Komputery coraz częściej trafiają do szkół. Wszystko zaczęło się od tworzenia specjalnych pracowni komputerowych i nauczania przedmiotu elementy informatyki. Jednak komputer klasy PC (personal computer - komputer osobisty), to także wymarzone narzędzie ułatwiające pracę każdej osoby, również dyrektora szkoły. Dotyczy to też innych pracowników administracji szkolnej.
Feliks Sapiński
Komputerowe wspomaganie zarządzania szkołą
Często słyszy się głosy: Jak to? W czasie, gdy szkoła jest tak biedna, dawać drogie narzędzie dyrekcji szkoły, a nie uczniom? - Toż to nadużycie! Otóż, praktyka wielu szkół dowodzi, że racjonalnie wykorzystane w zarządzaniu szkołą komputery mają olbrzymi wpływ także na ucznia.
Po pierwsze, szkoła lepiej zarządzana, to szkoła lepiej zorganizowana - to lepszy plan lekcji, lepiej wykorzystane możliwości lokalowe i inne zasoby szkoły, to dokładniejsza i bardziej wielostronna informacja o uczniu, to efektywniejsze gospodarowanie finansami, to możliwość bardziej racjonalnego zatrudnienia w administracji szkolnej. Jednak najważniejszym argumentem za informatyzacją zarządzania szkołą jest to, że dyrekcja szkoły odciążona od papierkowej roboty administracyjnej może znacznie więcej czasu poświęcić zagadnieniom związanym bezpośrednio z uczniem - nadzorowi procesu wychowawczo-dydaktycznego i uczestniczeniu w nim, diagnozowaniu pracy szkoły i usuwaniu słabych punktów.
Po drugie - posługiwanie się narzędziami informatyki w zarządzaniu szkołą ma swój bezpośredni wymiar dydaktyczny. Uczniowie mogą codziennie obserwować pracę i korzyści wynikające z zastosowania dużego systemu informatycznego do rozwiązywania problemów zarządzania i administracji. Zagadnienia szkolne są im znacznie bliższe (znają przecież organizację swojej szkoły), mogą więc lepiej zapoznać się z możliwościami komputera w zarządzaniu niż w czasie wycieczki do zakładowego ośrodka obliczeniowego. Dla uczniów, rodziców lub nauczycieli z punktu widzenia popularyzacji informatyki ważna jest możliwość szybkiego otrzymywania żądanych w danej chwili zbiorów informacji. Komputerowy wydruk w sekretariacie uczniowskim jest tutaj znakiem czasu.
*
No dobrze, cele są wspaniałe, komputery to rewelacyjne maszyny, a w dodatku informatyzacja jest w modzie, jednak w Polsce komputery ułatwiające zarządzanie w szkołach są jeszcze rzadkością. Jeżeli zapytamy przeciętnego dyrektora szkoły o jego stosunek do narzędzi informatyki, to jest za. Jednak dobrymi chęciami piekło jest wybrukowane. Zacznijmy zatem od początku. Jak zabrać się do komputerowego wspomagania zarządzania szkołą?
Można powiedzieć, że wszystkie drogi są dobre, jeżeli prowadzą do celu. Jednak najpierw zajmijmy się bliżej samym celem. Co nim jest? Praktyka pokazuje, że jest to wprowadzenie zintegrowanego systemu informatycznego obejmującego równocześnie wiele zagadnień pracy dyrekcji i administracji szkolnej. Dlatego podkreślam konieczność zajmowania się od razu rozwiązaniami systemowymi lub chociażby planowaniem rozwoju, aby taki system mógł być w przyszłości w danej szkole zainstalowany.
