| Dyrektor projektu Kamila Dziok |
Karta projektu nr. 15/07/RZ |
Data rozpoczęcia 23.03.2012 |
|---|---|---|
| Kierownik projektu Karina Mucha |
Nazwa projektu Budowa ośrodka szkolenia kierowców |
Data zakończenia 27.08.2012 |
| Charakterystyka projektu: Z roku na rok występuje coraz większe zapotrzebowanie na szkolenia w zakresie nauki jazdy. Marzeniem niemal każdego osiemnastolatka jest prawo jazdy. Ponad połowa osób w tym wieku zapisuje się na kursy. W Dąbrowie Górniczej znajduje się Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego, w związku z czym kursanci chcą odbywać właśnie w tym mieście kurs. W Dąbrowie Górniczej zdają egzamin osoby z Sosnowca, Będzina, Olkusza a także wielu innych postronnych miast, co umożliwi nam pozyskanie potencjalnych klientów. | ||
| Cel główny projektu: Stworzenie możliwości nauki jazdy poprzez budowę ośrodka szkolenia kierowców. | ||
| Cele cząstkowe projektu: zakup materiałów budowlanych, uzyskanie pozwoleń na budowę, zakup wyposażenia, zatrudnienie wykwalifikowanych instruktorów oraz pozostałego personelu, zakup samochodów niezbędnych do nauki jazdy, pozyskanie terenu, promocja | ||
| Spodziewane efekty projektu: otwarcie ośrodka szkolenia kierowców, pozyskanie zysku, pozyskanie potencjalnych klientów, rozwój umiejętności kursantów w zakresie nauki jazdy, zdobycie renomy | ||
| Sponsor projektu: właściciele, Urząd Miasta Dąbrowy Górniczej, Unia Europejska | ||
Odbiorca projektu: - właściciele |
||
Czynniki ryzyka w projekcie: - czynnik losowy |
Karta projektu jest dokumentem pozwalającym na prezentację kluczowych informacji o projekcie. Zawiera ona charakterystykę projektu, w której to wyszczególniony został opis tego, czego dotyczył będzie powyższy projekt. W naszym przypadku będzie to budowa Ośrodka Szkolenia Kierowców w Dąbrowie Górniczej. Zostały również wyróżnione cel główny oraz cele cząstkowe projektu, które pozwolą na jednoznaczne zdefiniowanie efektów działań, wynikających z podjęcia powyższego projektu. Spodziewane efekty projektu mają pomóc w dążeniu do wybudowania rentownej firmy, świadczącej usługi na wysokim poziomie. W karcie projektu uwzględnieni są także sponsorzy, czyli osoby lub organizacje podejmującymi decyzję o realizacji projektu, przy tym finansując go. W naszym przypadku do głównych sponsorów zalicza się właścicieli, Urząd Miasta Dąbrowy Górniczej oraz Unię Europejską. W powyższej tabeli zawarci są także odbiorcy projektu, czyli osoby bądź organizacje będące bezpośrednimi użytkownikami efektów realizacji projektu, wśród których można wyróżnić właścicieli oraz potencjalnych klientów. Końcowym elementem składającym się na kartę projektu są czynniki ryzyka.
