Administracja publiczna reguluje działania na linii obywatel-władza publiczna. Działa poprzez odpowiednio umocowane organy administracyjnych których celem jest zaspokojenie potrzeb zbiorowych oraz realizacja zadań pub.

Administracja prywatna ma charakter wewnętrzny reguluje własne sprawy jednostki oraz sprawy osób trzecich pośrednio lub bezpośrednio związanych z funkcjonowaniem danej jednostki.

Administracja świadczona jej celem jest poprawa życia obywateli przez pośrednią lub bezpośrednią pomoc finansową lub rzeczową przez instytucje publiczne, przez udzielenie informacji rozwój infrastruktury komunalnej i przez lokale mieszkalne.

Sekretariat jest typową komórką organizacyjną powołaną do obsługi i odciążenia kierownika od wykonywania wielu czynności drobnych techniczno-manipulacyjnych absorbujących wiele czasów.

Funkcje sekretariatu:

reprezentacyjna- czyli wgląd i wyposażenie sekretariatu.

Informacyjna- przyjmowanie i przekazywanie informacji.

Regulacyjna- przyjmowanie i obsługa interesantów.

Pośrednika pomiędzy szefem a komórkami organizacyjnymi.

Wspomagająca przełożonego.

Rodzaje sekretariatów:

Uniwersalne- występują w małych jednostkach organizacyjnych, łączą one funkcje sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej. Realizują wszystkie czynności sekretarskie i kancelaryjne.

Osobiste- powołane są do obsługi administracyjno-technicznej kierownika i ewentualnie jego zastępcy, zwykle są jednoosobowe.

Działowe (wydziałowe)- obsługują dział lub wydział w zakresie czynności administracyjno-publicznych i kancelaryjnych.

Sekretariaty oddziałów kolegialnych- obsługują przewodniczącego i członków organów kolegialnych.

Imprez- powoływane są doraźnie do obsługi konferencji, sympozjów, targów, wystaw. Realizują czynności fazy przygotowań obsługi uczestników i prac po zakończeniu.

Kategorie sekretarek:

juniorka- powinna mieć wykształcenie średnie ekonomiczne lub administracyjne, do jej zakresu obowiązków należy: obsługa poczty, pisanie tekstów przy pomocy komputera, obsługa środków łączności prowadzenie archiwum, sporządzanie kopii, prowadzenie kalendarza.

Seniorka- poza wykształceniem powinna mieć staż zawodowy jako sekretarka juniorka lub na porównywalnym stanowisku. Powinna znać przynajmniej dwa języki obce. Zakresów: organizowanie wyjazdów służbowych, organizowanie zebrań, redagowanie korespondencji, przyjmowanie osób odwiedzających jednostkę.

Dyrekcji- powinna mieć wyższe wykształcenie zawodowe i 5 letni staż zawodowy. Do zakresu jej obowiązków należy: umiejętności elektronicznego przetwarzania informacji, odpowiedzialność za redagowanie pism i notatek, protokołowanie, zarządzanie finansami, tłumaczenie z języków obcych, sporządzanie raportów.

Organów kolegialnych- powinna mieć wyższe wykształcenie zawodowe, 5 letni staż pracy jako sekretarka dyrekcji, uzupełniające wykształcenie w dziedzinie administracji przedsiębiorstwa lub prawa. Zakres obowiązków: przeprowadzanie analiz dotyczących działalności sekretariatu, samodzielne sporządzenie raportów, wykonywanie czynności sekretarskich na rzecz rady zarządu wielkich przedsiębiorstw, reprezentowanie zwierzchników, szkolenie sekretarek dyrekcji w obrębie danej jednostki.

Obowiązki sekretarki: obsługa kierownika, w zakresie pośredniczenia w osobistych i telefonicznych kontaktach kierownika z interesantami i pracownikami, przyjmowanie, ewidencja i załatwianie akt sprawy załatwionych, wykonanie czynności zleconych przez pracownika, udzielanie informacji ustnych i telefonicznych, wykonanie czynności pomocniczych typu przygotowanie spotkań, zebrań, konferencji.

Profesjonalna sekretarka przyczynia się swoja działalnością do rozwoju instytucji, potrafi wybrać z rożnych spraw zadania najpilniejsze do wykonania w danej chwili, chroni czas pracy swojego zwierzchnika, przyjmuje interesantów zgodnie z ich oczekiwaniami. Sekretarka powinna tak zorganizować swoja pracę aby wykonać wszystkie zadania w zaplanowanym czasie i pamiętać o nadchodzących terminach. Potrafi utrzymać miłe koleżeńskie stosunki z kolegami i koleżankami bez naruszania tajemnicy służbowej.

