Wyższa Szkoła Bankowa w Poznaniu
Projektowanie procesów logistycznych na przykładzie firmy Wszystko dla domu
Poznań 2012
Charakterystyka przedsiębiorstwa
Firma Wszystko dla domu została założona w 1990r. przez dwóch braci, którzy do dziś zarządzają przedsiębiorstwem. W początkowej fazie działalność firmy koncentrowała się na hurtowej sprzedaży artykułów gospodarstwa domowego produkowanych w Polsce. Początek lat 90. związany był z dynamicznym rozwojem sieci handlowych w Polsce. Także w tych latach zaobserwować można dynamiczny rozwój firmy Wszystko dla domu.
Po dzień dzisiejszy głównymi klientami firmy są zagraniczne sieci handlowe wśród których znaleźć można między innymi: Tesco Europe, Carrefour, czy Metro Group. Kolejną ważną grupą docelową są krajowe sieci handlowe jak, np. sieć Społem, czy Eko. Oprócz sieci handlowych firma ciągle współpracuje ze swoimi pierwotnymi klientami to znaczy właścicielami sklepów detalicznych, którym dzięki osiągniętym efektom skali jest w stanie oferować produkty na dogodnych warunkach. W odpowiedzi na zapotrzebowanie branży horeca w firmie funkcjonuje dział Gastro zajmujący się wyposażaniem kuchni hotelowych, restauracji i firm cateringowych w produkty renomowanych europejskich producentów.
Moda na zakupy w sklepach wielkopowierzchniowych sprawiła, że współpraca z sieciami handlowymi determinowała dalszy rozwój przedsiębiorstwa. Presja ceny wywierana przez klientów przy zachowaniu jakości produktów sprawiła, że zarząd przedsiębiorstwa zadecydował o rozpoczęciu importu towaru z Dalekiego Wschodu. W ten sposób powstała pierwsza marka firmy - XYZ Design. Produkty sygnowane tym logo to przede wszystkim garnki i czajniki ze stali nierdzewnej, a także noże i narzędzia stosowane w kuchni. Oprócz tego firma Wszystko dla domu jest właścicielem i importerem artykułów porcelanowych marki Home Procelain a także artykułów elektrycznych marki Elektro AGD.
Współpraca z sieciami handlowymi sprawiła, że koniecznym stała się rozbudowa powierzchni magazynowych. W chwili obecnej firma posiada magazyny o powierzchni łącznej ponad 25 tysięcy metrów kwadratowych. W przypadku wystąpienia nagłych, bądź sezonowych wahań popytu współpraca z kluczowymi operatorami logistycznymi gwarantuje możliwość wynajmu dodatkowych powierzchni magazynowych. Oprócz powierzchni składowych, stref przyjęć i wydań magazyny firmy Wszystko dla domu wyposażone są w pomieszczenia umożliwiające sprawne konfekcjonowanie towaru umożliwiające spełnienie wymagań logistycznych odbiorców.
Dostawy do klientów realizowane są dzięki wykorzystaniu własnego taboru, oraz współpracy ze stałymi podwykonawcami i operatorami logistycznymi świadczącymi usługi transportu drobnicowego i dystrybucji krajowej. Obecnie firma dysponuje blisko trzydziestoma pojazdami dostawczymi marki Mercedes Sprinter o DMC 3,5 tony wyposażonych w zabudowę o pojemności dziewięciu palet euro (120x80cm). Małe gabaryty pojazdu pozwalają na dostawę i sprawny rozładunek towaru w centrach miast, gdzie niemożliwy jest wjazd pojazdów większych. Takowe wykorzystywane są w przypadku dostaw do dużych placówek sieci handlowych, czy magazynów centralnych odbiorców sieciowych. Dlatego w taborze firmy występują pojazdy ciężarowe marki Mercedes Benz Atego o DMC do 7,5t. i pojemności 15-17 europalet, a także zestawy ciągnik siodłowy Mercedes Benz Actros 1844 z naczepą typu doppelstock o pojemności 66 europalet. Aby dążyć do optymalizacji wykorzystania taboru, wykorzystuje się go również do odbiorów zamówionego towaru bezpośrednio od producentów krajowych oraz wykonywania zadań związanych z logistyką zwrotną tj. reklamacje towaru, zwrot asortymentu promocyjnego sprzedawanego z tzw. prawem zwrotu w przypadku niskich wyników sprzedaży u klienta, czy też zwroty towaru wadliwego, bądź błędnie nadanego do odbiorcy. W przypadku niemożności realizacji dostawy przy wykorzystaniu taboru własnego firma wysyła towar do odbiorcy wykorzystując serwisy drobnicowe firm Raben oraz Schenker. Zamówienia niewielkich ilości, spełniające jednak minima logistyczne trafiają do klientów przesyłkami kurierskimi.
