Rachunkowść zarządcza w hotelarstwie wersja krótka, TiR UAM I ROK, Hotelarstwo i gastronomia


Cechy charakterystyczne branży hotelarskiej i gastronomicznej

Struktury organizacyjne czyli podział na różnorodne działalności. Występują różne ośrodki odpowiedzialności zarówno z za przychód, koszty i wynik jak i tylko za koszty. Im większy hotel i im większy standard oferowanych usług tym więcej ośrodków zarządzania i odpowiedzialności.

Niestabilność popytu ( sezonowość ) czyli fluktuacja popytu w ciągu roku, tygodnia i dnia. Wpływ niestabilności popytu na przychody, koszty i ukształtowanie cen.

Np. Dużym problemem hoteli typu biznesowego, zlokalizowanych w dużych

miastach, jest spadek frekwencji w końcowych dniach tygodnia. Wiele hoteli i

łańcuchów hotelowych stosuje wówczas akcje i programy promocyjne, oferując swoje usługi po znacznie obniżonych cenach, bądź łącznie z różnorodną

ofertą dodatkowych atrakcji.

Struktura kosztów. Koszty stałe i zmienne. Niezbędne jest precyzyjne

ustalenie i klasyfikacja kosztów właśnie w podziale na stałe i zmienne.

W hotelarstwie ok. ¾ kosztów stanowią koszty stałe czyli koszty w zasadzie niekontrolowane.

Charakterystyka produktu w działalności hotelowej i gastronomicznej.

Godziny otwarcia, wielkość jednostkowej transakcji, duża komplementarność produktów, brak szansy na realizację usługi w późniejszym terminie. Wpływ wahań kursowych na wyniki hoteli.

Cykl operacyjny w gastronomii i hotelu i związane z tym zadania kontrolne na poszczególnych etapach tego cyklu:

- zamówienie,

- przyjęcie towaru (materiału),

- magazynowanie,

- przygotowanie produktu,

- sprzedaż.

Rachunkowość zarządcza w hotelach

- zajmuje się przygotowaniem informacji pod kątem zarządzania hotelem na

różnych szczeblach,

- informacje w systemie rachunkowości zarządczej służyć maja potrzebom

wszystkich funkcji zarządzania: planowaniu, organizowaniu działań,

motywowaniu i kontroli

Rachunkowość zarządcza

- obejmuje zasady przygotowywania wielorakich raportów operacyjnych i

finansowych stanowiących podstawę (bazę) do podejmowania decyzji, ich

weryfikowania, kontroli oraz planowania,

- zapewnia stały monitoring wyników hotelu w różnych płaszczyznach:

wzmocniona kontrola, wzrost efektywności.

Cele stosowania rachunkowości zarządczej

- zobiektywizowanie procesu podejmowania decyzji, oparcie go na

racjonalnych kryteriach i odpowiednich danych,

- wzmocnienie kontroli na poszczególnych poziomach organizacyjnych hoteli,

- stworzenie możliwości oddzielnej oceny i kontroli każdej działalności

operacyjnej,

- zwiększenie sprawności i efektywności zarządzania oraz działania.

Istnieje międzynarodowy standard rachunkowości stworzony w 1926 roku dla hoteli

Uniform System of Accounts for Hotel

(Standardowy System Rachunkowości Hotelowej)

System ten powstał w Nowym Jorku i dzisiaj stosuje się go powszechnie w światowym hotelarstwie.

Standardowy System Rachunkowości Hotelowej (USAH-SSRH) :

- stanowi ujednolicony sposób ewidencji, klasyfikacji i prezentacji danych,

odzwierciedlających wyniki działalności hotelu,

- zawiera wzory sprawozdań podstawowych (dla całej jednostki) i

uzupełniających ( wg działalności podstawowych i pomocniczych) oraz

metodologię analizowania danych.

- daje możliwość stosowania programów komputerowych.

Korzyści z wprowadzenia Standardowego Systemu Rachunkowości Hotelowej:

- porównywalność danych,

- standardowa terminologia,

- podział odpowiedzialności,

- łatwiejsza kontrola.

