Zachowania organizacyjne
Wykład 6
29.IV.08
c.d...
Bariery ograniczania efektywności:
Społeczno - kulturowe.
Organizacyjne.
Bariery społeczno - kulturowe.
Wynikają z posługiwania się stereotypami. Stereotypy są utrwalonymi sposobami reagowania uwarunkowanymi kulturowo, patrzymy na rzeczywistość przez „kulturowe okulary” oceniając otoczenie z perspektywy naszych nawyków. Posługiwanie się stereotypami jest wygodnym skrótem poznawczym - nie musimy się zastanawiać tylko wydajemy opinie od razu nie zadając sobie trudu analizy sytuacji. Nie zdajemy sobie przy tym sprawy jak często są to sądy fałszywe.
Sposoby przeciwdziałania stereotypom.
Teoria dysonansu poznawczego - Leon Festinger, 1957 rok.
Teoria ta odnosi się do sposobu reagowania na informację. Dotyczy sytuacji, w której:
Otrzymujemy informacje sprzeczne z naszymi przekonaniami (dysonans między tym, co wiemy a tym, co słyszymy).
Otrzymujemy na dany temat sprzeczne informacje (nie posiadamy jeszcze na ten temat swojego zdania, badamy informację, aby dowiedzieć się czegoś więcej, lecz informacje, które do nas napływają są względem siebie sprzeczne).
W sytuacji dysonansu tracimy poczucie pewności i bezpieczeństwa, bowiem nie jesteśmy pewni, które informacje są prawdziwe.
Sposoby reagowania na dysonanse:
W sytuacji, gdy górą jest stereotyp następuje odrzucenie informacji, które mogą być z nim sprzeczne. Wówczas:
Nie bierzemy pod uwagę nowej informacji (ignorujemy jej istnienie, udajemy, że się przesłyszeliśmy itp.).
Staramy się zdyskwalifikować źródło informacji (człowieka, media, gazetę itp.).
Przeprowadzamy analizę, czy otrzymana informacja na dany temat jest prawdziwa. Dążymy do poznania prawdy, mimo że nasze stereotypy mówią inaczej. Zadajemy sobie trud weryfikacji informacji. Proces ten może nas doprowadzić do jednej z trzech sytuacji:
Stwierdzamy, że dana informacja jest prawdziwa - jeśli to nastąpi, to wprowadzamy ją do naszej wiedzy.
Dochodzimy do wniosku, że informacja jest mało ważna i nie ma dużego wpływu na naszą wiedzę.
Dochodzimy do wniosku, że informacja jest fałszywa.
Podejście to jest odzwierciedleniem procesu uczenia się - krytyka, analiza, próba powarzenia i weryfikacji dotychczasowych hipotez. Przy takim podejściu nowe informacje traktowane są jako możliwość nauczenia się czegoś nowego - jest to postawa człowieka otwartego. Postawa ta jest szczególnie mocno eksponowana w dzisiejszych czasach. Ciągłe zmiany otoczenia sprawiają, że pozyskiwanie wiedzy jest procesem nieskończonym.
Rodzaje błędów poznawczych (komunikacyjnych).
Błąd kategoryzacji - stykając się z nowym obiektem mamy tendencję do kwalifikowania go do jakiejś szerszej kategorii. Przypisujemy jednostce cechy uważane przez nas za właściwe dla danej kategorii. Wydaje nam się, że możemy na tej ogólnej podstawie scharakteryzować całościowo daną jednostkę. Nie zauważamy przy tym kompletnie jej cech indywidualnych.
Błąd generalizacji - na podstawie jednej dostępnej informacji na temat cechy obiektu wyrabiamy sobie opinie na temat wszystkich jego cech.
Polaryzacja - wynika z tego, że preferujemy jednoznaczność, sytuacje nie budzące żadnych wątpliwości. Np. żądamy jednoznacznej odpowiedzi czy dany projekt jest dobry - przypieramy kogoś do muru wymagając odpowiedzi tak lub nie, jednak bardzo rzadko zdarzają się sytuacje możliwe do tak jednoznacznego określenia. Ktoś, kto liczy na jednoznaczne oceny nie uzyskuje prawdziwej odpowiedzi.
