UNIWERSYTET WARMIŃSKO-MAZURSKI W OLSZTYNIE WYDZIAŁ KSZTAŁTOWANIA ŚRODOWISKA I ROLNICTWA

Kierunek: ROLNICTWO

KOMUNIKACJA I JEJ FORMY

Olsztyn 2012

Termin „komunikowanie” –pochodzi od łacińskiego czasownika communicare (uczynić wspólnym, połączyć, naradzać się, informować) i rzeczownika communio (wspólność, poczucie łączności). W rezultacie, choć pierwotne znaczenie było zgoła inne od współczesnego, powstał zwrot oddający potrzebę określenia nowych środków transmitowania przedmiotów, ludzi oraz informacji w coraz większym, dziś już globalnym zakresie.

Sam termin communication pojawił się najpierw w łacinie, potem został wchłonięty przez języki nowoczesne. Oznaczał „wejście we wspólnotę, utrzymywanie z kimś stosunków”. Do wieku XVI pojęcie to funkcjonowało w znaczeniu "komunia, uczestnictwo, dzielenie się". Dopiero w XVI wieku nadano mu drugie znaczenie "transmisja, przekaz", co więzło się z rozwojem poczty i dr6g. To właśnie rozumienie nabrało szczeg6lnej wagi w XIX i XX wieku ze względu na pojawienie się i dynamiczny rozw6j srodk6w komunikowania służących do:

• przemieszczania ludzi i przedmiot6w w przestrzeni, jak pociąg, a nastypnie samoch6d i samolot;

• przekazu informacji na odległość, jak telegraf, telefon, radio, telewizja i nowe media.

Komunikowanie jest procesem porozumiewania się jednostek, grup lub instytucji. Jego celem jest wymiana myśli, dzielenie się wiedzą, informacjami i ideami. Proces ten odbywa się na rożnych poziomach, przy użyciu zróżnicowanych środków i wywołuje określone skutki.

Charles Cooley, jeden z prekursorów tego obszaru badań, określił komunikowanie jako swego rodzaju mechanizm, dzięki któremu stosunki międzyludzkie istnieją i rozwijają się a wytworzone przez ludzki umysł symbole są przekazywane w przestrzeni i zachowywane w czasie.

On jako pierwszy wprowadził do literatury pojęcie „komunikowanie się” i dostrzegł, ze obejmuje ono także wyraz twarzy, gesty, postawę, tonację głosu, słowa, pismo, druk itd.

Wyróżniamy dwa rodzaje komunikacji:

• komunikowanie werbalne,

• komunikowanie niewerbalne.

Komunikacja niewerbalna według S.P Morreale dotyczy wszystkich ludzkich zachowań postaw i obiektów innych niż słowa, które komunikują wiadomości i posiadają wspólne społeczne znaczenie. Obejmuje: wygląd fizyczny, ruch ciała, gesty, wyraz twarzy, ruch oczu, dotyk, głos oraz sposób wykorzystywania czasu i miejsca w komunikowaniu się. Nie zawiera jednak gestów, które zawierają słowa, takich jak język migowy, ani słów pisanych lub przekazywanych elektronicznie.

Komunikaty niewerbalne:

1. mimika (wyraz twarzy);

2. pantomimika (gesty);

3. zachowania przestrzenne (proksemika)– sympatia/niechęć, pozycja społeczna

4. czynniki paralingwistyczne (ton głosu, tempo mowy, intonacja, przerwy, chrząknięcia, eeee, mmmm...)

5. powierzchowność (rodzaj ubrania, zegarki, kolczyki, makijaż, komórka, sygnety, buty itp.)

6. stany fizjologiczne (zapach, rumieńce, łzawienie oczu)

7. budowa ciała - np. szerokie plecy, mała głowa, silne nogi, biodra wypięte do przodu, duże kości itp. - cechy temperamentu i styl charakteru

8. postawa ciała (jak ciało stoi, siedzi itp.)

9. oczy (ruchy oczu, odruch źreniczny i wielkość źrenic, częstość mrugania, kierunek patrzenia, kontakt wzrokowy, wielkość oczu itp.)

Komunikacja werbalna jest to sposób komunikowania się z użyciem języka naturalnego, czyli mowy jako środka komunikacji. Jest to podstawowy sposób komunikacji międzyludzkiej.

