CENTRUM KSZTAŁENIA USTAWICZNEGO

Im. Pokolenia Kolumbów

Klasa Id

Technik bezpieczeństwa i higieny pracy

PRACA KONTROLNA

Przedmiot:

UŻYTKOWANIE KOMPUTERA

Temat: Zasady pisania CV i Listy motywacyjnego.

Wykonała:

Monika Bańka

Nauczyciel prowadzący:

Agnieszka Marciniak

PŁOCK 2009 rok

Zasady pisania CV

Curriculum Vitae (CV) czyli inaczej życiorys zawodowy jest przy większości stanowisk, dokumentem niezbędnym do ubiegania się o pracę. Dobrze sporządzony przyniesie nam korzyści i da szansę na udowodnienie swojej wartości. Przyda się też później podczas rozmowy kwalifikacyjnej, ponieważ z jego pomocą będzie nam łatwiej opowiadać na pytania rekrutera. Źle napisany skreśli nas z listy kandydatów lądując w koszu.

Należy pamiętać, że rekruter przeglądając nasze dokumenty, nie będzie wczytywał się w nie przez kilkanaście minut. Pierwszy etap analizy napływających aplikacji czyli tzw. screening to kilkanaście do kilkudziesięciu sekund na cały dokument. Jeśli w tym czasie nasz życiorysie przyciągnie uwagi czytającego, najczęściej nie dostanie już drugiej szansy.

Dlatego konstruując swoje CV trzeba mieć na uwadze, że:

• Rekruter nie ma czasu na długie zastanawianie się o co nam chodzi,

• Z reguły konkurencja jest na tyle duża, że ma on z kogo wybierać,

• Nasz przekaz musi być na tyle czytelny by te kilkadziesiąt sekund przekonać czytającego do powtórnego sięgnięcia po nasz dokument.

• CV tak samo jak list motywacyjny powinien być odpowiedzią na ogłoszenie o pracę, więc rzeczy nieistotne należy jak najbardziej pomijać skupiając się na faktach potwierdzających nasze kwalifikacje.

Jeśli nasze CV jest nieczytelne, źle sformatowane, nieprzemyślane i niedostosowane do danego stanowiska, nie mamy co liczyć na wyrozumiałość rekrutera.

Jeśli chcemy, aby nasze CV było dobre przede wszystkim liczy się:

• Czytelność

• Przejrzystość

• Dopasowanie

• Wyróżnienie ważnych materiałów

• Efektowność

Rekrutujący ma znaleźć w naszym CV to czego szuka czyli potwierdzenie umiejętności, kwalifikacji, wykształcenia i wyników pracy. Jeśli tego nie ma , nie warto nawet zaczynać starań o dane stanowisko.

Kolejna podstawową kwestią, o której musimy wiedzieć jest fakt, iż struktura dokumenu jest dość ściśle kreślona. Ogólnie możemy wyróżnić jej 3 podstawowe rodzaje:

• CV chronologiczne

• CV funkcjonalne

• CV hybrydowe inaczej mieszane

Najpopularniejszym typem aplikacji jest CV chronologiczne i to na tym dokumencie omówię jego strukturę.

CV chronologiczne to po prostu CV, które pisze się praktycznie w każdym przypadku. Czasem jest to jedyny znany nam szablon , ale nie w większości przypadków nie ma powodu szukać innych rozwiązań, ponieważ to jest dobre i wystarczające. Zresztą pracodawcy nie zawsze z entuzjazmem reagują na inne rodzaje aplikacji, ponieważ do CV chronologicznego są przyzwyczajeni.

