PLANOWANIE.
Istniejąca na Elbląskim rynku Agencja Ratalna „PASS” z biegiem czasu rozwija swoją działalność. Potrzeba zatrudnienia coraz większej liczby pracowników spowodowała ,że Agencja zmuszona była utworzyć oddzielny, autonomiczny dział kadr.
Pozyskiwanie pracowników decyduje o dalszych losach Agencji Ratalnej „PASS”, o jej wzroście i problemach, sukcesach na rynku i wynikach lepszych niż wyniki konkurencji. To, kogo zatrudniamy , będzie zgodne z generalnymi założeniami rozwoju..
W Agencji Ratalnej „PASS” wynikła potrzeba zatrudnienia dodatkowych 6 osób. Dwóch specjalistów do spraw kredytów ,kolejne dwie osoby do spraw marketingu i po jedej osoby na stanowiska kadrowych i księgowych.
Personel będzie rekrutowany na konkretne stanowiska w sposób określony przez firmę.
Na dzień dzisiejszy w Agencji zatrudnione są 4 osoby. Zamierzamy Zatrudnić dodatkowo 6 pracowników.
Dwie osoby specjalizujące się w sprawach marketingu i kredytu mają być przesunięte na stanowiska kierownicze. Zwolnień nie planujemy.
REKRUTACJA.
Systematyczne podejście do rekrutacji, pozwoli osobie za nią odpowiedzialnej ,na zatrudnienie pracownika, który odnajdzie swoje miejsce w kulturze organizacyjnej firmy i stworzy w niej nową jakość .Efektywna rekrutacja to pozyskanie pracownika, który w największym stopniu dostosuje się zarówno do wymagań organizacji jak i do wymagań stanowiska. Korzyści wynikające z zastosowania tego podejścia to przede wszystkim zapewnienie przedsiębiorstwu odpowiednich pracowników, szybsze przystosowanie się pracownika do nowych zadań i środowiska, wysoka efektywność pracy, niższe koszty związane ze szkoleniem , mniejsze ryzyko ponownej rekrutacji po okresie próbnym, większa satysfakcja osoby zatrudnionej z p pracy.
Nowoczesny sposób rekrutacji bazuje nie tylko na przeszłości i teraźniejszości firmy i kandydata. Firma ewoluuje, a wymagania wobec pracowników zmieniają się wraz z osiąganiem przez firmę kolejnych etapów rozwoju.
Pierwszy etap rekrutacji prowadzi do odpowiedzi na pytanie: kogo poszukujemy .W naszej firmie są to :specjalista do spraw kredytów, marketingu, księgowa i kadrowa.
Formułując oczekiwania wobec potencjalnych kandydatów należy mieć na względzie zarówno strukturę organizacyjną całej firmy , specyficzne wymagania danego stanowiska, jak również kulturę firmy , na którą składają się przyjęte wartości i normy, wewnętrzna atmosfera i stosunek do otoczenia. Chociaż pracownicy wewnętrzni posiadają dobrą orientację w zakresie tych czynników ,ponowne przyjrzenie się im może zaowocować lepszym uświadomieniem realnych potrzeb firmy w zakresie rekrutacji. Chodzi tu o refleksję nad tym, w jakim stadium rozwoju znajduje się firma, na jaki typ działania jest nastawiona (czy jest nowatorska, czy raczej unikająca ryzyka), jakie wartości decydują o charakterze kultury organizacyjnej (czy stawia na pracę zespołową ,dobro pracownika, czy raczej na realizację krótkoterminowych celów) oraz jaki jest stosowany styl zarządzania.
Pozyskanie dobrego pracownika na kluczowe stanowisko jest ważnym czynnikiem decydującym o tym, czy i jak efektywnie cel zostanie osiągnięty. Nadanie szerszego kontekstu pozwala ocenić profil kandydata z innej perspektywy. Okazuje się wtedy, że pewne wymogi formalne uważane do tej pory za niezbędne niekoniecznie muszą decydować o jakości pracy.