W komunikacji werbalnej dużą rolę odgrywają takie czynniki, jak:

• akcent i modulowanie wypowiadanych kwestii, co często ma większy wpływ na partnera interakcji niż treść wypowiedzi;

• stopień płynności mowy;

• zawartość (treść) wypowiedzi.

Różnice między komunikowaniem werbalnym i niewerbalnym:

• komunikowanie niewerbalne jest bardziej dwuznaczne,

• komunikowanie niewerbalne ma charakter ciągły,

• komunikowanie niewerbalne odbywa się za pomocą wielu kanałów i angażuje wszystkie zmysły,

• komunikowanie niewerbalne nie ma struktury albo jest słabo zarysowana,

• komunikowanie niewerbalne ma charakter pozalingwistyczny,

• komunikowanie niewerbalne daje wgląd w stany emocjonalne,

• znaczenie komunikowania niewerbalnego jest zdeterminowane kulturowo.

Do najczęstszych zaburzeń komunikacji opisywanych w literaturze należą:

• utrudnienia percepcyjne,

• wybiórczość uwagi,

• brak umiejętności decentracji (przyjęcie perspektywy rozmówcy),

• różnice kulturowe,

• stereotypy (chętniej słuchamy osób o wysokim statusie społecznym),

• samopoczucie.

Ogromne znaczenie dla prawidłowych relacji w miejscu pracy ma umiejętność skutecznego komunikowania się między przełożonym a podwładnymi czy między pracownikami zajmującymi równorzędne stanowiska. Proces ten polega na przemiennym stawaniu się raz nadawcą a raz odbiorcą. Rolą nadawcy jest przekład swoich poglądów, emocji i intencji na słowny przekaz, a rolą odbiorcy jest odbiór tego przekazu i interpretacja jego znaczenia.

Reguły organizowania wypowiedzi pomocne przy komunikowaniu się w pracy:

• regułę zrozumiałości i poprawności gramatycznej – nakazuje wypowiadanie się czytelne, jednoznaczne, poprawne stylistycznie i gramatycznie;

• regułę spójności – zaleca ona, by rozmówcy trzymali się tematu, gdyż nagłe jego zmiany, przeskakiwanie z tematu na temat, wywołują wrażenie lekceważenia czy ignorowania odbiorcy;

• regułę ekonomiczności – dotyczy unikania chaotyczności wypowiedzi, pustosłowia, robienia zbyt długich przerw w mówieniu, trwonienia czasu na sprawy nie związane z tematem;

• regułę ekspresyjności – akcentuję potrzebę mówienia wyraziście, żywo z uczuciem.

Główne zasady komunikacji interpersonalnej to:

• zasada grzeczności – dotyczy przestrzegania zasad, uprzejmości, poruszania spraw czy tematów istotnych dla rozmówcy;

• zasada aprobaty – nakazuje okazywanie poważania, szacunku i uznania, a zakazuje ostrej, bezpardonowej krytyki i podejmowania tematów szkalujących czy obrażających rozmówcę;

• zasada skromności – dotyczy unikania demonstrowania swojej wyższości, dominacji czy uprzywilejowania;

• zasada zgodności – akcentuje potrzebę dążenia do zgody, zmniejszania dzielących dystansów i różnic oraz wyrażania akceptacji dla tych sądów, opinii czy przekonań partnera rozmowy, które jest w stanie uznać;

• zasada kooperacji – wskazuje na konieczność łagodzenia napięć, tłumaczenia swych wypowiedzi oraz proszenia o bliższe lub ponowne omówienie kwestii niezrozumiałych lub zbyt zawiłych dla odbiorcy; łącznie sprzyja to tworzeniu sprzyjającej atmosfery;

• zasada ironii – umożliwia w pewnych okolicznościach prowadzenie rozmowy w tonie żartobliwym czy nawet kpiarskim, ale z zachowaniem dobrego smaku i w sposób na tyle czytelny, żeby odbiorca był w stanie odróżnić ten styl konwersacji od konwencji bardziej formalnej;

• zasada ciekawości – odnosi się do wyboru tematów interesujących dla obu stron czy sprowadzania rozmowy do spraw ważnych, wspólnych dla obu rozmówców).

