Charakterystyka podstawowych
cech i wymogów sylwetki
właściciela małego
przedsiębiorstwa.
Skomplikowany proces produkcyjny, zaangażowanie techniki, a przede wszystkim zatrudnienie wielu ludzi spowodowało, ze zarządzanie przedsiębiorstwem staje się coraz bardziej złożone. Właściciel lub właściciele kapitału powierzają zatem zarządzanie zakładem wyspecjalizowanej kadrze kierowniczej - menadżerom. W ten sposób nastąpiło oddzielenie funkcji właściciela kapitału od funkcji zarządzania przedsiębiorstwem i wyłonienie się specjalnej klasy ludzi - menadżerów. Powyższe spostrzeżenie odnosi się oczywiście do dużych przedsiębiorstw. Pojęcie menadżera małej firmy nie jest jednoznaczne. Menadżerem w małej firmie jest często jej właściciel, ale także zarządzający firmą w imieniu właściciela lub też kierownik zespołu pracowniczego prowadzący wyodrębnioną organizacyjnie działalność gospodarczą firmy. Cechą charakterystyczną pracy menadżera jest jej bogata treść, podczas gdy opinia o pracy menadżera małej firmy koncentruje się na jego roli reprezentacyjnej. W rzeczywistości menadżerowie pracują w bardzo dużym tempie. Ich czynności odznaczają się krótkim czasem trwania, różnorodnością, nieciągłością i są zorientowane na działanie. Wykonują też niestety czynności rutynowe, gdyż często nie stać ich na zatrudnienie specjalistów, oraz czynności nieprzewidywalne wynikające najczęściej z kontaktów z otoczeniem. Przy nielicznym personelu menadżer ma ograniczoną możliwość delegowania obowiązków, natomiast musi dodatkowo zastępować w pracy nieobecnych pracowników.
Charakteryzując menadżera, należy również zwrócić uwagę na to, że wykonuje on bardzo specyficzne czynności, tzn. podejmuje decyzje. W wielu kręgach zarządzanie utożsamia się z procesem podejmowania decyzji czy rozwiązywania problemów. Decyzje kierownicze cechują się dużą dozą innowacyjności i dotyczą celów, środków i ludzi, ponieważ menadżer jest wzorcem osobowościowym kreującym wartości kultury organizacyjnej firmy.
Menadżer (właściciel) przedsiębiorstwa powinien kierować się następującymi tezami:
Ustalić priorytety:
zdecydować o priorytetach w danym dniu,
planować kolejność czynności,
opracować plan - harmonogram czynności związanych z ich realizacją,
skoncentrować swój wysiłek na wykonaniu czynności lub na zlecaniu ich wykonaniu przez podwładnych.
Odkładania spraw na później oraz podejmowania wielu spraw równocześnie pozwala uniknąć planowanie własnej pracy. Menadżerowie rzadko planują, zawsze znajdują się pomiędzy tym, co można by było zrobić a tym, ca trzeba zrobić koniecznie.
Tymczasem rozwój firmy wiąże się z pojawieniem nowych problemów. Wszystko to powinno zmuszać menadżera (właściciela) do wprowadzenia elementów planowania, a więc sporządzenia list spraw do załatwienia i ustalenia priorytetów.
Organizować przebieg pracy:
dokonać rozbioru zadania na duże, średnie i małe części wyznaczając oczekiwane efekty,
opracować harmonogram działania tak, by rozpocząć prace od najważniejszej części,
wykonać najmniej przyjemną część pracy na samym początku,
wyznaczyć sobie drobne gratyfikacje za dotrzymanie terminu i osiągnięty efekt.
Rozdzielać zadania dla podwładnych:
sformułować decyzje i określić jej ramy czasowe,
zlecić opracowanie jej pracochłonnych szczegółów podległym pracownikom,
umożliwić pracownikom wykazanie się inicjatywą w wykonywanej pracy,
składać odpowiedzialność na pracowników z tytuły samodzielności w realizowaniu zadań mniejszej wagi,
zlecać pracownikom zadania, które oni znają i wykonują lepiej niż sam menadżer.
Źródłem sukcesów właściciela jest umiejętność pracy z zespołem. Menadżer powinien przekazać część swoich obowiązków i uprawnień, zostawiając sobie jednak prawo kontroli wyników. Przekazanie obowiązków polega na powierzeniu podwładnym zadania lub części zadania. Zlecając należy wyjaśnić co jest do zrobienia i przygotować podwładnych do przyjęcia odpowiedzialności za podjęte decyzje.
Organizować spotkania-zebrania:
punkty programowe zawsze opracować wcześniej,
w formie pisemnej przekazać uczestnikom program spotkania, ze znacznym wyprzedzeniem czasowym,
spotkanie rozpoczynać punktualnie,
konsekwentnie realizować kolejne punkty programu,
spotkanie kończyć wnioskami, które powinny być podstawą podjęcia decyzji.
