T: Wymień Systemy Kancelaryjne
System kancelaryjny - sposób i zasady postępowania z dokumentacją wpływającą, wytwarzaną i wychodzącą w jednostce organizacyjnej (przedsiębiorstwo, urząd) od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego lub składnicy akt.
Współcześnie w Polsce funkcjonują trzy systemy kancelaryjne:
dziennikowy
bezdziennikowy
mieszany
System kancelaryjny dziennikowy
System dziennikowy upowszechnił się na ziemiach polskich w początkach XIX w. w kancelarii pruskiej i rosyjskiej. Pomocą kancelaryjną wprowadzoną wraz z tym systemem, która odgrywała istotną rolę był dziennik podawczy (nazywany także dziennikiem korespondencyjnym, journalem), w którym rejestrowane były wszystkie pisma wpływające i wysyłane z jednostki organizacyjnej. Od księgi tej system kancelaryjny przyjął też swoją nazwę. Dziennik podawczy nie miał równocześnie wpływu w registraturze na sposób łączenia ze sobą pism w akta sprawy. Ten problem w każdym z państw zaborczych rozwiązany był w inny sposób.
W Prusach akta spraw pokrewnych lub jednorodnych klasyfikowane były do jednej teczki i szyte w registraturach w tzw. poszyty. W obrębie takiej jednostki akta narastały od roku do kilkudziesięciu lat, w zależności od potrzeb. Zakładano je zgodnie z planem registratury, który stanowił podział rzeczowy akt.
W Rosji akta spraw klasyfikowane były podobnie, poszyty jednak zamykano z zasady w obrębie roku. Przy łączeniu spraw w jedną teczkę nie posługiwano się też planami registratur lecz sporządzano co roku spisy teczek.
W Austrii, w przeciwieństwie do powyższych rozwiązań, pisma łączone były w poszyty w oparciu o porządek chronologiczny z dziennika podawczego. Przy tym sposobie archiwizacji dotarcie do poszczególnych akt możliwe było przy pomocy różnych dodatkowych indeksów i skorowidzów. Ten rodzaj systemu kancelaryjnego powszechnie uważany jest jako negatywny przykład pracy kancelaryjnej.
W przeciągu całego XIX i początków XX w. ten system kancelaryjny znacznie się rozrósł, przede wszystkim przybyło dodatkowych rejestrów (dzienników) na poziomie jednostki, rejestrowano przekazywanie pisma z komórki do komórki a nawet wewnątrz komórki od referenta do referenta.
W tym systemie kancelaryjnym podstawową rolę odgrywa numer kolejny, pod którym rejestrowane jest pismo przychodzące lub wychodzące. Numer ten łamany przez rok daje nam znak pisma. Np. l. dz. 77/08 oznacza, że pismo zostało zarejestrowane pod pozycją 77 w dzienniku podawczym w 2008 r. Ten znak pisma rozszerza się o kolejne numery w przypadku, jeżeli pismo rejestrowane jest w innych dziennikach, np. biura lub jego wydziału (np. l.dz. 77/45/30/08).
System kancelaryjny bezdziennikowy
System bezdziennikowy wprowadzony został do administracji państwowej uchwałą Rady Ministrów z dnia 24 sierpnia 1931 (M.P. Nr 196, poz. 273) i zrewolucjonizował pracę kancelaryjną (biurową). Nade wszystko uproszczono załatwianie spraw, zlikwidowano komórkę registratury, dużą część jej obowiązków przekazano referentowi, odstąpiono od wielokrotnej rejestracji pism (zlikwidowano tradycyjny dziennik podawczy); obieg pism odbywał się bez pokwitowań. Ich funkcję przejęły spisy spraw; rejestry (właściwie: spisy spraw) prowadzone przez referentów dla poszczególnych spraw (np. dotyczących zaopatrzenia), z tym, że konkretna sprawa rejestrowana była tylko raz, kolejne pisma z nią związane rejestrowane były pod tym samym numerem sprawy. Inną nowatorską cechą tego systemu było, że już w momencie zakładania akt spraw były one dzielone na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną. Dalszymi konsekwencjami rezygnacji z tradycyjnego dziennika podawczego była zmiana sposobu oznakowania pisma; zamiast numeru kolejnego z dziennika brany był numer z rejestru (spisu spraw). W ten sposób znak sprawy: Og-021-3 oznacza, że jest to trzecia sprawa zarejestrowana w spisie spraw, w teczce oznaczonej Og-021, powstała w wydziale o symbolu Og.
W tym systemie istotną rolę odgrywać też zaczął wykaz akt, jako pomoc ułatwiająca szybkie dotarcie do konkretnego rodzaju sprawy.
System kancelaryjny mieszany
Jak sama nazwa wskazuje, system mieszany jest wypadkową wyżej omówionych systemów kancelaryjnych. W systemie tym jest w użyciu zarówno książka wpływu, jednakże w bardzo uproszczonej w stosunku do dziennika podawczego wersji i nade wszystko spełniająca rolę pomocy ewidencyjnej oraz spis spraw i wykaz akt, a więc decentralizujące wyróżniki systemu bezdziennikowego. System ten rozpowszechnił się niejako wbrew teoretykom pracy kancelaryjnej szczególnie w dużych, rozrzuconych terytorialnie jednostkach, gdzie jedyną możliwą kontrolą jest właśnie rejestracja korespondencji w jednym centralnym źródle (dlatego też niektóre jednostki w swoich instrukcjach kancelaryjnych przewidują książki wpływu osobne dla swoich central i osobne dla biur zamiejscowych). W obecnych czasach książki wpływu w jednostkach prowadzone są najczęściej w formie elektronicznej, więc z punktu widzenia prawidłowej pracy przedsiębiorstwa jest to dodatkowe ułatwienie.