Styl kierowania autokratyczny- Polega on na narzucaniu przez kierownictwo przedsiębiorstwa planów i wytycznych ich realizowania. Stosowany jest najczęściej w dużych scentralizowanych organizacyjnie przedsiębiorstwach. Decyzje pochodzą od najwyższego szczebla kierownictwa i przekazywane są na niższe szczeble w postaci nakazów.

Styl kierowania demokratyczny- podwładni mają prawo udziału w podejmowaniu decyzji a kierownik określa jedynie cele działania, pozostawiając pracownikom w miarę możliwości wolna rękę w wyborze sposobów realizacji tych zadań. Stwarza to pracownikom sprzyjające warunki do przejawiania własnej inicjatywy. Ponadto rozwija poczucie obowiązku i odpowiedzialności za własny odcinek pracy. Kierowanie w demokratycznym stylu nacechowane jest zaufaniem.

Styl kierowania nieingerujący- Występuje wówczas, gdy kierownik stwarza wprawdzie sytuacje skłaniające pracowników do uzyskania określonego celu, ale w toku prac zespołu nie wpływa lub wpływa w minimalnym tylko stopniu na przebieg działania.

Klasyfikacja pomieszczeń biurowych według przeznaczenia:

• Służące do wykonania podstawowych prac administracyjno- biurowych, czyli gabinety, sekretariaty, kancelarie.

• Służące do wykonania masowych prac administracyjno-biurowych, czyli hale maszyn, archiwa, biblioteki.

Pomieszczenia pomocnicze

→ gospodarcze, czyli warsztaty, magazyny.

→ komunikacyjne, służące do komunikacji pionowej i poziomej w lokalu pionowym, czyli klatki schodowe, windy.

→ pomieszczenia higieniczno-socjalne, czyli toalety, umywalnie.

→ socjalno-kulturalne, czyli kuchnie, stołówki.

→ pomieszczenia na urządzenia i instalacje techniczne oraz pomieszczenia na urządzenia do ogrzewania, klimatyzacji, wentylacji i przeciwpożarowe.

• Pomieszczenia obce

→ agencje pocztowe i inne, kioski

System korytarzowy- czyli celkowy to taki w którym pomieszczenia biurowe mają niewielką powierzchnię 16
dla 1-4 pracowników, system ten występuje w dwóch odmianach,

• Jednostronny

• Dwustronny

W systemie korytarzowym unika się hałasu, a więc pracownik może skupić się i wydajniej pracować, utrudniona jest jednak kontrola ze strony kierownika, a także łączność miedzy pracownikami a interesantami. Również praca nie może być prowadzona metodą potokową oraz nie można swobodnie dokonywać zmian w zakresie rozlokowania mebli.

System halowy- opiera się na pomieszczeniach Dyduch, dlatego nazywany jest wieloprzestrzennym. Wszyscy pracownicy komórki organizacyjnej zlokalizowani s a w jednym pomieszczeniu, np. w hali maszyn do pisania lub księgowania. Występuje w wielu odmianach o różnym ruchu interesantów, np. wzdłuż ścian, środkiem hali. Zaletami jest możliwość lepszego wykorzystania powierzchni, rozlokowania stanowisk zgodnie z przebiegiem procesów pracy, kompleksowa obsługa interesantów. Wada jest duża słyszalność i widoczność co rozprasza uwagę pracowników.

System mieszany- polega na połączeniu elementów systemu korytarzowego i halowego, każdy pracownik pracuje za szklanym przepierzeniem, zatem system eliminuje wady systemu halowego

System rotundowy- polega na rozplanowaniu lokali biurowych koliście, co ułatwia komunikacje między pracownikami, bardziej płynny przepływ interesantów

Meble biurowe powinny stwarzać warunki:

• Sprzyjające racjonalnej organizacji pracy administracyjno- biurowej.

• Przyczyniać się do racjonalnego wykorzystania powierzchni biurowej.

• Stwarzać możliwość łatwego przemeblowania w zależności od potrzeb

Z funkcjonalnego punktu widzenia meble biurowe dzieli się na:

• Stanowiące wyposażenie stanowiska pracy (stoły, krzesła, biurka)

• Służące do segregowania i przechowywania dokumentów ( szafy, regały, półki, sortownice)

• Służące do ustawiania maszyn i urządzeń biurowych (stoliki, statywy, pulpity, podstawki)

• Stanowiące wyposażenie specjalnych stanowisk pracy (tablice kreślarskie)

• Stanowiące wyposażenie pomieszczeń specjalnych (sale konferencyjne, biblioteki, szatnie, magazyny)

Hala maszyn jest komórką organizacyjną powołaną do prowadzenia działalności usługowej w zakresie maszynopisania dla innych komórek.