Jak zostało wcześniej nadmienione, firma współpracuje z czołówką polskich producentów artykułów gospodarstwa domowego. Wśród nich znajdują się m. in. Fabryka Porcelany Chodzież, Huta Szkła Wołomin, czy Emalia Olkusz. Oprócz dostawców krajowych, firma współpracuje z ponad setką dostawców spoza Polski. Dział importu zajmuje się budowaniem relacji z producentami Włoch, Francji, Wielkiej Brytanii, Rumunii, Bułgarii, Rosji, Białorusi i Turcji. Współpraca z dostawcami europejskimi odbywa się zgodnie z formułą EXW (Ex Works wg. Incoterms 2000). Międzynarodowe dostawy drogowe realizowane są przy współpracy ze stałymi przewoźnikami oraz firmami spedycyjnymi. Oprócz dostawców z Europy na liście dostawców firmy Wszystko dla domu znajdują się również producenci z krajów Dalekiego Wschodu. Współpraca odbywa się wówczas zgodnie z formułą FOB, dlatego też, w celu zapewnienia ciągłości dostaw firma współpracuje z czołówką firm spedycyjnych oferujących klientom kompleksową obsługę przesyłek skonteneryzowanych.
Identyfikacja stanu aktualnego
Działalność firmy Wszystko dla domu związana jest z codzienną realizacją trzech procesów logistycznych: zaopatrzenia, realizacji zamówień oraz logistyki zwrotnej.
Logistyka zaopatrzenia funkcjonuje w ramach dwóch działów: działu zakupów oraz działu transportu i logistyki. Specjaliści ds. zakupów współpracują z dostawcami zarówno krajowymi jak i zagranicznymi celem negocjacji korzystnych warunków zakupu towarów. Równocześnie śledzą stany magazynowe towarów podejmując decyzje o złożeniu zamówienia u kontrahenta. Dostawy towaru realizowane są przy wykorzystaniu transportu własnego zarządzanego przez wyspecjalizowaną kadrę skupioną w dziale transportu. Zamówiony towar trafia do strefy przyjęć magazynów wysokiego składowania, gdzie przed złożeniem w strefie składowania przechodzi kontrolę jakościową i ilościową.
Proces wysyłki towaru rozpoczyna się w momencie złożenia zapytania ofertowego przesyłanego przez klienta drogą elektroniczną do działu sprzedaży. W odpowiedzi na zapytanie ofertowe przygotowywana jest oferta, będąca podstawą złożenia zamówienia przez klienta.
Zamówienia przesyłane przy użyciu EDI trafią do działu obsługi klienta, gdzie wydawane są dyspozycje kompletacji towaru skutkujące zmniejszeniem stanów magazynowych. Po ukończeniu kompletacji zlecenie w formie drukowanej wraca do DOK i staje się podstawą wystawienia dokumentów WZ, oraz w przypadku transportu międzynarodowego listu CMR będących podstawą do rozpoczęcia procesu transportu towaru do klienta.
W przypadku zwrotu lub reklamacji towaru dział reklamacji po otrzymaniu protokołu zwrotu/reklamacji towaru w zależności od życzenia klienta dokonuje korekty faktury sprzedaży, bądź też zleca wymianę towaru w magazynie i wysyłkę do klienta.
Dopełnieniem opisu procesów logistycznych zachodzących w firmie Wszystko dla domu są załączone schematy oraz karty opisu procesów i działań.