Skorygowany i dostosowany do SSRH rachunek wyników składa się z następujących elementów:

Przychody operacyjne

- koszty operacyjne

= Wynik operacyjny

- koszty niepodzielne

= Wynik operacyjny brutto (Gross operating Profit - GOP)

= Zysk brutto

Standard ten wprowadza trzy poziomy oceny w funkcjonowaniu hotelu

działalności. Oznacza to przypisanie kierownikom poszczególnych

działalności eksploatacyjnych odpowiedzialności za „swój” wynik

operacyjny jako efekt kontroli nad przychodami operacyjnymi i kosztami operacyjnymi,

( wynik operacyjny brutto - Gross Operating Profit)

ustalony po odjęciu od wyniku operacyjnego kosztów niepodzielnych.

W ramach służb pomocniczych typu eksploatacja nieruchomości występuje odpowiedzialność za koszty kierownika danej służby,

kierownictwo hotelu nie ma wpływu.

Kontrola realizacji zadań prowadzona jest wg szczebli odpowiedzialności:

- wg ośrodków odpowiedzialności za przychody,

- wg ośrodków odpowiedzialności za koszty

- wg ośrodków odpowiedzialności za wyniki operacyjne,

- wg ośrodków odpowiedzialności za G.O.P., zysk.

Standardowy System Rachunkowości Hotelowej zawiera wzory podstawowych sprawozdań i raportów dla hotelu, prezentujących wyniki operacyjne poszczególnych działalności, koszty niepodzielne, pozostałą sprzedaż oraz przychody i koszty finansowe

Obejmuje też wzory ( ponad 20) uzupełniające prezentujące szczegółowo przychody i koszty każdej działalności oddzielnie.

Rola raportów operacyjnych w bieżącym zarządzaniu i kontroli:

  1. informowanie o wynikach operacyjnych

  2. możliwość zweryfikowania decyzji i ich trafności

  3. źródło danych do podjęcia decyzji

  4. sygnał o zaistniałych odchyleniach

  5. wskazanie potrzeby kontroli i działań korygujących.

W teorii i praktyce rachunkowości zarządczej stosuje się kilka sposobów

analizowania danych operacyjnych:

w przypadku danych za okresy krótsze niż rok,

bazowy,

prezentowane jako procent (udział) w wielkości

ogólnej (zagregowanej),

Wymienione sposoby analizowania danych stosowane winny być łącznie,

gdyż dopiero powiązanie ich pozwala na pełną ocenę sytuacji w badanym

okresie.

Wymienione sposoby analizowania danych stosowane winny być łącznie,

gdyż dopiero powiązanie ich pozwala na pełną ocenę sytuacji w badanym

okresie.

Z przedstawionych powyżej sposobów analizowania danych można skonfigurować trzy rodzaje metod analizowania danych:

  1. Analiza „pozioma” którą można prowadzić w następującej metodologii

  1. Analiza „pionowa”

  1. Analiza wskaźnikowa

Analizę wskaźnikowa można prowadzić zarówno w oparciu o wskaźniki opisywane w ramach dziedziny wiedzy ekonomicznej - „Analizie finansowej”

jak i dostarczane przez SSRH.

Zastosowanie SSRH daje możliwość wykorzystania wielu wskaźników, szczególnie w zakresie danych operacyjnych. Analizowanie wskaźników polega przede wszystkim na ich porównywaniu w różnych układach:

Podstawowe wskaźniki operacyjne to:

Poza wskaźnikami operacyjnymi stosowanymi w sprawozdaniach i raportach SSRH warto zwracać również szczególną uwagę na następujące wskaźniki:

Eksploatacyjne wskaźniki oceny

Wskaźniki eksploatacyjne (operacyjne ) są z reguły obliczane dla krótkiego okresu i są oparte na informacjach uzyskiwanych z różnych źródeł zarówno finansowo-księgowych jak i z raportów i zestawień ilościowych emitowanych przez systemy eksploatacyjne (system recepcyjny, gastronomiczny, kasowy itp.) funkcjonujące w przedsiębiorstwie.

Eksploatacyjne wskaźniki oceny można podzielić na dwie grupy:

- wskaźniki eksploatacyjne w działalności noclegowej,

- wskaźniki eksploatacyjne w działalności gastronomicznej.

Wskaźniki eksploatacyjne (operacyjne) w pionie noclegowym to:

1. Pojemność obiektu

Pojemność obiektu jest miarą statyczną, gdyż nie uwzględnia czynnika czasu. Określa się ją za pomocą liczby pokoi lub miejsc noclegowych, którymi dysponuje dany obiekt noclegowy (hotel).