STRUKTURA CHRONOLGICZNEGO CV

Podstawowe i najistotniejsze elementy, z których składa się cv chronologiczne to:

1. Dane Personalne lub inaczej dane osobowe

2. Wykształcenie

3. Doświadczenie zawodowe

4. Kursy i szkolenia

5. Certyfikaty i uprawnienia

6. Inne umiejętności

7. Języki obce, jako kategoria lub jako element Innych umiejętności

8. Znajomość obsługi komputera, jako kategoria lub element innych umiejętności

9. Zainteresowania

10. Klauzula o ochronie danych osobowych.

Porządek chronologiczny elementów jest dość ściśle określony jednak dozwolone są zmiany, które mają na celu uwypuklenie informacji ważniejszych i przeniesienie ich na początek. Na przykład Wykształcenie jest elementem ważniejszym dla absolwenta , jednak umieszczanie go na początku kiedy ma się 10-letnie doświadczenie zawodowe już wymaga zastanowienia, bo wtedy więcej mówią o nas stanowiska, na których pracowaliśmy, a nie uczelnie które skończyliśmy kilka lat temu.

Istotne jest też to, że nie wszystkie elementy muszą w naszym CV wystąpić. Jeśli nie przechodziliśmy szkoleń lub nie mamy jakichś specyficznych uprawnień, te sekcje pomijamy.

Na pewną elastyczność można sobie również pozwolić w tworzeniu nowych sekcji np. jeśli mamy niezbyt spójną historię zatrudnienia można główne prace wymienić w sekcji doświadczenie, a zajęcia poboczne w sekcji inne aktywności. To pozwoli uwypuklić rzeczy ważne a schować słabsze strony. Takie manipulacje blokami treściowymi są jak najbardziej dozwolone i skuteczne.

DANE PERSONALNE W CV

Tutaj, zawiera się informacje o swojej kandydaturze:

1. Imię i nazwisko

2. Adres zamieszkania

3. Telefon kontaktowy

4. E-mail

5. Data i miejsce urodzenia

6. Stan cywilny

Należy pamiętać, że nie wszystkie podane punkty należy koniecznie zamieszczać, część z nich jest opcją, którą możemy, ale nie musimy wybrać. Na przykład pracodawcy nie powinna interesować nasza data urodzenia, a nawet jeśli tak jest nie ma on prawa wprost stosować wieku, jako kryterium zatrudniania. Nieistotną informacją Est też nasze miejsce zatrudnienia, bo po co właściwie pracodawca miałby to wiedzieć i do czego niby nasze miejsce urodzenia mogło służyć. Stan cywilny również jest informacją z gatunku osobistych i prywatnych i także na tej podstawie pracodawca nie powinien nas oceniać. Praktyka w naszym kraju jest taka, że wiele aplikacji te dane zawiera i nawet jeśli pracodawca ich nie wykorzystuje ludzie i tak je zamieszczają.

WYKSZTAŁCENIE W CV

Sekcja ta jest dość znaczącym elementem naszego CV. Ogłoszenia o pracę z reguły wymagają określonego wykształcenia kandydata. W sekcji wykształcenie lub edukacja rekruter będzie tych danych poszukiwał. W tej kategorii zamieszczamy informacje o ukończonych szkołach. W wykształceniu i doświadczeniu pamiętajmy też o odwrotnym porządku chronologicznym. Tzn. Szkoły ukończone ostatnio zamieszczamy na początku a najwcześniej ukończone na końcu. Przecież pracodawcę bardziej interesuje nasz kierunek studiów niż podstawówka do której uczęszczaliśmy. Zresztą tej ostatniej nie zamieszczamy w CV wogóle.

Struktura danych:

1. Data rozpoczęcia szkoły

2. Data ukończenia szkoły

3. Nazwa szkoły

4. Nazwa wydziału/kierunku na którym studiowaliśmy (jeśli dotyczy)

5. Specjalizacja

6. Tytuł pracy dyplomowej

7. Inne osiągnięcia (jeśli były)

Nie wszystkie te dane musimy podawać, bo wiele zależy tu od pracy o którą się ubiegamy. Jeśli tytuł pracy choć minimalnie działa na naszą korzyść, wartą taką informację podać.

DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE W CV

Sekcja doświadczenie jest jednym z najważniejszych i najdokładniej czytanych elementów CV. Warto, więc poświęcić szczególną uwagę na jej opracowanie.