Wyróżnia się 3 systemy organizacji maszynistek:

• Zdecentralizowany polega na tym, że maszynistki przydzielone są do komórek organizacyjnych oraz obsługuje daną komórkę. W tym systemie nie stosuje się norm pracy.

• Zcentralizowany polega na utworzeniu specjalnej komórki organizacyjnej powołanej do sporządzania maszynopisu. Komórka ta jest hala maszyn. Na jej czele stoi kierownik, który jest odpowiedzialny za sprawny przebieg pracy. Hala maszyn pełni funkcję usługową w stosunku wszystkich innych Komorek organizacyjnych danej jednostki organizacyjnej.

• Mieszany stosowany jest wtedy gdy opracowania jednolite typowe wykonuje hala maszyn zaś opracowania nietypowe przepisuje maszynistki zatrudnione w komórkach, w których opracowania są sporządzane lub piszą pracownicy we własnym zakresie.

Na wydajność pracy w biurze mają wpływ, warunki materialne na które obok urządzeń łączności telefonicznej, mebli biurowych i narzędzi wspomagających pracę biurową, składają się:

• Oświetlenie

• Kolorystyka

• Klimatyzacja

• Wentylacja

• Urządzenia przeciw dźwiękowe

Materialne środowisko pracy obejmuje powietrze o określonym składzie medycznym, temperaturę i ruch powietrza, wilgotność, promieniowanie elektromagnetyczne, dźwięki.

Temperatura i wilgotność powietrza:

Pomieszczenia biurowe powinne mieć temperaturę zgodną z obowiązującymi normami:

• gabinety biurowe, biblioteki - 20st.

• sale posiedzeń, salon obsługi interesantów, świetlice, korytarze, poczekalnie - 18st.

• szatnie - 16st.

• archiwa 12st.

Eliminowanie zagrożeń wynikających z zanieczyszczenia powietrza:

Zmiana procesu technologicznego lub jego fazy. Stosowanie urządzeń regulujących powietrze z klimatyzacji.

Stosowanie ochrony osobistej:

• odzież ochronna

• maski

• stosowanie materiałów i surowców zastępczych

• prowadzenie postępu technicznego.

Zasady oświetlenia miejsc pracy:

• maksymalne wykorzystanie światła naturalnego

• wybór odpowiedniego światła sztucznego

• przystosowanie oświetlenia do wykonywanej pracy

• równomierne oświetlenia stanowiska pracy

• ustalenie natężenia źródła światła w zależności od wielkości pomieszczenia i rodzaju wykonywanej pracy

• dobór urządzeń oświetlających ze względu na bezpieczeństwo pracy i odpowiednie zaprojektowanie i rozmieszczenia źródeł światła

Dobór barw:

• kolory ciemne pochłaniają światło, jasne rozpraszają

• przy doborze podstawowego koloru ważną role odgrywa położenie lokalu

• w pokój wychodzącym na południe powinien przeważać kolor zimny, (niebieskawo zielony) - w pokoju wychodzącym na północ kolory ciepłe (barwy jasne są odpowiednie dla pomieszczeń o niewielkich pomiarach)

• barwy zbyt krzykliwe wytwarzają wrażenie zbliżania się ścian.

Hałas na stanowisku pracy - przebywanie człowieka przez dłuższy czas w hałasie o poziomie przekraczającym 60 do 70 dcb. może być przyczyną trwałego uszkodzenia słuchu.

Wentylacja i klimatyzacja centralna powinny spełniać następujące warunki:

• powietrze doprowadzane do pomieszczeń pracy z zewnątrz powinno być oczyszczone z pyłów i substancji szkodliwych dla zdrowia;

• nie mogą powodować przeciągów, wyziębienia lub przegrzewania pomieszczeń pracy;

• strumień powietrza pochodzący z urządzeń wentylacji nawiewnej nie powinien być skierowany bezpośrednio na stanowisko pracy;

• muszą być odpowiednio konserwowane w celu niedopuszczenia do awarii;

• powinny być tak dobrane, aby ograniczać natężenie i rozprzestrzenianie się hałasu i drgań mechanicznych przez nie wytwarzanych;

• maksymalna temperatura nawiewanego powietrza nie powinna przekraczać 70°C przy nawiewie powietrza na wysokości ≥ 3,5 m od poziomu podłogi stanowiska pracy i 45°C w pozostałych przypadkach;

• przy wentylacji mechanicznej z recyrkulacją powietrza ilość powietrza świeżego nie powinna być mniejsza niż 10% ogólnie wymienianego. ela

---