TABELA

Podstawowa struktura w systemie zarządzania relacyjną bazą danych. W programie Microsoft Access tabela jest obiektem, w którym są przechowywane dane w rekordach (wierszach) i polach (kolumnach). Dane dotyczą zwykle tej samej kategorii, na przykład dane pracowników lub informacje dotyczące zamówień.

Tabela jest zbiorem danych dotyczących określonego tematu, na przykład produktów lub dostawców. Używanie osobnej tabeli dla każdego tematu oznacza, że dane przechowywane są tylko raz, co sprawia, że baza danych jest bardziej wydajna i zmniejsza ryzyko błędów przy wprowadzaniu danych.

Tabela KLIENCI
Id klienta			Nazwa	Regon	...
1			ATU	123	...
2			BETA	456	...
3			COMO	789	...
...			...	...	...
Tabela ZAMÓWIENIA
Id zamówienia	Id klienta	Data zamówienia		...
234	1	12-05-2005		...
45	2	15-06-2004		...
6	3	31-01-2005		...
...	...	...		...

Dane w tabelach są zorganizowane w kolumny (nazywane polami) i wiersze (nazywane rekordami). Wspólne pole łączy dwie tabele, dzięki czemu w programie Microsoft Access można zestawić razem dane z takich dwóch tabel, aby je obejrzeć, poddać edycji lub wydrukować.

Tabele można tworzyć poprzez:

1. kreatora tabel - korzystając z gotowych szablonów programu Access,

2. tworząc samodzielnie projekt tabeli,

3. importując tabele spoza Access np. z Excela lub innych programów bazodanowych.

W projekcie tabeli można określać właściwości tabeli dot:

• Rozmiarów pola

• Formatu pola (np. walutowy, liczbowy, ogólny)

• Tytułu pola

• Maski wprowadzania

• Wartości domyślnej

• Reguły poprawności

Maska wprowadzania

Maska wprowadzania jest używana w polach (tabel i kwerend) oraz w polach tekstowych i w polach kombi (na formularzach) do formatowania danych i sterowania tym, jakie wartości mogą być wprowadzane. Maska wprowadzania składa się ze znaków literałowych (takich jak spacje, kropki, kreski i nawiasy) oraz pustych miejsc do wypełnienia. Wartość właściwości Maska wprowadzania składa się ze znaków literałowych oraz znaków specjalnych określających rodzaj wartości, które mogą zostać wprowadzone w pustym miejscu. Maski wprowadzania są używane głównie w polach tekstowych i w polach typu Data/Godzina, ale mogą być używane również w polach typu Liczba i Waluta.

Znak	Opis
0	Cyfra (od 0 do 9, pozycja wymagana; znaki plus [+] i minus [-] nie są dozwolone).
9	Cyfra lub spacja (pozycja opcjonalna; znaki plus i minus nie są dozwolone).
#	Cyfra lub spacja (pozycja opcjonalna; puste miejsca konwertowane na spacje, znaki plus i minus dozwolone).
L	Litera (od A do Z, pozycja wymagana).
?	Litera (od A do Z, pozycja opcjonalna).
A	Litera lub cyfra (pozycja wymagana).
a	Litera lub cyfra (pozycja opcjonalna).
&	Dowolny znak lub spacja (pozycja wymagana).
C	Dowolny znak lub spacja (pozycja opcjonalna).
. , : ; - /	Dziesiętny symbol zastępczy oraz separatory tysięcy, daty i godziny. (Faktycznie używany znak zależy od ustawień regionalnych określanych przez dwukrotne kliknięcie ikony "Ustawienia regionalne" w Panelu sterowania systemu Windows.)
<	Powoduje, że wszystkie następujące po nim znaki są konwertowane na małe znaki.
>	Powoduje, że wszystkie następujące po nim znaki są konwertowane na duże znaki.
!	Powoduje, że znaki w masce wprowadzania są wyświetlane od strony prawej do lewej zamiast od lewej do prawej. Znaki wpisywane w masce wprowadzania zawsze wypełniają ją od strony lewej do prawej. Znaku wykrzyknika można użyć w dowolnym miejscu w masce wprowadzania.
\	Powoduje, że wszystkie następujące po nim znaki są wyświetlane jako znaki literałowe. Używany do wyświetlania znaków przedstawionych w tej tabeli jako znaków literałowych. (na przykład, \A jest wyświetlane jako A).

