Negocjacje międzynarodowe

Ćwiczenia

Dr K. Czech

Ćwiczenia 1 28.03.2008r.

Negocjacje mogą odbywać się na 3 poziomach:

• Międzyorganizacyjnym

• Wewnątrz organizacyjnym

• Międzyludzkim

Elementy otoczenia negocjacji:

• Cel negocjacji - po co? O co?

Negocjacje mają charakter powszechny, więc przedmiotem negocjacji może być wszystko. Przedmiot musi być znany, od niego zależy nasze przygotowanie (czy temat jest nam znany, czy zupełnie obcy). Musimy wiedzieć na czym nam zależy i co chcemy w negocjacjach osiągnąć, oraz poniżej jakiej granicy nie możemy zejść.

• Ludzie (podmiot) - z kim?

Firma czy osoba prywatna. Np. czy podmiot krajowy czy międzynarodowy (uwzględnić różnice kulturowe, język obcy może stanowić barierę), czy nowy czy stały klient. Pozycja danej firmy w stosunku do nas (lider na rynku a mała firma). Podczas negocjacji należy zwrócić uwagę na mowę ciała rozmówcy, płeć, ilość osób zaangażowanych w negocjacje (najlepiej by było by zespoły negocjacyjne tak samo liczne, a nie z przewagą np. 5 osób - to wpływa na naszą pewność siebie)

• Czas - kiedy?

Musimy wiedzieć ile dokładnie czasu mamy na przygotowanie (1 dzień, 1 tydzień, 1 miesiąc itd.). Istotna jest pora dnia (bardzo wcześnie rano, późny wieczór - pora może być dla nas niekorzystna), dzień tygodnia (np. piątek popołudnie - wszyscy myślą już o weekendzie), święta państwowe (nie wszystkie dni świąteczne w innych krajach są w tym samym dniu)

• Miejsce - gdzie?

U nas czy u nich? Czy w miejscu neutralnym? Zwracamy uwagę na budynek, ludzi, wystrój, rozmieszczenie mebli - może to być na + ale może działać na szkodę (np. odrapany budynek, stare wnętrza i sprzęty, a przedstawiamy się jako nowocześni - nie wzbudza to zaufania). Istotny jest także poziom siedzeń podczas negocjacji (np. siedzenie poniżej przełożonego może wprawiać w dyskomfort pracownika, tym bardziej jeśli przełożony stoi nad pracownikiem). Negocjacje na gruncie neutralnym są dość kosztowne (lokale, restauracje, hotele, dojazdy itd.), często podejmuje się w taki sposób ważne decyzje, jednak kontraktu nie podpisuje się w restauracji.

Podczas negocjacji trzeba się postarać, by na tyle ile się da, elementy otoczenia były dla nas jak najbardziej korzystne - wtedy czujemy się pewniej. Generalnie wszystkie te elementy zależą od przedmiotu, wielkości (wartości) i ważności (znaczenia) negocjacji. (np. prezes firmy która jest liderem na rynku oprogramowania komputerowego, nie koniecznie przyjedzie na negocjacje do malutkiej firmy w sprawie negocjacji na dostawę środków czystości na kwotę 1000zł).

Negocjacje mogą zakończyć się tylko 1 rezultatem:

• Wygrany - wygrany (także kompromis, ½ przegrany, ½ wygrany),

• Wygrany - przegrany,

• Przegrany - przegrany.

Podczas negocjacji trzeba wyjaśnić drugiej stronie przyczynę przyjętego przez nas stanowiska, nasze potrzeby itd.

Ocena wyniku negocjacji jest subiektywna dla każdej ze stron, w zależności od tego jakie są nasze możliwości, umiejętności, oczekiwania (przedmiot negocjacji i wynik taki sam, jednak dla jednych będzie to „aż tyle”, dla drugich „tylko tyle”).

Ćwiczenia 2 31.03.2008r.

Kiedy negocjować:

• Gdy potrzebujemy czyjejś zgody,

• Gdy potencjalny wynik uzasadnia czas i wysiłek poświęcony na negocjacje,

• Gdy wynik nie jest pewny.

