SYSTEMY AUTOMATYZACJI BIURA – Office Automation Systems (OAS lub SAB)

System automatyzacji biura służą do zapewnienia komunikacji z użytkownikiem w zakresie gromadzenia, przetwarzania i przesyłania danych, poprzez określenie obiegu dokumentów i dostarczaniu informacji z zewnątrz. Do powszechnie używanych programów należą tu edytory tekstów, poczta elektroniczna, oprogramowania służące do obsługi faksów, modemów.

Edytory tekstów umożliwiają tworzenie dokumentów, przechowywanie ich w formie elektronicznej, jak również wydrukowania na drukarce czy wyświetlenia na ekranie komputera. Przy tworzeniu dokumentu mamy możliwość jego korekty w każdym momencie, przeniesienia części tekstu w inne miejsce, szybkie ustawienie wyglądu dokumentu – wielkości czcionki, akapitów, marginesów i tworzenia dowolnej ilości kopii.

Systemy automatyzacji biura to również zarządzanie plikami, możliwość zarządzanie kilkoma dokumentami jednocześnie, szybkie ich dostarczanie innym użytkownikom w celach informacyjnych, czy uzupełnienia danych. System taki niweluje czas, jaki przy zwykłym obiegu dokumentów w biurze potrzebny był na ich dostarczanie.

Gromadzenie danych w plikach, katalogach pomaga na ich sprawnym uporządkowaniu, co daje możliwość szybkiego wyszukiwania potrzebnych dokumentów, bez potrzeby przekartkowywania niezliczonej ilości dokumentów w wersji papierowej rozmieszczonych najczęściej w kilku miejscach biura.

Oszczędność czasu jest największą zaletą wykorzystywania tego typu systemów. Obecnie są to systemy powszechnie używane do komunikacji i przesyłania danych z jednego miejsca w drugie. Wiąże się to jednak z ograniczeniami w zatrudnieniu danej firmy. Kierownictwo mające siedzibę w innym miejscu niż filie nie potrzebuje sztabu ludzi, którzy będą dokonywać analiz funkcjonowania tych oddziałów w miejscu ich funkcjonowania. Wystarczy jedna osoba w głównej siedzibie firmy, której podstawowe informacje przesyłane są drogą elektroniczną ze wszystkich oddziałów na świecie. Utrudnieniami może być brak zasilania, lub kłopoty z siecią internetową, co całkowicie uniemożliwi współpracę, lecz w obecnych czasach są to niedługie przerwy, które nie wpływają na szybkość podejmowania decyzji, gdyż w dobie telefonów komórkowych nie ma żadnych barier w szybkiej komunikacji.

System automatyzacji biura nie wymaga skomplikowanej obsługi ani sprzętu, wystarczające jest, aby zapewnienie wszystkim pracownikom dostępu do intranetu, internetu, stworzonej wewnętrznej sieci firmy, drukarek i faksów. Pracownicy mogą stworzyć na swoich stanowiskach własny system, wg którego będzie im najłatwiej korzystać z dostępnych danych, nie narzuca się im żadnego systemu gromadzenia podstawowych danych, czy dokumentów. Każda osoba może w swoim komputerze tak ułożyć pliki, aby najłatwiej dostępne były te, które są najczęściej wykorzystywane i potrzebne przy dokonywaniu bardziej skomplikowanych analiz.

Systemy automatyzacji biura służą przede wszystkim do szybkiego obiegu dokumentów, rozsyłania ich na zewnątrz, jak również pobierania z zewnątrz. Pomagają w zarządzaniu dokumentami firmy, gwarantują łatwy i sprawny dostęp do ważnych informacji, umożliwiając jednocześnie różne sposoby ich prezentacji i przekazywania innym podmiotom.