Tradycyjnie stosuje się opis stanowiska jako podstawę do formułowania profilu kandydata. Mamy w nim określony poziom wykształcenia ,zakres obowiązków, strukturę podległości w firmie. Nową propozycją jest dalsze pogłębienie wiedzy na temat tego ,co właśnie powinien umieć kandydat, jakie czynniki decydują o tym, że inni pracownicy są efektywni bądź nie na podobnym stanowisku ,kim są przełożeni ,jaki stylu pracy będą oczekiwali od swojego podwładnego.
Obecnie coraz częściej organizacje w opisie wymagań wobec potencjalnych kandydatów stosują kompetencję, czyli zespół pewnych zachowań , które decydują o efektywnym wywiązaniu się z zadań składających się z kolei na określone funkcje w firmie. Listę kompetencji i ich definicje opracowujemy w oparciu o analizę naszej firmy i jej strategii.
Gdy taka lista już istnieje ,następnym krokiem jest pozyskanie kandydatów oraz opracowanie metod oceny ,które pozwolą nam na zdiagnozowanie i wybranie kandydata, który prezentuje je na jak najbardziej zbliżonym do naszych oczekiwań poziomie.
W dużej mierze powodzenie akcji rekrutacyjnej zależy od właściwej decyzji, gdzie szukać potencjalnych kandydatów. W zależności od tego ,kogo poszukujemy możemy zaplanować akcję informacyjną w środowisku osób , które mogą posiadać potrzebne , z naszego punktu widzenia, kwalifikacje(kompetencje), opublikować ogłoszenia prasowe , skontaktować się z agencją doradztwa personalnego czy wykorzystać prywatne kontakty. Musimy wiedzieć jakie informacje przekażemy potencjalnym zainteresowanym. Muszą być one na tyle atrakcyjne, aby zmotywować odpowiednie osoby do ubiegania się o określone stanowisko, a jednocześnie, co oczywiste , zgodne z prawdą.
Zamierzamy wykorzystać jeszcze jedno źródło zdobycia kandydatów, chodzi tu o przeprowadzenie rekrutacji wewnątrz Agencji .Rekrutacja wewnętrzna nie tylko zmotywuje pracowników do lepszej pracy poprzez pokazanie im możliwości awansu i rozwoju zawodowego w naszej firmie , ale również skróci czas przystosowania się pracownika do nowych zadań ze względu na to, że znane są mu wewnętrzne procedury i kultura organizacyjna Agencji.
Umiejętności ,zdolności, kształcenie, spędzanie wolnego czasu, zainteresowania, cele życiowe ,motywacje stanowią informacje o znaczeniu wręcz kapitalnym. Są one oceniane jako wskaźniki , dzięki którym można przewidzieć przyszłe zachowanie danej osoby odpowiednio do uzyskanych ocen tych wskaźników. Metoda biograficzna , bo niej mowa, pozwala na uzyskanie danych biograficznych uzyskanych na podstawie formularza.
Od osób ubiegających się o określone stanowisko w Agencji Ratalnej„PASS” wymagamy dostarczenia następujących dokumentów:
-CV
-kwestionariusz osobowy
-zdjęcie
-dowód osobisty
-referencje
-dyplomy ukończenia szkół, kursów ,szkoleń.
Na każde stanowisko składa się oddzielne podanie .Dokumenty powinny być złożone w określonym terminie, czyli do 31. Stycznia 2002 roku ,na adres :
Agencja Ratalna „PASS” sp. z. o. o.
Ul. Bałuckiego 35
82-300 Elbląg
SELEKCJA.
Po przeprowadzeniu rekrutacji następuje selekcja , która odbywa się na podstawie złożonych przez kandydatów dokumentów. Na każde stanowisko składane były oddzielne podania ,a zatem inne są wymagania dotyczące poszczególnych wakatów.