Faza przygotowawcza
Wybór terenu
1.1 Uzyskanie informacji w Urzędzie Miasta na temat wolnych gruntów
1.2 Porównanie ofert
1.3 Wybór najatrakcyjniejszej oferty
1.4 Podpisanie umowy
Pozwolenia
2.1 Zdobycie sponsorów
2.2 Uzyskanie pozwolenia na prowadzenie działalności
2.3 Projekt budowy
2.4 Uzyskanie pozwolenia na budowę
Wybór firmy budowlanej
3.1 Rozeznanie rynku
3.2 Porównanie ofert
3.3 Wybranie najlepszej oferty
3.4 Podpisanie umowy
Faza wykonawcza
Budowa
4.1 Budowa ośrodka
4.2 Budowa placu manewrowego
Prace wykończeniowe
Promocja
6.1 Ulotki
6.2 Zamieszenie informacji w gazetach
6.3 Zamieszczenie informacji w mediach
6.4 Zamieszczenie informacji na tabloidach
Faza wdrożeniowa
Zakup samochodów
7.1 Zapoznanie się w wymogami dotyczącymi zdawania egzaminu na
prawo jazdy7.2 Porównanie oferty
7.3 Wybór oferty
7.4 Zakup
Zakup materiałów szkoleniowych
8.1 Zakup symulatorów
8.2 Zakup książek dydaktycznych
Zatrudnienie pracowników
9.1 Rozmowy kwalifikacyjne
9.2 Wybór odpowiednich kandydatów
9.3 Podpisanie umowy
Faza zakończeniowa
Odbiór obiektu
Szkolenia stanowiskowe
Testowanie sprzętu
Szkolenia z zakresu przepisów BHP oraz udzielania pierwszej pomocy
Struktura podziału pracy jest podstawowym narzędziem graficznym w procesie planowania projektu. Zapewnia łatwy do odczytania graficzny obraz pracy, co pozwala interesariuszom projektu na szybki wgląd w zakres projektu. W naszej strukturze podziału pracy zostało wyróżnionych 40 zadań. W strukturze wyodrębniono cztery fazy – przygotowawczą, wykonawczą, wdrożeniową, a także zakończeniową, rozgraniczające pracę na etapy. W fazie przygotowawczej zawarto wszystkie zadania, które są niezbędne do rozpoczęcia budowy Ośrodka Szkolenia Kierowców. W fazie wykonawczej wyszczególniono sam proces budowy, uruchomienia ośrodka, a także działania promocyjne, mające na celu przyciągnięcie klientów do firmy. Faza wdrożeniowa to zakup niezbędnego wyposażenia oraz zatrudnienie wykwalifikowanych pracowników. W końcowej, zakończeniowej fazie uwzględniono odbiór obiektu, szkolenia oraz testowanie sprzętu.
Harmonogram jest planem pracy, przedstawionym w postaci wykresu bądź też tabeli, obrazującego wzajemne powiązanie i czas trwania poszczególnych czynności tej pracy. Rozpoczęcie budowy Ośrodka Szkolenia Kierowców zaplanowane zostało na 23 marca 2012 roku. W harmonogramie została zawarta struktura podziału pracy, opisana w poprzednim punkcie. Do każdego zadania określono czas niezbędny do jego wykonania. Faza przygotowawcza trwa 60 dni, faza wykonawcza 38 dni, faza wdrożeniowa 16 dni, natomiast ostatnia z faz – zakończeniowa trwa zaledwie 12 dni. W harmonogramie wyróżniono także cztery kamienie milowe, stanowiące punkty kontrolne oraz koordynacyjne projektu. Do tych kamieni zalicza się: wpis do rejestru, uzyskanie pozwolenia na budowę, odbiór projektu oraz otwarcie ośrodka. W harmonogramie ukazano także zadania, które rozpoczynają się razem z innym zadaniem, a także takie, w których niezbędne było uwzględnienie czasu zwłoki. Zobrazowano również poprzedniki występujących zadań. Zakończenie projektu przewidziane zostało na 27 sierpnia 2012r.
CPM, czyli krytyczna ścieżka ukazuje ciąg zadań, takich że opóźnienie któregokolwiek z nich opóźni zakończenie całego projektu. Ścieżka krytyczna jest trwającym najdłużej ze wszystkich możliwych ciągów chronologicznie ułożonych zadań takich, że każde następne nie może się rozpocząć, dopóki poprzednie się nie skończy. Ścieżka ta składa się z 36 zadań charakteryzujących się czasem trwania oraz zużywaniem środków, oraz 5-ciu czynności pozornych której czas realizacji oraz wykorzystanie środków jest zerowe, a czynność ta służy jedynie do przedstawienia zależności pomiędzy następowaniem czynności. Ścieżka krytyczna zawiera również 4 zadania posiadające zapas czasu, który w sumie wynosi 78 dni (zadanie 22 – 21, zadanie 21 – 21, zadanie 20 – 18, zadanie 19 – 18). Najpóźniejszy dopuszczalny moment zakończenia projektu to 123 dni.
