Zasady wystawiania faktur przez nabywcę

Zgodnie z ogólnymi zasadami rozliczania podatku VAT, sprzedawca towarów i usług dokumentuje każdą transakcję fakturą VAT. Wystawianie faktur VAT przez nabywcę towaru czy usługi jest więc wyjątkiem od tej reguły.

1. Warunki umożliwiające wystawianie faktur przez nabywcę

Przepis § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur określa warunki, jakie muszą zostać spełnione, aby nabywca towarów i usług mógł wystawiać faktury VAT dokumentujące nabywane od czynnego podatnika VAT towary czy usługi.

Wystawianie faktur VAT przez nabywców towarów i usług możliwe jest po spełnieniu następujących warunków:

• nabywca towarów i usług musi być podatnikiem VAT zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny,

• nabywca musi mieć zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi odpowiednią umowę, upoważniającą go do wystawiania faktur (faktur korygujących, duplikatów) w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy lub usługodawcy,

• nabywca ma obowiązek dostarczenia pisemnej informacji o zawarciu tej umowy naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od jej zawarcia.

2. Co powinna zawierać umowa dotycząca wystawiania faktur przez nabywców?

Przy konstruowaniu umowy dotyczącej wystawiania faktur VAT przez nabywców towarów i usług należy pamiętać o tym, aby wśród postanowień umowy pojawiło się upoważnienie nabywcy do wystawiania dokumentów, o których mowa, w imieniu i na rachunek sprzedającego. W umowie powinno także zostać zawarte zastrzeżenie, iż w razie wykreślenia dostawcy bądź nabywcy z rejestru podatników VAT czynnych, bądź w razie zbycia przez niego przedsiębiorstwa, ma on obowiązek niezwłocznego poinformowania drugiej strony umowy o tym fakcie.

Zawarcie takiej umowy pomiędzy kontrahentami nie oznacza, że wobec wszystkich transakcji do jakich dochodzi pomiędzy tymi kontrahentami zawsze faktury będzie wystawiał nabywca. W tym zakresie istnieje dowolność. W umowie zawartej między nabywcą a dostawcą konieczne jest jednak w takim przypadku określenie towarów lub usług, w odniesieniu do których nabywca będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dokonującego dostawy lub usługodawcy w okresie obowiązywania umowy (§ 6 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia).
 

Przykład Jan K. będący producentem maszyn produkcyjnych oraz części zamiennych do tych maszyn zawarł umowę z firmą Alfa, dotyczącą wystawiania przez nabywcę - firmę Alfa - faktur VAT na rzecz Jana K. w okresie od 1 stycznia 2009 r. do 30 czerwca 2010 r. Przedmiotem umowy było prawo do wystawiania przez nabywcę faktur dokumentujących zakup części zamiennych. W styczniu 2010 r. Jan K. sprzedał dwie maszyny produkcyjne firmie Alfa i wystawił w związku z tą sprzedażą fakturę VAT. Faktura taka jest dokumentem prawidłowym. Mimo zawartej umowy pomiędzy podatnikami, sprzedawca ma prawo dokumentować poszczególne transakcje, nawet jeżeli są one dokonane w okresie obowiązywania umowy.

Wśród postanowień umownych niezwykle istotny jest termin obowiązywania umowy. Musi on być w umowie ściśle określony i nie może być dłuższy niż dwa lata. Warto przy tym zauważyć, że przepisy nie określają konsekwencji podatkowych w przypadku udokumentowania transakcji przez nabywcę po terminie obowiązywania umowy, na podstawie której nabywca mógł wystawiać faktury. Mimo to uznać należy, że faktura wystawiona przez nabywcę w okresie, w którym umowa już nie obowiązuje, jest dokumentem niewłaściwym. Po terminie obowiązywania umowy strony powrócić muszą do tradycyjnego dokumentowania transakcji - przez podatnika dokonującego dostawy towarów bądź świadczącego usługę (chyba że zawrą kolejną umowę, na podstawie której nabywca nadal będzie wystawiał faktury).
 