Osoba zainteresowana pracą kadrowej lub księgowej w naszej Agencji musi spełniać następujące warunki:
-wykształcenie wyższe ekonomiczne
-doświadczenie przynajmniej 5 lat pracy na podobny stanowisku
-wiek do 40 lat
-znajomość języka angielskiego
-dyspozycyjność
-punktualność
-niepaląca
-skrupulatna, dokładna
Ubiegający się o stanowisko specjalisty ds. kredytów powinien spełniać następujące warunki:
-mieć wykształcenie wyższe ekonomiczne
-doświadczenie przynajmniej 5 lat pracy na podobnym stanowisku
-znajomość przynajmniej jednego języka obcego
-wiek do 35 lat
-komunikatywność
-umiejętność pracy z klientem
-miła aparycja
-dyspozycyjność
-skrupulatność
Specjalista ds. marketingu powinien mieć następujące kwalifikacje:
-wykształcenie wyższe (najlepiej ekonomiczne)
-znajomość przynajmniej jednego języka obcego
-wiek do 35 lat
-umiejętność w nawiązywaniu kontaktów
-dyspozycyjność
-miła aparycja i sposób bycia
-pomysłowość
-kreatywność
Po przeprowadzeniu wstępnej selekcji przeprowadzimy test oceniający osobowość kandydata. Nie mogą bowiem tych stanowisk obejmować osoby porywcze. Test przeprowadzamy po to aby dowiedzieć się czy kandydat nadaje się do pracy .
Ostatnim etapem selekcji jest rozmowa kwalifikacyjna. ,w której pracownik będzie mógł wykazać się innymi cechami, np. .kontaktowością, umiejętnością nawiązywania i prowadzenia rozmowy itp.
SZKOLENIA I DOSKONALENIA.
Mamy już naszego nowego pracownika. Teraz należy przeprowadzić szkolenia i postarać się o jego rozwój zawodowy.
Obecnie należy inwestować w pracownika, gdyż to on tworzy organizację, jest niemalże podstawą, trzonem firmy. Rozwój potencjału pracy może dotyczyć całej organizacji, zespołów pracowniczych lub indywidualnych pracowników. Na każdym poziomie pojawiają się inne problemy związane z doskonaleniem pracowników.
Istnieją trzy grupy instrumentów potencjału pracy :szkolenia zawodowe ,przemieszczenie pracownicze i strukturyzacja pracy.
W firmie „PASS” przeprowadzamy przede wszystkim szkolenia zawodowe. Odbywają się one w pierwszych dwóch tygodniach pracy po okresie próbnym. Dotyczy to przede wszystkim specjalistów ds. kredytów. Pracownicy zajmujący właśnie te stanowiska muszą poznać zasady udzielania kredytów, poznać kolejność wykonywania działań w firmie i wszystkie wymogi ,które będą musiały być spełnione, zasady rozmowy z klientem i umiejętności kreowania wizerunku firmy, obsługi oprogramowania itd.
Specjaliści ds. marketingu przechodzą szkolenie dotyczące zakresu działalności firmy, technik marketingowych stosowanych do tej pory, rozmowy z klientem...
Kadrowe i księgowe na początku pracy oraz raz na 2 m-ce muszą przejść szkolenie dotyczące nowych przepisów ,najnowszych programów komputerowych itp.
Organizujemy również szkolenia integracyjne, w których konkretne ćwiczenia i gry stosujemy do:
-budowania zespołu z osób , które dopiero się poznają
-usprawnienia pracy istniejącego zespołu ( rozwój silnych stron i rozwiązanie najistotniejszych problemów, refleksja nad dotychczasową współpracą...)
-zintegrowania zespołu powstałego z dwóch innych
-utrzymania energii zespołu w momentach zmian i kryzysów
i wielu innych sytuacji. Stosowana przez nas metoda to Model Budowania Zespołu Training.
Pierwszym etapem szkolenia jest pokazanie różnic między pracą zespołową a pracą grupową. Ten etap nazywamy fazą inspirowania .Drugi element związany jest bezpośrednio ze zdolnością realizacji celów, jakie stawia się przed zespołem. Ta część szkolenia pozwala każdemu uczestnikowi na określenie swojej roli w zespole. Ostatnim etapem szkolenia jest stworzenie zbioru zasad i norm postępowania, jaki wyniosą uczestnicy ze szkolenia. Taki zbiór zasad mówić ma o wzajemnych relacjach w drużynie , zachowaniach tolerowanych i nie tolerowanych, prawach i obowiązkach.
WYNAGRODZENIA I MOTYWOWANIE.