Sekcja doświadczenie zawodowe powinna zawierać następujące elementy:

1. Data rozpoczęcia pracy (miesiąc i rok)

2. Data zakończenia pracy (miesiąc i rok)

3. Nazwa firmy

4. Krótki opis firmy (opcjonalnie)

5. Miejsce zatrudnienia (opcjonalnie)

6. Stanowisko

7. Zakres czynności

8. Główne osiągnięcia (opcjonalnie)

W zależności od indywidualnego przypadku, niektóre elementy można pominąć. Jednak nie powinno się pomijać dokładnych dat, nazwy pracodawcy, nazwy stanowiska i przynajmniej skrótowego opisu tego czym się zajmowaliśmy . Należy zwrócić uwagę, że daty w cv powinny być podawane w formacie miesiąc - rok. Przynajmniej taką zasadę warto stosować w przypadku doświadczenia zawodowego. Wyjątkiem od tej reguły może być np. bardzo duże doświadczenie zawodowe lub świadoma manipulacja datami potrzebna w niektórych sytuacjach.

Im mniej znana jest firma, w której pracowaliśmy i im bardziej skomplikowana nazwa stanowiska tym lepiej powinniśmy tę sekcję opisać. Nie należy zakładać, że pracodawca na podstawie tylko nazwy stanowiska domyśli się czym zajmowaliśmy się na danym stanowisku. Bywa też , że nasze zakresy obowiązków są znacznie szersze od tych typowych dla większości podobnych stanowisk w branży.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW W CV

Zakres obowiązków należy opisać dość dokładniej. Jeśli trudno jest nam się wysłowić warto skorzystać z kart zakresu czynności, które mamy od poprzednich pracodawców.

Jeśli nie mamy kart zakresu czynności dobrym źródłem informacji są ogłoszenia o pracę, które możemy znaleźć w Internecie. Często rzetelnie przygotowane ogłoszenie zawiera szereg przydatnych informacji, które można wykorzystać w opisie własnego stanowiska. Niektóre ogłoszenia są nawet kalką zakresu obowiązków i właściwie można by je skopiować do swojej sekcji doświadczenie bez żadnych znaczących poprawek.

BŁĘDY PRZY PISANIU CV

• Przede wszystkim nie należy tworzyć tylko jednego życiorysu, który będzie nam służył do wysyłania na wszelkie możliwe ogłoszenia. CV trzeba czasem zmodyfikować, ponieważ ogłoszenia o pracę są różne tak jak i potrzeby pracodawców.

• Należy zdać sobie sprawę, że informacje o naszych kwalifikacjach należy podawać bardzo precyzyjnie. Ogólne i niepełne dane są na naszą niekorzyść, ponieważ dla rekrutującego oznaczają, że nie posiadamy potrzebnych umiejętności. Nie należy zakładać, że rekrutujący domyśli się, że jesteśmy wartościowym kandydatem.

• CV powinno być zachęcające dla pracodawcy. Będzie zachęcające, jeśli jest precyzyjną odpowiedzią na jego potrzeby. Te potrzeby zawarte są w wymaganiach, opisie stanowiska, czasem na stronie internetowej pracodawcy. Jeśli w 100% nie wykorzystamy możliwości, jakie nam daje dopasowanie cv, nasze szanse na rozmowę kwalifikacyjną a tym samym na znalezienie pracy spadają.

• Należy unikać subiektywizmu w ocenie. Wiadome jest, że szczególnie subiektywne podejście do swojego cv ma sam kandydat. Każdy z nas ulega temu samemu błędowi myślenia. Wierzymy, że rekrutujący zna nas i stanowisko tak samo dobrze jak my sami siebie. Powinniśmy o tym pamiętać i jeśli to możliwe skorzystać z zewnętrznej pomocy w ocenie przydatności naszego cv.

• Nie należy zmniejszać czcionki i usuwać istotnych informacji jeśli nie mieścimy się na jednej stronie. Takie próby są skazane na porażkę, całkowite zepsucie wizualnego efektu naszego cv lub pozbawienie go zarówno warstwy prezentacyjnej jak i zawartości merytorycznej.