Przykład Jan K. jako nabywca - zgodnie z zawartą umową - wystawiał faktury na rzecz Adama K. Umowa obowiązywała do dnia 31 grudnia 2009 r. W styczniu 2010 r. Jan K. wystawił fakturę VAT dokumentującą nabycie od Adama K. towarów. Ponieważ umowa w styczniu 2010 r. już nie obowiązywała, Adam K. jako dostawca towarów miał obowiązek udokumentowania transakcji fakturą VAT.

Umowa powinna także zawierać postanowienie, że podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi poinformuje nabywcę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa. Taki sam wymóg, zgodnie z umową dotyczy również nabywcy.

3. Akceptacja faktur wystawianych przez nabywców

Faktura VAT wystawiana przez nabywcę towarów i usług na podstawie umowy zawartej z dostawcą zasadniczo nie różni się w swej treści od zwykłej faktury VAT, powinna jednak zawierać dodatkowo informację, kto jest wystawcą faktury i że została wystawiona w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca.

Faktury VAT, faktury korygujące, czy duplikaty, wystawiane przez nabywców towarów i usług na podstawie zawartej z dostawcą umowy, muszą zostać przedstawione dostawcy do akceptacji (zarówno oryginał, jak i kopia). Akceptacja następuje w formie podpisu dostawcy na dokumencie. Termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury musi zostać określony w umowie w taki sposób, aby możliwe było terminowe rozliczenie podatku przez dokonującego dostawy towarów lub przez świadczącego usługi.

Po akceptacji kopia faktury pozostaje u dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi.
 

Przykład W dniu 1 grudnia 2009 r. nabywca towarów upoważniony na podstawie zawartej umowy do wystawiania faktur w imieniu dostawcy, wystawił fakturę dokumentującą nabycie partii towaru. Ostatecznym terminem, w którym musi on przedstawić sprzedawcy fakturę do akceptacji był dzień 25 stycznia 2010 r. Nawet jeżeli nabywca nie przedstawi faktury do akceptacji sprzedawcy, bądź też przedstawi ją po upływie ww. terminu, sprzedawca ma obowiązek odprowadzenia podatku należnego z tytułu danej transakcji do dnia 25 stycznia 2010 r.

Podobne zasady w zakresie możliwości wystawiania faktur, faktur korygujących oraz duplikatów przez nabywców towarów i usług, stosuje się w przypadkach, w których nabywcą towarów jest podatnik podatku od wartości dodanej, zidentyfikowany dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Także zatem w sytuacji gdy nabywcą towarów nie jest podmiot polski, istnieje możliwość zawarcia umowy dotyczącej wystawiania dokumentów przez nabywcę towarów.

Również i w tych przypadkach należy pamiętać o obowiązku dostarczenia właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego, w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy, pisemnej informacji.

W rozporządzeniu w sprawie faktur uregulowano ponadto zasady wystawiania przez nabywcę faktur w formie elektronicznej. Zgodnie z § 6 ust. 4 i 5, akceptacja tych faktur wyrażana jest w formie elektronicznej. W przypadku gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają dokonanie akceptacji w formie elektronicznej, podatnik dokonuje akceptacji w formie podpisu na czytelnym wydruku przesłanej mu faktury.

Akceptacja faktury wystawionej przez nabywcę towarów i usług jest jednym z najistotniejszych warunków, jakie muszą zostać spełnione, aby nabywca mógł skutecznie skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego z takiej faktury. Zgodnie bowiem z art. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę, które nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego.
 

Przykład Jan K. zawarł z Adamem K. umowę, na podstawie której mógł wystawiać faktury VAT jako nabywca. W styczniu 2010 r. wystawił fakturę VAT, którą przesłał Adamowi K. do akceptacji. Do dnia złożenia deklaracji za styczeń sprzedawca nie zaakceptował faktury VAT. Mimo, że transakcja miała miejsce i faktura została wystawiona zgodnie z obowiązującymi przepisami, Jan K. nie miał prawa do odliczenia podatku naliczonego z tej faktury w deklaracji za styczeń, ponieważ do dnia złożenia deklaracji za ten miesiąc faktura nie została zaakceptowana przez sprzedawcę.

---