Reguła sprawdzania poprawności

Reguła przedstawiająca zestaw ograniczeń lub warunków, które muszą być spełnione przez dane wprowadzane do jednego lub kilku pól. Reguły sprawdzania poprawności można ustawiać dla pola, rekordu lub formantu na formularzu.

Formant - obiekt graficzny, taki jak pole tekstowe, pole wyboru, przycisk polecenia lub prostokąt, który można umieścić na formularzu, raporcie lub na stronie dostępu do danych w widoku Projekt.

Formant może wyświetlać dane, wykonywać akcje lub ułatwiać czytelność formularza, raportu lub strony dostępu do danych.

Reguła sprawdzania poprawności dla pola lub formantu jest sprawdzana w chwili przechodzenia do innego pola lub formantu.

Reguła sprawdzania poprawności dla rekordu jest sprawdzana w chwili przechodzenia do innego rekordu. Ilekroć reguła sprawdzania poprawności jest naruszana, program Microsoft Access wyświetla komunikat określony w polu „komunikat o błędzie”.

Ustawienie właściwości "Reguła poprawności"	Ustawienie właściwości "Komunikat o błędzie"
<>0	Należy wprowadzić wartość różną od zera.
0 Or >100	Wartość musi być równa 0 lub większa od 100.
Like "K???"	Wartość musi składać się z czterech znaków i zaczynać się do litery K.
<#1/1/96#	Należy wprowadzić datę sprzed roku 1996.
>=#1/1/97# And <#1/1/98#	Należy wprowadzić datę z roku 1997.
StrComp(UCase([Nazwisko]), [Nazwisko],0) = 0	Dane w polu "Nazwisko" muszą zostać wprowadzone przy użyciu wielkich liter.

Reguły sprawdzania pozwalają zdefiniować regułę ograniczania akceptowanych wartości.

Klucz podstawowy tabeli

Zaleta systemu obsługi relacyjnych baz danych, jakim jest program Microsoft Access, polega na zdolności do szybkiego wyszukiwania i kojarzenia informacji przechowywanych w odrębnych tabelach za pomocą kwerend, formularzy i raportów. Realizacja tego celu wymaga obecności w tabeli pola lub ich zestawu jednoznacznie identyfikującego każdy rekord zapisany w tabeli.

Pole to lub ich zestaw nosi nazwę klucza podstawowego tabeli.

Po zdefiniowaniu w tabeli klucza podstawowego, nie będzie można w jego pole wprowadzić wartości już istniejącej w tabeli ani wartości Null.

Klucze podstawowe Autonumeracja

Podczas wstawiania nowego rekordu do tabeli w pole typu Autonumer może automatycznie być wpisywana kolejna liczba. Zadeklarowanie takiego pola jako klucza podstawowego jest najprostszym sposobem jego utworzenia. Jeśli przed zapisaniem nowo utworzonej tabeli nie ustawi się klucza, zostanie zadane pytanie, czy klucz ten ma być utworzony i program automatycznie nadaje polu klucz autonumerowania.

Klucze podstawowe jednopolowe

Jeśli istnieje pole zawierające dane unikatowe, jak na przykład numer katalogowy czy numer identyfikacyjny, można je zadeklarować jako klucz podstawowy. Jeśli jednak w tym polu wartości powtarzają się lub występują wartości Null, klucz podstawowy nie zostanie ustawiony. Aby znaleźć rekordy zawierające te same dane, można uruchomić kwerendę wybierającą duplikaty. Jeśli usunięcie powtarzających się wartości jest niemożliwe, należy wstawić pole typu Autonumer i wybrać je jako klucz podstawowy bądź zdefiniować wielopolowy klucz podstawowy.

Klucze podstawowe wielopolowe

W przypadku, gdy żadne z pól nie gwarantuje unikatowości wartości w nim zawartych, należy rozważyć możliwość utworzenia klucza podstawowego złożonego z kilku pól. Sytuacja ta najpowszechniej występuje w tabeli wiążącej dwie inne tabele połączone relacją wiele-do-wielu.

relacja

Po zaprojektowaniu różnych tabel dla poszczególnych tematów w bazie danych Microsoft Access, potrzebny jest jakiś sposób powiązania zawartych w nich informacji. Pierwszym krokiem w tym procesie jest zdefiniowanie relacji pomiędzy tabelami. Gdy się to zrobi, można tworzyć kwerendy, formularze i raporty pozwalające wyświetlać za jednym razem informacje z różnych tabel.