Punkt wyjścia do negocjacji:

Sytuacja 1

Sytuacja 2

Sytuacja 3

Klasyczny proces negocjacji:

• Przygotowanie

• Debata

• Propozycje

• Zakończenie

• Kontrola

Przygotowanie do negocjacji zależy od przedmiotu i poziomu ważności. Jednak w przygotowaniu tym należy uwzględnić:

• Wnikliwe przeanalizowanie sytuacji

• Zebranie wszelkich danych i informacji dotyczących tej sytuacji

• Postawienie diagnozy

• Opracowanie scenariusza, według którego będą prowadzone rozmowy

• Przyjęcie możliwych wariantów rozwiązań (wyznaczyć optymalny i minimalny pod względem korzyści wariant)

• Wyznaczenie priorytetów oraz właściwej hierarchii celów, aby trafnie określić kierunek działania.

• W miarę możliwości przewidzenie trudności i komplikacji mogących wystąpić w trakcie rozmów oraz opracowanie strategii przeciwdziałania lub rozwiązania takich sytuacji.

• Ustalenie najlepszej alternatywy (tj. postępowania w sytuacji niepowodzenia negocjacji) co wtedy zrobię? Nowy kontrahent? Producent? Rynek?

BATNA - Best Alternative to a Negotiated Agrement - najlepsza z alternatyw do negocjowanego porozumienia. Co zrobię, gdy negocjacje zakończą się niepowodzeniem?

• W przypadku poważnego zaangażowania się w negocjacje niebezpieczeństwo polega na tym, że obawiasz się ich niepowodzenia , stajesz się zbyt podatny na wizję drugiej strony i możesz przystać na porozumienie, które powinieneś odrzucić.

• Poznaj swoją dolną granicę

• Będzie to łatwiejsze gdy zawczasu przygotujesz sobie BATNA

• Nie zapominaj, że druga strona też mogła sobie opracować swoją BATNA.

Style negocjacyjne - narzędzie wykorzystywane przy negocjacjach. Stylu można się nauczyć.

1. styl rywalizacyjny - przeciwnicy

• Bądź agresywny we współzawodnictwie.

• Unikaj współpracy.

• Dominuj nad przeciwnikiem.

• Zawsze dąż do zwycięstwa.

• Wszystkie transakcje to jednorazowe okazje.

• Stosuj chwyty i sztuczki. Blefuj i wymuszaj.

• Wykorzystuj uległych.

„więcej dla mnie oznacza mniej dla nich”

Obie strony zyskują, ale jedna zyskuje więcej.

Wygrany - przegrany (gra o sumie zerowej)

1. styl kooperacyjny - partnerzy

• staraj się współpracować - nawet z agresywnymi partnerami

• okazuj szacunek wszystkim partnerom

• staraj się osiągnąć sukces i powodzenie

• każda transakcja prowadzi do następnych transakcji

• wystrzegaj się manipulacji

• bądź otwarty i graj uczciwie

„więcej dla mnie, oznacza więcej dla nich”

Sukces a nie zwycięstwo

Wygrany - wygrany

Ćwiczenia 3 04.04.2008r.

Oferta wstępna (pierwsza oferta) - oferta powinna być przygotowana według recepty, że zakładamy optymistyczny wariant i trochę dodajmy (tak aby było z czego ustępować), ale nie można żądać za dużo. Przy transakcji sprzedaży ceny nie można przesad­nie zawyżać, przy transakcji kupna przesadnie zaniżać. Oferta wstępna powinna także obej­mować niepieniężne kwestie nadmiarowe (dodatkowe czynności), z których łatwo zrezy­gnować w zamian za ustępstwo w innej dziedzinie, a które - jeśli się uda wynegocjować to tym lepiej (np. odmalowanie kupowanego mieszkania).

Ściana negocjacyjna - poziom, pułap, którego nie można przekroczyć, w przeciwnym razie nie osiągniemy celu negocjacji (może być minimalny lub maksymalny). To także istotny element, który musi być uwzględniony w przygotowaniu do negocjacji.

Techniki negocjacyjne - zachowanie prowadzące do osiągnięciu celu. Może mieć charakter werbalny (np. potyczki słowne) i niewerbalny (mowa ciała).