Petryfikacja - odnosi się do niezauważania zmian jakimi rozmaite obiekty podlegają w czasie. Wydaje nam się, że sytuacja się nie zmienia np. dany rodzaj produktów firmy sprzedawał się dobrze w przeszłości, zatem nie zauważamy powodów, dla których nie miałby się dalej tak dobrze sprzedawać. Petryfikacja sprawia, że odmawiamy ludziom prawa do zmian, a przecież jest to rzeczą oczywistą, że człowiek się zmienia (szczególnie pod wpływem procesu uczenia się, bowiem osoba, która się uczy i przyswaja informacje z otoczenia jest skazana na zmiany poglądów). Uwzględniając naturalny proces zmian nie ulegamy zjawisku petryfikacji.
Błąd projekcji - w sytuacji, gdy mamy rozmawiać z kimś obcym, zakładamy, że musi być on do nas podobny (zachowania, poglądy itd.). Nie widzimy powodów, dla których ktokolwiek mógłby mieć inne od naszych poglądy - bo przecież nasze poglądy są prawidłowe i słuszne, więc czemu ktoś miałby myśleć inaczej. Pod wpływem błędu projekcji czujemy często negatywne emocje, gdy ktoś ma inne zdanie. Przejawem tego błędu jest także nadmierne utożsamianie się z grupą i przekonanie w doskonałość jej zdania, najczęściej widoczne w postaci stosowania form „my to...”, „my tamto...”.
Bariery organizacyjne.
Bariery organizacyjne wynikają z cech formalnych struktur i procedur organizacji. W szczególności ze szczeblowości struktury - wielość szczebli wydłuża komunikację i sprzyja zniekształceniom.
Tendencja do zniekształcania informacji.
Podwładni zwykle przekazują informację, by zyskać przychylną opinię. Przedstawiają daną informację tak, aby uzyskać aprobatę kierownika a nie tak, aby ją dokładnie przekazać (np. celowo zatajają własne niedociągnięcia i uwypuklają sukcesy).
Podobnie przełożeni zniekształcają informację, którą mają przekazać swoim podwładnym w taki sposób, aby utrzymać swój wizerunek w ich oczach.
Relacje hierarchiczne w strukturze same w sobie są czynnikiem sprzyjającym błędom i zniekształceniom.
Daleko posunięty podział pracy, wąska specjalizacja.
Wąski specjalista ma wąski zakres czynności i trudno mu się porozumieć z innymi specjalistami. Ma to miejsce nie tylko na poszczególnych stanowiskach pracy lecz także pomiędzy pionami organizacyjnymi. Stąd też pojawiła się tendencja do pionów przedmiotowych i łączenia specjalistów z różnych dziedzin.
Porównując zachowania ludzi na przestrzeni czasu można powiedzieć, że dawniej (w erze cywilizacji przemysłowej) panowała komunikacja rutynowa, natomiast obecnie stosuje się komunikację spontaniczną.
Różnice pomiędzy komunikacją rutynową a spontaniczną, ze względu na kryteria:
Zakres informacji będący przedmiotem przekazu.
Komunikacja rutynowa:
Maksymalnie ograniczony do tego, co bezpośrednio dotyczy tematu, trzymanie się wyłącznie konkretów.
Komunikacja spontaniczna:
Nie bardzo wiadomo, co jest zasadniczym tematem, wspólnie dochodzi się do istoty problemu rozmawiając o różnych rozwiązaniach. Problem, który należy rozwiązać nie jest jasno sprecyzowany, trzeba dojść drogą analizy i dyskusji, co jest nie tak.
Podział na komunikację jednostronną i dwustronną.
Komunikacja rutynowa:
Często pojawia się komunikacja jednostronna. Nadawca przekazuje informacje i nie oczekuje odpowiedzi od odbiorcy (ani żadnej reakcji, potwierdzenia zrozumienia itp.). Duża częstotliwość komunikacji jednostronnej wynika tutaj z jasności i oczywistości komunikatów - są to zazwyczaj powtarzane wielokrotnie polecenia dotyczącej takiej samej czynności, sprawa jest więc jasna i nie wymaga od odbiorcy potwierdzenia.
Komunikacja spontaniczna:
Jest zawsze komunikacją dwustronną - rozmowa, w której nadawca i odbiorca ustawicznie wymieniają się rolami. Wynika z tego, że mamy do czynienia z niejednoznacznymi informacjami i zadaniami. Istnieje zatem potrzeba analizy, dyskusji i pełnego zrozumienia zagadnień.