*
Może najpierw kilka refleksji z dotychczasowej historii komputeryzacji naszej oświaty. Doświadczenia szkół, które rozpoczęły wykorzystywanie komputerów w zarządzaniu już kilka lat temu, wskazują, że należy dążyć do zakupów oprogramowania, które pozwala na wymianę danych. W większości takich szkół rozpoczynano od zakupu edytora tekstu do sekretariatu. Potem z zasady pojawiały się: program ułatwiający układanie planu lekcji, program obsługi księgowości, program kadrowy lub płacowy. W wielu szkołach dyrektorzy zaczęli używać także innych programów uniwersalnych: baz danych, arkuszy kalkulacyjnych. Z zasady każdy z tych programów związany był z pracą tylko jednej osoby. W miarę upływu czasu gromadzone były przez każdego użytkownika duże zestawy danych i wszędzie zauważano, że dobrze byłoby wymieniać wyniki pracy poszczególnych programów (czytaj poszczególnych osób). Dokuczliwy był także fakt, że każde z nowo wprowadzanych narzędzi wymagało od początku wprowadzania danych, mimo że podobne lub zgoła identyczne dane pamiętane były przez inny program. Ale pojawiał się problem: albo dane z jednego programu pamiętane na dysku komputera były zapisane w innym formacie, niedostępnym dla innych programów, albo struktura danych była nieodpowiednia.
W wielu szkołach osiągnięto więc sukces, ale wyłącznie na pewnych odcinkach. Próby zebrania wszystkich informacji pamiętanych w komputerach i ich dalszego przetwarzania kończyły się niepowodzeniem. Momentem, kiedy bariera ta stawała się jaskrawo widoczna, było często zainstalowanie sieci komputerowej.
Dyrekcja opisywanej szkoły staje na rozdrożu - co dalej? Ponieważ nie można łączyć (integrować posiadanych zasobów informacji), w wielu szkołach zaczęto zastanawiać się nad wymianą oprogramowania na system programów współpracujących. Nie jest to jednak łatwe, bo nie tylko pociąga za sobą konsekwencje finansowe. Następstwem wymiany narzędzi (programów) jest często ponowne gromadzenie zasobów informacji, (jeżeli poprzednie narzędzia nie czyniły tego w sposób standardowy). Z drugiej strony pracownicy administracji przyzwyczaili się do obsługi starych programów i nowe narzędzia znowu stwarzają im problemy. Choć są nowocześniejsze, mają więcej możliwości, ale ich sposób obsługi jest po prostu inny. Programy większości producentów, rozwiązujące ten sam problem, z zasady mają inną filozofię obsługi.
Z opisanych wyżej doświadczeń mogą wyciągnąć wnioski ci dyrektorzy, którzy są na początku drogi. Może z tego, co powiedziałem wyżej, wynika, że najlepszym wyjściem byłoby zakupienie od razu rozbudowanego, zintegrowanego systemu. Jednak praktyka dowodzi tutaj, że jeżeli konkretna szkoła nie ma dużych doświadczeń z wykorzystaniem środków informatyki, także takie radykalne i całościowe rozwiązanie nie zawsze jest korzystne. Po prostu równocześnie należy wdrażać wiele programów i pracownicy szkoły, a także sama dyrekcja zostają przytłoczeni taką ilością problemów, że bardzo często taka frontalna komputeryzacja zarządzania może zakończyć się niepowodzeniem.
Jak pokazuje praktyka, najlepszym rozwiązaniem jest dochodzenie do celu metodą drobnych (ale skoordynowanych) kroków, przy jasno określonym celu budowania szkolnego systemu informacyjnego. Informacyjnego, a nie informatycznego. System informatyczny to jedynie narzędzia (sprzęt i oprogramowanie). Na system informacyjny składają się zaś pamiętane informacje, a także przesądzająca o sukcesie metodyka ich gromadzenia i dalszego wykorzystania. Wprowadzanie komputerów do szkół, jeżeli ma być skuteczne, prowadzi bardzo często do konieczności zmian w organizacji pracy administracji szkolnej. Należy ściśle określić drogi przepływu informacji pomiędzy pracownikami. Istotne jest także określenie dostępu poszczególnych pracowników do określonych informacji. Dyrekcji szkoły trudno jest zrobić to dobrze od razu, bez doświadczenia. Informatycy potrafią zaproponować rozwiązanie, może ono jednak burzyć wypracowaną w szkole tradycję i dotychczasowe dobre rozwiązania organizacyjne, nie zyskując aprobaty pracowników.
