Proces decyzyjny

Podejmowanie decyzji jest podstawową czynnością kierowniczą, wykonywaną bez względu na szczebel czy rodzaj działalności.

Decyzja jest świadomym wyborem dokonywanym przez kierownika, a dotyczącym na przykład kierunków czy metod działania.

Na przykład kształtowanie struktury sprzedaży, wybór dostawcy, wybór technologii produkcji to typowe decyzje podejmowane przez kierowników różnych szczebli w przedsiębiorstwach. Warunkiem podejmowania decyzji jest istnienie kilku możliwości (wariantów) rozwiązania sprawy. Możliwości te różnią się między sobą efektywnością ekonomiczną. Zadaniem kierownika jest wybór wariantu optymalnego, czyli najbardziej opłacalnego. W tym celu posługuje się on rachunkiem ekonomicznym, porównując przewidywane efekty z przewidywanymi kosztami poszczególnych wariantów. Zasadnicza trudność w podejmowaniu decyzji polega na tym, że kierownik nie jest w stanie przewidzieć wszystkich możliwych wariantów, a wśród tych, z których dokonuje wyboru, często nie znajduje wariantu optymalnego. Na przykład, jeżeli istnieje dwóch producentów określonego towaru, przy czym jeden z nich oferuje towar po niższych cenach, mimo że warunki zakupu i jakość oferowanych towarów są takie same, to wybór jest łatwy. Natomiast w sytuacji, gdy warunki różnią się między sobą bardzo, wybór będzie trudniejszy, szczególnie wtedy, gdy kryteria wyboru są niemierzalne. Bez względu jednak na sposób podejmowania decyzji podstawą podejmowania decyzji jest zawsze informacja.

Informacja to wiadomość o zdarzeniach czy o określonym stanie rzeczy. Ma ona formę pisemną, rzadziej ustną. Informacja jest niezbędnym warunkiem podjęcia prawidłowej decyzji.

PRZYKŁAD

Udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego jest decyzją podejmowaną na podstawie następujących informacji:

• uprawnienia pracownika do urlopu, wynikające z Kodeksu pracy;

• dotychczasowe wykorzystanie urlopu za dany rok;

• czy okres, w którym pracownik chce wykorzystać urlop, jest okresem spiętrzonych prac w komórce zatrudniającej pracownika;

• kto zastąpi urlopowanego pracownika.

Łatwo można sobie wyobrazić, co nastąpi w wypadku korzystania przy podejmowaniu decyzji z niewłaściwych informacji - decyzja taka nie będzie słuszna. Przez niewłaściwe informacje należy rozumieć te, które nie są kompletne, wiarygodne, terminowe oraz dokładne.

Kolejnymi elementami procesu decyzyjnego są: polecenie, działanie i kontrola (rys. 1.). Kontrola jest często źródłem informacji ułatwiających podejmowanie decyzji, a działanie jest konsekwencją polecenia wydanego na podstawie decyzji.

Rys. 1. Elementy procesu decyzyjnego

Efektywne (skuteczne) zarządzanie zależy od poprawności podejmowanych decyzji i prawidłowej ich realizacji. Aby decyzje były poprawne, osoby podejmujące je muszą mieć wiele różnorodnych informacji ekonomicznych, czyli wiadomości o zdarzeniach, faktach i zjawiskach ekonomicznych, które mogą być wykorzystywane w procesie zarządzania. Nie wszystkie bowiem informacje służą podejmowaniu decyzji - informacje mało dokładne czy nieaktualne nie mogą być przecież podstawą zarządzania. Warunkiem wykorzystania informacji w procesie decyzyjnym jest spełnienie przez nią następujących wymagań: aktualność, rzetelność, dokładność, kompletność, łatwy i szybki dostęp, poprawność w zakresie przetworzenia, opłacalność ekonomiczna.

Wymienione cechy informacji mają bardzo duże znaczenie. Każda z nich jest na tyle ważna, że bez niej informacje tracą swą wartość dla osoby podejmującej decyzje. Na przykład, jeżeli informacja nie będzie kompletna lub też zostanie źle przetworzona, jej wykorzystanie będzie niemożliwe. Podobnie z kosztami jej gromadzenia i przetwarzania - nie mogą być one wyższe niż przewidywane efekty działań, które w wyniku tej informacji zostaną podjęte. Skuteczne zarządzanie na każdym szczeblu przedsiębiorstwa powoduje duże zapotrzebowanie na informację ekonomiczną. To zapotrzebowanie jest naturalnie tym większe, im większa jest samodzielność przedsiębiorstwa. W warunkach samodzielnych przedsiębiorstw zapotrzebowanie to może zaspokoić jedynie sprawny system informacyjny.

