5. Wykaz akt, symbol w sprawie systemie bezdziennikowym

W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym pracownik nadaje każdemu pismu odpowiedni znak, zgodny z znakiem załatwianej sprawy. Sposób nadawania znaków pismom jest również opisany i instrukcji kancelaryjnej i opiera się na tzw. wykazie akt.

Wykaz akt jest to środek klasyfikowania wszystkich dokumentów przedsiębiorstwa według występujących w nich zagadnień. Nie jest on jednak, jakby mogła sugerować nazwa, spisem akt istniejących. Można go porównać do katalogu bibliotecznego. Katalog biblioteczny służy do odszukiwania potrzebniej książki, a wykaz akt ułatwia odszukanie akt konkretnej sprawy lub też odpowiednie zaklasyfikowanie sprawy, która wpłynęła do przedsiębiorstwa.

Klasyfikacja może być treściowa lub formalna. Klasyfikacja treściowa powstaje podczas grupowania przedmiotów lub pojęć według treści (np. w bibliotece książki są grupowane według ich tematyki). Klasyfikacja formalna polega na grupowaniu według pewnych cech zewnętrznych (np. według rozmiaru, rodzaju sprawy). Klasyfikacja może być przedmiotowo-rzeczowa, (jeżeli podział nastąpił według przedmiotu sprawy) lub podmiotowa, (jeżeli podział nastąpił według osób w przedsiębiorstwie). Systemem klasyfikacji nazywamy dobór odpowiednich kryteriów klasyfikacyjnych, według których są grupowane przedmioty lub pojęcia. Klasyfikowanie to wskazywanie określonej sprawie lub podmiotowi jego miejsca w obrębie danego systemu klasyfikacyjnego. Wykaz akt jest stałą klasyfikacją akt przedsiębiorstwa.

Wykaz akt opiera się na klasyfikacji rzeczowej, tzn. na podziale wszystkich akt według zagadnień, których dotyczą, przy czym zagadnienia ogólniejsze są dzielone na coraz bardziej szczegółowe. W wykazie są ujmowane w grupy wszystkie sprawy jednorodne lub pokrewne pod względem przedmiotowym.

Wykaz akt typowych, tytuły klas I i II rzędu

Oznaczenie: 1 Kadry: 1 to symbol liczbowych hasła Kadry z wykazu akt, 11 Zatrudnienie: 11 to symbol liczbowy hasła Zatrudnienie z wykazu akt (źródło: Załącznik nr 2 do Rozporządzenia DzU 2002 nr 167 poz. 375).

0 Zarządzanie

00 Organy kolegialne

01 Organizacja

02 Akty normatywne. Pomoc prawna

03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka

04 Informatyka

05 Skargi i wnioski

06 Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja

07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi

08 Współpraca z zagranicą

09 Kontrole

1 Kadry

10 Ogólne zasady pracy i płac

11 Zatrudnienie

12 Ewidencja osobowa

13 Bezpieczeństwo i higiena

14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników

15 Metodyka pracy

16 Dyscyplina pracy

17 Sprawy socjalno-bytowe

18 Ubezpieczenia osobowe

2 Środki rzeczowe

20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi

21Typizacja i normalizacja

22 Inwestycje i remonty (kapitalne)

23 Administracja nieruchomości

24 Gospodarka materiałowa

25 Źródła zaopatrzenia

26 Transport i łączność

27 Gospodarka energetyczna

28 Ochrona zakładu

29 Ochrona środowiska

3 Ekonomika

30 Podstawowe zasady ekonomiczno - finansowe

31 Finanse, księgowości

32 Księgowość finansowa

33 Rozliczenia płac

34 Księgowość materiałowo - towarowa

35 Koszty i ceny

36 Fundusze specjalne

37 Inwentaryzacja

38 Strategia i infrastruktura finansowa

Wykaz akt opracowuje się według dziesiętnego systemu klasyfikacji, zgodnie z Rozporządzeniami DzU 1983 nr 38 poz. 173 i DzU 2002 nr 167 poz. 1375. Akta dzieli się na 10 klas zasadniczych, tj. klas pierwszego stopnia, oznaczonych symbolami liczbowymi od 0 do 9. Każdą klasę zasadniczą można następnie dzielić na klasy cząstkowe - również od 0 do 9. W ten sposób klasa zasadnicza może być podzielona na 10 klas drugiego stopnia, oznaczonych symbolami dwucyfrowymi (przykład 5.1). Klasa drugiego stopnia może dzielić się na 10 klas trzeciego stopnia, oznaczonych symbolami trzy cyfrowymi itd.

Symbol liczbowy teczki sprawy

Podaj dwie pierwsze cyfry symbolu liczbowego teczki, w której znajdują się dokumenty z danymi osobowymi pracowników. Skorzystaj z wykazu akt podanego w przykładzie 5.1. Wszystkie dane o zatrudnionych ma dział kadr - hasło: kadry (1 - symbol liczbowy hasła), dane osobowe należą do ewidencji osobowej (12 - symbol liczbowy hasła).

Dwie pierwsze cyfry symbolu liczbowego to 12.

Podstawę do opracowania wykazu stanowią: zakres działania przedsiębiorstwa, struktura organizacyjna, podział zadań na poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy w firmie. Wykaz akt ma (powinien mieć) następujące cechy:

• Są w nim uwzględniona zagadnienia występujące aktualnie oraz jest przewidziana rezerwa na zagadnienia, które mogą zostać objęte wykazem akt,

• Treść każdego hasła jest jasna i zrozumiała,

• Każde hasło występujące w klasie wyższej jest logicznie powiązane z hasłami występującymi w klasach niższych, na które klasa wyższa jest podzielona,

• Unika się haseł ogólnikowych, np. sprawy ogólne, sprawy różne itp.

Pozycje rzeczowego wykazu akt opartego na klasyfikacji dziesiętnej, jeżeli nie ulegają dalszemu podziałowi, to są jednocześnie nazwami teczek, w których są pochowane pisma dotyczące danej sprawy. Jeżeli ulegają podziałowi, to pozostają jedynie pojęciem - nazwą zagadnienia lub grupy zagadnień, które występują w działalności przedsiębiorstwa. Każda jednostka organizacyjna wybiera z wykazu akt tylko te hasła, którymi się posługuje w swojej działalności. Zakłada tylko teczki oznaczone tymi hasłami, które są podawane w spisie haseł.

Metoda budowa wykazu akt polega, więc na ustaleniu klas zasadniczych, wynikających z zakresu działania danej jednostki organizacyjnej i na ich rozwijaniu na klasy cząstkowe z zachowaniem więzi tematycznej. Każda firma powinna mieć zatwierdzony jednolity rzeczowy wykaz akt, który jednoznacznie wskazuje, jakie poszczególnym sprawom przypisuje się symbole klasyfikacyjne i jakie są wymagania odnośnie archiwizacji akt.

---