I tak jest to informacja o tym, że hotel dysponujący 100 pokojami 2-osobowymi i 100 pokojami 1-osobowymi posiada pojemność

200 pokoi lub 300 miejsc noclegowych ( 100 x 2 + 100 x 1)

2. Zdolność eksploatacyjna (usługowa)

Zdolność eksploatacyjna (usługowa ) jest miarą dynamiczną, określa bowiem możliwość zaoferowania przez hotel określonej liczby pokoi w określonym czasie, przy pełnym wykorzystaniu czynników wytwórczych. Można ją wyrazić wzorem:

liczba pokoi * czas eksploatacji (w dniach )

lub

liczba miejsc noclegowych * czas eksploatacji (w dniach)

Zdolność eksploatacyjna (usługowa ) dla jednego dnia to pojemność obiektu.

Przy ustalaniu zdolności eksploatacyjnej można przyjąć założenia o możliwości jej korygowania o okresy wyłączenia z eksploatacji części lub wszystkich pokoi ze względu na dłuższe remonty lub modernizacje.

3. Wielkość sprzedaży pokoi ( miejsc noclegowych )

Informację o wielkości sprzedaży pokoi lub miejsc noclegowych uzyskuje się z raportów emitowanych przez systemy informatyczne obsługujące działalność eksploatacyjną ( noclegową ).

4. Wskaźnik frekwencji.

Do oceny wykorzystania obiektu stosuje się wskaźnik wykorzystania zdolności usługowej, częściej występujący pod nazwą wskaźnik frekwencji. Oblicza się go ze wzoru:

liczba sprzedanych (wynajętych) pokoi

__________________________________ x 100%

zdolność eksploatacyjna (usługowa)

lub

liczba sprzedanych (udzielonych) noclegów

______________________________________ x 100%

zdolność eksploatacyjna (usługowa )

Wskaźnik frekwencji informuje, jaki procent miejsc został wykorzystany przez gości.

5. Przeciętna długość pobytu

Miernikiem wykorzystania obiektu jest również wskaźnik przeciętnej długości pobytu, obliczany na podstawie wzoru:

liczba udzielonych noclegów

_________________________

liczba gości

Wskaźnik ten określa czas korzystania z usług noclegowych przez statystycznego gościa.

Im wyższa jest jego wartość, tym korzystniejsza sytuacja dla hotelu, gdyż długim pobytom towarzyszy intensywniejsze korzystanie z innych usług oferowanych przez hotel.

6. Średnia cena

Średnia cena jest wskaźnikiem który występuje często pod nazwą wskaźnika przychodu na jeden sprzedany pokój i oblicza się go wg następującego wzoru:

przychody ze sprzedaży usług noclegowych

______________________________________

liczba sprzedanych (wynajętych) pokoi

Wskaźnik ten określa faktyczna średnią stawkę uzyskana za jeden sprzedany pokój.

Porównanie tego wskaźnika z ceną podstawową ( rack rate) pozwala kontrolować na ile hotel skutecznie sprzedaje pokoje po cenie podstawowej i w konsekwencji w jakim stopniu stosuje rabaty i zniżki.

7. Wskaźnik YIELD ( inaczej RevPAR lub w rozwinięciu Revenue Per Available Room)

Wskaźnik YIELD inaczej nazywany wskaźnikiem przychodu na jeden pokój dostępny lub będący w dyspozycji (REVPAR). Oblicza się go w dwojaki sposób:

średnia cena x wskaźnik frekwencji

lub

przychody ze sprzedaży usług noclegowych

______________________________________

zdolność eksploatacyjne (usługowa)

Wskaźnik ten dostarcza informacji o przychodzie wypracowanym przez każdy dostępny pokój i w swej strukturze wewnętrznej grupuje zarówno efekty poprawy efektywności w maksymalizacji średniej ceny jak i poprawy frekwencji.

Wskaźnik ten stwarza wiele możliwości poprawy efektywności funkcjonowania działalności noclegowej.

Przykład:

Hotel uzyskuje następujące wyniki

Średnia cena - 200,00 PLN

Frekwencja - 50,00 %

to wtedy YIELD wyniesie 200,00 * 50 % = 100,00

Przy założeniu, że hotel dysponuje 200 pokojami to ten sam wskaźnik wyliczony w drugim wzorze będzie wyglądał następująco( wyliczenie dla jednego dnia):

20.000,00 PLN (przychód w 1 dniu) : 200 (pokoi) = 100,00

Powyższe wyliczenia dla uproszczenia wyliczono dla 1 dnia lecz w praktyce liczy się je dla dłuższych okresów (miesiąc, kwartał, rok) oraz dla segmentów sprzedaży (goście businessowi, turystyka indywidualna, konferencje itp.).

