KOMUNIKOWANIE SIĘ W STRUKTURZE ZARZĄDZANIA
zarządzanie - to zestaw działań (obejmujący planowanie i podejmowanie decyzji,
organizowanie, przewodzenie - tj. kontrolowanie ludźmi i kontrolowanie skierowanych na
zasoby organizacji (ludzkie, finansowe, rzeczowe i informacyjne) i wykonywanych z
zamiarem osiągnięcia celów organizacji w sposób sprawny i skuteczny.
ZASOBY ORGANIZACJI
miękkie twarde
wiedza i umiejętności, kompetencje,
umiejętności interpersonalne,
podstawy i wartości,
normy i wzory zachowań,
typy relacji międzyludzkich, style
kierowania,
systemy komunikowania się.
rzeczowe,
techniczne,
finansowe,
zasoby ludzkie.
FUNKCJE ZARZĄDZANIA:
planowanie - programowanie celów i efektów,
organizowanie - określanie zasobów realizacji celów i zakładania efektów,
motywowanie - kształtowanie postaw zaangażowania w realizowaniu planów,
kontrolowanie - porównywanie rzeczywistej efektywności z założonymi standardami,
bieżąca rejestracja rezultatów działań.
PODSTAWOWE ROLE MENADŻERÓW:
decyzyjna,
informacyjna,
interpersonalna.
KOMUNIKACJA
komunikacja (od łac. comunicate) - doniesienie, uczynić wspólnym, mieć coś wspólnego z
kimś.
komunikacja, komunikowanie się = przekazywanie wiadomości, porozumiewanie się.
KOMUNIKACJA:
interpersonalna, masowa, publiczna, organizacyjna.
komunikacja interpersonalna - proces wysyłania i odbierania informacji w formie
symbolicznej, który dochodzi do skutku ze względu na udział predyspozycji i umiejętności
pozwalających porozumiewać się z innymi.
FUNKCJE KOMUNIKACJI INTERPERSONALNEJ:
przełamywanie barier własnej nieufności,
stworzenie klimatu współpracy i dyskusji,
zwiększenie wzajemnej akceptacji członków zespołu,
lepsze zrozumienie ról pełnionych w zespole i wzajemnej odporności na ustalenia i
realizację celów,
zwiększenie skuteczności i efektywności działań jednostek i zespołów,
kształtowanie wzorów przekazywania informacji.
TYPY KOMUNIKACJI
werbalna niewerbalna
JĘZYK
o język - złożony (dwuklasowy: wyrazy i zdania) system konwencjonalnych znaków
fonicznych i pisemnych służących m.in. do porozumiewania się ludzi między sobą w celu
przekazywania informacji.
Każdy język posiada:
1) słownik - właściwy sobie zasób, co do brzmienia i pisania wyrazów i wyrażeń,
2) gramatyka - zasady i reguły precyzujące sposób konstruowania znaków złożonych
ze znaków prostych,
3) systematyka - dyrektywy znaczeniowe przypisujące znakom językowym określone
treści, sposoby ich zrozumienia.
JĘZYK:
naturalny - sztuczny,
przedmiotowy - meta przedmiotowy.
FUNKCJE JĘZYKA:
przedstawieniowa (opisowa, denotatywna),
ekspresywna (emotywna),
impresywna,
fatyczna,
performatywna (stanowiąca, sprzeczna),
metajęzykowa.
Zdanie w sensie gramatycznym - wypowiedź zespół wyrazów powiązanych
merytorycznie i według reguł gramatyki.
Zdanie w sensie logicznym - zdanie oznajmujące, podlegające ocenie w kategorii prawdy
lub fałszu ( posiada wartość logiczną),
pojęcie - znaczenie nawy, treść nazwy,
nazwy - wyrażenia, które w zdaniu o strukturze: „S jest P”, mogą odgrywać rolę podmiotu,
desygnat - przedmiot oznaczany przez daną nazwę,
zakres nazwy - zbiór wszystkich desygnatów nazwy stanowi jej zakres.
