Metody organizacji i zarządzania
Procesy zarządzania i organizacji dla swej skuteczności wymagają pewnego usystematyzowania. Usprawnienia systemów dostarczają różnorakie metody organizacji. W pracy tej postaram się omówić najważniejsze z nich.
Metoda organizatorska to inaczej postępowanie oparte na zasadach badawczych, które ma na celu rozwiązywanie problemów organizatorskich dla instytucji, które już istnieją bądź ich istnienie jest dopiero planowane.
Techniki organizatorskie to określone wzorce postępowania, na które składają się 2 elementy: instrument badawczy w postaci modelu oraz sposób wykorzystania tego instrumentu.
Wg stopnia uogólnienie możemy wyróżnić: zasady, strategie, metody ogólne, grupy metod; metodyki szczegółowe (metodyka to dekompozycja całości przedsięwzięcia na poszczególne czynności ustalenie logicznych związków miedzy nimi oraz narysowanie sieci czynności - ma ona 1 zdarzenie początkowe i jedno końcowe, nie mogą występować cykle ani nawroty, należy unikać skrzyżowań); grupy technik, techniki harmonogramów, poszczególne techniki.
Zacznę od omówienia kilku metod.
Metoda diagnostyczna i prognostyczna
Metoda diagnostyczna jest jedną z metod projektowania organizatorskiego. W swym ogólnym zarysie polega ona na ustaleniu stanu obecnego, znalezieniu stanu pożądanego oraz wykreowaniu sposobu przejścia od jednego stanu do drugiego. Bazuje ona na przeświadczeniu, że aktualny stan można zmienić tylko poprzez identyfikację wszelkich nieprawidłowości oraz wdrożenie nowych niezbędnych uprawnień.
Diagnozą jest rozpoznanie badanego obiektu poprzez: rozpoznanie sytuacji istniejącej, zaklasyfikowanie jej do danego typu, określenie podstawowych nieprawidłowości, wyjaśnienie przyczyn zaistniałego stanu rzeczy, określenie fazy rozwoju, przewidywanie dalszego rozwoju i jego skutki.
W metodzie diagnostycznej należy uwzględnić:
a). wstępną fazę badawczą - określenie celu i przedmiotu badania
b). podstawową fazę badawczą. Składa się ona z:
- opisu wszelkich faktów, które dotyczą stanu aktualnego,
- krytycznej oraz konstruktywnej analizy stanu istniejącego,
- projektowania stanów rozwiązujących problem,
- wyboru najlepszego wariantu.
c). fazę końcową, która składa się z: przygotowania warunków do wprowadzenia nowego rozwiązania w życie oraz kontroli realizacji i analizy efektów.
Metoda prognostyczna z kolei opiera się na przekonaniu, iż dokonanie istotnego usprawnienia w organizacji możliwe jest jedynie w oderwaniu od istniejących rozwiązań, które obciążają organizatora i nie pozwalają na wdrażanie innowacyjnych rozwiązań. projektowanie systemu kompromisowego czyli realnego, polega na poszukiwaniu rozwiązań pomiędzy tym, co możliwe, a tym co najlepsze. Metodę prognostyczna można zastosować w organizacji projektowanej od podstaw, pomija ona niezwykle pracochłonny proces rejestrowania istniejącego stanu rzeczy i pozwala się skoncentrować na tym co najistotniejsze - na poszukiwaniu najbardziej idealnego rozwiązania.
Oprócz tych dwóch przykładowo omówionych metod wyróżniamy jeszcze: intuicyjne, badawcze, projektowe, rekursywne; dla potrzeb programowania: .liniowe, nieliniowe, dynamiczne, teoria gier; metody sieciowe: CPM (metoda ścieżki krytycznej) oraz PERT (technika oceny i kontroli programu).
Benchmarking
Ciekawym procesem wspomagającym zarządzanie jest według mnie benchmarking. Jest on skuteczną pomocą w monitorowaniu najlepszych wzorców procesów. Nie jest to poszukiwanie idealnego rozwiązania, ale proces innowacyjny. Parametry pozwalają odkryć cząstkę prawdę o partnerze, ale nic nie mówią na temat różnicy między naszą praktyką, a praktyką partnera. Polega na dokonywaniu pomiarów, wymaga odpowiednich narzędzi i wypracowania specjalnych mierników. Można go stosować w odniesieniu do głównych produktów i procesów wytwarzanych w danym przedsiębiorstwie. Różni się od tradycyjnych analiz porównawczych bo pozwala zrozumieć przyczyny kryzysu.