*
Wnioski są proste: do sprawy należy przystępować z umiarem. Najlepiej rozpoczynać informatyzację od programów, które szybko dadzą dobre efekty: plan lekcji, płace. Potem warto wprowadzać programy zakładające zbiory danych np. personalnych (kadry, obsługa sekretariatu uczniowskiego), wykorzystywane również przez następne elementy systemu, jak biblioteka szkolna, egzaminy maturalne, odpowiedzialność za inwentarz szkolny itp. Z punktu widzenia rozwiązań systemowych korzystniej rozpoczynać wdrażanie od programów obsługujących bazy danych. Przykładowo, zbiór danych o nauczycielach wykorzystywany jest przez program układający plan lekcji lub na przykład przez program księgowy do założenia odpowiednich subkont, pozwalających na rozliczanie delegacji poszczególnych pracowników.
Znacznie trudniej uzyskać znaczące sukcesy przy wykorzystaniu uniwersalnego oprogramowania. Na przykład typowy komputerowy arkusz kalkulacyjny wymaga poznania zasad jego programowania. Nim je opanujemy i napiszemy odpowiedni program, minie wiele czasu. Doświadczenie uczy, że specjalizowane oprogramowanie tworzące jednorodny (także pod względem obsługi) system sprawdza się w warunkach szkolnych najlepiej.
Do tej pory w naszych rozważaniach zabrakło najważniejszego. Komputer sprawdzi się jako narzędzie ułatwiające pracę, jeżeli będzie wykorzystywany przez świadomych jego możliwości i ograniczeń pracowników. Stąd przed każdym dyrektorem staje ważne zadanie motywacji swoich pracowników do poskromienia tego narzędzia.
Moim zdaniem najlepsze jest działanie poprzez przykład. Dyrektor musi przełamać się i zacząć używać komputera, chociażby jako maszyny do pisania. Aktywizować pracowników w użytkowaniu komputerów można na wiele sposobów. Dobrze jest zorganizować kurs podstaw obsługi komputera. Jednak zaraz po kursie konieczne jest zapewnienie wszystkim pracownikom, którzy go ukończyli, dostępu do komputera. Na początek należy dać pracownikom proste zadania. Nic bowiem tak nie cieszy i nie wzmacnia motywacji do dalszego doskonalenia się, jak pierwsze sukcesy. Takim zadaniem, zlecanym przez kogoś z dyrekcji, może być przekazanie prostych dokumentów w postaci pliku na dyskietce, z prośbą o redakcję i późniejsze wydrukowanie. Ktoś, kto ukończył szkolenie, nie przyzna się, że nie potrafi tego uczynić. Zmuszony do rozwiązania problemu, albo sam zapozna się z instrukcją dołączaną do oprogramowania (tutaj edytor tekstu), albo będzie szukał pomocy u innych. Gdy wytworzy się odpowiednią atmosferę, będzie mu wstyd zrzucić pracę następnym razem na innych i pomocne rady będą z pewnością skuteczne.
Z powyższych rozważań wynika, że dobrze byłoby, gdyby każdy dyrektor szkoły był przygotowany do pełnienia roli dobrego ducha informatyzacji szkoły. Osobiście polecam dyrektorom uczestnictwo w szkoleniach dotyczących możliwości wykorzystania środków informatyki w szkole, które prowadzone są przez Ośrodek Szkolenia Informatycznego Wojewódzkiego Ośrodka Metodycznego i firmy VULCAN we Wrocławiu. W 1993 roku udało się przeszkolić około 600 dyrektorów szkół z całego kraju.
Feliks Sapiński
Wrocław