Identyfikacja słabych punktów procesów i propozycje usprawnień.
Analizując procesy logistyczne w firmie Wszystko dla domu dostrzec można wysoki poziom informatyzacji działów zakupów i sprzedaży. Wymiana informacji pomiędzy firmą a dostawcami i klientami odbywa się drogą elektroniczną, zamówienia klientów trafiają do działu obsługi zamówień poprzez elektroniczną wymianę danych EDI, zamówienia zakupów natomiast trafiają do dostawców drogą poczty elektronicznej. Również komunikacja między poszczególnymi działami odbywa się w znacznej mierze drogą mailową lub poprzez system informatyczny. Problemem jest jednak znikomy stopień informatyzacji magazynów firmy. Wymiana dokumentów pomiędzy magazynem a pozostałymi działami w dalszym ciągu odbywa się w tradycyjny sposób - za pomocą wydruków papierowych. Jest to rozwiązanie zarówno kosztotwórcze jak i uciążliwe dla pracowników. Informatyzacja magazynu poprzez wyposażenie magazynierów w terminale ze skanerami kodów kreskowych przyśpieszyłaby wszystkie operacje magazynowe zarówno w strefie przyjęć jak i wydania towaru. Na podstawie przesłanego poprzez EDI zamówienia do terminali magazynierów przesyłane byłyby zlecenia kompletacji wraz z informacjami o aktualnych stanach magazynowych i lokalizacji kompletowanego towaru. Dzięki aktualizowaniu stanów magazynowych tuż po podjęciu towaru ze strefy składowania możliwa byłaby ciągła inwentaryzacja magazynu a tym samym zmniejszenie ryzyka wystąpienia braków towaru i poniesienia strat z tym związanych. Dodatkowym atutem takiego rozwiązania byłaby bieżąca kontrola pracy magazynierów i równomierne rozłożenie zadań pomiędzy personelem magazynu. Korzyści z wprowadzenia terminali dla magazynierów widoczne byłyby również dla strefy przyjęć. Dzięki możliwości skanowania kodów EAN zarówno na pojedynczych sztukach jak i opakowaniach zbiorczych obsługa magazynu jest w stanie szybko zidentyfikować dostarczony towar i dokonać kontroli jakościowej i ilościowej towaru, aby system automatycznie wygenerował dokumenty przyjęcia zewnętrznego towaru odciążając tym samym zajmujący się tym zadaniem dział zakupów. Dodatkowym ułatwieniem byłoby umieszczenie w terminalach działu przyjęć planu dostaw tworzonego w dziale zakupów. Umożliwiłoby to planowanie pracy działu przyjęć z odpowiednim wyprzedzeniem.
Kolejnym usprawnieniem w funkcjonowaniu firmy byłby z całą pewnością system wspomagający zarządzanie flotą pojazdów. Jak już wcześniej wspomniano tabor spółki składa się z kilkudziesięciu pojazdów o różnej ładowności. Efektywne zarządzanie taką flotą wymaga wsparcia informatycznego w postaci systemu umożliwiającego monitoring pojazdu, planowanie tras, przeglądów serwisowych czy kontrolę czasu pracy kierowców. Obecnie firma nie wykorzystuje tego typu oprogramowania przez co brakuje archiwizowanych elektronicznie informacji o pojazdach, kosztach eksploatacji oraz kierowcach i czasie ich pracy. Również planowanie tras odbywa się przy użyciu pakietu MS Office. W efekcie dochodzi do częstych nieporozumień pomiędzy dyspozytorem a kierowcami.
Podsumowanie
Analizując procesy logistyczne zachodzące w firmie posiadającej ponad dwudziestoletnie doświadczenie w dystrybucji towarów ciężko wskazać jednoznacznie propozycje zmian i udoskonaleń istniejących już procesów. Warto zauważyć, że zostały one utworzone na podstawie wieloletnich doświadczeń wykonawców poszczególnych działań. Pewnym jest jednak, że zaprezentowane usprawnienia wpłyną na szybkość i sprawność realizacji procesów w firmie.