Należy podkreślić, że:

• zmieszanie czcionki obniża czytelność naszego dokumentu. 12pkt to minimum

• zmniejszanie odstępów obniża czytelność i przejrzystość naszego dokumentu

• rozszerzanie marginesów powoduje, że tekst jest bardziej uciążliwy w czytaniu

• usuwanie białych przestrzeni w dokumencie utrudnia czytanie

Jeśli na drugiej stronie są 2-3 linijki oraz klauzula o ochronie danych lepiej jest zwiększyć margines górny i dolny, co odbywa się stosunkowo niewielkim kosztem wyglądu.

Zasady pisania listu motywacyjnego

List motywacyjny jest dokumentem, który z reguły towarzyszy cv w sytuacjach kiedy wysyłamy swoją aplikację do potencjalnego pracodawcy. List jest nie tylko pismem mówiącym o naszej motywacji i streszczającym kwalifikacje, lecz również informacją, która określa na jakie stanowisko aplikujemy oraz z jakiego powodu.

Bez listu motywacyjnego pracodawca musi najczęściej domyślać się, jakie stanowiska nas interesują, do kogo kierujemy swój list, jakie są nasze oczekiwania oraz tego co nas wyróżnia wśród innych kandydatur. Bez listu motywacyjnego nasza aplikacja może być odrzucona jako bezwartościowa/niepełna, ponieważ rekruter nie będzie miał z reguły czasu żeby przeanalizować wyłącznie nasze cv.

Przy sporządzaniu własnego listu motywacyjnego, powinniśmy zawsze dopasowywać go do konkretnego ogłoszenia lub każdej sytuacji, w której się tym dokumentem posługujemy. Dzięki temu wpływ jaki przy pomocy listu próbujemy wywrzeć na rekruterze będzie większy, a nasze szanse na rozmowę kwalifikacyjną wzrosną.

Faktem jest, że napisanie dobrego, skutecznego listu motywacyjnego jest zadaniem trudnym i wymaga wiele czasu, wysiłku i prób.

STRUKTURA LISTU MOTYWACYJNEGO

List motywacyjny jest rodzajem korespondencji formalnej i są określone reguły, którymi powinniśmy się kierować pisząc go. Przede wszystkim struktura jest ściśle określona. List składa się z 3 - 4 paragrafów, z których dwa skrajne stanowią rozpoczęcie i zakończenie dokumentu. Objętość listu nie powinna przekraczać jednej strony formatu A4. Czcionka musi być czytelna, a odstępy między wierszami powinny ułatwiać czytanie. Znaczy to, że standardowy odstęp (interlinia) wynoszący 1 należy poszerzyć do 1,25 - 1,5.

Przede wszystkim należy też pamiętać, że list motywacyjny jest jednym z naszych pierwszych kontaktów z potencjalnym pracodawcą. Jeśli więc, nie uda się nam z jego pomocą zrobić dobrego wrażenia od razu, może nie udać się nam w ogóle.

Dobrego wrażenia nie zrobimy na pewno, długim, nudnym i w dodatku kilkustronicowym opisem swojej osoby i wszystkich możliwych zalet i czynności, które wykonywaliśmy.

Ważne jest to, że w liście mamy zareklamować niejako swoją osobę. Oznacza to, że w żadnym wypadku nie wolno tracić miejsca na opis swoich negatywnych lub słabych stron. W liście tylko opisujemy kwalifikacje, sukcesy, osiągnięcia i cechy, które pozytywnie świadczą o naszej kandydaturze.

Należy już na początku podkreślić:

• List motywacyjny piszemy zawsze na maksimum jedną stronę formatu A4.

• Początek i koniec listu jest standardowy.

• Środek czyli główna treść listu to nasza inwencja

• Jeśli nic nie przychodzi nam do głowy co do środka, możemy po prostu uwypuklić najważniejsze elementy z naszego cv. To jest dozwolone i jak najbardziej poprawne.