System informacyjny to tworzący całość, skoordynowany układ wielu elementów przeznaczony do zbierania, magazynowania, przetwarzania i wyszukiwania informacji.

System informacyjny musi być ściśle związany ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa i dostosowany do warunków jego działania.

Tworzenie lub doskonalenie istniejącego systemu informacji następuje w kilku etapach:

* ustalenie zapotrzebowania na informację;

* ustalenie źródeł informacji;

* weryfikacja informacji (np. sprawdzenie, czy dysponujemy aktualną wersją przepisu);

* ustalenie metod gromadzenia informacji, czyli określenie sposobu gromadzenia (kartoteki, rejestry, bazy danych);

* ustalenie zakresu i form informacji przekazywanych podejmującemu decyzje;

* określenie dróg przebiegu informacji;

* określenie terminów gromadzenia i przekazywania informacji.

System informacyjny przedsiębiorstwa obejmuje: ewidencję operatywną, statystykę, analizę ekonomiczną, planowanie i rachunkowość.

Ewidencja operatywna to systematyczne rejestrowanie procesów gospodarczych w momencie ich powstawania.

W ramach ewidencji operatywnej rejestruje się (ewidencjonuje) w jednostkach naturalnych, a także wartościowo, wiele zjawisk i procesów, takich jak: wykonanie wielkości produkcji, sprzedaży czy usług, stan zapasów, wielkość ubytków, wielkość zakupu, ilość opakowań, stan zatrudnienia, poziom płac i wiele innych. Informacje o tych zjawiskach są rejestrowane w poszczególnych komórkach organizacyjnych, a następnie przetwarzane przez te komórki i dostarczane kierownictwu.

Statystyka pozwala na obliczenie wskaźników charakteryzujących zjawiska i procesy zarejestrowane w przedsiębiorstwie.

Miary statystyczne oraz właściwe metody prezentacji umożliwiają takie przetwarzanie i zaprezentowanie informacji, które spełni oczekiwania kierownictwa.

Analiza ekonomiczna to postępowanie polegające na rozkładaniu złożonych zjawisk i procesów na proste elementy, a następnie dokonywanie oceny tych zjawisk i procesów oraz formułowanie wniosków na przyszłość.

Celem analizy ekonomicznej jest przygotowanie dla kierownictwa informacji ekonomicznej, wynikającej z zapoznania się z poszczególnymi zjawiskami, procesami i faktami. Analizowane zjawiska, procesy czy fakty zostają poddane ocenie. Jeżeli ocena ta jest negatywna, to z analizy powinny wynikać sposoby usprawnień, a także ewentualne ich skutki, co bardzo ułatwia podejmowanie właściwej decyzji. Analiza ekonomiczna będzie omówiona szerzej w następnym rozdziale podręcznika.

Planowanie to wytyczanie zadań i środków niezbędnych do ich realizacji.

Planowanie jest więc źródłem wielu różnorodnych informacji na temat przyszłości przedsiębiorstwa. Informacje te będą wykorzystywane przy podejmowaniu decyzji dotyczących przyszłości.

Rachunkowość to system gromadzenia i przetwarzania danych o zdarzeniach gospodarczych w celu dostarczenia kierownictwu informacji niezbędnych do podejmowania decyzji. To gromadzenie i przetwarzanie danych prowadzone jest w sposób kompletny, logiczny i systematyczny.

System informacyjny przedsiębiorstwa najczęściej jest systemem opartym na elektronicznej technice obliczeniowej. Taki system informacyjny, którego podstawą jest informatyka, nazywamy systemem informatycznym.

Informatyka jest dyscypliną naukową i gałęzią wiedzy dotyczącą przetwarzania informacji przy użyciu elektronicznych maszyn cyfrowych, zwanych potocznie komputerami.

Komputery są urządzeniami, które pozwalają na wprowadzenie, przetworzenie i dostarczenie w odpowiedniej formie (wyświetlenie na ekranie, wydruk na papierze, przesyłanie wiadomości do innego komputera) informacji dostosowanych do potrzeb ich użytkowników.

Informatyka odgrywa dużą rolę w zarządzaniu - zapewnia ona szybkie i łatwe przetwarzanie informacji stosownie do potrzeb podejmującego decyzję. Należy przy tym pamiętać, że tu także powinna obowiązywać zasada rachunku ekonomicznego - wprowadzenie systemu informatycznego w przedsiębiorstwie musi być opłacalne. W małych, jednoosobowych przedsiębiorstwach zastosowanie komputerów jest ograniczone. Ekonomiczne zużycie komputerów jest bardzo szybkie, nowe modele komputerów i nowe wersje programów komputerowych wpływają na wzrost wydatków na informatykę. Także częste zmiany przepisów prawnych, dokonywane w Polsce, powodują konieczność ciągłego aktualizowania programów komputerowych opracowanych na potrzeby konkretnych przedsiębiorstw − wszystko to podnosi znacznie koszty związane z zastosowaniem komputerów, a także utrudnia skuteczne ich wykorzystanie.

