LOGISTYKA - WYKŁAD 11 2000-12-15

Logistyczne ujęcie procesu zakupów.

W ujęciu logistycznym proces zakupów można przedstawić następująco:

W podstawowym schemacie jako środowisko procesu zakupów wyróżniamy:

• Dział przygotowania zamówienia i kontaktów z rynkiem zaopatrzenia - jest nim dział marketingu zakupów,

• Dostawców,

• Pośredników transportowych,

• Jednostki magazynowe dla dostaw w transporcie,

• Magazyn własny.

Formalnie marketing zakupów (lub zaopatrzenia) definiuje się jako „przemyślany zespół decyzji i działań przedsiębiorstwa produkcyjnego określający jego politykę i strategię w zakresie zaopatrzenia w środki produkcyjne, pozwalający na sprawne dokonanie zakupów (lub zakontraktowanie dostaw) każdego konkretnego asortymentu z najbardziej korzystnych z rozpoznanych przez kupującego źródeł oraz uzyskanie wpływu na działanie dostawców i procesy zachodzące na reprezentowanych przez nich rynkach”

W procesie zakupów należy wyróżnić 3 poziomy:

Supply Management - Zarządzanie dostawami - jest koncepcją sprawowania funkcji kierowniczych (planowanie, organizacja, motywowanie i kontrola) w sterowaniu przepływem materiałów z otoczenia do organizacji. Obejmuje aktywności zwiększające wartość, których realizacja rozpoczyna się zanim produkt jest utworzony.

Procurement - Zaopatrzenie - obejmuje aktywności zanim znane jest zapotrzebowanie (umowy z dostawcami, przygotowanie transportu, zapasy) oraz same zakupy, składowanie, ruch materiałów, odbiór dostaw i kontrole materiałów oraz reklamacje.

Buying - Zakupy - aktywności rozpoczynane po otrzymaniu zapotrzebowania - rozpoznanie zapotrzebowania, wyboru dostawcy, negocjowanie warunków i kontrola realizacji.

Marketing zakupów a funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Założenia: Przedsiębiorstwo wie dokładnie, co i w jakich ilościach musi zakupić, aby przeprowadzić swoją działalność.

Pochodnymi tego orzeczenia są pytania odnoszące się bezpośrednio do transakcji zakupów:

1. Kto może być dostawcą pożądanego dobra?

2. Gdzie znajdują się miejsca powstania i wysyłki tego dobra?

3. Jaką drogą i jakimi środkami transportu musi przebyć dobro zanim dotrze do nas?

4. W jakim czasie może dotrzeć do nas przesyłka?

5. Czy z nabyciem dobra wiążą się wcześniejsze zobowiązania?

6. Jakie są warunki prawne i ekonomiczne kontraktu na dostawę dobra?

7. Jakie są wymagania techniczne i organizacyjne dla przemieszczania i przyjęcia przesyłki?

8. Jaki powinien być system komunikacji z dostawcą?

9. Jak regulować należności za przesyłkę?

10. Jak powinno przebiegać postępowanie w przypadku dostarczenia przesyłki nie odpowiadającej ustaleniom kontraktu?

11. Jaki jest zakres świadczeń gwarancyjnych oraz po okresie gwarancji?

12. Czy z nabyciem dobra wiąże się odpowiednie szkolenie i w jakim zakresie?

Rysunek. Obsługa logistyczna (informatyczna).

Dla potrzeb logistyki potrzebny jest procesowy rachunek kosztów. Jego odmianą jest metoda ABC (Activity Based Costing).

Po wyróżnieniu ogólnego procesu zakupów z jego podziałem na podprocesy uzyskujemy możliwość przeprowadzenia analizy kosztów uwzględniającej wymagania logistycznego sterowania tym procesem.

Ze struktury procesu wynika, że możemy wyróżnić:

1. Koszty stałe, wynikające z istnienia infrastruktury procesu zakupów,

2. Kaszty „stałe” wynikające z aktywności przygotowujących inicjację procesu zakupów,

3. Koszty zmienne wynikające z aktywności związanych z operacjami w ramach poszczególnych transakcjach w rozbiciu na podprocesy zamawiania, zakupy wraz z transportem oraz składowania w magazynach własnych,

4. Koszty controllingu, które mogą mieć charakter kosztów stałych, gdy rozpatrujemy działania związane z bilansami i rozliczeniami rocznymi lub kosztów zmiennych, gdy dotyczą poszczególnych transakcji.

Ad. 1. W takim ujęciu, na wyróżnioną infrastrukturę całego procesu składają się:

• Infrastruktura działu marketingu zakupów, a w niej:

• Pomieszczenia,

• Pracownicy zatrudnieni na stałe,

• Wyposażenie biurowe i komunikacyjne (baza komputerowa, łącza komunikacyjne itp.)

• Budżet (obsługa)

• Infrastruktura transportowa i bazy magazynowe lub przeładunkowe zewnętrzne (o ile stanowią integralną część naszej firmy),

• Infrastruktura magazynowa wewnątrz firmy, a w niej:

• Magazyny,

• Pracownicy zatrudnieni na stałe,

• Urządzenia wspomagające operacje przeładunkowe, utrzymanie zapasów i operacje manipulacyjne produktami,

• Wyposażenie komunikacyjne do obsługi magazynu, w tym m.in. komputery,

• Środki transportu wewnętrznego,

• Inne urządzenia do manipulacji produktami.

Ad. 2. Do czynności generującej koszty tej grupy zaliczamy np.:

• Planowe przeglądy stanów magazynowych,

• Wycofanie się z dotychczasowych kontraktów,

• Odnowienia i renegocjacje umów o kontynuacji dostaw,

• Badania rynkowe,

• Poszukiwanie i postępowanie kwalifikacyjne dla nowych dostawców,

• Planowane udziały w targach,

• Reorganizacje trybu pracy,

• Planowane przetargi na dostawy,

• Zmiany w dokumentacji,

• Szkolenia związane z obsługą zakupów.

• Adaptacja do nowych zewnętrznych systemów komunikacyjnych i informatycznych.

D

O

S

T

A

W

C

Y

Dział marketingu zakupów (zaopatrzenia)

Magazyn własny

Magazyn tranzytowy

Pośrednicy transportowi

Proces zamawiania

Proces zakupu i zaopatrzenia

Proces magazy-

nowania

Przyrost wartości - połączenie kalkulacji kosztów z przewidywanym przychodem

Bank danych

• Lista dóbr

• List dostawców

• Warunki dostawców

Określenie zaopatrzenia

• Lista zakupów

• Wymagania własne

Przegląd ofert i wybór dostawcy

Przygotowanie zamówień

Przesłanie zamówienia do dostawców

Kontrola realizacji:

• Zapytania

• Ostrzeżenia

Przyjęcie dostawy

• Kontrola ilości i jakości

• Dyspozycje lokalizacji

• Transport wew.

• Opakowania zwrotne

• Dokumentacja przyjęcia dostawy

Kontrola dokumentów

• Gromadzenie dokumentów

• Sprawdzanie faktur

• Księgowanie faktur

Płatność

---