KLASYFIKACJA NAZW:
ogólne, jednostkowe, puste.
KLASYFIKACJA NAZW WEDŁUG KRYTERIUM: DO CZEGO NAZWY SIĘ ODNOSZĄ:
konkretne - są znakami rzeczy, osób,
abstrakcyjne - są znakami cech, zdarzeń, stanów rzeczy, relacji (śmiech, spokój, przyjaźń).
WŁAŚCIWOŚCI JĘZYKA, JAKO ŹRÓDŁA NIEPOROZUMIEŃ:
o wieloznaczność,
o aktualny i potencjalny sens wyrażeń czasownikowych,
o okazjonalność,
o znaczenie dosłowne i niedosłowne,
o nieostrość zdarzeń.
1) definicja - neutralizuje części języka, które utrudniają czytelność; wypowiedź językowa
objaśniająca treść jakiegoś słowa bądź podająca najważniejsze informacje o pewnych
przedmiotach.
STRUKTURA DEFINICJI
definindium
(człon definiowany)
Spójnik definiujący
(„jest to”, „to tyle co”)
definiens
(człon definiujący)
2) definicja realna a definicja nominalna
RODZAJE DEFINICJI ZE WZGLĘDU NA ICH BUDOWĘ:
definicja równościowa; człon definiowany pokrywa się z członem definiującym co do treści
albo co do zakresu np. kwadrat to figura geometryczna o równych bokach i kątach ostrych.
Ogólna zasada: „Wyraz A znaczy tyle, co wyrażenie B, mające cechę C”. Definicja polega na
podaniu rodzaju najbliższego i różnicy gatunkowej (definicja równościowa klasyczna).
Definicja równościowa może mieć również inną formę, w której nazwy użyte w definiensie
równoważą zakres nazwy definiowanej np. „Zbożem, w rozumieniu ustawy, jest owies,
pszenica, proso.” (definicja równościowa nieklasyczna).
definicja kontekstowa.
RODZAJE DEFINICJI ZE WZGLĘDU NA ICH ZADANIA:
definicje sprawozdawcze,
definicje projektujące.
ZAKRESY MIĘDZY NAZWAMI:
równoważność,
nadrzędność,
podrzędność,
krzyżowanie,
wykluczenie.
STRUKTURA KOMUNIKACJI
nadawca
środki przekazu
Informacja przekazana
w postaci sygnałów
werbalnych lub niewerbalnych.
odbiorca
intencja
(zamiar, myśl, uczucie),
kodowanie
(przekład zamiaru,
myśli na informację),
wiadomość.
odbiór wiadomości,
reakcja na sygnały,
odkodowanie
(nadawanie znaczenia
odebranej wiadomości).
str. 6
PODSTAWOWE UMIEJĘTNOŚCI W KOMUNIKOWANIU SIĘ:
zdolność wyrażania własnych myśli,
umiejętność słuchania,
umiejętność rozumienia czytanego tekstu,
umiejętność pisania sprawozdań, raportów, referatów,
umiejętność wysyłania i interpretacji sygnałów niewerbalnych.
Słowa i czyny mają określone znaczenie w określonym kontekście.
kontekst - czynniki, od których uzależnione jest właściwe rozumienie treści komunikatu.
UWARUNKOWANIA KOMUNIKACJI - KONTEKST
podmiotowe przedmiotowe
osobowe (nadawcy i odbiorcy),
treść komunikacji (mieć coś do
zakomunikowania),
umiejętność komunikowania się.
kulturowe,
historyczne,
społeczne,
ekonomiczne,
przestrzenne,
geograficzne,
środki komunikacji.
ZASADY KOMUNIKACJI WERBALNEJ:
kto jest nadawcą?,
kto jest odbiorcą?,
jaki jest cel?,
treść przekazu,
forma przekazu.
CZYNNIKI UTRUDNIAJĄCE KOMUNIKACJĘ:
1) psychologiczne,
2) socjologiczne,
3) językowe,
4) style komunikacji.