Podczas przebiegu komunikacji w organizacji niezbędne jest przestrzeganie kilu zachowań, które ułatwia nam nawiązanie prawidłowego przepływu informacji. Zaliczmy do nich:

• należy zwracać się do innych z rozwagą,

• trzeba starać się zrozumieć drugą stronę,

• należy przyjrzeć się własnemu zachowaniu,

• trzeba uważać na to, co się mówi należy uczyć się kompromisu,

• trzeba okazywać innym, że są obiektem zainteresowań,

• należy uśmiechać się,

• trzeba sprawiać, by inni czuli się ważni,

• należy pokazywać, że ma się poczucie humoru,

• trzeba próbować unikać kłótni,

• należy pomagać innym,

• trzeba unikać plotek.

Rys. 1. Proces przebiegu komunikacji.

Do przeprowadzenia procesu komunikacji potrzebne są minimum dwie osoby, czyli twórca i odbiorca komunikatu, można by to porównać do procesu nadania telegramu - jedna osoba szyfruje wiadomość, wiadomość jest przesyłana, rozszyfrowana i odczytywana przez odbiorcę komunikatu. Takie przybliżenie sprawdza się w przekazie prostych komunikatów np.: wyślij list, przynieś kawę, zrób to..., tego nie rób...

Istota komunikacji jest o wiele bardziej złożona i przebiega ona w następujący sposób pomiędzy dwiema osobami: nadawca komunikatu formułuje komunikat, czyli swoje myśli tłumaczy na komunikat słowny w oparciu o bazę wiedzy i skojarzeń jaką wypracował w swoim umyśle, następnie przekazuje drugiej osobie dany komunikat przy użyciu następujących kanałów komunikacyjnych: słowa (treści), mowa (tembr, brzmienie, natężenie głosu), ciało (gesty). Wszystko to jest jeszcze wzbogacone emocjami, które występują w każdym z kanałów komunikacyjnych. Następnie druga osoba odbiera, poprzez poszczególne kanały (wzrokowy, słuchowy, czuciowy, ruchowy), wszystkie te informacje i stara się w oparciu o własny aparat pojęciowy złożyć odebraną informację.

Jest to przekaz informacji, idei, emocji, proces służący rozumieniu, w którym sami próbujemy być zrozumiani, próbujemy wpłynąć na innych. Komunikowanie to również łączenie ludzi we wspólnoty, tworzenie społecznej całości złożonej z jednostek oraz wymiana znaczeń między ludźmi. I wreszcie jest to składnik procesu społecznego - akt przekazujący normy, wartości, a także jest to środek kontroli społecznej.

Elementy procesu komunikowania:

1. Uczestnicy

Odgrywają role nadawców i odbiorców.

• procesy sformalizowane - role są z góry ustalone, jednoznaczne i niewymienialne

• procesy niesformalizowane – role są jednoczesne i wymienialne

Każda jednostka komunikująca się posiada swoje własne doświadczenia, uczucia, idee, nastroje, wykonywaną pracę. Z tego powodu komunikat wysyłany i odbierany nie może mieć takiego samego znaczenia. Verderber uważa, że uczestników procesu różnią trzy podstawowe elementy: stosunek do innych, płeć i kultura.

1. Komunikat

• zajmuje miejsce centralne w procesie komunikowania między nadawcą a odbiorcą.

• nazywany też przekazem komunikacyjnym.

• jest to kompleksowa struktura, na którą składają się znaczenia, symbole, kodowanie i dekodowanie, forma i organizacja

• znaczenia – czyste idee i uczucia istniejące w ludzkich umysłach, przekładane są na znaczenia, które muszą być dzielone z pozostałymi uczestnikami procesu.

• symbole – są to słowa, dźwięki, działania, dzięki którym znaczenie jest oznajmiane innym jednostkom. Symbolem jest zarówno słowo, jak i gest, mimika.

• dekodowanie kodowanie – proces transformowania idei i uczucia w symbole oraz proces odwrotny. Są to procesy bezwiedne.

1. Kanał

Jest to droga przekazu i środki transportu, za pomocą których przekaz pokonuje drogę od nadawcy do odbiorcy. W komunikowaniu bezpośrednim używa się wszystkich pięciu kanałów sensorycznych; w komunikowaniu pośrednim kanały zredukowane są do wzroku i słuchu.