W obecnych czasach pracownicy częściej niż zwykle odczuwają potrzebę wsparcia i uznania. Zdarza się ,że działania i wysiłki pracownika pozostają niedocenione i niezauważone przez jego przełożonych i współpracowników. Bardzo ważne jest posiadanie umiejętności okazywania uznania innym. Pochwała dodaje człowiekowi skrzydeł, sprawiając ,że chce on działać lepiej, mądrzej i więcej. Jej brak sprawia, że ogarnia go zniechęcenie i zaczyna tracić poczucie własnej wartości. Ludzie mają tendencję do ponawiania działań , za które zostali pochwaleni. Czują się dumni i umocnieni w poczuciu własnej wartości. Pracownicy dobrze czują się w firmie , w której ich praca jest doceniana , wzmacnia się wówczas poczucie ich przynależności do firmy. To tylko niektóre korzyści, jakie możemy osiągnąć dzięki stosowaniu tej nieskomplikowanej umiejętności. Ponieważ pracownicy w firmie są powiązani siecią wzajemnych zależności ,każdy z nich ma wiele okazji do zaobserwowania działań innych osób. Warto więc ,aby umieli i chcieli skorzystać z umiejętności udzielenia pochwały innym, gdy jakieś zadanie zostanie wykonane dobrze i solidnie. To bardzo poprawia atmosferę w miejscu pracy. Ponieważ ludzie bardzo lubią być chwaleni , zaczynają obdarzać sympatią osoby, które im okazują uznanie.
Trzeba jednak pamiętać by nie przesadzić z pochwałami .To może spowodować ,że chwalony pomyśli, że nim manipulujemy dla własnych korzyści.
Wynagrodzenie za pracę powinno być ustalone aby odpowiadało rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość pracy.
Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się raz w miesiącu .Oprócz zaliczki na podatek dochodowy inne mogą być odliczone tylko rygorem sądu. Wynagrodzenie nie może być niższe od najniższego ustalonego przez Ministra Pracy i Polityki Socjalnej.
Pracownik uzyskuje prawo do pierwszego urlopu z upływem 6 m-cy pracy ,w wymiarze 9 dni, po upływie roku-13 dni,6 lat-20 dni , 10 lat-26 dni roboczych.
Ponadto wynagrodzenie może obejmować również premie oraz dodatki ,np. zasiłek rodzinny.
Premia przyznawana będzie osobom , które mają szczególne osiągnięcia w pracy.
Agencja „PASS” proponuje też pracownikom przystąpienie do Pracowniczego Programu Emerytalnego. Polega to na wykupieniu ubezpieczenia zbiorowego. Przystąpić do niego może każdy pracownik firmy.
Za pracę w godzinach nadliczbowych przysługuje 50% wynagrodzenia za pierwsze dwie godziny nadliczbowe i 100% za kolejne.
Kadrowa i księgowa będą otrzymywały 7 zł./godz., specjaliści ds. kredytów i marketingu po 6,50 zł./godz..
Jeżeli zaś chodzi o motywację ,to proces planowania motywacyjnego systemu wynagrodzeń powinien rozpocząć się od zdefiniowania celów wprowadzenia tego systemu(np. poprawa wyników pracy, stworzenie większego poczucia odpowiedzialności pracowników za wykonaną prace itd.).Następnym etapem jest ustalenie kryteriów oceny wyników pracy. Mogą to być np. mierniki finansowe tj. zysk, przychód, mierniki poprawy produktywności, mierniki operacyjne np. satysfakcja klientów, poprawa jakości...,mierniki indywidualne czy zespołowe. Ważne jest ,aby zastosowane kryteria były w zgodzie z założonymi celami systemu motywacyjnego, były ważne z punktu widzenia całej firmy, aby pracownicy poprzez swoją pracę mieli na nie wpływ i aby były mierzalne.
Kolejny krok to ustalenie kryteriów uprawnień do uczestnictwa w tym systemie(poziom organizacyjny, staż pracy w firmie).
Decyzja dotycząca wysokości premii za wyniki jest kolejnym etapem tworzenia systemu motywacyjnego .Firma ustala zazwyczaj tzw. Premię docelową , która zostanie pracownikowi wypłacona w wyniku osiągnięcia przez niego 100% zdefiniowanych celów. Określa się też minimum wykonania pracy przy jakiejkolwiek pracownik otrzyma premię. Premie mogą być wypłacane z różną częstotliwością np. miesięcznie , rocznie ,kwartalnie.