WSTĘP

W nagłówku należy zawrzeć:

• Swoje imię i nazwisko (lewy górny róg)

• Miejscowość i datę (w prawym górnym rogu)

• Dane osoby lub firmy, do której list jest kierowany (na prawo od środka poniżej nazwiska i daty)

List rozpoczynamy od zwrotu Szanowni Państwo, jeśli nie znamy nazwiska osoby do której kierujemy korespondencję. W sytuacji kiedy znamy nazwisko, zwrot powitalny formułujemy: Szanowny Panie (Nazwisko) lub Szanowna Pani (Nazwisko).

Np.

„W odpowiedzi na Państwa ogłoszenie zamieszczone w portalu pracnet.pl, z dnia 12 maja 2006 roku, dotyczące oferty pracy na stanowisku Telemarketera (nr ref. 44/55), przesyłam moje dokumenty aplikacyjne. Wierzę, że spełniam wymagania postawione w ogłoszeniu. Uprzejmie proszę o zapoznanie się z załączonym życiorysem zawodowym”

PIERWSZY AKAPIT LISTU MOTYWACYJNEGO

Pierwszy akapit jest elementem, w którym informujemy czytelnika o tym co było powodem wysłania aplikacji: ogłoszenie, chęć pracy w tej właśnie firmie, wiadomość na stronie internetowej itp.

Ważne jest by podać stanowisko, którym jesteśmy zainteresowani. Istotne jest by w tych 4-5 zdaniach, które stanowią wstęp zachęcić potencjalnego pracodawcę do dalszego zgłębiania naszych dokumentów aplikacyjnych.

TREŚĆ

Czas na przedstawienie swoich umiejętności. Należy pisać wyłącznie o swoich mocnych stronach, ale równocześnie pisać prawdę. Kłamstwo lub naciąganie faktów nie jest dobrą strategią, a jeśli zostaniemy na nim przyłapani to na pewno będziemy mogli pożegnać się z pracą, na której nam bardzo zależało.

Nie należy również powielać treści, które znajdują się już w życiorysie zawodowym, jednak to nie oznacza, że pewnej cechy czy umiejętności nie powinniśmy uwypuklić również w liście motywacyjnym jeśli wydaje się nam ona szczególnie ważna dla danego stanowiska.

Podsumowując w treści listu motywacyjnego piszemy o naszych osiągnięciach, kwalifikacjach, umiejętnościach i cechach, które są istotne w pracy na oferowanym stanowisku. W liście podkreślamy swoje mocne strony i osiągnięcia, ale nie kłamiemy. Należy też pamiętać by już w liście podać przynajmniej ogólnie przykłady udowadniające naszą wypowiedź.

ZAKOŃCZENIE

Na koniec dziękujemy czytelnikowi za uwagę i poświęcony czas, jeszcze raz podkreślamy swoje zaangażowanie, oraz przedstawiamy w jaki sposób można się z nami skontaktować. W Polsce inicjatywa kontaktu jest po stronie pracodawcy. List lub podanie o pracę kończymy jednym ze zwrotów: Z poważaniem, Z wyrazami szacunku lub oraz w wersji papierowej podpisujemy odręcznie imieniem i nazwiskiem a w wersji elektronicznej tylko piszemy nasze imię i nazwisko.

PODSUMOWANIE

Argumentem za stosowaniem jednego uniwersalnego listu jest czas, który trzeba poświęcić na pisanie. Z reguły przemyślenie tych kilku zdań zajmuje dobrych kilkanaście do kilkudziesięciu minut.

Drugi argument częściowo prawdziwy to fakt, iż rekrutujący często nie czytają listów motywacyjnych, czytają je niedokładnie i nie przywiązują wagi do treści tam zawartych. Jest to czasem prawda, ale z kolei dobry list może na tyle przekonać rekrutera, że zdecyduje się zadzwonić właśnie do tej nieszablonowej osoby, którą poświęciła swój czas, żeby napisać kilka zdań od siebie.