Typy technik negocjacyjnych:

• mierz wysoko (wstępna oferta)

• nie zgadzaj się na pierwszą propozycję

• ustępuj powoli i niełatwo

• ustępstwo za ustępstwo

• nie okazuj zadowolenia z ustępstw poczynionych przez drugą stronę

• zasada ustępstw malejących - coraz mniej, lepiej ustąpić parę razy mniej niż raz za dużo

• technika bagatelki np. 2,5 mln

• technika ceny jednostkowej np. mniej niż 50 zł/m² (wartości są nadal te same, lecz inaczej sformułowane)

• krakowski targ - pół na pół

• rozpraszanie negocjatora (odbieranie telefonu wychodzenie z pokoju, itd.)

• zabójcze pytanie

• eskalacja żądań pod koniec negocjacji

• technika ograniczonych kompetencji

• pomocny ton głosu i słowne ustalenia (na zakończenie negocjacji)

• technika przełamywania oporów (na zakończenie negocjacji)

Konwencjonalne techniki negocjacyjne

Technika	Zalety	Wady
Stawanie pytań otwartych Dlaczego…	Pomaga w uzyskiwaniu informacji, wyjaśnieniu przyczyn, kierowaniu dyskusją	Zagrożenie, obawa przed koniecznością uzasadnienia
Parafraza Jeśli dobrze zrozumiałem…	Okazanie zainteresowania, sprawdzenie zrozumienia, uzyskanie informacji	Zwalnia tempo
Milczenie Milczę, więc może oni coś powiedzą…	Skłania do niezaplanowanego ujawnienia informacji	Agresja, niechęć
Podsumowanie co jakiś czas Podsumowując nasze ustalenia na tym etapie…	Konstruktywny charakter	Powrót do kwestii wygodnych
Okazywanie uczuć, emocji nastrojów	Osobowy wymiar negocjacji	Niebezpieczeństwo przesady

Niekonwencjonalne techniki negocjacyjne

Technika	Zalety	Wady
Celowa dezinterpretacja	Zmusza do klarowności	Niejasności i zniecierpliwienie
Przejaskrawienie Zawsze, nikt, nigdy, każdy…	Zapobiega skrajnym stanowiskom	Oskarżanie o manipulację, pat
Nieoczekiwane posunięcia	Zaskoczenie, zmusza do wysiłku	Agresywna odpowiedź
Sarkazm, drwina	Wywołuje emocjonalną reakcję O co chodzi?	Agresywna odpowiedź
Przygniecenie drugiej strony nadmierna liczbą pytań, informacji	Zmusza drugą stronę do wyważenia informacji	Podejrzliwość i niewiara

Metody podejmowania decyzji - decyzja musi być dopasowana do sytuacji:

• Perswazja - zasłużyliśmy sobie na przerwę

• Ustępstwo - w porządku, zasłużyłeś na przerwę

• Polecenie - proszę zrobić przerwę

• Wymuszenie - zrób przerwę, bo jak nie, to … („…” tzw. zaplecze, musi być realne i możliwe do zrobienia)

• Spór sądowy - wniosę pozew o zrobienie przerwy (metoda zwykle kosztowna, długo trwa, wynik może okazać się zaskoczeniem)

• Rozwiązywanie problemu - jak możemy obaj zrobić przerwę?

• Wybór losowy - jak wypadnie reszka, zrobię przerwę

• Arbitraż - który z nas zasługuje na przerwę i kto ma to osądzić? (arbitraż może być np. przy krajowej izbie gospodarczej)

Ćwiczenia 4 18.04.2008r.

Styl + techniki = strategie negocjacyjne

Wybór strategii

		Czy wynik jest bardzo ważny?
				Tak	Nie
Czy stosunki są bardzo ważne?	Tak	Współpraca	Uległość
		Nie	Współzawodnictwo	Unikanie

Rodzaje strategii:

1. strategia współpracy

• oparta na zaufaniu

• wzajemna otwartość

• pokazać cele i potrzeby stron

• cel: wygrany - wygrany

niezależność stron, równowaga sił, wspólny cel

Praktyczna realizacja strategii współpracy:

• negocjowanie na terenie neutralnym

• wspólne ustalenie programu

• rozważanie żądań drugiej strony

• podkreślenie równości stron

• oferta wstępna: cele obu stron

• odpowiedź: wyważone żądania i ustępstwa

• wzajemne ustępstwa

Reakcje w strategii współpracy:

• Jak ważne kwestie dla was nie zostały wzięte pod uwagę?