Związek ustanowiony między wspólnymi polami (kolumnami) w dwóch tabelach. Wśród relacji można wyróżnić relacje typu jeden-do-jednego, jeden-do-wielu oraz wiele-do-wielu.

Uporządkowania dokonuje się za pomocą relacji pomiędzy tabelami. Relacja działa poprzez dopasowanie danych w polach kluczowych — zwykle są to pola o tej samej nazwie w obu tabelach. W większości przypadków dopasowywane pola to klucz podstawowy z jednej tabeli, który dostarcza unikatowego identyfikatora dla każdego rekordu, oraz klucz obcy w drugiej tabeli.

Relacja jeden-do-wielu

Relacja jeden-do-wielu jest najbardziej powszechnym typem relacji. W relacji jeden-do-wielu rekord w tabeli A może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli B, ale rekord w tabeli B ma tylko jeden dopasowany rekord w tabeli A.

Relacja wiele-do-wielu

W relacji wiele-do-wielu, rekord w tabeli A może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli B i tak samo rekord w tabeli B może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli A. Jest to możliwe tylko przez zdefiniowanie trzeciej tabeli (nazywanej tabelą łącza), której klucz podstawowy składa się z dwóch pól — kluczy obcych z tabel A i B. Relacja wiele-do-wielu jest w istocie dwiema relacjami jeden-do-wielu z trzecią tabelą.

Relacja jeden-do-jednego

W relacji jeden-do-jednego każdy rekord w tabeli A może mieć tylko jeden dopasowany rekord z tabeli B, i tak samo każdy rekord w tabeli B może mieć tylko jeden dopasowany rekord z tabeli A. Ten typ relacji spotyka się rzadko, ponieważ większość informacji powiązanych w ten sposób byłoby zawartych w jednej tabeli. Relacji jeden-do-jednego można używać do podziału tabeli z wieloma polami, do odizolowania długa tabeli ze względów bezpieczeństwa, albo do przechowania informacji odnoszącej się tylko do podzbioru tabeli głównej.

Formularze

Formularzy można używać do różnych celów:

1. Wprowadzanie danych do tabeli.

2. Przeglądanie i analiza danych w tabeli lub kwerendzie.

3. Usprawnienie pracy z bazą danych.

Większość informacji w formularzu pochodzi z jego źródła rekordów. Inne informacje formularza są przechowywane w jego projekcie.

Łącza między formularzem a jego źródłem rekordów tworzy się za pomocą obiektów graficznych nazywanych formantami. Najpopularniejszym typem formantu używanym do wyświetlania i wprowadzania danych jest pole tekstowe.

Formularze można tworzyć za pomocą:

• Funkcji Autoformularz

• Z wykorzystaniem kreatora formularzy

• Samodzielnie w widoku projekt

Raporty

Raport jest efektywnym sposobem prezentowania danych w formacie drukowanym. Ponieważ użytkownik steruje rozmiarem i wyglądem wszystkich elementów raportu, może wyświetlać informacje zgodnie ze swoimi preferencjami.

Większość informacji w raporcie pochodzi z tabeli, kwerendy, lub instrukcji SQL, będącej źródłem danych raportu. Inne informacje raportu są przechowywane w jego projekcie.

Raporty można tworzyć za pomocą:

• Funkcji Autoraport

• Z wykorzystaniem kreatora raportów

• Samodzielnie w widoku projekt

Kwerenda

Kwerenda to tabela pobierając dane z jednej lub kilku innych tabel. Kwerendy pozwalają na różne sposoby oglądać, zmieniać i analizować dane. Można ich również używać jako źródeł rekordów dla formularzy, raportów i stron dostępu do danych.

Typy kwerend:

Kwerenda wybierająca

jest najczęściej używanym rodzajem kwerendy. Służy do otrzymywania danych z tabeli lub tabel i wyświetla wyniki w arkuszu danych, w którym można je następnie aktualizować (z pewnymi ograniczeniami). Kwerendy wybierające mogą być również używane do grupowania rekordów i obliczania sum, zliczeń, wyliczania średnich i przeprowadzania innych obliczeń.

