Planowanie

Planowanie jest jedną z funkcji zarządzania, jest najważniejszą rolą pełnioną przez menedżerów.

co to jest funkcja zarządzania (H. Fayol)

co to jest rola menedżera?

Kto to jest menedżer?

Definicje:

1. Uporządkowany zbiór czynności i procesów myślowych wykonywany przez zespół ludzi w celu przygotowania i uruchomienia działań mających doprowadzić do osiągnięcia świadomie wybranych przyszłych stanów obiektu objętego planowaniem. (K. Porwit)

2. Zespół skwantyfikowanych decyzji ostatecznych, projektów decyzji oraz przewidywań obejmujących określony odcinek czasu (Cz. Bobrowski)

3. Planowanie jest wszechstronnym procesem formułowania specyficznych celów organizacji oraz sposobów ich osiągnięcia. (L. Bittel)

4. Wytyczanie celów organizacji i określanie sposobu ich najlepszej realizacji (R. Griffin)

Co jest istotą planowania?

- Cele organizacji do których dążymy

- oraz plany które zapewniają ich realizację

Na czym polega planowanie?

- wybór celów najkorzystniejszych dla organizacji, odpowiadającym istniejącym potrzebom i możliwością wykorzystania zasobów

- określenie i zagwarantowanie środków umożliwiających osiągnięcie celów przy maksymalnej efektywności działania

-skoordynowaniu wielu równolegle realizowanych celów i wykorzystywanych zasobów aby procesy osiągnęły efekt synergii

- zapewnieniu optymalnego wykorzystania dostępnych zasobów

Planowanie można rozpatrywać z punktu widzenia:

-miejsca i funkcji planowania w systemie zarządzania

- horyzontu czasowego planowania

- merytorycznej treści planowania

- rozwiązań organizacyjnych i instytucjonalnych wynikających z przyjętej metody koordynacji

- ciągłości procesów informacyjno - decyzyjnych oraz technik rachunkowo - analitycznych wykorzystywanych w gromadzeniu informacji potrzebnych do podejmowania decyzji

Występują ogólne, uniwersalne zasady planowania, czyli normy postępowania wynikające z nauki i praktyki:

1. Zasada konkretności. Zadania wynikające z planu powinny być formułowane w formie ścisłej i w miarę możliwości wymiernej. Przykładowo nie można używać określeń „osiągnięcie wyższej jakości produkcji”, „poprawa wyników sprzedaży” itp..

2. Zasada terminowości. Należy każdemu zadaniu w planie przypisać ścisły termin wykonania. Pozwala to na lepsze zarządzanie uwzględniające takie funkcje jak: organizowanie, kontrolowanie, koordynowanie.

3. Zasada elastyczności. Podstawę planowania stanowi prognoza przyszłego układu warunków i środków działania. Jeżeli w toku działalności pojawiają się okoliczności nieprzewidziane prognoza staje się zawodna. Należy zatem uwzględniać warianty realizacji planów w miejscach krytycznych.

3. Zasada elastyczności.

„Planowanie awaryjne” - określenie alternatywnego sposobu działania na wypadek, gdyby przyjęty plan został nieoczekiwanie zakłócony lub przestał odpowiadać nowym warunkom.

4. Zasada optymalnego horyzontu czasowego. Z jednej strony powinno się ustalać plany najdalej wybiegające w przyszłość, z drugiej strony im krótszy horyzont czasowy tym większe prawdopodobieństwo realizacji planu.

5. Zasada naukowości

6. Zasada selektywnego wyboru

7. Zasada koncentracji środków

8. Zasada decydującego ogniwa

9. Zasada harmonijnego rozwoju

10. Zasada wewnętrznej zgodności planu

Bariery, ograniczenia i ich przezwyciężanie w procesie planowania:

1.Niewłaściwe cele. Merytoryczne błędy w projektowaniu celów. Niedocenianie celów nie mierzalnych.

2.Niewłaściwe nagradzanie. Polega na błędach przy interpretacji osiągniętych wyników oraz na skupianiu się na celach krótkookresowych.

3. Dynamika i złożoność otoczenia.

POSZUKIWANIE OBRONA

+ Dynamika otoczenia -

4. Niechęć do ustalania celów. Powodowana brakiem wiary w sukces lub obawą przed porażką. Ponadto nie ustalenie celów daje możliwość „kombinowania”

5. Opór wobec zmian. Planowanie zawsze niesie ze sobą jakieś zmiany w organizacji. Ludzie nie lubią zmian.

Eliminacja barier w realizacji i ustalaniu celów:

1.Zrozumienie znaczenia celów

2. Komunikacja i partycypacja

3. Spójność pionowa i pozioma

4. Skuteczny system zagradzania. Brak osiągnięcia celu nie zawsze powinien wiązać się z sankcjami.

Misja organizacji

Cele (częściowo w planach)

Planowanie strategiczne (plany)

Planowanie taktyczne (plany)

Planowanie operacyjne (plany)

Misja organizacji:

Najważniejsza kategoria w planowaniu oraz sens istnienia każdej organizacji.

Zawiera informacje o celu istnienia organizacji, zasięgu działalności, charakterze działalności, „adresatach” działań organizacji, podstawowych produktach lub usługach.

W ujęciu ontologicznym charakteryzuje organizację, jako byt (niezależny i istniejący obiektywnie).

Planowanie strategiczne:

Def. ogólny plan zawierający cele strategiczne oraz informacje dotyczące alokacji zasobów, priorytetów i działań dla ich osiągnięcia. (trochę R. Griffin'a)

Strategia jest ogólnym programem definiowania i realizacji celów organizacji oraz pełnienia jej misji.