Stopień sformalizowania przekazu.
Komunikacja rutynowa:
Często komunikat/meldunek jest sformalizowany pod względem formy, treści, zawartych w nim terminów itd. Wysoka formalizacja charakterystyczna jest nie tylko przy rutynowych pracach lecz także w sytuacjach, gdy koszt pomyłki może okazać się fatalny, gdy trzeba używać ściśle określonych i precyzyjnych terminów, by sprawa była absolutnie jasna i jednoznacznie rozumiana.
Komunikacja spontaniczna:
Mała formalizacja lub jej brak. Dotyczy w szczególności sytuacji nieprzewidzianych (w sytuacjach tych komunikacja rutynowa musi zmienić się w komunikację spontaniczną).
T: Kultura organizacyjna.
Kultura organizacyjna jest skutkiem utrwalonych zachowań ludzi w organizacji. Jest ona pojęciem wieloznacznym, które można analizować z punktu widzenia różnych dyscyplin naukowych. Nas oczywiście interesuje głównie punkt widzenia z perspektywy zarządzania.
Różnice w sposobie podejścia do kultury organizacyjnej w zależności od punktu widzenia. Nauka zarządzania a nauki humanistyczne.
Kwestia wartościowania lub niewartościowania kultury - Czy można oceniać kultury, by określać, która z nich jest lepsza?
Punkt widzenia nauk humanistycznych:
Kultur nie można wartościować, ponieważ tworzą je ludzie zgodnie ze swoimi potrzebami. Dlatego też tylko ci ludzie mogą oceniać, czy dana kultura dobrze im służy, czy nie. Nikt z zewnątrz nie może oceniać i osądzać tych kultur. Można jedynie dokonywać porównania ich cech.
Punkt widzenia zarządzania:
Ocenianie kultur jest punktem wyjścia zarządzania. Ocena ta prowadzona jest w celu odpowiedzi na pytanie, czy dana kultura służy dobrze do realizacji celów organizacji Wartościowanie jest zatem oczywiste w zarządzaniu. Kryterium oceny staje się korzystność kultury w odniesieniu do realizacji celów organizacji.
Zakres znaczeniowy pojęcia kultury organizacyjnej.
Punkt widzenia nauk humanistycznych:
Szeroki zakres, wszystkie wzory myślenia i zachowania charakterystyczne dla danego środowiska traktowane są jako kultura organizacyjna.
Punkt widzenia zarządzania:
Z punktu widzenia kierownika wiele rzeczy nie ma znaczenia dla realizacji celów organizacyjnych (np. czynnik ubioru). Kierownika interesują tylko te wzory kulturowe mające jakiś zauważalny na procesy organizacyjne. Co więcej zainteresowanie takie mogłoby być uznane za ingerencje w prywatną sferę pracowników (np. próba wpływania na sposób, w jaki pracownicy spędzają czas podczas przerw).
Ostateczna definicja kultury organizacyjnej (z punktu widzenia zarządzania):
Kultura organizacyjna - jest to zbiór utrwalonych w danym środowisku pracowniczym wspólnych wzorów myślenia i zachowania, mających znaczenie (pozytywne lub negatywne) dla realizacji formalnych celów organizacyjnych.
Można więc powiedzieć, że kultura organizacyjna jest ideologiczną podstawą formalnych rozwiązań organizacyjnych. Ideałem jest sytuacja, w której pracownicy akceptują rozwiązania i wzory adekwatne do cech rozwiązań formalnych w strukturze organizacyjnej. Gdy pojawia się na tym gruncie rozbieżność, pojawiają się trudności w realizacji celów.
Kultura organizacyjna jest systemem, z którego można wyodrębnić zbiory elementów, połączonych zależnościami. Zbiory te są następujące:
Wzory myślenia
Wzory zachowań
Symbole kulturowe (instrumenty kulturowej socjalizacji).
Wzory myślenia:
Są to założenia kulturowe (wierzenia). Odnoszą się do głównych problemów światopoglądowych. Są one próbą odpowiedzi na podstawowe pytania egzystencjalne m.in. stosunek do prawdy, stosunek jednostki do społeczeństwa, stosunek do możliwości wpływu na realizację własnych celów.
Przykłady wzorów myślenia:
Przykładowe poglądy na temat jednostki w społeczeństwie:
Ważne są reguły moralne i prawne.