Unikać niezapowiedzianych spotkań i wizyt:
wyznaczyć dla pracowników i klientów stałe godziny przyjęć i ściśle ich przestrzegać,
stosować wypracowane i uzgodnione z sekretarką kulturalne i skuteczne sposoby pozbywania się uciążliwych gości.
Załatwiać korespondencję:
wyznaczyć osobę, która powinna klasyfikować korespondencję według jej znaczenia i wysyłać w imieniu menadżera,
załatwioną korespondencję i dokumenty natychmiast przekazywać do ekspedycji,
korespondencję załatwić w ciągu dnia tylko raz i nie wracać do niej w tym samym dniu.
Prowadzić rozmowy telefoniczne:
wyznaczyć osobę, która będzie łączyła tylko rozmowy najważniejsze,
mówić krótko, rzeczowo i zwięźle, choć bez przesady.
Tak więc głównymi obowiązkami właściciela małego przedsiębiorstwa jest realizowanie podstawowych funkcji menadżera, których prekursorem był H. Fayol i do których należą:
planowanie - polega na określeniu celów organizacji i decydowaniu o najlepszym sposobie ich osiągnięcia;
organizowanie - polega na logicznym grupowaniu działań i zasobów instytucji;
kierowanie podległym personelem;
zatrudnianie - polega na obsadzie stanowisk, rotacja, podnoszenie kwalifikacji, ocena, awans;
motywowanie jest zespołem działań wykorzystywanych w celu skłonienia pracowników do współpracy ze sobą dla realizacji celów organizacji;
kontrola - polega na obserwowaniu postępów organizacji w realizowaniu jej celów.
Sylwetka właściciela małego przedsiębiorstwa powinna stanowić wzór tzw. „idealnego szefa”. Taki wzór został opracowany przez amerykańskie Ministerstwo Pracy na podstawie badań oczekiwań pracowników wobec przełożonego i należą do nich między innymi następujące zasady: być lojalnym, inspirować i kontaktować się z pracownikami, być twórczym, systematycznie sprawdzać, czy pracownicy wykonują polecenia, słuchać co mówią pracownicy, skłaniać ludzi do maksymalnego wysiłku, ale bez przesady, zabiegać o szacunek podwładnych, bo szef bez autorytetu to żaden szef.
Dlatego dobry menadżer (właściciel) musi pamiętać, że osiągnie sukces gdy całkowicie poświęci się sprawie, musi być przygotowany na to, że nie będzie mógł poświęcić wiele czasu rodzinie i przyjaciołom. Musi być zdyscyplinowany oraz mieć wyznaczone cele.
Właściciel firmy pełni wiele różnych ról interpersonalnych, informacyjnych i decyzyjnych w przedsiębiorstwie, ma wiele różnych obowiązków, w związku z czym staje się tzw. „chłopcem do wszystkiego”.
Przykłady ról pełnionych przez właścicieli małych przedsiębiorstw:
a) role interpersonalne:
rola reprezentacyjna - właściciel występuje jako symbol firmy w stosunku do otoczenia zewnętrznego, np. reprezentuje firmę na konferencjach państwowych, bierze udział w spotkaniach publicznych;
rola przywódcza - realizuje cele firmy poprzez określony typ motywacji w stosunku do pracowników, np. przewodzi grupie, personelowi firmy, kieruje, motywuje, ocenia pracowników;
rola łącznik pośrednik - utrzymuje stosunki między firmą o otoczeniem zewnętrznym, od którego zależy funkcjonowanie firmy;
b) role informacyjne:
rzecznik przedsiębiorstwa - reprezentuje określone zagadnienia przed osobami z zewnątrz, np. rozmawia z profesjonalistami i grupami zawodowymi reprezentując określoną wiedzę na temat wyrobu, wydziału, firmy;
ekspedytor - dostarcza informacje członkom organizacji, np. opracowuje raporty, listy;
ekspert-specjalista - poszukuje informacji związanych z funkcjonowaniem firmy, np. czyta fachowe czasopisma związane ze specyfiką firmy;
c) role decyzyjne:
stymulator rozwoju - inicjuje nowe możliwości i wprowadza systematyczne zmiany do organizacji ze szczególnym uwzględnieniem jej rozwoju, np. zachęca pracowników do przedstawienia własnych pomysłów, rozwiązań związanych z produktem i organizacją;
rozjemca - rozwiązuje i usprawnia struktury organizacyjne, usuwa negatywne zjawiska w działaniu firmy;
allokator zasobów - rozprowadza zasoby deficytowe i ustala priorytety, np. decyduje o wymianie narzędzi i maszyn, podejmuje decyzje o wymianie pracowników;
negocjator - reprezentuje firmę w negocjacjach indywidualnych i grupowych.
Z pewnością wielość ról wskazuje na wielość funkcji, które będzie musiał realizować menadżer; tym samym określenie „być chłopcem do wszystkiego” oznacza jego służebność wobec przełożonych, kolegów, reprezentantów otoczenia zewnętrznego, a nawet własnych podwładnych, którym musi zapewnić wszelkie zasoby firmy, niezbędne do wykonania zleconych prac.