1. Szumy

• źródło zakłóceń

• mogą mieć charakter zewnętrzny, wewnętrzny, jak i semantyczny

• każdy szum może blokować proces komunikowania na etapie dekodowania

• szum zewnętrzny – np. nieodpowiednia temperatura, zepsuty odbiornik TV

• szum wewnętrzny – uczucia i predyspozycję psychiczne uczestników komunikowania, np. ból głowy, zęba, itd.

• szum semantyczny – jest konsekwencją zamierzonego lub niezamierzonego złego użycia przez nadawcę znaczenia, które blokuje precyzyjne odkodowanie informacji

1. Sprężenie zwrotne

Jest to reakcja odbiorcy na komunikat po jego odkodowaniu. Mówi nam, czy przekaz został usłyszany, zobaczony i zrozumiany. Występują różne typy sprzężenia zwrotnego: bezpośrednie.

Wyk. 1. Problemy w komunikacji wewnętrznej w dużych i małych firmach (www.proto.pl/raport_proto)

Wśród badań nad barierami w komunikacji dużą rolę odgrywa bariera między działami. Na drugim miejscu barierę w komunikacji stanowi nie informowanie pracowników na ważne z punktu widzenia tematy.

Wyk. 2. Instrumenty komunikacji wewnętrznej w małych i dużych firmach (www.proto.pl/raport_proto)

Przeprowadzone badania wykazują na znaczący udział dwóch narzędzi odgrywających dużą rolę zarówno w dużych jak i małych firmach w komunikowaniu się na organizację pracy. Są to głównie organizowanie event i imprez integracyjnych oraz spotkania i prezentacje kierowników dla zespołów. W dużych firmach coraz większe znaczenie odgrywa komunikowanie się przez Internet.

Rys. 2. Piramida komunikacji.

Komunikacja intrapersonalna jest to wymiana informacji między co najmniej dwojgiem ludzi odnosząca się do tego, co kto ma na myśli, jakie są jego intencje i na ile zgodne są zachowania każdego z uczestników komunikacji. To przepływ przekazów formalnych i nieformalnych związanych z wykonywaniem zadań. Szczególnego znaczenia nabierają tu zakłócenia w ich realizacji, a nawet zagrożenia uniemożliwiające ich wykonanie oraz kontekst społeczno-kulturowy.

Komunikacja grupowa dotyczy sytuacji, gdy koordynacja zachowań regulowana przepływem informacji wiąże kilku członków organizacji, np. praca w zespole zadaniowym, posiedzenia rady nadzorczej. Grupy interesariuszy mogą tworzyć zwarte, spójne zespoły lub luźne, rozbite, zdezintegrowane. Nie na każdym etapie rozwoju organizacji pożądana jest komunikacja w służbie budowania grupy silnej i zwartej. Grupy bowiem na skutek mechanizmu konformizm/nonkonformizm mogą lansować wzorce zachowań sprzeczne z misją i wizją organizacji, czy bieżącym etapem rozwoju. Jest to zachowanie szczególnie widoczne w fazie odnowy organizacji, gdy konieczne jest przełamanie inercji i rutyny. Jest to też charakterystyczne w sytuacji, gdy pożądana jest kreatywność i innowacyjność.

Komunikacja międzygrupowa to wymiana informacji werbalnych, wokalnych i niewerbalnych, której celem jest dopasowanie działań nie jednostek a grup występujących w organizacjach, np.: grupy strategicznej (zarządzający), grupy pracowniczej oraz tymczasowych zespołów zadaniowych. Efektywny sposób komunikowania między zespołami to taki, który zapewnia, że nie konkurują one między sobą ze szkodą dla organizacji, a przepływ informacji od i do zespołów zwiększa ich skuteczność.

Komunikacja organizacyjna to kanały i sposoby przekazywania informacji między wszystkimi jednostkami organizacyjnymi, poziomami statusu, władzy i decyzji, skupione wokół celów działania organizacji. To aktywność członków organizacji zarówno w strukturach formalnych, jak i nieformalnych. Dążenie do przekształcania struktur organizacji

Literatura:

• Dobek-Ostrowska B. 2004. Podstawy komunikacji społecznej. Wyd. ASTRUM Wrocław,

• Jabłonowska L. Komunikacja w organizacji jako narzędzie motywacyjne. (www.sgh.waw.pl),

• www.egospodarka.pl,

• www.info-pr.pl,

• wikipedia.org ,

• http://dlafirmy.info.pl,

• www.proto.pl/raport_proto