Wskaźniki eksploatacyjne ( operacyjne ) w pionie gastronomicznym to:

1. Pojemność lokalu gastronomicznego

Jednorazową pojemność lokalu gastronomicznego określa się liczbą miejsc konsumenckich, ewentualnie za pomocą powierzchni sal konsumenckich.

  1. Zdolność eksploatacyjna ( usługowa )

Do określenia zdolności usługowej zakładu można wykorzystać wskaźnik obliczony z wzoru:

liczba miejsc konsumenckich konsumenckich x wskaźnik rotacji

konsumentów x czas eksploatacji ( w dniach)

Najtrudniejszym elementem do ustalenia w przedstawionym wzorze jest wskaźnik rotacji konsumentów.

3. Wskaźnik rotacji konsumentów

Wskaźnik rotacji konsumentów wykorzystany w powyższym wzorze ma charakter normatywny, ustalony jest dla każdego zakładu gastronomicznego dla celów planistycznych i analitycznych analitycznych informuje o dopuszczalnej liczbie konsumentów, którzy mogą skorzystać z jednego miejsca w czasie otwarcia zakładu w ciągu doby.

Wskaźnik rotacji konsumentów zależy między innymi od:

- wielkości popytu na usługi gastronomiczne,

- rodzaju i kategorii zakładu gastronomicznego

- formy obsługi (systemu organizacji pracy ),

- czasu otwarcia zakładu gastronomicznego,

- zakresu oferowanego asortymentu potraw i napojów.

W celu oceny wykorzystania zdolności usługowej lokalu gastronomicznego można obliczyć faktyczny wskaźnik rotacji konsumentów wg wzoru:

przeciętna liczba nakryć (wydanych dań głównych) w dniu

__________________________________________________

liczba miejsc konsumpcyjnych

Wskaźnik ten można ustalić dla poszczególnych dni tygodnia lub dla dłuższych okresów (tygodni, miesięcy). Znajomość kształtowania się tego miernika pozwala na racjonalizowanie godzin otwarcia i wielkości zatrudnienia.

4. Ilość obsłużonych konsumentów

Ilość faktycznie obsłużonych konsumentów jest wielkością dostarczaną najczęściej przez raporty statystyczne emitowane przez systemy informatyczne i kasowe eksploatowane w zakładach gastronomicznych.

5. Wskaźnik frekwencji

Do oceny wykorzystania lokalu gastronomicznego stosuje się wskaźnik

wykorzystania zdolności eksploatacyjnej (usługowej) nazywany również

wskaźnikiem frekwencji. Oblicza się go ze wzoru:

ilość obsłużonych konsumentów

________________________________ x 100%

zdolność eksploatacyjna (usługowa)

Wskaźnik informuje, w jakim stopniu została wykorzystana zdolność eksploatacyjna (usługowa) lokalu gastronomicznego.

6. Przychód na jedno danie

Wskaźnik przychodu na jedno danie wylicza się stosując wzór:

przychody ze sprzedaży usług gastronomicznych

___________________________________________

liczba nakryć

Wskaźnik ten informuje o faktycznej średniej cenie uzyskanej za posiłek w analizowanym okresie. Najlepiej byłoby ustalać ten współczynnik dla różnych pór posiłków, dni tygodnia, w sezonie i poza sezonem. Znajomość przeciętnej ceny posiłku jest istotna dla zakładu, gdyż informuje o zamożności klientów korzystających z naszych usług. Ponadto poziom tego wskaźnika ściśle wiąże się z elastycznością cenową popytu - im jest wyższy, tym klienci są mniej wrażliwi na zmianę cen.

7. Wskaźnik przychodów na 1 miejsce konsumenckie

Wskaźnik przychodów na 1 miejsce konsumenckie ustala się wg formuły:

przychody ze sprzedaży usług gastronomicznych

_________________________________________

liczba miejsc konsumenckich

Wskaźnik ten pokazuje, jaki przychód został wypracowany przez statystyczne miejsce na sali gastronomicznej. Uwzględnia zatem i średnią cenę sprzedaży i rotację, czyli można go zapisać w sposób następujący:

średnia cena posiłku x wskaźnik rotacji



Wyszukiwarka