Benchmarking składa się z kilku etapów: 1). wybór obiektu benchmarkingu, 2). analiza wewnętrzna, szczegółowa charakterystyka, umożliwiająca formułowanie wniosków o modyfikacji, 3). poszukiwanie jak najlepszego partnera, który mógłby stać się wzorcem lub przykładem, 4). analiza naszego partnera w benchmarkingu - jest to możliwe poprzez bezpośrednie kontakty, spotkania, konferencje, 5). ocena wyników, przeanalizowanie możliwych zmian na tle postawy naszego partnera, 6). wprowadzanie najlepszych zdaniem kierownictwa zmian i dalsze doskonalenie przedsiębiorstwa.
Możemy wyróżnić kilka rodzajów benchmarkingu:
- konkurencyjny - ma na celu zrozumienie sposobu realizacji procesów u lidera rynkowego,
- kolaboracyjny - grupa firm konsoliduje się w celu wzajemnej wymiany wiedzy o praktycznych wzorach,
- kooperacyjny - są to relacje między 2 firmami, z których jedna zwraca się do drugiej o informacje o lepszych rozwiązaniach,
- wewnętrzny - jest to benchmarking wyjściowy, stosowany w dużych firmach.
Metodą zarządzania, która watra jest wspomnienia jest również reengineering. Jest to gruntowna przebudowa tego, co już funkcjonuje, aktualizacja potrzeb klienta, optymalizacja trzech podstawowych wyznaczników: jakości, kosztu i terminu realizacji. W projektowaniu reengineeringu watro postawić sobie podstawowe pytanie, które brzmi: dlaczego robimy to, co robimy i dlaczego właśnie tak, a nie inaczej? Reengineering to jeden z najnowszych i najefektywniejszych sposobów projektowania zmian we wszystkich typach organizacji. Jest to fundamentalna, przemyślana od nowa i radykalnie przeprowadzona zmiana procesów w firmie, prowadząca do znaczącej poprawy osiąganych wyników, takich jak: koszty, jakość, serwis. Reengineering dotyczy procesów, a nie organizacji, zastępuje dotychczasowy sposób zarządzania przedsiębiorstwem. Jego realizacja następuje w kilku etapach: 1). identyfikacja procesu, 2). powołanie zespołu roboczego, 3). zrozumienie całości procesu, 4). rekonstrukcja procesu i jego wdrożenie w życie. Jego zaletami są: szybsza obsługa klientów, zmniejszenie lub całkowite wyeliminowanie zbędnych czynności i działań oraz większa skuteczność i efektywność w podejmowanych zadaniach.
Postaram się teraz omówić rodzaje zmian w organizacjach.
Panuje powszechne przekonanie, iż jedyną stałą i niezmienną rzeczą, której można się spodziewać zarządzając przedsiębiorstwem jest zmiana.
Rodzaje zmian: a). Według ich charakteru: regresyjne, adaptacyjne, innowacyjne. b). Według kryterium sterowalności: planowane, nieplanowane.
W organizacji istnieje kilka obszarów zmian: strategia, struktura i projekt organizacji, technika i projekt, ludzie.
Wszystkie decyzje o zmianach mają charakter strategiczny, kosztowy i efektywnościowy.
Jest kilka modeli zmian:
1). Model czynnych badań (analiza, proces uczenia się, wykształcenie potrzeby, zmiany);
2). Model trójfazowy Lewina (pierwszy etap: odmrożenie - wykształcenie motywacji do wprowadzania zmian, informowanie o zmianach w otoczeniu, drugi etap: poszukiwanie przez ludzi informacji oceniających własne zachowanie i informacji z otoczenia, przygotowywanie do wdrażania zmiany, rozplanowanie zasobów, kompletowanie dokumentacji; trzeci etap: zamrażanie - stabilizacja przekształceń, kontrola, monitoring.
3). Wielofazowy model zaplanowanej zmiany - poszukiwanie, planowanie, działanie, integracja.
Zmiany wprowadzane są według kilku faz: 1). inwencja - wytworzenie nowego pomysłu, 2). innowacja - wprowadzenie pomysłu w życie, 3). imitacja - proces zastosowania innowacji.