1) psychologiczne:
stereotypy myślenia - utrwalone, uproszczone wzorce myślenia (kategoryzacja,
polaryzacja, generalizacja, petryfikacja (nie przyjmowanie zmian),
niezgodność systemów myślenia - indywidualne schematy myślenia i działania, których
asymetria powoduje odmienną interpretację treści komunikatów,
nieświadome zjawiska psychiczne - projekcja, represja,
projekcja - podmiot, interpretacja zachowania innych a zatem i treść ich wypowiedzi
na podstawie swoich nieuświadomionych motywów i potrzeb,
represja (wyparcie) - podmiot odrzuca informację przez siebie niepożądane,
negatywnie oceniające jego wyobrażenie o sobie, poglądy i przekonania,
ograniczone zdolności odbioru - dopływ znaków informacyjnych przekracza pojemność
pojedynczej chwili uwagi.
2) socjologiczne:
biografia społeczna i indywidualna - każdy człowiek jest indywidualny w sensie
psychologicznym a przynależność do określonych grup i warstw społecznych przyjmuje
określony system ocen, przekonań i postaw oraz standardy zachowań,
status społeczny - pozycja społeczna i role społeczne pełnione są przez partnerów
procesu komunikacji, nierówność hierarchicznej pozycji partnerów, relacja dominacji i
władzy jednego partnera wobec drugiego,
różne systemy wartości - fundamentalizm.
STYLE KOMUNIKACJI:
słuchanie - proces świadomego i aktywnego odbioru procesów fonicznych (słyszenie,
selekcja i koncentracja, rozumienie i zapamiętywanie).
str. 8
CECHY DOBREGO SŁUCHACZA:
motywacja do słuchania,
pozytywne nastawieunie do mówiącego,
obiektywizm,
cierpliwość,
wnikliwość,
dokładność,
otwartość,
wrażliwość,
wsparcie (reguła wzajemności).
TYPY SŁUCHANIA
refleksyjny nierefleksyjny
BARIERY W SŁUCHANIU:
wynikające ze stosunku nadawcy do odbiorcy,
związane z osobą słuchacza,
związane z formą i treścią przekazu,
determinowanie warunkami w jakich przebiega proces komunikowania się.
krytyka - wypowiedź językowa najczęściej związana z sytuacją rozbieżności między stanem
zakładanym, pożądanym, a osiągniętym. Budzi negatywne emocje (lęk, poczucie winy,
krzywdy, upokorzenia), gdyż zawiera ujemne oceny osoby lub wykonywanych zadań.
FORMY KRYTYKI:
konstruktywna (rzeczowe informacje na temat osoby w związku z wykonanym zadaniem
lub jego efektów),
niekonstruktywna (krytykanctwo - krytyka nierzeczowa, niesprawiedliwa, przesadne
poszukiwanie błędów i negatywnych cech danej osoby).
ZASADY POPRAWNEJ KRYTYKI:
o świadomość motywów, intencji jakimi kierujemy się krytykując,
o konkretność podmiotu krytyki - używanie zwrotów typu: według mnie…,
o nie uogólniać w oparciu o stereotypy,
o krytykować konkretne osoby lub konkretne efekty pracy - odróżniać osoby od efektów ich
pracy,
o nie krytykować wielu elementów jednocześnie - zbyt wiele informacji negatywnych
„zamyka” odbiorcę,
o unikać krytyki mogącej naruszać poczucie godności,
o przedstawiać właściwe rozwiązania,
o krytykując wydobywać także pozytywne aspekty (nieakceptowane, lecz mające pozytywne
cechy czy wartości).
