Rola kartotek wzorcowych
Kartoteki wzorcowe to rozwiązanie względnie nowe w dziedzinie automatyzacji bibliotek. Zamieszczone są w nich znormalizowane formy haseł alfabetycznych, rzeczowych, i związane z tymi hasłami odsyłacze.
Kartoteka haseł wzorcowych jest zaprojektowana zgodnie z zasadami tworzenia haseł. W procesie wyszukiwania wg haseł alfabetycznych kartoteka wzorcowa zawiera:
- nazwy osobowe
- tytuły ujednolicone
Opisy wzorcowe nie ograniczają się do ustalenia formy haseł i odsyłaczy, ale zawierają także informacje w postaci odsyłaczy orientacyjnych lub uwag umożliwiających identyfikacje hasła. Jeśli jest to konieczne, opisy wskazują użytą formę, wyjaśniają relacje między nią a formami odrzuconymi.
Zasadę ogólną funkcjonowania kartotek wzorcowych stanowi porządek jakościowy. Działają one jak filtry dla każdego nowego opisu, wprowadzonego do systemu. Pozwalają porównać dane przygotowane do wprowadzenia z danymi już znajdującymi się w kartotekach wzorcowych. System akceptuje hasła już znane, żąda natomiast czynności weryfikacyjnych mniej lub bardziej złożonych w przypadku haseł, których nie rozpoznaje. Uzyskuje się w ten sposób prawie całkowitą eliminację wszystkich wariantów ortograficznych.
Biorąc pod uwagę ich znaczenie dla zarządzania katalogami, liczne systemy dostępne na rynku i przeznaczone dla bibliotek stosują w sposób skuteczny kartoteki wzorcowe. Pierwszym dużym systemem zautomatyzowanym, który wprowadził pojęcie kartoteki wzorcowej, była sieć WLN (Washington Library Network). System kanadyjski UTLAS, rozwinął funkcję Sharaf (Shared Authority File). Dzisiaj nawet systemy pracujące na mikrokomputerach są wyposażone w funkcję zarządzania kartotekami wzorcowymi wg wymogów Datatrek. Funkcją tą dysponują wszystkie duże systemy komercyjne (GEAC ADVANCE, VTLS, URICA, ALS i In.).
Wiele instytucji bardzo wcześnie zajęło się kontrolą i normalizacją haseł opisu dokumentów, zarówno w zakresie katalogowania formalnego, jak i rzeczowego.
W systemie zautomatyzowanym rezultaty takiej kontroli przybierają formę kartotek wzorcowych. Zasadniczo są one logicznie oddzielone od bazy bibliograficznej i mają służyć kontroli poprawności informacji, które mają być wprowadzone do bazy danych.
W praktyce kartoteki wzorcowe obejmują 4 grupy informacji:
Przyjęte formy haseł, w postaci możliwie najpełniejszej. W przypadku nazwy osobowej chodzi tu np. o następujące informacje:
- nazwisko,
- inicjały imienia (imion),
- pełne imię (imiona),
- datę urodzenia,
- datę śmierci,
- zawód,
- tytuł.
Formy odrzucone haseł. Może tu chodzić o pseudonimy lub warianty związane z transliteracją.
Odsyłacze orientacyjne, które wspomagają użytkownika w nawigowaniu po bazie danych, zwłaszcza w kartotekach wzorcowych haseł przedmiotowych.
Uwagi i dane uzupełniające pozwalają na wskazanie ewentualnych relacji między różnymi opisami wzorcowymi i podanie wykorzystywanych źródeł informacji.
Kartoteki wzorcowe stosowane w systemach informacyjnych zawierają nie tylko tradycyjne odsyłacze, jakie znajdują się w katalogach kartkowych, ale również formy przyjęte, zatwierdzone przez kompetentną instytucję. Utrzymywanie kartotek autorytatywnych powinno być powierzone wyznaczonym ośrodkom katalogowym, lub bibliotekom narodowym.
Szybko pojawiła się konieczność uregulowania w sposób jednolity zasad tworzenia kartotek wzorcowych, powstających w różnych miejscach. Biblioteka Kongresu zaproponowała w roku 1981 normę na format wymienny kartek wzorcowych. Sposób zapisu danych przypomina rekordy bibliograficzne.
Kartoteki wzorcowe są zasadniczym narzędziem koordynacji w sferze danych bibliograficznych; z jednej strony pozwalają na decentralizację katalogu, na katalogowanie uczestniczące- które jest naczelną zasadą katalogowania w sieciach bibliotecznych, a z drugiej umożliwiają fuzję katalogów bibliograficznych w perspektywie katalogów centralnych na wysokim poziomie.
IFLA opublikowała dwie propozycje norm dotyczących kartotek wzorcowych związanych z projektem UNIMARC. Pierwsza z nich dotycząca zasad budowy hasła; często nazywa się GARE (Guidelines for Subject Authority and Reference Entries). Druga propozycja dotyczy struktury formatu kartotek wzorcowych: UNIMARC AUTHORITIES (1991). IFLA rekomenduje również Guidelines for Subject Authority and Reference Entries (1993), które to zasady mają znormalizować sposób przedstawiania opisów wzorcowych w zakresie haseł opracowania rzeczowego.
Jest rzeczą oczywistą, że prace nad kartotekami wzorcowymi przyczyniły się w ostatnich latach do znacznego postępu w dziedzinie zinformatyzowanej kontroli bibliograficznej. Wiele bibliotek zainstalowało je w swoich lokalnych systemach, poprawiając w ten sposób kontrolę bibliograficzną. Kartoteki wzorcowe odgrywają niezastąpioną rolę w katalogowaniu kooperatywnym.
Jacquesson A., Automatyzacja bibliotek : zarys historyczny, strategia, perspektywy, s.91
Jacquesson A., Automatyzacja bibliotek : zarys historyczny, strategia, perspektywy, s.91-92