• Co zrobilibyście na naszym miejscu?

• Co możemy zrobić, aby zakończyć negocjacje pozytywnie i tak szybko jak to tylko możliwe?

• Proszę mnie poprawić jeśli się mylę...

• Doceniamy co dla nas zrobiliście.

• Co leży u podstaw waszych działań?

2. strategia współzawodnictwa (dążenie do dominacji)

• zdecydowanie, naciski, agresja (eskalacja)

• blefowanie, dezinformacja

• zastraszanie

• celowa zła interpretacja postawy drugiej strony

• ukrywanie celów i potrzeb

• cel: wygrany - przegrany

brak zaufania, złe reakcje

Praktyczna realizacja strategii współzawodnictwa:

• negocjowanie na własnym terenie

• narzucanie własnego programu

• ignorowanie (lekceważenie) żądań drugiej strony

• demonstracja siły, dyskredytacja drugiej strony

• oferta wstępna: niech oni odkryją się pierwsi

• odpowiedź: niewielkie ustępstwa, znaczne żądania

• naleganie na ustępstwa

3. strategia uległości

• gdy strony będą małe

• wykorzystać ustępstwo w przyszłości

• znaczna przewaga sił - szef - podwładny

• sprawa dla nas nie ma dużego znaczenia, więc ustępstwo jest obojętne

Praktyczna realizacja strategii uległości:

• negocjowanie na terenie drugiej strony

• propozycja ustalenia programu przez drugą stronę

• akceptacja wymagań drugiej strony

• wystąpienie z ofertą wstępną, gotowość do ustępstw

• ustępstwa (wzajemne)

• podkreślenie własnych ustępstw

• w przyszłości…

4. strategia aktywnego unikania

• odmowa

• gra na czas

Style i strategie negocjacyjne

Style	Strategie
rywalizacyjny bądź agresywny, unikaj współpracy, dominuj nad przeciwnikami, zawsze dąż do zwycięstwa, wymuszaj, wykorzystuj uległych	współzawodnictwo dążenie do dominacji, eskalacja, dezinformacja, ukrywanie celów, celowa zła interpretacja postawy drugiej strony cel: ja wygrany - ty przegrany
kooperacyjny współpracuj z każdym partnerem, wszystkim okazuj szacunek, osiągaj sukces i powodzenie, bądź otwarty, graj uczciwie, wystrzegaj się manipulacji	współpraca zaufanie, otwarcie, niezależność stron, równowaga sił, cel obu stron cel: ja wygrany - ty wygrany
	uległość otwartość na potrzeby drugiej strony cel: ja przegrany - ty wygrany
	unikanie gra na czas, negocjacje wewnętrzne, negocjacje to strata czasu, ale…

W negocjacjach międzynarodowych:

• oczekuje się, że sprzedawca dostosuje się do nabywcy

• oczekuje się, że przybysz będzie przestrzegał miejscowych zwyczajów

May be - or may be not

Model klasyfikacji kulturowej ze względu na:

1. Czas przeznaczany ludziom i zadaniom

Kultury protransakcyjne	Kultury umiarkowanie protransakcyjne	Kultury propartnerskie
Skandynawskie i inne germańskie kraje europejskie, kraje Ameryki Północnej, Australii i Nowa Zelandia	Wielka Brytania, RPA, romańskie kraje Europy Środkowej i Wschodniej	Świat arabski, większość krajów afrykańskich, latynoamerykańskich i azjatyckich

Cechy kultur protransakcyjnych:

• otwartość na rozmowy o interesach z obcymi

• pierwszy kontakt bezpośredni; referencje nie zaszkodzą

• krótki wstęp i do interesów

• priorytet = dokładne zrozumienie się, otwarte sformułowania, dyskusja bez ogródek, małe znaczenie harmonii, „zachowanie twarzy”

• Uzgodnienia przez telefon, fax, e-mail, spotkania bezpośrednie tylko na specjalne okazje

• Zaufanie: Prawnicy i doradcy przy stole negocjacyjnym

• Duża rola dokładnie spisanych kontraktów

Cechy kultur propartnerskich:

• Ludzie niechętnie robią interesy z obcymi

• Pierwszy kontakt pośredni: targi, misje handlowe, osoby wprowadzające, referencje