Kwerenda parametryczna

powoduje wyświetlenie okna dialogowego, w którym należy podać informacje, takie jak kryteria wyszukiwania rekordów czy wartości, które mają być wstawione w polach. Kwerendę można tak zaprojektować, aby użytkownik był pytany o kilka różnych informacji, na przykład o dwie daty. W takim przypadku zostaną znalezione wszystkie te rekordy, które znajdują się między dwoma podanymi datami.

Kwerenda krzyżowa

wyświetla wartości sumowane (sumy, zliczenia i średnie) z jednego pola w tabeli i na podstawie jednego zestawu faktów grupuje je po lewej stronie arkusza danych, a na podstawie drugiego zestawu faktów w górnej części arkusza.

Kwerenda usuwająca

Usuwa grupę rekordów z jednej lub kilku tabel. Kwerenda usuwająca może być użyta na przykład do usunięcia produktów, które zostały wycofane z oferty i na które nie ma zamówień. Użycie kwerendy usuwającej powoduje usunięcie całych rekordów, nie zaś wybranych pól w rekordach.

Kwerenda aktualizująca

Dokonuje globalnych zmian w grupie rekordów w tabeli lub kilku tabelach. Na przykład można podwyższyć o 10% ceny wszystkich produktów mlecznych lub dać pięcioprocentową podwyżkę wszystkim pracownikom należącym do określonej kategorii zawodowej. Za pomocą kwerend aktualizujących można zmieniać dane w istniejących tabelach.

Kwerenda dołączająca

Dodaje grupę rekordów z tabeli lub tabel na końcu innej tabeli lub tabel. Na przykład jeśli firmie przybywają nowi klienci, których dane znajdują się w osobnej bazie danych, aby uniknąć wpisywania wszystkich tych informacji, można dołączyć je do tabeli Klienci. Kwerendy dołączające są również przydatne w następujących sytuacjach:

• Dołączanie pól wybranych na podstawie kryteriów. Na przykład można dołączyć tylko nazwy i adresy klientów o największych zamówieniach.

• Dołączanie rekordów w sytuacji, gdy część pól jednej tabeli nie ma swoich odpowiedników w drugiej tabeli
  .

Kwerenda tworząca tabelę

Tworzy nową tabelę z wszystkich lub z części danych znajdujących się w jednej lub kilku tabelach. Kwerendy tworzące tabele są przydatne w następujących sytuacjach:

• Tworzenie tabel, które mają być eksportowane do innych baz danych programu Microsoft Access. Na przykład można utworzyć tabelę zawierającą część pól z tabeli Pracownicy, a następnie wyeksportować ją do bazy danych używanej przez dział kadr.

Ogromną zaletą kwerend jest możliwość gromadzenia danych lub wykonywania akcji na danych z kilku tabel lub kwerend. Na przykład można obejrzeć informacje o klientach wraz z zamówieniami, które zostały przez nich złożone. Aby obejrzeć te informacje, potrzebne są dane z tabel Klienci i Zamówienia.

Przy dodawaniu kilku tabel do kwerendy, należy się upewnić, że ich listy pól są sprzężone ze sobą linią sprzężenia, dzięki czemu program Microsoft Access będzie wiedzieć, jak należy łączyć dane.

Sprzężenie

Wiązanie między polem w jednej tabeli lub kwerendzie a polem o tym samym typie danych w innej tabeli lub kwerendzie. Sprzężenie stanowi dla programu Microsoft Access informację o sposobie powiązania danych. Kiedy do kwerendy dodawane są tabele, które mają już zdefiniowane relacje, program Access automatycznie tworzy sprzężenie wewnętrzne wybierające rekordy z obu tabel, kiedy wartości w sprzężonych polach są jednakowe. Nawet jeśli relacje nie były uprzednio zdefiniowane, program Access automatycznie tworzy sprzężenie wewnętrzne między polami, które mają takie same nazwy i typy danych, jeśli jedno z pól jest kluczem podstawowym. Sprzężenia można także utworzyć ręcznie. Program Access pozwala tworzyć sprzężenia wewnętrzne, sprzężenia zewnętrzne i autosprzężenia.

Makro - akcja lub zestaw akcji, którego można użyć w celu automatyzacji zadań. Można je uruchomić bezpośrednio w grupie makr, z innego makra lub procedury zdarzenia albo w odpowiedzi na zdarzenie w formularzu, raporcie lub w formancie formularza lub w raportu.

---