Strategia jest układem reakcji organizacji na otoczenie. (J. Stoner)

Planowanie strategiczne jest sformalizowanym procesem długofalowego planowania stosowanego do określania i realizacji celów organizacji (J. Stoner)

Cechy planowania strategicznego:

- dotyczy zagadnień podstawowych dla istnienia organizacji, jest rozwinięciem misji organizacji

-określa ramy planowania w organizacji (czyli zawsze można zapytać: która z przedstawionych propozycji lepiej będzie realizować naszą strategię? itp.

- jest zawsze długofalowe, długookresowe.

- koncentruje aktywność organizacji na działaniach najważniejszych

Sposoby podejścia do planowania strategicznego:

-podejście autorytarno - przedsiębiorcze (intuicja szefa)

- podejście dostosowawcze (słabe przywództwo i brak wizji), można znaleźć podobieństwo do podejście sytuacyjnego.

- podejście sztywnej realizacji planu (systematyczność, duże znaczenie planowania w organizacji)

Planowanie. Ogólne etapy planowania:

-Etap 1. Ustanowić cele.

- Etap 2. Przeanalizować sytuację (określić wewnętrzny stan organizacji)

- Etap 3. Przeanalizować sytuację otoczenia (cechy sprzyjające i utrudniające osiągnięcie celów)

- Etap 4. Opracować zadania do realizacji (zadania są sposobami osiągnięcia celów)

Planowanie taktyczne:

Co to jest plan i cel taktyczny?

Niektórzy autorzy pomijają cele i plany taktyczne.

Def. R. Griffin'a: plan taktyczny to plan skierowany na osiągnięcie celów taktycznych , opracowany dla osiągnięcia elementów planu strategicznego.

Charakterystyka planowania strategicznego:

1.Opracowanie planów taktycznych:

-rozpoznanie i zrozumienie planów strategicznych oraz wyznaczenie celów taktycznych

-Określenie potrzebnych terminów i terminów realizacji

- rozpoznanie zasobów ludzkich

2. Realizacja planów taktycznych:

-ocena kierunku działania z punktu widzenia celów

-zarządzanie informacjami i zasobami

- analiza pionowej (strategicznej i taktycznej) integracji działań.

Planowanie operacyjne:

Def. Griffin'a: plan nastawiony na wykonanie planów taktycznych dla osiągnięcia celów operacyjnych.

Planowanie i realizacja na szczeblu operacyjnym jest codzienną działalnością, zawsze realizujemy jakiś plan operacyjny. Dlatego jakość i wykonanie planów na tym szczeblu jest naszym codziennym doświadczeniem.

Plany operacyjne są wokół nas, często nie zdajemy sobie sprawy z tego, że im podlegamy lub nieświadomie je realizujemy.

Rodzaje planów:

Ze względu na horyzont czasowy:

-krótkookresowe do 1 roku

- średniookresowe (od roku do 5 lat)

- długookresowe ( od 5 lat do ...)

Ze względu na powtarzalność:

-plany ciągłe

-

plany jednorazowe

Ze względu na powtarzalność:

Plany ciągłe.

Dotyczą reakcji organizacji na powtarzające się sytuacje wewnątrz lub/i w otoczeniu organizacji. Plany ciągłe pozwalają na oszczędność czasu i sprawniejsze funkcjonowanie organizacji.

Wytyczne polityki (polityki ogólne, polityka organizacji).

Stanowią ogólny plan w postaci wskazówek w procesie podejmowania decyzji.

Def. Griffin: Plan ciągły, który określa reakcję organizacji na pewien problem lub sytuację

Ukierunkowują myślenie w organizacji aby realizować wyznaczone cele. Plany te mogą przyczyniać się do wzrostu efektywności. Mogą realizować wartości i odzwierciedlać kulturę organizacji

Dot. np. noszenia określonego ubioru, zasad higieny, rozstrzygania konfliktów, sfery wartości, moralności itd.

Plany te mogą mieć charakter nieformalny wynikający z praktyki podejmowanych decyzji, mogą wynikać ze sfery regulacyjnej (np. presja na ekologię itp.)

Procedury (standardowa procedura działania)

Plan zawierający szczegółowe instrukcje dotyczące wykonywania serii czynności powtarzających się systematycznie.

Def. Griffin'a: Plan ciągły określający kroki jakie należy podjąć w określonych okolicznościach.

Plany te są dużo bardziej konkretne niż polityki, opisują sposób postępowania w konkretnych sytuacjach.

Reguły ( przepisy, zasady)

Najwęższy rodzaj planów ciągłych, najbardziej szczegółowych. Zastępują myślenie w określonych ściśle scharakteryzowanych sytuacjach. Zastępują proces decyzyjny.

Def. Griffin'a: Plany opisujące dokładnie sposób wykonania określonych czynności.

Plany jednorazowe

Plany te określają szczegółowe działania które najprawdopodobniej nie będą powtarzane w przyszłości.

Program

Def. Griffin: Jednorazowy plan dla szerszego zestawu działań.

Plan ten obejmuje bardzo duży zestaw działań np. budowa statku kosmicznego i misja załogowa na Marsa lub mniejszy np. ...?

W programie powinny się znaleźć: cele do osiągnięcia, etapy ich osiągania, odpowiedzialność za realizację poszczególnych etapów , terminy wykonania oraz najczęściej budżet (lub preliminarze).

Projekt

Plany będące częściami programu.

Def. Griffin: Plan jednorazowy o węższym zakresie i mniejszej złożoności niż program.

---