Kierownik projektu (osoba odpowiedzialna, zaangażowana, absolwent Politechniki Śląskiej – kierunek Budownictwo, stanowcza, wysokie doświadczenie w prowadzeniu tego typu projektów, nadzoruje końcowy efekt projektu),
Ekspert I (osoba odpowiedzialna, kreatywna, absolwentka kierunku Zarządzanie na Politechnice Śląskiej w Katowicach, ma doświadczenie w zakresie marketingu. Odpowiedzialna za reklamowanie projektu budowy ośrodka szkolenia kierowców),
Ekspert II (absolwent kierunku Zarządzanie zasobami ludzkimi na Uniwersytecie Śląskim, osoba komunikatywna, „otwarta na ludzi”, motywująca do pracy. Odpowiedzialna za rozmowy kwalifikacyjne oraz zatrudnienie pracowników),
Ekspert III (absolwent kierunku Transport na Politechnice Śląskiej w Katowicach, osoba kreatywna, odpowiedzialna, rzetelna w swojej pracy. Odpowiedzialny za wybór i zakup samochodów do ośrodka szkolenia kierowców)
W projekcie występuje struktura ekspercka, ponieważ mamy możliwość samodzielnego koordynowania działań wszystkich członków zespołu. Każdy z członków ma możliwość wykazania się dużym zaangażowaniem oraz bierze udział w podejmowaniu decyzji. W tej strukturze wykorzystuje się umiejętności członków zespołu projektowego.
Konkurencja,
Miasto Dąbrowa Górnicza,
Pracownicy – firma budowlana,
Media,
Potencjalni klienci,
Udziałowcy.
Motywacja zespołu projektowego:
Pochwała,
Listy referencyjne,
Premie za wykonaną pracę w terminie,
Telefony służbowe
Zapewnienie posiłku dla pracowników
Motywacja pracowników:
Uruchomienie obiektu,
Klienci,
Premie,
Pochwała.
| Od | Do | Częstotliwość | Forma | Rodzaj informacji |
|---|---|---|---|---|
| Kierownik | Ekspert I, II, III | 1 x w tygodniu | Indywidualne spotkanie, e – mail |
Konsultacje, polecenie, apel |
| Ekspert I | Ekspert II | 1 x na 2 tygodnie | Słowna | Konsultacje |
| Ekspert II | Ekspert III | 1 x na miesiąc | Telefoniczna, indywidualne spotkanie | Konsultacje |
| Ekspert III | Ekspert II | 2 x w tygodniu | Słowna | Konsultacje, doradztwo |
| Ekspert I | Ekspert III | Co 2 dni | Słowna, telefoniczna | Konsultacje, doradztwo |
Jak widać w systemie komunikacji w zespole projektowym, każdy z ekspertów komunikuje się z kierownikiem projektu oraz pomiędzy sobą. Częstotliwość komunikacji jest różna, najczęściej konsultują się ze sobą ekspert I z ekspertem III. Najczęstszą formą komunikacji jest zaś forma słowna oraz telefoniczna, natomiast rodzaj informacji, to konsultacje pomiędzy członkami projektu.
| Urzędy | Dokumenty |
|---|---|
| Urząd Miasta | Wykaz wolnych gruntów |
| Podanie o wpis do rejestru | |
| Projekt budowy | |
| Odbiór obiektu | |
| Firma ubezpieczeniowa | Ubezpieczenie samochodów |
| Media | Umowa na świadczenie usług |
| PIP | Pozwolenie na otwarcie nowej działalności |
Otoczenie projektu odnosi się do tych uwarunkowań, które mogą wywierać pozytywny lub negatywny wpływ na realizację projektu. Wśród rodzajów otoczenia wyróżnia się m.in. otoczenie prawne, czyli wszystkie przepisy prawne, stan patentowy czy też licencje itp. W przypadku budowy Ośrodka Szkolenia Kierowców do otoczenia prawnego zalicza się przede wszystkim Urząd Miasta, w którym można uzyskać większość niezbędnych do podjęcia budowy ośrodka dokumentów, m.in. podanie o wpis do rejestru. Na otoczenie prawne składa się także firma ubezpieczeniowa, media czy też Państwowa Inspekcja Pracy.
Raport budżetu budowy Ośrodka Szkolenia Kierowców przedstawia listę zadań, które są niezbędne do prawidłowego wybudowania i otwarcia ośrodka, oraz koszt całkowity wykonania tych zadań. Największy wkład pieniężny przyszli właściciele Ośrodka Szkolenia Kierowców muszą wnieść na zakup samochodów, bo aż 200 240,00 zł. Sama zaś budowa ośrodka wraz z budową placu manewrowego będzie wynosiła 47 485,00 zł.