Pracownicy powinni wiedzieć , jakie cele stawia sobie firma do osiągnięcia i w jaki sposób pracownik może przyczynić się do osiągnięcia tych celów. Powinni mieć możliwość zapoznania się z tworzonym systemem i wyrażenia swoich opinii na jego temat.
Aby system odniósł sukces pracownicy muszą czuć się jego właścicielami i chcieć go stosować. Pracownicy muszą wiedzieć , czego się od nich oczekuje i na jakich zasadach.
Tajemnica skuteczności poza finansowych metod motywowania leży nie w reformowaniu struktury całej organizacji, lecz w ponownym zaprogramowaniu od środka własnego myślenia i postawy.
Agencja Ratalna „PASS” stosuje zarówno bodźce płacowe jak również nie płacowe.
Płaca stanowi czynnik aktywizujący ,pobudzający do lepszej, efektywniejszej pracy. Nagradzamy indywidualne osiągnięcia pracownika wypłacając premię-nagrodę, która motywuje do dalszej takiej pracy.
Raz w miesiącu wybieramy pracownika miesiąca, a jego zdjęcie z opisem dokonań wywieszane jest w widocznym miejscu. Sprawia to, że praca staje się źródłem zadowolenia, prestiżu, uznania.
Umożliwiamy naszym pracownikom zdobycie awansu. Przede wszystkim spośród specjalistów zostaną wyłonieni kierownicy tegoż działu. Jednocześnie, w razie potrzeby istnieje możliwość przesunięć pracowników na stanowiskach.
AWANSE I PRZESUNIĘCIA
Bezsprzecznie jednym z najważniejszych czynników motywujących jest rozwój osobisty. Czynnik ten ma jeszcze jedną ważną cechę - potrzeba samorozwoju jest tzw. potrzebą wzrostu, czyli jest w pewnym sensie niezaspakajalna. By wykorzystać możliwości, które stwarza taki jej charakter należy pamiętać, że nie pojawia się, gdy podstawowy, bezpieczny poziom wynagrodzenia i bazalny poziom bezpieczeństwa socjalnego nie jest spełniony.
U podłoża rozwoju kadr powinno znaleźć się założenie, że planowanie karier pracowników jest możliwe tylko wtedy, gdy oni sami wiedzą, czego chcą i dokąd zmierzają. Należy mieć świadomość, że to pracownik jest ostatecznie odpowiedzialny za swój własny rozwój. W związku z tym powinien również ponosić pewne jego koszty i brać w nim czynny udział. Ludzie różnią się między sobą poziomem potrzeby osiągnięć i niektórzy bardziej niż inni zorientowani są na osiąganie rezultatów. Im wyższy poziom potrzeby osiągnięć, tym większe chęci do samorozwoju, awansu, brania na siebie większej odpowiedzialności.
Optymalną sytuacją jest taka, gdy inicjatywa pracownika w kierunku rozwoju zawodowego trafia na podatny grunt w organizacji i może się to dokonywać z korzyścią dla obu stron.
Agencja ratalna ”Pass” daje szansę rozwoju swoim pracownikom.
Po pewnym czasie spośród zatrudnionych zostanie wyselekcjonowana osoba na stanowisko kierownika działu marketingu, działu kadr oraz działu kredytów. Stanowiska te obejmą osoby, które wykażą się umiejętnością zarządzania personelem i zasobami finansowymi, rzetelnością wykonywanej pracy oraz odpowiedzialnością.
Po dłuższym czasie spośród kierowników poszczególnych działów wybrana zostanie osoba na stanowisko zastępcy dyrektora, która koordynowała będzie prace wszystkich działów. Możliwe będą także przesunięcia pracowników z jednego działu do drugiego w razie zajścia takiej potrzeby. Osoby które zostaną poddane rotacjom kadrowym powinny spełniać określone wymagania związane ze stanowiskiem, które mają objąć.
Wraz z rozwojem firmy pojawią się na pewno nowe potrzeby związane z awansami i przesunięciami wśród zatrudnionych.