Inwencja łączy się z twórczym myśleniem i powstaniem nowej wiedzy, a innowacja jest akumulacją wiedzy. Innowacją jest każdy nowy sposób zaspokajania nowych potrzeb. Można go odnosić do wszystkich aspektów działalności ludzkiej. Wyróżniamy kilka rodzajów innowacji: proste i złożone, materialne i niematerialne, pracooszczędne i kapitałooszczędne, oryginalne i nieoryginalne
Organizacja do pewnego stopnia przypomina żywy organizm, dlatego często reaguje podobnie jak on. Wyrazem tego mogą być problemy i kryzysy, które są często na porządku dziennym firm. Problem organizacyjny to zadanie, którego nie można rozwiązać za pomocą dotychczasowych środków, wymaga on znalezienia innowacyjnego rozwiązania. Z kolei kryzys w organizacji powstaje wówczas, kiedy wyczerpują się możliwości dalszego efektywnego funkcjonowania organizacji tkwiące w jej dotychczasowych rozwiązaniach strukturalnych. Według koncepcji cyklu życia organizacji kryzys może stać się czynnikiem dynamizującym instytucję. Bardzo ważne jest jednak wczesne dostrzeżenie kryzysu, opracowanie kierunków eliminacji jego źródeł oraz wdrożenia zmian w organizacji.
Interesującą koncepcją zarządzania przedsiębiorstwem jest lean managment. Ten sposób wykorzystuje się szczególnie w procesach restrukturyzacji. Jego istotą jest swoiste "wysmuklanie" przedsiębiorstwa, które dokonuje się przez wprowadzanie zmian w zakresie działalności, w strukturze majątku firmy, sposobie organizacji prac w dziedzinie zarządzania personelem, jak też kształtowania postaw i zachowań pracowników firmy. Proces zmian skupia się na ciągłym usprawnianiu działań przedsiębiorstwa oraz weryfikacji jego relacji z otoczeniem. Koncepcja LM zmierza do uzyskania wysokiej produktywności i jakości wytwarzanych produktów. To wszystko ma się odbywać przy maksymalizacji usprawnienia rozgrywających się w organizacji procesów pracy. Jego głównymi celami są: krótki cykl produkcyjny, wysoka integracja procesu produkcyjnego, terminowość dostawy, partnerska współpraca z dostawcami, minimalne zapasy, maksymalne wykorzystanie zdolności produkcyjnych. Restrukturyzacja według idei LM to także zmiana sposobu myślenia wśród pracowników i kadry zarządzającej. Najczęściej postulowana jest praca zespołowa, wspólnym podejmowaniem decyzji, większym zaangażowanie w pracę oraz ciągłym doskonaleniem i podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. LM kładzie też nacisk na kształtowanie odpowiednich bezpośrednich kontaktów i wymagań wobec dostawców i klientów.
Różne metody organizacji i zarządzania mogą być zastosowane w różnym momencie istnienia organizacji. Ich skuteczność zależy bowiem od cyklu życia przedsiębiorstwa, w którym się ono aktualnie znajduje. Opracowano wiele modeli obrazujących poszczególne etapy istnienia organizacji. Wszystkie one zakładają, ze zmiany w organizacjach następują według pewnego dającego się przewidzieć wzoru, który można opisać jako szereg etapów rozwojowych. Pojawiają się one w kolejności, którą trudno odwrócić i mają głównie charakter sekwencyjny, układają się jeden po drugim.
Na etapie początkowym najważniejsze jest zainteresowanie firmą ludzi o najwyższych kwalifikacjach, którzy będą stanowić źródło profesjonalizmu i motywacji w organizacji. Kolejny etap to okres rozwoju, w którym organizacji inwestuje w rozszerzenie działalności i marketing. Na etapie dojrzałości struktura przedsiębiorstwa jest raczej ustabilizowana. Ostatnim etapem jest recesja, która charakteryzuje się przede wszystkim silnym oporem przed zmianą. Dalszy los firmy zależy wówczas od zastosowanych przez kierownictwo metod zarządzania.
Oczywiście przedstawiono tutaj tylko przykładowe, reprezentatywne i najczęściej stosowane metody organizacji i zarządzania. Ich różnorodność i złożoność jest podstawowym warunkiem sprawnego kierowania rozmaitymi typami organizacji.