Jak wynika z raportu na temat budżetu, koszt budowy Ośrodka Szkolenia Kierowców jest sporą inwestycją. Na sfinansowanie projektu otrzymamy środki od:
Urzędu Miasta Dąbrowa Górnicza,
Unii Europejskiej – będzie to dotacja.
Ponadto pozostała część będzie sfinansowana przez właścicieli ośrodka.
Całkowity koszt wykonania projektu budowy Ośrodka Szkolenia Kierowców wyniesie 298 932,50 zł.
Raport pt. „Kto wykonuje co” przedstawia zasoby oraz zadania, do których zobligowani są poszczególni ludzie oraz liczbę godzin określającą długość jednego zadania. Najwięcej zadań do wykonania ma kierownik projektu, który również jest inwestorem. W większości zadań pracuje na połowę etatu. Łączny czas jego pracy przy realizacji tego projektu wynosi 172 godziny. Pomocnicy będą pracować łącznie 360 godzin, najwięcej czasu zajmie im budowa samego ośrodka. Firma transportowa, ze względu na ciągłe dostawy materiałów niezbędnych do budowy ośrodka i placu manewrowego będzie pracować 304 godziny. Eksperci, odpowiedzialni poszczególnie za działania marketingowe, zarządzanie zasobami ludzkimi oraz technikę średnio będą pracować po 117 godzin. Pracownicy będą pracować 224 godziny, a do ich zadań będą głównie należeć działania promocyjne, szkolenia oraz testowanie sprzętu. Firma architektoniczna, odpowiedzialna za przygotowanie projektu budowy, będzie pracowała 40 godzin. Pozostałe zasoby, czyli m.in. murarz, elektryk, firma stolarka będą odpowiedzialne za budowę ośrodka i prace wykończeniowe.
Arkusz zasobów ukazuje wszystkie zasoby niezbędne do realizacji budowy Ośrodka Szkolenia Kierowców. Zasobom tym został przydzielony typ – w naszym przypadku najczęściej jest to praca bądź materiał. W niektórych przypadkach określono również etykietę materiału – najczęściej występujące to m2, sztuki oraz tony. Maksymalny procent, dla którego jest dostępny zasób w bieżącym okresie waha się od 50% do 500%. Stawka zasadnicza została ustalona dla każdego zasobu indywidualnie. Wystąpiły również kwoty za koszt każdego wykonania. Najczęściej koszt ten był przypisany do zasobów o typie praca.
| KARTA POMIARU RYZYKA |
|---|
| Źródło zagrożenia |
| Zasoby finansowe |
| Czynnik losowy |
| Firmy zewnętrzne |
| Pracownicy |
Prawdopodobieństwo, skutek:
M – małe Ś – średnie D – duże
Ryzyko:
M – małe ryzyko IA – istotne, ale akceptowalne NA – nie akceptowalne
| Skutek | ||
|---|---|---|
| Mały | ||
| Prawdopodobieństwo | Małe | M |
| Średnie | M | |
| Duże | IA |
Karta pomiaru ryzyka przedstawia ryzyka, jakie mogą (lecz wcale nie muszą) wystąpić przy realizacji projektu budowy Ośrodka Szkolenia Kierowców. Głównymi źródłami zagrożeń są: zasoby finansowe, czynniki losowe, pracownicy oraz firmy zewnętrzne. W karcie zostały również wymienione przyczyny tych źródeł, m.in. zła pogoda czy też niekompetentni pracownicy. Został określony również stopień prawdopodobieństwa i skutku poszczególnego ryzyka. Ukazano także, w jaki sposób można zmniejszyć lub wyeliminować każde ryzyko oraz stopień ryzyka po redukcji poszczególnego problemu.
Jak wynika z podsumowania projektu, rozpoczęcie budowy Ośrodka Szkolenia Kierowców zaplanowane zostało na dzień 23 marca 2012r., a zakończenie budowy wraz z zakupem odpowiedniego wyposażenia, promocji ośrodka oraz zatrudnienia pracowników na dzień 27 sierpnia 2012r. Całkowity czas trwania projektu wynosi 123 dni, natomiast czas pracy ludzi zobligowanych do wykonania poszczególnych zadań wynosi 2 264 godziny. Koszt realizacji projektu budowy Ośrodka Szkolenia Kierowców jest równy 298 932,50 zł, będzie on finansowany między innymi przez Urząd Miasta Dąbrowa Górnicza. Liczba zadań do wykonania przy realizacji całego projektu to 47, natomiast całkowita liczba zasobów pracy jak i materiałowych wynosi 26.
