i osobiste przywództwo

Etap III - formalizacja i kontrola - w którym organizacja staje się bardziej konserwatywna; zwraca się uwagę na sprawność oraz opracowuje reguły i procedury sprzyjające stabilizacji

Etap IV - dopracowanie struktury - charakteryzuje się ponownym dostosowaniem się do otoczenia, samoodnową, dywersyfikacją działalności; nast. Decentralizacje struktury z równoczesną dbałością o integrację

Alternatywą dla ETAPU IV jest organizacyjny schyłek i śmierć organizacji. Tabela przedstawia zintegrowany model cyklu życia organizacji (etap rozwoju - jego charakterystyka):

  1. przedsiębiorczość - gromadzi i porządkuje się zasoby; jest dużo pomysłów; podejmuje się działania przedst.; potrzeba niewiele planowania i koordynacji; organizacja znajduje własne miejsce; władzę ma „sprężyna sprawcza;

  2. zespołowość - struktura i komunikacja mają cechę nieformalnych; istnieje poczucie kolektywu jako całości; zaangażowani pracownicy pracują ponad normę; pracownicy mają poczucie misji; trwa innowacja;

  3. formalizacja i kontrola - formalizowanie reguł; struktura jest stabilna; nacisk na sprawność i utrzymanie; organizacja staje się bardziej konserwatywna; instytucjonalizuje się procedury;

  4. dopracowanie i dostosowanie struktury - dopracowuje się strukturę; następuje decentralizacja; rozszerza się domenę działalności; następuje dostosowanie; organizacja odnawia się;

7 Zarządzanie i kierowanie

W „Encyklopedii organizacji i zarządzania” stwierdza się m. in. „… zarządzanie to działalność kierownicza polegająca na ustalaniu celów i poddawaniu ich realizacji”. A Czermiński np. uważa, że zarządzanie przedsiębiorstwem to dysponowanie majątkiem przedsiębiorstwa i wyznaczanie mu celu gospodarczego. Możliwości zakresu koordynowania grupowego funkcjonowania z wyeksponowaniem roli celu, są podstawą do wyróżnienia takich rodzajów kierowania jak: zarządzanie, administrowanie i rządzenie.

Kierowanie w organizacji jest to powodowanie, aby ktoś lub coś zachowywało się zgodnie z celem organizacji. Biorąc za punkt wyjścia wł. organizacyjną przyjmujemy następującą definicję zarządzania, jest to taki rodzaj kierowania, w którym podstawowym źródłem władzy organizacyjnej jest osobista własność środków produkcji, bądź też delegacja właściciela środków produkcji.

Popularne jest łączenie pojęć kierowania z bezpośrednim stosunkiem i kontaktem kierownika z zespołem ludzkim lub jego członkami. Zarządzanie natomiast wiąże się bardziej z kierowaniem całością organizacyjną (przedsiębiorstwo, instytucja), rzeczami, procesem, maszynami ( zarz. produkcją).

Proces sterowania dot. zarówno człowieka, jak i maszyny oraz zwierzęcia. Jest ono określone jako działanie zmierzające do zmiany jednego wyróżnionego stanu układu na inny stan wyróżniony, bardziej odpowiadający sterującemu.

8 Źródła władzy organizacyjnej:

  1. charyzma oparta na wierze w niezwykłe cechy przywódcy

  2. tradycja będąca akceptacją historycznej ciągłości

  3. przymus- akceptacja wynika z obawy przed represjami

  4. własność ludzi (niewolnictwo)

  5. własność rzeczy, środków produkcji , umożliwia organizację działalności gosp

  6. umowa- kontrakt - dobrowolna forma podporządkowana się władzy przełożonego

  7. autorytet faktyczny- osobiste kwalifikacje przełożonego

  8. emocjonalna akceptacja władzy

W praktyce spotykamy różne połączone formy źródeł władzy, np. własność środków produkcji, uczuciem sympatii i akceptacja faktycznego autorytetu.