Zasadniczą rolę przy podejmowaniu decyzji odgrywa rachunek ekonomiczny.

Rachunek ekonomiczny polega na porównywaniu nakładów i efektów wielu różnych wariantów rozwiązań, a następnie na wyborze wariantu (rozwiązania) optymalnego, czyli najkorzystniejszego z punktu widzenia korzyści gospodarczych.

To porównywanie poprzedzone jest obliczaniem przewidywanych efektów i nakładów dla każdego wariantu. W wyniku porównania wszystkich wariantów można dokonać wyboru najlepszego z nich. Rachunek ekonomiczny jest więc koniecznym warunkiem podejmowania decyzji kierowniczych na każdym szczeblu przedsiębiorstwa.

Rachunek ekonomiczny jest przeprowadzany według następującego trybu:

* ustalenie liczby możliwych rozwiązań (wariantów) na podstawie informacji gromadzonych w ramach systemu informacyjnego;

* wykonanie obliczeń w celu porównania przewidywanych efektów z przewidywanymi kosztami dla każdego wariantu osobno;

* dokonanie wyboru optymalnego (najlepszego) wariantu - podjęcie decyzji.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorstwo Handlowe „Merkury” w Krakowie przystąpiło do prac w zakresie ustalenia wielkości i źródła zakupu koszy wiklinowych na 2003 r. Należy podjąć decyzję na temat ilości koszy, jakie mają być kupione, a także wybrać dostawcę.

ROZWIĄZANIE

Podejmujący decyzję zażądał następujących informacji:

• ilu jest producentów tego typu koszy;

• po jakich cenach oferują oni swe wyroby (cena i marża);

• na jakich warunkach może być dokonana transakcja (transport);

• jaką wielkość sprzedaży tego typu koszy zanotowano w ciągu ostatnich 5 lat i jakie tendencje w tym zakresie przewiduje się na rok przyszły?

Dane, jakie uzyskał, zestawiono w tabeli 1.

Tabela 1. Informacje niezbędne do podjęcia decyzji o wyborze dostawcy

Producent	Cena w zł	Marża w %	Transport	Koszt transportu w zł	Przewidywana sprzedaż w zależności od ceny w szt.
A	50,-	20	odbiorcy	200,-	1 000
B	70,-	22	dostawcy	-	800
C	55,-	21	odbiorcy	150,-	1 000

Źródło: opracowanie własne

Po dokonaniu niezbędnych obliczeń wyniki zestawiono w tabeli 2.

Tabela 2. Wyniki obliczeń niezbędnych do podjęcia decyzji o wyborze dostawcy

Producent	Cena w zł	Marża w %	Przewidywana sprzedaż w szt.	Wartość przewidywanej sprzedaży w zł	Przewidywana wartość zrealizowanych marż w zł	Koszt transportu	Różnice między zrealizowaną marżą a kosztami transportu w zł
A	50,-	20	1 000	50 000,-	10 000,-	200,-	9 800,-
B	70,-	22	800	56 000,-	12 320,-	-	12 320,-
C	55,-	21	1 000	55 000,-	11 550,-	150,-	11 400,-

Źródło: opracowanie własne

Najbardziej opłacalnym wariantem zakupu jest zakup u producenta B. Najmniej korzystnym zakupem byłby natomiast zakup u producenta A.

Podejmowanie decyzji o zakupie wymaga uwzględnienia jeszcze wielu innych informacji: jakości towaru czy przebiegu dotychczasowej współpracy z poszczególnymi producentami oraz innych (poza transportem) warunków zakupu, które - dla uproszczenia - tu nie zostały uwzględnione. Wszystkie one jednak bezpośrednio lub pośrednio wiążą się z opłacalnością ekonomiczną, a więc muszą być uwzględnione przy podejmowaniu decyzji o zakupie, choć niektóre z nich (np.: jakość towarów, niezawodność dostaw) nie mogą być wycenione i dlatego nie bierze się ich pod uwagę w samym rachunku ekonomicznym.

W okresie transformacji występuje wiele negatywnych czynników, które często utrudniają proces zarządzania. Należą do nich przede wszystkim: korupcja, biurokracja, mafia i inne lokalne grupy przestępcze, a także obsadzanie kierowniczych stanowisk w przedsiębiorstwach państwowych przez przedstawicieli partii politycznych.

Struktura organizacyjna to wyodrębnione na skutek podziału pracy komórki organizacyjne przedsiębiorstwa wraz z zachodzącymi między tymi komórkami zależnościami hierarchicznymi.

---