Karta projektu zawiera charakterystykę projektu, w której to wyszczególniony został opis tego, czego dotyczył będzie powyższy projekt. W naszym przypadku będzie to budowa Ośrodka Szkolenia Kierowców w Dąbrowie Górniczej. Zostały również wyróżnione cel główny oraz cele cząstkowe projektu, spodziewane efekty projektu, sponsorzy projektu, odbiorcy projektu oraz czynniki ryzyka.
W strukturze podziału pracy zostało wyróżnionych 40 zadań. Wyodrębniono cztery fazy – przygotowawczą, wykonawczą, wdrożeniową, a także zakończeniową. W fazie przygotowawczej zawarto zadania, które są niezbędne do rozpoczęcia budowy Ośrodka Szkolenia Kierowców. W fazie wykonawczej wyszczególniono proces budowy, uruchomienia ośrodka, a także działania promocyjne. Faza wdrożeniowa to zakup niezbędnego wyposażenia oraz zatrudnienie wykwalifikowanych pracowników. W zakończeniowej fazie uwzględniono odbiór obiektu, szkolenia oraz testowanie sprzętu.
Rozpoczęcie budowy Ośrodka Szkolenia Kierowców zaplanowane zostało na 23 marca 2012 roku. W harmonogramie została zawarta struktura podziału pracy. Do każdego zadania określono czas niezbędny do jego wykonania. Faza przygotowawcza trwa 60 dni, faza wykonawcza 38 dni, faza wdrożeniowa 16 dni, natomiast ostatnia z faz – zakończeniowa trwa zaledwie 12 dni. W harmonogramie wyróżniono także cztery kamienie milowe. Zakończenie projektu przewidziane zostało na 27 sierpnia 2012r.
Ścieżka krytyczna składa się z 36 zadań, oraz 5-ciu czynności pozornych. Zawiera również 4 zadania posiadające zapas czasu, który w sumie wynosi 78 dni. Najpóźniejszy dopuszczalny moment zakończenia projektu to 123 dni.
W projekcie występuje struktura ekspercka, ponieważ mamy możliwość samodzielnego koordynowania działań wszystkich członków zespołu. Każdy z członków ma możliwość wykazania się dużym zaangażowaniem oraz bierze udział w podejmowaniu decyzji. W tej strukturze wykorzystuje się umiejętności członków zespołu projektowego.
Do interesariuszy projektu zalicza się konkurencję, miasto Dąbrowę Górniczą, media, udziałowców, pracowników oraz potencjalnych klientów.
Do otoczenia prawnego zalicza się przede wszystkim Urząd Miasta Dąbrowy Górniczej. Na otoczenie prawne składa się także firma ubezpieczeniowa, media czy też Państwowa Inspekcja Pracy.
Zasoby projektu to przede wszystkim ludzie oraz materiały niezbędne do zrealizowania projektu. Zasobów pracy zostało wydzielonych w projekcie 13, zasobów materiałowych również 13. Do głównych zasobów ludzkich zalicza się kierownika projektu, który jednocześnie jest inwestorem, pomocników oraz ekspertów. Natomiast główne zasoby materialne stanowią cegły, piasek, beton. Do każdego zasobu zostały przydzielone określone zadania, przydzielając przy tym czas na wykonanie każdego z zadań.
Na realizację projektu potrzebne są środki, których wartość wynosi 298 932,50 zł. Na sfinansowanie projektu otrzymamy środki z Urzędu Miasta oraz z Unii Europejskiej w postaci dotacji. Pozostała część kosztów będzie sfinansowana przez właścicieli.
Głównymi źródłami zagrożeń są: zasoby finansowe, czynniki losowe, pracownicy oraz firmy zewnętrzne. W karcie zostały również wymienione przyczyny tych źródeł, m.in. zła pogoda czy też niekompetentni pracownicy. Został określony również stopień prawdopodobieństwa i skutku poszczególnego ryzyka.
ZAŁĄCZNIKI