Zarządzanie -jest procesem oddziaływania na zasoby organizacji dla osiągnięcia jej celów . Zarządzanie to proces planowania , organizowania , przewodzenie, kontrolowania oraz wykorzystania zasobów do realizacji celów organizacji

9. Sprawność -podstawowymi pojęciami sprawnego dziania , zapobiegającemu zjawisku chaotyczności i nieuporządkowanie którego miarą jest entropia są : skuteczność, korzystność, i ekonomiczność. Inne postacie sprawności ( czystość, dokładność, prostota, energiczność niezawodność,) mają znaczenie dodatkowe

Skutecznym nazywamy takie działanie , które prowadzi do skutku zamierzonego jako cel. Skuteczność działania ograniczona do faktów zamierzonych jako cel - to in. celowość działania. Stąd nieskuteczność to niecelowość a przeciw skuteczność - przeciw celowość, działanie zaś obojętne ze wzg. na cel jest jest ani celowe, ani przeciw celowe.

Korzystność - różnica między wynikiem użytecznym a kosztami działania

W- wynik użyteczny K - koszty działania

W>K -działania korzystne W=K -działanie obojętne pod wzgl. korzyści W>K działanie niekorzystne.

Powiązania między skutecznością a korzystnością

  1. Działanie skuteczne ale niekorzystne spowodowało niezamierzone skutki , oceniane negatywnie, których wartości łączne z zamierzonymi i zrealizowanymi elem. kosztu przekroczyła 100% wartości osiągniętego wyniku użytkowego.

  2. Działanie nieskuteczne ale korzystne. Cel nie został osiągnięty ale skutki niezamierzone pozytywnie oceniane przekraczają wartość celu nieosiągniętego

  3. Działanie skuteczne i korzystne- przykład działania sprawnego

  4. Działanie nieskuteczne i niekorzystne- w pełni niesprawne

Ekonomiczność- trzecia forma sprawności , miarą jest stosunek wyniku użytecznego użytecznego do kosztów działania , należy zaznaczyć że jest to pojęcie inne niż w ekonomi

W - wynik użyteczny K- koszty

W/K >1- działanie ekonom W/K=1 działanie obojętne z punktu widzenia ekonomiczności W/K< 1 działanie nieekonomiczne

Ekonomizacja działań- ma postać 2 alternatywnych i 1 nie alternatywnej . Zwiększenie ekonomiczności , czyli znalezienie bardziej ekonom. sposobu działania - ekonomizacja działań jest to max wcześniej przedstawionego stosunku . Bywa przedstawiona w formach:

  1. W max/ K const - przy stałych kosztach , max wynik użyteczny -wydajność

  2. W const/ K min przy stałym wyniku użytecznym min koszty - oszczędność

  3. WMax/K min - Max wyniku, min koszty -zwiększona wydajność i oszczędność

Dwie pierwsze formy są alternatywne a trzecia nie alternatywna , trzecia forma jest tzw. formą niealternatywną.

Działanie jest sprawne w znaczeniu metodologicznym, gdy przedmiot działania w granicach swej wiedzy i możliwości uczynił wszystko by zapewnić maxsprawności. Sprawność rzeczywista bywa mniejsza na skutek nieprzewidywalnych działań lub siły wyższej.

Działanie jest sprawne, gdy podejmujemy działanie gdy jest skuteczne , korzystne i ekonomiczne. Musi być w minimalnym stopniu skuteczne. Bez tego inne walory skuteczne nie odgrywają roli.

Inne postacie skuteczności działania prostota, energiczność, dokładność, czystość, udatność.

