PROCEDURA KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH
W PRZEDSZKOLU NR …
Dokumenty księgowe potwierdzające zaciągnięcie zobowiązań ze środków publicznych w Przedszkolu nr ... przed zrealizowaniem wydatku podlegają kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej przez osoby, którym powierzono odpowiedzialność na piśmie za dokonywanie kontroli.
Kontrola merytoryczna dokumentu księgowego polega na zbadaniu, czy:
zaistniałe zdarzenie gospodarcze zostało poddane wstępnej ocenie zgodnie z procedurą wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych,
dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości,
wyrażona w dowodzie operacja była celowa z gospodarczego punktu widzenia,
wyrażona w dowodzie operacja była zgodna z obowiązującymi przepisami,
wyrażona w dowodzie operacja spełnia kryterium gospodarności.
W zależności od rodzaju dokonywanych wydatków wyznacza się następujące osoby odpowiedzialne za ocenę merytoryczną dowodów księgowych:
Kierownik Gospodarczy - faktury i rachunki za zakupione materiały, towary, usługi służące bieżącej działalności Przedszkola i inne dokumenty rachunkowo-księgowe,
Sekretarka - listy obecności, ewidencje czasu pracy, deklaracje rozliczeniowe i zgłoszeniowe Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, deklaracje i informacje do PFRON, zestawienie godzin ponadwymiarowych, doraźnych zastępstw, wykaz godzin średniej wakacyjnej, zestawienia Świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Dowodem dokonania kontroli merytorycznej dokumentu księgowego jest data i podpis na dokumencie osoby, której powierzono odpowiedzialność za kontrolę merytoryczną, a także w przypadku wydatków bieżących - pieczęć „Zatwierdzono pod względem prawnym i merytorycznym”.
Kontrola formalno-rachunkowa dowodu księgowego polega na stwierdzeniu, czy dokument zawiera:
podpisy osób odpowiedzialnych za kontrolę merytoryczną,
określenie wystawcy dokumentu,
wskazanie stron uczestniczących w operacji,
datę wystawienia dokumentu lub okres przeprowadzenia operacji,
właściwe określenie przedmiotu operacji oraz jej wartość i liczbę.
Dyrektor Przedszkola dokonuje kontroli formalno-rachunkowej dowodów księgowych.
Dowodem dokonania kontroli formalno-rachunkowej jest pieczęć o następującej treści: „Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym, data - podpis”. Złożenie podpisu przez Dyrektora na dowodach księgowych, oznacza:
prawidłowość merytoryczną tej operacji i jej zgodność z prawem,
formalno-rachunkową rzetelność i prawidłowość dokumentów dotyczących tej operacji.
Dyrektor Przedszkola może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.
W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli Dyrektor Przedszkola:
zwraca niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym osobom z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień,
odmawia podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych
z obowiązującymi przepisami.
W razie kontroli czynu mającego cechy przestępstwa Dyrektor:
ustala, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu,
bada, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków przez osoby powołane do wykonywania tych obowiązków,
wyciąga na podstawie wyników przeprowadzonego badania konsekwencje służbowe,
przedsiębierze środki organizacyjne zmierzające do zapobieżenia w przyszłości powstawaniu podobnych zaniedbań.
Zaciągnięte zobowiązania finansowe sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym kierowane są do Dyrektora Przedszkola celem zatwierdzenia ich do wypłaty.
Dokument księgowy, na którym widnieje data i podpis Dyrektora na pieczęci „Zatwierdzono do wypłaty”, stanowi dyspozycję do wydania środków pieniężnych poprzez wykonanie polecenia przelewu lub wypłatę gotówkową z kasy przedszkola.
portalPRZEDSZKOLNY.pl 1
portalPRZEDSZKOLNY.pl