• Priorytet = Poświęcić czas na stopniowe tworzenie zaufania i dobrych relacji, prawdziwe interesy później

• Harmonia: unikanie konfliktów i konfrontacji międzyludzkich

• Czułe punkty: „zachowanie twarzy”, godność, miłość … ( ?? )

• Mało otwarty styl wyrażania, ostrożnie by nie urazić

• Skuteczność: wymaga kontaktów twarzą w twarz

• Zaufanie: Prawnicy i doradcy w cieniu

• Wyjaśnienie nieporozumień: kontakt osobisty ponad kontrakt

2. Ekspresję

Kultury ekspresyjne	Kultury o zróżnicowanej ekspresyjności	Kultury powściągliwe
Europa, kraje romańskie, śródziemnomorskie, latynoamerykańskie	USA, Kanada, Australia, Nowa Zelandia, Europa Wschodnia, Azja Południowa, Afryka	Azja Wschodnia, Południowo-wschodnia, kraje skandynawskie i germańskie

Cechy kultur ekspresyjnych:

• Mówimy głośno, przerywamy sobie swobodnie, cisza krępuje

• Mniejszy dystans przestrzenny

• Intensywny kontakt wzrokowy, szczerość i zainteresowanie

• Wyrazista mimika i ożywiona gestykulacja

Cechy kultur powściągliwych:

• Rola ciszy, „swoboda milczenia”, nie przerywamy sobie, kolejność wypowiedzi

• Dystans przestrzenny co najmniej na długość ręki

• Unikamy intensywnego, stałego patrzenia sobie w oczy

• Ograniczona mimika i gestykulacja, waga gestów

3. Ceremoniał

Kultury ceremonialne (hierarchiczne)	Kultury nieceremonialne
Większość krajów europejskich i azjatyckich, kraje Morza Śródziemnego, świat arabski i latynoamerykański	Australia, Nowa Zelandia, USA, Kanada, Dania, Norwegia, Islandia

Cechy kultur ceremonialnych:

• Ceremonialność w stosunkach międzyludzkich: okazywanie szacunku

• Ważne są różnice w statusie społecznym i zawodowym: widoczne, podkreślone, słyszalne, podtrzymywane związki (absolwenci), tytuły

• Rozbudowane rytuały: protokół dyplomatyczny

Cechy kultury nieceremonialnych:

• Brak ceremoniału to nie lekceważenie

• Podkreślenie statusu wywołuje skrępowanie

• Prosty protokół, szybkie przechodzenie na „Ty”

4. czas i harmonogram - obsesja na punkcie zegara

Kultury monochroniczne	Kultury umiarkowanie monochroniczne	Kultury polichroniczne
Kraje skandynawskie i germańskie, Ameryka Północna, Japonia	Australia, Nowa Zelandia, Europa Południowa, Środkowo-wschodnia, Singapur, Hongkong, Tajwan, Chiny, Korea Północna, RPA	Świat arabski, większość krajów afrykańskich, kraje latynoamerykańskie, Azja Południowa i Południowo-wschodnia

Kultury monochroniczne:

• Punktualność i harmonogramy są święte

• Terminy nie przekraczalne, sztywne

• Spotkania są rzadko przerywane, (??), dokładnie wcześniej planowane i przygotowywane

Kultury polichroniczne:

• Ludzie i stosunki ważniejsze od harmonogramu

• „nieprzekraczalne” terminy traktuje się elastycznie

• Spotkania bywają przerywane

Przed kontaktami z kontrahentami z zagranicy należy koniecznie zwrócić uwagę na to, jakie zasady panują w danym kraju w stosunku do:

• Kobiet

• Religii

• Alkoholu

Cele moje

Cele partnera

Cele są całkiem rozbieżne

↓

Nie ma możliwości negocjowania

Cele moje

Cele partnera

Cele całkowicie się pokrywają

↓

Negocjacje nie są potrzebne

Cele moje

Cele partnera

Cele częściowo się pokrywają

↓

Taka sytuacja stanowi punkt wyjścia do negocjacji

(wynik niepewny)

Wstępna oferta

Ściana negocjacyjna

N e g o c j a c j e

• A

• B

• C

• D

BATNA

Górna granica

Dolna granica

zadania

czas

ludzie

---