ODEJŚCIA.
Umowę o pracę rozwiązuje się w naszej agencji:
-na mocy porozumienia stron
-przez oświadczenie woli jednej ze stron z zachowaniem terminu wypowiedzenia lub bez zachowania terminu wypowiedzenia
Umowa o pracę na okres próbny rozwiązuje się z upływem tego okresu, a przed jego upływem może być rozwiązana za wypowiedzeniem .
Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony(takie właśnie podpisuje się w naszej firmie) wynosi:
1)2 tyg.- jeżeli pracownik był zatrudniony poniżej 6 m-cy
2)1 m-c- jeżeli pracownik był zatrudniony więcej niż 6 m-cy
3)3 m-ce- jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata
Pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika za:
1)złamanie obowiązków pracownika
2)popełnienie przestępstwa
3)utratę uprawnień
4)nieusprawiedliwione nieobecności w pracy trwające dłużej niż miesiąc.
Pracownik musi otrzymać świadectwo pracy.
W razie pogorszenia się sytuacji firmy najpierw zostaną ograniczone inne koszty, a dopiero w sytuacji skrajnej zostaną przeprowadzone zwolnienia.
Na początku zwolniona zostanie jedna osoba zajmująca się sprawami kredytu, ponieważ gdy firma źle prosperuje jest na pewno mniej klientów. Jednym z wielu powodów zwolnienia pracownika może być nadużycie, np. kradzież.
ETYKA W AGENCJI RATALNEJ „PASS”.
Przyczyny wzrostu zaangażowania w przestrzeganie norm etyki biznesu: • naciski ze strony konsumentów • uznanie znaczenia zadowolenia pracowników • doskonalenie obsługi Klienta • uznanie dla pracy zespołowej • wpływ polityki państwa • świadoma polityka liderów / przekonania osobiste • zmiana wartości uznawanych przez korporacje • globalizacja gospodareki
W każdej firmie bardzo ważna jest etyka, czyli zasady moralne jakimi kierują się pracownicy. W każdym dziale istotne jest poszanowanie ludzkiej godności oraz prywatności.
Przy rekrutacji, przeprowadzający ją nie powinien w żadnym wypadku kierować się uprzedzeniami jakiegokolwiek rodzaju(w stosunku do płci, koloru skóry, wyznania, poglądów...).Szczególnie ważne jest to przy rozmowie kwalifikacyjnej. Tolerancja to niemalże podstawa naszej firmy.
Rekrutacja powinna być przeprowadzana sprawiedliwie, bezstronnie.
W naszej firmie liczą się umiejętności, wiedza i wszystko to, co potrzebne jest do efektywnej pracy. Sprawiedliwość jest priorytetowym elementem w systemie motywacyjnym. Tu nie ważne są znajomości, ale praca.
Bardzo ważne są dla nas relacje między pracownikami pracującymi w naszej agencji. Dobre stosunki między zatrudnionymi, zaufanie to połowa drogi do osiągnięcia sukcesu.
Nie powinno się także psuć wizerunku firmy, opowiadać poza firmą o sprawach wewnętrznych. Należy dbać o dobry wizerunek firmy ,w której się pracuje.
INNE ZASADY ETYCZNE DOTYCZĄCE AGENCJI RATALNEJ „PASS”
• Profesjonalizm
• Integralność etyczna
• Kompetencje
• Obiektywność
• Dokładność
• Unikanie konfliktów interesów
• Poufność
• Lojalność
• Równość szans na rynku pracy
• Poszanowanie interesu publicznego
ZASADY ZAWODOWE
• Relacje z Klientami:
- Akceptowanie tylko określonych rodzajów zleceń
- Sposób realizacji zleceń
- Dochowanie poufności informacji
- Unikanie konfliktu interesów
OGÓLNE ZASADY W REKRUTACJI
• Zasada obiektywności procesu rekrutacji:
• Doradca ma obowiązek wykorzystywać najlepsze znane mu metody
• Jedynym kryterium rekomendacji jest zgodność charakterystyki Kandydata z wymaganiami stanowiska sformułowanymi przez Klienta
ZARZĄDZANIE POTENCJAŁEM SPOŁECZNYM.
1