UMIEJĘTNOŚĆ PRZEMAWIANIA (zabierając głos, nie zabieraj czasu!):
1) Jak się zaprezentować?
przygotowanie merytoryczne (przejaw kompetencji i wiarygodności),
dobrze przygotowany początek (miła atmosfera i zainteresowanie),
staranny ubiór właściwy ze względu na okoliczność przemawiania,
nieco stremowany (napięcie) lecz nie spanikowany,
2) Jak mówić?
dbać o kontakt wzrokowy ze słuchaczami,
odpowiednia głośność zapewniająca swobodne słuchanie,
spójność przekazu werbalnego i niewerbalnego,
używać języka odpowiedniego dla słuchaczy,
3) Co mówić?
struktura wystąpienia (wstęp, jakie treści chcemy przekazać),
rozwinięcie - analiza wartości merytorycznej,
podsumowanie - powtórzenie najważniejszych treści (efekt świeżości),
przekazywanie treści związanych z tematem - należy utrzymać temat i tempo
wypowiedzi,
nie obawiać się powtórzeń jeśli treści są ważne, zwłaszcza jeśli temat jest trudny,
obserwować reakcję słuchaczy na przekazywane treści i reagować w określony
sposób (funkcjonalny w danej sytuacji),
4) Do kogo mówisz?
liczebność audytorium i miejsce,
stosunek do tematu, do występującego i okoliczności,
zainteresowanie audytorium.
KOMUNIKACJA NIEWERBALNA
Odbiór przekazu zależy:
w 7% od treści,
w 38% od formy wypowiedzi,
w 55% od „mowy ciała”,
Kanał werbalny - fakty, wnioski, opinie,
Kanał niewerbalny - nastroje i uczucia, ustala reakcję między ludźmi.
KOMUNIKOWANIE NIEWERBALNE JEST:
wielokanałowe,
zróżnicowane kulturowo,
zamierzone i spontaniczne,
ciągłe.
Zachowania niewerbalne mogą być częściowo zamierzone, sterowane, ale mają charakter
nieświadomy.
Komunikacja niewerbalna oparta jest na systemie znaków „nieostrych”. Ich jednoznaczna
interpretacja nie zawsze jest wiarygodna i jednoznaczna.
FUNKCJE KOMUNIKACJI NIEWERBALNEJ:
przekazywanie znaczeń (emblematowy),
ilustrowanie wypowiedzi (ilustratory),
wskazywanie emocji (afektatory),
regulacja zachowań konwersacyjnych (regulatory)
komunikaty niewerbalne wywołują efekt pierwszego wrażenia, są także wzmocnieniem
informacji przekazywanych słownie.
str. 11
NIEWERBALNE NOŚNIKI PRZEKAZU:
1) ruchy ciała - ruchy rąk, dłoni, palców, głowy, tułowia,
2) mimika twarzy - ruchy brwi, ust oczu,
3) dotyk i jego formy - grzecznościowy-rytualny, profesjonalny, przyjacielsko-koleżeński,
intymny,
4) kontakt wzrokowy - kierunek i długość patrzenia,
5) dystans fizyczny między rozmówcami - odzwierciedla stan psychiczny lub pozycję
rozmówców,
6) pozy ciała w trakcie rozmowy - sygnalizuje poziom napięcia lub zrelaksowania, otwartość
lub zamknięcie,
7) wygląd fizyczny, sposób interpretacji,
8) organizacja środowiska - organizacja przestrzenna i jego statyka,
9) niewerbalne cechy mowy - cechy parajęzykowe typu: „eee…”, „yyy…”.
KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI
FUNKCJE KOMUNIKACJI W ORGANIZACJI; WŁAŚCIWOŚCI KOMUNIKOWANIA ORGANIZACYJNEGO:
dotyczy członków organizacji,
pozostaje w funkcjonalnym związku ze strukturą organizacji (właściwości struktury
organizacyjnej warunkują sieci komunikacyjne),
reakcje między uczestnikami mają charakter formalny,
dotyczy realizacji zadań.
KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI
komunikacja wewnątrz organizacji komunikacja z otoczeniem zewnętrznym
PŁASZCZYZNY KOMUNIKOWANIA ORGANIZACYJNEGO
komunikowanie interpersonalne komunikowanie grupowe
DETERMINANTY KOMUNIKOWANIA
psychospołeczne organizacyjne
osobowość,
postawy (wobec nadawcy, odbiorcy,
informacji),
wzory społeczne i kulturowe,
sposoby przekazywania.
właściwości struktury organizacyjnej,
kultura organizacyjna,
konkretna sytuacja.