Życie społeczne to walka niczym w dzikiej dżungli - wygrywa zawsze silniejszy, nie ważne jakim sposobem.
Przykładowe poglądy na temat wpływu na realizację celów:
Człowiek jest kowalem własnego losu.
Niektórzy ludzie bardzo się starają a i tak nie osiągają zamierzonych celów - inni natomiast wykazują brak zaangażowania, mają szczęście i spełniają swoje marzenia (czyli wszystko jest z góry ustalone, więc nie warto się starać, tylko po prostu wystarczy czekać).
Ludzie przyjmując określony światopogląd są reprezentantami określonych wierzeń. Nie można zatem oceniać, które założenia są prawdziwe a które fałszywe. Jest tak, jak się komuś wydaje - założenia te kierunkują nastawienie jednostki. Można tylko oceniać ich moralność. Założenia kulturowe mają pewien wpływ na wartości.
Wartości - określone rzeczy, stany, sytuacje, ideały które ludzie cenią. Wartości ukierunkowują nasze działanie, są godne osiągnięcia, należy o nie zabiegać.
Czasami zdarzają się sytuacje, w których występuje rozbieżność między wartościami deklarowanymi a realizowanymi. Dzieje się tak, ponieważ człowiek jest istotą społeczną i ceni sobie przynależność do środowiska. Może mieć miejsce sytuacja, w której nie podzielając danego przekonania, ktoś zgadza się z tym po to, aby nie zostać odtrąconym na margines społeczny (gdy większość traktuje dane przekonanie jako coś bardzo ważnego). Jeśli ktoś słyszy wokół siebie, że coś jest ważne i cenne i dlatego się do tego przyznaje, to z czasem on także może się przekonać do danej wartości i zmienić swoje dotychczasowe poglądy.
Wartości różnią się w zależności od ludzi. Jedni cenią sobie awans zawodowy, czy posiadanie sportowego samochodu a dla innych wartością są ideały takie jak np. sprawiedliwość społeczna.
Wartości wpływają częściowo (poprzez efekt naśladownictwa) na normy społeczne.
Normy społeczne - w kulturze wyróżnia się trzy rodzaje norm społecznych:
Normy moralne - określają, co jest dobre a co złe.
Normy obyczajowe - określają, co jest właściwe a co niewłaściwe w danym środowisku.
Normy prakseologiczne - zasady sztuki w danym zawodzie odnoszące się do wykonywania czynności zawodowych.
Pod względem norm moralnych organizację nie różnią się zbytnio od siebie, ponieważ generalnie wśród ludzi panuje duża zgodność w kwestii podstawowych norm moralnych. Poszczególne organizacje mogą się natomiast różnić pod względem stopnia kategoryczności przestrzegania tych norm np. czy kradzież kilku śrubek z zakładu będzie traktowana jako ogromne wykroczenie, czy też inni przymkną na to oko.
Normy obyczajowe odnoszą się do typów zachowań uznanych za właściwe w danym środowisku np. sposób jedzenia, ubioru, powitanie. Należy mieć na uwadze, że obyczaje z czasem się zmieniają (choć niektóre z nich są bardzo mocno utrwalone w danej kulturze). Nie można także mylić norm moralnych z obyczajowymi. Np. kwestie erotyczne - całowanie się młodej pary w miejscu publicznym, nie może być uznane za niemoralne - może być to jedynie nieobyczajne w oczach niektórych ludzi.
Normy moralne odnoszą się do kwestii krzywdy. Działanie krzywdzące innych jest dzianiem niemoralnym.
Normy obyczajowe odnoszą się tylko do stwierdzenia co jest właściwe w oparciu o nawyki ludzi.
Normy prakseologiczne - często wiążą się z trudnościami, jakie napotyka kierownik, próbując wprowadzić zmianę metody pracy na jakimś stanowisku pracy, na którym dotychczasowe metody są bardzo silnie utrwalone. Związane jest to także z kwestią prestiżu. Ludzie boją się, że zmiana taka jest zakwestionowaniem ich profesjonalizmu (przez podważenie dotychczasowej metody produkcji, która była stosowana przez tak długi okres czasu). Normy prakseologiczna są silnie uwarunkowane typem organizacji i warunkami w jakich prowadzą one swoją działalność.