10 Ogólne wytyczne sprawnego dziania- oprócz sprawnego działania , których określenie służy głównie ocenie projektowego projektowego zrealizowanego działania a więc stanowi tzw. prakseologiczny system ocen są jeszcze wytyczne dyrektywy sprawnego działania. Wytyczne sprawnego działania obejmują pary następujących dyrektyw w obrębie których należy znaleźć złoty środek

  1. Specjalizacja- uniwersalizacja

  2. Aktywizacja - ograniczanie działania

  3. Kunktacja -oczekiwanie właściwej chwili

  4. Pełne wykorzystanie zasobów

  5. Koncentracja sił- zabezpieczenie kierunków działania

Para przeciwstawnych dyrektyw sprawnego działania

  1. Specjalizacja-Uniwersalizacja-W pewnych

przypadkach specjalizacja zawodowa ( wg. zasady podziału pracy) usprawnia działania w czasie i przestrzeni i innych zaś - usprawnia kumulowanie w czasie na mniejszej przestrzeni i rozszerzanie specjalizacji . W modelu budowy organizacji najpierw dokonujemy dzielenia celów a później kumulujemy stanowiska pracy w zespoły i kom. organizacyjne. Nadmierna specjalizacja może obniżać sprawność działania

  1. Aktywizacja- ograniczenie działania=>

potencjalizacja=> Machinalizacja=> Instrumentalizacja => Inwigilacja czysta

Aktywizacja działania -polega na jak najbardziej czynnym zachowaniu się z wykorzystaniem swojej całej energii . Przeciwstawieniem jest ograniczenie działań które w pewnych sytuacjach dają lepszy efekt prakseologiczny . Występują różne formy ograniczenia działania:

  1. Potencjalizacja- zastąpienie samego, działania ujawnieniem możliwości działania. Typowe sytuacje tego działania występują czasem w działalności politycznej- demonstracja sił

  2. Machinalizacja- zastępowanie działań świadomych wszędzie tam gdzie to możliwe , działaniami zrutynizowanymi

  3. Instrumentalizacja- wykorzystanie do działania urządzeń i maszyn a przez automatyzację procesu uzyskuje się zmniejszenie wysiłku fiz

  4. Inwigilacja czysta- skrajna forma interwencji a więc sytuacji w której zostawiamy sprawy własnemu biegowi zajmując pozycje obserwatora . Zakłada wkroczenie z działaniem w syt. awaryjnych

3) Antycypacja- oczekiwanie właściwej chwili- kunktacja polega na zwlekaniu z załatwieniem czegoś , przeciąganiem działania w czasie, oczekując właściwej chwili działania. Antycypacja polega na uprzedzaniu okoliczności , które mogłyby spowodować zmniejszenie sprawności w przyszłości

4) Utrzymanie określonego poziomu zasobów- pełne ich wykorzystanie - posiadanie rezerw może mieć decydujący wpływ na sprawność działania. ta zasada znajduje potwierdzenie w syt. nagłego wzrostu produkcji. Pełne wykorzystanie zasobów a więc i rezerw może zapewnić przyśpieszoną skuteczność i ekonom. działania. Z obu tych wytycznych wynika dyrektywa złotego środka.

5) Koncentracja sił- Pierwsza wytyczna zakłada oddziaływanie na 1 lub małą liczbę elem., wybieranie pola działania i koncentracja na nim całej uwagi i zasobów. Przeciwstawieniem tego jest działanie szerokim frontem . W każdym przypadku stosowanie antynomii sprawnego dziania trzeba ocenić , która wytyczna dominuje i ustalić konkretny sposób działania leżący miedzy dwoma skrajnościami. Przez analizę automatycznie następuje wdrożenie do myślenia organizatorskiego - decyzja o max możliwości

11 Funkcje i subfunkcje zarządzania

Zarządzanie -jest procesem oddziaływania na zasoby organizacji dla osiągnięcia jej celów . Zarządzanie to proces planowania , organizowania , przewodzenie, kontrolowania oraz wykorzystania zasobów do realizacji celów organizacji Oddziaływanie to funkcja planowania

  1. Planowanie-obmyślanie celów i sposobów

ich osiągnięcia popartego decyzja wykonania