Zasady i istota zakładowego planu kont

1. Wymagania ogólne

Bezpośrednią podstawą prowadzenia rachunkowości w każdym z osobna podmiocie gospodarczym nie stanowi ustawa o rachunkowości, lecz własna opracowana na podstawie przedmiotowej ustawy dokumentacja przyjętych zasad (polityka) rachunkowości, ustalona i wprowadzona do stosowania - w formie pisemnej przez kierownika jednostki gospodarczej ( np. Zarządu Spółki)

Zgodnie z postanowieniami art. 10 ust. 1 i 2 z uwzględnieniem przepisów art. 4 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki gospodarczej ustala i wprowadza do stosowania - na okres wieloletni - dokumentacje przyjętych przez Spółkę zasad (politykę) prowadzenia rachunkowości, na która oprócz decyzji wprowadzającej ja w życie uchwały Zarządu lub innej decyzji, składają się w szczególności następujące zespoły dokumentacji:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie,

w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych
nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym

w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,

4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

5) wzór własny sprawozdania finansowego opracowany z uwzględnieniem przepisów ustawy o rachunkowości) składający się z : wprowadzenia (opisowego) do sprawozdania finansowego, bilansu, rachunku zysków i strat, dodatkowych informacji i objaśnień, zestawienia zmian w kapitale własnym; rachunku przepływów pieniężnych

Obowiązek posiadania tej dokumentacji wynika z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Dokumentację tę ustala-stosując przepisy ustawy (w tym art. 10 ust. 1 i 2)-kierownik jednostki, który potwierdza na piśmie w decyzji (uchwale) przyjęcie zasad rachunkowości, spośród pokreślonych ustawą, zwłaszcza możliwych do wyboru, zapewniających w warunkach danej jednostki rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przyjęte do stosowania rozwiązania powinny uwzględniać specyfikę działalności danej jednostki oraz umożliwiać sporządzanie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych, zwłaszcza rocznego sprawozdania finansowego, deklaracji podatkowych oraz prawidłową kontrolę rozrachunków wszelkiego rodzaju i osób zatrudnionych na warunkach umowy o pracę z powierzonego im mienia. Przyjęte rozwiązania mają uwzględniać przede wszystkim potrzeby jednostki w zakresie bieżącej analizy i oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz umożliwiać sprawowanie skutecznej kontroli dokonywanych operacji gospodarczych i finansowych w związku z prowadzoną przez jednostkę działalnością statutową lub określoną w umowie. Kierownikiem jednostki ustalającym w formie pisemnej i aktualizującym - w myśl art. 10 ust. 2 ustawy - dokumentację opisującą przyjęte do stosowania zasady rachunkowości jest osoba lub organ jedno lub wieloosobowy (zarząd), który - zgodnie zobowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności -uprawniony jest do zarządzania jednostką, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; przepis ten stosuje się odpowiednio do osób wykonujących wolne zawody. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora lub syndyka.

Aby wprowadzić zakładowy plan kont uwzględniający zmiany w rachunkowości obowiązujące od 1 stycznia 2002 r. wskazane jest przede wszystkim określić wykaz kont księgi głównej (wykaz kont syntetycznych).

Każda jednostka we własnym zakresie przyjmuje te zasady, metody spośród określonych i postawionych do wyboru przepisami ustawy, które w jej warunkach są najbardziej przydatne, uwzględniające specyfikę prowadzonej przez nią działalności oraz zapewniające niezbędne informacje a zarazem umożliwiające skuteczne sprawowanie kontroli dokonanych operacji Wybrane przez jednostkę rozwiązania, dostosowane do specyfiki i rozmiarów oraz formy prawnej prowadzonej przez nią działalności należy określić na piśmie w decyzji (uchwale) w sprawie zakładowego planu kont danej jednostki

Wskazane jest, aczkolwiek ustawa tego nie nakazuje, określić i dołączyć do zakładowego planu kont instrukcję wewnętrzną sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów oraz przekazywania ich do komórki księgowości. Konieczne jest określenie, zwłaszcza zasad stosowania tzw. dowodu zastępczego (określonego w art. 20 ust. 3 pkt 3 i ust. 4 ustawy o rachunkowości), mając na uwadze, że dowód ten nie może być stosowany dla udokumentowania operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

2. Zakres przedmiotowy zakładowego planu kont

oraz zasady wyboru rozwiązań spośród określonych ustawą

Uwzględniając wymagania określone znowelizowaną ustawą o rachunkowości (w art. 10 ust. 1), scharakteryzowane w części I niniejszego opracowania, zakładowy plan kont powinien - odrębnie w każdej jednostce - określać co najmniej:

1) rok obrotowy i wchodzące w jego skład krótsze okresy sprawozdawcze (miesiąc,
kwartał, półrocze) zwłaszcza do sumowania obrotów w dzienniku i na kontach księgi
głównej dla potrzeb wzajemnego uzgodnienia tych obrotów, także sumowania obrotów i
ustalenia sald na kontach ksiąg pomocniczych w celu uzgodnienia zapisów na tych

kontach z zapisami na kontach syntetycznych,

2. rodzaje działalności podstawowej (handlowej, produkcyjnej, budowlanej, usługowej)
   lub wyodrębnione placówki gospodarcze, dla których będą odrębnie grupowane koszty i
   przychody działalności operacyjnej w celu ustalenia wyniku finansowego (zysku, straty)
   ze sprzedaży towarów lub produktów,

3. rodzaje działalności pomocniczej, które w danej jednostce świadczą usługi na rzecz
   działalności podstawowej (handlowej, produkcyjnej, budowlanej, usługowej) i w związku
   z tym koszty związane z prowadzeniem działalności pomocniczej mają być grupowane
   na oddzielnym koncie dla każdej działalności pomocniczej, a następnie rozliczane w
   ciężar kosztów działalności podstawowej,

4) zasady ewidencji i rozliczenia kosztów działalności operacyjnej spośród możliwych
trzech sposobów:

a) tylko według rodzajów - na kontach zespołu 4,

b) tylko według funkcji (działalności) - na kontach zespołu 5,

c) według rodzajów - na kontach zespołu 4 i równocześnie według funkcji (działalności) - na kontach zespołu 5, z dalszym ich odniesieniem na zapasy produktów, koszt sprzedanych produktów lub wynik finansowy,

5) wykaz kont księgi głównej ze wskazaniem tych kont, dla których nie będzie
prowadzona ewidencja szczegółowa na kontach ksiąg pomocniczych,

6) zasady ewidencji i metody amortyzacji środków trwałych, w tym przedmiotów o niskiej jednostkowej wartości początkowej oraz wartości niematerialnych i prawnych (z uwzględnieniem przepisów art. 32 i 33 ustawy),

7) metody ewidencji i wyceny rzeczowych aktywów obrotowych (materiałów, towarów,

produktów gotowych i opakowań) - spośród określonych do wyboru w art. 17 ust. 2 pkt 1 -4 .-ustawy i uwzględnieniem art. 34 ust. 1-5, w tym także aktualizacji wartości zapasów

8) sposób sporządzania rachunku zysków i strat spośród wariantów (kalkulacyjnego

I porównawczego) określonych w załączniku nr 1 do ustawy,

9) stosowanie dowodu zastępczego ze wskazaniem operacji gospodarczych, dla których
ma być on stosowany,

10) inne ustalenia przyjęte do prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokumentowania
operacji gospodarczych i finansowych.

Dokonując wyboru zasad i metod oraz sposobów prowadzenia ksiąg rachunkowych spośród dopuszczonych ustawą i dostosowując je do potrzeb jednostki, należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu:

1. zasady rzetelnego obrazu, zgodnie z którą jednostka obowiązana jest stosować
   określone ustawą zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację
   majątkową i finansową oraz wynik finansowy (art. 4 ust. 1 ustawy); oznacza to, że
   przyjęte rozwiązania powinny odzwierciedlać rzeczywisty stan majątkowy i finansowy.
   Jednostka może w ramach przyjętych zasad rachunkowości stosować uproszczenia,
   jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie
   sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego,

2. zasady memoriału wyrażającej się w tym, że w księgach rachunkowych jednostki
   należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją
   koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od
   terminu ich zapłaty (art. 6 ust. 1 ustawy),

3. zasady ostrożności (określonej w art. 7 ust. 1 ustawy), zgodnie z którą poszczególne
   składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując rzeczywiście poniesione na ich
   nabycie (wytworzenia) ceny (koszty), z zachowaniem zasady ostrożności. W
   szczególności należy w tym celu w wyniku finansowym, bez względu na jego wysokość,
   uwzględnić:

- zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów, w tym również

dokonywane w postaci odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,

• wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne,

• wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne,

• rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń.

Ustawa (w art. 7 ust. 2) nakazuje aby zdarzenia te uwzględnić także wtedy, gdy zostaną ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych.

Przyjmując odpowiednie rozwiązania w zakładowym planie kont należy mieć na uwadze, że przyjęte zasady rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych.

W celu rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji jednostka może, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczas I stosowane rozwiązanie na inne, przewidziane ustawą. Zmiana dotychczas stosowanych rozwiązań wymaga również określenia w informacji dodatkowej wpływu tych zmian na sprawozdanie finansowe, wymagane innymi przepisami prawa, jeżeli zostały one sporządzone za okres, w którym powyższe rozwiązania uległy zmianie. W przypadku takim należy w sprawozdaniu finansowym jednostki za rok obrotowy, w którym zmiany te nastąpiły, podać przyczyny tych zmian, określić liczbowo ich wpływ na wynik finansowy oraz zapewnić porównywalność danych sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym dokonano zmian (zagadnienie to określa art. 8 ust. 2 ustawy).

---